11.09.2021

Срок хранения больничных листов в организации РБ

Автор: admin Консультация адвоката Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения больничных листов в организации РБ». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Как определить сроки хранения медицинской документации?

2. Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

3. Инструкция: как хранить больничные листы в организации

4. Сроки хранения документов по личному составу

5. Сроки хранения документов по учету и налогам

6. Как правильно хранить документы

7. Какой срок хранения больничных листов в организации?

1. С 23 июля 2021 г. действие Инструкции № 1/1 распространяется на Белгосстрах.

2. Дополнены основания для выдачи справки.

3. Урегулирован порядок выдачи, продления, закрытия листка нетрудоспособности (справки) при возникновении в периоде временной нетрудоспособности двух и более отдельных случаев (видов) временной нетрудоспособности, а также в отдельных ситуациях.

4. Уточнен порядок продления листков нетрудоспособности, выданных в стационаре.

5. Определен порядок закрытия листка нетрудоспособности (выдачи справки) по уходу за больным ребенком в возрасте до 14 лет в отдельных случаях, а также в случае достижения ребенком 14-летнего возраста в периоде нуждаемости в уходе.

6. Определен порядок закрытия листка нетрудоспособности (справки), выданного в связи с болезнью матери (лица, фактически осуществляющего уход за ребенком), при установлении ей (ему) инвалидности.

7. Предоставлено право выдачи листка нетрудоспособности (справки) в случае нуждаемости в уходе за двумя и более детьми-инвалидами в возрасте до 18 лет при одновременном их направлении на санаторно-курортное лечение, медицинскую реабилитацию.

8. Предоставлено право выдачи листка нетрудоспособности по беременности и родам организациям здравоохранения, осуществляющим оказание медицинской помощи беременной женщине в стационарных условиях.

9. Расширена возможность при оформлении листков нетрудоспособности (справки) использования штампов-клише.

10. Уточнен порядок проставления оттисков личной печати медицинских работников при оформлении листков нетрудоспособности.

11. Определено место для проставления оттиска печати организации здравоохранения «Для листков нетрудоспособности и справок» при заверении исправлений.

12. Установлен порядок проставления оттиска печати МРЭК.

13. Внесены изменения в части оформления листка нетрудоспособности (справки) при внесении исправлений; разъяснен порядок заверения исправлений, внесенных МРЭК.

14. Определен порядок обозначения в листке нетрудоспособности структурного подразделения организации здравоохранения, зона обслуживания которого шире зоны обслуживания указанной организации здравоохранения, выдавшего листок нетрудоспособности.

15. Расширен перечень видов временной нетрудоспособности, при наступлении которых на следующий день после закрытия листка нетрудоспособности новый листок нетрудоспособности оформляется как первичный.

16. Уточнен порядок закрытия предыдущего листка нетрудоспособности в отдельных случаях.

17. Определены случаи, при которых в позицию листка нетрудоспособности «Вид ВН» вносятся исправления.

18. Уточнено, когда не заполняются позиции листка нетрудоспособности (справки) «Предварительный диагноз по МКБ» и «Заключительный диагноз по МКБ».

19. Уточнен порядок внесения записей в позицию листка нетрудоспособности (справки) «особые отметки»:

— внесение записи о направлении пациента в МРЭК;

— внесение записи о дате травмы;

— внесение записи о нарушении самоизоляции и при установлении у пациента факта алкогольного опьянения;

— внесение записи о дате смерти пациента в периоде временной нетрудоспособности;

— внесение записи о неявке пациента в МРЭК в назначенный день;

— заверение подписи медицинского работника, не имеющего личной печати.

20. Предусмотрено кодирование решения МРЭК и заключения о трудоспособности в случаях установления (неустановления) степени утраты здоровья в листках нетрудоспособности, выданных лицам в возрасте до 18 лет.

21. Предусмотрено указание сведений о предыдущем листке нетрудоспособности, выданном по уходу за больным ребенком в возрасте до 14 лет, при оказании ему медицинской помощи в амбулаторных условиях.

22. Усовершенствован порядок оформления оборотной стороны листка нетрудоспособности в случае назначения и выплаты пособия по временной нетрудоспособности или по беременности и родам за счет средств ФСЗН и Белгосстраха.

Сравним положения Инструкции № 1/1 с 23 июля 2021 г. до и после принятия комментируемого постановления. Нормы, которые исключены, выделены розовой заливкой, которые внесены (изменены) — зеленой.

Как определить сроки хранения медицинской документации?

Все первичные документы, связанные с денежными выплатами, находятся обычно в бухгалтерии предприятия. Хранение листков нетрудоспособности не является исключением из этого правила. Закон не устанавливает, как хранить больничные листы в бухгалтерии в 2020 году, поэтому исходим из двух принципов:

обеспечение сохранности документов;
возможность быстро найти нужный бланк.

В целях обеспечения сохранности бумаг обычно используют сейф или оборудованный замками металлический шкаф, где хранятся больничные листы после оплаты. Чтобы легко найти нужный документ, заведите специальный журнал для регистрации, на основании данных в котором видно, когда поступили и сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии вашей организации, а также их реквизиты. Форма такого журнала законом не установлена, но для удобства пользования желательно предусмотреть такие графы:

порядковый номер;
дата предоставления бланка работником;
Ф. И. О. работника;
должность, структурное подразделение;
номер и дата выдачи документа;
наименование лечебного учреждения;
период освобождения от работы.

Если организация большая, допускается приказом руководителя назначить ответственного за сохранность отчетных бланков, а в журнале предусмотреть графы с отметкой о сдаче документа после обработки сотруднику, ответственному за хранение.

С переходом на электронный документооборот у бухгалтеров и кадровиков возник вопрос, сколько хранят на предприятии больничные листы и расчеты по ним при оформлении их в электронном виде. Согласно разъяснениям ФСС, у работодателя нет необходимости сохранять электронные листки нетрудоспособности и распечатывать их копии. Сохранность информации обеспечивает единая электронная система «Соцстрах», и организация в любой момент может получить нужные сведения.

Контракт

Трудовой договор

Ответственность работника и нанимателя

Наименование должностей и профессий

Отпуска и свободные дни

Сроки хранения всех документов, которые используются в процессе деятельности организации, утверждены Приказом Министерства культуры РФ № 558 от 25.08.2010. Согласно пункту 896 Приказа, срок хранения больничных листов в организации установлен равным 5 годам.

Сроки, установленные Приказом Минкультуры, используются в том случае, если для определенной документации не установлены сроки сохранности в более высоких по рангу законодательных актах.

Иерархия законодательных актов РФ федерального уровня:

Конституция.
Федеральные конституционные законы.
Кодексы.
Федеральные законы.
Акты президента РФ.
Акты правительства РФ.
Нормативные акты министерств и ведомств.

Новые сроки хранения учетных документов компании: таблица

Сведения о времени, в течение которого нельзя уничтожать листки нетрудоспособности, упоминаются также в Положении по ведению бухгалтерского учета и отчетности (Приказ Минфина от 29.07.1998 № 34н) и Налоговом кодексе.

В Положении о бухучете о сроках хранения упоминается в пункте 98. Он предписывает все документы, на которых основан бухгалтерский учет, хранить не менее 5 лет. К ним относят:

первичные документы;
учетные регистры;
бухгалтерскую отчетность.

Именно к первичным учетным документам относятся листки нетрудоспособности. Таким образом, в соответствии с правилами, установленными в области бухгалтерского учета, больничные листы следует хранить не менее пяти лет.

Листки нетрудоспособности являются документами, которые используются при расчете страховых взносов, уплачиваемых компанией в Фонд социального страхования. С 01.01.2017 администрирование страховых взносов передано налоговым органам. Соответственно, правила их расчета теперь прописаны в Налоговом кодексе (глава 34).

При внесении новой главы в первую часть кодекса были внесены изменения, связанные с правилами начисления страховых взносов. Так, статья 23 НК РФ была дополнена пунктом 3.4. В пп. 6 п. 3.4 ст. 23 прописан период сохранности документов, необходимых для расчета взносов. Он составляет не менее шести лет.

Ранее аналогичный порядок хранения был установлен в Законе о страховых взносах № 212-ФЗ от 24.07.2009 (п. 6 ч. 2 ст. 28). Данный закон утратил силу с 01.01.2017. Но его положения применимы к обязательствам, возникшим в 2016 году и ранее.

С 01.07.2017 в любом регионе Российской Федерации может быть оформлен не только бумажный, но также и электронный больничный лист. Возможность его оформления и выплаты на его основе пособия по нетрудоспособности прописаны в пункте 5 статьи 13 255-ФЗ. Электронный листок нетрудоспособности полностью заменяет бумажный аналог. Правила такого документооборота установлены Постановлением Правительства РФ от 16.12.2017 № 1567.

Для возможности оформления электронного листка нетрудоспособности организация и медучреждение должны быть подключены к ЕИИС «Соцстрах». Именно в данной системе медучреждение оформляет выписку больничного. В ней же работодатель заполняет сведения, необходимые для исчисления пособия.

Распечатывать и хранить бумажный аналог электронного больничного листа нет необходимости. Всю сохранность должна обеспечить информационная система «Соцстрах».

На практике хранящиеся в фирме больничные листки могут пригодиться прежде всего при проверке взносов на ОСС от ВНиМ. Дело в том, что листок временной нетрудоспособности — один из главных документов, удостоверяющих факт совершения работодателем расходов по перечислению работникам пособий за период больничного.

На правомерность истребования налоговиками больничных листов для проверки расчета по страховым взносам указывала и ФНС (см. письмо от 10.07.2019 № БС-4-11/13464@).

В целях повышения эффективности учета листков временной нетрудоспособности фирма может задействовать отдельный журнал. В нем могут отражаться, в частности, даты поступления больничных листов в организацию, с которых отсчитывается срок хранения.

Узнать больше о специфике журнала учета больничных листков вы можете в статье «Образец заполнения журнала больничных листов».

Минимальный хранения больничного в фирме — 6 лет. Для повышения эффективности хранения листков нетрудоспособности в организации может применяться отдельный журнал учета.

Узнать больше о применении листков нетрудоспособности в фирме вы можете в статьях:

«Каковы сроки оплаты больничного листа в 2020 году»;
«Оплата больничного по бытовой травме в 2020 году».

Источники:

Налоговый кодекс РФ
Федеральный закон от 06.12.2011 № 402-ФЗ
Приказ Минфина РФ от 29.07.1998 № 34н
Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236

Инструкция: как хранить больничные листы в организации

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения бухгалтерской документации регламентируются Федеральным законом «О бухгалтерском учете» № 402-ФЗ от 06.12.2011. Статья 29 этого закона устанавливает не менее, чем 5-ти летний срок хранения для всех бухгалтерских документов, за исключением тех, которые должны храниться все время, пока организация осуществляет свою деятельность. В то же время, согласно пункту 1 этой статьи, конкретные сроки по различным видам документации должны соответствовать правилам организации государственного архивного дела. Следовательно, в 2021 году нужно исходить из сроков, установленных Росархивом 18.02.2020, однако они не должны быть менее 5 лет.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

Сроки хранения документов по личному составу

Как и оформление журнала, его структура и текст отдается на откуп работникам предприятия. При этом при составлении бланка следует учесть несколько немаловажных моментов.

На титульный лист надо написать:

наименование компании;
дату открытия журнала и дату окончания (вписывается, конечно, после того, как документ будет закрыт);
ответственное за ведение журнала лицо;
если в организации принята номенклатура дел, то нужно дать ссылку на индекс журнала в соответствии с этим учетным документом.

Основную часть журнала лучше всего оформить в виде таблицы. Сюда надо включить следующую информацию:

номер листка нетрудоспособности (он состоит из двенадцати цифр);
название организации (читай — поликлиники, больницы, медицинского центра), его выдавшей;
должность и ФИО работника;
подразделение, в котором он трудится;
период нахождения на больничном;
код причины нетрудоспособности (вписан в больничный лист);
дату предъявления листка представителю работодателя.

При желании можно дополнить таблицу и другими столбцами (например, для подписи предъявителя листка нетрудоспособности и бухгалтера, которому передаются листки для проведения по ним бухгалтерских операций).

Если предприятие ведет журнал учета листков нетрудоспособности, после его окончания оно обязано озаботиться его хранением. Срок хранения определяется законодательством или внутренними нормативно-правовыми бумагами фирмы (но не меньше пяти лет). Держать журнал нужно в месте, куда нет доступа посторонних лиц, а после утраты актуальности, его можно уничтожить.

Прежде всего следует отметить, что кроме Перечня сроки хранения документов устанавливают также ведомственные перечни документов с указанием сроков хранения. На сайте www.archives.gov.by размещен список, состоящий более чем из 30 ведомственных перечней, среди которых перечень Министерства здравоохранения отсутствует.

На основании письма Министерства здравоохранения от 6 мая 2015 г. № 02-3-16/739-259 «О первичных медицинских документах» (далее — письмо МЗ) можно констатировать, что в настоящее время формируется Перечень типовых документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности государственных органов, иных организаций и индивидуальных предпринимателей по здравоохранению, физкультуре и спорту, туризму с указанием сроков хранения. Однако пока трудно что-либо сказать о том, когда Министерство здравоохранения планирует закончить свою часть работы по определению сроков хранения медицинской документации.

Если документы не отражены в Перечне либо в ведомственном перечне документов с указанием сроков хранения (либо такого перечня нет), то сроки хранения таких документов определяет центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) организации здравоохранения по месту наблюдения пациента*. Решение об установлении сроков хранения документов (в данном случае медкарт) должно быть отражено в протоколе заседания указанной комиссии. Протокол подлежит утверждению руководителем организации**.

Справочно: центральная экспертная комиссия (экспертная комиссия) в организации образуется для проведения экспертизы ценности документов. Экспертизе ценности документов подлежат все документы независимо от вида носителя информации, образующиеся в процессе деятельности организации здравоохранения***.

* См.: подп. 39.4 п. 39 постановления Министерства юстиции Республики Беларусь от 24 мая 2012 г. № 143 «Об утверждении правил работы архивов государственных органов и иных организаций».

** Там же, п. 57.

*** См.: ст. 10 Закона Республики Беларусь от 25 ноября 2011 г. «Об архивном деле и делопроизводстве в Республике Беларусь».

Поскольку законодательство не устанавливает конкретные сроки хранения медкарт, можно рекомендовать воспользоваться следующей информацией при принятии комиссией решения о сроке хранения медкарт.

Приказ Министерства здравоохранения СССР от 30 мая 1974 г. № 493* утвердил Перечень документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения (вместе с указаниями по применению перечня). Согласно п. 269 указанного перечня срок хранения индивидуальной карты амбулаторного больного — пять лет.

Дополнительно можно отметить, что указаниями по применению перечня рекомендовано оставлять на государственное хранение карты амбулаторного больных с учетом следующих критериев:

описание неизвестного науке заболевания или заболевания с особо резкими патологическими отклонениями;
наиболее полное описание течения отдельных нозологических форм болезней;
описание новых эффективных методов лечения;
сведения о лечении больных особо опасными инфекциями;
медицинские записи о лечении выдающихся государственных и общественно-политических деятелей, защитников Родины, героев труда, деятелей науки и культуры;
медицинские записи, произведенные выдающимися деятелями медицины.

Начальником Главного архивного управления при Совете Министров СССР 15 августа 1988 г. утвержден перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения** (с указаниями по применению перечня).

Согласно п. 703 перечня срок хранения медицинских карт амбулаторных больных — пять лет после выбытия пациента.

Отметим, что в Российской Федерации срок хранения медкарт также законодательством не определен. Министерство здравоохранения Российской Федерации в письме от 7 декабря 2015 г. № 13-2/1538 «О сроках хранения медицинской документации» приводит перечень основных учетных документов со сроками их хранения. Согласно п. 20 этого перечня срок хранения медицинской карты пациента, получающего медицинскую помощь в амбулаторных условиях (форма № 025/у), составляет 25 лет.

Таким образом, в связи с неопределенностью в настоящее время срока хранения медкарт полагаем, что целесообразно их хранить не менее пяти лет, после чего по решению экспертной комиссии организации производить их уничтожение.

Дополнительно прилагаем упомянутое выше письмо Министерства здравоохранения Республики Беларусь.

* «О введении в действие Перечня документов со сроками хранения Министерства здравоохранения СССР, органов, учреждений, организаций, предприятий системы здравоохранения».

** См. письмо Главного архивного управления при Совете Министров СССР от 15 августа 1988 г. «Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения».

Указанные в Перечне пять лет начинают свой отсчет с того момента, как закончился календарный год, к которому собственно бюллетень относится. Все это время документы хранятся одним из удобных способов для предприятия. Но что делать, если срок истек, а проверка так и не затребовала данные документы? Можно ли их уничтожать и как это делать?

Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.

По истечении указанного срока бланки уничтожаются, но делать это необходимо в строгом порядке с установленными нормами. Документы нельзя просто выбросить в ближайший мусорный контейнер.

СЗВ-М на единственного учредителя сдавать не нужно
Если компания не ведет хозяйственную деятельность, не имеет наемных работников, а с единственным учредителем, исполняющим обязанности руководителя, не заключен трудовой договор или ГПД, такая организация не обязана сдавать СЗВ-М.
Реестр субъектов малого и среднего бизнеса уже появился

На сайте Налоговой службы появился раздел Единый реестр субъектов малого и среднего предпринимательства. Теперь «малышам» не нужно специально подтверждать свой статус для получения преференций.

6-НДФЛ: опубликована очередная подборка ответов на насущные вопросы

Налоговая служба ответила на ряд вопросов, связанных с заполнением формы 6-НДФЛ. На некоторые из них налоговики уже отвечали ранее, но есть и несколько свежих разъяснений.

6-НДФЛ: как отразить выплату премий

Работодатель, выплачивающий своим работникам помимо зарплаты еще и премии, должен удержать и уплатить в бюджет НДФЛ с премиальных сумм. Как правильно заполнить 6-НДФЛ по этим операциям, разъяснила Налоговая служба.

Больничный в 6-НДФЛ: новые разъяснения
Если пособие по временной нетрудоспособности начислено в одном отчетном периоде, а выплачено в другом, отражать такой переходящий больничный нужно в периоде выплаты.
Бухгалтер-кассир в отпуске: как передать его функции другому сотруднику

В случае, когда в компании временно отсутствует бухгалтер-кассир, его обязанности может исполнять другой работник бухгалтерии в порядке совмещения. Минтруд напомнил, как правильно это оформить.

Страховые взносы — 2017: новые формы отчетности уже разработаны

С 01.01.2017 года взносами на обязательное пенсионное, социальное и медицинское страхование будет заниматься ФНС. В руках соцстраха останутся только взносы «на травматизм». В связи с этим налоговики и ФСС уже разработали новые формы расчетов.

Храните больничные листы в течение шести лет. Учитывая, что срок хранения довольно длительный, рекомендуем назначить работника, ответственного за хранение больничных листов, а все поступающие к вам больничные регистрировать, например, в журнале учета.

Для назначения ответственного рекомендуем, в частности, издать соответствующий приказ, указав в нем в том числе: Ф.И.О., должность работника, дату, с которой на него возлагается такая обязанность (или срок, если она возлагается временно).

Хранить больничные можно, например, в специальном сейфе, а в упомянутом приказе предусмотреть обязанность ответственного работника не допускать к сейфу посторонних лиц, не оставлять его открытым без присмотра.

Рекомендуем вам организовать хранение больничных листов, поскольку вам необходимо их хранить достаточно длительное время (подробнее о сроке хранения расскажем ниже).

Порядок хранения больничных нормативно не установлен. Вы можете предусмотреть его сами, например, в локальном нормативном акте (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Для эффективной организации хранения больничных листов рекомендуем, в частности:

предусмотреть специальное место для хранения больничных листов, например сейф, и обеспечить условия, чтобы у посторонних лиц не было к нему доступа;
назначить работника, ответственного за хранение больничных листов;
регистрировать поступившие к вам от работников больничные листы.

Помимо этого рекомендуем вам урегулировать порядок получения от работников больничных листов, особенно сроки их представления вам работниками. Это поможет избежать возможных конфликтных ситуаций при оплате периода нетрудоспособности, например, если работник долго не приносит больничный. Подробнее о том, в какой срок работник должен представить вам больничный лист расскажем далее.

В какой срок работник должен представить больничный лист работодателю

Срок представления работником больничного зависит от того, для чего это нужно: получить оплату по больничному или подтвердить, что работник действительно был болен, а не совершил прогул.

В последнем случае вы сами можете определить такой срок внутренним документом (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22 ТК РФ).

Если же работник сдал вам его позже, то период больничного не оплачивайте, за исключением случаев, когда вышеупомянутый срок пропущен по уважительным причинам и есть решение территориального органа ФСС России о назначении пособия в данной ситуации (ч. 3 ст. 12 Закона N 255-ФЗ).

Внимание! Есть мнение, что работник должен сдать вам больничный в первый день выхода на работу после закрытия больничного. Такая позиция нормативно не подтверждена.

Срок сдачи больничного листка для подтверждения того, что работник отсутствовал на работе по уважительной причине, законом не установлен, а для оплаты больничного — как правило, шесть месяцев (как указали ранее).

К тому же подтвердить уважительность причин отсутствия работник может и иными документами, например справкой от врача.

Чтобы предотвратить затягивание работниками сдачи вам больничных, можете определить срок их сдачи, например, правилами внутреннего трудового распорядка, предупредив, что при нарушении этого срока без уважительной причины работник может быть привлечен к дисциплинарной ответственности (ч. 1 ст. 8, ч. 1 ст. 22, ч. 4 ст. 189, ч. 1 ст. 192 ТК РФ).

Храните больничные листы в течение шести лет. Такой срок установлен для хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов, к которым относятся в том числе листки нетрудоспособности (пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ, пп. 3 ч. 1 ст. 1.2, ч. 1 ст. 4.6, ч. 5 ст. 13 Закона N 255-ФЗ).

Полагаем, что срок хранения следует исчислять с первого января, следующего за годом, в котором больничный использовали для исчисления взносов и составления отчетности. Такой вывод следует из ч. 1 ст. 29 Закона о бухгалтерском учете, п. 1.4 Перечня типовых управленческих архивных документов.

Внимание! Есть мнение, что больничные листки достаточно хранить пять лет, так как такой срок установлен п. 896 Перечня типовых управленческих архивных документов.

Однако рекомендуем не уничтожать бланки больничных листов по истечении пяти лет их хранения, а хранить хотя бы еще год с учетом обозначенного выше срока хранения документов, необходимых для исчисления и уплаты страховых взносов.

Иначе есть риск, что, в частности, с вас могут взыскать недоимку по страховым взносам из-за документально не подтвержденных расходов на выплату пособий (ч. 4, 6 ст. 4.7 Закона N 255-ФЗ).

Вам не обязательно назначать ответственного за хранение больничных листов, поскольку закон этого не требует. Однако рекомендуем это сделать, чтобы эффективнее организовать хранение листков нетрудоспособности и, например, в случае утери (порчи) таких листков у вас была возможность привлечь виновного к ответственности.

Чтобы назначить работника ответственным за хранение листков нетрудоспособности, пропишите такую обязанность в его трудовом договоре. Если на момент назначения работника ответственным трудовой договор уже заключен, то включите в него указанную обязанность путем заключения с работником дополнительного соглашения (ч. 2 ст. 57, ст. ст. 60, 72 ТК РФ).

Больничный лист – это первичный учетный документ, поэтому его хранение должно происходить в соответствии с нормами, касающимися бухгалтерской документации.

Статья 29 Федерального закона №402, нормы которого касаются бухгалтерского учета, говорит о том, что подобные документы нужно хранить согласно архивному делу. Наименьший срок хранения должен составлять 5 лет после окончания отчетного периода (года).

При проверке ФСС листки нетрудоспособности обязательно будут изучаться сотрудниками этой инспекции, так как эти документы подтверждают уплату взносов по социальному страхованию. После камеральной проверки ФСС принимает решение о возмещении размера пособий работодателям.

Если больничные листы будут отсутствовать, то и возмещение выплат проводиться не будет. Поэтому хранить эти документы крайне важно.

Больничные листы подшиваются в отдельно заведенную для этого папку, к которой прилагается журнал регистрации листков нетрудоспособности.

Сроки хранения документов по учету и налогам

Больничный лист, ввиду того, что по нему производятся те или иные выплаты, которые подтверждают расходы организации или ИП, является первичным учетным документом. Такой же вывод можно найти, к примеру, в судебной практике.

В частности, ФАС Западно-Сибирского округа в постановлении от 17 февраля 2009 г. по делу № А45-6602/2008 сделал вывод, что листок нетрудоспособности является документом первичного бухгалтерского учета.

Из чего следует дальнейший вывод – больничный лист должен храниться в соответствии с правилами хранения бухгалтерских документов.

По закону о бухгалтерском учете (ст. 29 Федерального закона от 06.12.2011 №402-ФЗ) первичные документы и регистры бухгалтерского учета должны храниться по правилам организации государственного архивного дела. Минимальных срок хранения, прописанный в законе о бухучете – 5 лет после отчетного периода (то есть года).

Заметим, что при этом нет документов Минтруда или ФСС России, которые прямо указывают на этот срок. Есть ведомственные документы различных министерств, разъясняющих сроки хранения больничных листов в организации.

Один из таких документов, прямо указывающих на срок в 5 лет – это приказ Минкультуры России от 25 августа 2010 г. №558. В перечне документов, утвержденных этим приказом, в п. 11.

1 четко сказано: листки нетрудоспособности хранятся 5 лет.

Но есть и другое мнение.

Больничные прямо влияют на исчисление и уплату страховых взносов в ФСС, поэтому являются документами, которые должны храниться не в соответствии с правилами хранения учетных бухгалтерских документов, а по правилам хранения документов, подтверждающих исчисление и уплату сумм страховых взносов. А для этих документов законом №212-ФЗ четко прописан шестилетних срок хранения (п.6 ч. 2 ст. 28 Федерального закона от 24.07.2009 № 212-ФЗ).

Исходя из этого, лучше больничные листы хранить 6 лет.

В случае болезни или травмы право получить листок нетрудоспособности имеют:
— трудоустроенные граждане;
— предприниматели, нотариусы, которые уплачивают страховые взносы;
— неработающие граждане, зарегистрированные на бирже труда, заболевшие во время общественных работ;
— женщины в период отпуска по беременности и родам;
— граждане, которым необходимо осуществлять уход за заболевшим ребёнком в возрасте до 14 лет (ребёнком-инвалидом в возрасте до 18 лет);
— граждане, которым необходимо осуществлять уход за ребёнком в возрасте до 3 лет (ребёнком-инвалидом в возрасте до 18 лет), если заболел тот, кто присматривал за ним;
— граждане, которым необходимо осуществлять уход за ребёнком-инвалидом в возрасте до 18 лет, который проходит санаторно-курортный курс лечения;
— студенты, военнослужащие и иные категории граждан, которым необходимо освобождение от трудовой и учебной деятельности;
— граждане, которым необходимо провести протезирование.

В этом случае необходимо, чтобы врач выписал 2 листка временной нетрудоспособности по каждому месту работы. Выплаты в этом случае будут произведены от двух нанимателей.

Листок временной нетрудоспособности выдаётся на весь период болезни (травмы), пока не наступит полное выздоровление или не будет установлена инвалидность. Максимальным сроком считается:
— 120 дней (непрерывно по одному или нескольким заболеваниям);
— 150 дней (по одному или нескольким заболеваниям с перерывами в течение года).

Решение о продлении больничного на более долгий период принимает врачебно-консультационная комиссия.

Согласно постановлению Минздрава, при заболевании COVID-19 необходимо находиться на самоизоляции и соблюдать карантин. Срок больничного составляет две недели, после чего необходимо сдать тест на коронавирус. Если у пациента не наблюдается симптомов и жалоб, а тест дал отрицательный результат, больничный закрывается. В случае положительного анализа, срок продлевают до 21 дня.

Как правильно хранить документы

Первые 12 дней оплачиваются на 80%, последующие дни болезни – 100%.

И есть категории граждан, листки временной нетрудоспособности которых оплачиваются полностью независимо от количества дней. К ним относятся:
— беременные женщины;
— лица, осуществляющие уход за ребёнком до 3 лет, больным ребёнком до 14 лет, ребёнком-инвалидом до 18 лет;
— инвалиды;
— пострадавшие и спасатели во время катастрофы на ЧАЭС;
— доноры крови (мужчины, сдавшие кровь не менее 4 раз, женщины – не менее трёх);
— воины-интернационалисты

При решении о выдачи листа о временной нетрудоспособности врач учитывает не только медицинские показатели, но и условия, характер деятельности. Например, у пациента ларингит, но при этом он не педагог и не лектор, значит, больничный ему не нужен. А если в симптомах только высокое давление? Когда оно не позволяет быть трудоспособным, это одно. Но если пациент выпил соответствующий препарат и состояние нормализовалось — можно идти на работу.

В соответствии с законом «О здравоохранении» у любого гражданина нашей страны есть право на получение медицинской помощи по месту жительства (месту пребывания), месту учёбы, работы, службы или по месту закрепления для медицинского обслуживания. Пациентам, которые прибыли в другой город в командировку или, например, приехали в гости и заболели, экстренная и неотложная помощь будет оказана в полном объёме. Однако листок нетрудоспособности могут выдать только с разрешения главного врача или председателя ВКК.

Больничный лист подтверждает наличие у работника травм или заболеваний, в результате которых он временно не имеет возможности выполнять свою работу. В случае если продолжительность лечения травмы или заболевания не превышает 15 дней, больничный выдается лечащим врачом, при превышении этого срока — специальной комиссией, сформированной в лечебном учреждении. Документ является бланком строгой отчетности, порядок его выдачи и оформления регулируется приказом Минздрава «Об утверждении порядка выдачи листков нетрудоспособности» от 29.06.2011 № 624н.

Это важно знать: Является ли больничный лист доходом

При предъявлении больничного листа работником в организации зачастую возникает вопрос, к какому виду документов относится больничный, т. к. от этого зависят и порядок, и срок его хранения/уничтожения. Ведь больничный лист, с одной стороны, является первичным учетным документом в силу требований ст. 9 закона «О бухгалтерском учете» от 06.11.2011 № 402-ФЗ, поскольку на его основе организацией проводятся выплаты работнику, что является безусловным фактом ее хозяйственной деятельности. С другой же стороны, он служит также основанием для выплаты работнику пособия из средств соцстраха — следовательно, одновременно он является еще и страховым документом.

Так как страховые и бухгалтерские вопросы регулируются различными нормативными документами, рассмотрим требования каждого из них.

Какой срок хранения больничных листов в организации?

Электронный больничный существует лишь в виде электронного документа, созданного в ЕИИС «Соцстрах» и используемого через эту систему. Поэтому у работодателя не возникает обязанности по его хранению.

По-иному обстоит дело с бумажным документом. Его работник должен принести работодателю вне зависимости от того, действует ли в регионе пилотный проект.

Если пилотный проект имеет место, то назначение пособия будет осуществлять ФСС. Больничный, соответственно, будет храниться в фонде. Работодателю же надлежит полученные от работника документы (заявление на оплату периода нетрудоспособности и больничный) снабдить данными о заработке за период, учитываемый в расчете, и (при необходимости) иными документами (акт о несчастном случае или профзаболевании) и не позднее чем через 5 календарных дней направить этот комплект в ФСС (п. 3 первого и второго Положений, утв. Постановлением Правительства РФ от 21.04.2011 № 294).

В регионах, где пилотный проект не действует, работодатели продолжают самостоятельно осуществлять расчет суммы платежа по больничному и производить выплату работнику. Им придется хранить больничный у себя и предъявлять его при проверке, проводимой ФСС.

Срок хранения листка нетрудоспособности установлен ст. 618 Приказа Росархива от 20.12.2019 № 236 как равный 5 годам.

Листки нетрудоспособности применяются для расчета пособия по болезни или в связи с материнством. Пособия финансируются за счет средств Фонда социального страхования и влияют на величину уплачиваемых страховых взносов. Чтобы подтвердить обоснованность назначения пособия, первичный документ — больничный лист — должен оставаться в сохранности на период возможной проверки контролирующих органов.

Как и где должны храниться больничные листы в организации, решает работодатель самостоятельно. Он вправе разработать внутренние правила, обеспечивающие сохранность документации.

Срок хранения листков нетрудоспособности — 6 лет.

Вокруг того, сколько лет хранятся больничные листы в организации, возникают споры. Связано это с тем, что в Перечне типовых управленческих документов указан срок хранения листков нетрудоспособности 5 лет (статья 618 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019). Но эти документы применяются при расчете и исчислении страховых взносов. Для них в пп. 6 п. 3.4 ст. 23 НК РФ установлен период сохранности 6 лет. Отсутствие документации, уничтоженной в соответствии со сроком, установленным Перечнем, приведет к риску взыскания недоимки из-за неподтверждения расходов на выплату пособий.

Исчислять период того, сколько хранятся больничные листы в бухгалтерии организации, необходимо с 1 января, следующего за годом, в котором выписан больничный лист и начислено пособие по нетрудоспособности.

При рассмотрении больничного как бухгалтерского документа вопрос со сроками и порядком его хранения решается довольно просто. Именно этому вопросу посвящена ст. 29 уже упомянутого нами закона «О бухучете», в которой указан четкий срок — не менее 5 лет. При этом храниться такие документы должны в безопасном месте, исключающем возможность внесения в них изменений посторонними лицами, повреждение или уничтожение. Что касается порядка расчета срока хранения, то его течение будет исчисляться после окончания того финансового года, когда документ был использован при составлении отчетности организации.

Однако в России действует еще и приказ Росархива «Об утверждении…» от 20.12.2019 № 236, которым утвержден перечень типовых управленческих документов, образующихся в ходе деятельности организаций, регулирующий в том числе и порядок их хранения. В данном перечне срок хранения первичных бухгалтерских документов определяется п. 4.1 и равен пяти годам. При этом п. 12.1 перечня относит больничный лист также к страховым документам, срок хранения которых аналогичен и равняется пяти годам.

Как можно рассчитать больничный лист по новым правилам в том числе в 2021 году, мы писали здесь.

Правильное хранение листков нетрудоспособности в организации позволит исключить претензии контролирующих органов и возможное взыскание недоимки из-за недостаточного документарного подтверждения расходов. Обратите внимание, что период, сколько хранятся корешки от больничных листов в медицинском учреждении, составляет всего три года (п.

12 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения). По истечении трех лет подтвердить правомерность выплаты при утере бланка о нетрудоспособности, запросив копию корешка в поликлинике, уже не получится.

Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплачивается больничный лист (не пилотный проект) и пилотный проект. Используйте эти инструкции бесплатно.

По истечении срока хранения компания вправе провести уничтожение документации. Правила уничтожения изложены в Правилах хранения, утвержденных Приказом Минкультуры №526 от 31.03.2015, и Методических рекомендациях к ним. Для выявления документов, подлежащих уничтожению:

Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.
Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.

С лета 2021 года в России действует электронный формат листка нетрудоспособности. По своей сути он абсолютно равнозначен бумажной форме этого документа, но имеет в сравнении с ней ряд преимуществ:

отсутствует возможность фальсификации и утраты;
исключается бумажный документооборот (в т. ч. при подготовке документов для проверки);
повышается оперативность обработки больничного;
обеспечивается легкость доступа к документу для лиц, имеющих право на такой доступ.

При этом сама процедура выписки и дальнейшей обработки больничного не меняется. Его по-прежнему выдает медучреждение (сообщая заболевшему уникальный номер, присвоенный больничному в ЕИИС «Соцстрах», для передачи работодателю), заполняет необходимыми данными работодатель, который делает также расчет и выплату суммы пособия, если в регионе его работы не действует пилотный проект, в рамках которого эти функции берет на себя ФСС.

Срок хранения больничных листов в организации в 2021 году, в соответствии с приказом Росархива №236 от 20.12.2019 «Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», составляет пять лет. Однако, как мы уже говорили выше, листы нетрудоспособности относятся к документам, необходимым для расчета и уплаты страховых взносов, и их сохранность налогоплательщик обязан обеспечивать в течение шести лет (пп.

Мнение эксперта

Гусев Павел Петрович

Адвокат с 8-летним стажем. Специализация — семейное право. Имеет опыт в защите в суде.

6 п. 3.4 ст.

23 Налогового кодекса РФ). Поэтому, принимая решение о сроке хранения больничных листов в архиве, рекомендуется придерживаться позиции налогового законодательства.

По истечении шести лет бланки можно уничтожить. Но обратите внимание, что эти документы содержат персональные данные работников, поэтому их нельзя просто выбросить.

После составления и подписания акта о выделении бумаг к уничтожению их необходимо либо уничтожить самостоятельно с использованием шредера, либо передать для утилизации специализированной организации.

Проведите инвентаризацию документации на предмет выявления первичных документов с истекшим сроком хранения.
По результатам инвентаризации составьте акт о выделении листков нетрудоспособности, подлежащих уничтожению.
Передайте документы на ликвидацию и составьте акт об уничтожении.

Важно правильно читать указания, данные в Перечне. Некоторая бухгалтерская документация обязана храниться неопределенное время до проверки и ограниченный, прописанный в Перечне срок, после ее проведения. Существуют и другие виды бумаг, которые не имеют таких ограничений. Листы нетрудоспособности хранятся пять лет вне зависимости от того, состоялась за это время их проверка или нет.
Документация на предприятиях должна сохраняться на протяжении определенного времени. Сроки хранения устанавливаются федеральными законами на государственном уровне и их необходимо неукоснительно придерживаться.

Листки нетрудоспособности подтверждают, насколько правильно были израсходованы средства Фонда социального страхования. При проведении проверок ФСС часто требует предъявить подлинники документов, на основании которых работникам выплатили деньги. Правильное хранение листков нетрудоспособности в организации позволит исключить претензии контролирующих органов и возможное взыскание недоимки из-за недостаточного документарного подтверждения расходов. Обратите внимание, что период, сколько хранятся корешки от больничных листов в медицинском учреждении, составляет всего три года (п. 12 Инструкции о порядке обеспечения бланками листков нетрудоспособности, их учета и хранения). По истечении трех лет подтвердить правомерность выплаты при утере бланка о нетрудоспособности, запросив копию корешка в поликлинике, уже не получится.
Эксперты КонсультантПлюс разобрали, как оплачивается больничный лист (не пилотный проект) и пилотный проект. Используйте эти инструкции бесплатно.

, чтобы прочитать.