Новые правила заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2024 года
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новые правила заполнения трудовых книжек с 1 сентября 2024 года». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Для учета трудовых книжек и вкладышей, а также их бланков работодатель должен разработать свои формы книг (журналов). Их нужно пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя и печатью юрлица, если она есть. Утвержденные формы утратят силу. С 1 сентября 2021 г. опломбировать книгу (журнал) по учету движения трудовых книжек и вкладышей не нужно, поскольку Порядком ведения и хранения трудовых книжек такое требование не предусмотрено.
Порядок ведения трудовой книжки
Кадровикам следует учесть следующие изменения в данном разделе.
Добавлено уточнение, касающееся удаленной работы. По желанию дистанционного работника сведения о его трудовой деятельности работодатель должен вносить в трудовую книжку. Но для этого необходимо, чтобы трудовая была в отделе кадров, в том числе ее можно направить по почте заказным письмом с уведомлением (п. 2 Порядка).
Согласно п. 3 Порядка записи в трудовой книжке с сентября 2021 года могут быть полностью или частично произведены с использованием технического средства – то есть штампа (печати).
В разделе 2 «Заполнение сведений о работнике» Порядка говорится только, что изменение (дополнение) на титульном листе трудовой книжки записей о полученном новом образовании осуществляется путем дополнения имеющихся записей (если они уже имеются) или заполнения соответствующих строк без зачеркивания ранее внесенных записей (п. 8 Порядка). Однако в разд. 5 «Особенности заполнения дубликата трудовой книжки» имеется уточнение: названия видов и уровней образования, вносимые в документ, приведены в соответствие с действующим законодательством об образовании (основное общее, среднее общее, среднее профессиональное, высшее (бакалавриат, специалитет, магистратура, подготовка кадров высшей квалификации)). Данные записи можно делать только на основании документов об образовании – аттестата, удостоверения, диплома (пп. «в» п. 28 Порядка).
Переход на электронные трудовые книжки: что такое ЭТК
Новые правила оформления трудовых книжек стали действовать с 01.01.2020. По ним работодатель обязан ввести для всего персонала ЭТК – электронные трудовые книжки. ЭТК – это по сути оцифрованные данные о трудовом стаже, наградах (если они есть) сотрудника, которые работодатель должен оформлять в электронном виде и отправлять на хранение на электронные ресурсы Социального фонда России. В законодательстве термин «электронная трудовая книжка» не определен, но для удобства понимания эту формулировку стали использовать повсеместно.
Переход на ЭТК уже трудоустроенных граждан осуществляется работодателем исключительно по их выбору и желанию. Бывает, что работники не хотят отказываться от трудовой в привычном для них бумажном формате, и они вправе принять это решение. Для них работодатель должен будет вести записи параллельно и в бумажной, и в электронной трудовой.
Как же перейти на электронную трудовую книжку, если сотрудник намерен отказаться от бумажного формата? Осуществить переход на ЭТК работодатель вправе только после получения официального заявления от гражданина. При этом нужно понимать, что возврат к бумажному варианту трудовой будет невозможен. Не позже 3-х дней от даты подачи заявления на открытие ЭТК работодатель обязан выдать работнику бумажный оригинал трудовой книжки. В случае перехода на ЭТК вся информация о трудовом пути гражданина будет собираться в базе данных СФР.
Также важно отметить, что гражданам, которые впервые трудоустраивались с 1 января 2021 года, выбирать формат – электронная трудовая книжка или бумажная – не приходится. Для них априори будет открыта ЭТК, книжки в бумажном исполнении уже не будет.
Учет книжек и бланков
Исключение. Если вы оформили (начали вести) такую книгу до 1 сентября 2021 г., но при этом не опломбировали ее либо не скрепили сургучной печатью в соответствии с действовавшим до этой даты требованием. Тогда рекомендуем это сделать во избежание риска возможных претензий контролирующих органов. Работодатель обязан постоянно иметь необходимое количество бланков трудовой книжки и вкладышей.
По окончании каждого месяца лицо, ответственное за ведение трудовых книжек, обязано отчитаться перед бухгалтерией:
- о наличии бланков трудовой книжки и вкладышей;
- суммах, полученных за оформленные трудовые книжки и вкладыши в них.
Если при заполнении бланк трудовой книжки или вкладыш был испорчен, то уничтожьте его, составив соответствующий акт . Трудовые книжки и их дубликаты, не полученные работниками при увольнении либо в случае смерти работника его ближайшими родственниками, храните до востребования в соответствии с требованиями, установленными законодательством РФ об архивном деле. Установили, что вернуть трудовую книжку работнику при отказе от нее нужно не позже 3 рабочих дней со дня подачи заявления.
При внешнем совместительстве
По желанию работника информацию о совместительстве можно внести в запись об основной работе. Для этого необходимо представить подтверждающий документ: справку от работодателя, оригинал или заверенную копию кадрового приказа.
Если сотрудник уже не работает по основному месту работы, запись может быть внесена работодателем, у которого он работает по совместительству. Записи могут быть упорядочены хронологически или сгруппированы в блоки, включающие информацию о приёме и увольнении одновременно.
Запись будет выглядеть следующим образом:
- в графе 1 — порядковый номер записи;
- в графе 2 — дата приёма на работу по совместительству;
- в графе 3 — сведения о наименовании работодателя, структурного подразделения организации, должности, специальности, профессии с указанием квалификации;
- в графе 4 — дата и номер приказа (распоряжения) о приёме на работу по совместительству.
Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.
Запись разрешается делать даже в том случае, если сотрудник работал по совместительству ещё до того, как устроился на основное место.
Новый срок хранения трудовых книжек
С 1 января 2024 года вступают в силу изменения в правилах хранения трудовых книжек. Одним из основных изменений становится новый срок хранения документа, который составляет 75 лет с момента прекращения трудового отношения.
Ранее срок хранения составлял 55 лет, что порождало определенные проблемы. Многие работодатели не приступали к утилизации устаревших трудовых книжек, а бумажные документы занимали много места на складах и в архивах.
Новый срок хранения трудовых книжек позволяет сократить объемы бумажных документов, уменьшить затраты на их хранение и переработку. Это существенно упрощает работу предприятий и организаций в условиях цифровизации и автоматизации процессов.
Однако, необходимо отметить, что с изменением срока хранения возникают новые вопросы в отношении архивации и защиты информации. Учитывая срок хранения в 75 лет, требуется особое внимание к безопасности и сохранности трудовых книжек как в бумажном, так и в электронном виде.
Новые правила предусматривают возможность использования электронных копий трудовых книжек. Это позволяет сократить риски потери документации и облегчить ее последующий поиск и использование. Однако, необходимо соблюдать требования к электронной подписи и хранению электронных документов, чтобы обеспечить их юридическую значимость и неподдельность.
Помимо изменения срока хранения, новые правила также вносят изменения в процесс передачи трудовых книжек при переходе работника от одного работодателя к другому. Теперь предусмотрено бесплатное предоставление трудовой книжки новому работодателю, что должно способствовать более комфортному переходу сотрудников между компаниями.
| Период | До 2024 года | С 2024 года |
|---|---|---|
| Срок хранения | 55 лет | 75 лет |
Упрощение процедуры предоставления трудовых книжек
С 2024 года процедура предоставления трудовых книжек будет упрощена.
Изменения в правилах хранения трудовых книжек носят цифровой характер. Теперь работодатели могут предоставлять трудовые книжки своим сотрудникам в электронном виде. Это существенно облегчит процесс ведения документации и повысит удобство для работников.
Важно помнить, что предоставление трудовых книжек в электронном виде должно происходить в соответствии с требованиями законодательства.
Новые правила также предусматривают возможность хранения трудовых книжек на электронных носителях или в специальных информационных системах. Это значительно сокращает затраты на физическое хранение бумажных документов и минимизирует риски их утраты или повреждения.
Порядок ведения раздела трудовой книжки «Сведения о награждении»
В трудовой книжке должны быть указаны сведения, касающиеся награждения (поощрения) за трудовые заслуги: а) награждения государственными наградами, включая присвоение государственных почетных званий; б) награждения наградами, присвоенными Президентом Российской Федерации и Правительством Российской Федерации, наградами, присвоенными федеральными и региональными органами власти, органами местного самоуправления, профсоюзами (в отношении членов профсоюзов); в) награждения почетными грамотами либо нагрудными знаками, значками либо дипломами, производимого работодателями; г) другими видами поощрения, предусмотренными законодательством Российской Федерации, а также определенными в коллективных договорах, правилах внутреннего трудового распорядка, уставах и положениях о дисциплине.
Внесение сведений о награждении следует с соблюдением следующего порядка: в графе 3 раздела «Сведения о награждении» трудовой книжки в виде заголовка делается указание полного наименования организации, а также сокращенного наименования организации (при его наличии); ниже в графе 1 ставят порядковый номер записи (с нумерацией, нарастающей в течение всего периода, соответствующего трудовой деятельности работника); в графе 2 указывают дату награждения; в графе 3 записывают, кто награждал работника, за какие достижения, а также какой наградой; в графе 4 указывают наименование документа, в соответствии с которым вносят запись, со ссылкой на его номер и дату.
Правила учета и хранения трудовых книжек
Организация обязана заниматься ведением: учета бланков трудовой книжки и вкладыша в нее; учета трудовых книжек и вкладышей в них. Разработка книг (журналов) по учету бланков, вкладышей и движения трудовых книжек может осуществляться самостоятельно. В книге (журнале) по учету производится фиксация сведений, касающихся поступления и выдачи бланков трудовой книжки и вкладышей. Книги (журналы) следует пронумеровать, прошнуровать, заверить подписью руководителя организации и печатью. Хранение бланков трудовой книжки и вкладыша в нее соответствует хранению документов строгой отчетности, их выдача осуществляется по заявке лицом, ответственным за кадровые документы. Если бланки и вкладыши испорчены при заполнении, их нужно уничтожать по акту.
Требования к записям в трудовой книжке
Записи в трудовую книжку нужно вносить аккуратно, световодостойкими чернилами черного, синего или фиолетового цвета и без каких-либо сокращений. Не допускается писать «пр.» вместо «приказ», «расп.» вместо «распоряжение», «пер.» вместо «переведен».
По новым правилам, которые действуют с 1 сентября 2022 года, записи могут быть полностью или частично внесены с использованием технических средств путем переноса красителей или в виде оттиска штампа (печати). То есть, разрешено использовать штампы.
Порядковый номер записи и дату нужно писать арабскими цифрами. Число и месяц – двузначными цифрами. Год — четырехзначными).
Читайте в бераторе «Практическая энциклопедия бухгалтера»
Оформление трудовой книжки при приеме на работу
Правила, согласно которым в трудовую книжку сотрудника вносятся изменения, регламентируются несколькими документами:
- Трудовой кодекс РФ – здесь чётко прописано, как работодатель должен вести и хранить документацию, касающуюся сотрудников. Речь здесь идёт обо всех персональных данных, кроме того ТК РФ даёт чёткое определение всех документов связанных с трудоустройством, в том числе трудовой книжки;
- Постановление «О трудовых книжках» №225 – здесь подробно расписано, как должен выглядеть бланк трудовой книжки, вкладыш, какие должны соблюдаться нормы хранения документа и внесения в него записей;
- Постановление «Об утверждении инструкции по заполнению трудовой книжки» №69 – наиболее полно отображает алгоритм заполнения всего документа, а так же содержит обязательные к соблюдению рекомендации по исправлению ошибок.
- КоАП РФ – регламентирует ответственность, которая ложится на сотрудников за несоблюдение правил предусмотренных законом, для обращения с трудовыми книжками.
Сейчас мы более подробно рассмотрим, какие рекомендации содержат эти документы, касательно трудовой книжки, то, как должны вестись записи, и обязательные к соблюдению нормы, которые раскрываются в приведённых выше документах.
Правила заполнения трудовой книжки в 2024 году
Трудовую книжку необходимо заполнять корректно и правильно, в соответствии с установленным порядком. В 2024 году актуальны новые правила внесения записей, касающихся работы сотрудника.
При смене работы, переводе на другую должность, совместительстве, увольнении, временном прописывании, признании титульных листов недействительными и в случае смерти сотрудника необходимо внести соответствующие записи.
В трудовую книжку необходимо вносить изменения только по установленному порядку, при этом запись должна быть заверена подписью работодателя и печатью организации.
При заполнении трудовой книжки также следует учитывать, что дубликаты заполненных бланков не допускаются, однако, сделать копию заполненной страницы можно для личного пользования работником.
Внесение исправлений в трудовую книжку должно производиться с соблюдением порядка, утвержденного правилами. Исключениями могут быть незначительные ошибки, которые могут быть исправлены значком «i» и припиской причины.
В случае постоянного изменения фамилии работника необходимо внести соответствующие записи, которые заверяются подписью работодателя и печатью организации.
Внесение записей в трудовую книжку осуществляется на специальном титульном листе. При переходе на новую работу необходимо внести запись о приеме на работу на этом листе, а также указать дату начала работы, должность и наименование организации.
В случае перевода сотрудника на другую должность, при увольнении или временном прописывании также необходимо оформить запись на титульном листе о соответствующем событии.
Ответственность за корректное заполнение трудовой книжки несет работодатель, который должен обеспечить своих сотрудников необходимой информацией и поддержкой в этой сфере.
Сроки и условия передачи информации в электронном виде
Новые правила хранения трудовых книжек предусматривают возможность передачи информации в электронном виде. Это означает, что работодатель обязан предоставить сведения о трудовой деятельности работника в электронном формате.
Согласно новым правилам, передача информации в электронном виде может осуществляться работодателем в течение 3 рабочих дней со дня получения соответствующего запроса от работника. При этом работник имеет право выбора: получить информацию традиционным способом, путем предоставления бумажной выписки, либо в электронной форме.
Для того чтобы получить информацию о трудовой деятельности в электронном виде, работник должен предоставить работодателю свой адрес электронной почты. Работодатель обязан передать информацию на указанный адрес с использованием защищенного канала связи, чтобы обеспечить конфиденциальность и сохранность передаваемых данных.
Ввод новых данных и отслеживание трудовой истории
В первую очередь, новая версия трудовой книжки будет включать информацию о всех местах работы работника. Это означает, что работники будут обязаны указывать не только свою текущую работу, но и все предыдущие места работы. Это позволит работодателям и государственным органам более точно отслеживать трудовую историю работников и делать анализ рынка труда.
Кроме того, в новой трудовой книжке будут указываться и такие данные, как должность, заработная плата и период работы на каждом из предыдущих мест работы. Это позволит более детально оценивать опыт и навыки работника, а также проводить сравнительный анализ заработной платы на разных местах работы.
Ввод новых данных в трудовую книжку будет проводиться посредством электронного сервиса, который позволит работникам легко и быстро вносить необходимые изменения. Для этого работникам придется зарегистрироваться в специальной системе и указать все необходимые данные о своей трудовой деятельности.
В целом, внесение новый данных и отслеживание трудовой истории в трудовой книжке с помощью электронного сервиса позволит работникам и работодателям более эффективно взаимодействовать и обмениваться необходимой информацией. Это также упростит проведение анализа рынка труда и позволит улучшить условия труда и социальную защиту работников.