Перечень документов для нового контрагента

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Перечень документов для нового контрагента». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

У вашей компании появился новый контрагент. Компания вам незнакома, поэтому вы начинаете искать информацию о ней в открытых источниках, иными словами – в интернете. Находите где-то какое-то упоминание, возможно, сайт на одну страничку. Успокаиваетесь. А зря, открытых источников для проверки компании недостаточно. Налоговая вряд ли согласится с тем, что вы проявили должную осмотрительность. А как в таком случае проверить контрагента? Список документов и действий ниже. Какие документы нужно запросить у контрагента прежде, чем заключить договор?

Мы рекомендуем запрашивать документы в копиях, которые заверил нотариус или должностное лицо организации с приложением печати юридического лица. Вы также можете зафиксировать факт получения документов от контрагента. Например, составить опись или оформить акт в бумажной или электронной форме.

1. Учредительные документы. В зависимости от вида юридического лица это могут быть устав и (или) учредительный договор.

Необходимо проверить, чтобы учредительные документы были представлены полностью. Не имеет смысла запрашивать выписки из учредительных документов, первые и последние страницы устава и т. п. В этом случае не удастся выяснить всю необходимую информацию.

Учредительные документы нужно запрашивать у контрагента в последней, то есть действующей редакции. Определить, последняя ли версия уставных документов была представлена контрагентом, можно по выписке из Единого государственного реестра юридических лиц (ЕГРЮЛ). При возникновении сомнений относительно достоверности представленных документов можно истребовать у контрагента все предыдущие редакции учредительных документов.

2. Свидетельство о государственной регистрации юридического лица (свидетельство ОГРН), а также все листы записи ЕГРЮЛ и свидетельства о регистрации изменений учредительных документов и о регистрации внесения сведений в ЕГРЮЛ, не связанных с внесением изменений в учредительные документы.

Тут особое внимание нужно обратить на то, чтобы наименование организации, указанное в учредительных документах, совпадало с наименованием организации в свидетельстве ОГРН.

Если юридическое лицо меняло наименование, то в этом случае наименование организации, указанное в учредительных документах, может не совпадать с наименованием организации в свидетельстве ОГРН. Дело в том, что при изменении наименования новое свидетельство о государственной регистрации юридического лица не выдается. Однако изменение наименования организации обязательно должно быть отражено в листе записи ЕГРЮЛ или в свидетельстве о внесении изменений в ЕГРЮЛ.

3. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе и о присвоении идентификационного номера налогоплательщика (свидетельство ИНН). Наименование организации, указанное в учредительных документах, должно совпадать с наименованием организации в свидетельстве ИНН.

4. Документы, подтверждающие полномочия лица, которое будет подписывать договор. Если договор будет подписывать генеральный директор (руководитель юридического лица), то контрагент должен представить либо решение о назначении генерального директора, либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица. Для подтверждения полномочий руководителя организации на момент подписания договора нужно также затребовать от контрагента и выписку из Единого государственного реестра юридических лиц.

При проверке полномочий руководителя юридического лица необходимо обратить внимание на его полномочия, закрепленные в уставе организации. Например, его полномочия по совершению гражданско-правовых сделок могут быть ограничены определенной суммой. В результате сделки, совершенные с нарушением такого ограничения, могут быть признаны недействительными (ст. 174 ГК РФ).

Кроме того, в уставе юридического лица, как правило, указывается срок, на который избирается (назначается) руководитель организации. В связи с этим нужно проверить, чтобы представленные контрагентом решение о назначении генерального директора либо протокол об избрании генерального директора коллегиальным органом юридического лица не были просрочены.

Нужно иметь в виду, что положения учредительного документа, которые определяют условия осуществления полномочий лиц, выступающих от имени юридического лица, в том числе о совместном осуществлении отдельных полномочий, не могут влиять на права третьих лиц и служить основанием для признания сделки, совершенной с нарушением этих положений, недействительной. Это не касается случаев, когда будет доказано, что другая сторона сделки в момент совершения сделки знала или заведомо должна была знать об установленных учредительным документом ограничениях полномочий на ее совершение. При этом бремя доказывания того, что третье лицо знало или должно было знать о таких ограничениях, возлагается на лиц, в интересах которых они установлены.

Все неясности и противоречия в положениях учредительных документов юридического лица об ограничениях полномочий единоличного исполнительного органа толкуются в пользу отсутствия таких ограничений. Ссылку в договоре, который заключен от имени организации, на то, что лицо, заключающее сделку, действует на основании устава данного юридического лица, суд оценивает с учетом конкретных обстоятельств заключения договора и в совокупности с другими доказательствами по делу. Такое доказательство, как и любое другое, не имеет для суда заранее установленной силы и не свидетельствует о том, что другая сторона сделки знала или заведомо должна была знать об указанных ограничениях.

Такие разъяснения содержатся в абзацах 5–8 пункта 22 постановления Пленума Верховного суда РФ от 23 июня 2015 г. № 25 «О применении судами некоторых положений раздела I части первой Гражданского кодекса Российской Федерации» (далее – постановление Пленума Верховного суда РФ № 25).

Если контрагент – иностранная организация (нерезидент), то при запросе документов этого контрагента и их проверке необходимо учитывать следующие особенности.

Во-первых, документы, подтверждающие правовой статус иностранной организации (устав, учредительный договор, сертификат об инкорпорации и т. д.), должны быть переведены на русский язык и легализованы в установленном порядке, если законом не предусмотрен упрощенный порядок их подтверждения путем проставления апостиля.

Перечень документов, для представления которых необходим апостиль, указан в статье 1 Гаагской конвенции, отменяющей требование легализации иностранных официальных документов, участником которой является и Россия (заключена в Гааге 5 октября 1961 года, вступила в силу для России 31 мая 1992 года). Если страна происхождения контрагента не является участником этой конвенции, то все ее официальные документы должны быть легализованы в установленном порядке.

Аналогичные требования предъявляются не только к учредительным документам, но и к доверенности лица, которое будет подписывать договор, а также ко всем иным официальным документам.

Необходимо иметь в виду, что контрагент – иностранная организация – может отказаться от предоставления апостилированных или легализованных документов, мотивируя это сложностью процедуры, дороговизной и т. п. В этом случае можно от него принять копии документов и без необходимого заверения. Однако в этом случае риски при заключении договора с этим контрагентом многократно возрастут.

Во-вторых, до заключения договора у иностранной организации желательно запросить выписку из торгового реестра ее страны. В этой выписке обязательно должен быть указан статус иностранной компании, причем компания должна значиться как «действующая». Если контрагент не представит такую выписку или в выписке будет указан текущий статус компании – «прекращено», договор с этой организацией заключать не рекомендуется. В случае судебного спора не удастся защитить свои права и взыскать убытки с организации, которая уже прекратила свою деятельность.

В то же время в ряде иностранных государств не предусмотрено ведение торговых реестров (к примеру, в Великобритании). В этих случаях вместо выписки из торгового реестра рекомендуется запрашивать сертификат, подтверждающий благополучное состояние компании.

10 способов проверить контрагента: необходимые документы и полезные сервисы

Понятие «должная осмотрительность» законодательство не содержит. Но по общему определению непроявление должной осмотрительности значит, что компания работает с недобросовестными контрагентами. Такое понятие законодательно тоже не закреплено, однако последствия всё равно могут быть.

Если компания не проявила должную осмотрительность, налоговики доначисляют налоги. В первую очередь, будут начислены: входящий НДС, который был принят к возмещению из бюджета и налог на прибыль. Так как документы, которые были получены компанией от поставщиков, позволили уменьшить расходы, компания не доплатила налог на прибыль, заплатила меньше НДС. Налоговики видят, что возможно есть какие-то сомнительные сделки, и доначисляют налоги. Как избежать таких ситуаций рассмотрим в статье.

Должная осмотрительность — это комплекс мероприятий, который направлен на проявление необходимых действий со стороны нашей компании по выбору контрагента. Компания самостоятельно определяет зону ответственности, риски, которые необходимо оценить, когда выбирается новый контрагент. Например, вы решили закупить товары. Прежде чем закупить эти товары, вы должны исследовать рынок, посмотреть у кого товары дешевле, выбрать наиболее подходящий вариант, который соответствует вашей деятельности и после закупки данного товара мы принимаем НДС к вычету. Если компания работает на общем режиме, то вы можете свою прибыль тоже уменьшить, — доходы минус расходы, а расходы есть ни что иное, как купленное сырье. Каким же образом вы можете проявить должную осмотрительность?

Должная осмотрительность — это всего на всего один из способов проверки контрагента. Весь комплекс мероприятий организация должна разработать самостоятельно.

Интересное письмо выпустила налоговая служба совсем недавно. Его реквизиты: Письмо ФНС от 28.12.2017 № ЕД-4-2/26807. В нем указано, что при проведении налоговых проверок сотрудники ИФНС не должны использовать понятия, сформулированные в Постановлении Пленума ВАС от 12.10.2006 № 53 года и судебной практике, сложившейся до 19.08.2017 года. К таким понятиям, в частности, относится «должная осмотрительность».

Помимо понятия «должная осмотрительность», в августе 2017 года появилось ещё одно понятие. Оно связано с тем, что в НК РФ была добавлена новая статья 54.1 НК РФ о необоснованной налоговой выгоде.

Компания не проявляет должную осмотрительность, соответственно она получает необоснованную налоговую выгоду. Ст. 54.1 НК РФ не отменяет обязанность проявлять должную осмотрительность. Более того, сделка осуществлена для получения необоснованной налоговой выгоды, если налоговики могут доказать, что компания не проявила должную осмотрительность. Что ещё подразумевается под необоснованной налоговой выгодой:

• отсутствие реальности сделки;
• если налоговиками будет доказана взаимозависимость контрагентов (главное, чтобы цены были не ниже рыночных);
• если контрагент, который осуществляет сделку с вашим поставщиком понимает, что его действия направлены на получение необоснованной налоговой выгоды.

Признак	Характеристика
Действующая фирма Если фирма действующая, то вопросов нет. Если не действующая, то никаких сделок с такой фирмой быть не может	Нет данных в ЕГРЮЛ
Неуплата налогов Если контрагент имеет задолженности перед бюджетом — это первый признак, который свидетельствует о том, что возможно договор заключать не нужно. Либо нужно уточнить по каким причинам образовалась задолженность	Есть долги перед бюджетом
Нет деятельности	Нет отчетности, признаки «однодневки», номинальный директор у фирмы
Деньги Это говорит о том, что основной вид деятельности данной организации сводится к транзактным платежам, то есть платежам, которые приходят и сразу же уходят. Денежные средства не задерживаются на расчетном счете фирмы и основная цель этой деятельности является получение и вывод денежных средств	Транзитный характер
Реклама Есть ли какая-то информация о вашем контрагенте в интернете, в СМИ. Если у компании нет сайта, нет рекламы, то у налоговиков возникает вопрос как же вы узнали об этой компании	Нет сайта, объявлений, отзывов
Адрес Если поставщик зарегистрирован по адресу массовой регистрации	Массовая регистрация
Условия договора Для того, чтобы выполнить условия договора компания работает себе в убыток	Обременительные
Суды	Наличие дел в картотеке
Ресурсы компании К примеру, если вы заключаете договор на производство строительных работ, то у этой компании должен быть штат строителей	Нет активов и сотрудников

В первую очередь проверяется контрагент по открытым источникам. Перед тем, как заключить договор вы должны проверить контрагента. Вы смотрите какие отзывы пишут покупатели, которые уже закупали у данного поставщика активы или услуги, смотрите сколько было судебных дел.

Вы должны запросить у контрагента следующие документы:

1. Карточка реквизитов.
2. Пакет документов в зависимости от вида контрагента

Иностранная	Русская	ИП
Документы, подтверждающие правовой статус (Устав)	Учредительные документы (Устав, ОГРН + листы записи, ИНН)	Документы госрегистрации (Свидетельство, лист записи)
Документы, подтверждающие полномочия подписанта	Документы, подтверждающие полномочия подписанта	Документы, подтверждающие личность подписанта
Выписка из торгового реестра страны иностранной компании	Выписка из ЕГРЮЛ, лицензии и др.	Выписка из ЕГРИП

Шаг 1. Необходимо разработать положение о договорной работе.

Шаг 2. Необходимо разработать регламент по соблюдению должной осмотрительности.

Шаг 3. Прописать в должностные инструкции работников ответственность при не проявлении должной осмотрительности при выборе контрагентов. К примеру, можно включить такие формулировки:

Сотрудник обязан проверить, чтобы наименование продавца и покупателя обязательно соответствовали учредительным документам. При обнаружении ошибки в наименовании продавца или покупателя документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

Сотрудник обязан проверить наименование товара, которое должно соответствовать договору поставки, наименование работ (услуг) – договору на выполнение работ, оказание услуг. При обнаружении несоответствия в наименовании товаров (работ, услуг) документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

Сотрудник обязан проверить сумму НДС и цену товара с учетом НДС. При обнаружении арифметической ошибки документ к учету не принимать, связаться с поставщиком, попросить переделать документ.

Шаг 4. Запросить письмом у контрагента необходимые документы перед заключением договора (Устав, ОГРН, ИНН, налоговая декларация по НДС, по налогу на прибыль).

Шаг 5. Составить карточку налоговой безопасности.

Статья написана по материалам Александра Пятинского

Какие документы запросить у контрагента, чтобы исключить юридические риски

Каждый отдельный случай требует понимания, что необходимо проверить в соглашении о поставке с юридическим лицом, ИП или с иностранной компанией. Предпринимательская практика выделила общий список документов для договора поставки:

• уставные;
• регистрационные;
• налоговые;
• представительские;
• разрешительные;
• правоподтверждающие.

При работе с юридическим лицом контрагенту для заключения договора поставки необходимо представить следующие документы:

1. Учредительные. Представляются в последней редакции. Основное внимание стоит обратить на то, какие учредительные документы нужны для заключения договора, это зависит от организационно-правовой формы контрагента (специальный ФЗ — для госкорпораций, учредительный договор — для хозяйственных товариществ, устав — для всех остальных юрлиц). Проверяем страницы, содержащие информацию о наименовании, местонахождении, учредителях (участниках), единоличном исполнительном органе юридического лица, его полномочия и порядок избрания.
2. Свидетельство о постановке на учет в налоговом органе (ИНН).
3. Выписка из ЕГРЮЛ. Рекомендуем проверять, чтобы выписка была выдана не позднее чем за 60–90 дней до даты заключения сделки.
4. Копия решения общего собрания членов общества либо коллективного органа управления об одобрении совершаемой сделки, если такое одобрение необходимо в силу закона или устава.
5. Доверенность на осуществление деятельности от имени общества (необходима, если подписывающее лицо не директор общества, указанный в учредительных документах). Рекомендуется проверить полномочия представителя общества по доверенности и срок ее действия, в доверенности должно быть четко указано, на осуществление каких сделок представитель имеет право. В доверенности указывают дату ее выдачи и дату окончания ее действия. Учитываем, что без даты окончания действия доверенности такой срок составляет 1 год, а без даты выдачи такая доверенность не имеет юридической силы.
6. Копии лицензий на осуществление лицензируемой деятельности, заверенные надлежащим образом. Их представление необходимо, если специфика поставки затрагивает деятельность, подлежащую государственному лицензированию.
7. Подтверждение права контрагента на имущество, передаваемое второй стороне.

Чек-лист подходит как для ООО, так и для АО, поскольку список документов для заключения договора с ООО такой же.

Отличие от списка, предоставляемого юрлицами, заключается в большей простоте и меньшем количестве бумаг.

Примерный перечень документов от ИП для заключения договора поставки:

1. Выписка из ЕГРИП. Как и в случае с юрлицами, выписка должна быть актуальной на момент подачи.
2. Копия паспорта. Рекомендуется запрашивать копию вместе с оригиналом для проверки идентичности данных.
3. Копия доверенности представителя ИП, если сделку заключает представитель.

В остальном список документов для заключения договора с ИП такой же, как и для юрлиц.

Спецификой работы с иностранными компаниями является проверка сведений из иностранных источников.

Поэтому им для заключения договора необходимо предоставить следующие документы на проверку:

1. О регистрации общества или ИП на территории соответствующего иностранного государства.
2. Проверка права подписывающего бумаги лица на заключение сделки.
3. Заверенный перевод всех представленных бумаг.

Для лучшей проверки повторяем список уставных документов для заключения договора с юрлицами.

Кроме указанных дополнений, проверка идентична проверке отечественного контрагента.

Как ни странно – ничего. В законах и Налоговом кодексе нет такого понятия. Но это не мешает ФНС и Минфину оперировать этим понятием в своих письмах, давать рекомендации по проявлению должной осмотрительности, а судам – учитывать все это при рассмотрении споров.

Термин «должная осмотрительность» стали применять после того, как его употребили в Постановление Пленума ВАС РФ от 12.10.2006 № 53 «Об оценке арбитражными судами обоснованности получения налогоплательщиком налоговой выгоды».

Исходя из текста постановления, сам факт, что ваш контрагент не исполняет свои обязательства перед бюджетом – еще не повод для доначислений, ведь вашей вины в этом нет. Но избежать санкций и обвинений в получении необоснованной налоговой выгоды удастся, только если докажете, что вы ничего об этом не знали, сами в схеме не участвовали и со своей стороны сделали все возможное, чтобы убедиться в добросовестности контрагента.

Строго определенного перечня мероприятий по проверке контрагента в нормативных документах нет. Все зависит от конкретных обстоятельств. Для суда и налоговой инспекции набор мероприятий одного налогоплательщика может оказаться достаточным, а другого – нет.

В письме ФНС России от 12.05.2017 № АС-4-2/8872 так и говорится, что список документов и действий не может быть исчерпывающим. А в письме от 15.09.2017 № 14-15/145350 УФНС России по Москве уточняет, что проявление должной осмотрительности – это комплексный анализ многих аспектов деятельности контрагента, а не просто подтверждение факта его регистрации на сайте ФНС.

Чиновники рекомендуют руководствоваться общедоступными критериями оценки рисков, отраженными в Приказе ФНС России от 30.05.2007 № ММ-3-06/333@.

Согласно п.12 Приложения 2 к этому приказу контрагент считается проблемным с точки зрения налоговиков, если:

• нет информации о его регистрации в ЕГРЮЛ;
• он не имеет собственного сайта и не дает рекламу в СМИ;
• нет информации о фактическом местонахождении;
• контрагент зарегистрирован по адресу массовой регистрации;
• нет документов, которые подтверждали бы полномочия и удостоверяли личность руководителя контрагента или его представителя;
• сделку обсуждали и заключали без личных контактов между руководством поставщика и покупателя.

Подозрение вызывают также такие факты, как недавняя регистрация фирмы, номинальные директора, плохая судебная практика в отношении контрагента и любое другое обстоятельство, которое наводит на мысль, что контрагент нечист на руку.

При этом контролеры в своих письмах и разъяснениях всегда уточняют, что не должно быть формального подхода. Нельзя обвинить налогоплательщика в том, что он не проявил осторожность и получил необоснованную налоговую выгоду только потому, что имеет место какое-то из вышеперечисленных обстоятельств. Это только повод присмотреться повнимательнее, но все факты рассматривают в совокупности.

Всю информацию о контрагенте, которую вы получили от него или нашли самостоятельно, нужно собрать в отдельное досье и бережно хранить.

Если у налоговиков возникнут претензии, это досье поможет доказать, что вы проверяли контрагента всеми возможными способами. Также нужно хранить информацию о самой сделке, включая переписку, чтобы доказать, что сделка была реальной.

Налоговая инспекция при проверке может запросить обоснование выбора того или иного контрагента. В этом случае нужно отправить максимально подробный ответ и приложить документы из досье.

Образец ответа на запрос:

Компания «Комплаенс Менеджмент» выработала список документов, которые нужно запросить у налогоплательщика, чтобы продемонстрировать должную осмотрительность (эти документы должны быть заверены подписью и печатью контрагента):

• свидетельство о регистрации и о присвоении ИНН;
• решение (протокол участников) о создании компании;
• выписка из ЕГРЮЛ;
• устав.

Небольшой комментарий. Сами по себе 5 документов выше ничего не доказывают. Эти документы будут работать, только если они запрошены в совокупности с другими документами, о которых идёт речь ниже.

• документы, подтверждающие полномочия лица, действующего от имени общества (решение учредителя о назначении директора, приказ о назначении директора);
• информационная карточка с реквизитами контрагента;
• лицензии, разрешение на право деятельности;
• бухгалтерская отчетность форма 1, форма 2 (отчет о прибылях) и убытках за последний отчетный период с отметкой налогового органа;
• справка контрагента, в которой он сообщает определенный набор сведений о компании, её видах деятельности, реквизитах сайта, деловой репутации, сведения о наличии в собственности или на праве аренды офиса, складов, техники и оборудования, наличии материальных и технических условий для выполнения взятых по договору обязательств и т.д.;
• копию паспорта руководителя. Это необходимо делать и в том случае, если по условиям договора лицо, подписавшее договор как поручитель, несет солидарную ответственность за неисполнение обязательств контрагентом.

Кроме того, руководитель налогоплательщика должен быть готов рассказать инспектору ФНС, откуда он узнал о контрагенте: получил рекомендацию, увидел рекламу в интернете, взял буклет на выставке и т.д.

Конечно, на практике очень трудно получить копию паспорта директора или заверенную налоговую отчётность. Это не причина отказываться от сделки. Однако задумайтесь, почему вам отказали в предоставлении этих документов и насколько убедительны эти причины.

Какие документы нужны для заключения договора поставки

Истребование перечисленных выше документов не может на 100% гарантировать, что ФНС признает должную осмотрительность.

Поэтому мы рекомендуем нашим клиентам прибегнуть к ещё одному серьёзному средству защиты: разработать и внедрить специальный регламент, посвящённый проверке контрагентов перед заключением договоров.

В регламенте следует указать:

• с какой целью он создан и каков порядок его применения;
• список документов и сведений, которые необходимо запрашивать у потенциального контрагента;
• список документов и сведений, которых будет достаточно для заключения договора на основе системы рисков, предусмотренных Регламентом;
• указание, при каких условиях договор не может быть заключён (но не ставьте себе слишком жёсткие рамки, т.к. несоблюдение Регламента — аргумент против вас);
• какие подразделения и/или лица будут исполнять Регламент.

1. Чем больше документов о контрагенте вы истребуете, тем выше вероятность, что суд признает соблюдение должной осмотрительности, и компания будет избавлена от доначислений.
2. Не получить документы от контрагента — это почти наверняка отсутствие должной осмотрительности, доначисления, пени, штрафы.
3. Суды принимают проверки контрагентов при помощи специальных сервисов как аргумент в пользу налогоплательщика.
4. Создание и применение Регламента по проверке контрагентов — серьёзное подтверждение должной осмотрительности.

Получайте актуальные новости в мире комплаенс

Елена: По нашему мнению, этот термин подразумевает более широкий подход к исследованию деятельности делового партнера, нежели должная осмотрительность, и охватывает в том числе проверку всей бизнес-истории потенциального контрагента.

Коммерческая осмотрительность обязывает компании проверять том числе деловую репутацию, качество выполненных ранее работ по другим контрактам, исследовать численность персонала, даже запрашивать подробную информацию у контрагента о том, кто будет непосредственно производить работы.

Коммерческая осмотрительность предполагает изучение сайтов компаний. Другими словами, бизнес должен проводить всестороннее исследование деятельности своего будущего делового партнера.

Елена: Определенно! В части коммерческой осмотрительности уместно говорить о расширении коридора доказывания, появляются дополнительные функции в части проверки реноме потенциального контрагента.

Кира: Изучая смысл, заложенный в термин «коммерческая осмотрительность», мы говорим об анализе присутствия контрагента в публичном пространстве, в том числе в Интернете.

Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 2-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку

Другими словами, ФНС ожидает от бизнеса проведения процедуры оценки известности компании, ее публичного позиционирования, рекламного продвижения.

Если потенциальный деловой партнер ведет деятельность, значит, упоминание о нем в сети будет не только на одном-единственном сайте, принадлежащем самой компании, ссылки на нее будут и на других страницах поиска. Таким образом, налогоплательщик после процедуры анализа может составить примерное представление о потенциальном деловом партнере, о его деловой репутации.

Замруководителя ФНС сформулировал подход так: оценка деятельности компании во времени и пространстве. То есть у бизнеса должно быть сформировано представление о том, насколько давно работает будущий деловой партнер и как хорошо выполняет взятые на себя обязательства по контрактам.

Как проявить должную осмотрительность и проверить добросовестность контрагента?

Елена: В целом такой подход ФНС кажется логичным, отказ от документарной проверки в большей степени носил формальный характер. Давайте представим, что мы как физические лица пытаемся найти и заказать нужный нам товар в интернет-магазине. Мы выбираем не вслепую.

Скорее всего, перед тем как сделать заказ, мы почитаем отзывы, возможно, спросим у друзей что-то о товаре или его продавце.

Аналогичного подхода при заключении сделок ожидает от бизнеса и ФНС: выбирая контрагента, мы попробуем узнать мнение о нем у своих деловых партнеров, если такая возможность есть, изучим отзывы о будущем деловом партнере.

Кира: Ранее также нужно было проверить деловую репутацию будущего контрагента и попытаться заранее узнать, может ли он исполнить договор. Тем не менее репутация не занимала такую важную роль при выборе делового партнера, как теперь.

Сейчас проверка именно репутации, а также возможности реализовать условия договора, существенно возрастает. Если не принимать во внимание, что оценка этих параметров стала требованием ФНС, то в целом бизнес в любом случае и так изучал деятельность своих деловых партнеров, любой предприниматель хочет заранее быть уверенным, что компания, с которой бизнес заключает контракт, выполнит все условия сделки.

Кира: Не совсем, проблема бизнеса заключается в том, что теперь компания должна зафиксировать результаты своего исследования. Нужно доказать, что сайт делового партнера действительно изучали, отзывы о контрагенте на самом деле читали и т. д. Это значит, что если ваша компания будет перезаключать договор, проявить коммерческую осмотрительность лишним не будет.

Подпишитесь на журнал «Расчёт» или «Расчёт. Премиум» на 2-е полугодие 2021 года! Скачать счет на подписку

Елена: Самый простой вариант – показать нотариально заверенные скриншоты, если речь идет об информации, полученной в Интернете, например, изучении отзывов о компании, размещенных в общем доступе, или страниц сайта, на которых рассказывается, что компания успешно реализовала проекты, сопоставимые с задачами, которые стоят перед вашей компанией.

Елена: Нагрузка действительно возрастает, но критерии проявления осмотрительности для случаев ординарного пополнения запасов и в ситуациях, когда приобретается дорогостоящий актив не являются одинаковыми.

В письме ФНС есть условное разграничение, согласно которому в отношении тех деловых партнеров, которые будут выполнять незначительные работы, допустим, привозить офисную бумагу или воду, допускается проведение минимальных исследований. В то же время, если речь идет о крупных сделках, например, приобретении активов или заказе работ на большую сумму, то лучше собрать досье, и чем объемнее оно будет, тем лучше.

Кира: Проблема состоит в том, что у крупного бизнеса есть ресурсы на выполнение такой процедуры, но у средних и малых компаний возможности организовать все эти работы нет. Тем не менее собирать такую информацию нужно, хотя бы минимальное ее количество.

ФНС советует поделить контрагентов на три группы, разделить все договоры на операции с низким риском, средним и высоким. Категория сделки определяется в зависимости от стоимости сделки.

Далее для каждой группы необходимо разработать критерии и соответственно использовать их при подборе контрагента и подписании нового контракта. Чем крупнее сделка, тем больше пакет документов необходимо собирать.

Какие документы необходимо запросить у контрагента при заключении договора

Скачать файл

Файл добавлен	15.01.2016
Презентация	.pdf (132 Кб)

Написать комментарий

Каждому контрагенту можно присвоить несколько групп.

Для групп контрагентов удобно настраивать скидки и списки рассылок. По группам контрагентов можно фильтровать отчеты и списки документов.

Укажите тип цен для покупателя, и он будет заполняться автоматически при создании нового заказа. Так вы сможете устанавливать специальные цены и задавать разные цены для различающихся условий продажи — например, розницы и опта.

Укажите в карточке контрагента номер персональной карты покупателя. Настройте для покупателя скидки. Включите персональную скидку — ее размер устанавливается прямо в карточке контрагента. Накопительная скидка устанавливается для групп контрагентов или всей базы, ее можно скорректировать вручную или импортировать список коррекций для группы контрагентов.

Проверка контрагента: какие документы потребуют у вас

• Резервы и ожидания
• Оформление заявки на создание или изменение шаблонов печати
• Подключение шаблона
• Изменение или создание печатных форм Службой поддержки пользователей

Перед сделкой проверьте:

1. Сведения о регистрации и постановке на налоговый учет.
2. Есть ли у руководителей полномочия на заключение сделки.
3. Где фактически находится фирма.
4. Есть ли у неё производственные площади, оборудование, нужный персонал.
5. Есть ли у компании сайт и какая информация на нём размещена: есть ли сведения о компании, руководстве, информация о товарах и услугах, насколько актуальны данные на сайте.
6. Есть ли нужные лицензии и членство в СРО.

Полезно проверить судебные дела, в которых участвовал ваш потенциальный партнер. Если он часто фигурирует в судебных процессах в качестве ответчика, то скорее всего он не выполняет обязательства или находится в финансовом кризисе.

Проверка контрагента позволяет не только защититься от возможного мошенничества, но и снизить налоговые риски. Чем крупнее предстоящая сделка, тем тщательнее нужно проверить контрагента. Одних регистрационных документов недостаточно — нужно убедиться, что у партнёра есть ресурсы для выполнения обязательств.

Информацию запрашивайте у самих партнёров и в специальных сервисах для проверки контрагентов.

• Напомнит о сроках сдачи
• Учёт переносы в выходные и праздники
• Настраивается по вашим параметрам
• Учитывает совмещение налоговых режимов

Проявление должной осмотрительности при выборе контрагента

Внедрение АСК НДС-2 оказало инспекторам значительную услугу. Система помогла находить в онлайн-режиме случаи, когда в бюджете отсутствует источник для возмещения суммы, предъявленной к вычету.

Ведомство начало выпускать письма, раскрывающие внутренний регламент проверки контрагентов. В том числе был сформулирован так называемый риск-ориентированный подход, в соответствии с которым все налогоплательщики делятся на группы и для каждого из них рассчитывается риск-фактор. От риск-фактора и зависит строгость налогового контроля.

Налоговая служба стремится к тому, чтобы предприниматели досконально изучали состояние дел своих контрагентов. Ведомство считает необходимым, чтобы налогоплательщики потрудились сами для себя выяснить:

• хватит ли экспертизы у предполагаемого партнёра
• действительно ли у него есть ресурсы, необходимые для выполнения задуманного проекта
• давно ли фирма существует и сможет ли она исполнить Ваш заказ

Иными словами, налоговики желают переложить часть контрольных процедур на плечи налогоплательщиков.

Чтобы оценить изменения, которые могут ждать нас в будущем, следует исходить из итогов судебных разбирательств за 2020 год. Итоги эти показывают, что инспекторы готовы взяться за функциональный анализ деловых связей. Он нужен для понимания роли каждого из звеньев бизнес-цепочки. От каждого её участника, как полагают налоговики, требуется чёткий ответ на вопрос как о его собственной роли, так и о ролях остальных участников.

Налоговая стимулирует бизнес к тому, чтобы цепочка поставок была короче. А если это невозможно, то она должна быть максимально прозрачной.

Сохраняйте документы, демонстрирующие достаточную осмотрительность при подборе контрагента и те признаки, по которым Вы его выбрали. Деловая корреспонденция также пригодится.

В Вашей компании должен быть внутренний регламент оценки и отбора возможных деловых партнёров и документация, фиксирующая процесс принятия решения о совместной работе.

а) карточка с основными сведениями и реквизитами юридического лица (далее – «Карточка контрагента»);

б) копия устава в действующей редакции со всеми изменениями (при наличии таковых) с отметкой о регистрации в налоговом органе. Допускается предоставление выписки из устава или страниц устава, содержащих информацию о местонахождении, учредителях, порядке избрания и полномочиях единоличного исполнительного органа контрагента (далее – «руководителя»);

в) копия решения уполномоченного органа юридического лица о согласовании/одобрении сделки, требующееся в силу действующего законодательства, учредительных документов или локальных нормативных актов контрагента (сделки, в совершении которых имеется заинтересованность, крупные сделки и т.д.), либо письменное подтверждение о том, что совершаемая сделка не требует таких согласований/одобрений;

г) копия доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются не руководителем юридического лица;

д) выписка из ЕГРЮЛ (либо ее копия), выданная налоговым органом не позднее, чем за 90 дней до даты предоставления в ООО «Газпром газэнергосеть»;

е) копии лицензий (сертификатов) на осуществление деятельности, подлежащей лицензированию (сертификации), либо свидетельства СРО о допуске к определенным видам работ (если их наличие требуется в соответствии с условиями договора);

ж) информация о цепочке собственников, включая конечных бенефициаров, с подтверждением соответствующими документами (Правила заполнения таблиц).

Что проверить у контрагента

а) карточка с основными сведениями и реквизитами индивидуального предпринимателя (далее – «Карточка контрагента»);

б) выписка из ЕГРИП (либо ее копия), выданная налоговым органом не позднее, чем за 90 дней до даты предоставления в Общество/ДО;

в) копия паспорта (заполненных страниц);

г) копии лицензий (сертификатов) на осуществление деятельности, подлежащей лицензированию (сертификации), либо свидетельства СРО о допуске к определенным видам работ (если их наличие требуется в соответствии с условиями договора);

д) копия доверенности на право подписания договора в случае, если документы подписываются представителем.

копии документов и их надлежащим образом заверенный перевод на русский язык документов:

а) о государственной регистрации юридического лица или государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя в соответствии с законодательством соответствующего государства;

б) паспорта индивидуального предпринимателя (всех страниц);

в) подтверждающих полномочия подписанта договора.

• федеральному государственному органу;
• органу власти субъекта РФ;
• органу местного самоуправления;
• дочернему обществу ООО «Газпром газэнергосеть»;
• контрагенту, состоящему в договорных отношениях с ООО «Газпром газэнергосеть», ранее предоставившему документы, указанные в п. 1 Перечня и намеревающемуся заключить новый договор/дополнительное соглашение, при условии предоставления контрагентом предоставляет справки (в произвольной форме), подтверждающей то, что документы и информация, предоставленные им ранее, не изменились.

Если какие-либо документы и/или информация контрагента изменились, он предоставляет документы, подтверждающие изменения, из перечня документов, указанных в п. 1 настоящего Перечня.

Любая дополнительная информация в текстовом виде.

Данные из этого поля не идут в печатные формы. Информация видна только в карточке контрагента, если ее открыть. Поэтому можно смело писать сюда любую информацию, которую важно иметь в виду, работая с этим контрагентом, например:

• договариваться о заказах через Сидорова А.П. +79522217645;
• задерживает оплату за поставки. Только предоплата!;
• акции и скидки на продукцию по субботам.

Похожие записи:

• Об отказе в принятии наследства
• Имеет ли право жена на наследство мужа после его смерти если есть завещание
• Материнский капитал московская область в 2021 году