Правило заполнения транспортной накладной в 2024 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Правило заполнения транспортной накладной в 2024 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Электронная транспортная накладная (ЭТрН) – цифровой аналог соответствующего бумажного документа. Она позволяет подтвердить факт перевозки грузов автотранспортом, расходы на логистику и транспортные услуги. С 1 сентября 2022 года организации и ИП могут самостоятельно выбирать, в каком виде оформлять товарные накладные, но уже с 2024 года запланирован полный отказ от бумажного формата.

Когда и для чего оформляют электронные транспортные накладные

Электронную транспортную накладную оформляют при любых грузоперевозках, за исключением двух случаев:

1. Доставку выполняет сам продавец без привлечения сторонних перевозчиков. Причем, стоимость доставки включена в стоимость товара, а передача права собственности на груз происходит на складе покупателя.
2. Покупатель самостоятельно доставляет товар до места назначения, не привлекая к этому продавца.

Объективно, для бизнеса переход на электронный вариант перевозочных документов выгоден по нескольким причинам:

• документ нельзя потерять, он обязательно дойдет до контрагента в неизменном виде;
• сокращение издержек, связанных с созданием, хранением и пересылкой бумажной документации;
• быстрые взаиморасчеты благодаря ускоренному обмену данными;
• прозрачность грузоперевозок – система фиксирует каждый шаг от отправки груза до его получения.

Ответственность за отсутствие транспортной накладной

Перечень санкций, предусматриваемых за нарушения подобного рода, содержится как в налоговом, так и в административном кодексе. Для водителей, перевозящих груз без сопроводительных документов, размер штрафа составит 500 рублей, однако в случае с организациями все куда серьезнее. Первичная документация необходима для подтверждения логистических расходов — без нее фактически исключается возможность обоснования заявленных издержек, и, как следствие, получения вычета по НДС. Выявление данного факта во время выездной проверки — основание для начисления штрафного взыскания (ст. 122 НК РФ), размер которого составляет 20% от суммы недоимки, плюс пени за просрочку.

Важно при составлении соблюдать правила оформления транспортной накладной. Наличие каких-либо ошибок может сделать документ недействительным. При этом правительство внесло ряд изменений в транспортную накладную в 2024 году, которые также нужно учитывать при оформлении.

Порядок и инструкция по заполнению ТН указаны в Постановлении Правительства РФ «Об утверждении правил перевозок грузов автомобильным транспортом и о внесении изменений в пункт 2.1.1 ПДД РФ» от 21.12.2020.

Далее мы предлагаем ознакомиться с основными правилами заполнения транспортной накладной по пунктам:

• грузоотправителем заполняются пункты «Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Сопроводительные документы», «Указания грузоотправителя», «Наименование груза», «Прием груза» и часть отправителя в разделе «Дата составления и подписи сторон»;
• грузоперевозчиком заполняются пункты «Условия перевозки» (только после согласования с отправителем), «Перевозчик», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета», «Транспортное средство», «Прочие условия» (при их наличии) и часть перевозчика в разделе «Дата составления и подписи сторон»;
• грузополучатель заполняет пункт «Сдача груза»;
• в разделе «Прочие условия» можно указать маршрут следования, если это необходимо, также дату, номер и срок действия специального разрешения, если оно есть;
• перевозчик имеет право в разделе «Оговорки и замечания» делать пометки о состоянии груза, тары, опломбирования, изменении условий перевозки и т.д.
• в разделе «Указания грузоотправителя» нужно указать ценность груза в размере его стоимости;
• в документе не должно быть пустых полей, если отсутствуют записи в каком-либо пункте, это обозначается прочерком;
• если в разделе «Условия перевозки» нет записей, применяются те условия, которые указаны в общих правилах перевозки грузов;
• пункт о грузе должна включать сведения обо всех партиях, которые перевозятся одним и тем же транспортом;
• допускаются исправления в накладной, они обязательно должны быть заверены подписями грузоперевозчика и отправителя (обязательно указываются фамилии и инициалы подписавшихся), а рядом должны стоять слово «Исправлено» и дата исправления;
• не обязательно ставить печать, а вот подпись нужна отправителя, транспортной компании, водителя и получателя.

Кто обязан применять электронную транспортную накладную

Участники грузоперевозок могут применять ЭТрН по желанию. Данное право действует с 1 марта 2022 года. Однако обязательный переход на электронные транспортные накладные Минтранс планирует осуществить не раньше 2024 года.

Однако частным предприятиям, участвующим в грузоперевозках, стоит заранее подготовиться к переходу на ЭПД и не ждать, когда ЭТрН станет обязательной для всех.

На данный момент применение ЭТрН особенно актуально для следующих лиц:

• организации, у которых основной род деятельности связан с логистикой;
• грузоотправители и грузополучатели;
• компании, применяющие ЭДО в своей деятельности.

Образец заполнения транспортной накладной

Транспортная накладная является достаточно объемной для заполнения, состоит из нескольких разделов и содержит подробную информацию об отправителе, получателе груза, условиях доставки и т.д. Заполнение транспортной накладной начинается с внесения информации о номере экземпляра, дате и номере заявки.

1. В первом разделе указывается владелец груза – его полное наименование, адрес, банковские реквизиты, номер телефона. Образец заполнения транспортной накладной, представленный ниже, содержит все сведения, которые должны быть в данном разделе;
2. Во втором разделе указывается та же информация о грузополучателе: наименование, адрес, банковские реквизиты, номер телефона;
3. Транспортная накладная — порядок заполнения третьего раздела: в нем указывается информация о грузе. Наименование груза, который отправляется, его состояние и другая необходимая информация о грузе;
4. Образец заполнения транспортной накладной в 4 разделе содержит информацию о сопроводительных документах на груз;
5. Следующий раздел содержит указания грузоотправителя. Правила заполнения пятого раздела: в нем необходимо указать особые требования к грузоперевозке, если это требуется;
6. В шестом разделе указываются сведения о приеме груза: адрес, дата, время прибытия и убытия, масса, количество, состояние груза де-факто. Образец заполнения ТН наглядно покажет, что в данном разделе ставятся подписи водителя и грузоотправителя с расшифровкой подписи и указанием должности;
7. Седьмой раздел содержит сведения о сдаче груза к выгрузке (адрес, дата, время, масса, количество, фактическое состояние). Кто выписывает транспортную накладную? Ставятся подписи водителя и получателя груза с расшифровкой подписи и указанием должности.
8. Условия перевозки.

Требования к заполнению

Транспортная накладная на перевозку груза оформляется согласно Правилам, утверждённым правительством РФ от 15.04.2011 г. № 272, с учётом внесённых изменений от 12.12. 2017 г. № 1529, в трёх экземплярах (по одному на каждого участника сделки). Все три варианта являются оригиналами и должны быть заверены печатями, а также подписаны ответственными лицами, представляющими грузоотправителя и перевозчика. Документ оформляется грузоотправителем, если в договоре не прописано выполнить эту обязанность другими лицами, например, перевозчиком. В случае, когда товар отгружает филиал организации, в графе реквизитов грузоотправителя документа всё равно указываются данные головного предприятия.

Необходимое количество экземпляров ТН зависит от числа транспортных средств, которые будут перевозить груз. Одна накладная используется только тогда, когда несколько партий груза отправляются автомобильным транспортным средством от одного поставщика к одному получателю. При сборных транспортировках, где комплект груза следует в одном направлении, но предназначается разным покупателям, оформляются несколько накладных на каждую партию. Транспортные накладные на трансфер груза автотранспортом в обязательном порядке должны содержать следующую информацию:

• данные всех участников сделки;
• сведения о грузе;
• данные о транспортном средстве;
• стоимость грузоперевозки;
• перечень сопроводительных документов.

Все пункты накладной должны быть заполнены, а если данные для внесения в любой из разделов отсутствуют, то ставится прочерк. Исправления в обязательном порядке заверяются отправителем и перевозчиком (или их представителями), о чём гласят Правила.

Транспортная накладная: когда применяется?

Документ оформляют при автомобильных грузоперевозках. Например, когда продавец на своем транспорте осуществляет доставку товара покупателю. Или для транспортировки привлекается третье лицо — экспедиторская компания-перевозчик. В накладной фиксируются стороны, участвующие в перевозке (отправитель, перевозчик, получатель) и ее условия.

Необходимость оформления в таком случае специального документа прописана в п.7 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом (постановление № 2200, далее — Правила).

Новая транспортная накладная подтверждает заключение договора перевозки. Если такого договора нет, то и накладная не оформляется. Например, когда владелец товара фрахтует автомобиль и при этом сам сопровождает груз. В таком случае вместо накладной подписывается заказ-наряд на предоставление транспортного средства. Если компания просто перевозит свой товар с одного склада на другой, оформляется путевой лист.

Транспортная накладная с 01.03.2022 — что изменилось

С 2022 года правила изменились и с 01. 03. 2022 года перевозки осуществляются в новом формате и по новым правилам (Постановление Правительства РФ от 30. 11. 2021 N 2116).

В этом году электронные коносаменты могут обмениваться с частью соглашения о передаче в рамках электронного документооборота. Обновленные правила экспедирования грузов позволяют использовать коносамент в качестве первичного документа. Однако в этом случае необходимо заполнить большее количество экземпляров — не четыре, а прототип отправителя рисуется только на бумаге.

Процесс отгрузки вынесен в отдельную главу правил. Все разделы обязательны для заполнения, кроме тех, которые отвечают за «если есть» или «по мере необходимости».

Из новой формы ГС были удалены пять разделов.

• Раздел 8 — ‘Условия передачи’, Раздел
• 9-й — «Информация о приеме исполнительных листов (заявок)»; и
• 12-й — «Назначения и замечания перевозчика»; и
• 13-й — ‘Различные условия’; и
• 15 — «Подписи сторон».

Таким образом, новый бланк транспортной накладной состоит из 12 разделов (вместо прежних 17).

Информация о весе груза (за исключением закрытых грузов) вносится на основании взвешивания, а также расчетов, основанных на количестве груза и технической документации.

Стоимость передачи включает в себя сведения о следующих основных документах

• Сиденья.
• База допусков для представителей погрузчика и перевозчика.
• Дата подписания документа.

Однако если при регистрации ТН ВЭД на себестоимость была допущена ошибка, ее необходимо исправить в соответствии с правилами бухгалтерского учета. Для этого ставится дата исправления и подпись лица, составившего документ. В электронный ТР внесены изменения в новый электронный документ (п. 20 Бюллетеня Правительства 27/2021).

ГИС ЭПД — для передовых компаний и отраслей

Государственная информационная система электронных перевозочных документов (ГИС ЭПД) — крупный межведомственный проект, который обеспечивает получение сведений в виде электронных перевозочных документов с применением сервисов операторов ИС ЭПД, а также их обработку, хранение и передачу контролирующим органам.

В Минтрансе акцентировали внимание на следующих основных преимуществах цифровизации документов и применения ГИС ЭПД:

• ускорение процесса оплаты;
• удобство оформления, хранения и обработки перевозочных документов;
• возможность оптимизировать логистику.

Общие условия к заполнению ТН

1. Все разделы транспортной накладной заполнять обязательно, за исключением случаев, когда раздел имеет отметку «(при необходимости)» или «(при наличии)». Если нет информации или основания для заполнения отдельных строк (граф) транспортной накладной, в них могут быть поставлены прочерки
2. Заверять транспортную накладную печатью не надо. Это не предусмотрено ее формой. Отсутствие печати в транспортной накладной налоговых рисков не влечет. Но и наличие печати ошибкой не будет.
3. Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, которая оформляется на бумажном носителе или формируется в виде электронной транспортной накладной по форме согласно приложению N 4 к Постановлению 2116
4. Транспортная накладная подписывается грузоотправителем (лицом, осуществляющим погрузку груза в транспортное средство), грузополучателем (уполномоченным им лицом) и перевозчиком (водителем). Водителю не допускается действовать от имени двух сторон договора перевозки.
5. Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.
6. В случае использования транспортной накладной как первичного учетного документа в соответствии со статьей 9 Федерального закона «О бухгалтерском учете» составляется четвертый экземпляр (оригинал) транспортной накладной на бумажном носителе для грузоотправителя.
7. К реквизитам, которые необходимо указать в разделах 1 «Грузоотправитель», 1а «Заказчик услуг, связанных с перевозкой груза (при наличии)», 2 «Грузополучатель», 4 «Сопроводительные документы на груз» (при наличии), 6 «Перевозчик», 7 «Транспортное средство», 8 «Прием груза», 9 «Переадресовка» (при наличии), 12 «Стоимость перевозки груза (установленная плата) в рублях (при необходимости)» относятся:
   — для юридического лица — полное наименование, ИНН, адрес места нахождения, номер телефона;
   — для физического лица — фамилия, имя, отчество (при наличии), ИНН или серия, номер, дата выдачи водительского удостоверения (для водителей), номер телефона.
   При этом если в разделе 8 «Прием груза» лицо, осуществившее погрузку груза (лицо — владелец объекта инфраструктуры пункта погрузки), совпадает с лицом, указанным в разделе 1 «Грузоотправитель», на бумажном носителе в реквизитах указывается только наименование.
8. К реквизитам, которые необходимо указать в отношении подтверждающих (сопроводительных) документов, относятся ИНН составителя документа, наименование документа, дата и номер документа.
9. В случае замены транспортного средства, указанного в транспортной накладной, и (или) водителя перевозчик уведомляет стороны договора перевозки о такой замене, о ее причинах до момента подачи транспортного средства под выгрузку, если иное не предусмотрено договором перевозки, с указанием в транспортной накладной дополнительных сведений о произведенных заменах в составе информации, предусмотренной разделами 6 «Перевозчик» и (или) 7 «Транспортное средство»
10. В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении бумажной транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч. 7 ст. 9 Закона N 402-ФЗ, п. п. 19, 21 ФСБУ 27/2021, Информационное сообщение Минфина России от 10.06.2021 N ИС-учет-33):
    1) ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;
    2) вносят корректную запись;
    3) делают оговорку «исправлено» и указывают дату исправления;
    4) заверяют исправления подписями составивших накладную лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).
11. Масса груза определяется следующими методами:
    а) взвешивание (определение разницы между массой транспортного средства после погрузки и перед погрузкой по общей массе или взвешиванием поосно);
    б) расчет на основании данных геометрического обмера согласно объему загружаемого груза и (или) технической документации на него и (или) данных измерительных приборов, имеющих регистрацию как средство измерения и прошедших периодическую поверку в соответствии с Федеральным законом «Об обеспечении единства измерений».

Правильное заполнение накладной

Приведем небольшое руководство по заполнению накладных.

Важно заполнять накладную очень внимательно. Таможенные органы тщательно проверяют соответствие деталей содержимому груза и инвойсу. Несоответствия приводят к задержке в доставке вашего груза или возврату.

Основные сведения, которые необходимо указать в накладной:

• данные грузоотправителя: адрес юридического или физического лица, номер телефона и адрес электронной почты;
• имя получателя, адрес и номер телефона;
• описание содержимого груза, включая вес, габариты и оценочную стоимость;
• если груз является коммерческим, необходимо указать идентификационный номер налогоплательщика отправителя и получателя;
• оплачены ли пошлины и расходы по транспортировке отправителем (DTP) или данные платежи остаются на стороне получателя (DTU), когда пошлины и налоги в стране назначения оплачиваются грузополучателем.

Электронная транспортная накладная

Электронная транспортная накладная (ЭТН) – это электронный аналог бумажной транспортной накладной (ТН), который отличается от нее способом хранения и передачи информации. В отличие от обычной ТН, которую необходимо заполнять вручную на специальном бланке, ЭТН может быть заполнена и хранится электронно, без использования бумажного носителя.

Для оформления электронной транспортной накладной необходимо следовать определенному порядку и придерживаться требований, установленных законодательными актами. Как и в случае с ТН, общие законы и требования к оформлению ЭТН действуют для всех видов транспорта, от грузового автотранспорта до воздушного и морского.

Какой формат и какие условия должны быть соблюдены при заполнении электронной транспортной накладной зависит от конкретных правил и процедур, установленных для каждого вида транспорта. Важная информация, такая как маршрут, перевозчик, получатель груза, а также количественная и качественная характеристика груза, должна быть указана в ЭТН так же, как и в обычной ТН.

Однако, по сравнению с бумажной накладной, электронная транспортная накладная предоставляет больше гибкости и удобства. Она позволяет автоматизировать процесс заполнения, хранения и передачи информации, а также ускоряет процесс обработки и контроля грузов. ЭТН также позволяет легче управлять и контролировать весь путь движения груза, от начала до конца.

Похожие записи:

• Приказ об удержании излишне выплаченных отпускных при увольнении
• Предстоящие выплаты по российским акциям в 2023 году
• Лицензия на продажу алкоголя 2021 стоимость