Авансовый отчет в бюджетном учреждении 2021

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Авансовый отчет в бюджетном учреждении 2021». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

В авансовом отчете подотчетное лицо отражает как и на какие цели потрачен полученный аванс. Обязанность отчитаться по форме 0504505 возникает у сотрудника, получившего от работодателя деньги на следующие расходы:

• командировочные с учетом суточных;
• представительские;
• закупку товаров, работ или услуг;
• расчеты с контрагентами;
• и прочие целевые расходы за счет выданных авансов.

Авансовый отчет двухсторонний — то есть печатается на одном листе с двух сторон. Подотчетное лицо и бухгалтер могут заполнять форму вместе, но часто бухгалтеры предпочитают формировать документы самостоятельно — это допустимо.

Авансовый отчет для бюджетников: порядок заполнения в 2021 году

Перед заполнением отчета ознакомьтесь с правилами, соблюдение которых налоговая контролирует при проверке отчета:

1. Отчет должен быть оформлен от сотрудника компании на трудовом или гражданско-правовом договоре. Прочим лицам деньги под отчет выдавать нельзя.
2. Руководитель должен утвердить авансовый отчет. Расходы признаются той датой, в которую отчет утвержден. Если руководитель или уполномоченный им сотрудник не утвердил документ, принятые расходы могут оспорить.
3. К авансовому отчету сотрудник прикладывает документы, подтверждающие расходы: проездные билеты, чеки, квитанции и т.д. Они нумеруются в порядке записи в отчете.
4. В документах должно быть указано наименование товара. Если в чеке указана только сумма, то сотрудник должен попросить товарный чек. Иначе определить цель расхода и обосновать его не получится.
5. В документах должны быть проставлены даты расходов, иначе период их совершения подтвердить не получится. Соответственно, нельзя будет учесть эти расходы для целей налога на прибыль.

Первый этап — шапка документа. Подотчетное лицо заполняет базовые сведения — наименование учреждения, структурное подразделение и свои данные: ФИО, должность и назначение аванса.

Бухгалтер в правом верхнем углу прописью указывает сумму отчета, вписывает реквизиты организации и присваивает отчету номер.

Сумма отчета всегда указывается по фактическим расходам. Если сотрудник получил 15 000 рублей, а потратил 22 000, то отчет будет на 22 000 рублей. Если же, наоборот, сотрудник получил 18 000 рублей, а потратил 16 000 — на сумму 16 000 рублей.

Порядок ведения кассовых операций с банкнотами и монетой ЦБ РФ (наличными деньгами) на территории РФ юридическими лицами (за исключением ЦБ РФ и кредитных организаций) регламентирован Указанием ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У (далее – Указание № 3210-У). Напомним, под кассовыми операциями понимаются операции по приему наличных денег, включая их пересчет, и по выдаче наличных денег.

Указанием ЦБ РФ от 05.10.2020 № 5587-У внесен ряд изменений в Указание № 3210-У. Эти новшества применяются с 30.11.2020.

К тому же помимо Указания № 3210-У учреждениям необходимо соблюдать Указание ЦБ РФ от 09.12.2019 № 5348-У. Согласно этому документу организации вправе расходовать наличные денежные средства, полученные за реализованные товары (работы, услуги), исключительно на выплату:

• зарплаты сотрудникам;

• страховых возмещений по договорам страхования;

• вознаграждений за работы (услуги), а также на оплату товаров (не более 100 000 руб. по одному договору) (п. 4 Указания ЦБ РФ № 5348-У));

• подотчетных средств;

• денежных средств за оплаченные ранее наличными деньгами и возвращенные товары, невыполненные работы, неоказанные услуги.

В каком случае обособленным подразделениям можно не вести кассовую книгу?

Поступающие в кассу и выдаваемые из нее наличные деньги учреждение учитывает в кассовой книге (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У).

Если у казенного учреждения имелось хотя бы одно обособленное подразделение, осуществляющее кассовые операции (то есть принимающее и выдающее наличные деньги), то такое подразделение ранее было обязано вести отдельную от головной организации кассовую книгу[1]. Записи в нее вносились на основании кассовых документов – приходных и расходных кассовых ордеров. Кроме того, обособленным подразделениям прежде была вменена обязанность передавать в головную организацию копии листов своих кассовых книг в порядке и сроки, которые устанавливались учреждением самостоятельно исходя из срока составления бухгалтерской (финансовой) отчетности (пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У). Например, учреждение могло закрепить в локальном акте, что обособленное подразделение передает копии листов кассовой книги в головной офис ежемесячно не позднее одного рабочего дня по окончании месяца.

Теперь пп. 4.6 п. 4 Указания № 3210-У дополнен новым правилом: если обособленное подразделение не хранит наличные денежные средства и по окончании проведения кассовых операций сдает их в кассу головной организации, то оно вправе не вести кассовую книгу.

Полагаем, данное обстоятельство позволит казенным учреждениям в дальнейшем избежать административной ответственности, предусмотренной ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (подробнее об этом поговорим ниже).

Если проверяющие выявят факты отсутствия у обособленного подразделения кассовой книги или несвоевременного внесения в нее записей, то они могут наложить на учреждение штраф за неоприходование наличных денежных средств на основании ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ (см., например, постановления АС МО от 07.12.2020 № Ф05-18337 / 2020 по делу № А40-18500 / 20-154-132, от 17.11.2020 № Ф05-18278 / 2020 по делу № А40-18519 / 20-149-129, АС УО от 16.03.2020 № Ф09-1163 / 20 по делу № А60-49148 / 2019).

Согласно пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У выдача денег подотчетному лицу на расходы, связанные с осуществлением деятельности учреждения, должна оформляться на основании приказа или иного распорядительного документа руководства учреждения либо письменного заявления работника[2]. При этом и заявление, и распорядительный документ должны содержать сведения о сумме и сроке, на который она выдается, а также подпись руководителя учреждения и дату. Кроме того, в вышеупомянутых документах должна быть описана цель выдачи подотчетных средств (например, на командировки, хозяйственные нужды, закупку материалов), чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью учреждения.

Сроки (минимальный и максимальный), на которые могут быть выданы подотчетные суммы, в настоящее время не установлены ни одним правовым актом. Следовательно, формально учреждение вправе определить их самостоятельно. Также ему следует учесть, что закон не обязывает составлять такие распорядительные документы. Иными словами, срок для выдачи подотчетной суммы может быть установлен в каждом конкретном случае индивидуально. К примеру, учреждение вправе указать различные сроки в зависимости от целей расходования средств (на командировки, хозяйственные нужды, закупку канцтоваров и т. д.).

В Письме ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ / 20642 сказано, что распорядительный документ должен оформляться на каждую выдачу наличных денег с указанием фамилии, имени и отчества (при наличии) подотчетного лица, суммы наличных денег и срока, на который они выдаются, и должен содержать подпись руководителя, дату и регистрационный номер (см. также Письмо ФНС РФ от 18.08.2020 № СД-4-3 / 13276@). При этом представители ЦБ РФ не возражал против указания нескольких работников в распорядительном документе. Так, в Письме от 13.10.2017 № 29-1-1-ОЭ / 24158 было отмечено, что если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетных лиц, суммы, целей и срока ее выдачи.

В настоящее время такая возможность закреплена нормативно. Согласно новой редакции абз. 1 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У учреждение на законных основаниях вправе указать нескольких работников в одном распорядительном документе, на основании которого им выдаются наличные деньги под отчет.

Кроме того, прежняя редакция пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У возлагала на подотчетное лицо обязанность по представлению авансового отчета об израсходованных подотчетных средствах в течение трех рабочих дней со дня окончания срока, на который выдавались эти суммы. Если данный срок истекал в период, когда работник отсутствовал на рабочем месте (например, болел или был направлен в другую командировку), сдать авансовый отчет нужно было не позднее трех рабочих дней со дня выхода на работу.

В настоящее время руководитель учреждения вправе самостоятельно установить сроки представления авансовых отчетов работниками, получившими подотчетные суммы (за исключением авансовых отчетов по командировкам). Это закреплено в новой редакции абз. 2 пп. 6.3 п. 6 Указания № 3210-У.

Если подотчетное лицо не представит в установленный срок авансовый отчет и не возвратит средства, полученные под отчет, руководитель учреждения в течение месяца после наступления последнего дня для сдачи авансового отчета (ст. 137 ТК РФ) может принять решение об удержании этих средств из зарплаты работника. В таком случае необходимо будет не только ознакомить работника с приказом об удержании средств из его зарплаты, но и получить его подпись на данном приказе.

Кроме того, возможен вариант прощения долга в виде невозвращенных подотчетных сумм (для этого также необходимо оформить соответствующий приказ). Правда, в данной ситуации с суммы прощенного долга работодателю придется исчислить и уплатить в бюджет НДФЛ и страховые взносы. Датой возникновения дохода у работника будет считаться дата подписания документа, в котором он оповещается о том, что долг прощен (п. 2 ст. 415 ГК РФ). Удержать НДФЛ можно при первой выплате в адрес работника, последовавшей после принятия решения и оповещения работника (п. 6 ст. 226 НК РФ).

Работник должен представить работодателю авансовый отчет об израсходованных в связи с командировкой подотчетных суммах в течение трех рабочих дней по возвращении из командировки. Данное требование закреплено в п. 26 Положения о служебных командировках, утвержденного Постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Поэтому формально учреждение не вправе самостоятельно устанавливать срок для представления работниками авансовых отчетов об израсходованных в связи с командировками подотчетных суммах.

Заработная плата, которая не была выплачена работнику, должна быть депонирована. В связи с этим в последний день выдачи наличных денег, предназначенных для выплаты заработной платы, кассир в расчетно-платежной ведомости должен был сделать запись «Депонировано» напротив фамилий и инициалов работников, которым не выданы наличные деньги. Еще он должен был рассчитать и записать в итоговой строке сумму фактически выданных наличных средств и сумму, подлежащую депонированию. Эти требования были установлены пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У.

Депонированные суммы, как правило, сдавались в банк, хотя положения Указания № 3210-У и не запрещали хранить их в кассе учреждения. Поэтому учреждение могло не сдавать в банк депонированные денежные средства (конечно, при условии, что лимит остатка наличных денег в кассе не был превышен).

Теперь депонировать невыплаченную зарплату учреждению больше не нужно, поскольку абз. 3 пп. 6.5 п. 6 Указания № 3210-У утратил силу.

Начиная с 30.11.2020 учреждениям разрешено вести кассовые операции с применением устройств, которые функционируют в автоматическом режиме без участия работника. Это следует из нового положения п. 4 Указания № 3210-У, которым установлены требования к таким устройствам. В частности, автоматические устройства, конструкция которых предусматривает прием и (или) выдачу банкнот, должны иметь функцию распознавания на всей площади банкноты не менее четырех машиночитаемых защитных признаков, указанных в п. 1.1 Положения № 630-П.

За нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций ч. 1 ст. 15.1 КоАП РФ предусмотрена административная ответственность в виде штрафа:

• для должностных лиц – от 4 000 до 5 000 руб.;

• для юридических лиц – от 40 000 до 50 000 руб.

Нарушениями в данном случае считаются:

1) осуществление расчетов наличными деньгами с другими организациями сверх установленных лимитов;

2) неоприходование (неполное оприходование) в кассу денежной наличности;

3) несоблюдение порядка хранения свободных денежных средств;

4) накопление в кассе наличных денег сверх установленных лимитов.

При этом выручка, полученная в кассу без надлежащего документального оформления или оформленная не в срок (не в тот же день), признается неоприходованной. Отражение в кассовой книге не всех оформленных в течение дня кассовых документов является неполным оприходованием наличных денег, в том числе выручки. Такой вывод следует из Указания № 3210-У.

При выявлении административных правонарушений, связанных с несоблюдением порядка ведения кассовых операций, совершенных несколькими обособленными подразделениями организации, в каждом случае составляются протоколы об административных правонарушениях, при этом административное наказание также назначается за каждое совершенное нарушение (см. Письмо ФНС РФ от 17.08.2017 № СА-4-20 / 16322).

Административное правонарушение, связанное с неоприходованием (неполным оприходованием) в кассу денежной наличности, относится к правонарушениям в сфере финансов, в отношении которых КоАП РФ не установлены специальные сроки давности.

По общему правилу постановление по делу об административном правонарушении не может быть вынесено по истечении двух месяцев со дня его совершения (ч. 1 ст. 4.5 КоАП РФ). При длящемся административном правонарушении этот срок начинают исчислять со дня его обнаружения (ч. 2 ст. 4.5 КоАП РФ).

Срок давности привлечения к административной ответственности за правонарушение, в отношении которого обязанность, предусмотренная правовым актом, не была выполнена к определенному сроку, начинает течь с момента наступления такого срока (п. 14 Постановления Пленума ВС РФ от 24.03.2005 № 5).

В названном случае моментом начала и окончания административного правонарушения является день получения выручки и неоприходования ее в кассу. Следовательно, это правонарушение является разовым и не относится к категории длящихся.

Таким образом, в отношении правонарушения, которое заключается в неоприходовании (неполном оприходовании) в кассу денежной наличности, подлежит применению общий срок давности (два месяца), исчисляемый со дня, на который установлен факт неоприходования денег в кассу. Подтверждением сказанному является, например, Постановление АС СЗО от 15.05.2020 № Ф07-3675/2020 по делу № А56-150168/2018. В нем указано, что постановление о назначении административного наказания в отношении эпизодов за 29.08.2018 и 30.08.2018 было вынесено 31.10.2018, то есть за пределами срока давности привлечения к административной ответственности, установленного ст. 4.5 КоАП РФ. В итоге данное постановление было отменено.

---

[1] Как указано в Письме ЦБ РФ от 04.05.2012 № 29-1-1-6 / 3255, данное требование должно соблюдаться каждым обособленным подразделением юридического лица, ведущим кассовые операции, независимо от наличия банковского счета юридического лица, открытого для совершения операций таким подразделением (см. также постановления Девятого арбитражного апелляционного суда от 13.02.2018 № 09АП-65335 / 2017 по делу № А40-166498 / 17, от 28.11.2018 № 09АП-53986 / 2018 по делу № А40-85393 / 18).

[2] Такое заявление составляется в произвольной форме.

Правила направления сотрудников в командировку установлены положением, утвержденным постановлением Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Согласно п. 10 этого документа денежные средства выдаются сотруднику перед поездкой на оплату:

• проживания;
• проезда;
• дополнительных расходов в связи с нахождением вне дома.

Авансовый отчет должен быть представлен до истечения установленных работодателем рабочих дней после возвращения из командировки. На все расходы (кроме суточных) должны быть приложены оправдательные документы.

Для БУ существуют некоторые ограничения по размерам возмещений для внутрироссийских командировок, установленные п. 1 постановления Правительства РФ от 02.10.2002 № 729. Если расходы превышают лимиты, то они могут быть возмещены за счет сэкономленных бюджетных средств или за счет средств от коммерческой деятельности БУ (п. 3 постановления № 729). В следующей таблице указаны предельные ограничения:

Вид расходов	Размер компенсируемых расходов
	Расходы подтверждены	Расходы не подтверждены
Наем жилья	Не более 550 руб. в сутки	12 руб. в сутки
Суточные	100 руб. в день
Проезд поездом	Не более стоимости билета в купейный вагон скорого фирменного поезда	Стоимость плацкарта
Проезд по воде	Не более стоимости билета: для морского судна — в каюту группы V регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров; для речного судна — в каюту категории II всех линий сообщения; для парома — в каюту категории I	Стоимость билета: для морского судна — в каюту группы X регулярных транспортных линий и линий с комплексным обслуживанием пассажиров; для речного судна — в каюту категории III речного судна всех линий сообщения
Проезд на самолете	Не более стоимости билета в эконом-классе	–
Проезд автотранспортом	Не более стоимости билета на автотранспортное средство общего пользования (кроме такси)	Стоимость билета на общественный автобус

Для командировок за границу также разработаны нормы компенсации расходов на аренду жилья — это приказ Минфина РФ от 02.08.2004 № 64н, а для суточных нормы регламентируются постановлением Правительства РФ от 26.12.2005 № 812. Предельные величины расписаны в разрезе стран, куда отправляется сотрудник.

Отметим, что для госслужащих имеется отдельный документ, регламентирующий командировки — указ Президента РФ от 18.07.2005 № 813.

Какие нововведения ожидают бухгалтера бюджетной сферы в 2021 году?

Правила выдачи подотчетных сумм работникам бюджетных учреждений в целом схожи с аналогичными правилами, действующими для остальных экономических субъектов, но подчиняются своим особым документам, с 19.08.2017 имеющим ряд расхождений с нормативными актами, применяемыми юрлицами небюджетной сферы. Отличия в бухгалтерском учете возникают в связи со спецификой учета у бюджетников. Кроме того, лимиты на командировочные расходы, которые могут возмещаться за счет средств бюджета, установлены законодательством на достаточно низком уровне, но покрыть разницу можно за счет средств от коммерческой деятельности или за счет экономии бюджетных ассигнований.

• Изменения, которые следует применять при ведении учета и формировании отчетности на 01.01.2021
• Изменения с 1 января 2021 года

21 декабря 2020 года вступил в силу приказ Минфина России от 30.10.2020 № 256н (далее – Приказ № 256н). Он вносит изменения в План счетов бухгалтерского учета автономных учреждений и в Инструкцию по его применению, утв. приказом Минфина России от 23.12.2010 № 183н (далее – Инструкция № 183н). Часть изменений необходимо применять при ведении учета и составлении отчетности на 1 января 2021 г. Другие изменения вступили в силу с 1 января 2021 г.

Заявление на выдачу подотчетных средств по обязательной форме писать не нужно. Требуемые суммы на нужды предприятия выдаются на основании приказа, распоряжения или решения руководителя либо по письменному заявлению подотчетного лица в произвольной форме. В таком заявлении должны содержаться сведения о суммарной величине выдаваемых подотчетных наличных и на какой срок можно выдавать деньги в подотчет. Документ подписывает руководитель учреждения и проставляет дату.

Для составления авансового отчета используется форма АО-1. В нее вносятся следующие сведения:

• Номер и дата составления отчета.
• Наименование организации, коды по ОКПО и ОКУД.
• Наименование структурного подразделения.
• ФИО и должность подотчетного лица.
• Сумма аванса.
• Назначение аванса.
• Информация об остатке/перерасходе аванса.
• Информация о приложениях, подтверждающих израсходованные средства (билеты, кассовые и товарные чеки, квитанции и т. д.).
• Подписи руководителя, главного бухгалтера, бухгалтера.
• Расписка подотчетного лица с подписью.

Новшества в правилах ведения кассовых операций

Расход выданных под отчет средств подтверждается с помощью приложенных к АО чеков, накладных и других расчетных документов. Причем:

• в чеке должна указываться не товарная группа (Канцтовары, Хозтовары), а конкретный товар. Если указана товарная группа, подотчетное лицо должно расписать на оборотной стороне документа все, что было приобретено и по какой цене. Но ревизоры такие документы не любят.
• расходы должны быть осуществлены в рабочее время в рабочий день. Причины совершать расходы в другой период должны быть аргументированы.

В случае отсутствия расчетных документов, подтверждающих расход подотчетных средств, потраченные средства не могут быть списаны на хозяйственные нужды предприятия с целью уменьшения прибыли, так как их правомерное использование не доказано. Деньги считаются доходом сотрудника и с них удерживается НДФЛ.

Хотите автоматизировать процесс составления авансовых отчетов и других документов и избежать ошибок при их заполнении? Воспользуйтесь сервисом КУБ.

В августе 2017 года Центробанк утвердил порядок, в соответствии с которым осуществляется выдача денежных средств в подотчет. Эти правила несколько облегчили жизнь бухгалтерам и подотчетным сотрудникам. Предлагаем разобраться в новых нюансах оформления бумаг и выдачи денег, чтобы понять, какие документы по подотчету изменились и в чем заключаются преимущества.

До 19.08.2017 денежные средства выдавались на основании письменного заявления сотрудника или иного лица в силу п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03.2014 № 3210-У. Но после изменения в порядок ведения кассовых операций юридическими лицами и ИП (указание Банка России от 19.06.2017 № 4416-У) и поправкам в пункте 6.3 указаний ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014, обновился список документов для подтверждения подотчетных расходов. Изменения по подотчетным суммам с 2021 года разрешают обосновать передачу денег работнику двумя способами:

• издать распорядительный документ о выдаче подотчетных денег (как правило, это приказ);
• оформить письменное заявление подотчетного лица, завизированное руководителем (как это делалось ранее).

Если раньше обязательным основанием для получения денег было только заявление, то теперь организация вправе самостоятельно выбирать основание для выдачи денежных средств. Нужно ли писать заявление на выдачу денег в подотчет в 2021 году, зависит от того, что прописано во внутренних нормативных документах. Если положение предусматривает написание заявления, его придется писать.

Во многих случаях удобнее оформлять приказ о выдаче подотчетных сумм: например, когда средства получают несколько сотрудников регулярно или одновременно. В этом случае не придется оформлять заявление от каждого лица, а достаточно издать общий приказ о выдаче им наличности.

Благодаря решениям Центробанка, стало проще вести расчеты с подотчетными лицами в 2021 году с учетом последних изменений: теперь кассовые документы при выдаче и возврате денег допустимо оформлять в электронном виде (п. 5.1 и 6.2 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 ). Так, при оформлении расходного кассового ордера 0310002 в электронной форме получатель денег вправе поставить электронную подпись. А при оформлении приходного кассового ордера 0310001 (при возврате неизрасходованных денег в кассу) квитанцию вносителю денег разрешено направить на адрес его электронной почты, без оформления в бумажном виде. На какой срок можно выдавать деньги в подотчет, зависит от политики организации, это закрепляют в положении о выдаче подотчетных денег и в приказе.

Эти новшества, изменившие порядок выдачи и расходования подотчетных сумм, очень удобны тем компаниям, которые уже обзавелись средствами электронного документооборота.

Расчеты с подотчетными лицами в бюджетных учреждениях

Новые правила подотчета 2021 года отменяют прежний запрет на передачу денег подотчетным лицам, не погасившим предыдущие долги. Из новой версии п. 6.3 указания ЦБ РФ №3210-У от 11.03.2014 исключено условие о том, что деньги разрешено выдавать при условии полного погашения подотчетным лицом долга по ранее полученным суммам. Но руководству и бухгалтерам стоит аккуратно пользоваться этими изменениями. Может ли учреждение выдать новую подотчетную сумму сотруднику, которому уже ранее была выдана подотчетная сумма, решает руководитель или главный бухгалтер. Если есть объективная необходимость, допустимо выдать работнику несколько авансов подряд, не дожидаясь отчетных документов по предыдущим суммам. Например, уполномоченный работник оплатил вперед предстоящее мероприятие для клиентов в рамках представительских расходов, соответственно, отчетные документы ему еще не предоставили. В это же время работника срочно направили в командировку, в связи с чем ему потребовались деньги на командировочные расходы при непогашенной задолженности по предыдущему авансу.

Следует ограничить круг лиц, которым разрешается иметь задолженность, и установить для них лимит задолженности за определенный период, чтобы для подотчетных лиц изменения не стали поводом для систематического нарушения финансовой дисциплины. Можно ли выдавать деньги в подотчет, если не отчитались за предыдущий, — нежелательно без объективных причин, хотя прямого запрета на это сейчас нет.

Когда оплату проезда командированного сотрудника нельзя учесть в расходах
Бухгалтерский учет / 13:50 20 февраля 2020

На сегодняшний день нет унифицированного, строго обязательного к заполнению образца отчета, тем не менее, большинство бухгалтеров по старинке предпочитают использовать ранее общеприменимую форму. Это понятно: в него включена вся необходимая информация, в том числе —

• сведения об организации, выдавшей деньги,
• сотруднике, их получившем,
• точная сумма средств,
• цели, на которые они были предназначены.
• здесь же отражаются произведенные расходы с приложением всех подтверждающих документов. Кроме того, отчет содержит подписи сотрудников бухгалтерии, выдавших деньги и принявших остаток, а также того работника, на которого были оформлены подотчетные средства.

Ставить печать на документе не обязательно, поскольку он является частью внутреннего документооборота компании, к тому же с 2016 года юридические лица, как ранее и ИП имеют полное законное право не использовать для визирования бумаг оттиски печатей и штампов.

Создается документ в единственном оригинальном экземпляре, причем задерживать с его заполнением не стоит – по закону, он должен быть оформлен максимум через трое суток после того, как деньги будут израсходованы.

Поскольку авансовый отчет относится к первичной бухгалтерской документации, его к его заполнению стоит относиться очень внимательно и стараться не допускать ошибок. В тех случаях, когда избежать этого не удалось, лучше заполнить новый бланк.

Согласно п. 5 – 8 Рекомендаций Федерального казначейства, п. 4, 5 Памятки Федерального казначейства при использовании банковских карт «Мир» для расчетов с подотчетными лицами:

1) учреждение представляет в ТОФК:

• письмо с указанием Ф. И. О. сотрудников учреждения (уполномоченных лиц) и номерами карт «Мир», на которые подлежат перечислению денежные средства для обеспечения наличными денежными средствами;
• заявку на кассовый расход (0531801), заявку на кассовый расход (сокращенную) (0531851), платежное поручение с указанием Ф. И. О. и номерами карт «Мир», иные документы, предусмотренные порядками санкционирования;

2) ТОФК обрабатывает представленные учреждением документы и перечисляет денежные средства на счет, открытый сотруднику учреждения в кредитной организации;

3) кредитная организация осуществляет зачисление средств на карту «Мир» сотрудника учреждения;

4) учреждение производит оплату товаров, работ, услуг с помощью карты и (или) снимает наличные денежные средства для проведения последующих операций с использованием наличных денежных средств.

На учреждении лежит ответственность по соблюдению сроков возврата (перечисления) денежных средств (неиспользованных и (или) внесенных) с карты «Мир» на соответствующие счета ТОФК, а также по целевому использованию денежных средств (п. 3 Рекомендаций Федерального казначейства, п. 6 Памятки Федерального казначейства).

Расчеты с подотчетными лицами отражаются на счете 208 00 000 (п. 212 Инструкции № 157н, п. 106 Инструкции № 183н).

Данный счет в 2018 году дополнен следующими аналитическими счетами в связи с введением новых подстатей КОСГУ:

Номер счета	Наименование	Подстатья КОСГУ
Применяются с 2018 года
208 93	Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафов за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)	293 «Штрафы за нарушение законодательства о закупках и нарушение условий контрактов (договоров)»
208 94*	Расчеты с подотчетными лицами по оплате штрафных санкций по долговым обязательствам	294 «Штрафные санкции по долговым обязательствам»
208 95	Расчеты с подотчетными лицами по оплате других экономических санкций	295 «Другие экономические санкции»
208 96	Расчеты с подотчетными лицами по оплате иных расходов	296 «Иные расходы»
Применяются с 2019 года
208 27	Расчеты с подотчетными лицами по оплате страхования	227 «Страхование»
208 28	Расчеты с подотчетными лицами по оплате услуг, работ для целей капитальных вложений	228 «Услуги, работы для целей капитальных вложений»
208 29	Расчеты с подотчетными лицами по оплате арендной платы за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами	229 «Арендная плата за пользование земельными участками и другими обособленными природными объектами»

* Следует заметить, что данный счет введен только в Инструкцию № 157н, а в Инструкцию № 183н его не включили, но в случае необходимости автономные учреждения его могут применять, так как он предусмотрен Единым планом счетов.

Как и прежде, деньги под отчет выдаются по распоряжению руководителя учреждения на основании заявления сотрудника учреждения – подотчетного лица.

Заявление должно содержать:

• назначение аванса;
• расчет (обоснование) размера аванса;
• срок, на который он выдается;
• сумму денежных документов, выданных подотчетному лицу на соответствующие цели.

Кроме того, выдача денег под отчет производится при условии отсутствия за подотчетным лицом задолженности по денежным средствам, по которым наступил срок представления авансового отчета (ф. 0504505) (п. 214 Инструкции № 157н).

В заключение выделим несколько основных моментов:

1. Минфин, Федеральное казначейство и ЦБ РФ допускают возможность применения зарплатных карт при выдаче подотчетных сумм для хозяйственных операций и командировочных расходов.

2. Операции по перечислению денежных средств на карту «Мир» следует отражать согласно разъяснениям Федерального казначейства.

3. При завершении финансового года не должно быть остатка денежных средств на корпоративных картах учреждения (за исключением зарезервированных) (п. 6. Памятки Федерального казначейства, п. 3 Рекомендаций Федерального казначейства).

Автономные учреждения: бухгалтерский учет и налогообложение, №11, 2018 год

Авансовый отчет – это документ, с помощью которого работник подтверждает израсходованные денежные средства, что были им получены от работодателя. Заполнение и сдача отчетности осуществляется по определенным правилам. Подготовка авансового отчета – это обязательное условие для выдачи денег сотруднику. Подотчетное лицо должно проинформировать работодателя о том, как были потрачены средства. Это нужно для того, чтобы наниматель в полной мере контролировал финансовые расходы организации.

Чаще всего отчетность сдают, чтоб подтвердить траты на хоз нужды или расходы по командировке, представительские расходы, расчеты с партнерами и другие целевые расходы.

Авансовый отчет в бюджетном учреждении заполняется по форме 0504505. Внебюджетная организация вправе подготовить собственный образец отчетности.

Авансовый отчет: образец заполнения — 2021

Заявление составляется в произвольной форме и должно содержать следующие реквизиты (п. 6.3 указания 3210-У):

1 Сумму необходимых для покупки средств.
2 Срок, на который выдаются ДС.
3 Разрешающую визу руководителя и дату.

В 2021 году допускается выдача средств подотчетному лицу, даже если оно не отчиталось по ранее полученным авансам (п. 1.3 указания № 4416-У).

Необходимость оформлять заявление при перечислении ДС на карту сотрудника или корпоративную карту компании законодательно не закреплена, поскольку указание № 3210-У регулирует только операции с денежной наличностью. Однако чиновники считают, что заявление работника все же необходимо (письмо Минфина № 03-11-11/42288).

Однако многие бухгалтеры игнорируют нормы указаний ЦБ РФ и не требуют оформления ни заявлений подотчетными лицами, ни задокументированных распоряжений на выдачу подотчетных сумм от руководителя. Налоговики во время проверки могут посчитать такой подход нарушением и попытаться оштрафовать компанию на основании положений п. 1 ст. 15.1 КоАП «Нарушение порядка работы с денежной наличностью». Однако отдельный штраф именно за несоблюдение норм п. 6.3 указания № 3210-У не установлен. В связи с чем его можно будет оспорить в суде.

Положительная судебная практика уже имеется, например постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-11841-АК. Кроме того, суды также принимали сторону налогоплательщиков и при иных нарушениях работы с наличностью, выявленных налоговиками в ходе проверки (постановление 9-го Арбитражного апелляционного суда № 09АП-10884).

Таким образом, выдача подотчетных сумм обязательно должна предваряться одним из документов: заявлением работника или приказом директора. Иначе возможны претензии проверяющих.

Если в положении о расчетах с подотчетными лицами компания утвердила необходимость составления заявления на подотчет, то в целях экономии времени рекомендуем вам оформить соответствующий шаблон заявления — тогда сотрудникам останется вписать необходимые сведения и завизировать документ у руководителя.

Заполнить заявление может и сотрудник бухгалтерии, а после — подписать его у подотчетного лица. Кроме того, разрешающую визу вместо директора может проставить любой сотрудник, уполномоченный на это соответствующей доверенностью. Таким образом, процесс оформления заявлений предельно упростится.

Все организации, в соответствии с ч. 1 ст. 19 ФЗ № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете», обязаны организовать внутренний контроль за осуществлением хозяйственных операций. В полной мере это относится и к выдаче денежных средств так называемым подотчетникам. В компании должно быть четкое понимание, кому, на каком основании, на какой срок выдавать деньги, когда должны отчитаться работники. Наладить или укрепить финансовую дисциплину в работе с подотчетниками вам поможет предлагаемый в статье образец приказа на подотчетные суммы (будут даны 2 варианта документа).

Отметим, что в 2021 году получить деньги работники могут не только на основании заявления, но и на основании распорядительного документа организации (п. 6.3 Указания ЦБ РФ № 3210-У).

Если в компании деньги выдаются периодически одним и тем же сотрудникам, эти операции следует упорядочить, установив перечень лиц, которые имеют право получать денежные средства на постоянной основе. Можно установить лимиты по суммам и срокам предоставления авансов. Чтобы не издавать отдельный приказ о сроках отчета по подотчетным суммам, можете этот важный момент тоже отобразить в едином документе.

Преимущества такого способа регулирования кассовой дисциплины очевидны:

• бухгалтерия «в курсе», кому и сколько можно выдать денег;
• работники заранее планируют свои расходы;
• работники (в отличие от бухгалтера, не всегда осведомленные о сроках отчета по авансу) под подпись ознакомлены со сроками предоставления авансового отчета;
• оптимизируется документооборот: не нужно писать заявление на каждый аванс.

Если в вашей фирме деньги из кассы выдаются эпизодически или понадобилось выдать средства сотруднику, не указанному в общем документе, то вам больше подойдет распоряжение на выдачу сумм для разового случая.

\r\n\r\n

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

\r\n\r\n

В учете выдача/перевод денежных средств под отчет отражается записями:

\r\n\r\n

\r\n\t \r\n\t\t \r\n\t\t\t

\r\n\t\t\t

\r\n\t\t\t

\r\n\t\t

\r\n\t

\r\n\t

\r\n\t\t \r\n\t\t\t

\r\n\t\t\t

\r\n\t\t\t

\r\n\t\t

\r\n\t\t

\r\n\t\t\t

\r\n\t\t

\r\n\t\t

\r\n\t\t\t

\r\n\t\t

\r\n\t\t

\r\n\t\t\t

\r\n\t\t

\r\n\t

\r\n

\r\n\t\t\t Дебет \r\n\t\t\t	\r\n\t\t\t Кредит \r\n\t\t\t	\r\n\t\t\t Описание \r\n\t\t\t
\r\n\t\t\t 0 208XX 560 «Увеличение дебиторской задолженности подотчетных лиц» \r\n\t\t\t	\r\n\t\t\t 0 20134 610 «Выбытие средств из кассы учреждения» \r\n\t\t\t	\r\n\t\t\t Выданы денежные средства в рублях под отчет работнику учреждения наличными или переведены на его личную банковскую карту \r\n\t\t\t
\r\n\t\t\t 0 20111 610 «Выбытие денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) \r\n\t\t\t
\r\n\t\t\t 0 20121 610 «Выбытие денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) \r\n\t\t\t
\r\n\t\t\t 1 30405 XXX «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) \r\n\t\t\t

\r\n\r\n

Перечисление подотчетных сумм на дебетовую карту учреждения учитывается несколько иначе. По сути своей это перевод учреждением средств между своими счетами, а значит, дебиторская задолженность подотчетного лица возникнет лишь тогда, когда он будет расплачиваться за товары, работы, услуги. В бухучете эти изменения фиксируются только по факту списания денег со счета дебетовой карты.
\r\n
\r\nУчреждение может использовать собственную дебетовую карту, чтобы выдавать сотрудникам под отчет денежные средства. В таком случае оно должно представить в орган Федерального казначейства по месту обслуживания (или иному финансовому органу соответствующего бюджета) два документа. Первый — заявка на получение наличных денежных средств, перечисляемых на карту (ф. 0531243) (п. 11 Правил № 10н). Сделать это нужно не позднее чем за день до получения денежных средств.
\r\n
\r\nВторой документ — расшифровка сумм неиспользованных (внесенных через банкомат или пункт выдачи наличных денежных средств) средств (ф. 0531251). Расшифровка за подписью руководителя и главного бухгалтера направляется в казначейство в день внесения средств (п. 42 Правил № 10н). Эту же расшифровку учреждение представляет, чтобы вернуть средства на счета Федерального казначейства, если они потрачены лишь частично или не были использованы вовсе.
\r\n
\r\nВ целом учреждение может как получать, так и вносить наличные на счет дебетовой карты через банкоматы или специальные пункты выдачи. Для подобного рода расчетов учреждений с органом Федерального казначейства определен счет 21003 «Расчеты с финансовым органом по наличным денежным средствам» (п. 230 Инструкции по применению Единого плана счетов бухгалтерского учета).
\r\n
\r\nВ таблице приведены бухгалтерские записи, которые отражают указанные операции и документы:

\r\n\r\n

\r\n\t \r\n\t\t \r\n\t\t\t

\r\n\t\t\t

\r\n\t\t\t

\r\n\t\t\t Дебет \r\n\t\t\t	\r\n\t\t\t Кредит \r\n\t\t\t	\r\n\t\t\t Описание \r\n\r\n За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены. \r\n \r\nСотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов: \r\n\r\n \r\n\t авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.); \r\n\t ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.). \r\n \r\n\r\n На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете. \r\n \r\nПринимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует. \r\n \r\nПолучив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета. \r\n \r\nРасходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так: \r\n\r\n \r\n\t \r\n\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t \r\n\t \r\n\t \r\n\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t \r\n\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t \r\n\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t \r\n\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t \r\n\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t \r\n\t \r\n \r\n\t\t\t Дебет \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t Кредит \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t Описание \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы» \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам» \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 40120 000 «Расходы текущего финансового года» \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» \r\n\t\t\t \r\n\r\n Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов: \r\n\r\n \r\n\t \r\n\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t Дебет \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t Кредит \r\n\t\t\t \r\n\t\t\t Описание Авансовый отчет 2021: шпаргалка для бухгалтера За выданные средства работник должен отчитаться в строго определенном порядке. Прежде всего обратите внимание на срок: отчет передается в бухгалтерию не позднее трех рабочих дней с момента выхода сотрудника на работу или с окончания периода, на который деньги были выделены. Сотрудник может представить отчет в одном из двух вариантов: авансовый отчет по форме 0504049 с приложенными первичными документами (билеты, чеки и пр.); ведомость или расходный кассовый ордер — в случае если подотчетные средства выделялись на выплаты физическим лицам (заработная плата, гонорар и пр.). На лицевой стороне авансового отчета работник сам заполняет сведения о себе: ФИО, табельный номер, должность, структурное подразделение. На обратной стороне в графы с 1 по 6 отдельными записями на основании первичных документов вносит данные о потраченных средствах: сумму, статью расхода, дату и номер подтверждающего документа. Первичные документы должны быть приложены к авансовому отчету и пронумерованы в том же порядке, что и записи в отчете. Принимает отчет бухгалтер или руководитель. Каждое учреждение устанавливает свои порядок и сроки рассмотрения отчета в рамках внутренней учетной политики, законодательство этот момент не регламентирует. Получив от работника авансовый отчет, бухгалтер проверяет, правильно ли он заполнен, все ли документы приложены. Данные о расходах, которые учреждение принимает к учету, вносятся в графы 7–10. Напротив каждой суммы — номер аналитического счета. Расходы, принятые учреждением к учету, бухгалтер отражает так: Дебет Кредит Описание 0 10500 340 «Увеличение стоимости материальных запасов» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Расходы, принятые учреждением к учету за счет средств, выданных под отчет 0 10600 000 «Вложения в нефинансовые активы» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 30200 000 «Расчеты по принятым обязательствам» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 40120 000 «Расходы текущего финансового года» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» 0 10900 000 «Затраты на изготовление готовой продукции, выполнение работ, услуг» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Может сложиться ситуация, когда работник потратил не все средства или, наоборот, вложил свои. В авансовом отчете эти суммы он вносит в графу Остаток/Перерасход. В учете это будет отражено как задолженность подотчетного лица или учреждения. Перерасход оформляется и возмещается сотруднику в том же порядке, что и аванс, а для возврата остатка бухгалтер формирует запись по одному из вариантов: Дебет Кредит Описание 0 20134 510 «Поступления средств в кассу учреждения» 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства в кассу учреждения 0 20111 510 «Поступления денежных средств учреждения с лицевых счетов в органе казначейства» (для бюджетных и автономных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения 0 20121 510 «Поступления денежных средств учреждения в кредитной организации» (для автономных учреждений, имеющих счет в кредитной организации) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения 1 30405 000 «Расчеты по платежам из бюджета с финансовым органом» (для казенных учреждений) 0 208XX 660 «Уменьшение дебиторской задолженности подотчетных лиц» Возвращены подотчетные средства на лицевой счет учреждения Обычно перечень работников, которым допускается выдача подотчетных сумм, указывается в соответствующем распоряжении. Это может быть бухгалтер, водитель, секретарь, завхоз и прочие работники, в обязанности которых среди прочего входит покупка необходимых товарно-материальных ценностей, а также те, кто регулярно ездит в служебные поездки. Для того, чтобы сотрудник предприятия мог получить необходимые средства, он должен написать специальное заявление, в котором указывается количество требуемых денег, их назначение и срок, в течение которого они будут потрачены. Следует отметить, что одним из важнейших условий выдачи денег под отчет является отсутствие долгов по прежним подотчетным суммам. Подотчетные средства — это те средства, за которые нужно отчитываться. Именно поэтому по истечению срока, на который они выдаются, сотрудник должен представить авансовый отчет, где указывает, куда он эти деньги потратил. Ранее действовало правило, что подотчетные средства выдаются строго по приказу руководителя. В нем обозначалось, кому, в какой последовательности и как выдавать подотчетные средства. В заявлении о выдаче денег под отчет прописывается следующая информация: сумма и срок, на который она выдается В заявлении сотрудник просит выдать ему определенную сумму, указывая при этом срок, на который она выдается. Руководитель в свою очередь оценивает, стоит или нет выдавать деньги данному сотруднику на обозначенный срок. Именно поэтому одним из важных элементов заявления является виза руководителя. даты подписания заявления Срок, на который выдаются деньги, может варьироваться. Если это 5 рабочих дней, то от даты подписания заявления нужно отсчитать 5 рабочих дней по календарю. Если в заявлении указано «10 календарных дней», то нужно отсчитать календарные дни с учетом выходных, праздников и дней, когда сотрудник не работает. Кроме того, срок может быть указан не в календарных и не в рабочих днях, а определенной датой — например, до 1 сентября 2019 года. В таком случае интерпретация может быть любая. Дело в том, что Указания Банка России от 11.03.2014 № 3210-У содержат только требование срока, на который сотрудник хочет получить деньги, без конкретики. И если руководитель завизировал сумму на такой срок, то бухгалтер, по сути, получает документ, который позволяет произвести выплату. виза руководителя о согласовании выдачи Если начиная с 2021 года в компании есть какой-то внутренний нормативный документ, уже подписанный руководителем, например, приказ о командировке, то заявление с сотрудника можно не требовать. В этом случае деньги выдаются на основании приказа, распоряжения или другого регулирующего внутреннего нормативного документа. Если такого документа нет, то с сотрудника следует брать заявление. Такой алгоритм действий объясняется тем, что руководитель является распорядителем финансовых средств в организации. Именно он решает, выдать или нет под отчет тому или иному сотруднику ту или иную сумму. То есть он определяет экономическую целесообразность предполагаемого расхода. Если в компании есть внутренний документ, на основании которого руководитель делегирует кому-то свои полномочия, то это должно быть зафиксировано либо приказом, либо доверенностью. Тогда к этому человеку переходят полномочия по определению финансовой обоснованной всех выплат и затрат в организации, и именно он решает, нужно выдавать сотруднику деньги или нет. После того, как подотчетные средства будут потрачены, лицо, производившее затраты, должно отчитаться перед бухгалтерией. Сделать это нужно не позднее чем через три дня после того дня, который указан крайним для использования денег. Для этого к отчету о расходах должны быть прикреплены следующие документы: квитанции; товарные и кассовые чеки; проездные билеты; прочие, подтверждающие оплату бланки. Затем все документы надлежащим образом проверяются бухгалтером. Как выдать деньги под отчет по новым правилам в 2021 году К подотчетным суммам можно отнести не только авансы на командировочные расходы, но и выдачу денег на приобретение канцелярских и хозяйственных товаров, основных средств, ГСМ, продуктов питания и прочие траты на нужды учреждения. Выдавать средства подотчет можно только сотрудникам, с которыми заключены трудовые договоры. Не будет считаться ошибкой выдача средств работнику, трудящемуся по гражданско-правовому договору, например, на приобретение строительных материалов. В небольших организациях допустимо издание распоряжения, в котором прописываются конкретные должностные лица и фамилии, которым допустимо предоставление денег под авансовый отчет. Ниже вы найдете образец приказа о назначении подотчетных лиц 2021 года. В бюджетном учреждении должен быть установлен лимит расчетов с подотчетными лицами и максимальный срок, на который выдаются деньги. Законодательством ограничений по срокам и суммам не обозначено, следовательно, организация самостоятельно определяет норму денежных средств, выдаваемых под авансовый отчет, и сроки. Предельный срок сдачи авансового отчета — не позднее трех рабочих дней, установлено п. 6.3 Указаний № 3210-У. Учреждение не вправе утвердить больший срок. А если в организации нет приказа о сроках отчета по подотчетным суммам, то сотрудники обязаны отчитываться в день окончания подотчетного периода (срока, на который были выданы деньги) или в первый рабочий день (по возвращении из командировки). Приказы, издаваемые на предприятии, всегда должны на чем-то базироваться. Под этим понимается основание и обоснование, которые обязательно должны присутствовать в каждом начальственном распоряжении. В качестве основания применяется статья закона (и конкретные его пункты), которая имеет прямое отношение к издаваемому приказу или же ссылка на внутренний документ предприятия (акт, служебную или докладную записку, какое-то положение в учетной политике и т.д.). Обоснование – это фактический повод для создания распоряжения. Выдать работнику наличные деньги под отчет может потребоваться, например, в целях: покупки товарно-материальных ценностей; осуществления расходов в командировке; расчетов по договорам, которые заключены от имени организации. Основной документ, который устанавливает правила для выдачи денежных средств под отчет — это указание Банка России от 11.03.14 № 3210-У «О порядке ведения кассовых операций юридическими лицами и упрощенном порядке ведения кассовых операций индивидуальными предпринимателями и субъектами малого предпринимательства» (далее — Указание). Для выдачи наличных под отчет в общем случае мы рекомендуем придерживаться следующего алгоритма: В июле 2021 года вступили в силу изменения в КоАП (закон от 03.07.2016 № 316-ФЗ). Косвенно эти изменения касаются и операций с подотчетными средствами. В частности, изменен подход контролирующих органов при выявлении нарушений у ИП и субъектов малого предпринимательства (СМП) впервые. Теперь контролирующие органы не должны спешить с наложением штрафа на виновника, если нарушение выявлено в первый раз и не несет серьезной угрозы жизни и здоровью населения, сохранности экологии, культурного наследия, природы, не может привести к возникновению ЧП и не угрожает безопасности государства. Согласно закону № 316-ФЗ и ст. 4.1.1. КоАП, если проверяющие впервые выявят нарушение в ведении кассовых операций (а они непосредственно связаны с подотчетом), то штраф может быть заменен на предупреждение. Но это не освобождает виновника от устранения нарушения. В 2021 году в расчеты с подотчетниками были внесены 2 ключевых изменения: Отменено обязательное заявление от подотчетного лица на выдачу денежных средств. Выдача денег может осуществляться на основании распорядительного документа директора предприятия или ИП. Нужно ли приказ на выдачу подотчета составлять на каждого работника отдельно, см. здесь. Выдавать суммы под отчет можно даже при наличии ранее не возвращенных подотчетных средств (п. 6.3 указания ЦБ РФ от 11.03. 2014 № 3210-У). Изменения внесены указанием ЦБ РФ от 19.06.2017 № 4416-У и вступили в силу 19.08.2017. Ни по одному из перечисленных в предыдущем разделе оснований фирму (или ИП) нельзя привлечь к ответственности. И хотя в КоАП существует ст. 15.1 под названием «Нарушение порядка работы с денежной наличностью и порядка ведения кассовых операций, а также нарушение требований об использовании специальных банковских счетов», ответственность по ней может наступить только в следующих ситуациях: расчеты наличностью с юрлицами сверх установленного лимита; неоприходование в кассу наличности; нарушение порядка хранения наличных денег; нарушения, совершаемые платежными агентами. Однако безответственная выдача средств в подотчет может обойтись еще дороже — например, если налоговики переквалифицируют крупную сумму, выданную в подотчет директору на длительный срок, в беспроцентный заем и насчитают с материальной выгоды НДФЛ. Установить, что бесконечная выдача-возврат из подотчета средств используется для маскировки превышения лимита кассы, для контролеров — тоже несложная задача. ВАЖНО! Даже если ревизорам станет понятен истинный смысл осуществляемых хозсубъектом операций со средствами, выданными в подотчет, отстаивать свою точку зрения им придется в суде. Арбитражная же практика в данной сфере очень разнородна (например, постановления 7-го арбитражного апелляционного суда от 26.03 2014 по делу № А67-5875/2013 и ФАС Поволжского округа от 13.03.2014 № А65-15313/2013 приняты в пользу компании, а решение Московского городского суда от 14.08.2013 по делу № 7–1920/2013 и постановление Федерального арбитражного суда Северо-Кавказского округа от 05.07.2012 № Ф08-3500/12 по делу № А53-8405/2011 — в пользу ФНС). Правило 1. При оформлении кассовых документов бухгалтер обязан руководствоваться положениями указания № 3210-У. Правило 2. Выдача денег подотчетному лицу оформляется на основании приказа или иного распорядительного документа руководства фирмы либо письменного заявления работника. В заявлении должна быть указана сумма к выдаче и срок, на который выдаются деньги. Кроме этого, необходимо описать цель, на которую необходимы подотчетные средства, чтобы было понятно, что потребность в них вызвана производственной необходимостью и связана с деятельностью предприятия (п. 6.3 указания № 3210-У). При этом если в течение дня суммы выдаются разным сотрудникам, то достаточно оформить один приказ руководящего лица с указанием Ф. И. О. и должностей всех подотчетников, суммы, целей и срока выдачи. Приказ должен быть подписан руководителем и содержать дату и регномер (письмо ЦБ РФ от 06.09.2017 № 29-1-1-ОЭ/2064). ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! С 19.08.2017 заявление на выдачу денег под отчет не является обязательной процедурой. Достаточно приказа руководителя. Правило 3. Срок выдачи подотчетных средств устанавливается локальным актом предприятия. Но срок возврата средств — это установленная законом норма, он составляет 3 дня (абз. 2 п. 6.3 указания № 3210-У). По истечении срока, на который выдавались средства, в течение 3 дней подотчетник обязан отчитаться и/или вернуть остаток денег предприятию. Правило 4. Выдача денег в подотчет из кассы оформляется расходным ордером. Возврат остатков подотчетных сумм — приходными ордерами. Деньги в подотчет могут выдаваться и путем их перечисления на банковскую карту заявителя (письмо Минфина от 25.08.2014 № 03-11-11/42288). Вернуть деньги подотчетник тоже может путем перечисления средств на расчетный счет предприятия. Однако возможность безналичных подотчетных расчетов должна быть закреплена в учетной политике. О переводе подотчетных сумм на банковскую карту сотрудника и их возврате читайте здесь. Правило 5. Лимит сумм, которые можно выдать в подотчет, не установлен. Поэтому предприятие вправе выдать подотчетному лицу деньги в любой сумме. Однако если подотчетное лицо будет рассчитываться наличными по договорам от имени своего предприятия, то лимит расчетов (100 000 руб. по одному договору) необходимо учитывать. Правило 6. Выдача денег в подотчет лицу, у которого имеется задолженность по подотчетным суммам, с 19.08.2017 не является нарушением закона. О том, какую максимальную сумму можно выдать в подотчет, как и когда это сделать, можно узнать из статьи «Какую максимальную сумму можно выдать в подотчет в 2016 году?». Правило 7. С 2014 года предприятия и индивидуальные предприниматели могут выдавать денежные средства в подотчет работникам, под которыми понимаются не только сотрудники, работающие на основе постоянного трудового договора, но и те, кто состоит с предприятием в гражданско-правовых отношениях (письмо ЦБ РФ от 02.10.2014 № 29-1-1-6/7859). В Положении необходимо написать о том, что отчет по форме АО-1 должен быть сдан в бухгалтерию в течение 3 дней после последнего дня срока, на который были получены деньги, либо после выхода сотрудника на работу. Если форма отчета разработана самостоятельно на предприятии с учетом его специфики, необходимо ее утвердить приказом руководителя, а в Положении написать пункт об этом. Рекомендуется сделать подробное описание того, какие первичные документы должны быть представлены и как заполнены, чтобы они были приняты в качестве подтверждения произведенных затрат. Часто недостаточно иметь один документ об оплате — кассовый чек или корешок к приходному кассовому ордеру. Могут понадобиться также следующие документы на приобретенные товары или услуги: в розничной торговле — товарный чек; в оптовой — накладная и счет-фактура; при оплате за услуги — договор, счет-фактура, акт приемки-передачи или универсальный передаточный документ. В этой части Положения нужно отразить основные моменты, связанные с авансовым отчетом, после составления которого работник вместе с прикрепленными к отчету первичными документами передает его в бухгалтерию. В частности, такие: Бухгалтер заполняет расписку о получении авансового отчета и отдает его сотруднику. Желательно описать, как проводится проверка самого отчета и приложенных к нему документов. Первичные документы должны содержать необходимые реквизиты, соответствовать цели и совпадать по сумме. Документы, заполненные некорректно, не будут приниматься к учету и возмещаться подотчетнику. После проверки и заполнения своей части отчета бухгалтер отправляет документ на подпись главному бухгалтеру, а далее на утверждение руководителю. Срок, в течение которого отчет должен быть проверен и утвержден, а также закрыты суммы по данному аналитическому счету, необходимо указать в Приложении. Например, на проверку и утверждение отчета дается неделя, а на выдачу перерасхода или внесение остатка в кассу — 2 рабочих дня после утверждения руководителем. В случае невозвращения остатка подотчета в течение указанного срока предприятие вправе удержать этот долг из заработной платы подотчетного лица в соответствии с законодательством (ст. 137,138 ТК РФ). Если за период, на который были выданы подотчетные средства, сотрудником ничего не было куплено, то в течение 3 дней после указанного в Положении срока деньги в полной сумме должны быть возвращены в организацию. Если предприятие ведет активную деятельность, в результате которой регулярно выдаются подотчетные суммы большому числу сотрудников, то для контроля и учета рекомендуется инвентаризацию расчетов с подотчетными лицами проводить несколько раз в год. Этот вопрос также следует осветить в Положении. Для расчетов с подотчетными лицами по командировочным расходам рекомендуется издать отдельное Положение о служебных командировках, в котором следует рассмотреть все нюансы командировочных расходов и возможные разногласия с подотчетными лицами и налоговыми органами. В Плане счетов (приказ Минфина от 31.10.2000 № 94н) в разделе, описывающем счет 71 «Расчеты с подотчетными лицами», сказано, что по данному счету отражаются операции по расчетам с работниками предприятия по суммам, выданным на административно-хозяйственные и прочие расходы в подотчет. Что именно включают в себя административно-хозяйственные расходы, изложено в письме Госстроя РФ «О Порядке определения стоимости строительства и свободных (договорных) цен на строительную продукцию в условиях рыночных отношений» от 29.12.1993 № 12-349. Несмотря на то что письмо имеет отношение к ценообразованию в строительстве, в нем довольно полно раскрыт смысл понятия «административно-хозяйственные расходы». На практике деньги в подотчет чаще всего выдаются на следующие нужды: почтовые расходы и затраты на связь; ТМЦ для аппарата управления, включая канцтовары; представительские нужды; командировочные расходы и пр. Выше мы привели следующее правило: в заявлении о выдаче денег в подотчет или соответствующем приказе руководителя необходимо указать нужды, на которые выдаются деньги. И хотя формально это напрямую законом не установлено, в п. 6.3. указания № 3210-У отмечается, что деньги выдаются «на расходы, связанные с осуществлением деятельности юридического лица, индивидуального предпринимателя». Поэтому в заявлении или приказе о выдаче денег на подотчет лучше указать конкретную цель получения средств. Если из кассы выданы деньги подотчетному лицу на хознужды, проводки могут иметь следующий вид: Дата операции Дт Кт Сумма Описание операции 15.08.2017 71 50 10 000 Выданы деньги подотчетному лицу на приобретение канцтоваров до 25.08.2017 включительно (это пятница) 28.08.2017 26 71 7 500 Получен авансовый отчет от подотчетного лица 28.08.2017 50 71 2 500 В кассу подотчетником возвращен остаток неистраченных денежных средств Однако без согласия сотрудника на получение денег, бухгалтерия не вправе выписать их сотруднику. Чтобы получить командировочные либо представительские наличные средства, подотчётному лицу необходимо написать соответствующее заявление, с указанием суммы, срока использования денег и информации относительно цели их выдачи. Заявление составляется в свободной форме, так как специальных бланков для получения подотчётных средств нет. Примерный образец заявления можно попросит у сотрудника бухгалтерии. Порядком ведения кассовых операций нет конкретной установленной суммы, которую разрешается выдавать в подотчёт. Размер хозяйственно-операционных расходов организация определяет самостоятельно в зависимости от вида их назначения. То же относится и к срокам использования средств: бухгалтерия устанавливает их в соответствии с приказом руководителя организации. При этом если в распоряжении указано, что средства выдаются, к примеру, на полгода, то сотрудник не обязан возвращать их раньше времени или ежемесячно предъявлять отчёт о расходах. Для того чтобы иметь возможность отправлять сотрудников в командировки, предприятию необходимо разработать Положение о командировках. В этом или аналогичном внутреннем документе указываются все основные регламентирующие эту процедуру нюансы: кому, когда, в каких суммах выдаются деньги на командировочные расходы и что эти расходы могут включать. Напомним, что командировочные расходы имеют лимит суточных, установленный в 2021 году в размере: При служебных поездках по России – 700 руб./сутки. При выездах за границу — 2 500 руб./сутки. Если сумма суточных превышает установленные лимиты, данное превышение облагается НДФЛ и страховыми взносами (п. 3 ст. 217, п. 2 ст. 422 НК РФ). Подробнее о лимите средств на суточные расходы можно прочитать здесь. Пример Работник Иванов П. П. отправлен в командировку по РФ на 6 дней (с учетом дороги туда и обратно). 14.02.2017 Иванов П. П. получил деньги на командировку в сумме 10 000 руб. Выезд работника — 14.02.2017, возвращение — 19.01.2017 (это выходной день). 21.02.2017, в понедельник, работник явился в бухгалтерию и предоставил отчет о командировке и авансовый отчет. К авансовому отчету Иванов П. П. приложил счет за гостиницу, чек на оплату услуг чистки одежды. Размер суточных на предприятии для командировок по России — 700 руб./сут. Иванов П. П. является работником коммерческого отдела, командировка связана с его служебными обязанностями и с заключением договора на продажу продукции предприятия. ВАЖНО! Несмотря на то что 19.02.2016 по календарю является выходным, этот день для Иванова П. П. является рабочим, так как он находился в дороге, возвращаясь из командировки. Суточные за этот день также начисляются (п. 4 постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749, ст. 113 ТК РФ). Дата операции Дт Кт Сумма Описание операции 14.02.2017 71 50 10 000 Выданы деньги подотчетному лицу на командировочные расходы 21. 02.2017 44 71 9 500 Получен авансовый отчет об использовании средств: — 5 000 руб. — приобретение ж/д билетов; — 4 200 руб. — суточные за 6 дней командировки; — 300 руб. — расходы на чистку одежды — допуслуги гостиницы (разрешено положением предприятия) 21. 02.2017 50 71 500 Возвращен в кассу предприятия остаток неистраченных подотчетных сумм 28. 02.2017 70 68НДФЛ 39 Начислен НДФЛ на сумму затрат на чистку одежды, т. к. суммарный размер суточных с учетом этих расходов превышает установленный лимит для командировок по РФ 01. 03.2017 68НДФЛ 51 39 Перечислен НДФЛ в бюджет 28.02.2017 44 69 90 Начислен взносы на ОПС, ОМС, ВНиМ на сумму затрат на чистку одежды, т. к. суммарный размер суточных с учетом этих расходов превышает установленный лимит для командировок 01.03.2017 69 51 90 Перечислены страхвзносы в бюджет Похожие записи: Выплаты на ребенка в 2021 году москвская область Как подтвердить подлинность завещания Выплаты при постановке на учет до 12 недель беременности в 2021