29.04.2021

Новый гост 2021 года по делопроизводству

Автор: admin Права работников Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Новый гост 2021 года по делопроизводству». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

2. ГОСТ по делопроизводству и документообороту – 2021: что изменится в правилах

3. Гост требования к оформлению документов 2021

4. Новый ГОСТ для оформления документов

5. Изменения 2021 года госты делопроизводство

6. Срок хранения документов в 2021 году

7. Требования к оформлению документов по делопроизводству

8. Минский городской методический портал

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.

Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

Новый стандарт устанавливает ряд новых требований к документообороту, отличающихся от тех, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере. Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ).

Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.

Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 ГОСТ).

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
Ф.И.О. его владельца;
срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту – 2021: что изменится в правилах

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

Как закрыть делопроизводственный год

Новый ГОСТ с 1 июля 2021 года заменит действующий с 2003 года ГОСТ Р 6.30-2003. По правилам, которые были установлены старым стандартом, оформляют организационно-распорядительные документы большинство предприятий. Это удобно организациям, взаимодействующим друг с другом по единым нормам и требованиям. Это также позволяет придерживаться единообразия при оформлении внутренних документов.

Поэтому локальными нормативными актами предприятий предусматривалось применение единого стандарта оформления документов.

Если в организации действовал старый государственный стандарт, проверьте, чтобы в нормативных актах ссылки на него были заменены на новый ГОСТ оформления документов с 1 июля.

К организационно-распорядительным документам относятся не только те, что включены в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации».

Любая справка, служебная записка или письмо будет считаться документом только при наличии реквизитов. Для каждого вида документов перечень реквизитов свой.

Как заполняются и как располагаются на бланке документа эти реквизиты, определяет ГОСТ делопроизводство 2021 года.

В правила оформления текстовых документов по ГОСТ-2021 внесены следующие изменения:

для текстов рекомендовано использовать шрифты Arial (размер 12–13), Calibri (14), Times New Roman (размер 13–14), Verdana (размер 12–13); рекомендуемый интервал 1-1,5 с отступом 1,25 см;
если в документе более одной страницы, их нумеруют; номер страницы проставляют в середине поля, расстояние от верхнего края листа — не менее 1 см;
если документ напечатан на обеих сторонах листа, ширина левого поля на лицевой стороне должна быть равной ширине правого поля на оборотной.

Основные изменения, которые содержатся в новом ГОСТ по делопроизводству 2021, касаются реквизитов. Их общее количество осталось таким же, как и в старом ГОСТе — 30. Корректировки внесены, чтобы упростить работу делопроизводителям и кадровикам, надзорным и контролирующим органам. Сравнение списка обязательных реквизитов по старому и новому ГОСТ по делопроизводству представлены в таблице.

Таблица. Сравнение реквизитов старого и нового ГОСТ делопроизводство 2021 года

Номер реквизита	поГОСТ Р 6.30-2003	поГОСТ Р 7.0.97-2021
01	Государственный герб Российской Федерации	Герб, в том числе: РФ, субъекта РФ или муниципального образования
02	герб субъекта Российской Федерации	эмблема
03	эмблема организации или товарный знак (знак обслуживания)	товарный знак (знак обслуживания)
04	код организации	код формы документа
05	основной государственный регистрационный номер (ОГРН) юридического лица	наименование организации — автора документа
06	идентификационный номер налогоплательщика/код причины постановки на учет (ИНН/КПП)	наименование структурного подразделения — автора документа
07	код формы документа	наименование должности лица — автора документа
08	наименование организации	справочные данные об организации
09	справочные данные об организации	наименование вида документа
10	наименование вида документа	дата документа
11	дата документа	регистрационный номер документа
12	регистрационный номер документа	ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа
13	ссылка на регистрационный номер и дату входящего документа	место составления (издания) документа
14	место составления или издания документа	гриф ограничения доступа к документу
15	адресат	адресат
16	гриф утверждения документа	гриф утверждения документа
17	резолюция	заголовок к тексту
18	заголовок к тексту	текст документа
19	отметка о контроле	отметка о приложении
20	текст документа	гриф согласования документа
21	отметка о наличии приложения	виза
22	подпись	подпись
23	гриф согласования документа	отметка об электронной подписи
24	визы согласования документа	печать
25	оттиск печати	отметка об исполнителе
26	отметка о заверении копии	отметка о заверении копии
27	отметка об исполнителе	отметка о поступлении документа
28	отметка об исполнении документа и направлении его в дело	резолюция
29	отметка о поступлении документа в организацию	отметка о контроле
30	идентификатор электронной копии документа	отметка о направлении документа в дело

Обратите внимание!

Наименование и номер некоторых реквизитов в старом и новом ГОСТ по делопроизводству совпадают. Это реквизиты с порядковым номером 15 «адресат»,16 «гриф утверждения документа»,22 «подпись» и 26 «отметка о заверении копии».

Если сравнить данные приведенные в таблице, видно, что теперь в ГОСТ требования к оформлению документов 2021 сведения об авторе содержат сразу три реквизита — наименование организации (05), ее подразделения (06) и должности лица, составившего документ (07). Появился новый реквизит «Гриф ограничения доступа к документу» (14). Он используется в случае, когда документ содержит сведения, составляющие государственную, коммерческую или служебную тайну.

Гост требования к оформлению документов 2021

Второе – не рекомендуется оставлять ячейки без данных. Можно вставить прочерк (символ «тире»), но не бросать пустую.
Третье – отрывать тему таблицы от самих ячеек при переносе с предыдущей страницы на следующую нельзя. Рекомендуется указывать наименование, делать «шапку», под ней пару – тройку табличных строчек, и лишь после переносить основную часть таблицы на новую страницу.

Начальный кусочек горизонтальной чертой не подчеркиваем. Над второй частью таблицы набираем с левой стороны «Продолжение таблицы» с номером.

Название помещают только над первой частью таблицы. Например: Продолжение таблицы 3. При подготовке текстовых документов с использованием программных средств надпись «Продолжение таблицы» допускается не указывать.

Запрещается заголовки набирать лишь строчными буквами.

Важно Выполнение заголовка таблицы по ГОСТу 2021 Оформление таблиц по ГОСТу 2021 года предполагает, что заголовок таблицы содержит такие составляющие части:

само название графического элемента – «Таблица»;
номер таблицы по порядку арабскими цифрами;
необходимый знак тире и название с большой буквы.

Наименование должно быть кратким, точным и отражать ее содержимое. При расположении его над самой таблицей абзацный отступ не соблюдается.

Набирается предложение одной строкой, без точки в конце. Пример: Таблица 2.8 – Наименование Недопустимые оплошности Когда речь идет об оформлении таблиц по ГОСТу 2021 года, существуют нюансы, которые ни в коем случае нельзя нарушать.

Между тем, оформление таблиц по ГОСТу 2021 года должно соответствовать общеустановленной схеме. Отметим, что в новом учебном году стандарт не поддавался изменениям, поэтому студентам, которые не в первый раз столкнулись с написанием научно-практического исследования на заданную тему, можно не волноваться.

Но напомнить правила еще раз не будет лишним. В 2021 году требования к оформлению табличек на столько же строги как и годами ранее. Безусловно, их выполнение должно быть наиболее точным и исключать всевозможные опечатки, ошибки и т.п. В нашем материале рассмотрим способы оформления таблиц в соответствии с требованиями и нормативами действующих ГОСТов.

Сразу обращает на себя внимание новый важный раздел «Общие требования к созданию документов», который систематизирует и описывает правила, касающиеся всех видов реквизитов, в том числе текста:

номера страниц;
предпочтительные гарнитуры и размеры шрифтов;
абзацный отступ;
величина межстрочного интервала, интервалов между буквами и словами;
выравнивание текста;
максимальная длина строки при угловом и продольном расположении;
правила выделения полужирным текстом;
оформление титульного листа.

Изменения в существующих разделах ГОСТов по делопроизводству. Изменения в существующих на сегодняшний день разделах стандарта направлены на его усовершенствование.

Новый ГОСТ для оформления документов

Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

Новый ГОСТ отдает предпочтение четырем шрифтам, при этом для каждого рекомендует свой размер:

Times New Roman — 13 или 14;
Calibri — 14;
Arial — 12 или 13;
Verdana — 12 или 13.

Уменьшать их можно в таблицах для экономии места. Интервал разрешено использовать как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не может превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.

Изменились правила заверения копий документов. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.

Еще одно важное новшество — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не использовали. Поэтому стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
Ф.И.О. его владельца;
срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу может присутствовать ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Запрещается заголовки набирать лишь строчными буквами. Важно Выполнение заголовка таблицы по ГОСТу 2021 Оформление таблиц по ГОСТу 2021 года предполагает, что заголовок таблицы содержит такие составляющие части:

необходимый знак тире и название с большой буквы.
само название графического элемента – «Таблица»;
номер таблицы по порядку арабскими цифрами;

Наименование должно быть кратким, точным и отражать ее содержимое.

При расположении его над самой таблицей абзацный отступ не соблюдается. Набирается предложение одной строкой, без точки в конце.

Пример: Таблица 2.8 – Наименование Недопустимые оплошности Когда речь идет об оформлении таблиц по ГОСТу 2021 года, существуют нюансы, которые ни в коем случае нельзя нарушать. Что непозволительно при создании таблиц по ГОСТу в 2021 году?

Первое – запрещается ставить кавычки или схожие элементы вместо повторяющихся частей таблицы.

Изменения 2021 года госты делопроизводство

и заверяется печатью организации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном » мп» («место печати»). для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. в новом стандарте появились новые разделы 2 «нормативные ссылки» и 3 «общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа alt=»Оформление документов по госту с примером»>

Из п. 1 ст. 4 закона № 162-ФЗ «О стандартизации в РФ» от 29 июня 2015 г. следует, что данный ГОСТ может применяться только добровольно. Добровольность считается одним из наиболее важных принципов стандартизации. Его практическое применение характеризуется следующими особенностями:

руководство учреждения или предприятия уполномочено самостоятельно принимать решение о применении правил стандартизации;
в случае применения в организации стандарта он рассматривается ее администрацией как нормативный документ;
административная ответственность за отказ руководствоваться положениями ГОСТа при ведении делопроизводства не может наступать ни при каких обстоятельствах.

При разработке стандарта учитывался практический опыт ведения документации в организациях. В нем закреплены рекомендации, признанные оптимальными на момент их утверждения. Использование ГОСТа дает организации ряд преимуществ:

исключает вероятность появления проблемных ситуаций в процессе взаимодействия между собой различных организаций;
способствуют повышению культуры работы с документацией;
документы, составленные согласно предписаниям ГОСТа, обладают большей юридической значимостью;
во время судебного разбирательства оформление документов также оценивается судом;
ведение делопроизводства с соблюдением стандартов оправдано с экономической точки зрения.

Руководство организации может придать юридическую значимость ГОСТу Р 7.0.97-2016, добавив его положения в локальные нормативные акты. В первую очередь они включаются в Инструкцию по делопроизводству.

Приведенные в ГОСТе рекомендации по оформлению бумаг будут полезны, если:

в организации не разработан нормативный акт, определяющий правила ведения делопроизводства;
эти стандарты внедрены в конкурирующих корпорациях и фирмах-партнерах;
деловые бумаги должны быть в наибольшей степени структурированы и понятны;
организация планирует увеличить свое влияние и подняться на более высокий уровень;
периодически приходится сталкиваться с трудностями, связанные с правильностью составления документов.

Таким образом, от введения единых правил документооборота выигрывают все.

В соответствии с новым стандартом документы могут существовать не только на бумаге, но и в электронном виде. Если документ содержит более одной страницы, то каждая из них, начиная со второй, должна быть пронумерована.

При нумерации страниц нужно придерживаться следующих рекомендаций:

номер должен быть поставлен в центре верхнего поля документа;
отступ от верхнего края листа должен составлять хотя бы 10 мм.

Если оформление документа производится на обеих сторонах листа, ширину левого поля лицевой стороны и правого поля на обороте следует сделать одинаковой.

Приведенные в ГОСТе правила оформления документов устанавливают следующие требования к шрифтовому оформлению деловых бумаг:

Следует использовать общедоступный шрифт, который может быть легально получен бесплатно. К таким шрифтовым начертаниям относятся, в частности, Times New Roman, Arial или Verdana.
Рекомендуемые размеры шрифтов находятся в интервале от 12 до 14.
В случае использования таблиц для их заполнения можно использовать шрифтовые начертания меньших размеров.
Для того, чтобы выделить такие реквизиты, как адресат, заголовок к тексту или подпись, рекомендуется использовать полужирный шрифт. Также допускается его применение для отображения отдельных текстовых фрагментов.

Соответствующий стандарту документ оформляется с соблюдением предписаний, определяющих значения интервалов и отступов:

Для выделения абзаца задается отступ – 1,25 см.
Реквизиты документа, занимающие несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Если реквизит является составным, для разделения компонентов задается дополнительный интервал.
Межстрочный интервал текста зависит от предназначения документа:

в общем случае интервал для деловых бумаг устанавливается в пределах 1-1,5;
если требуется издать документ и нужно уменьшить его масштаб, интервал между строками текста устанавливается равным двум.

Межбуквенный интервал внутри слова специально задавать не надо, используется значение, установленное по умолчанию.

Отдельно оговорены требования к размещению текста на странице:

Текст подлежит выравниванию по ширине (с учетом границ правого и левого полей страницы).
Если реквизиты имеют угловое расположение, самая длинная строка не должна превышать 7,5 см.
Наибольшая допустимая длина строки в случае расположения реквизитов в продольном порядке составляет 12 см.

Заголовок или подзаголовок документа должен выделяться на фоне остального текста. Его можно печатать с абзацным отступом или располагать по центру относительно текста, выровненного по ширине.

Для нормативных актов предприятия или учреждения следует оформлять титульный лист. Также он может потребоваться при подготовке многостраничной документации. Схема оформления титульного листа показана в приложении А к ГОСТу 7.0.97-2016.

Документация изготавливается на бланках формата А4 или А5. Если требуется подготовить бланк резолюции, следует использовать формат А5 или А6.

Чтобы составить документ по ГОСТу, необходимо соблюдать отступы для полей. Правое поле должно располагаться от края листа на расстоянии 10 мм, а все остальные поля – 20 мм. Для бумаг, подлежащих хранению более 10 лет, отступ для левого поля должен составлять не менее 30 мм.

Перед началом использования макеты документационных бланков подлежат утверждению руководителем организации. Для них используется бумага белого цвета или близких к нему светлых оттенков. Бланки, распечатанные на бумаге, должны соответствовать их электронным шаблонам.

Чтобы предотвратить несанкционированное изменение электронных шаблонов, для них следует предусмотреть защиту от редактирования.

С образцами бланков, используемых при составлении деловых бумаг, можно ознакомиться в приложении Б к ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Новая инструкция по делопроизводству 2021 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.

Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2021. О публикованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.

1. Нормативно-правовая база организации делопроизводства в РФ. Новое в законодательстве. Приказ Росархива от 11 апреля 2021 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях». Основные положения и требования, новшества Инструкции, обязательность использования. Требования ГОСТ Р 57551-2021 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем». ГОСТ Р 7.0.101-2021 Информация и документация. Система управления документами. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления . ГОСТ Р ИСО 15489-1-2021 Управление документами (вступает в действие с 1 января 2021 года).

Что меняется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе ?

В настоящее время нет специальных правил, которые бы регулировали внеплановые отпуска. Оформляться они должны по общему правилу. Поэтому, если работник, который может уйти отдыхать в любой момент, принесет заявление не в установленный срок, то работодатель нарушит требования законодательства. Хотя и не по своей вине.

Электронный документооборот с сотрудниками. Уже с 2021 года планируется разрешить персоналу направлять заявления работодателю в электронном виде. На сегодняшний день такая возможность дана лишь дистанционным сотрудникам (ст. 312.2 ТК РФ). Законопроект № 736455-7 предполагает внесение в Кодекс новых статей (15.1-15.3).

Этот же законопроект разрешает оформлять отпуска сотрудникам по их просьбе с перечислением отпускных вне установленных сроков. Так, если заявление от сотрудника поступило менее чем за 3 дня до его начала, то перечисление отпускных производится не позднее 3-х дней с момента его подачи.

Также ужесточились требования к СЭД:

доступ к СЭД должен занимать не более 3-х секунд;
доступ к регистрационной карточке должен быть не более 5 секунд;
время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД должен быть не более 30 минут.

В декабре 2021 года в Москве проходил семинар по делопроизводству «Современные технологии документационного обеспечения управления». На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:

Проблемы электронного документооборота.
Какой электронный документ приравнивается к бумажному.
Какой должна быть правильная электронно-цифровая подпись.
Какие изменения в делопроизводстве нас ждут в 2021-2021 годах.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Срок хранения документов в 2021 году

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Создание единого экономического пространства привело к тому, что государства отказываются от некоторых национальных особенностей хозяйствования, в т.ч. и от национальных систем управления документацией, переходя на единые, общие для всех принципы. Этому способствует тот факт, что деятельность многих современных компаний давно вышла за пределы национальных границ. Свободному перемещению капитала нужна большая прозрачность систем управления организациями. Новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации ¹ проблему выработки единого международного стандарта по управлению документацией.

И такой стандарт был принят в 2001 году – ISO 15489:2001 «Information and documentation – Records management – General» ². Он был разработан на основе 6 австралийских стандартов по управлению документами с учетом опыта других стран. ISO 15489:2001 активно применялся во многих странах мира и, безусловно, сыграл огромную роль в формировании общих принципов и подходов к управлению документами. В частности, терминология этого стандарта была использована разработчиками Типовых функциональных требований к управлению официальными электронными документами ³ – европейского стандарта, предназначенного для тестирования и сертификации информационных систем управления документами.

Российский стандарт, идентичный ISO 15489:2001, был принят в 2007 году – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» ⁴ и содержал положения об управлении документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями.

В 2016 году ISO приняла новую версию стандарта – ISO 15489:2016 ⁵, при разработке которого был учтен опыт применения стандарта 2001 года за весь период его функционирования. Вот на его базе и был подготовлен новый российский ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» ⁶, который вводится в действие с 1 января 2020 г. и заменит собой первый вариант стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Новый российский стандарт идентичен международному ISO 15489-1:2016. Оба международных стандарта ISO 15489-1:2001 и 15489-1:2016 состоят из двух частей:

первая устанавливает общие принципы управления документами;
вторая часть (Guidelines) является рекомендациями по применению в организациях положений первой части стандарта.

Вторая часть по статусу является не стандартом, а техническим отчетом ИСО, поэтому в нашей стране в качестве национального стандарта в 2007 и 2019 году принимались только первые части ISO 15489. Вторую часть в обозримом будущем в качестве российского стандарта ждать не стоит.

За период с 2005 года в России практически ежегодно утверждались стандарты в сфере управления информацией и документами, разработанные на базе стандартов ИСО:

ГОСТ Р 54989-2012/ISO/TR18492:2005 «Обеспечение долговременной сохранности электронных документов»;
ГОСТ Р ИСО 23081-1-2008 «СИБИД. Процессы управления документами. Метаданные для документов»;
ГОСТ Р ИСО 22310-2009 «СИБИД. Информация и документация. Руководство для разработчиков стандартов, устанавливающих требования к управлению документами»;
ГОСТ Р 54471-2011/ISO/TR15801:2009 «Системы электронного документооборота. Управление документацией. Информация, сохраняемая в электронном виде. Рекомендации по обеспечению достоверности и надежности»;
ГОСТ Р 53898-2010 «Системы электронного документооборота. Взаимодействие систем управления документами. Требования к электронному сообщению»;
ГОСТ Р ИСО 15836-2011 «Информация и документация. Набор элементов метаданных Dublin Core»;
ГОСТ Р 13008-2015 «Информация и документация. Процессы конвертации и миграции электронных документов»;
ГОСТ Р 57551-2017/ISO/TR18128:2014 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем».

Кроме того, в 2015 году в России был принят первый из серии стандартов ИСО на системы управления документами, – ГОСТ Р ИСО 30300-2015 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Основные положения и словарь» ⁷, а в 2018 году – ГОСТ Р 7.0.101-2018/ИСО 30301:2011 «СИБИД. Информация и документация. Системы управления документами. Требования» ⁸. В 2015 году был принят третий международный стандарт ИСO 30302:2015 (название на русском:…

Свежие
Посещаемые

Требования к оформлению документов по делопроизводству

6.1 Для изготовления бланков документов согласно ГОСТ Р 7.0.8 используется бумага форматов А4 (210х297 мм), А5 (148х210 мм); для изготовления бланков резолюций используется бумага форматов А5 (148х210 мм), А6 (105х148 мм).

Каждый лист документа, оформленный на бланке или без него, должен иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

Документы длительных (свыше 10 лет) сроков хранения должны иметь левое поле не менее 30 мм.

6.2 Организации используют бланки документов, изготовленные на бумажном носителе (бланки документов федеральных органов государственной власти с воспроизведением Государственного герба Российской Федерации изготавливаются полиграфическими предприятиями, имеющими сертификаты о наличии технических и технологических возможностей для качественного изготовления указанного вида продукции), и/или электронные шаблоны бланков. Бланки на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков должны быть идентичны по составу реквизитов, порядку их расположения, гарнитурам шрифта.

Бланки документов на бумажном носителе и электронные шаблоны бланков изготавливаются на основании макетов бланков, утверждаемых руководителем организации.

Бланки документов следует изготавливать на белой бумаге или бумаге светлых тонов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть защищены от несанкционированных изменений.

6.3 Бланки документов оформляются в соответствии с приложением Б. Ориентировочные границы зон расположения реквизитов обозначены пунктиром. Каждая зона определяется совокупностью входящих в нее реквизитов.

6.4 В зависимости от расположения реквизитов устанавливается два варианта бланков — угловой (рисунок Б.1) и продольный (рисунок Б.2).

6.5 Реквизиты 01, 02, 03 располагаются на верхнем поле документа над реквизитом 05 посередине зоны, занятой этим реквизитом.

Реквизит 03 может располагаться слева на уровне реквизита 05.

Реквизиты 05, 06, 07, 08, 09, 13, ограничительные отметки для реквизитов 10, 11, 12 в пределах границ зон расположения реквизитов размещаются одним из способов:

— центрованным (начало и конец каждой строки реквизитов равно удалены от границ зоны расположения реквизитов);

— флаговым (каждая строка реквизитов начинается от левой границы зоны расположения реквизитов).

ГОСТ Р 7.0.97-2016 введен в действие 01/07/18, и именно он устанавливает базовые требования по оформлению документов в делопроизводстве. Рассмотрим обзорно, что собой представляет этот документ.

Он достаточно объемный, с подробным изложением информации, предназначенной для делопроизводителей, секретарей, руководства. Требования подразделяются в нем следующим ниже порядком:

Общие требования к созданию документа. Сюда входят: характеристика материальных носителей документа (бумажный, электронный), порядок нумерации страниц, рекомендуемые для набора шрифты, отступы, интервалы, выравнивание, длина строки – в цифрах, с выделением важных нюансов.
Состав реквизитов. Первая группа 01-08 включает в себя герб, товарный знак, знак обслуживания, код документальной формы, наименование организации, ее подразделения, должности автора документа, данные организации справочного характера. Вторая группа 09-16 объединяет данные о документе: наименование, дату, номер, ссылку на рег. номер, где составлен, пометку об ограничении доступа, кому адресован, гриф, подтверждающий утверждение. Третья группа 17-18 – это реквизиты заголовка текста и сам текст. Четвертая группа 19-30 – различные визирующие, резолюционные, контрольные, согласовательные отметки, подпись, печать, данные об исполнителе. По каждому реквизиту даны рекомендации, как он оформляется и где располагается в документе. К примеру, подчеркивается, что наименование вида документа можно опустить, только если это деловое письмо, а место составления можно не указывать, если указание на местонахождение организации уже есть в ее наименовании.
Бланки. Отдельно законодатель характеризует бланки документов, рекомендуемый формат для обычных документов, для резолюций, предельные размеры полей. Следует описание, как должны располагаться реквизиты на том или ином бланке, какого вида бумага должна использоваться.

В приложениях А, В даны:

схема расположения реквизитов документа на титульном листе;
образцы бланков документов организации с расположением реквизитов.

На заметку! В ГОСТе уделено много внимания вопросам электронного документооборота, в связи с его все более широким распространением.

На какие реквизиты документов и правила оформления следует обратить внимание особое внимание, используя ГОСТ Р 7.0.97-2016, прежде всего?

Вот эти важные моменты:

Шрифты. Для создания документа размер шрифтов ограничен, можно использовать только 12, 13, 14 номера. Допускается более мелкий шрифт, но только в таблицах.
Герб. На документах теперь можно отражать герб субъекта РФ, муниципального образования (10 мм от верха листа).
Реквизиты. Такие реквизиты фирмы, как ОКПО, ОГРН, ИНН, КПП, указываются в составе реквизита «справочные данные об организации».
Отметка об ограничении доступа к информации документа. Она проставляется на первом листе, сверху, в углу.
Обращение к адресату. Теперь можно использовать обращение «господин» и «госпожа», сокращая его: «г-ну», «г-же». Если у адресата есть электронная почта и письмо отправлено по этому каналу, можно указать электронный адрес, на который отправлялось письмо.
Печать организации. Она не должна «перекрывать» подпись должностного лица под документом.
Подпись. Гражданин, имеющий право подписывать документы за временно отсутствующего руководителя, не может в напечатанном бланке перед должностью руководителя ставить знак косой черты, использовать предлог «за». Исправление может быть внесено от руки или поставлен определенного вида штамп, свидетельствующий о том, что подписывает документ другой человек.

Требования к оформлению документов в делопроизводстве устанавливаются в настоящее время государственным стандартом, действующим с середины прошлого года за №Р 7.0.97-2016. На основе ГОСТа организации и учреждения разрабатывают собственные нормативы по оформлению документации. Стандартизация документооборота необходима, поскольку дает возможность оперативно обрабатывать, искать и копировать документы. Исполнение требований по оформлению документов позволяет говорить о них как о юридически значимых.

В действующем ГОСТе законодатель предлагает рекомендации по оформлению реквизитов, бланков, излагает требования при создании документов. По сравнению с утратившим силу стандартом, некоторым спорным и неясным вопросам уделено особое внимание. В частности, разъясняется, каким шрифтом должен создаваться документ, как оформляется подпись за директора иного ответственного лица, и говорится о том, что печать организации не должна ставиться поверх подписи ответственных лиц.

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» , а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» установлен принцип добровольности применения стандартов.

Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» .

Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» , законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа .

Полужирным шрифтом в тексте Методических рекомендаций выделяются извлечения из Стандарта.

Вариант изображения Государственного герба Российской Федерации определяется видом документа и статусом издающего его органа в соответствии со ст. 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» .

Статья 3 Федерального конституционного закона от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Гербы субъектов Российской Федерации устанавливаются их законами.

Гербы (геральдические знаки) муниципальных образований утверждаются уставами соответствующих муниципальных образований или правовыми актами (решениями, постановлениями) представительных органов муниципальных образований. В уставах или постановлениях (решениях) представительных органов муниципальных образований (советов, собраний) оговаривается состав видов документов с воспроизведением герба (геральдического знака) и вариант воспроизведения (одноцветный или многоцветный).

Эмблема, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках и электронных шаблонах документов:

— федеральных органов государственной власти;

— территориальных органов федеральных органов государственной власти;

— государственных и негосударственных организаций.

Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа, на расстоянии 10 мм от верхнего края листа. В бланках с угловым расположением реквизитов изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля зоны, занятой реквизитами бланка.

Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном порядке , воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Статья 1503 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Изображение товарного знака (знака обслуживания) регистрируется в порядке, установленном нормативными правовыми актами Российской Федерации. Товарный знак изображается (воспроизводится) на документах в соответствии со свидетельством на товарный знак (знак обслуживания). Товарный знак может быть размещен на документации, связанной с введением товаров в гражданский оборот — письмах, накладных и др.

Статья 1484 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания), на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица. Коммерческое обозначение не является фирменным наименованием и не подлежит обязательному включению в учредительные документы и единый государственный реестр юридических лиц .

Статья 1538 четвертой части Гражданского кодекса Российской Федерации от 18 декабря 2006 г. N 230-ФЗ.

Минский городской методический портал

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

20 августа 2018

В соответствии с подпунктом 5 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденного Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. № 293 «Вопросы Федерального архивного агентства» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, № 26, ут. 4034), приказываю:

Утвердить прилагаемую Примерную инструкцию по делопроизводству в государственных организациях.

Руководитель

А.Н. Артизов

Зарегистрировано в Минюсте РФ 17 августа 2018 г.
Регистрационный № 51922

УТВЕРЖДЕНА
приказом Федерального
архивного агентства
от 11.04.2018 № 44

2.1. В соответствии с законодательством Российской Федерации, локальными нормативными актами в организации издаются организационно-распорядительные документы.

2.2. Организационно-распорядительные документы, создаваемые в деятельности организации, должны быть оформлены по правилам, установленным индивидуальной инструкцией по делопроизводству организации.

Вносить какие-либо исправления или добавления в подписанные (утвержденные) документы не допускается.

2.3. Особенности оформления документов, создаваемых в структурных подразделениях организации и отражающих специфику их деятельности, а также правила организации работы с данными документами могут устанавливаться отдельными локальными нормативными актами организации.

2.4. Создание документов в организации, использующей СЭД, в целях повышения эффективности использования СЭД, осуществляется с использованием шаблонов бланков документов и шаблонов документов.

Электронные шаблоны бланков документов должны быть идентичны бланкам документов на бумажном носителе.

2.5. Для создания документов, отражающих специфику деятельности структурных подразделений организации, и управления данными документами могут использоваться другие информационные системы.

2.6. Документы организации оформляются на бланках или стандартных листах бумаги формата А4.

2.7. Для изготовления документов в организации используются:

бланк приказа;

бланк распоряжения;

бланк письма для ведения переписки с организациями и гражданами, находящимися на территории Российской Федерации;

бланк письма с реквизитами на русском и одном из иностранных языков для ведения переписки с зарубежными корреспондентами.

По решению руководителя в организации могут использоваться другие бланки: бланк письма руководителя организации или иного уполномоченного им лица, бланк протокола, бланк письма структурного подразделения.

Для оформления резолюций на документе в организации могут использоваться бланки резолюций.

2.8. При издании документов на стандартных листах бумаги на них воспроизводятся реквизиты, необходимые для документов конкретного вида или разновидности.

2.9. На бланках документов воспроизводится товарный знак и/или (эмблема) организации (при их наличии).

2.10. Проектирование бланков документов осуществляется в соответствии с ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов»3.

2.11. Бланки документов организации изготавливаются типографским способом, средствами оперативной полиграфии или компьютерной техники.

2.12. Документы изготавливаются на бумажном носителе и в форме электронных документов с соблюдением установленных правил оформления документов.

2.13. Документы организации, оформленные как на бланке, так и без него, должны иметь поля не менее:

20 мм — левое;

10 мм — правое;

20 мм — верхнее;

20 мм — нижнее.

2.14. Документы, издаваемые совместно одной или несколькими организациями, оформляются на стандартных листах бумаги с воспроизведением реквизитов всех организаций, участвующих в издании документа.

2.15. При подготовке документов допускается использование лицевой и оборотной стороны листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

2.16. При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют. Номера страниц проставляются по середине верхнего поля документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

2.17. Для изготовления документов используется гарнитура шрифта по выбору организации, входящая в стандартный пакет офисного программного обеспечения, используемого организацией. Размер шрифта — № 12-14 пт4.

При составлении таблиц допускается использование шрифтов меньших размеров — № 10, 11 пт.

2.18. Абзацный отступ в тексте документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

2.19. Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала. Текст документа выравнивается по ширине листа.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов могут разделяться дополнительным интервалом.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный. Интервал между словами — один пробел.

Строки реквизитов выравниваются по левой границе зоны расположения реквизита или центруются относительно самой длинной строки.

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

2.20. Допускается выделять полужирным шрифтом реквизиты «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельные фрагменты текста.

2.21. При подготовке многостраничных документов оформляется титульный лист.

2.22. Состав реквизитов, используемых для оформления документов, определяется видом (разновидностью) организационно-распорядительного документа.

3.1. Локальные нормативные акты (далее — ЛНА) организации издаются в виде правил, положений, инструкций, регламентов, перечней, классификаторов и других видов документов. Рекомендуемый образец оформления ЛНА на примере положения о структурном подразделении (приложение № 1).

ЛНА приобретают юридическую силу после их утверждения распорядительным документом (приказом) или непосредственно руководителем организации иным уполномоченным им лицом.

Руководители структурных подразделений не вправе издавать ЛНА.

3.2. ЛНА могут быть:

постоянно действующими (без ограничения срока их применения);

временными (действующими в течение указанного в них срока или до наступления определенного события).

3.3. Основанием для издания ЛНА являются:

законодательные и иные нормативные правовые акты Российской Федерации (указы и распоряжения Президента Российской Федерации, постановления и распоряжения Правительства Российской Федерации, акты федеральных органов исполнительной власти);

законодательные акты субъекта Российской Федерации, нормативные правовые акты органов государственной власти субъекта Российской Федерации;

ранее изданные в организации ЛНА и/или распорядительные документы.

3.4. ЛНА издаются в целях:

установления норм, требований, правил в отношении предмета нормативного регулирования, ранее не являвшемся предметом регулирования в организации;

изменения существующих норм, требований, правил, установленных ранее изданными нормативными документами;

отмены ранее установленных норм, требований, правил.

3.5. Предложение о разработке проекта ЛНА вносится руководителем структурного подразделения или иным должностным лицом.

3.6. ЛНА разрабатывается в случае, если:

имеется участок работы (вопросы деятельности), нуждающийся в нормативном регулировании;

требуется внесение значительного количества изменений в ранее принятый ЛНА;

выявлено несколько ЛНА, регулирующих смежные вопросы, которые целесообразно объединить в один документ.

Актуализация ранее принятых ЛНА. осуществляется через внесение в них изменений.

3.7. Предложение с обоснованием необходимости разработки нового ЛНА представляется руководителем структурного подразделения или иным уполномоченным должностным лицом руководителю организации в форме докладной (служебной) записки, в которой излагается:

вопрос, требующий решения, с изложением основных направлений, способов его решения;

прогноз последствий принятия нормативного документа; организационные, кадровые, финансовые, материально-технические и иные мероприятия, которые необходимо будет провести в связи с принятием нормативного документа;

перечень ранее изданных ЛНА, подлежащих отмене в связи с изданием нового нормативного документа;

предлагаемый срок для разработки проекта нормативного документа.

3.8. Согласование проектов ЛHA осуществляется в соответствии с пунктами 4.1 — 4.13 Примерной инструкции.

3.9. ЛНА утверждается приказом руководителя, если одновременно с утверждением нормативного документа необходимо принять меры организационного, финансового, технического, кадрового или иного характера и дать соответствующие поручения руководителям структурных подразделений или иным работникам организации, а также если необходимо внести изменения или признать утратившими силу ранее утвержденные ЛНА.

3.10. Изменения в ЛНА и отмена ЛНА оформляются приказом руководителя организации или иного должностного лица, принимавшего решение об утверждении ЛНА.

Изменения в ЛНА и отмена ЛНА, утвержденные непосредственно собственноручной подписью руководителя организации или иного уполномоченного им должностного лица в грифе утверждения, вносятся приказом, издаваемым руководителем организации или иным уполномоченным им должностным лицом.

3.11. В тексте приказа об утверждении, изменении или отмене ЛНА используются формулировки:

при утверждении нового ЛНА: «Утвердить (название ЛНА)» или «Утвердить (название ЛНА) и ввести в действие с (дата)». Например:

1. Утвердить Положение о локальных нормативных актах организации,

или:

1. Утвердить Штатное организации на 2018 год и ввести его в действие с 1 января 2018 г. (приложение).

при внесении изменений в ранее утвержденный ЛНА: «Внести изменения в (название ЛНА). Например:

1. Внести следующие изменения в Штатное расписание на 2018 год, утвержденное приказом ФБУ «Наименование организации» от 25 декабря 2017 г. № 345: …

при отмене ранее утвержденного ЛНА: «Признать утратившим силу (название ЛНА), утвержденное …». Например:

4. Признать утратившим силу Положение о ненормированном рабочем дне, утвержденное приказом ФБУ «Наименование организации» от 15 февраля 2015 г. № 22.

3.12. Основными реквизитами ЛНА являются: наименование организации, наименование вида документа и заголовок к тексту, составляющие одно целое, гриф утверждения, место издания документа.

Если проект ЛНА. является многостраничным и к нему оформляется титульный лист, указанные выше реквизиты размещаются на титульном листе.

3.13. Информация справочного характера (графики, схемы, таблицы, формы документов) оформляется в виде приложений к ЛНА.

На приложениях к ЛНА оформляется реквизит «отметка о приложении» в соответствии с пунктом 2.44 Примерной инструкции.

3.14. ЛНА вступает в силу в срок, указанный в приказе, которым утвержден ЛНА, или с даты утверждения ЛНА.

3.15. Распорядительные документы организации издаются в форме приказов и распоряжений. Рекомендуемые образцы оформления приказа и распоряжения (приложения № 2, 3).

5.1. Документооборот включает всю последовательность перемещений документов, а также операции, совершаемые с документами в процессе их создания и исполнения (получение, отправка, предварительное рассмотрение, регистрация, рассмотрение руководителем).

5.2. Цель организации документооборота — обеспечение своевременного принятия управленческих решений и их исполнения. Задача документооборота — организовать движение документов по наименее короткому пути с минимальными затратами труда и времени, в условиях электронного документооборота — обеспечить доступ к документам пользователям СЭД в соответствии с предоставленными им правами.

5.3. В условиях применения СЭД в организации используются электронные документы, а также электронные копии документов, полученные в результате сканирования документов на бумажном носителе. Документы организации, имеющие временные сроки хранения (до 10 лет включительно) могут создаваться, храниться и использоваться исключительно в форме электронных документов.

Перечень документов, создаваемых, хранимых и используемых исключительно в форме электронных документов, утверждается руководителем организации.

5.4. Организация движения документов в условиях электронного документооборота осуществляется в соответствии с регламентированными маршрутами, разрабатываемыми Службой делопроизводства. Маршруты движения организационно-распорядительных документов должны быть оптимальными по затратам времени, не должны допускать дублирующих операций и возвратных движений, не обусловленных деловой необходимостью.

5.5. Организация документооборота основывается на принципах: централизации операций по приему и отправке документов;

распределения документов на документопотоки, имеющие одинаковый маршрут (маршрутизация документов);

организации предварительного рассмотрения входящих документов;

исключения возвратных движений документа, не обусловленных деловой необходимостью;

однократности регистрации документов;

устранения необоснованных согласований проектов документов;

временной регламентации операций по обработке, рассмотрению и согласованию документов.

5.6. В документообороте организации выделяются документопотоки: входящие (поступающие) документы; исходящие (отправляемые) документы; внутренние документы. В составе входящих и исходящих документов выделяются:

документы органов государственной власти, органов местного самоуправления;

документы филиалов и территориально обособленных подразделений;

документы из государственных и негосударственных организаций;

запросы депутатов Государственной Думы и членов Совета Федерации, депутатов законодательных органов субъектов Российской Федерации и органов местного самоуправления;

обращения граждан;

документы из правительственных и неправительственных организаций зарубежных стран и другие группы документов.

5.7. Доставка и отправка документов в организации осуществляются средствами почтовой связи, фельдъегерской и курьерской связи, нарочными и различными видами электросвязи (факсимильная, телеграфная, телефонная, электронная почта, система межведомственного электронного документооборота (МЭДО)12, СЭД).

5.8. В организацию доставляется корреспонденция в виде писем, почтовых карточек, бандеролей и пакетов, печатных изданий, телеграмм, факсограмм, телефонограмм, электронных документов и электронных копий документов.

5.9. Прием документов осуществляется Службой делопроизводства. Документы, полученные работниками от других организаций, также передаются в Службу делопроизводства для регистрации и/или учета.

5.10. Все поступившие в организацию документы подлежат первичной обработке, включающей:

проверку правильности доставки документов;

проверку целостности упаковки (конвертов, пакетов);

вскрытие упаковки (за исключением конвертов, пакетов с пометкой «Лично» и графами ограничения доступа к документу);

проверку целостности входящих документов, включая приложения;

уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;

проставление отметки о поступлении документа в организацию.

5.11. Ошибочно доставленные документы пересылаются по назначению или возвращаются отправителю. Документы, поступившие в поврежденной упаковке, проверяются на целостность, в том числе на наличие механических повреждений.

Почтовые отправления, нестандартные по весу, размеру, форме, имеющие неровности по бокам, заклеенные липкой лентой, имеющие странный запах, цвет, предположительно имеющие вложения, не характерные для почтовых отправлений, не вскрываются. О получении подозрительного почтового отправления докладывается руководителю Службы делопроизводства и в службу безопасности (при ее наличии).

5.12. При поступлении входящего документа в поврежденной упаковке, повреждении документа, при отсутствии в конверте (пакете) документа, его части или приложений к нему, а также при отсутствии подписи на входящем документе составляется акт в двух экземплярах на бумажном носителе, подписываемый двумя работниками Службы делопроизводства.

Один экземпляр акта вместе с входящим документом и его приложениями передается на предварительное рассмотрение и регистрацию, второй экземпляр акта высылается отправителю.

5.13. Конверты, пакеты или упаковка сохраняются и прилагаются к входящим документам в случаях:

если только по ним можно установить отправителя или дату отправления;

если входящий документ поступил позже указанного в тексте документа срока исполнения или даты мероприятия;

при большом расхождении между датами подписания и получения документов.

После завершения работы с документом конверт вместе с документом помещается на хранение в дело.