17.07.2024

Документы необходимые для открытия кафе в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Документы необходимые для открытия кафе в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Бухгалтерские документы

2. Выбор формата и концепции кофейни

3. Закупка оборудования, инвентаря и расходников

4. Шаг 6. Оформление документов

5. Шаг 11. Подсчет расходов на открытие

6. Получить заключение МЧС

7. Понятие, виды, классификация общепита

8. Как составить бизнес план кафе

9. Какие документы нужны для открытия кафе

Для обеспечения бесперебойной работы кухня должна быть оснащена полностью. Для этого официальным путём приобретается сертифицированное оборудование, инвентарь, посуда, отвечающие санитарным нормам. Проектирование кухни и подбор оборудование выполняется с привлечением квалифицированного инженера-технолога пищевого производства.

Обязательно нужно оформить следующую техническую документацию:

технологическая карта — описывает рецептуру, процесс приготовления, оформления и подачи блюд;
технологическая инструкция — определяет требования по приготовлению блюд, хранению, перевозке сырья, полуфабрикатов и т.д.;
технико-технологическая карта — определяет требования к вновь разрабатываемому блюду.

В штат кафе для полноценного ведения бизнеса включаются следующие сотрудники:

шеф-повар — в небольших заведениях может привлекаться только на этапе запуска или при обновлении меню для составления технологических карт;
повара;
официанты;
управляющий;
технический персонал.

Местоположение во многом определяет прибыльность бизнеса. Лучше выбирать помещение, находящееся на пересечении улиц с высоким трафиком, рядом с крупными транспортными узлами, бизнес-центрами и вузами.

Самый простой вариант – арендовать площадь, где до этого был бар или ресторан. Тогда не придется тратиться на обустройство кухни и подведение коммуникаций. Достаточно будет сделать косметический ремонт.

Стоит обратить внимание, какие заведения расположены поблизости, и узнать, как у них идут дела. Бармены и администраторы охотно рассказывают, есть стабильный поток гостей весь день или клиенты заходят только в обед.

Лайфхак: как спрогнозировать поток клиентов
Если рядом с вашим будущим кафе уже есть точка общепита, то зайдите туда утром и купите что-нибудь. Так у вас появится чек с номером. Постойте минут 10-15 рядом, посмотрите, на какие суммы клиенты делают покупки. Это позволит вам спрогнозировать средний чек.

Вечером перед закрытием вновь зайдите в кафе и вновь что-нибудь купите – вы опять получите чек с номером. Разница в номерах чеков покажет, сколько клиентов обслужило кафе – так вы узнаете примерный поток клиентов. Умножьте на средний чек количество клиентов – это позволит спрогнозировать дневную выручку, а потом и месячную.

Бухгалтерские документы

На момент открытия кафе вы должны иметь:

счета и накладные на полученное сырье, полуфабрикаты и готовые продукты;
счета, акты и сертификаты на оборудование.

Все остальные бумаги, в том числе ответы в налоговую инспекцию появятся во время работы кафе (после запуска предприятия).

Для работы с клиентами вам понадобится кассовый аппарат, а для работы с поставщиками и корпоративными клиентами нужно открыть расчетный счет.

Для открытия р/с собственнику предприятия (для ИП) или директору (для ООО) нужно лично идти в банк с пакетом основных документов и приказом о назначении первого руководителя кафе (для ООО).

Для приобретения и законного использования кассы (на сегодня настоятельно рекомендуют все службы покупать онлайн-кассы) понадобится:

договор покупки и обслуживания кассы;
договор покупки и обслуживания чипа памяти, сохраняющего фискальную информацию;
договор оказания интернет-услуг;
регистрация кассы в налоговых структурах.

Без кассы можно обойтись, если вы будете выписывать клиентам штрафы из набора документов строгой отчетности. Но это возможно для индивидуальных предпринимателей, работающих по патентной системе или выплачивающих налоги по системе ЕНВД,

Предприятие не может считаться официально открытым, если вы его не зарегистрировали в ФНС. Для Общества с ограниченной ответственностью, вам нужно предоставить в эти структуры пакет документов:

заявление;
правоустанавливающие документы на кафе, как на бизнес;
копия паспорта (паспортов) учредителя (учредителей);
квитанция об оплате госпошлины;
письмо от собственника помещения, гарантирующее, что оно находится у вас в аренде и что у вашего кафе будет юрадрес.

Если вы планируете переходить на УСН, не забудьте уведомить об этом инспектора.

Если вы выбрали работу в роли индивидуального предпринимателя, вам понадобится собрать меньше бумаг:

заявление;
копия паспорта;
квитанция о внесении госпошлины;
ИННН предпринимателя.

Если вы открываете ресторан на месте прежнего заведения общепита, спешим вас поздравить. Вы упростили весь процесс. Получить необходимые документы в таком случае вам будет намного легче. Кроме того, вы еще и сэкономите. Поэтому постарайтесь найти подходящее помещение. На рынке аренды встречается много предложений. Заведения общепита закрываются часто, и много помещений, которые уже проходили все проверки, но теперь сдаются в аренду. Сложность только в том, чтобы найти помещение, в которое впишется ваше концептуальное заведение.

Вначале определимся с теми документами, которые требуются помещению как объекту недвижимости. Сюда входит проектно-строительная документация. Обращаем внимание, что перечень разрешительных документов может меняться в зависимости от назначения помещения, его перепланировки или изменения фасада здания. Перечислим основные:

Договор аренды или свидетельство о праве собственности на помещение. Для заведений общественного питания, согласно нормам и правилам, подходят только нежилые помещения. Поэтому если помещение находится в жилом фонде, его необходимо перевести в нежилой. Согласование и подписание договора аренды является довольно сложным процессом, имеющим свои особенности. Обязательным пунктом в договоре следует указать, что в случае отказа в получении лицензии на продажу алкоголя, договор аренды может быть расторгнут арендатором в одностороннем порядке без штрафных санкций. Также следует прописать положения, которые касаются вывоза мусора и пищевых отходов. Заключайте долгосрочный договор аренды, чтобы избежать риска повышения ставки и отказ в предоставлении аренды помещения..
Если вы задумали перепланировку, обязательно согласуйте ее в архитектурном надзоре, СЭС и пожарной охране.
Документы БТИ
Проекты инженерных коммуникаций и акты их приемки.
Если вы будете менять фасад здания, потребуется согласование в КГА (Комитет по градостроительству и архитектуре).
Паспорт на рекламную вывеску, который действителен 1-5 лет. Дизайн-проект рекламы необходимо утверждать в Департаменте архитектуры и градостроительства.

Владелец ресторана несет ответственность за безопасность посетителей и персонала. Несоблюдение пожарных норм может повлечь за собой серьезные штрафы и даже уголовную ответственность. Поэтому рекомендуем привлечь к работе специалиста по пожарной безопасности, чтобы все документы соответствовали требованиям пожарной инспекции.

Документы по пожарной безопасности:

Подтверждение установки пожарной сигнализации;
Договор на техническое обслуживание систем пожарной безопасности. Важно! Обслуживающая организация должна быть лицензирована;
План эвакуации людей в случае пожара;
Приказ о назначении ответственного за пожарную безопасность;
Журнал по пожарной безопасности;
Журнал инструктажа персонала.

Продавать алкоголь имеют право только организации, имеющие соответствующую лицензию. Продажа без разрешения может повлечь не только административное, но и уголовное наказание. Для того чтобы реализовывать алкоголь в ресторане, необходимо получить лицензию «На розничную продажу алкогольной продукции при оказании услуг общественного питания», так называемую «барную лицензию».

Следует определиться, на какой срок вы будете получать разрешение. От этого зависит стоимость лицензии на алкоголь. Лицензия, действующая 1 год, обойдется в 65 тыс. рублей. Лицензия выдается максимум на 5 лет.

Что нужно для получения лицензии на алкоголь? Следующий пакет документации:

Заявление о выдаче соответствующей лицензии;
Копии учредительной документации, документа о гос. регистрации бизнеса, квитанции об уплате гос. пошлины;
Заключение комиссии о соответствии помещения всем установленным законом требованиям;
Документ аренды помещения;
Документ, подтверждающий, что ваша организация оплатила уставный капитал.

Выбор формата и концепции кофейни

Конечно, кофейня кофейне рознь — можно открыть точку кофе с собой и работать одному на нескольких квадратах, а можно запустить кофейню-ресторан с первыми, вторыми блюдами и десертами с сотней сотрудников, и оба проекта могут называть себя кофейнями.

Самая большая на сегодня кофейня в мире, Starbucks Reserve Roastery в Чикаго, занимает площадь более 3200 квадратных метров.

Таблица сравнения форматов кофеен*

Параметр	Традиционная кофейня с посадочными местами	Мини-кофейня (минимум мест + take away)	Мобильная кофейня (на колесах)	Кофе с собой (кофейный киоск)	Кофейня самообслуживания (кофемат)	Авторская кофейня
Начальные инвестиции	2-10 млн. руб.	1 — 5 млн. руб.	500 тыс. — 2 млн. руб.	500-2 млн. руб.	200-700 тыс. руб.	2-20 млн. руб.
Площадь	50 — 150 кв. м.	15 — 50 кв. м.	Зависит от размера авто	3 — 20 кв. м.	1-2 кв. м.	50 — 200 кв. м.
Расположение	Центр города, оживленные улицы, торговые центры	Центр, торговые центры, бизнес-центры	Прогулочные зоны, мероприятия, парковки у ТЦ	Остановки, вокзалы, перекрестки, парки	Офисные здания, ТЦ, университеты, ж/д вокзалы, аэропорты	Центр, креативные районы, исторические места
Целевая аудитория	Широкая	Прохожие, работники офисов, студенты	Прохожие, посетители мероприятий, туристы	Прохожие, работники офисов, студенты	Работники офисов, студенты, путешественники	Гурманы и ценители кофе
Время обслуживания	Среднее-долгое	Быстрое	Быстрое	Очень быстрое	Очень быстрое	Среднее-долгое
Ассортимент	Широкий выбор напитков и еды	Ограниченный выбор напитков и закусок	Ограниченный выбор напитков и закусок	Ограниченный выбор напитков и закусок	Основные кофейные напитки	Уникальные сорта кофе, авторские напитки, еда
Ключевое в маркетинге	Уют и атмосфера	Удобство и скорость обслуживания	Доступность, скорость обслуживания	Доступность, скорость обслуживания	Доступность, скорость обслуживания	Авторский подход, эксклюзивность
Потенциал расширения	Средний	Высокий	Средний	Высокий	Очень высокий	Низкий
Операционные расходы	Высокие	Средние	Средние-низкие	Низкие	Низкие	Высокие

*представленные цифры и данные являются приблизительными и могут существенно варьироваться в зависимости от множества факторов, таких как местоположение, стоимость аренды, стиль интерьера, выбранное оборудование, стартовый ассортимент продукции, маркетинг, а также другие переменные расходы.

Разумеется, это не все возможные форматы, существуют кофейные велотележки, кофейни формата drive through, где заказы делаются прямо из автомобиля, кофе с собой на островках в ТЦ, те же кофейные рестораны и так далее, палитру можно продолжать.

Закупка оборудования, инвентаря и расходников

Естественно, учитывая всё разнообразие форматов кофеен варьируется и перечень необходимого оборудования. Тема эта заслуживает отдельной статьи, поэтому мы остановимся на основных моментах.

Самое важное оборудование кофейни

Кофемашина и кофемолка. В любом случае кофейня не обойдется без кофемашины и кофемолки. Кофемашины часто вообще составляют основную часть вложений, а цены качественных профессиональных машин для больших кофеен могут составлять 1,5-2 млн. рублей и выше. Для мини-кофеен приобретается одногруппный полуавтомат или двугрупный автомат, который будет стоить около 300 тыс. рублей.
Оборудование для воды. На вкусе кофе существенно сказывается качество воды. Поэтому при отсутствии центрального водоснабжения приобретается помпа, а при наличии — водоумягчитель (8-12 тыс. рублей).
Холодильное оборудование. В идеале закупается набор из кондитерской витрины, холодильного шкафа (может тоже работать как витрина), морозильного ларя для холодильного шкафа и холодильного стола (может использоваться как рабочая поверхность). На все это потребуется от 250-300 тыс. рублей. Сэкономить в 2-3 раза можно, если обойтись одной настольной витриной и небольшим барным шкафом.
Тепловое оборудование. Понадобится, если кофейня планирует подавать не только напитки, что обычно подразумевается само собой. Для разогрева уже готовых блюд необходима микроволновка, для сэндвичей приобретают грильницу, для приготовления выпечки и кондитерских изделий будет необходима печка. На все может уйти от 40 тыс. рублей.
Барное оборудование. Сюда входит чайник, блендер, весы, сифон, дополнительно приобретается льдогенератор, посудомойка, соковыжималка и прочее.
Инвентарь. Сюда входит не только посуда, но и приборы, которыми будет пользоваться бариста, например, питчер для взбивания молока и сливок, темпер для формирования правильной «кофейной таблетки» в портафильтре при приготовлении эспрессо.
Кассовое оборудование. Это сам кассовый аппарат и платежный терминал.

Далее следуют расходы, которые зависят от формата, концепции и пожеланий предпринимателя. Это мебель для посетителей, включая столы, стулья/кресла/диваны, барная стойка, аудиосистема, вешалки, элементы декора и многое другое. Важным аспектом деятельности становится система автоматизации. Её можно внедрить в бизнес независимо от его масштабов.

Если в кофейне вы будете продавать готовую еду, можно пойти двумя путями:

Подогревать готовую еду, для чего можно купить профессиональную микроволновую печь. Такой вариант подойдет тем кофейням, которые делают упор на скорость обслуживания
Готовить самостоятельно, то есть работать в формате полного цикла. Для этого потребуется объемный список необходимого.

Кофейная индустрия не стоит на месте, постепенно совершенствуется как само оборудование, так и подход предпринимателей к его использованию в бизнесе.

Какие тенденции можно отметить сегодня:

Появление оборудования, которое снижает человеческий фактор, то есть исправляет ошибки бариста на каждом шаге приготовления кофе. Например, автоматические дозаторы молока, автоматические темперы и т.д.
Появление нового функционала. Например, раньше нельзя было одной кнопкой переключать режимы приготовления с эспрессо на фильтр-кофе, кофемашины со встроенными весами, позволяющие определять вес молотого кофе и эспрессо, и т.д.;
Рост интереса предпринимателей к дорогому кофейному оборудованию, повышающему возможности кофейни.

Шаг 6. Оформление документов

Перечень документов для открытия кафе, представленный далее, может быть другим. Все зависит от города и специфики помещения.

После подписания договора аренды помещения потребуется оформить:

Заключение ГУ МЧС об исправности пожарной сигнализации, системы пожаротушения, вентиляции, а также наличии плана эвакуации.
Договор с соответствующей конторой на вывоз мусора. За выброс мусора в обычный мусорный бак прилетит штраф до 250 тыс. рублей или кафе закроют на три месяца.
Разрешение на работу от службы СЭС – договор с организацией на уничтожение всякого рода вредителей, плесени и т.д.
Если собираетесь торговать крепким алкоголем, потребуется оформление лицензии. Пиво, сидр, медовуху крепостью не более 6 градусов, можно продавать без лицензии.
Разрешение на вывеску (если требует местная администрация).

Шаг 11. Подсчет расходов на открытие

Примерная стоимость открытия собственного кафе:

Закупка, монтаж и установка технологического оборудования (холодильное, посудомоечное, барное, тепловое, вспомогательное) – 600 тыс. руб.
Ремонт помещения – 150 тыс. руб.
Мебель, кухонный инвентарь – 400 тыс. руб.
Оформление зала – 150 тыс. руб.
Закупка продуктов – 100 тыс. руб. в месяц.
Аренда помещения – 25 тыс. руб. в месяц.
Зарплатный фонд – 180 тыс. руб. в месяц.
Маркетинг – 20 тыс. руб. в месяц.

Получить заключение МЧС

Это не обязательно, но чтобы к Вашему бизнесу не было лишних вопросов со стороны данной инспекции, можно заранее, по собственной инициативе, получить этот документ. Заключение вправе запросить, например, сотрудник МЧС во время плановой проверки, а в некоторых регионах – и сотрудник лицензирующего органа, когда вы обращаетесь туда за получением лицензии на торговлю алкоголем.

Выполните следующие шаги:

Обратитесь в местное подразделение противопожарной службы, которое отвечает за вашу территорию. Узнайте, какие документы необходимо предоставить.

Пакет документов обычно включает:

Заявление на получение заключения в противопожарной службе МЧС
Копию устава и свидетельства о регистрации организации
План помещения ресторана с указанием расположения выходов, путей эвакуации, мест расположения пожаротушения и противопожарного оборудования
Техническую документацию на противопожарное оборудование (огнетушители, пожарные извещатели и т.д.)
Договор на обслуживание противопожарного оборудования с сертифицированной организацией
Разрешение на использование помещения в целях общественного питания, выданное соответствующими органами

В уголок потребителя в ресторане должны входить следующие элементы.

В первую очередь, это режим работы и контактные данные заведения, чтобы посетители могли легко найти информацию о его функционировании. Также, важно разместить копию свидетельства о государственной регистрации, чтобы показать, что ресторан работает в соответствии с законодательством. Если заведение продает алкогольные напитки, необходимо предоставить копию алкогольной лицензии.

Книга отзывов и предложений также является важным компонентом уголка потребителя, в соответствии с постановлением Правительства РФ № 1515 от 21.09.2020.

Для информирования посетителей о своих правах следует разместить Закон РФ № 2300-I о защите прав потребителей от 07.02.1992.

Необходимо также разместить правила оказания услуг общественного питания.

Кроме прочего, в уголке потребителя должен быть список и контакты контролирующих органов и вышестоящих организаций.

Понятие, виды, классификация общепита

Под заведением общественного питания понимаются любые предприятия, которые производят, реализуют и организовывают подходящие условия для употребления пищи. Согласно государственному стандарту, принятому в 1995 году, заведения общественного питания бывают таких видов:

Ресторан. В ассортимент входят изысканные блюда, имеющие свои сложности и особенности приготовления. От других видов, ресторан отличается тем, что имеет свои фирменные блюда, а обслуживание в нем выполняется на высоком уровне.
Кафе. В отличие от ресторана имеет определенный ассортимент блюд. Здесь создается легкая и непринужденная атмосфера, позволяющая людям расслабиться и отдохнуть.
Бар. В баре обязательно имеется стойка, а основным ассортиментом продукции является алкоголь – безалкогольные напитки, коктейли, крепкие напитки.
Закусочная. Имеет ограниченное количество блюд. В меню больше блюд быстрого приготовления.
Столовая. Открыта для всех посетителей, но предназначена для обслуживания конкретного количества потребителей.

Немного позже на рынке появились и другие виды заведений общественного питания:

Столовые диетического питания. В меню только те блюда, которые подходят людям, которые придерживаются диетического питания.
Магазины кулинарии. Самостоятельно готовят и реализуют мучные изделия. В ассортименте также могут быть безалкогольные напитки.
Буфеты. В ассортименте только простые булочные изделия.
Пиццерии. Объединяет услуги кафе и ресторанов, но и главной их особенностью является большой выбор пиццы.

Как составить бизнес план кафе

О том, как составить бизнес план кафе, задумывается каждый начинающий бизнесмен. Здесь можно пойти тремя путями:

Заказать разработку у специалистов — стоить это будет не дешево, однако документ отобразит такие важные моменты как окупаемость, прибыльноть, перспективность развития и пр.
Найти готовый шаблон бизнес-плана в интернете, скачать и переделать его под будущее кафе.
Разработать документ самостоятельно. Этот вариант трудоемкий, но все же реальный.

Итак, в собственном бизнес-плане должны содержаться следующие разделы:

описание и цель бизнес-идеи — сюда нужно внести формат кафе, предположительное количество посадочных мест, график и режим работы и пр.;
маркетинг — раздел про рекламы и продвижение бизнеса;
документальное оформление — перечень необходимых бумаг, которые предстоит получить в разрешительных инстанциях;
производственный раздел — количество персонала с их должностями, оснащение кафе (мебель, техника, оборудование и пр.);
финансовый раздел — здесь рассчитываются предварительные денежные вложение на аренду, покупку оборудования, получение лицензий и разрешений на работу, регистрацию юрлица и т. д.;
перспективы развития.

Какие документы нужны для открытия кафе

Так как любое кафе относится к категории мест общественного питания, то к деятельности таких заведений оказывается повышенное внимание разных надзорных органов. Для начала работы придется напрячься и разобраться, какие документы нужны для открытия кафе.

Перечень разрешений и лицензий, выглядит так:

согласование на работу в пожарной инспекции;
заключение о соответствии кафе санитарно-эпидемиологическим нормам в Роспотребнадзоре;
разрешение от органов местной власти (администрации);
разрешение на вывешивание рекламы;
*алкогольная лицензия;
договор с полицией или охранным предприятием на размещение кнопки тревожного вызова.