27.09.2021

Как прошить книгу отзывов и предложений в твердом переплете

Автор: admin Консультация адвоката Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как прошить книгу отзывов и предложений в твердом переплете». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Книга отзывов и предложений: как оформить, вести и использовать

2. Образец книги жалоб и предложений: где купить, как правильно заполнять и вести?

3. Книгу жалоб отменили. Как теперь работать с претензиями клиентов?

4. Как заполнить и как прошить книгу отзывов и предложений?

5. Образец того, как должна выглядеть книга жалоб и предложений

Книга должна быть на видном и доступном месте. Можно разместить её в уголке потребителя.

Книга отзывов и предложений: как оформить, вести и использовать

Клиент может пожаловаться в Роспотребнадзор, и тогда к вам придут с внеплановой проверкой.

Если клиент не обращается в Роспотребнадзор, а жалоба не касается возврата денег или возмещения ущерба, за отсутствие ответа вас никто не накажет.

1. Экономить деньги и время. Если вовремя решить проблему клиента, он не станет писать на вас жалобы и вы сможете избежать внеплановых проверок и судов.

2. Получать обратную связь. Клиенты пишут не только жалобы. Они могут что-то спросить, предложить хорошую идею или просто поблагодарить за отличную работу. А ещё в книгах отзывов конкурентов можно подсмотреть их слабые места.

3. Следить за сотрудниками. Можно узнать, чьей работой клиенты довольны, а кого ругают, и принять меры: наказать непутёвых сотрудников и наградить тех, кто хорошо справляется.

Книга отзывов и предложений обязательно должна быть:

в магазинах;
в ресторанах, кафе, барах, столовых;
в аптеках;
в парикмахерских и салонах красоты;
в химчистках, ателье, мастерских;
в автосервисах;
в турагентствах.

Что нужно сделать:

1. Купите книгу в магазине или сделайте сами, можно даже из обычной тетради. Главное — написать на обложке: «Книга отзывов и предложений».

2. Давайте книгу клиентам по первому требованию.

3. Отвечайте на отзывы клиентов:

если клиент пишет заявление на возврат денег или возмещение ущерба — в течение десяти дней,
в остальных случаях — в любое время, но лучше как можно быстрее, чтобы клиент не пожаловался на вас в Роспотребнадзор.

Если книги отзывов и предложений нет или вы не дали её клиенту, вас могут оштрафовать.

Наверняка многие обращали внимание на то, что в разных организациях книги жалоб выглядят по-разному. Но это совсем не значит, что они сделаны неправильно. В законе нет четких указаний о том, какой вид должна иметь книга отзывов и предложений. Но при этом к ней выдвигаются обязательные требования при оформлении и составлении. Все указанное выше означает, что книгой жалоб может стать любая тетрадь, журнал или даже стопка бумаги.

Самый легкий путь приобретения книги отзывов – покупка в типографии или канцелярских магазинах. Там можно встретить различные варианты по различным ценам.

Также в типографии можно заказать специальную книгу отзывов, которая будет составлена в соответствии с требованиями законодательства. Правда, такой вариант является самым дорогостоящим. Самым сложным, но при этом дешевым вариантом, является составление книги отзывов самостоятельно.

В таком случае, необходимо сделать следующее:

приобрести, тетрадь, пустую книгу или журнал;
указать полную информацию об организации на страницах, чтобы сразу можно было определить, что это за документ и кому он принадлежит;
обязательно книга должна быть прошита, а страницы пронумерованы;
на обратной стороне (где завязывается прошивка) обязательно ставится пломба (может быть просто бумажный листок с печатью), где указано точное количество страниц.

Подобные меры с нумерацией необходимы для того, чтобы из книги нельзя было незаметно вырывать страницы с негативными отзывами. Фактически разницы между купленной книгой жалоб и составленной самостоятельно нет. Единственное отличие – это цена, а также временные затраты при самостоятельном составлении.

Ведение и хранение документа напрямую зависит от способа ведения бизнеса и величины организации.

Рассмотрим примеры:

если речь идет об ИП, то чаще всего, книгу ведет сам владелец предприятия. Для этого составляется соответствующий указ;
если организация большая, то часто ведение перекладывается на определенного сотрудника. Также для этого составляется специальный указ на имя уполномоченного работника.

Так или иначе, официально в любой организации должен быть ответственный человек за ведение книги жалоб и предложений.

Рассмотрим перечень основных правил:

документ должен располагаться на видном месте. Чаще всего, это стенд или специальный стол, где находится вся необходимая информация для покупателя. Если такого места нет, книга может храниться и в другом месте, главное, всегда предоставлять ее покупателю. Но вот проверкам подобное может не понравиться, и отсутствие «Уголка потребителя» может стать причиной штрафа или предупреждения;
помимо книги жалоб, рядом всегда должна находиться рабочая ручка синего или черного цвета. Карандаш не подойдет, так как его можно стереть;
должно быть место (стол и стул), где потребитель сможет написать отзыв;
документ всегда должен храниться в организации. Передавать его другим организациям запрещено;
уполномоченное лицо должно регулярно проверять книгу отзывов и предложений. Помимо просто чтения отзывов, необходимо ставить отметки о прочтении, писать ответы и иногда принимать решения на основании жалоб.

Посмотрите видео. Жалобная книга теперь в новом статусе:

По закону данный документ должен располагаться на заметном месте (например, на кассе или специальном стенде при входе), но некоторые организации предпочитают держать его «под столом», выдавая его посетителям «по требованию». Несмотря на распространенность такого подхода, в случае проверки он может вызвать неудобные вопросы со стороны представителей контролирующей службы.
Рядом с книгой отзывов и предложений обязательно должна находиться ручка, но не карандаш, чтобы у сотрудников предприятия не возникало желания стереть негативные отзывы. Кроме того, посетителю должно быть предоставлено удобное место для внесения записи в книгу, то есть как минимум стул и стол. При этом клиент имеет полное право не предоставлять администрации заведения никаких личных документов и оставить запись анонимно (правда в этом случае, рассчитывать на письменный ответ со стороны учреждения не придется).
Книга отзывов и предложений всегда должна храниться в организации, которой она принадлежит, передавать ее кому-либо на предмет снятия копий или проверки внесенных в нее сведений, в том числе сотрудникам надзорных структур нельзя.
Руководитель (директор или генеральный директор) компании-держателя книги отзывов и предложений или уполномоченное действовать от его имени лицо должны не реже одного раза в три месяца проверять правильность ведения документа.

Единого, унифицированного образца книги нет, так что предприятия и организации могут составлять ее в свободной форме, хотя бы даже в виде тетради. Тем не менее, есть стандартный перечень данных, который должен обязательно в ней содержаться.

Вся необходимая информация о компании, которой она принадлежит, в том числе
- ее полное наименование (в соответствии с учредительными документами),
- адрес,
- ФИО директора.
Сведения об инстанции, которая занимается контролем за деятельностью организации.
На бланках, отведенных для собственно мнений и предложений, отводится место для внесения контактов посетителей.

Книга относится к перечню документов строгой отчетности, поэтому к ней необходимо относиться очень внимательно. Списывать ее можно только после того, как все листы в ней будут заполнены, а до этого, каждый год необходимо продлевать ее действие путем внесения соответствующей записи.

Здесь приводится пример заполнения книги посетителем. На лицевой стороне листа пишется собственно отзыв/предложение, с обязательным указанием его даты.

Если мнение касается кого-то из работников предприятия, необходимо указать его должность, фамилию, имя, отчество, а также конкретные причины, побудившие к написанию заявления.

На оборотной стороне листа посетитель должен внести свои контактные данные: фамилию, имя, отчество, адрес и телефон.

Ниже администрация организации в установленные сроки описывает меры, принятые по результатам записи. Здесь же должна стоять подпись начальника заведения и дата ответа.

В завершение ставится дата отправления ответа заявителю и отметка со стороны руководителя организации.

Администрация торговой точки, заведения общепита и др. организаций, занимающихся продажей товаров или предоставлением услуг, обязана своевременно отреагировать на поступившее мнение, независимо от того, благодарность это, хвалебный отзыв, претензия или предложение по улучшению работы.

Если это критика действий кого-либо из сотрудников предприятия, то она должна быть проверена и только при наличии доказательств вины сотрудника, к нему могут быть применены дисциплинарные меры воздействия.

В саму книгу отзывов и предложений должна быть внесена запись о принятых мерах (на оборотной стороне листа с мнением посетителя).
В пятидневный период о реакции администрации в письменной форме необходимо сообщить и автору заявления (при условии, что он оставил свои координаты в книге). Причем ответное письмо необходимо писать в двух экземплярах, один из которых нужно отправлять через Почту России заказным письмом с уведомлением о вручении, а второй оставлять на предприятии и хранить в течение одного года с момента написания.

В нашем интернет-магазине вы найдёте современное оборудование по специальной цене от 2000 руб.

Узнать подробности

Вне зависимости от того, отменили ли книгу жалоб и предложений или нет, потребитель имеет право направить претензию владельцу. Претензией могут являться заявления, требования, жалобы. Однако, в сущности, потребитель попросту хочет что-то от вас и считает, что может требовать это по закону. К примеру, человек может потребовать возврата уплаченной денежной суммы, если товар оказался некачественным. Или же потребовать замену товара или услуги, если она не соответствует комплектации или ненадлежащего качества.

В случае допущения потребителем ошибок при составлении жалобы (неправильное оформление, ошибки в названии компании), судебные органы также могут признать составленную претензию действительной. Основным фактором является наличие в жалобе требования, которое не нуждается в аргументации нормативными актами.

Таким образом, с претензиями и их содержимым, если ваша компания их получила, необходимо разобраться и как можно скорее. В случае правоты потребителя, необходимо удовлетворение всех его требований. А в случае неправоты, потребуется составление ответа на претензию, желательно с учетом юридического обоснования отказа. Если компания проигнорирует жалобу или же неправомерно откажет в выполнении требований, то судья может наложить штраф, ссылаясь на статью 13 «Закона о защите прав потребителей», а это:

Половина денежных средств от суммы, которую потребовал потребитель. Это значит, что если истец требовал 30 000 рублей, то при наложении штрафа, компания выплатит их и плюс 15 000 сверху в счет штрафа.

Досудебные претензии входят в список юридически значимых сообщений, которые не могут быть проигнорированы компаниями. А это значит, что они подпадают под пункт 65 Постановления Пленума ВС РФ. Согласно этому пункту, юридически значимые сообщения могут отправляться на электронную почту компаний или посредством других видов связи, если это не запрещено законом или не прописано в договоре. Главное — возможность достоверного установления отправляющего и адресата претензии.

Попросту говоря, при отсутствии в договоре запретов на использование электронной почты, мессенджеров или смс-сервисов компании (если они в открытом доступе), покупатель имеет право направлять претензии любым доступным способом. При игнорировании отправленных претензий, компании будет выписан штраф.

Тем не менее, несмотря на отмену книги жалоб в 2021 году, многие компании не собираются отказываться от них. Хотя некоторые отмечают, что потребители сами редко пользуются возможностью написания отзывов в книгах. Все чаще люди используют другие доступные способы получения нужной информации: обратная связь на сайтах, онлайн-чаты поддержки, а также контактные центры компаний. Кроме того, пользователи интернета часто пишут отзывы на различных сайтах и в социальных сетях.

Основным правилом отклика на претензию, которая направлена в компанию, является разбор проблемы на законодательном уровне. Как-никак, отправляя претензию, потребитель ссылается на закон, по которому он имеет право подать в суд на компанию. Таким образом:

1. В случае правоты потребителя, необходимо незамедлительно удовлетворить его требования, например, обменять покупку, осуществить возврат средств, предоставить услуги ремонта.
2. В случае ошибки потребителя, необходимо аргументировать отказ выполнения требований, объяснить, в чем ошибка. Лучше всего обосновать отказ на законодательном уровне: таким образом потребителю будет яснее причина отказа и возможно он пересмотрит свои аргументы.

Сроки, которые назначены законом для ответа компанией, зависят от состава претензии. Их можно найти в статье «Закона о защите прав потребителей». К примеру, самые популярные причины составления претензий:

Нельзя точно сказать, почему отменили книгу жалоб и предложений только для компаний розничной торговли. Однако весь остальной бизнес обязан иметь ее в наличии, так как за отсутствие можно получить штраф до 30 000 рублей. Компаниям не обязательно реагировать на все записи в книге: положительные отзывы можно оставить без ответа. В то же время, вне зависимости от наличия книги жалоб, компании обязаны отвечать на досудебные претензии потребителей, и в случае правоты удовлетворять требования в указанные законом сроки, чтобы не получить штраф.

В 2021 г. намечаются изменения в электронной подписи. Они коснутся участников торгов, тех, кто сдает отчеты в режиме онлайн, а также использует ЭЦП для иных целей. Электронная подпись для онлайн-кассы В Мультикас вы можете заказать электронную подпись (сертификат КЭП) на ваш USB-носитель или Rutoken по специальной цене 1900 руб. Подробнее о предложении Поправки в закон приняты еще в 2019 г…..

Образец книги жалоб и предложений: где купить, как правильно заполнять и вести?

Книга отзывов и предложений представляет собой официальный документ, который регламентируется законодательством. Это означает, что, во-первых, он обязательно должен быть на всех предприятиях общественного питания и в торговых точках, а во-вторых, он должен быть составлен согласно всем требованиям действующего законодательства. Ведение книги отзывов и предложений обязательно, что указано в Постановлении Правительства РФ №55.

Как написать жалобу, чтобы на нее обратили внимание администрация организации, а также контролирующие органы? Такой вопрос часто возникает у клиентов, особенно тех, которые остались недовольны обслуживанием.

Итак, в жалобе обязательно указывается:

Дата (а по возможности и время) написания;
Свои координаты (если хотите, чтобы вам ответили лично);
Информация о работнике, в отношении которого составлен отзыв;
Детальное описание ситуации;
Если выдвигаются требования о принятии мер, укажите сроки их выполнения;
Подпись лица, составившего обращение, а также ее расшифровка.

На рассмотрение обращения администрации учреждения предоставляется двое суток, а на подготовку ответа – не больше пяти. То есть по окончании семи дней в Журнале должна появиться запись – реагирование на обращение клиента. При указании контактов заявителя, ему направляется информация в письменном виде.

Если ответ на обращение в течение недели заявитель не получил, он вправе обратиться с жалобой в Роспотребнадзор, что повлечет для организации внеочередную ревизию.

Теперь давайте попробуем разобраться конкретно с тем, кому нужна подобная книга. Она обязательно должна быть во всех организациях, занимающихся розничной торговлей, а также во всех заведениях в сферах общественного питания.

Важно заметить, что книга отзывов и предложений должна быть в наличии как в частных заведениях, так и в государственных.

Настоятельно рекомендуется располагать документ на видном и доступном месте. По требованию потребителя, работники обязательно должны предоставить документ. Важно, что работники не имеют права отказать покупателю в написании отзыва, ведь за подобное организацию ждет административное наказание.

Вот так выглядит уголок потребителя в магазине «Пятерочка» — книга жалоб и все правовые документы на видном месте:

Для ускорения рассмотрения обращения покупателя, его необходимо правильно оформить.

Алгоритм заполнения журнала следующий:

Указать время составления записи, дату.
Контактные данные заявителя.
Сведения продавца, в отношение которого делается отзыв.
Описать проблему.
Указать установленный законодательством срок ее разрешения.
Поставить подпись с расшифровкой.

Заявление пишется свободным стилем, но текст выдерживают в деловом характере. Анонимные претензии к рассмотрению не принимаются.

Срок подготовки отзыва на заявление обусловливается двумя рабочими днями с момента его подачи, ответ же дается в течение 5 дней. В случае нарушения срока рассмотрения записи, потребитель вправе обратиться с заявлением в контролирующие органы.

Книгу жалоб отменили. Как теперь работать с претензиями клиентов?

Нормы ведения книги жалоб и предложений регламентируются действующим законодательством. Если подобные нормы нарушаются, потребители имеют полное право обращаться в Роспотребнадзор, который проведет разбирательство.

Если нарушение будет найдено и доказано, организацию ждет административное наказание. Подобным нарушением может быть, например, отказ от предоставления книги отзывов клиенту.

Обратите внимание! Книга обязательно должна быть прошнурована и пронумерована таким образом, чтобы никто не мог вырвать из нее страницы незаметно.

Важно знать, что нельзя книгу жалоб заменить папкой, где можно вставлять и вынимать листы. Если в книге можно заменить лист каким-либо образом – это нарушение.

Несколько слов следует сказать и о пломбе с указанием количества страниц. Чаще всего туда ставится печать и подпись руководителя организации. Иногда также может быть поставлена дата.

Зачастую руководители сами заинтересованы в чтении всех отзывов, поэтому ставят не просто печать организации, а свою личную (если подобная есть), чтобы ее нельзя было подделать.

На титульном листе документа в обязательном порядке указывается следующая информация:

название документа (Книга отзывов и предложений);
полное наименование организации. Обязательно указывается полное наименование, согласно правоустанавливающей документации;
название, а также номер регистрационных документов;
дата начала ведения документа;
печать. Если печати у организации нет, то ставить необязательно;
подпись руководителя организации (владельца, директора).

Единой, унифицированной формы журнала не существует – разрешено для подобной цели использовать обычную школьную тетрадь. В то же время закон не допускает свободного ведения книги и требует выполнения стандартного перечня данных, которые должны быть отражены в документе:

Реквизиты предприятия, которому принадлежит журнал — наименование организации без сокращения, соответственно учредительным документам, юридический адрес, полная именная формула руководителя.
Наименование контролирующей инстанции, осуществляющей надзор за деятельностью данной структуры.
Поля для отражения мнений – это бланки, которые должны содержать свободное место для записей контактов посетителей.

Журнал относится к группе формуляров строгой отчетности, поэтому пренебрежительного отношения к нему не допускается. Списывается и отправляется в архив документ только после полного заполнения. При наступлении следующего календарного года, он официально продлевается посредством занесения соответствующей записи ответственного лица.

Составляется в единичном экземпляре, причем все страницы должны быть прошиты прочной нитью и проставлена порядковая нумерация. Это не позволит удалить из книги негативный отзыв об организации. Если же структура хочет иметь оригинальный образец журнала, его можно заказать индивидуально в типографии.

Стоит отметить, что новые правила торговли избавили от обязанности иметь книгу жалоб (или книгу отзывов и предложений) только организации розничной торговли, то есть интернет-магазины,флайн-магазины.

Если у вас ресторан, парикмахерская, химчистка, турагентство или другой бизнес, связанный с оказанием услуг, книга отзывов и предложений по-прежнему должна быть. Книга отзывов и предложений обязательна для организаций, которые работают с потребителями.

Каких-то особых инструкций к ведению книги жалоб нет — главное, чтобы она была в наличии и выдавалась потребителю по первому требованию. Пожеланий к форме тоже нет — книгу жалоб можно купить в канцелярском магазине или использовать простую тетрадь. Обычно книгу размещают в уголке потребителя.

Претензия может называться как угодно — например, заявление, требование, жалоба. Главное — суть: потребитель требует от вас что-то и считает это требование законным. Например, это может быть заявление на возврат денег за проданный некачественный товар. Или требование заменить товар, потому что он не работает.

Если потребитель допустит в жалобе ошибку в оформлении, например, обратится к конкретному сотруднику или не оформит «шапку» с названием компании, суд все равно может признать такой документ претензией. Главное, чтобы в нем содержалось требование. Аргументировать его ссылками на нормативные акты потребитель не обязан.

Главное правило ответа на претензии, поступившие в компанию в любой форме, — разобраться в ситуации с точки зрения закона. Ведь когда потребитель оставляет претензию, он считает, что его права ущемили, значит, есть какая-то статья закона, которая регулирует проблему.

Если потребитель прав, нужно удовлетворить его требования — например, поменять товар, отремонтировать его, вернуть деньги.
Если потребитель ошибается, нужно дать аргументированный ответ, почему он ошибается и почему в этой конкретной ситуации прав бизнес. Желательно готовить такие ответы со ссылками на законы — так потребитель может не возмущаться из-за отказа, а проверить ваши доводы.

Оставляйте себе доказательство того, что клиент получил ответ. Например, если претензия оставлена в книге жалоб, дайте ответ клиенту в ней же и продублируйте его заказным письмом с описью вложения. Если дело дойдет до суда, сможете доказать свою добросовестность.

Срок, за который необходимо дать ответ, зависит от сути претензии. Обычно он указан в соответствующей статье «Закона о защите прав потребителей». Вот наиболее распространенные ситуации.

Как заполнить и как прошить книгу отзывов и предложений?

Книгу жалоб отменили только для компаний розничной торговли. Остальной бизнес, продающий товары и оказывающий услуги физлицам, книгу жалоб иметь должен. В противном случае компании грозит штраф в размере 20 000–50 000 руб., а ИП — 10 000–20 000 ₽.
Реагировать бизнес должен не на все записи в книге жалоб. Если это отзыв или предложение, на всякий случай можно просто сделать отметку о том, что запись посмотрели. Разбираться и отвечать нужно обязательно, если клиент оставил претензию.
Претензия может называться как угодно, например, заявление, требование, жалоба. Главное — потребитель требует от вас что-то и считает это требование законным.
Претензией считается не только запись в книге жалоб или письменное обращение, отправленное по почте или переданное секретарю. Если прямого запрета в договоре нет, потребитель может обратиться к бизнесу через электронную почту, смс или мессенджер, а также через социальные сети.
Если потребитель прав, нужно удовлетворить его требование. Если не прав, нужно ответить ему отказом, желательно с аргументацией, со ссылками на законы.

При возникновении прений между продавцом магазина и покупателем либо недовольство последнего качеством обслуживания, потребитель имеет право оставить отзыв в тетради предложений.

Если нарушение интересов принесло покупателю непредвиденные расходы, то посетитель имеет основания потребовать компенсацию убытков. Запись подобной претензии также предусматривается журналом для отзывов. Удовлетворить законное требование по компенсации поможет обращение клиента учреждения в Роспотребнадзор либо другие организации исходя из факторов нарушения.

Организация защищает права потребителей на государственном уровне. Если человек посчитает, что его некачественно обслужили либо продали не соответствующий условиям реализации товар, он может составить обращение к Роспотребнадзору. Правильно оформленное заявление позволит ускорить разбирательство и предоставить квалифицированный автору претензии. Некорректно составленные документы для рассмотрения не принимаются.

Для регистрации допускают заявления, которые содержат следующие сведения:

название органа, к которому происходит обращение;
юридический адрес его расположения;
полная именная формула заявителя;
номер контактного телефона;
домашний адрес гражданина;
перечисление факторов, приведших к подаче обращения;
указание даты покупки;
фамилия продавца, номенклатура товара;
требование покупателя;
дата оформления заявления;
подпись адресанта.

Заявку желательно дополнить документами, подтверждающими правоту клиента.

Сильно затягивать не надо. Далее приклеиваем форзацы. Если для печати мы использовали обычную офисную бумагу, то для форзацов надо использовать плотную, от 130 г/м2. Форзацы объединят переплёт и книжный блок в одно целое. Тут важно, чтобы всё полностью высохло.

Нумерация Если в журнале будет отсутствовать хотя бы один лист, то это сразу натолкнёт проверяющий орган на мысль о служебном подлоге на предприятии. Если листы были вырваны, значит была сокрыта какая-то информация, и тут уж будут разбираться, кому это выгодно и почему.

Если проверяющий захочет непременно наказать фирму за что-то, то непрошнурованные документы станут прекрасной «зацепкой» в его деятельности. Пронумеровать книгу можно вручную, при этом нумеруются именно листы, а не страницы. Обложка листом не является, арабские цифры обычно ставятся в правом нижнем углу.

Образец того, как должна выглядеть книга жалоб и предложений

Данная книга хранится в отделе кадров предприятия и заполняется кадровиком.

Важно

После издания приказа ответственный за книгу учета должен правильно заполнить ее титульную страницу.

На титульной странице книги учета трудовых книжек необходимо написать наименование предприятия, которое соответствует названию фирмы.
Также наименование предприятия прописано в уставе организации или в любом другом учредительном документе.
Если организационно-правовая форма компании является индивидуальным предпринимательством, то следует указать личные данные человека, который зарегистрирован в качестве индивидуального предпринимателя.

Кроме этой информации, нужно поставить дату начала и окончания ведения книги учета (в основном такой документ хранится не менее 50 лет, и поэтому к дате начала оформления книги учета потребуется прибавить этот срок). Конечная дата будет обозначать время, до которого книга учета будет храниться в архиве предприятия.

Кадровое делопроизводство и Трудовое право

Кстати, сейчас в интернете есть масса порталов, которые за небольшие деньги и в быстрые сроки могут предложить приобрести любой образец. Плюс такой покупки состоит в том, что журналы уже придут вам с отверстиями для нитки либо даже уже прошитые полностью, и не нужно будет думать о том, как прошивать журнал самому.

При работе с документацией рано или поздно сталкиваешься с необходимостью вести журналы регистрации. Хорошо, если эти знания будут получены не во время очередной проверки каких-нибудь уполномоченных органов.

Прошивка – это важный элемент в делопроизводстве, который лучше не оставлять без внимания, дабы не «попасть на штраф». Если документ сшит неправильно, то в дальнейшем будет проблематично доказать, что подмена сведений не имела места. О том, как правильно прошить, пронумеровать журнал, рассказано в данной публикации.

Перед процедурой сшивания документов необходимо удалить все скрепки и скобы от степлера.

Систематизировать по датам или по значимости и пронумеровать каждый лист документа. Если получившееся дело состоит из множества листов, то можно соединить документы специальными скрепками и приступить к прошиванию.

Для обложки выбирают специальную картонную обложку «Дело». Она бывает разных размеров и качества. Для прошивания стандартных документов используется обычный скоросшиватель формата А4.

Книгу жалоб и предложений размещают в доступном для посетителей месте в специальном футляре. Такими местами могут быть:

торговый зал;
зал обслуживания;
этаж в узле расчёта;
в павильоне, киоске, палатке, автолавке книга находится у продавца и предъявляется по первому требованию.

В следующей статье вы узнаете, как можно вернуть телефон обратно в магазин, если он не подошел.

Желающему внести запись в книгу предоставляют все условия для этого: ручку, карандаш, стол, стул и т.д. От посетителя/покупателя запрещено требовать предъявления документов или объяснения причин написания жалобы или замечания.

В законодательстве закреплена обязанность по ведению данного документа. Об этом говорится в Постановлении РФ No 55 от 1998 года.Эта КОиП заводится предприятием, которое предоставляет услуги по продаже или поставке товаров населению.

Чаще всего обязанность по прошивке КОиП возлагается на бухгалтера предприятия, но прошивкой этого документа могут заниматься и люди, работающие на других должностях.

При оформлении такой КОиП следует брать за основу руководство из инструкции «О книге отзывов и предложений для организаций занимающихся розничной торговлей и организаций общественного питания» (данный документ был Утвержден Приказом Министерства торговли СССР 23.07.1973 под номером 139).

В соответствии с пунктом No 17 данного Приказа, такая книжка должна быть прошнурована, пронумерована и заверена подписью директора организации, также в этой книжке проставляется печать.

В законодательстве закреплена обязанность по ведению данного документа. Об этом говорится в Постановлении РФ No 55 от 1998 года.Эта КОиП заводится предприятием, которое предоставляет услуги по продаже или поставке товаров населению.

КОиП предназначена для того, чтобы любой потребитель мог внести предложения по улучшению деятельности этого предприятия, а также оставить свой положительный или же негативный отзыв о работ конкретного учреждения.

Чаще всего обязанность по прошивке КОиП возлагается на бухгалтера предприятия, но прошивкой этого документа могут заниматься и люди, работающие на других должностях.

В соответствии с пунктом No 17 данного Приказа, такая книжка должна быть прошнурована, пронумерована и заверена подписью директора организации, также в этой книжке проставляется печать.

Процесс прошивки такой книжки не вызовет сложностей. Осуществляется правильная прошивка книги следующим образом:

С помощью дырокола следует сделать в документе два отверстия. Вы также можете сделать это при помощи шила или другого подобного инструмента.
Далее все листы следует пронумеровать. Нумерацию данного документа следует сохранить на протяжении всего документа.
Далее листы документа следует сшить нитью или шнуром.
С задней стороны нити или шнур связываются узлом и заклеиваются отрезком листа.
На лист скрепляющий концы нити ставиться печать организации. Также там ставиться подпись руководителя и пишется количество страниц и дата, когда была произведена прошивка.

КОиП это официальный документ. Прошивать и нумеровать данный документ следует в обязательном порядке. Прошивка защитит книгу от подмены и от вырывания листов из нее.

ВАЖНО. Часть печати должна выходить за рамки листочка, т.е. часть на листе, а часть печати на обложке.

Вот и все ваш документ готов, книжка прошита так как требует закон. Но необязательно делать прошивку самостоятельно, в настоящее время приобрести такой документ не составит труда.

На фотографиях поэтапно показан процесс прошивки книги отзывов и предложений:

Каких-либо правил по прошиванию такого документа нет. Для этого нет необходимости собирать какие-либо особенные материалы. Образец такой книжки вы можете легко скачать в интернете.

Далее, на фото Вы можете увидеть книгу отзывов и предложений:

Для заполнения документа потребуется лишь основная информация об организации, для которой предназначен этот документ.

ВАЖНО. Необходимо заполнить книжку в соответствии с законодательством, потому что если книга заполнена неправильно, то вам могут выписать штраф при проверке.

Размер штрафа будет аналогичен тому, который выписывается за отсутствие данного документа.

Если желания прошивать этот документ у вас нет, то можно приобрести уже готовый вариант. Тогда вам останется только заполнить его в соответствии с правилами ведения такой документации.

Источник: https://moepravo.guru/dokumenty/kniga-zhalob-i-predlozhenij/kak-proshit.html

Данный документ может быть весьма полезным для руководителя организации, так как он дает ему возможность разрешить возникший с посетителем конфликт, не вынося, как говорится, из избы сор.

Да, обязательно. Все фирмы и предприятия сферы услуг или продаж должны завести такую тетрадь (блокнот). Перечень таких организаций довольно большой. Причем на факт наличия книги не влияют размеры предприятия. Это могут быть и мелкие уличные ларьки, и крупные супермаркеты, банки, салоны красоты, химчистки и т. д.

Каждый гражданин России имеет право пожаловаться на неприемлемое обслуживание, либо предоставление некачественного товара. И данные претензия оставляется в книге жалоб, которую должна иметь каждая организация, либо заведение. Также, в данной книге можно оставить предложение, например, по улучшению условий заведения, либо организации лучшего обслуживания. Необходимо заполнить книжку в соответствии с законодательством, потому что если книга заполнена неправильно, то вам могут выписать штраф при проверке.

Это значит, что ответственность за отсутствие регистрации не последует. Однако осуществление данного юридического акта лежит в ваших интересах. Журналом отзывов вправе воспользоваться каждый желающий, который имеет на то веское основание, чтобы донести свое мнение руководству предприятия. Для этого дирекция должна знать, как правильно оформить, провести соответственно законодательству описываемый формуляр.

Первым делом прошиваем нашу книгу:

делаем дырки у корешка книги с помощью шила (количество не имеет значения: два, три, четыре отверстия – неважно);
продеваем в них нитки, связываем;
на последней странице внутри книги завязывается узелок, на который клеится бумажка прямоугольной или квадратной формы;
на этой бумажке пишем: «Прошнуровано, пронумеровано и скреплено печатью…»;
также указываем на ней, кто сделал подпись (должность, Ф.И.О), сколько листов, дату, затем расписываемся.

Что же представляет собой книга отзывов? Можно сказать, что это своего рода документ, который регистрирует позиции посетителей, либо покупателей той или иной организации. Такая книга должна находиться в каждом заведении, занимающемся продажами, или обслуживанием клиентов. Это необходимо для того, чтобы надзорные органы могли прочесть мнения всех писавших, и принять меры.

Информационные технологии прочно вошли в нашу жизнь. Но возможно ли применять электронную версию книги отзывов и предложений? В некотором смысле, да, но это должно быть организовано в виде сайта, и отзывы будут оставлять через интернет.

ВАЖНО! К сожалению, уровень компьютерной грамотности еще не позволяет полностью отказаться от бумажного варианта, поэтому полностью отказаться от него нельзя.

К тому же отметим некоторые плюсы и минусы классического варианта для оставления жалоб:

потребитель оставляет отзыв сразу, на глазах у сотрудников или администрации;
книга доступна для любого посетителя заведения;
нет необходимости заходить в интернет и разбираться в тонкостях оформления отзыва;

Из недостатков отметим, что книга со временем приходит в негодность. Недобросовестные личности могут ее повредить. Так же не стоит исключать природные и техногенные катастрофы, которые ведут к утрате документа (пожар, потоп, землетрясение).

В конечном итоге, книга отзывов и предложений крайне важный документ, которые позволяет подать официальную жалобу, претензию или оставить благодарность, чтобы решить все вопросы без привлечения надзорных органов.

Заведения, которые заботятся о репутации и качестве обслуживания неукоснительно соблюдают правила ведения и никогда не отказывают посетителям в выдаче. Это запрещено законом.

» «

Книга жалоб и предложений является своеобразным средством связи между потребителем или покупателем и руководством предприятия, организации.

Книга является документом строгой отчётности.

В сети можно найти образцы книг жалоб и предложений, но официальная форма утверждена законодательством.

Все отношения между продавцом и покупателем регулируются законом «О правах потребителей» и другими нормативными актами, в частности Постановления Правительства №55 от 19.01.98 года. Согласно им в каждом заведении, которое оказывает какие-либо услуги или продажу товаров должна находиться книга отзывов и предложений.

Существуют ли какие либо правила оформления или заполнения документа? Конечно, но многие из них несут рекомендательный характер. Например, для записей можно использовать обыкновенную тетрадь, но с некоторыми оговорками.

ВНИМАНИЕ! Российское законодательство не исключает возможности самостоятельно изготовить документ. Его так же можно купить в магазине.

Отметим основные правила, по которым должна оформляться книга:

В документе указываются только достоверные данные об организации или компании, а так же отзывы.
Страницы книги нумеруют, чтобы не было возможности вырвать страницу с негативным отзывом.
На первой странице указывают полное название организации, его юридический адрес и прочие данные компании.
Книга содержит правила ведения документа и контактные данные надзорных органов, например, Роспотребнадзора.
Книга в обязательном порядке должна быть прошнурована.
Лист документа условно состоит из двух частей. Лицевая сторона — для непосредственного написания отзывов. Обратная сторона — для пометок и ответов от руководителей. На странице должна быть отдельная область, чтобы посетитель оставил свои контактные данные (телефон, электронную почту, в некоторых случаях адрес).

Далее отметим некоторые нюансы оформления и нахождения в торговой точке, организации и т.д.

Законодательство говорит о том, что книга должна находиться на видном месте. Часто она находится около входа в заведение, например, магазин на стенде с другими нормативными документами. К сожалению, некоторые организации предпочитаются прятать книгу, выдавая ее покупателю только по требованию. Это вызывает большие вопросы при проверке надзорных органов.
Книга отзывов и предложений должна все время находиться в помещении компании. Ее нельзя редактировать, передавать третьим лицам, отказывать потребителю в выдаче или отдавать на проверку надзорным органам. Запрещается снимать копии с книги кому бы то ни было.
Администратор, руководитель организации или другое уполномоченное лицо в обязательном порядке проверяют правильность ведения документа не реже одного раза в три месяца.
На обратной стороне листа, где фиксируются отзывы потребителей, администрация кратко указывает решение проблемы или пишет ответ. Представитель заведения обязан ответить на жалобу клиента даже, если она не обоснована.
Если книга отзывов и предложений не была закончена в текущем году, ее можно использовать в следующем, но с обязательно отметкой об этом.
Для записи предложений или жалоб должно быть оборудовано удобное место. Как минимум стол и стул. Так же в обязательном порядке должна быть ручка, но не карандаш, чтобы сотрудники заведения не смогли удалить или отредактировать запись.

Потребитель не обязан предъявлять администрации какие-либо документы. Он может оставить запись анонимно, но в таком случае не стоит рассчитывать на официальный ответ от заведения.