Учет расчетов с подотчетными лицами 2021
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Учет расчетов с подотчетными лицами 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
Выдавать деньги под отчет можно только за счет наличной выручки. Новые правила наличных расчетов запрещают выдавать деньги подотчетникам за счет других источников (Указание ЦБ от 9 декабря 2019 г. № 5348-У). Например, за счет заемных средств, поступивших в кассу, и даже за счет возвращенных подотчетных сумм. Их сначала нужно сдать в банк.
Раньше возвращенные подотчетные суммы можно было выдать другому работнику под отчет и даже в качестве зарплаты. Теперь же возвращенный подотчетником аванс нужно сдать в банк. Если этого не сделать, вы нарушите правила наличных расчетов (см. письмо ЦБ от 9 июля 2020 г. № 29-1-1-ОЭ/10561). Нарушение влечет штраф на сумму от 40 000 до 50 000 руб. по части 1 статьи 15.1 КоАП.
Разрешено выдавать займы только микрофинансовым и некоторым другим специализированным организациям, например, потребкооперативам (п. 1 Указаний).
Выдавайте наличные деньги под отчет только за счет выручки. Если ее нет, нужно снимать деньги со счета в банке. Также можно перейти на безналичные расчеты с подотчениками.
Подотчетные суммы: учитываем новшества и исправляем ошибки
Раньше было запрещено расходовать поступившие в кассу наличные деньги, кроме отдельных операций. Теперь же списка исключений нет. Но есть перечень разрешенных операций.
Значит, сумму подотчетных средств, выданных из кассы, подотчетник тоже вправе тратить только на разрешенные цели, в частности, для оплаты товаров (кроме ценных бумаг), работ, услуг.
Выдать из подотчетной суммы, к примеру, заем, нельзя, если вы не специализированная организация (микрофинансовая или потребкооператив). За такое нарушение можно быть оштрафованными на сумму до 50 000 руб.
В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.
Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.
Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.
Подоточетником называют сотрудника фирмы (или ИП), которому работодатель авансом выдает денежные средства в целях совершения покупок, необходимых для ведения своей деятельности, как правило на приобретение канцтоваров, хозпринадлежностей, ГСМ, а также на командировочные и представительские расходы.
Регламентируются отношения участников данных правоотношений следующими основными нормативными актами:
- указанием Банка России «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» от 11.03.2014 № 3210-У;
ВНИМАНИЕ! С 30.11.2020 в указ 3210-У внесли ряд поправок. Так, например, согласно новым правилам распорядительный документ можно составить на несколько выдач наличных денег одному или нескольким работникам. В этом случае нужно указать фамилию, сумму и срок, на который выдают деньги, по каждому работнику.
Какие еще нововведения в порядке учета кассовых операций вступили в действие, рассказали эксперты КонсультантПлюс. Получите пробный доступ к системе К+ и бесплатно переходите в обзорный материал.
- приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана счетов бухгалтерского учета финансово-хозяйственной деятельности организаций и инструкции по его применению» от 31.10.2000 № 94н;
- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- КоАП РФ;
- Трудовым кодексом РФ.
Кроме того, к правоотношениям с подотчетными лицами следует применять письма разъяснительного характера, изданные структурами финансового ведомства РФ: Минфином, ФНС, Банком России. Примером такого разъяснения могут служить письмо Минфина РФ от 21.07.2017 № 09-01-07/46781 (о возможности выдачи под отчет денег в безналичной форме).
Трудовое законодательство также имеет непосредственное отношение к вопросу регулирования отношений с подотчетными лицами. Так, ТК РФ:
- распространяет на руководителя общий порядок оформления подотчетных сумм вследствие наличия у него трудовых отношений с фирмой, выдающей деньги под отчет, – ст. 16–19 ТК РФ;
- определяет обязанность возмещения работником неизрасходованных отчетных сумм в сроки, в течение которых к нему можно предъявить претензии, – ст. 137 ТК РФ;
- устанавливает ограничение сумм удержаний из зарплаты работника – ст. 138 ТК РФ;
- обязывает работодателя осуществлять компенсации работнику при использовании его личного имущества, в т. ч. денег (ст. 188 ТК РФ), компенсировать расходы при направлении в служебные командировки (ст. 165, 168, 168.1 ТК РФ).
Внутренний документ о порядке расчетов с подотчетными лицами по выданным денежным средствам на хозяйственные нужды разрабатывается в организации, чтобы обеспечить полный контроль движения подотчетных сумм, их целевого использования и правильного отражения в бухгалтерском учете.
При разработке Положения необходимо пользоваться нормативными документами, регламентирующими отношения участников и их действия:
- указанием ЦБ РФ «О порядке ведения кассовых операций» от 11.03.2014 № 3210-У;
- законом «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ;
- приказом Минфина РФ «Об утверждении Плана бухгалтерских счетов» от 31.10.2000 № 94н;
- Трудовым кодексом РФ.
Положение может являться приложением к учетной политике, а может быть и самостоятельным локальным документом.
Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.
Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:
- служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
- приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
- уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Расчет с подотчетными лицами — нормативные документы
Деньги в подотчет выдаются работникам предприятия на осуществление расходов, связанных с непосредственной деятельностью организации. Согласно п. 5 указания № 3210-У, работник — это лицо, с которым заключен трудовой договор или договор гражданско-правового характера. Это значит, что получить деньги может как штатный сотрудник, так и подрядчик со стороны.
В данном пункте Положения можно дать общее описание того, на какие расходы будут выдаваться деньги работникам:
- административно-хозяйственные,
- представительские,
- командировочные.
А можно на усмотрение руководства издать отдельный приказ об утверждении списка хозяйственных расходов и сумм, в пределах которых будут выдаваться денежные средства. Подотчетные суммы, превышающие указанные в приказе, должны утверждаться руководителем дополнительно.
Сроки, на которые подотчетник может получить деньги, также определяются руководством и могут быть одновременно прописаны в приказе с перечнем целей выдачи аванса и его лимита. В самом же Положении следует указать, что конкретные сроки на определенные подотчетные суммы указаны в отдельном приказе. Для неоговоренных в приказе случаев следует зафиксировать пункт в Положении, определяющий общий максимальный срок подотчета, например не более месяца.
Список работников, имеющих право получать денежные средства на хозяйственные расходы облегчит работу бухгалтера. Его можно представить в данном Положении в виде перечня должностей. Конкретные же фамилии лучше собрать в специальный список подотчетных лиц и издать отдельным приказом, чтобы не переиздавать все Положение из-за внесения в список дополнительного подотчетного лица.
Как правильно составить приказ, узнайте из этой статьи.
Снизить риски от ошибок в документальном оформлении подотчета работодателю помогут несколько действий:
- Детализируйте порядок оформления подотчета в локальных актах.
Внесите условие о возможности выдачи денег под отчет и возврате неиспользованных подотчетных сумм как в наличной, так в безналичных формах во внутренние локальные акты (учетную политику, Положение о выдаче подотчетных сумм или иные внутрифирменные документы).
Предусмотрите также, что при безналичной форме расчетов подотчетные суммы перечисляются на личные или зарплатные карты сотрудников с расчетного счета работодателя.
Не забудьте прописать сроки представления авансового отчета по подотчету, перечисленному на карту сотруднику — такой срок законодательно установлен только при выдаче наличного подотчета. Это необходимо, чтобы пресечь злоупотребления со стороны сотрудников.
Ознакомьте сотрудников под роспись с установленными в компании подотчетными правилами.
Образец Положения о расчетах с подотчетными лицами смотрите в системе Консультант+.
- Оформите приказ о подотчетных лицах.
В приказе зафиксируйте:
- список сотрудников, имеющих право получать деньги под отчет;
- допустимую к выдаче максимальную сумму;
- предельные сроки, на которые выдаются подотчетные средства.
Обычно такой приказ оформляется в начале года на 12 месяцев или на больший срок. При необходимости в него вносятся изменения и дополнения.
Разрабатывая Положение, необходимо отразить, при соблюдении каких условий должна происходить выдача подотчетных сумм. Эти правила описаны в п. 6.3 порядка ведения кассовых операций:
- Выдача денег в подотчет осуществляется на основании заявления работника (с 30.11.2020 в нем не обязательно указывать сумму и срок, на который выдается аванс) либо распорядительного документа руководителя (с 30.11.2020 его разрешено оформлять на несколько выдач наличных денег одному или нескольким подотчетным лицам, при этом в документе должны быть указаны Ф.И. О. получателей, суммы подотчета и сроки, на которые они выдаются).
ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наличие задолженности по подотчетным суммам не является ограничением для получения нового аванса (п. 1.3 указания № 4416-У).
- Желательно отметить и срок, в течение которого директор рассматривает и подписывает заявление, и на протяжении какого времени после этого работнику необходимо выдать деньги в подотчет. Если деньги выдаются по приказу директора, то аналогично укажите срок, в течение которого работник получает денежные средства под отчет в кассе.
- В Положении следует также зафиксировать следующий момент. При условии, когда работник не может по какой-либо причине (отсутствия наличных в кассе компании или его нахождения на рабочем месте) получить аванс, но вправе с устного согласия руководителя сделать расходы в интересах фирмы из собственных средств, производится их последующая компенсация на основании заявления сотрудника.
Подробнее см.: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».
- Если сотрудник получает аванс для расчета по доверенности организации, то необходимо отметить в Положении, в каких случаях это должно происходить. Также следует написать о том, что расчеты наличными от имени компании с юрлицами и ИП по одному договору не должны превышать установленного законом лимита (на 2021 год он составляет 100 000 руб.).
Каким документом и как регламентируется расчет наличными, прочтите здесь: «Какой предельный размер расчетов наличными между юридическими лицами?».
Подотчетная сумма — денежные средства, выданные работнику (подотчетному лицу) авансом на расходы организации, например, на:
- хознужды;
- покупку или оплату товаров (работ, услуг);
- командировочные расходы.
За выданные суммы подотчетник в установленный срок должен отчитаться в случае:
- выдачи ему денежных средств из кассы организации;
- перечисления подотчетных средств на личную карту;
- снятия (оплаты) денежных средств работником с корпоративной карты;
- получения денежных документов из кассы организации.
Положение о расчетах с подотчетными лицами: образец
Больше нет обязательного срока для сдачи в бухгалтерию авансового отчёта и подтверждающих документов. Раньше работник должен был отчитаться в течение трёх рабочих дней:
- либо со дня выхода на работу,
- либо со дня, следующего за истечением срока, на который выданы деньги.
Теперь руководители сами решают, когда работникам отчитываться. Новый срок надо прописать в локальных документах или указывать в каждом приказе о выдаче денег под отчёт.
ОП теперь могут не вести кассовую книгу, если не хранят наличные и после каждой смены передают их в кассу юрлица.
До поправок все ОП, которые принимали и выдавали наличные, должны были вести кассовую книгу. Если расчётного счёта не было, обязанность тоже сохранялась. За отсутствие своей книги налоговики штрафовали компании на 50 тыс. рублей, а руководителей на 5 тыс. рублей.
Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):
1 Сумму необходимых для покупки средств.
2 Срок, на который выдаются ДС.
3 Разрешающую визу руководителя и дату.
В 2021 году допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).
Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина № 03-11-11/42288).
Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.
Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-11841-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-10884).
Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.
Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.
Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.
Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).
Отметим, что в 2021 году получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).
Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.
Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:
• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
• работники заранее планируют свои расходы;
• работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.
Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.
Новые правила кассовых операций и выдачи наличных под отчёт в 2021 году
Согласно новой редакции пп. 5.1 п. 5 Указания № 3210-У кассир при приеме денежных банкнот теперь обязан удостовериться в их платежеспособности.
Напомним, признаки платежеспособности банкнот (монет) приведены в Указании ЦБ РФ от 26.12.2006 № 1778-У. Согласно данному документу платежеспособными признаются банкноты и монета ЦБ РФ, имеющие силу законного средства наличного платежа на территории РФ (в том числе изымаемые из обращения), не содержащие признаков подделки, без повреждений или с повреждениями следующего характера:
-
банкноты загрязнены, изношены, надорваны, имеют потертости, небольшие отверстия, проколы, посторонние надписи, пятна, оттиски штампов, утратили углы, края;
-
монета имеет мелкие механические повреждения.
Другими словами, кассир в настоящее время может принимать лишь банкноты, имеющие незначительные повреждения. К примеру, он не вправе отказать в приеме надорванной купюры, так как она в силу вышеперечисленных признаков не признается поврежденной.
Кроме того, Указанием ЦБ РФ № 5587-У введен запрет на выдачу кассиром банкнот, которые имеют одно и более повреждений, указанных в п. 2.9 Положения ЦБ РФ от 29.01.2018 № 630-П (далее – Положение № 630-П). В связи с этим пп. 6.2 п. 6 Указания № 3210-У дополнен соответствующим положением.
Согласно п. 2.9 Положения № 630-П кассир не должен выдавать из кассы платежеспособные монеты, имеющие повреждения механического, химического или термического характера (они признаются дефектными), и платежеспособные банкноты, имеющие одно и более из следующих повреждений (они признаются ветхими):
-
загрязнение поверхности лицевой или оборотной стороны, приводящее к снижению яркости изображения на 8 % и более;
-
посторонняя надпись, состоящая из двух и более знаков;
-
посторонний рисунок, оттиск штампа;
-
контрастное пятно диаметром 5 мм и более;
-
разрыв (разрывы) края банкноты длиной 7 мм и более;
-
сквозное отверстие, прокол диаметром 4 мм и более;
-
нарушение целостности банкноты, заклеенное клеящей лентой.
Банкноты (монеты), имеющие одно и более из перечисленных повреждений, подлежат сдаче в банк.
И еще: ранее (то есть до 30.11.2020) кассир при выдаче наличных денег из кассы в силу пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У обязан был провести идентификацию получателя по предъявленному им паспорту или другому документу, удостоверяющему его личность в соответствии с требованиями законодательства РФ, либо по предъявленным получателем доверенности и документу, удостоверяющему его личность.
В настоящее время у кассира отсутствует обязанность по проверке документов, удостоверяющих личность получателя наличных денег, поскольку абз. 3 и 4 пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У утратили силу. Сейчас при выдаче денег из кассы кассир должен лишь удостовериться в том, что они выдаются лицу, указанному в расходном кассовом ордере (новая редакция пп. 6.1 п. 6 Указания № 3210-У).
Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У выдача денег подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна оформляться на основании приказа или иного распорядительного документа руководства учреждения либо письменного заявления работника[2]. При этом и заявление, и распорядительный документ должны содержать сведения о сумме и сроке, на который она выдается, а также подпись руководителя учреждения и дату. Кроме того, в вышеупомянутых документах должна быть описана цель выдачи подотчетных средств (например, на командировки, хозяйственные нужды, закупку материалов), чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью учреждения.
Сроки (минимальный и максимальный), на которые могут быть выданы подотчетные суммы, в настоящее время не установлены ни одним правовым актом. Следовательно, формально учреждение вправе определить их самостоятельно. Также ему следует учесть, что закон не обязывает составлять такие распорядительные документы. Иными словами, срок для выдачи подотчетной суммы может быть установлен в каждом конкретном случае индивидуально. К примеру, учреждение вправе указать различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на командировки, хозяйственные нужды, закупку канцтоваров и т. д.).
В Письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ / 20642 сказано, что распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер (см. также Письмо ФНС РФ от 18.08.2020 № СД-4-3 / 13276@). При этом представители ЦБ РФ не возражал против указания нескольких работников в распорядительном документе. Так, в Письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ / 24158 было отмечено, что если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетных лиц, суммы, целей и срока ее выдачи.
В настоящее время такая возможность закреплена нормативно. Согласно новой редакции абз. 1 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У учреждение на законных основаниях вправе указать нескольких работников в одном распорядительном документе, на основании которого им выдаются наличные деньги под отчет.
Кроме того, прежняя редакция пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У возлагала на подотчетное лицо обязанность по представлению авансового отчета об израсходованных подотчетных средствах в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдавались эти суммы. Если данный срок истекал в период, когда работник отсутствовал на рабочем месте (например, болел или был направлен в другую командировку), сдать авансовый отчет нужно было не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.
В настоящее время руководитель учреждения вправе самостоятельно установить сроки представления авансовых отчетов работниками, получившими подотчетные суммы (за исключением авансовых отчетов по командировкам). Это закреплено в новой редакции абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.
Если подотчетное лицо не представит в установленный срок авансовый отчет и не возвратит средства, полученные под отчет, руководитель учреждения в течение месяца после наступления последнего дня для сдачи авансового отчета (ст. 137 ТК РФ) может принять решение об удержании этих средств из зарплаты работника. В таком случае необходимо будет не только ознакомить работника с приказом об удержании средств из его зарплаты, но и получить его подпись на данном приказе.
Кроме того, возможен вариант прощения долга в виде невозвращенных подотчетных сумм (для этого также необходимо оформить соответствующий приказ). Правда, в данной ситуации с суммы прощенного долга работодателю придется исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Датой возникновения дохода у работника будет считаться дата подписания документа, в котором он оповещается о том, что долг прощен (п. 2 ст. 415 ГК РФ). Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).
Работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой подотчетных суммах в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Данное требование закреплено в п. 26 Положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Поэтому формально учреждение не вправе самостоятельно устанавливать срок для представления работниками авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировками подотчетных суммах.
Заработная плата, которая не была выплачена работнику, должна быть депонирована. В связи с этим в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир в расчетно-платежной ведомости должен был сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Еще он должен был рассчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных средств и сумму, подлежащую депонированию. Эти требования были установлены пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У.
Депонированные суммы, как правило, сдавались в банк, хотя положения Указания № 3210-У и не запрещали хранить их в кассе учреждения. Поэтому учреждение могло не сдавать в банк депонированные денежные средства (конечно, при условии, что лимит остатка наличных денег в кассе не был превышен).
Теперь депонировать невыплаченную зарплату учреждению больше не нужно, поскольку абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У утратил силу.
Начиная с 30.11.2020 учреждениям разрешено вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работника. Это следует из нового положения п. 4 Указания № 3210-У, которым установлены требования к таким устройствам. В частности, автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков, указанных в п. 1.1 Положения № 630-П.
За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:
-
для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб.;
-
для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.
Нарушениями в данном случае считаются:
1) осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;
2) неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;
3) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;
4) накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.
При этом выручка, полученная в кассу без надлежащего документального оформления или оформленная не в срок (не в тот же день), признается неоприходованной. Отражение в кассовой книге не всех оформленных в течение дня кассовых документов является неполным оприходованием наличных денег, в том числе выручки. Такой вывод следует из Указания № 3210-У.
При выявлении административных правонарушений, связанных с несоблюдением порядка ведения кассовых операций, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, в каждом случае составляются протоколы об административных правонарушениях, при этом административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (см. Письмо ФНС РФ от 17.08.2017 № СА-4-20 / 16322).
Административное правонарушение, связанное с неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности, относится к правонарушениям в сфере финансов, в отношении которых КоАП РФ не установлены специальные сроки давности.
По общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). При длящемся административном правонарушении этот срок начинают исчислять со дня его обнаружения (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ).
Срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, в отношении которого обязанность, предусмотренная правовым актом, не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления такого срока (п. 14 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5).
В названном случае моментом начала и окончания административного правонарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу. Следовательно, это правонарушение является разовым и не относится к категории длящихся.
Таким образом, в отношении правонарушения, которое заключается в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, подлежит применению общий срок давности (два месяца), исчисляемый со дня, на который установлен факт неоприходования денег в кассу. Подтверждением сказанному является, например, Постановление АС СЗО от 15.05.2020 № Ф07-3675/2020 по делу № А56-150168/2018. В нем указано, что постановление о назначении административного наказания в отношении эпизодов за 29.08.2018 и 30.08.2018 было вынесено 31.10.2018, то есть за пределами срока давности привлечения к административной ответственности, установленного ст. 4.5 КоАП РФ. В итоге данное постановление было отменено.
[1] Как указано в Письме ЦБ РФ от 04.05.2012 № 29-1-1-6 / 3255, данное требование должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций таким подразделением (см. также постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335 / 2017 по делу № А40-166498 / 17, от 28.11.2018 № 09АП-53986 / 2018 по делу № А40-85393 / 18).
[2] Такое заявление составляется в произвольной форме.
Новшества в правилах ведения кассовых операций
Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.
- Расчеты с подотчетными лицами
- Подотчетные суммы
- Выдача денежных средств под отчет наличными
- Выдача подотчетных сумм безналичным способом
- Авансовый отчет
- Подтверждающие документы
- Кассовые чеки
- Компенсация расходов работников в интересах организации
Для документального оформления выдачи денежных средств подотчетному лицу и последующего контроля за их расходованием необходимо оформить следующие документы:
- Заявление подотчетника либо распорядительный документ работодателя.
Выдать деньги под отчет банкиры позволяют только при наличии одного из документов, оформленного в письменном виде (п 6.3 Указания Банка России «О порядке ведения кассовых операций…» от 11.03.2014 № 3210-У):
- заявления подотчетного лица;
- Лраспорядительного документа работодателя (приказа, распоряжения и т. д.).
Оформляется такой документ на каждую выдачу наличных денег. Форма — произвольная, но с указанием (Письмо Банка России от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/20642):
- ФИО подотчетного лица;
- цели получения подотчетных денег;
- размера подотчетной выплаты;
- срока ее возврата;
- подписи руководителя;
- даты и регистрационного номера.
Если подотчетные деньги перечисляются на банковскую карту сотрудника, в документе должны присутствовать детальные реквизиты, необходимые для оформления перечисления.
Не всегда документальное оформление расчетов с подотчетными лицами ограничивается только заявлением, кассовыми документами и авансовым отчетом с приложенными подтверждающими документами.
Среди дополнительных подотчетных бумаг можно назвать:
- служебную записку (если работник ездил в командировку на автомобиле), отчет (при осуществлении представительских расходов), иные необходимые пояснительные документы;
- приказ об удержании подотчетных сумм — он нужен, если подотчетник не сдал авансовый отчет и не вернул деньги (ст. 137 ТК РФ);
- уведомление (сообщение) и приказ о прощении подотчетного долга — оформляются в том случае, если работодателем принято решение не взыскивать с работника указанные суммы (п. 2 ст. 145 ГК РФ, п. 6 ст. 226 НК РФ).
Разбираемся с новыми правилами для подотчета
С конца марта 2020 года компании при выдаче подотчетных денег должны руководствоваться новыми правилами наличных расчетов (Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У «О правилах наличных расчетов»). Они не изменили коренным образом прежние нормы из Указания от 07.10.2013 № 3073-У, но частично подкорректировали их.
Новое указание предписывает производить наличные расчеты между компаниями, ИП и физлицами за счет налички, поступившей в кассу участника наличных расчетов с его банковского счета (Письмо ЦБ от 04.06.2020 № 45-19/5013).
Получается, что выдать наличные средства под отчет из наличной выручки можно, а вот возвращенный одним сотрудником в кассу неизрасходованный подотчетный аванс сразу выдать другому подотчетному лицу станет рискованной процедурой, которая привлечет внимание контролеров. Наказание за подобное нарушение — для должностных лиц от 4 000 до 5 000 руб., для компаний от 40 000 до 50 000 руб. (ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ).
В такой ситуации придется деньги сначала сдать в банк, а затем снять и уже затем выдать подотчетнику.
Повлияет ли такой порядок на подотчетный документооборот? Скорее всего нет. Прибавиться работа кассирам и бухгалтерам по оформлению приходно-расходных кассовых документов, а набор документов подотчетника от этого не изменится.
- Оформление подотчетных денег начинается с заявления подотчетного лица или приказа (распоряжения) работодателя.
- На основе этого документа наличные средства выдаются из кассы или расчетного счета после оформления платежных документов (РКО или платежного поручения).
- Чтобы отчитаться за потраченные подотчетные средства, сотруднику необходимо собрать подтверждающие документы и заполнить авансовый отчет.
- Если документы по подотчетным суммам оформлены с ошибками или авансовый отчет не представлен, а выданный под отчет аванс не возвращен, возникают налоговые риски.
\r\n\r\n
В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:
\r\n\r\n
В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:
\r\n\r\n
| \r\n\t\t\t
Дебет \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
Кредит \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
Описание \r\n\t\t\t |
|---|---|---|
| \r\n\t\t\t
0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения» \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту \r\n\t\t\t |
| \r\n\t\t\t
0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) \r\n\t\t\t |
||
| \r\n\t\t\t
0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) \r\n\t\t\t |
||
| \r\n\t\t\t
1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) \r\n\t\t\t |
\r\n\r\n
Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.
\r\n
\r\nУчреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.
\r\n
\r\nВторой документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.
\r\n
\r\nВ целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).
\r\n
\r\nВ таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:
\r\n\r\n
| \r\n\t\t\t
Дебет \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
Кредит \r\n\t\t\t |
\r\n\t\t\t
Описание \r\n\r\n За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены. \r\n\r\n
\r\n\t \r\n \r\n\r\n На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете. \r\n\r\n
\r\n\r\n Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов: \r\n\r\n
|
|---|