28.04.2021

Гост по делопроизводству и документообороту 2021

Автор: admin Права работников Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Гост по делопроизводству и документообороту 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Новый ГОСТ для оформления документов

2. Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

3. Гост оформление текстовых документов 2021

4. Документооборот. Требования к оформлению документации 2021

5. Гост по делопроизводству 2021 года

6. Документооборот. Требования к оформлению документации

7. Основы делопроизводства и документооборота 2021

8. Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

Из п. 1 ст. 4 закона № 162-ФЗ «О стандартизации в РФ» от 29 июня 2015 г. следует, что данный ГОСТ может применяться только добровольно. Добровольность считается одним из наиболее важных принципов стандартизации. Его практическое применение характеризуется следующими особенностями:

руководство учреждения или предприятия уполномочено самостоятельно принимать решение о применении правил стандартизации;
в случае применения в организации стандарта он рассматривается ее администрацией как нормативный документ;
административная ответственность за отказ руководствоваться положениями ГОСТа при ведении делопроизводства не может наступать ни при каких обстоятельствах.

При разработке стандарта учитывался практический опыт ведения документации в организациях. В нем закреплены рекомендации, признанные оптимальными на момент их утверждения. Использование ГОСТа дает организации ряд преимуществ:

исключает вероятность появления проблемных ситуаций в процессе взаимодействия между собой различных организаций;
способствуют повышению культуры работы с документацией;
документы, составленные согласно предписаниям ГОСТа, обладают большей юридической значимостью;
во время судебного разбирательства оформление документов также оценивается судом;
ведение делопроизводства с соблюдением стандартов оправдано с экономической точки зрения.

Руководство организации может придать юридическую значимость ГОСТу Р 7.0.97-2016, добавив его положения в локальные нормативные акты. В первую очередь они включаются в Инструкцию по делопроизводству.

Приведенные в ГОСТе рекомендации по оформлению бумаг будут полезны, если:

в организации не разработан нормативный акт, определяющий правила ведения делопроизводства;
эти стандарты внедрены в конкурирующих корпорациях и фирмах-партнерах;
деловые бумаги должны быть в наибольшей степени структурированы и понятны;
организация планирует увеличить свое влияние и подняться на более высокий уровень;
периодически приходится сталкиваться с трудностями, связанные с правильностью составления документов.

Таким образом, от введения единых правил документооборота выигрывают все.

Новый ГОСТ для оформления документов

В соответствии с новым стандартом документы могут существовать не только на бумаге, но и в электронном виде. Если документ содержит более одной страницы, то каждая из них, начиная со второй, должна быть пронумерована.

При нумерации страниц нужно придерживаться следующих рекомендаций:

номер должен быть поставлен в центре верхнего поля документа;
отступ от верхнего края листа должен составлять хотя бы 10 мм.

Если оформление документа производится на обеих сторонах листа, ширину левого поля лицевой стороны и правого поля на обороте следует сделать одинаковой.

Приведенные в ГОСТе правила оформления документов устанавливают следующие требования к шрифтовому оформлению деловых бумаг:

Следует использовать общедоступный шрифт, который может быть легально получен бесплатно. К таким шрифтовым начертаниям относятся, в частности, Times New Roman, Arial или Verdana.
Рекомендуемые размеры шрифтов находятся в интервале от 12 до 14.
В случае использования таблиц для их заполнения можно использовать шрифтовые начертания меньших размеров.
Для того, чтобы выделить такие реквизиты, как адресат, заголовок к тексту или подпись, рекомендуется использовать полужирный шрифт. Также допускается его применение для отображения отдельных текстовых фрагментов.

Соответствующий стандарту документ оформляется с соблюдением предписаний, определяющих значения интервалов и отступов:

Для выделения абзаца задается отступ – 1,25 см.
Реквизиты документа, занимающие несколько строк, печатаются через один межстрочный интервал. Если реквизит является составным, для разделения компонентов задается дополнительный интервал.
Межстрочный интервал текста зависит от предназначения документа:

в общем случае интервал для деловых бумаг устанавливается в пределах 1-1,5;
если требуется издать документ и нужно уменьшить его масштаб, интервал между строками текста устанавливается равным двум.

Межбуквенный интервал внутри слова специально задавать не надо, используется значение, установленное по умолчанию.

Отдельно оговорены требования к размещению текста на странице:

Текст подлежит выравниванию по ширине (с учетом границ правого и левого полей страницы).
Если реквизиты имеют угловое расположение, самая длинная строка не должна превышать 7,5 см.
Наибольшая допустимая длина строки в случае расположения реквизитов в продольном порядке составляет 12 см.

Заголовок или подзаголовок документа должен выделяться на фоне остального текста. Его можно печатать с абзацным отступом или располагать по центру относительно текста, выровненного по ширине.

Для нормативных актов предприятия или учреждения следует оформлять титульный лист. Также он может потребоваться при подготовке многостраничной документации. Схема оформления титульного листа показана в приложении А к ГОСТу 7.0.97-2016.

Документация изготавливается на бланках формата А4 или А5. Если требуется подготовить бланк резолюции, следует использовать формат А5 или А6.

Чтобы составить документ по ГОСТу, необходимо соблюдать отступы для полей. Правое поле должно располагаться от края листа на расстоянии 10 мм, а все остальные поля – 20 мм. Для бумаг, подлежащих хранению более 10 лет, отступ для левого поля должен составлять не менее 30 мм.

Перед началом использования макеты документационных бланков подлежат утверждению руководителем организации. Для них используется бумага белого цвета или близких к нему светлых оттенков. Бланки, распечатанные на бумаге, должны соответствовать их электронным шаблонам.

Чтобы предотвратить несанкционированное изменение электронных шаблонов, для них следует предусмотреть защиту от редактирования.

С образцами бланков, используемых при составлении деловых бумаг, можно ознакомиться в приложении Б к ГОСТу Р 7.0.97-2016.

Изначально планировалось ввести стандарт в действие 08.12.2016. Но Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил внедрение на полтора года.

Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме, хотя и является добровольным к исполнению.

Ссылается новый государственный стандарт на два уже известных документа: ГОСТ «Делопроизводство и архивное дело» (Р 7.0.8 от 17.10.2013) и «Управление документами» (Р ИСО 15489-1).

Кроме непосредственно обновленных правил работы с документацией, он содержит приложения с формами бланков и схемами расположения реквизитов.

Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

Почти весь документооборот теперь ведется на компьютере. Было решено, что правила их стилевого оформления необходимо зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Сейчас поля в документе по госту 2020 оформляют по новым правилам: следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной (п. 3.2 ГОСТ).

Но новому регламенту отдается предпочтение свободно распространяемым бесплатным шрифтам размера 12–14. Ранее в ГОСТе в п. 3.3 были указаны конкретные шрифты: Times New Roman, Calibri, Arial, Verdana, но в редакции от 14.05.2018 наименования шрифтов убраны.

Уменьшать их разрешено в таблицах для экономии места. А интервал используют как полуторный, так и одинарный. Рекомендованный абзацный отступ — 1,25 см.

И последнее требование — к длине строки. При книжной ориентации она не превышает 7,5 см, при альбомной — 12 см (п. 3.5 ГОСТ).

Изменились правила заверения копий. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Необходимо написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит — печать компании.

Еще одно важное новшество, включенные в новые требования к делопроизводству 2020, — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего стандарта их еще не использовали. А теперь стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
Ф.И.О. его владельца;
срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу допускается присутствие ограничительного грифа. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Примечательное обновление: при оформлении графы «Адресат» инициалы теперь должны стоять строго после фамилии. То же самое применимо к отметке об утверждении. Но в подписи их по-прежнему размещают перед фамилией.

Некоторые упомянутые нами документы являются нормативными, то есть обязательными для всех, а некоторые являются методическими, носят рекомендательный характер. В статье мы не будем акцентировать особое внимание на том, что положения одного документа соблюдать нужно обязательно, а другого – нет. Ограничимся лишь основными соответствующими пометками. В делопроизводстве все взаимосвязано, и в конечном итоге выполнять только обязательные предписания не получится. Приведем пример: для обычной коммерческой организации обязательно выполнять только положения документов по архивному делу. ГОСТы, Примерная инструкция по делопроизводству и весь остальной пул документов носят рекомендательный или вовсе справочный характер. Однако невозможно правильно архивировать документы, игнорируя процессы документирования и документооборота. Для хранения нам нужно знать вид и разновидность документа (это документирование), а также вовремя получить его в архив (это документооборот). Вот и получается, что разделение на обязательные и необязательные регламентирующие документы в делопроизводстве – условное. Знать и выполнять приходится все.

Гост оформление текстовых документов 2021

В настоящем стандарте использованы ссылки на следующие стандарты:

ГОСТ 2.004-88 Единая система конструкторской документации. Общие требования к выполнению конструкторских и технологических документов на печатающих и графических устройствах вывода ЭВМ

ГОСТ 2.104-2006 Единая система конструкторской документации. Основные надписи

ГОСТ 2.106-96 Единая система конструкторской документации. Текстовые документы

ГОСТ 2.109-73 Единая система конструкторской документации. Основные требования к чертежам

ГОСТ 2.301-68 Единая система конструкторской документации. Форматы

ГОСТ 2.304-81 Единая система конструкторской документации. Шрифты чертежные

ГОСТ 2.316-2008 Единая система конструкторской документации. Правила нанесения надписей, технических требований и таблиц на графических документах. Общие положения

ГОСТ 2.321-84 Единая система конструкторской документации. Обозначения буквенные

ГОСТ 2.503-90 Единая система конструкторской документации. Правила внесения изменений

ГОСТ 6.38-90* Унифицированные системы документации. Система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов
_______________
* На территории Российской Федерации отменен без замены.

4.1 Построение документа

4.1.1. Текст документа при необходимости разделяют на разделы и подразделы.

При большом объеме документа допускается разделять его на части, а части, в случае необходимости, на книги. Каждую часть и книгу комплектуют отдельно. Всем частям дают наименования и присваивают обозначение документа. Начиная со второй части, к этому обозначению добавляют порядковый номер, например: ХХХХ.331112.032Ф0, ХХХХ.331112.032Ф01, ХХХХ.331112.032Ф02 и т.д. Всем книгам дают наименование и присваивают порядковый номер. Пример заполнения поля 4 титульного листа на книгу приведен в приложении Б.

Листы документа нумеруют в пределах каждой части, каждую часть начинают на листах с основной надписью по форме ГОСТ 2.104 и форме 3 ГОСТ 21.101.

4.1.2. Разделы должны иметь порядковые номера в пределах всего документа (части, книги), обозначенные арабскими цифрами без точки и записанные с абзацевого отступа. Подразделы должны иметь нумерацию в пределах каждого раздела. Номер подраздела состоит из номеров раздела и подраздела, разделенных точкой. В конце номера подраздела точка не ставится. Разделы, как и подразделы, могут состоять из одного или нескольких пунктов.

Регламент указывает перечень бесплатных шрифтов, которые рекомендуется использовать при составлении документа, в частности:

Arial;
Calibri;
Times New Roman;
Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

Заголовка;
Реквизитов;
Данных адресата.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
Соблюдение полей:

20 мм – верхнее и нижнее;
10 мм – правое;
20 мм – левое;
В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

Межбуквенный интервал – обычный;
Единичный пробел между словами;
Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
Название документа – вверху по середине листа;
Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

Наименование компании;
Адрес регистрации;
ИНН;
ОГРН;
Электронная почта, факс;
Иные контактные данные;

Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

В отношении получателя обращения (адресата) при составлении документа действуют такие правила:

На бумаге реквизиты адресата должны располагаться либо под реквизитами отправителя, либо в верхнем углу листа;
При указании адресата может применяться разный падеж, в частности:

К физическому лицу и ИП обращение составляется в дательном падеже (кому).

Например:

Исполнительному директору

ООО Роштрой

Третьякову В.И.

К адресату-компании обращаются в именительном падеже (кто).

Например:

Министерство здравоохранения Российской Федерации;

Документ, предназначенный для дочернего предприятия компании, филиала или подразделения должен составляться с применением именительного падежа к названию фирмы и дательного – к подразделению и должности уполномоченного специалиста.

Например:

ООО Агрокомплекс Николаевский

Начальнику упаковочного цеха

Иванову С.В.

По новому ГОСТу введены изменения и в отношении инициалов адресата. Если ранее инициалы адресата проставлялись перед фамилией, то теперь – после фамилии.

Например:

Прежняя редакция: И.Н. Николаевой;

Нынешняя редакция: Николаевой И.Н.

Допускается использовать в обращении «г-же», «г-ну» (госпоже и господину соответственно).

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

Выравнивание – по центру или левому краю;
Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Бумаги, обращения, базирующиеся на законодательно определенной норме или локальном акте компании в обязательном порядке должны содержать соответствующую отсылку с указанием полных реквизитов регулирующего документа, в том числе:

Наименование;
Номер правового акта;
Дата его принятия;
Составитель.

Приложения должны быть перечислены в тексте основного документа, а также пронумерованы с указанием итогового количества страниц.

В заключении должны быть перечислены предположения и выводы о проделанной работе:

Что следует из проведенной студентом работы?
Зачем мы знакомим комиссию с приведенной литературой?
Почему мы освещаем выбранную тему и какие выводы сделаны?

На все эти вопросы студент должен ответить в заключении. Если выводов несколько, то каждый подпункт/вывод должен начинаться с красной строки.

При оформлении списка использованных источников следует соблюдать четкую структуру:

Перечисление нормативных правовых актов (Конституции страны, указов президента, подзаконных актов и пр.).
Перечисление монографической литературы.
Использованные статьи, журналы и прочие публицистические документы в алфавитном порядке.
Перечисление иностранной литературы на языке оригинала.

Чтобы к вам точно не смогли придраться на защите, рекомендуем более детально ознакомиться с правилами оформления библиографического списка в студенческих работах.

Принципы ведения делопроизводства утверждаются локальным нормативным актом предприятия: это может быть типовая инструкция по делопроизводству 2020, правила хранения документации и ведения архива, номенклатура дел предприятия. Утверждаются такие документы приказом руководителя.

Скачать образец положения о документообороте в организации 2020

Скачать образец оформления приказа по ГОСТу 2020

Скачать инструкцию по делопроизводству в ДОУ 2020 по новому ГОСТу

Скачать инструкцию по делопроизводству в школе 2020 год

Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству 2020 по новому ГОСТу

Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в муниципальных учреждениях

Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в государственных учреждениях

Обозначение:	ГОСТ Р 2.105-2019
Статус:	принят
Тип:	ГОСТ Р
Название русское:	Единая система конструкторской документации. Общие требования к текстовым документам
Название английское:	Unified system for design documentation. General requirements for textual documents
Дата актуализации текста:	01.01.2021
Дата актуализации описания:	01.01.2021
Дата регистрации:	00.00.0000
Дата издания:	20.05.2019
Дата введения в действие:	01.01.2021
Область и условия применения:	Настоящий стандарт устанавливает общие требования к выполнению текстовых документов на изделия машиностроения, приборостроения и строительства. Стандарт распространяется на изделия машиностроения и приборостроения всех отраслей промышленности, изготавливаемые и применяемые по конструкторской документации, выполняемой в соответствии с требованиями Единой системы конструкторской документации (ЕСКД), и объекты строительства и строительные изделия, изготавливаемые по проектной документации, выполняемой в соответствии с требованиями Системы проектной документации для строительства (СПДС). На основе настоящего стандарта допускается, при необходимости, разрабатывать стандарты, учитывающие особенности выполнения текстовых документов изделий различных отраслей промышленности с учетом их специфики
Расположен в:	Общероссийский классификатор стандартов → Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация → Техническая документация на продукцию

руководство учреждения или предприятия уполномочено самостоятельно принимать решение о применении правил стандартизации;
в случае применения в организации стандарта он рассматривается ее администрацией как нормативный документ;
административная ответственность за отказ руководствоваться положениями ГОСТа при ведении делопроизводства не может наступать ни при каких обстоятельствах.

исключает вероятность появления проблемных ситуаций в процессе взаимодействия между собой различных организаций;
способствуют повышению культуры работы с документацией;
документы, составленные согласно предписаниям ГОСТа, обладают большей юридической значимостью;
во время судебного разбирательства оформление документов также оценивается судом;
ведение делопроизводства с соблюдением стандартов оправдано с экономической точки зрения.

Приведенные в ГОСТе рекомендации по оформлению бумаг будут полезны, если:

в организации не разработан нормативный акт, определяющий правила ведения делопроизводства;
эти стандарты внедрены в конкурирующих корпорациях и фирмах-партнерах;
деловые бумаги должны быть в наибольшей степени структурированы и понятны;
организация планирует увеличить свое влияние и подняться на более высокий уровень;
периодически приходится сталкиваться с трудностями, связанные с правильностью составления документов.

Таким образом, от введения единых правил документооборота выигрывают все.

Любой учебный процесс в ВУЗе, как медаль, двусторонний: обучение и контроль усвоения. Есть еще практика, но это – углубленная сторона контроля и отработки усвоенного теоретического материала.

Возвращаемся к вопросам контроля. Выделяется разнообразие используемых инструментов, среди которых, своими нормативными масштабами и глубиной, выделяются курсовые проекты. Благодаря написанию исследования студенты демонстрируют умения применять полученные знания в профессиональной сфере. Аспект позволяет преподавателям правильно оценить профессиональные способности студентов на определенной ступени обучения.

Курсовая работа – труд обязательный. При этом, благодаря письменному варианту исполнения, обучающиеся учатся следованию четко прописанных правил, стандартов оформления проектов разной степени сложности. Кроме того, написание курсовой работы, как первого сложного студенческого проекта, помогает выработке полезных качеств – собранности и дисциплинированности.

ГОСТов написания студенческих проектов много. Тех, что контролируют критерий оформления курсовой по академическим дисциплинам, посредством прописанных в них требований по расположению элементов, плану, написанию и внешнему виду – три:

ГОСТ 7.32-2001;
ГОСТ 7.1-2003;
ГОСТ Р 7.0.5-2008.

Указанные выше нормативы прописывают требования. Они обязательны и важны. Однако руководство каждого ВУЗа, не исключая требуемого, разрабатывают «внутренние» требования, по которым студенты пишут и оформляют курсовые работы. Критериями «внутренней» направленности называются:

уникальность;
личностные способности автора;
графики написания, проверок;
сроков защиты;
дополнительные материалы и т.п.

Нюансов много. Поэтому студентам стоит внимательно относиться не только к обязательным нормативным требованиям, но и рекомендациям профильных кафедр.

Возникли сложности?

Нужна помощь преподавателя?

Мы всегда рады Вам помочь!

Без должного оформления, курсовую не допустят к защите. Факт требует внимательного отношения к требованиям по внешнему виду. Серьезно облегчая жизнь студентам, руководство ВУЗов разрабатывают документ с обязательными методическими рекомендациями по написанию проектов. Методички не цитируют нормативы, но иллюстрируют использование на понятных примерах.

Изучение методички, а также учет изложенных в них критериев, изначально позволит сократить время на написание, проверку и исправление неточностей по окончанию работы над материалом.

ГОСТ не прописывает четких ограничений в объемах выполняемого исследования. Традиционно вопросом занимаются непосредственно в ВУЗах, указывая объемы во «внутренних» разработках – методичках. Учитываемым критерием, при определении количества страниц в проекте, признается дисциплина. Оптимальным, при любом подходе, определяется количество страниц не менее 25 и не более 35.

Обязательное к соблюдению положение – отсутствие ошибок и неточностей не только в текстовом, но и расчетном блоках. Стиль изложения – научный, с использованием терминологии в рамках профессии, в доступной пониманию форме.

Автор должен помнить о недопустимости формулировок, сложных к прочтению и восприятию. Предложения, в изложении, должны характеризоваться простой, емкостью, четкостью, логичностью. Подача материала осуществляется в соответствии с этапами исследования. Плавности повествования способствуют «предложения-связки».

Для набора текста традиционно используется шрифт 14, Times New Roman, интервал между абзацами и строками – 1,25 – 1,5. Формат листов – А4. Текст размещается на одной стороне. Распечатанный материал отдается в подшивку и размещается в файлах, закрепленных в папке.

Глав название оформляется с заглавной буквы, подпункты прописываются шрифтом обычного формата. Выделения (жирный, курсив) признаются недопустимыми. Отступ, разделяющий заглавие и текст, соответствует двум строкам.

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021

Квалифицированный специалист сможет без труда определить, насколько работа нова, актуальна, а также узнать суть разработки, и провести её анализ.

Рассмотрим параметры оформления подробнее, приведя примеры описаний для основных видов источников. Пример оформления нормативно-правовых (законодательных) актов в списке литературы Правильное оформление и наполнение списка литературы в реферате, курсовой, дипломной работе В России нюансы оформления научной работы прописаны в едином Межгосударственном стандарте – ГОСТ 7.1-2003. На основании данного нормативного документа должен оформляться каждый список литературы.

Многие учебные заведения или отдельные преподаватели руководствуются собственными методичками, предлагая их студентам в качестве инструкции по оформлению диплома по ГОСТ или написанию научной работы. Ниже будет предложена базовая схема формирования списка литературы, но при наличии рекомендаций со стороны ВУЗа или куратора вашей работы, настоятельно рекомендуем использовать исключительно их.

Требования к оформлению документов».

На практике он означает, что:

организация самостоятельно решает, применять национальный стандарт или нет.

Первая попытка принять новые правила состоялась 08.12.2016, но подписание Приказа Росстандарта No 435-ст от 25.05.2017 откладывали более года. Стандарт действует на бумажную и электронную документацию. Хотя и не является обязательным для всех организаций.

Так же документ, включает в себя приложение с порядком расположения реквизитов и формами бланков.

К наиболее значимым изменениям нового стандарта относятся:

Правила создания и оформления документации, некоторые нюансы, использования шрифтов и кегля, абзацные отступы и интервалы, поля и типы форматирования. Порядок заверения бумажных копий документов. Правила оформления реквизитов.

ГОСТ по делопроизводству и документообороту 2021 отличается номенклатурой реквизитов.

Новые правила исходят из того, что оформление документов в настоящее время производится на ПК, поэтому удалось четко сформулировать нормы стилистического оформления. Стала допустима двусторонняя печать, но появилось требование проставить одинаковые размеры полей обеих страниц.

ГОСТ рекомендует использовать четыре самых распространенных шрифта и кегля:

Times New Roman — 13 или14;
Calibri — 14;
Arial — 12 или 13;
Verdana — 12 или 13.

Для экономии пространства их можно изменять, например, при заполнении таблиц. Интервал применяется одинарный или полуторный. Значение абзацного отступа следует выбирать — 1.25. Длина строки тоже нашла отражение в ГОСТе, при книжной ориентации не должна превышать 7,5 см, при альбомной — 12 см.

Важно отметить, что изменениям подверглись правила заверения копий бумажных документов, которые состоят из двух частей. Вначале располагается слово «Верно», Ф.И.О., должности, подпись уполномоченного лица и дата.

Для передачи копии в иную организацию требуется сослаться на оригинал. Для этого необходимо указать в какой организации и в каком деле хранится документ. Печать компании на таком документе обязательна.

Важная особенность нового стандарта— отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не применяли.

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
Ф.И.О. его владельца;
срок его действия.

Допускается наличие государственного герба, эмблемы органа власти, логотипа организации.

Все документы должны включать в себя должность автора документа, название его структурного подразделения. В правом верхнем углу можно разместить ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Важно отметить всем делопроизводителям, что при оформлении графы «Адресат» фамилия всегда идет перед инициалами. Аналогичные правила распространяются и на отметку об утверждении.

Составление регламента работы с потоками разных документов поможет решить в УО несколько важных задач:

Чётко прописать сроки и ответственных за работу с входящей корреспонденцией, что сведёт к минимуму случаи утери документов и пропуск крайней даты ответа на входящие письма. Следовательно, УО не будут грозить штрафы за несоблюдение сроков ответа на письма согласно № 59-ФЗ, ПП РФ № 416 и других НПА.

Наладить взаимодействие между подразделениями, определить круг обязанностей каждого сотрудника, принимающего участие в документообороте.

По сути регламент по документообороту – это инструктивное письмо с пошаговыми действиями сотрудников, совершаемыми в зависимости от вида полученного документа и ситуации. Он должен содержать общую последовательность шагов для работы с каждым входящим, исходящим или внутренним документом.

Инструктивное письмо для лёгкости восприятия строго структурируется:

В шапке указываются: пометка «конфиденциально», автор регламента, название компании, для кого предназначен документ и дата его создания. Этот блок информации для удобства выравнивается по правому краю.
Заголовок инструктивного письма указывается по центру и должен отражать суть регламента: «Регламент работы с входящей корреспонденцией», «Инструкция по работе с внутренними документами» и др..
Указываются причина и задача создания регламента. В таком случае сотрудники, которые будут его читать, поймут, зачем документ написан и для чего необходимо следовать изложенным в нём инструкциям.
Непосредственно текст инструкции. Управляющая организация может создать отдельно три инструкции для каждого вида документов отдельно, а может сделать общий регламент для документооборота, разбив его на главы или части. Каждое действие в последовательности должно быть чётким и исполнимым, для его выполнения у сотрудников должны быть необходимые инструменты и время. Если требование окажется неисполнимым, то инструкция не будет работать.
Результат. В последнем блоке можно указать, что получится, если вся последовательность изложенных действий будет правильно и в срок выполнена.

Для удобства чтения и усвоения материала текст должен быть разбит на смысловые блоки с использованием отступов. Не следует выделять в тексте отдельные строки или слова курсивом или полужирным шрифтом: читающие инструкцию сотрудники могут упустить из внимания остальные части документа. Выделяются только подзаголовки.

Регламент по документообороту должен быть утверждён и подписан руководителем УО, прошит и пронумерован. Хранить регламент удобнее в отдельной папке с инструкциями, обязательными для ознакомления и выполнения всеми сотрудниками УО. Первым листом в подобной папке расположите контрольный лист, в котором будет указана последовательность инструкций.

Сроки ответов УО на обращения жителей домов и сторонних лиц
197376

Гост по делопроизводству 2021 года

Любая хозяйственная операция экономического субъекта должна быть подтверждена первичным документом. Порядок составления первички, ее обработки, передачи в бухгалтерию для отражения в учете устанавливается в отдельном порядке. Для этого составляется специальный норматив — график или регламент документооборота бухгалтерских документов в компании — по сути, это задокументированный порядок движения первичной и учетной документации внутри экономического субъекта.

Обязанность составления ГДО регламентирована следующими нормативами:

Федеральный закон о бухгалтерском учете № 402-ФЗ от 06.12.2011.
Положение о документах и документообороте в бухгалтерском учете, утвержденном Минфином СССР 29.07.1983 № 105.
Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Учетная политика, оценочные значения и ошибки», утв. приказом Минфина РФ от 30.12.2017 № 274н.
Федеральный стандарт бухгалтерского учета для организаций государственного сектора «Концептуальные основы бухгалтерского учета и отчетности организаций государственного сектора», утв. приказом Минфина РФ от 31.12.2016 № 256н.

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Знакомство с ГОСТом по делопроизводству, на наш взгляд, полезно начать с изучения терминологии, которую подробно описывает другой национальный стандарт — ГОСТ Р 7.0.8-2013 (ГОСТ делопроизводство и архивное дело), поскольку эти знания помогут правильно понимать и использовать профессиональную лексику.

В нем определены понятия, используемые в статье:

Документ — зафиксированная на носителе информация с реквизитами, позволяющими ее идентифицировать.
Оформление документа — проставление на документе необходимых реквизитов.
Реквизит документа — элемент оформления документа.

Инструкция по работе с внутренними документами (ВнД) индивидуальна для каждой управляющей организации, так как зависит от размера компании, структуры и штата. В ней прописываются основные типы внутренних документов и основания, по которым эти документы создаются.

После создания ВнД проходит этап согласования, доработки и подписания у руководителя УО или подразделения, которое создало документ. Затем документ регистрируется в журнале регистрации внутренних документов. Журнал может быть один общий, или несколько – в зависимости от вида ВнД: отдельно приказы, распоряжения, служебные записки и т.д. Также журналы могут быть в каждом структурном подразделении.

После регистрации документ тиражируется, если его нужно распространить на несколько сотрудников/подразделений, или направляется в подразделение-адресат. Для каждого этапа движения внутреннего документа также должны быть установлены предельные сроки.

Работа с обращениями граждан в ГИС ЖКХ
50662

Принимая во внимание описанные определения, рассмотрим правила оформления официальных бумаг.

Для тех, кто узнал о существовании стандарта в области делопроизводства из этой статьи, будет полезен подробный разбор разделов ГОСТа. Для опытных делопроизводителей предлагаем ознакомиться с изменениями, которые вступили в силу с 01.07.2018 вместе с ГОСТ Р 7.0.97-2016.

Деловое письмо в 2020 году: как создавать, согласовывать и хранить

Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: акт

Как в 2020 году создавать, согласовывать и хранить документы: инструкция

Как закрыть делопроизводственный год

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
Ф.И.О. его владельца;
срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Скачать образец положения о документообороте в организации 2020

Скачать образец оформления приказа по ГОСТу 2020

Скачать инструкцию по делопроизводству в ДОУ 2020 по новому ГОСТу

Скачать инструкцию по делопроизводству в школе 2020 год

Скачать образец инструкции по кадровому делопроизводству 2020 по новому ГОСТу

Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в муниципальных учреждениях

Скачать инструкцию по делопроизводству 2020 в государственных учреждениях

Что меняется в организации делопроизводства? Какие новшества несут принятые документы и для каких предприятий являются обязательными к исполнению? Как организовать работу службы ДОУ и построить правильный документооборот? Что нужно учесть в обязательном порядке и как расставить приоритеты в своей работе ?

В настоящее время нет специальных правил, которые бы регулировали внеплановые отпуска. Оформляться они должны по общему правилу. Поэтому, если работник, который может уйти отдыхать в любой момент, принесет заявление не в установленный срок, то работодатель нарушит требования законодательства. Хотя и не по своей вине.

Требования, предъявляемые к оформлению официальных документов в настоящее время, сформулированы в национальном стандарте Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97-2021 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов». Он сменил государственный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 6.30-2003.

Arial;
Calibri;
Times New Roman;
Verdana.

Предпочтительный размер шрифта установлен в диапазоне от 12 до 14.

Также допускается применять шрифты, схожие по начертанию с базовыми.

Информация и данные, представленные в табличном виде могут иметь меньший размер шрифта, чем основной текст.

Полужирный шрифт следует использовать для выделения:

Заголовка;
Реквизитов;
Данных адресата.

Чтобы текст на бумаге выглядел упорядоченно и красиво, необходимо придерживаться следующих правил:

Установить общий отступ для абзаца, равный 1,25;
Соблюдение полей:

20 мм – верхнее и нижнее;
10 мм – правое;
20 мм – левое;
В случае, если документ на бумажном носителе должен храниться в архиве от 10 лет и более, то левое поле увеличивают до 30 мм. Такой порядок обусловлен необходимостью последующей прошивки, перепрошивки в связи с утратой бумаги первоначальных качеств;

Интервал устанавливается согласно следующим параметрам:

Межбуквенный интервал – обычный;
Единичный пробел между словами;
Масштаб документа уменьшается с помощью 2 интервалов;
Межстрочный интервал – от 1 до 1,5;
Реквизиты, приведенные на нескольких строчках – 1 интервал;
Если документ содержит группу реквизитов, между каждым из них должен быть соблюден дополнительный интервал, отделяющий информацию.

Реквизиты документа по ГОСТу содержат следующую информацию об отправителе:

Логотип компании или ее товарный знак – вверху по центру или слева;
Неофициальное название предприятия, если таковое более распространено в обычаях делового оборота с контрагентами;
Название документа – вверху по середине листа;
Обязательные (базовые) реквизиты компании содержатся в верхней части документа:

Наименование компании;
Адрес регистрации;
ИНН;
ОГРН;
Электронная почта, факс;
Иные контактные данные;

Документ всегда датируется не днем составления, а днем его подписания уполномоченным сотрудником. Место для указанной отметки – верхнее поле листа. Принято использовать формат даты: число-месяц-год.

Расположение реквизитов на титульном листе документа:

Согласно стандартам делопроизводства, в одном документе можно указывать не более 4 адресатов. В случае, если обращение ориентированно на больший круг лиц, то применяется одна из следующих альтернатив:

Список адресатов составляется на отдельной бумаге и прилагается копия документа-обращения;
Адресаты обезличены (без указания фамилий) и объединены лишь единой должностью. Например:

Руководителям Северо-Байкальского подразделения ООО Рошстрой.

Представленные в ГОСТе правила оформления документа для нескольких адресатов на практике применимы только в отношении обращений на бумажных носителях, поскольку электронные бланки:

Могут вообще не содержать реквизитов адресата;
Без ущерба информативности может указываться количество адресатов, превышающее установленное регламентом – более 4;
Электронная переписка и виды документов не позволяют привести информацию об адресатах отдельным списком.

Заголовок документа должен быть понятным и раскрывать суть обращения.

Например: Приказ о сокращении испытательного срока Сидорову И.А.

В отношении заголовка действует следующий регламент:

Выравнивание – по центру или левому краю;
Небольшие документы (не более 5 строк) допускается составлять без заголовка (вне зависимости от формата).

Наименование;
Номер правового акта;
Дата его принятия;
Составитель.

С 1 февраля вводятся новые ГОСТ: ГОСТ 26319-2020Грузы опасные. Упаковка; ГОСТ 34649-2020 «Прокат стальной..
С 1 февраля вводятся новые ГОСТы по сварке, оценке соответствия в форме контроля сварных соединений атомных энергетических установок.
С 1 января 2021 года введены ГОСТы: Проектная документация для строительства; оценка соответствия требованиям технических регламентов
1 января 2021 года введён новый ГОСТ Р 58939-2020 «Система обеспечения точности геометрических параметров в строительстве…
Новые положения НПА в сфере аккредитации. Сроки вступления
Росстандарт разъяснил требования к знаку поверки
С 1 января 2021 года введены НОВЫЕ ГОСТЫ
18 декабря 2020 года вступает в силу Административный регламент по контролю за работой аккредитованных лиц
Регламент Росаккредитации по контролю за деятельностью аккредитованных лиц
С 1 декабря 2020 года введен в действие документ в области использования атомной энергии ГОСТ Р 8.985-2020

Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др. (далее — документы), в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000.

Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов, правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

3.1 Документы могут создаваться на бумажном носителе и в электронной форме с соблюдением установленных правил оформления документов.

3.2 При создании документа на двух и более страницах вторую и последующие страницы нумеруют.

Номера страниц проставляются посередине верхнего поля документа на расстоянии не менее 10 мм от верхнего края листа.

Допускается создание документов на лицевой и оборотной сторонах листа. При двустороннем создании документов ширина левого поля на лицевой стороне листа и правого поля на оборотной стороне листа должны быть равны.

3.3 Для создания документов необходимо использовать свободно распространяемые бесплатные шрифты.

Для оформления документов рекомендуется использовать размеры шрифтов N 12, 13, 14.

При составлении таблиц допускается использовать шрифты меньших размеров.

(Измененная редакция, Изм. N 1).

3.4 Абзацный отступ текста документа — 1,25 см.

Заголовки разделов и подразделов печатаются с абзацным отступом или центрируются по ширине текста.

Многострочные реквизиты печатаются через один межстрочный интервал, составные части реквизитов отделяются дополнительным интервалом.

Текст документа печатается через 1-1,5 межстрочных интервала.

Если документ готовится для издания с уменьшением масштаба, текст печатается через два интервала.

Интервал между буквами в словах — обычный.

Интервал между словами — один пробел.

3.5 Текст документа выравнивается по ширине листа (по границам левого и правого полей документа).

Длина самой длинной строки реквизита при угловом расположении реквизитов не более 7,5 см.

Длина самой длинной строки реквизита при продольном расположении реквизитов не более 12 см.

3.6 Нормативными актами организации может быть предусмотрено выделение реквизитов «адресат», «заголовок к тексту» или «подпись», а также отдельных фрагментов текста полужирным шрифтом.

3.7 Нормативные акты организации, а также иные многостраничные документы могут оформляться с титульным листом. Титульный лист документа оформляется в соответствии с приложением А.

При подготовке и оформлении документов используют реквизиты, определения которых приведены в ГОСТ Р 7.0.8.

01 — герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования);

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

5.1 Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации», законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации и нормативными актами органов местного самоуправления.

Изображение герба (Государственного герба Российской Федерации, герба субъекта Российской Федерации, герба (геральдического знака) муниципального образования) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.2 Эмблема организации, разработанная и утвержденная в установленном порядке, размещается в соответствии с нормативными правовыми актами на бланках: документов федеральных органов государственной власти (за исключением случаев, предусматривающих использование изображения Государственного герба Российской Федерации), территориальных органов федеральных органов государственной власти, государственных и негосударственных организаций. Изображение эмблемы помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа на расстоянии 10 мм от верхнего края листа.

5.3 Товарный знак (знак обслуживания), зарегистрированный в установленном законодательством порядке, воспроизводится на бланках организаций в соответствии с уставом (положением об организации). Изображение товарного знака (знака обслуживания) помещается посередине верхнего поля бланка документа над реквизитами организации — автора документа или слева на уровне наименования организации — автора документа (допускается захватывать часть левого поля).

Наряду с товарным знаком (знаком обслуживания) на бланках документов может указываться коммерческое обозначение юридического лица.

Работа с документами в организации делится на этапы.

Для входящих:

прием и первичная обработка;
предварительное рассмотрение делопроизводителем;
регистрация;
рассмотрение руководством организации и направление на исполнение;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для исходящих:

разработка, оформление;
регистрация;
отправка.

Для внутренних:

разработка, оформление;
регистрация;
обработка, исполнение, подготовка ответов;
контроль исполнения.

Для всех:

учет и анализ объемов документооборота;
хранение.

Скорость прохождения этапов напрямую зависит от правильности оформления бумаг, а также от утвержденных в организации норм документооборота. Образец положения о документообороте в организации (2020) можно скачать ниже.

Делопроизводством в учреждении занимается секретарь или делопроизводственная служба. Он существует в следующих видах:

общий — в части деятельности предприятия в целом;
кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

Делопроизводство и документооборот 2020 (учебное пособие по оформлению можно найти в открытых источниках) предполагает, что оборот бумаг в организации начинается с их номенклатуры, то есть перечня всех существующих дел (бумаг одного вида или направления).

Для ее формирования нужно установить перечень всех находящихся в наличии бумаг, объединить их по идентичным направлениям. Далее для каждого вида надо установить номер, то есть код, включающий ряд цифр или букв. Номенклатура призвана облегчить процесс архивирования и систематизации бумаг.

Как правило, предоставляется в форме таблицы с графами, отражающими наименование дела, код (номер), место в архиве, срок хранения. В организации число дел и видов бумаг, находящихся в обороте, зависит от направлений и специфики деятельности, но есть общие для разных отраслей правила и виды:

внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
входящие (присланные из внешних структур);
исходящие (отправляемые во внешние структуры).

По общему правилу, они фиксируются в журналах регистрации (для каждого вида — свой) с указанием порядкового номера, даты, наименования, информации об отправителе. Журнал нужно сшить и пронумеровать. В целом число журналов в организации связано с ее потребностями и направлениями деятельности.

Движение бумаг в организации состоит из последовательных шагов по их перемещению и действий, которые нужно совершить в период, когда бумага создается и исполняется. Например, этапы процесса изложены в инструкции, утвержденной Приказом Федерального архивного агентства от 11.04.2018 № 44. Это можно взять за основу.

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

проверка факта правильной доставки до адресата;
проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
проверка целостности входящих, в том числе приложений;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

руководителя учреждения;
заместителя руководителя;
начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

разрабатываются проекты, оформляются;
визируются заинтересованными сотрудниками;
проверяются на предмет правильности оформления;
регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
передаются на отправку;
контролируется исполнение.

05.06.2018

Национальный стандарт Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.97 — 2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» был утвержден Приказом Росстандарта от 08.12.2016 N 2004-ст с датой введения в действие 1 июля 2017 года. Приказом от 25.05.2017 N 435-ст Росстандарт перенес дату введения ГОСТа на 1 июля 2018 года.

И совсем скоро новый ГОСТ Р 7.0.97 – 2016 придет на смену ГОСТу Р 6.30 – 2003.

Напомним, какие новшества нас ожидают.

1.1. Методические рекомендации по применению ГОСТ Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (далее — Методические рекомендации) разработаны в целях определения:

— порядка применения положений ГОСТ Р 7.0.97-2016 (далее — Стандарт);

— последовательности действий по организации его применения.

1.2. Методические рекомендации разработаны в соответствии с Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» , а также в соответствии с законодательными и иными нормативными правовыми актами в сфере информации и делопроизводства.

Федеральный закон от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

1.3. Методические рекомендации будут способствовать применению положений Стандарта в организациях различных организационно-правовых форм.

1.4. Положения Методических рекомендаций распространяются на документы на бумажном и электронном носителях.

1.5. Федеральным законом от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» установлен принцип добровольности применения стандартов.

Пункт 1 статьи 26 Федерального закона от 29 июня 2015 г. N 162-ФЗ «О стандартизации в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации 2015 N 27, ст. 3953; 2016, N 15, ст. 2066; N 27, ст. 4229).

Применение Стандарта предполагает:

— приведение локальных нормативных актов организации, устанавливающих правила оформления документов, в соответствие со Стандартом (инструкция по делопроизводству, стандарт организации, правила работы с документами в СЭД);

— разработку бланков и электронных шаблонов документов в соответствии с положениями Стандарта.

1.6. В соответствии со структурой Стандарта, а также в связи с необходимостью определения порядка его применения, Методические рекомендации имеют следующие разделы:

1. Общие положения;

2. Термины и определения;

3. Общие требования к созданию документов;

4. Оформление реквизитов документов;

5. Подготовка текстов документов;

6. Бланки документов;

7. Особенности подготовки электронных документов.

Организационно-распорядительные документы должны иметь установленный состав реквизитов и правила их оформления.

Электронные документы должны быть оформлены по общим правилам делопроизводства и иметь реквизиты, установленные для аналогичного документа на бумажном носителе, за исключением реквизита «Государственный герб Российской Федерации» .

Пункт 38 Правил делопроизводства в федеральных органах исполнительной власти, утвержденных постановлением Правительства Российской Федерации от 15 июня 2009 г. N 477 (Собрание законодательства Российской Федерации 2009, N 25, ст. 3060; 2011, N 37, ст. 5263; 2016, N 18, ст. 2641).

Состав и оформление реквизитов устанавливаются Стандартом. Состав реквизитов конкретного документа определяется его видом и разновидностью.

Стандарт устанавливает следующий состав реквизитов организационно-распорядительных документов:

02 — эмблема;

03 — товарный знак (знак обслуживания);

04 — код формы документа;

05 — наименование организации — автора документа;

06 — наименование структурного подразделения — автора документа;

07 — наименование должности лица — автора документа;

08 — справочные данные об организации;

09 — наименование вида документа;

10 — дата документа;

11 — регистрационный номер документа;

12 — ссылка на регистрационный номер и дату поступившего документа;

13 — место составления (издания) документа;

14 — гриф ограничения доступа к документу;

15 — адресат;

16 — гриф утверждения документа;

17 — заголовок к тексту;

18 — текст документа;

19 — отметка о приложении;

20 — гриф согласования документа;

21 — виза;

22 — подпись;

23 — отметка об электронной подписи;

24 — печать;

25 — отметка об исполнителе;

26 — отметка о заверении копии;

27 — отметка о поступлении документа;

28 — резолюция;

29 — отметка о контроле;

30 — отметка о направлении документа в дело.

Герб (Государственный герб Российской Федерации, герб субъекта Российской Федерации, герб (геральдический знак) муниципального образования) воспроизводится на бланках документов в соответствии с Федеральным конституционным законом от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» , законодательными и иными нормативными правовыми актами субъектов Российской Федерации, уставами и нормативными правовыми актами представительных органов муниципальных образований.

Федеральный конституционный закон от 25 декабря 2000 г. N 2-ФКЗ «О Государственном гербе Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2000, N 52, ст. 5021; 2002, N 28, ст. 2780; 2003, N 27, ст. 2696; 2009, N 46, ст. 5417; 2010, N 1, ст. 1; 2013, N 30, ст. 4022; 2014, N 11, ст. 1088).

Документооборот. Требования к оформлению документации

Код формы документа проставляется на унифицированных формах документов в соответствии с Общероссийским классификатором управленческой документации (ОКУД) или локальным классификатором, располагается в правом верхнем углу рабочего поля документа, состоит из слов «Форма по…» (наименование классификатора) и цифрового кода.

Например:

Обозначение:	ГОСТ Р 7.0.97-2016
Статус:	действующий
Тип:	ГОСТ Р
Название русское:	Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов
Дата актуализации текста:	01.01.2021
Дата актуализации описания:	01.01.2021
Дата регистрации:	00.00.0000
Дата издания:	13.02.2019
Дата введения в действие:	01.07.2018
Область и условия применения:	Настоящий стандарт распространяется на организационно-распорядительные документы: уставы, положения, правила, инструкции, регламенты, постановления, распоряжения, приказы, решения, протоколы, договоры, акты, письма, справки и др., в том числе включенные в ОК 011-93 «Общероссийский классификатор управленческой документации» (ОКУД), класс 0200000. Настоящий стандарт определяет состав реквизитов документов; правила их оформления, в том числе с применением информационных технологий; виды бланков, состав реквизитов бланков, схемы расположения реквизитов на документе; образцы бланков; правила создания документов. Положения настоящего стандарта распространяются на документы на бумажном и электронном носителях
Взамен:	ГОСТ Р 6.30-2003
Список изменений:	№0 от (рег. ) «Утратил силу в РФ» №1 от (рег. ) «Срок действия продлен»
Расположен в:	Общероссийский классификатор стандартов → Общие положения. Терминология. Стандартизация. Документация → Информатика. Издательское дело → ИнформатикаКлассификатор государственных стандартов → Общетехнические и организационно-методические стандарты → Система классификации, кодирования и технико-экономической информации → Информация, библиотечное и издательское делоТематические сборники → Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Электронные издания.
Приложение №0:	Изменение к ГОСТ Р 7.0.97-2016. Дата введения перенесена
Приложение №1:	Изменение №1 к ГОСТ Р 7.0.97-2016

Создание единого экономического пространства привело к тому, что государства отказываются от некоторых национальных особенностей хозяйствования, в т.ч. и от национальных систем управления документацией, переходя на единые, общие для всех принципы. Этому способствует тот факт, что деятельность многих современных компаний давно вышла за пределы национальных границ. Свободному перемещению капитала нужна большая прозрачность систем управления организациями. Новые экономические реалии поставили перед Международной организацией по стандартизации ¹ проблему выработки единого международного стандарта по управлению документацией.

И такой стандарт был принят в 2001 году – ISO 15489:2001 «Information and documentation – Records management – General» ². Он был разработан на основе 6 австралийских стандартов по управлению документами с учетом опыта других стран. ISO 15489:2001 активно применялся во многих странах мира и, безусловно, сыграл огромную роль в формировании общих принципов и подходов к управлению документами. В частности, терминология этого стандарта была использована разработчиками Типовых функциональных требований к управлению официальными электронными документами ³ – европейского стандарта, предназначенного для тестирования и сертификации информационных систем управления документами.

Российский стандарт, идентичный ISO 15489:2001, был принят в 2007 году – ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007 «СИБИД. Управление документами. Общие требования» ⁴ и содержал положения об управлении документами любого формата и на любых носителях, создаваемых и получаемых различными организациями.

В 2016 году ISO приняла новую версию стандарта – ISO 15489:2016 ⁵, при разработке которого был учтен опыт применения стандарта 2001 года за весь период его функционирования. Вот на его базе и был подготовлен новый российский ГОСТ Р ИСО 15489-1-2019 «СИБИД. Информация и документация. Управление документами. Часть 1. Понятия и принципы» ⁶, который вводится в действие с 1 января 2020 г. и заменит собой первый вариант стандарта ГОСТ Р ИСО 15489-1-2007.

Новый российский стандарт идентичен международному ISO 15489-1:2016. Оба международных стандарта ISO 15489-1:2001 и 15489-1:2016 состоят из двух частей:

первая устанавливает общие принципы управления документами;
вторая часть (Guidelines) является рекомендациями по применению в организациях положений первой части стандарта.

Вторая часть по статусу является не стандартом, а техническим отчетом ИСО, поэтому в нашей стране в качестве национального стандарта в 2007 и 2019 году принимались только первые части ISO 15489. Вторую часть в обозримом будущем в качестве российского стандарта ждать не стоит.

Стаж работы: научный – 9 лет: научный сотрудник ВНИИ документоведения и архивного дела (1978 – 1987 гг.); научно-педагогический — 28 лет: доцент Российского государственного гуманитарного университета (1981 – 2001 гг.), профессор Российской академии правосудия (2002 г. по настоящее время).

9. Отметка об исполнителе. При заполнении этого реквизита, указывайте полные фамилию, имя и отчество лица, исполнившего документ. К обязательным сведениям относится номер его контактного телефона. К необязательным — наименование должности и структурного подразделения, адрес электронной почты.

10. Отметка о заверении копии. В том случае, когда копия документа будет направлена в другую организацию, заполните реквизит, указав место нахождения подлинника: наименование организации, индекс дела в соответствии с утвержденной номенклатурой, год. Копия должна быть заверена печатью организации или специальной печатью, изготовленной для этих целей.

Новая инструкция по делопроизводству 2021 должна содержать примеры использования этикетных фраз, употребляемых в обращении и в заключении. Включите в инструкцию примеры, которые приведены в новом ГОСТе как варианты возможных обращений к физическим и должностным лицам.

Действует новый национальный стандарт на оформление документов ГОСТ Р 7.0.97-2021. О публикованы Методические рекомендации по применению ГОСТа органами государственной власти и государственными организациями, а также организациями различных организационно-правовых форм и форм собственности.

1. Нормативно-правовая база организации делопроизводства в РФ. Новое в законодательстве. Приказ Росархива от 11 апреля 2021 г. №44 «Об утверждении примерной инструкции по делопроизводству в государственных организациях». Основные положения и требования, новшества Инструкции, обязательность использования. Требования ГОСТ Р 57551-2021 «Информация и документация. Оценка рисков для документных процессов и систем». ГОСТ Р 7.0.101-2021 Информация и документация. Система управления документами. Правила делопроизводства в государственных органах, органах местного самоуправления . ГОСТ Р ИСО 15489-1-2021 Управление документами (вступает в действие с 1 января 2021 года).

Электронный документооборот с сотрудниками. Уже с 2021 года планируется разрешить персоналу направлять заявления работодателю в электронном виде. На сегодняшний день такая возможность дана лишь дистанционным сотрудникам (ст. 312.2 ТК РФ). Законопроект № 736455-7 предполагает внесение в Кодекс новых статей (15.1-15.3).

Этот же законопроект разрешает оформлять отпуска сотрудникам по их просьбе с перечислением отпускных вне установленных сроков. Так, если заявление от сотрудника поступило менее чем за 3 дня до его начала, то перечисление отпускных производится не позднее 3-х дней с момента его подачи.

Также ужесточились требования к СЭД:

доступ к СЭД должен занимать не более 3-х секунд;
доступ к регистрационной карточке должен быть не более 5 секунд;
время простоя при сбоях и перезагрузке СЭД должен быть не более 30 минут.

В декабре 2021 года в Москве проходил семинар по делопроизводству «Современные технологии документационного обеспечения управления». На этом семинаре обсуждались актуальные вопросы делопроизводства:

Проблемы электронного документооборота.
Какой электронный документ приравнивается к бумажному.
Какой должна быть правильная электронно-цифровая подпись.
Какие изменения в делопроизводстве нас ждут в 2021-2021 годах.

Электронные документы после их исполнения или отправки подлежат хранению в установленном порядке в информационных системах в течение сроков, предусмотренных для аналогичных документов на бумажном носителе.

Последующее утверждение единых форм бланков для каждого вида документа, основанных на регламенте ГОСТа позволит сэкономить время, существенно снизить трудозатраты и выделить только основную суть в обращении.

Правила, приведенные в обусловленном ГОСТе, ориентированы преимущественно на компании и носят рекомендательный характер, то есть контрагенты могут отступать от таковых, не боясь привлечения к ответственности.

Почти вся работа с документацией ведется на компьютере. Поэтому неудивительно, что правила их стилевого оформления решено зарегламентировать. Теперь допустимо печатать документ с двух сторон листа. Однако следует проставить одинаковые размеры для левого поля лицевой страницы и правого оборотной.

Если копию предстоит передать в другую организацию, необходимо дать ссылку на подлинник. Нужно написать, в какой организации он находится и в каком деле хранится. Последний обязательный реквизит 1 печать компании.

Что такое делопроизводство и документооборот (2020)? Учебное пособие, равно как и современный экономический словарь, определяет документооборот как движение документов между их составителями и исполнителями по информационным технологическим цепочкам, дающее возможность проинформировать всех заинтересованных лиц, довести до них принятые решения, осуществлять учет и контроль. В свою очередь делопроизводство — это мероприятия по ведению, обновлению и контролю за документацией.

Поскольку значение информации в современном мире и бизнесе трудно переоценить, делопроизводству и документообороту организации отводится важная роль. Зачастую от четкости и ясности формулировок, скорости прохождения бумаг зависит правильность принятия решений и конечный результат.

Выделяют три вида документопотока:

входящий (поступающий в организацию);
исходящий (направленный из организации);
внутренний (документация, создаваемая и используемая работниками в управленческом процессе).

Основы делопроизводства и документооборота 2021

общий — в части деятельности предприятия в целом;
кадровый — в части движений по персоналу, осуществляется кадровой службой;
секретный — в части бумаг конфиденциального характера по специальным установленным требованиям;
электронный — в части передачи информации по автоматизированным системам.

внутренние (те, которыми оперируют в пределах учреждения);
входящие (присланные из внешних структур);
исходящие (отправляемые во внешние структуры).

Работа с входящими в организации состоит из комплекса процессов.

1. Первичная обработка, включающая такие элементы:

проверка факта правильной доставки до адресата;
проверка отсутствия повреждений конверта, пакета;
вскрытие (кроме упаковок с надписью «Лично» и грифами ограничения доступа к бумаге);
проверка целостности входящих, в том числе приложений;
уничтожение конвертов, пакетов или упаковки;
отметка с присвоением входящего номера.

Номер присваивается один раз, двойная регистрация не допускается.

2. Предварительное рассмотрение для правильного распределения потоков бумаг, которое:

можно провести до регистрации (при наличии отметок о необходимости немедленного исполнения);
осуществляется в отношении всех бумаг, поступающих в учреждение и на имя директора (если адресованы в подразделение, они направляются непосредственно адресату).

В результате процедуры бумаги сформируются в потоки, идущие в адрес:

руководителя учреждения;
заместителя руководителя;
начальников подразделений и их сотрудников.

Завершением этапа станет передача нужному руководителю в соответствии с функционалом последнего.

3. Рассмотрение руководителем:

производится в день получения им бумаги (на следующий — в случае передачи в конце рабочего дня);
наложение резолюции.

По получении резолюции передается на исполнение соответствующему сотруднику.

4. Обработка, выполнение резолюции.

5. Формирование ответов.

6. Контроль исполнения.

Работа с исходящими включает перечень действий:

разрабатываются проекты, оформляются;
визируются заинтересованными сотрудниками;
проверяются на предмет правильности оформления;
регистрируются в день подписания (на следующий рабочий, если подписаны вечером);
передаются на отправку;
контролируется исполнение.

Внутренние учреждения обрабатываются поэтапно. Работа с распорядительными бумагами (приказами, распоряжениями) состоит из:

подготовки проекта;
согласования с заинтересованными сотрудниками;
направления на проверку правильности формирования;
передачи руководителю для подписания;
регистрации (с присвоением номера по отдельным группам в пределах календарного года);
контроль исполнения;
формирования подлинников в дела в соответствии с номенклатурой.

Работа с протоколами включает:

формирование текста;
регистрацию тех, которые оформляются по итогам заседаний под председательством руководителя (номер по порядку присваивается внутри календарного года);
хранение подлинников в делах по месту регистрации;
контроль исполнения;
направление копий в адрес заинтересованных лиц.

В учреждении по всем документам нужно вести учет их числа, которые поступили, были в нем созданы и отправлены во внешние организации в определенном периоде. Такая фиксация осуществляется как по предприятию в целом, так по его структурным подразделениям, группам бумаг, отправителям и адресатам, а также иным параметрам, которые требуются для проведения анализа работы.

Изначально его планировалось ввести в действие 08.12.2016. Однако Приказ Росстандарта № 435-ст от 25.05.2017 отсрочил это на полтора года. Стандарт распространяется на всю организационно-распорядительную документацию как в бумажной, так и в электронной форме. Хотя и является добровольным к исполнению.

Новый ГОСТ устанавливает ряд требований к делопроизводству, очевидно разнящихся с теми, что были приведены в старом. К наиболее важным относятся:

Правила создания и оформления документации. Здесь рассматривают такие вопросы, как шрифты и гарнитуры, абзацные отступы и интервалы, поля и форматирование.
Инструкция по заверению копий документов. Обязательная надпись расширилась.
Система оформления реквизитов. Изменились привычные, появились новые и исключены некоторые старые.

Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

Изменились правила заверения копий документов. Первая часть заверяющей надписи осталась прежней. Она состоит из слова «Верно», Ф.И.О., должности и подписи лица, уполномоченного на ее проставление, и даты.

Еще одно важное новшество — отметка об электронной подписи. Во времена принятия предыдущего ГОСТа их еще не использовали. Поэтому стоит запомнить состав такой отметки:

надпись «Документ подписан электронной подписью»;
номер сертификата ключа;
Ф.И.О. его владельца;
срок его действия.

Возможно присутствие герба Российской Федерации, эмблемы органа власти или эмблемы организации.

Отныне бумаги содержат наименование должности лица структурного подразделения автора документа. При необходимости в правом верхнем углу может присутствовать ограничительный гриф. А вот идентификатора электронной копии в них больше нет.

Запрещается заголовки набирать лишь строчными буквами. Важно Выполнение заголовка таблицы по ГОСТу 2021 Оформление таблиц по ГОСТу 2021 года предполагает, что заголовок таблицы содержит такие составляющие части:

необходимый знак тире и название с большой буквы.
само название графического элемента – «Таблица»;
номер таблицы по порядку арабскими цифрами;

Наименование должно быть кратким, точным и отражать ее содержимое.

При расположении его над самой таблицей абзацный отступ не соблюдается. Набирается предложение одной строкой, без точки в конце.

Пример: Таблица 2.8 – Наименование Недопустимые оплошности Когда речь идет об оформлении таблиц по ГОСТу 2021 года, существуют нюансы, которые ни в коем случае нельзя нарушать. Что непозволительно при создании таблиц по ГОСТу в 2021 году?

Первое – запрещается ставить кавычки или схожие элементы вместо повторяющихся частей таблицы.

и заверяется печатью организации.

Печать проставляется, не захватывая собственноручной подписи лица, подписавшего документ, или в месте, обозначенном » мп» («место печати»). для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп. в новом стандарте появились новые разделы 2 «нормативные ссылки» и 3 «общие требования к созданию документов», а также новое приложение — форма титульного листа alt=»Оформление документов по госту с примером»>

Гост по делопроизводству и документообороту 2021

Новый ГОСТ для оформления документов

Документооборот. Требования к оформлению документации 2020

Гост оформление текстовых документов 2021

Документооборот. Требования к оформлению документации 2021

Гост по делопроизводству 2021 года

Документооборот. Требования к оформлению документации

Основы делопроизводства и документооборота 2021

Оформление текстовых документов: новые требования ГОСТ

Похожие записи:

Добавить комментарий