Кадровые документы при приеме на работу 2021 год

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Кадровые документы при приеме на работу 2021 год». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Производственный календарь на январь 2021 с изменениями

Обязательные кадровые документы

Производственный календарь на 2021 год

Праздники в 2021 году. Как отдыхаем?

График отпусков на 2021 год

Трудовые отношения между работником и работодателем начинаются с документов, сопровождающих прием на работу. Каким будет оформление документов при приеме на работу в 2021 году, расскажем в нашей статье.

Напомним, что завершить сбор заявлений о выборе способа ведения нужно было до 31 декабря прошлого года включительно. Работникам, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки, надо было вернуть ее, а остальным — продолжать вести одновременно с электронной трудовой книжкой (далее — ЭТК).

В новом году к работодателю могут обратиться лица, у которых не было возможности подать такое заявление до 31 декабря 2020 (п. 6 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ):

• работники, не исполняющие трудовые обязанности за которыми сохранено место работы:
• на период отпуска или временной нетрудоспособности (например, отпуск по беременности и родам, отпуск по уходу за ребенком);
• на период отстранения от работы в случаях, предусмотренных ТК РФ, другими федеральными законами, иными нормативными правовыми актами РФ;
• лица имеющие трудовой стаж, но по состоянию на 31 декабря 2020 не состоявшие в трудовых отношениях.

Обратите внимание, что данный список является открытым.

Указанные выше лица вправе сделать это в любое время, подав работодателю заявление по основному месту работы, в том числе при трудоустройстве (Письмо Минтруда России от 12.08.2020 № 14-2/ООГ-12933).

С 2021 не нужно оформлять бумажные трудовые книжки тем, кто впервые будет устраиваться на работу. Законодатель не предусмотрел для этой категории права выбора, поэтому работодатель может вести на них только ЭТК (п. 8 ст. 2 Федерального Закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

К вам могут приходить устраиваться на работу лица, которые отказались от ведения бумажной трудовой книжки на прошлом месте работы, свидетельствовать об этом будет сделанная в ней запись. В этом случае продолжать вести бумажную трудовую книжку не надо, так как информация об отказе бывшем работодателем уже передана в ПФР, поэтому вернуться к ведению бумажной трудовой книжке на новом месте работы будет невозможно. Разъяснения по этому вопросу приведены Минтрудом России в Письме от 03.07.2020 № 14-2/ООГ-10180.

В начале года кадровику надо собрать заявления о выборе способа ведения трудовой книжки с сотрудников, которые в январе 2021:

• вышли на работу после болезни, из отпуска, отпуска по беременности и родам, отпуска по уходу за ребенком;
• устроились к вам на работу, имеют трудовой стаж, и не работали на 31 декабря 2021.

Напомним, что работникам нет необходимости каждый год писать заявления на предоставление стандартных вычетов по НДФЛ на себя, детей и студентов. Вам достаточно получить одно заявление, которое и будет являться основанием для предоставления вычетов в течение нескольких лет.

В новом году написать заявление следует только работникам, у которых:

• в заявлении прошлого года указан конкретный налоговый период — календарный год;
• изменились обстоятельства получения вычета, например, 18-летний ребенок стал студентом, родился еще один ребенок.

А вот справку с места учебы для получения вычета на студента работник должен предоставлять ежегодно, в ней должны быть указаны период и форма обучения (Письмо Минфина от 21.07.2020 № 03-04-05/63596).

В начале года кадровику надо собрать заявления на стандартные вычеты с сотрудников:

• указавших в заявлении прошлого года налоговый период — 2020 год;
• у которых изменились обстоятельства получения вычета;
• устроившихся к вам на работу в новом году.

С тех, кто придет к вам на работу не с начала года, кроме заявления и обычных документов подтверждающих право на вычет, надо справку о доходах с предыдущего места работы.

«>

Привлекая для некоторых видов работ самозанятых, компания может сэкономить на НДФЛ и страховых взносах. Рассмотрим, когда это будет правомерно, и не несет рисков для организации.

После введения Налога на профессиональный доход (далее — НПД) у многих работодателей может возникнуть соблазн оформлять штатных или вновь принятых работников как самозанятых. Самозанятыми могут быть как физические лица без статуса ИП, так и ИП.

Федеральный закон от 27.11.2018 № 422-ФЗ (далее — Закон о самозанятых) устанавливает для работодателя обязанность уплачивать НДФЛ и страховые взносы в случае привлечения в качестве самозанятых своих действующих или бывших работников, с момента увольнения которых прошло менее двух лет (п. 1 и п. 8 ч. 2 ст. 6 Закона о самозанятых).

Таким образом, законом установлен прямой запрет на привлечение в качестве самозанятых исполнителей действующих или бывших сотрудников в течение двух лет с даты увольнения.

Компании заключают с самозанятыми исполнителями гражданско-правовые договоры подряда или возмездного оказания услуг в порядке, установленном ГК РФ, поэтому выводы судов о переквалификациигражданско-правового договора (далее — ГПД) в трудовой, можно применить и к отношениям с самозанятыми.

По мнению Верховного Суда РФ, сам по себе факт заключения между организацией и физическим лицом ГПД, еще не говорит об отсутствии трудовых отношений. В Определение № 66-КГ17-10 от 25.09.2017 Верховный Суд определил ключевые отличительные признаки ГПД от трудового. Для удобства приведем их в Таблице 1.

Таблица 1. Ключевые отличительные признаки ГПД от трудового договора

Кадровику на заметку: проверьте наличие этих документов уже в начале года

Сразу скажем, что в СЗВ-М включать самозанятых исполнителей по ГПД не нужно, т.к. ваша компания не является в отношении этих лиц страхователем (п. 1 ст. 7 Федерального закона от 15.12.2001 № 167-ФЗ, п. 1 ст. 419 НК РФ.)

Напомним, что сведения о застрахованных физических лицах, работающих по ГПД, надо отражать в СЗВ-М за все периоды действия договора, независимо от подписания акта и оплаты.

Внутри компании организуйте документооборот так, чтобы информация обо всех сделках с физическими лицами, работающих по ГПД была у сотрудника ответственного за подготовку и сдачу СЗВ-М.

Постановление Правления ПФР от 25.12.2019 № 730п) устанавливает следующие сроки для подачи СЗВ-ТД в 2021 году:

• при приеме на работу или увольнении — следующий рабочий день после издания приказа;
• при прочих кадровых мероприятиях (перевод, например) или изменения способа ведения трудовой книжки (для тех, кто ранее оставил бумажный вариант) — 15 число следующего месяца.

Если численность работников 25 человек и больше, сдавать СЗВ-ТД нужно в электронном виде. Если меньше, то можно сдать бумажную форму.

Обратите внимание, что с 1 января 2021 введена административная ответственность за непредставление в установленный срок формы СЗВ-ТД и представление сведений в неполном объеме или в искаженном виде (п. 8 ст. 1 Федерального закона от 01.04.2020 № 90-ФЗ). Размер штрафа для должностных лиц организации составляет от 300 до 500 руб. Данный штраф может применяться и к руководителю организации (ст. 2.4 и 15.33.2 КоАП).

С 1 января 2021 не забывайте подавать СЗВ-ТД на следующий рабочий день после издания приказа о приеме на работу или увольнении.

Вступили в силу поправки введенные Федеральным законом от 08.12.2020 № 407-ФЗ к гл. 49.1 ТК РФ, выделим основные моменты:

• теперь можно утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• время взаимодействия сотрудника с работодателем считается рабочим;
• уволить удаленного работника кроме общих случаев, установленных ТК РФ, можно еще по двум основаниям:
• не выходит на связь более 2 рабочих дней подряд;
• не может работать на прежних условиях в связи с переездом в другую местность;
• подписывать трудовой договор (изменять, расторгать) следует только усиленной квалифицированной электронной подписью (далее — ЭП), для работника допускается усиленная неквалифицированная (ЭП);
• взаимодействовать с сотрудником можно любыми способами, главное фиксировать получение электронных документов, конкретный порядок следует установить в локальном нормативном акте или трудовом договоре;
• компания должна будет предоставлять сотруднику оборудование и другие средства, также он может использовать собственное (арендованное) имущество, но в этом случае надо компенсировать ему расходы;
• определены два вида временной дистанционной работы:
• непрерывная — на срок не более 6 месяцев,
• периодическая — когда идет чередование работы дома и в офисе;
• режим экстренной удаленной работы вводится в двух случаях:
• на основании решения органа государственной власти или местного самоуправления;
• в случаях возникновения угрозы жизни или нормальных жизненных условий, например, эпидемия, производственная авария, пожар и др.

Экстренный режим вводится принятием локального нормативного акта, в это случае получать согласие сотрудников на перевод и вносить изменения в трудовые договоры не нужно.

Если же компания не может перейти на удаленную работу вследствие своего вида деятельности, придется оплачивать работнику простой по независящим от сторон причинам в размере не менее двух третей оклада (тарифной ставки).

Для крупных компаний удобнее будет разработать и утвердить порядок удаленной работы в локальном нормативном акте, при необходимости внести изменения в Правила внутреннего трудового распорядка и Положения об оплате труда и др. Если организация небольшая закрепите порядок и условия удаленной работы в трудовых договорах с работниками.

В начале года кадровику надо проверить условия трудовых договоров в части соответствия поправкам в ТК РФ об удаленной работе, при необходимости внесите в них изменения путем заключения дополнительных соглашений с работниками.

• Изменения законодательства в кадровом деле с 2021
• Работа на удаленке. 2021 год — усовершенствованные правила
• Какие документы нужны для приема на работу
• Дополнительный перечень документов
• Пошаговое трудоустройство сотрудника
• Ответы на популярные вопросы

Трудоустройство работника — волнительное дело как для работника, так и для работодателя. Последний должен соблюдать закон — ТК РФ. Документы при приеме на работу должны соответствовать положенным требованиям. В статье перечислим все: обязательный и дополнительный перечень, дадим рекомендации по заполнению карточки работника и ответим на популярные вопросы.

Январь 2021 года весомо видоизменил и скорректировал различные сферы законодательства РФ, исключением не стали Трудовой и Налоговый кодексы. Обозначим самые важные:

1. Трудовые книжки в новом виде.

Подача заявлений о выборе метода ведения трудовой книжки завершилась 31 декабря 2020 года. Сотрудники, чей выбор был сделан в пользу эл-ой книжки, обязаны вернуть печатную версию документа. Для тех, кто не смог определиться или не стал делать выбор вовсе, схема гораздо проще: единовременное ведение трудовой книжки в двух форматах (печатный и электронный).

В 2021 году могут появиться сотрудники, которые не успели по тем или иным причинам подать вышеупомянутое заявление в обозначенный срок (31.12.20), напомним, что срок регламентируется пунктом 6 статьи 2 Федерального Закона Российской Федерации от 16.12.2019 №439-ФЗ. К категории таковых сотрудников относятся:

• Сотрудники, которые не занимаются трудовой деятельностью и не выполняют служебные обязанности, но за ними закреплены рабочие места;
• Сотрудники, находящиеся в отпуске или имеющие статус временно недееспособных (роженицы, отпускной период по уходу за ребенком);
• Сотрудник, который временно отстранен от работы в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации;
• Сотрудники с трудовым стажем, но на 31.12.20 не являются участниками трудовых отношений.

Все вышеуказанные категории сотрудников имеют право подать необходимое заявление своему работодателю.

Следить за эффективностью работы сотрудников можно в программе Класс365. В ней можно ставить задачи , распределять их по степени важности, а также менять ответственных. Узнайте о всех возможностях программы Бизнес.Ру можно прямо сейчас >>

2. Заявления на вычеты по стандарту.

В 2021 год составление заявления на стандартный вычет касается следующей категории сотрудников, у которых:

• в заявлении от 2020 года прописан определенный период налогового взноса, а именно: календарный год;
• произошли изменения в семье, которые влияют на процесс получения вычета. Например: подросток, которому исполнилось 18 лет приобрел статус студента, либо в семье произошло пополнение и родился еще один ребенок.

Важно! Студент обязан ежегодно предоставлять справку с места обучения из деканата. Документ должен содержать в обязательном порядке срок и форму получения образования.

Если в коллектив поступил новый сотрудник, свою рабочую деятельность он начал не с начала года и обязан предоставить следующие документы при приеме на работу: заявление, документы предоставляющие право на вычет, справку о доходах с предыдущего рабочего места (при его наличии).

3. Отпускной график для новых кадров в коллективе.

Если в 2020 году утверждение отпускного графика стояло до 17.12.2020 ( часть 1, статья 123 Трудового Кодекса Российской Федерации). При приеме на работу потенциальный работодатель не вносит корректировки в график с отпусками, который уже утвержден.

Единственным исключением может стать внутренний регламент компании — акт, в котором предусмотрено внесение новых сотрудников в отпускной график.

4. Самозанятость.

Компании все чаще и чаще привлекают для выполнения каких-либо профессиональных компетенций самозанятых сотрудников, оправдывая это экономией на подоходный налог (НДФЛ) и взносах по страховке.

Всем известно, что введен налог на профессиональный доход и многие работодатели стали переоформлять штатный коллектив в статус самозанятых сотрудников, однако, не все так просто.

Работодатель в обязательном порядке должен вносить подоходный налог и страховые взносы за переоформленных из штатного состава сотрудников в самозанятых, если с момента увольнения прошло меньше двух лет. Данные положения вы можете найти в пункте 1 и 8 части 2 статьи 6 Федерального закона 422-ФЗ (Закон о самозанятых).

При оформлении самозанятого сотрудника обращайте внимание на следующие показатели:

• регистрация сотрудника на сайте Федеральной налоговой службы;
• наличие у потенциального сотрудника чековых документов из приложения «Мой налог»;
• вы не обязаны быть в лице одного заказчика у самозанятого сотрудника.

Напомним, что самозанятого сотрудника не надо вносить в гражданско-правовой договор, все это объясняется тем, что компания работодатель не приходится сотруднику в качестве страхователя. Для сведения смотрите пункт 1 статьи 7 Федерального закона от 15.12.2001 №167-ФЗ, пункт 1 статьи 419 Налогового Кодекса Российской Федерации.

5. Ежемесячная отчетность в ПФР формы СЗВ-М.

Какие кадровые документы нужно поправить в 2021 году

Знакомимся с самыми актуальными и важными нововведениями, которые нельзя упускать из виду. Итак, 8 декабря 2020 года Федеральный закон № 407-ФЗ был скорректирован и вот основополагающие аспекты:

1. Удаленка теперь может быть официально внесена в документы трудового договора, а также в нормативную документацию предприятия;
2. Если у в течение рабочего дня у вас происходит коммуникация с руководством, которая занимает определенный промежуток времени, то с 2021 года данное время тоже входит в категорию. «рабочего»;
3. Сотрудник на удаленке может быть уволен как на общих основаниях, так и за исчезновение со связи на срок более 48 часов рабочих дней, отсутствие возможности выполнять рабочие обязанности в связи со сменой геолокации;
4. Трудовой договор должен выходить исключительно за усиленной квалифицированной электронной подписью, если есть необходимость подписания документации сотрудником, то он может воспользоваться усиленной неквалифицированной электронной подписью;
5. Для осуществления удаленного формата работы фирма обязана предоставить сотруднику все необходимое электронное оснащение, если же работник вынужден брать технику и оборудование к ней в аренду, то компания полностью компенсирует расходы за арендную плату;
6. Удаленка теперь двух типов:

• не дольше 6 месяцев — непрерывная;
• рабочий процесс происходит как дома, так и периодически в офисе — периодическая удаленка;

7. Экстренная удаленка применяется в следующих ситуациях:

• основанием служит постановление органов государственной власти и местного самоуправления;
• возникновение угрозы жизни: пандемия, авария на производстве и т. д;

8. Все компании обязаны проводить инструктаж по действиям сотрудников в случае возникновения Чрезвычайной Ситуации (Постановление Правительства РФ от 18.09.2020 № 1485);
9. Возможны иностранные сотрудники в рабочем коллективе;
10. Урезан список профессий, запрещенных для трудоустройства женщин.

Оценивать эффективность сотрудников и рассчитывать заработную плату можно в программе Класс365. Она позволяет полностью контролировать отдел продаж и работу каждого менеджера, управлять взаимоотношениями с клиентами, вести продуктивную работу с лидами, а также повышать эффективность работы сотрудников. Попробуйте все возможности программы Класс365 прямо сейчас >>

Поговорим о самом распространенном формате оформления приема на работу — заключение с сотрудником трудового договора. В этом случае сотрудник сдает работодателю большой пакет обязательных и дополнительных документов.

Рассмотрим перечень документов при приеме на работе, то есть список обязательных документов для найма сотрудника по трудовому договору в штат компании.

Работнику необходимо принести в кадровый отдел (или секретарю организации):

1. Паспорт гражданина РФ (либо же иностранный документ удостоверяющий личность);
2. Трудовая книжка, при ее отсутствии компания самостоятельно заводит на нового сотрудника данный документ (с 2021 года при приеме на работу не требуется этот документ);
3. СНИЛС (зеленая пластиковая карта), данные можно предоставить в электронном формате;
4. Документы о полученном образовании (диплом, свидетельство);
5. Для военнообязанных предусмотрено предоставление документации воинского учета. Документация, если подлежите военному призыву;
6. Справочный документ об отсутствии или наличии судимостей;
7. Заявление от потенциального сотрудника с просьбой о приеме на работу.

Если вы принимаете на работу самозанятого сотрудника, то заключается договор гражданско-правового характера. Перечень документов для заключения подобного типа договора следующий:

1. Документ удостоверяющий личность;
2. Номер СНИЛС;
3. Номер ИНН;
4. Документ об образовании (на усмотрение работодателя);
5. Заявление от потенциального сотрудника с просьбой о приеме на работу.

Если на работу трудоустраивается гражданин не достигший совершеннолетия, то к списку по договору ГПХ необходимо приложить согласие от родителя, либо же соглашение от опекающего лица.

В 2021 году установлен новый формат работы — удаленка. Для найма нового сотрудника на удаленке, трудовой договор заключается в электронном формате в соответствии с Федеральным Законом №407 от 08.12.2020.

При приеме на работу помимо основного списка документов, который должен в обязательном порядке предоставляться сотрудником в соответствии с Трудовым Кодексом Российской Федерации, работодатель имеет право (и возможность) запросить свой — дополнительный перечень документов. Они будут свидетельствовать о профессиональной ориентированности нового сотрудника. Подтверждать, что на работу поступил действительно компетентный специалист. К таким документам относятся:

• Портфолио профессиональной деятельности;
• Справка из медицинского учреждения, подтверждающая удовлетворительное состояние здоровья для выполнения определенного круга обязанностей;
• Документы, предоставляющие данные о доходах сотрудника;
• Документация об имуществе , находящемся в собственности сотрудника.

В свою очередь сотрудник также может предоставить своей перечень дополнительной документации, например:

• Рекомендательное письмо с предыдущего места работы;
• Свидетельство о рождении ребенка (для получения дополнительных льгот).

Подчеркнем, что выше мы перечислили не необходимые документы при приеме на работу. От них можно отказаться. Кроме того, список может видоизменяться в зависимости от пожелания руководителя.

График отпусков должен быть утвержден не позднее чем за 2 недели до наступления календарного года (ч. 1 ст. 123 ТК РФ), то есть в 2000 году до 17 декабря. Государственные учреждения используют унифицированную форму графика Т-7, утвержденную Постановлением Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 «Об утверждении унифицированных форм первичной учетной документации по учету труда и его оплаты».

Издайте приказ о составлении графика и укажите в нем срок составления графика, поручения ответственным лицам и срок их исполнения.

При составлении графика отпусков обязательно учтите, что некоторые работники имеют право использовать отпуск в удобное для них время, в том числе до истечения шести месяцев непрерывной работы в вашей организации, или в иные периоды, установленные нормативными правовыми актами РФ (ч. 3 ст. 122, ч. 4 ст. 123 ТК РФ).

Включайте в график все работников, которые у вас есть на тот момент. Новичков, оформленных на работу после утверждения графика, включать в него постфактум не нужно. Их отпуска войдут в график на следующий, 2022 год. А в 2021 году отпуск таким сотрудникам предоставляйте на основании заявлений.

Внешних совместителей можно включить в график, если они успели предоставить справку или выписку из графика отпусков с основной работы. При этом укажите тот же период отпуска, что и на основной работе (ст. 286 ТК РФ).

В график должны быть отражены все дни основных и дополнительных отпусков. В этом году их нужно особенно внимательно посчитать, поскольку из-за пандемии кто-то свой отпуск многократно дробил, кто-то использовал авансом, кто-то, наоборот, использовал не все дни. О неиспользованных днях отпуска сделайте пометку в графе «Примечание», например: «5 календарных дней – перенос с прошлого года».

Если у вас есть профсоюз, направьте ему проект графика в течение 5 рабочих дней со дня составления (то есть до утверждения). Если профсоюз не согласен с проектом графика и подготовил предложения по его совершенствованию, можете принять их либо в течение 3 дней после получения этих предложений провести с профсоюзом дополнительные консультации для достижения взаимоприемлемого решения. При недостижении согласия оформляется протокол разногласий, после чего можно график все же утвердить. При этом профсоюз, в свою очередь, может обжаловать график в ГИТ или в суд, а также начать процедуру коллективного трудового спора (ст. 372 ТК РФ).

Предоставьте график отпусков руководителю кадровой службы для подписания и руководителю организации для утверждения. В графе формы Т-7 «Номер документа» укажите порядковый номер в соответствии с принятой в организации нумерацией для таких документов. Конкретную дату утверждения проставьте в графе «Дата составления».

Несмотря на отсутствие в законодательстве прямого требования об этом, утвержденный график отпусков доведите до сведения всех работников под подпись, в частности, заранее можно дополнить таблицу формы Т-7 графика графой 11 или завести отдельный журнал ознакомления с графиками отпусков.

Вносимые в график изменения должны быть оформлены приказом работодателя.

Проверить в большой организации все трудовые договоры в конце года, конечно, проблематично, поэтому можно взять за правило каждый год просматривать трудовые договоры, заключенные в текущем году. В первую очередь проверьте, на всех ли работников они оформлены, есть ли в договорах подписи, в том числе подписи, подтверждающие получение второго экземпляра договора.

Также проверьте, не указана ли у кого-то зарплата ниже МРОТ.

Убедитесь, что имеются все необходимые дополнительные соглашения к трудовым договорам, в частности с теми, кого перевели на удаленную работу, кому изменили режим рабочего времени.

Следующее, на что обратим внимание, – трудовые книжки. Напомним, что в силу ст. 66 ТК РФ работодатель обязан вести трудовые книжки на каждого проработавшего у него свыше 5 дней, если работа у данного работодателя является для сотрудника основной. Значит, нужно проверить наличие записи о приеме на работу и ее правильность.

С начала 2021 года заводить трудовые книжки не придется, если человек принимается на работу впервые. Продолжать вести их нужно будет, только если работник написал соответствующее заявление или не написал ни заявление о выборе бумажной трудовой книжки, ни заявление о предоставлении ему сведений о трудовой деятельности в соответствии со ст. 66.1 ТК РФ.

Прежде всего вам надо проверить сроки удостоверений о прохождении обязательного обучения, повышения квалификации и аттестации ответственных лиц и руководителей в области охраны труда, пожарной безопасности, электробезопасности и др. Как и остальные работники, при необходимости эти лица могут быть направлены на курсы повышения квалификации, профессиональную переподготовку по результатам аттестации или в случаях, установленных законодательством.

Составьте план обучения работников на следующий год. В плане определите перечень работников, подлежащих обучению, стоимость и место его проведения. В большинстве случаев обучение сейчас проходит и в новом году будет проходить дистанционно, выбор программ довольно большой, придется затратить время и на поиски наиболее качественных курсов.

До конца года, а точнее, до 31 декабря генпрокуратура формирует и размещает на своем сайте сводный план проведения плановых проверок. Чтобы узнать, попала ли ваша организация в план проверок, которые проводятся ГИТ, ФСС, ФНС, прокуратурой и иными контролирующими органами, зайдите на этот сайт либо на сайты самих органов.

В план проверок в 2021 году могут попасть работодатели с высоким, значительным, средним и умеренным риском.

К сведению: перечни работодателей, чья деятельность отнесена к имеющей значительный или высокий риск, размещены в открытом доступе на сайте Роструда.

Если вы попали в план проверки ГИТ, работы у вас прибавится. Напомним, что ГИТ обязаны контролировать:

• исполнение работодателями законодательства о труде;

• соблюдение процесса расследования и учета несчастных случаев на производстве;

• расчет и выплату заработной платы, льгот, пособий, страховых взносов и т. п.

При проверке инспекторы затребуют:

• организационно-распорядительные документы;

• внутренние локальные акты в которых содержатся нормы трудового права;

• документы, устанавливающие организационно-правовую форму, права и обязанности предприятий или предпринимателя;

• трудовые договоры и допсоглашения к ним;

• трудовые книжки;

• приказы по личному составу, личные карточки;

• документы, подтверждающие прохождение медосмотров, если этого требует работа на предприятии;

• документы, подтверждающие расчет и выплату заработной платы, льгот, гарантий, компенсаций, пособий, взносов и т. п.

Для подготовки к проверке вы можете пройти самопроверку на сайте ГИТ.

Также в конце года подведите итоги:

• по квотам рабочих мест для инвалидов;

• по сдаче отчетности и форм в службу статистики (в соответствии с календарем, опубликованным на сайте Федеральной службы государственной статистики).

Если кадровик осуществляет воинский учет, придется проверить и документы воинского учета для военкомата (местной администрации).

Помимо отчетов, проверьте различные книги, журналы учета и регистрации, ведущиеся в отделе кадров. Если какой-либо из них подходит к завершению или в организации они ведутся по годам, необходимо завершить эти журналы и подготовить новые.

Как обычно, в конце года начинается работа с архивом кадровых документов. В частности, организуйте хранение отработанных документов за предыдущий год и уничтожение документов с устаревшими сроками хранения.

Если в организации нет номенклатуры дел – документа, представляющего собой систематизированный перечень заголовков дел, создаваемых в организации, с указанием сроков их хранения, – или она уже устарела, то составьте новую. Этот документ значительно облегчит подготовку дел к архивному хранению.

Если кому-то из сотрудников придется работать во время новогодних праздников, подготовьте заранее его письменное согласие на работу в праздники и приказ о привлечении к работе в эти дни.

Если в организации пропускной режим, составьте график дежурств и список привлекаемых работников и передайте его на проходную (охраннику или другому лицу).

* * *

Мы перечислили основные мероприятия в кадровом делопроизводстве в конце года. Понятно, что проверить всю кадровую документацию за короткий срок невозможно. В этом плане полезен кадровый аудит, который можно спокойно провести в любое время в течение года. Ну а если он не проводился, придется напряженно поработать. Особенно если ваша организация включена в план проверок на 2021 год. Впрочем, если подготовить четкий план действий и запастись спокойствием, решить все эти задачи будет не так уж сложно. У вас все получится!

С 1 января 2020 года начался процесс формирования электронных трудовых книжек. Переход на новый формат сведений о трудовой деятельности стал добровольным и осуществляется только с согласия работника. То есть у работника до 31 декабря 2020 года включительно есть возможность выбрать — оставить бумажную трудовую или перейти на электронную. Дальнейшие действия работодателя зависят от этого выбора.

Пилотный проект по запуску прямых выплат из ФСС стартовал 2011 года и развивался поэтапно — каждый год к нему подключились новые регионы.

Проект предполагает, что работодатель самостоятельно рассчитывает пособие, но перечисляет лишь те суммы, которые выплачиваются за его счет — например, больничные за первые три дня.

Далее работодатель отправляет заявление ФСС, а выплату причитающейся суммы за счет ФСС выплачивает непосредственно сам фонд.

Подробно об этом говориться в статье 65 ТК РФ, а мы лишь прокомментируем отдельные ее разделы, для лучшего понимания.

Наименование	Комментарии
Паспорт, а также другой документ, который выдан государственным органом и может подтвердить вашу личность.	В первую очередь, конечно, нужно предъявить паспорт гражданина. Если этого документа на руках нет, можно предъявить другую бумагу, подтверждающую вашу личность (например, загранпаспорт или водительские права). Нужна ли регистрация по месту жительства? Если соискатель не является иностранцем и не имеет адреса постоянной регистрации, то работодатель не может отказать ему в устройстве на работу. Однако, чаще всего попытка трудоустройства без этой отметки в паспорте закончить неудачей. Работодатель найдет массу неочевидных причин для мотивированного отказа. В какой-то мере его можно будет понять. Человек не привязанный к конкретному месту может стать проблемой для предприятия. А если должность связана с материальной ответственностью, то стать частью нового трудового коллектива вам не «светит» точно.
Трудовая книжка	Согласно трудовому законодательству, если человек отработал в организации более пяти дней, у него должна быть трудовая книжка, а в ней, в свою очередь, должна быть запись о трудоустройстве на предприятии. Однако, если соискатель устраивается на должность по совместительству, то работодатель может и не требовать наличия этого документа. Если же трудящийся устраивается на первое место работы, то ему достаточно принести незаполненную книжку, а всю необходимую информацию внесет сотрудник кадровой службы. Если вдруг новый сотрудник заявил при приеме на работу о потери трудовой, или ее состояние оставляет желать лучшего, то кадровику предприятия придется заниматься оформлением новой книжки. Однако, предварительно сотрудник должен написать заявление об этом и указать причины произошедшего.
СНИЛС	Документ, со ссылкой на номер персонального счета налогоплательщика.
Документы воинского учета	Обязаны предъявлять все военнообязанные мужчины (находящиеся в рамках призывного возраста). Человеку, не прошедшему службу, нужно предъявить удостоверение гражданина, подлежащего призыву на военную службу. Если соискатель уже отслужил и в настоящее время находиться в запасе (или не годен к военной службе), то он должен предъявить военный билет или временное удостоверенное, выданное взамен него.
Дипломы и иные бумаги, подтверждающие уровень образования	Подтверждающие наличие образования, прохождение курсов повышения квалификации и т.п. Такого типа документы работодатель может потребовать, если исполнение должностных обязанностей подразумевает наличие специальной подготовки.
Справка о судимости	Определенные государственные учреждения не могут принять на работу человека, осужденного за совершения тех, либо иных преступлений. При оформлении трудоустройства в такие организации кадровик обязательно затребует справку об отсутствия судимости, которую соискатель должен будет получить в соответствующих органах.
Справка о том, что вы не привлекались к административной ответственность за употребление запрещенных веществ	Опять же, данную справку запросят при приеме на работу только в тех организациях, в которые прием соискателей, замеченных в употреблении такого рода веществ, запрещен на законодательном уровне.

Работодатель может запросить и другие бумаги. Главное, чтобы его требования коррелировались с нормативными актами, утвержденными правительственным аппаратом. Все необходимые документы для оформления официального трудоустройства (список), закреплены трудовым законодательством, а именно статьей 65 Трудового кодекса. Документы, не отраженные в этом перечне, работодатель требовать не вправе.

Восемь изменений в работе с сотрудниками в 2021 году

• Медкнижка. Составляется органами санэпидемнадзора и нужен только работникам определенных сфер (например, сотрудникам общепита, здравоохранения, среднего и высшего образования и т.д.). Соответственно, если соискатель устраивается на работу в одну из сфер, требующую наличия медицинской книжки, при условии отсутствия документа, ему может быть отказано в трудоустройстве. (Приказом Роспотребнадзора № 402);
• Медицинская справка, медицинские осмотры – врач фиксирует отсутствие физических ограничений и пригодность к исполнению поставленных перед соискателем трудовых задач (Приказ Минздравсоцразвития России №302н);
• Водительские права – подтверждающие право на управление транспортным средством той или иной категории.
• В том случае, если соискатель является инвалидом, кадровик должен запросить у него помимо общеобязательных документов еще один – программу реабилитации. Эта бумага содержит информацию о комплексе реабилитационных мероприятий, оптимальных для человека, которому она была предоставлена (Приказом Минздравсоцразвития России № 287).
• Если же соискатель претендует на управление федеральным государственным унитарным предприятием, то ему дополнительно нужно будет предоставлять ответственному сотруднику справку о доходах его семьи.
• Если вдруг соискатель не достиг четырнадцатилетнего возраста, работодатель обязательно должен потребовать предоставить письменное разрешение, составленное его родителями. Также нужно потребовать у несовершеннолетнего справку по форме №086/у. Без этих документов устроиться на работу несовершеннолетнему невозможно.
• Если человек устраивается на госслужбу или если это зафиксировано в локальных нормативных актах организации, наниматель может затребовать у сотрудника заявление о приеме на работу. Коммерческие организации не вправе требовать от соискателя такую бумагу, что не мешает им этого делать в ежедневной практике.
• Автобиография – своеобразная история вашей жизни, описанная в определенной последовательности. Опять же, для того, чтобы устроиться на государственную службу вам обязательно придется потратить немного времени на ее написание. Ведь требование этого документа закреплено в подведомственных актах большинство госучреждений страны.
• Анкета на работу. Документ, посредством которой соискатель сможет представить ту информацию, которая интересует работодателя. Во многих государственных учреждениях такой документ является обязательным (входит в пакет документов), в коммерческих организациях – нет.

• Прием на работу
• Оплата труда
• Отпуск
• Увольнение

• Кадровые
• Государственные
• Производственные
• Отраслевые
• Персональные
• Управление и учет

• Водитель
• Охранник
• Грузчик
• Медсестра
• Повар
• Сторож

• Регистрация работодателя
• Регистрация соискателя
• Добавить вакансию
• Каталог вакансий
• Ищу сотрудников

Полный список Документов для успешного трудоустройства

Необходимость перевода кадрового делопроизводства в цифровой формат назревала уже давно. Бизнес готов к таким нововведениям и, более того, нуждается в них. Определенные сложности возникали с устойчивым недоверием к данному формату.

Для руководителей предприятий цифровизация ассоциируется с повышенными рисками потери информации или ее утечки. Кроме того, внесение изменений требует определенных финансовых вложений. Понадобится обучать сотрудников элементарной компьютерной грамотности. Техническая сторона вопроса также требует денежных затрат. Для внедрения полноценного документооборота потребуются новые программы и приложения.

Рядовые сотрудники относятся к электронным документам настороженно. Многие не понимают подобного формата сотрудничества. Ведь, в отличие от бумажного носителя, электронные документы нельзя потрогать. Поэтому они подсознательно кажутся не столь надежными.

Толчком к ускорению процесса внедрения стала эпидемия коронавируса, когда предприятия были вынуждены отправить множество сотрудников на удаленную работу. Сразу возникла проблема оформления документов, для решения которой понадобились изменения в законодательстве.

Например, применение электронной цифровой подписи. Использование квалифицированной ЭЦП стоит недешево, и обновлять ее нужно ежегодно. Это дополнительное бремя финансовых затрат для компаний. Ведь они вынуждены оплачивать получение ЭЦП для каждого удаленного работника.

Вместе с тем бизнес быстро обнаружил и новые возможности от перехода в цифровой формат. Автоматизация процессов делает их быстрее и эффективнее. Совокупность всех факторов, связанных с самоизоляцией и эпидемиологической ситуацией, стала своеобразным катализатором для правительства. Она подтолкнула к ускоренному внедрению изменений, утверждению их на законодательном уровне.

До принятия ФЗ 407 работодатель мог обмениваться электронными документами с сотрудниками. Эта мера позволяла взаимодействовать с удаленными работниками. Однако каждый электронный документ необходимо было распечатать на бумажном носителе и подписать. Это приводило к необходимости личного присутствия работника на предприятии.

Некоторые компании в период самоизоляции начали электронный документооборот с сотрудниками на свой страх и риск. Однако законодательство требовало чтобы, важные кадровые документы обязательно были подписаны лично работником. К таким бумагам относятся:

• трудовой договор;
• соглашение о материальной ответственности;
• ученический договор.

Для этих документов не подойдет даже квалифицированная ЭЦП. Они обязательно должны существовать в бумажном виде, быть подписанными сотрудником отдела кадров и работником, с которым заключено соглашение.

С начала нового года активно стали использовать электронные трудовые книжки. Это повлекло за собой необходимость внесения поправок и в другие сферы законодательства.

Изменения коснулись возможности использовать электронную цифровую подпись при оформлении кадровых документов. В том числе и неквалифицированную.

Каждая компания получила право самостоятельно принимать решение о форме документооборота с учетом специфики своей работы и выгод для предприятия.

ЭЦП разрешено использоваться для подписания следующих документов:

• приказы о приеме на работу или о переводе на другую должность;

• трудовые договора;

• соглашения о материальной ответственности;

• допсоглашения об изменении условий труда;

• приказы об увольнении;

• акты приема-передачи оборудования.

Некоторые компании уже внедряют электронный документооборот в собственном коллективе. Пока такие проекты проходят в качестве эксперимента. Они позволят выявить все сильные и слабые стороны изменений.

Например, уже сейчас можно говорить о том, что для небольших фирм будет проблематично заказывать ЭЦП для каждого сотрудника, включая соискателей вакансий.

Также отмечаются сложности с обучением сотрудников работе с системой электронного документооборота. Программы для хранения и работы с электронными документами также необходимо будет разрабатывать для каждой компании. При этом важно обеспечить высокую степень защиты данных.

Все действия проводятся в специальной программе, имеющей многоуровневую настройку доступов. Сотрудник отдела кадров создает приказ или другой документ в формате pdf. Готовый файл отправляют работнику через систему.

Сотрудник в своем личном кабинете системы видит новый документ, знакомится с его содержимым, подписывает при помощи ЭЦП. Затем договор вновь возвращается в отдел кадров. Одна копия остается в личном кабинете сотрудника. При необходимости экземпляр можно распечатать.

Сейчас проекты по переводу предприятий на электронный документооборот внедряются всего в нескольких компаниях в тестовом режиме. По планам Министерства труда эксперимент будет проводиться до марта 2021 года. При необходимости тестовый период продлят.

Внимательно следите за изменениями в кадровом законодательстве, чтобы не пропустить момент, когда нужно будет перестроить собственную работу.

Если статья была вам полезна, пожалуйста, оцените ее по «звездной» шкале ниже, где 5 звезд — очень полезна.

Мы хотим, чтобы вы читали только интересные материалы, и будем благодарны за обратную связь!

Как изменятся правила приёма на работу в 2021 году

Налоговое законодательство предоставляет работникам льготы по уплате НДФЛ в виде налоговых вычетов, гарантирует оплату социальных пособий. Также дополнительными льготами в соответствии с трудовым законодательством пользуются некоторые категории работников: многодетные родители, инвалиды, доноры, обладатели ученой степени (звания) и др.

Для того чтобы в полной мере реализовать указанные льготы и гарантии на новом месте работы, работник представляет нанимателю документы, которые не указаны законодательством ни в качестве обязательных, ни в качестве дополнительных. Это могут быть:

• справка о доходах 2-НДФЛ с прошлого места работы;
• справка о сумме заработной платы за 2 календарных года для расчета пособий;
• документы, подтверждающие состав семьи;
• другие документы, подтверждающие статус гражданина, позволяющий использовать льготу.

Перечисленные документы представляются работником нанимателю в добровольном порядке. Оформление и выплата налоговых вычетов и социальных пособий осуществляется работодателем исключительно по заявлению работника на основе перечисленных выше документов.

Прием на работу предполагает выпуск кадровой службой работодателя установленных документов для формирования личного дела нового сотрудника и обеспечения кадрового учета работодателя.

К таким документам относятся:

• трудовой договор;
• приказ о приеме на работу;
• личная карточка работника.

Формы указанных документов унифицированы и утверждены постановлением Госкомстата от 05.01.2004 № 1.

Подробнее см. в материале «Кадровые документы, которые должны быть в организации».

Документы при поступлении на работу в соответствии с ТК РФ представляются работником по законному требованию нанимателя согласно установленному перечню. Работодатель, имея специальные требования к работнику или предлагая специфическую работу, может требовать представления дополнительных документов, однако такое требование должно соответствовать федеральному законодательству, НПА Президента РФ, Правительства РФ. Трудовым законодательством воспрещается требовать от работника представления каких-либо других дополнительных документов, кроме указанных.

• Изменения трудового законодательства 2020 года, с которыми мы переходим в 2021 год

• Дистанционный труд в локальных документах организации: пошаговый план для работодателя

• Роструд о порядке изменения трудовых отношений при оргизменениях и реорганизации

Какие документы нужны при приеме на работу (2020-2021)?

При устройстве на работу гражданин должен предоставить в кадровую службу документы личного характера:

• гражданский паспорт;
• трудовая книжка, если она ранее оформлялась;
• документы в подтверждение полученного образования;
• документы воинского учета;
• СНИЛС и ИНН;
• при необходимости работодатель вправе запросить справку об отсутствии судимости, медицинскую книжку и иные документы, которые имеют отношение к конкретному трудоустройству и требованиям работодателя.

Документ имеет свои особенности заполнения:

1. Наименование организации должно строго соответствовать документам учредительного характера. Коды обязательны к заполнению.
2. Номер документа должен соответствовать учету приказов по личному составу.
3. Допустимы случаи, когда дата трудового договора может отличаться от даты оформления приказа. Трудовой законодательство обязывается издать приказ не позднее трех дней от даты приема на работу. Поэтому контракт отражает дату начала работы, но приказ может быть оформлен чуть позже.
4. Дата приема на работу должна соответствовать дате, указанной в трудовом договоре. Графа окончания остается пустой, если контракт не имеет конечной даты.
5. Фамилия, имя, отчество прописываются полностью без сокращений. Табельный номер работника соответствует кадровому учету.
6. Данные о подразделении и должности сотрудника должны соответствовать штатному расписанию.
7. Следующая строка (условия приема и характер работы) заполняются по трудовому контракту. Здесь указывается является ли место работы основным, по совместительству, на время отсутствия основного работника, занятость постоянная и т.д.
8. Прописывается размер оклада по штатному расписанию (аналогичная сумма должна быть отражена в контракте). Все надбавки, премиальные доплаты и иные дополнительные выплаты в приказе о приеме на работу не указываются, они закрепляются другими распоряжениями руководства.
9. Если трудовым договором закреплено применение к работнику срока испытания, то в приказе заполняется соответствующая строка.
10. В документе указывается основание – трудовой договор и его реквизиты.
11. Подписывается распоряжение руководителем компании. Допустима ситуация, когда подпись ставит заместитель руководителя, но только на основании такого права, отраженного в уставе организации.
12. Обязательным является ознакомление работника с документом под личную роспись с проставлением даты ознакомления.

Минкультуры утвердило приказом от 25.08.2010 № 558 перечень документов, которые должны храниться в архиве организации с указанием сроков их хранения.

Для приказов по личному составу, к которым относятся распоряжения о приеме на работу, установлен срок в 75 лет.

Поэтому любая компания независимо от формы собственности обязана соблюдать порядок хранения, чтобы избежать административного штрафа в размере 500 рублей.

Работодатель вправе нанимать на работу несовершеннолетних граждан при соблюдении условий:

• характер труда не нанесет вред здоровью и психическому развитию молодого гражданина (перечень работ, где запрещен труд несовершеннолетних, определен ст.265 ТК);
• имеется согласие одного из родителей;
• имеется согласие органа опеки, если ребенок не достиг 16 лет.

Поэтому помимо ранее указанных для оформления на работу документов малолетнему гражданину придется предоставить:

• согласие родителя (а также органа опеки для лица младше 16 лет);
• документ об образовании или справку о его получении;
• заключение медицинской комиссии в подтверждение пройденного медосмотра.

В случае, когда с работником заключается трудовой договор на определенный срок, то в нем указывается дата прекращения трудовых отношений. Для оформления срочного договора должны быть основания, перечень которых содержится в ст. 59 ТК.

Трудовое законодательство устанавливает возможность заключения срочного контракта максимально на пять лет (ст. 58 ТК). При этом в нем указывается срок прекращения и основание для заключения.

Если контракт имеет дату окончания, то эта дата должна быть отражена в приказе о приеме на работу в графе «по…». В условиях приема на работу обязательно прописывается причина оформления срочного договора.

Вопросы, связанные с процессом приема на рабочие места, в настоящее время находятся под регулирование Трудового кодекса (ст. 68). Оформление приема на работу осуществляется посредством приказа – распоряжения, созданного работодателем. Оно издается на базе составленного договора по трудовым отношениям.

При этом с позиции законодательства важную роль играет тот факт, чтобы суть приказа на 100% находится в соответствии с заключенным соглашением между сторонами.

Объявление приказа работнику производится под роспись в срок три дня с момента фактического начала работы. В соответствии с требованиями работника работодатель обязуется выдать соответствующую копию этого документа. При этом она должна иметь юридическую силу, то есть быть заверенной.

Расширяется перечень дорогостоящих видов лечения, по которым с 2021 года можно получить социальный вычет НДФЛ. Теперь в список входит, например, ортопедическое лечение зубов, лечение бесплодия методом ЭКО, паллиативная медицинская помощь и другие виды. Ограничение по размеру совокупного социального вычета на лечение сохранили на прежнем уровне — не более 120 000 рублей за год.

«Получить социальные вычеты можно не только за медуслуги, но и за назначенные врачом лекарства, и за страховые взносы на полис ДМС. Чтобы получить налоговый вычет в ФНС, например, за 2020 год, нужно в 2021 году заполнить декларацию по форме 3-НДФЛ и представить документы, подтверждающие доход, факт уплаты НДФЛ и медицинские расходы. Это можно сделать в личном кабинете на сайте ФНС. Социальный налоговый вычет можно получать также у работодателя, в том же году, в котором произведены соответствующие расходы», — отмечает Ирина Мазаева.

На подготовительном этапе работодатели должны были принять локальные нормативные акты, устанавливающие порядок ведения сведений о трудовой деятельности сотрудников в электронной форме, а также внести соответствующие изменения в уже действующие локальные акты, регламентирующие порядок оформления и хранения трудовых книжек (п. 1 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

В частности, следовало внести изменения в Положение о ведении и хранении трудовых книжек, предусмотрев в нем возможность формирования и ведения электронных трудовых книжек. В правила внутреннего трудового распорядка вносятся изменения, касающиеся оформления трудовых книжек при приеме на работу.

Если сотрудники перешли на электронные книжки, то в Книге учета движения трудовых книжек ставится дата выдачи бумажных трудовых книжек на руки работникам, а также вносится их расписка о получении трудовой книжки.

Если какие-либо коллективные договоры содержали порядок ведения трудовых книжек, то в них также прописывается возможность их ведения в электронном виде.

Кроме того, работодатели обязаны были обеспечить техническую готовность к представлению сведений о трудовой деятельности в электронной форме, а также к хранению указанных сведений в информационных ресурсах ПФР.

Все без исключения работодатели должны были уведомить своих работников об изменениях в трудовом законодательстве, связанных с отказом от бумажных трудовых книжек и переходом на формирование сведений о трудовой деятельности в электронном виде.

В уведомлении работники извещались о праве выбора варианта ведения своей трудовой книжки – в бумажном или электронном виде, а также о порядке реализации данного права (п. 4 ч. 1 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Указанное уведомление необходимо было в письменной форме направить каждому работнику. Сделать это первоначально требовалось до 30 июня 2020 года включительно. Но в середине года указанный срок был перенесен на 31 октября 2020 года включительно (постановление Правительства РФ от 19.06.2020 № 887).

Получив от работодателя уведомление о необходимости выбора варианта ведения трудовой книжки, работники должны были представить работодателю одно из следующих заявлений:

• о продолжении ведения трудовой книжки на бумажном носителе;

• переходе на электронную трудовую книжку.

Направить соответствующее заявление работники должны до 31 декабря 2020 года включительно (ч. 2 ст. 2 Федерального закона от 16.12.2019 № 439-ФЗ).

Похожие записи:

• Реестр плановых проверок на 2021 год роспотребнадзор
• Кзот рф 2021 отпуск за свой счет
• Переселение из аварийного жилья последние новости 2021