Акт о недостаче и или пересортице товара

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Акт о недостаче и или пересортице товара». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

• Акт об установлении расхождений в количестве при приемке товара
• Акт приема — передачи оборудования. Акт ввода в эксплуатацию оборудования
• Акт приёмки продукции по качеству (Акт о браке)
• Ведомость начисления и выдачи зарплаты
• Макет коллективного договора
• Ответ работодателя на предложение о начале коллективных переговоров
• Предложение профсоюзной организации о начале коллективных переговоров
• Предложение работников о начале коллективных переговоров
• Приказ о проведении коллективных переговоров по подготовке и заключению коллективного договора
• Приказ о проведении коллективных переговоров по подготовке и заключению коллективного договора
• Протокол общего собрания (конференции) коллектива работников
• Типовой устав кассы взаимопомощи при комитете профсоюза
• Инструкция по заполнению бланка прохождения предварительного медосмотра
• Бланк для прохождения предварительного медосмотра
• Подписка о сотрудничестве (Осведомительство)
• Выписка из протокола общего собрания (конференции) работников о принятии коллективного договора
• Выписка из протокола общего собрания (конференции) работников по выборам полномочного представителя работников для заключения коллективного договора
• Журнал уполномоченного (доверенного) лица по охране труда профсоюзной организации
• Заявление в бухгалтерию о перечислении заработной платы на банковскую карту
• Коллективный договор

Акт о недостаче и(или) пересортице товара

Ситуация, когда по документам был проведен один сорт товаров вместо другого, может сложиться при различных обстоятельствах:

• отсутствие или нарушение установленной процедуры приема, хранения и выдачи товара со склада;
• проблемы с ведением документооборота;
• недостаток внутреннего контроля динамики товаров;
• непреднамеренная ошибка того или иного сотрудника (кладовщика, завхоза, грузчика, продавца и других лиц, имеющих доступ к товарам);
• плохое выполнение материально ответственными лицами своих обязанностей (халатность или виновные действия).

В случае, когда хотя бы одно условие из вышеперечисленных не соблюдается, нельзя совершить взаимозачет как пересорт товаров. Закон предписывает действовать по следующей схеме:

• списать с баланса товары, которых недостает;
• излишек товара оприходовать отдельно.

Проводки по бухучету

В бухгалтерских документах зачет пересорта товаров происходит по следующей схеме:

• дебет 41 субсчет «Наименование излишнего товара», кредит 41 субсчет «Наименование товара с недостачей»: – сумма расхождения («Учтена недостача…»);
• дебет 94, кредит 41 «Товар с недостачей» – сумма («Отражена разница в стоимости товаров, обнаруженных при пересортице»);
• дебет 73, кредит 94 – сумма («Выявленная разница отнесена на виновное лицо»);
• дебет 50, кредит 73 – сумма («Указанная сумма внесена в кассу виновником недостачи»).

Понятие пересортицы при инвентаризации

На уровне налогового законодательства не создано объяснения понятию пересорта. Обычно так называют итог инвентаризации, когда было обнаружено различие между различными сортами одного названия.

Но тут стоит обратить внимание, что и термин «наименования товара» тоже никак не отражается в базах и нормативных документах. Поэтому значение этого словосочетания можно трактовать, как удобно.

Во время Советского союза пересорт был общеизвестным понятием, его все знали. Поэтому современные законодатели решили не вносить коррективов. Есть три акта, которые помогают пользоваться понятием:

• Письмо из управления ФНС в 2010 году по номеру № 16-15/016379. Там прописывается определение факту пересортицы, указывается, почему она могла возникнуть.

• Приказ МинФина 13.07.1995 г. №49. Здесь написан порядок проверки материальных ценностей, способный стать причиной этого понятия.

• Аналогичный приказ оформили 29.06.1998 г. №34. Это отражение пересорта в бухгалтерии.

Может возникнуть несколько оснований:

• нет установленной процедуры приемки;

• принимающие лица не несут никакой ответственности;

• нарушен процесс приема, хранения и выдачи;

• документооборот ведется неправильно;

• оборудование работает со сбоями;

• динамика товаров контролируется неправильно;

• маркировка продукции с нарушениями;

• сотрудники работают халатно.

Часто дело именно в работниках и поставщике, которые выполняют свои обязанности невнимательно. Ошибка кладовщика, завхоза грузчика или других лиц, имеющих доступ к погрузке и разгрузке, заканчивается одинаково — одно сырье или материал оказывается в недостаче, другой в излишке.

Чем закончится

Для предприятия факт обнаружения несет необходимость разобраться в случившемся. Бывает такое, что разные сорта одинакового наименования серьезно отличаются в том, сколько они стоят. Так можно оказаться в минусе в день учета или в плюсе.

По факту обнаружения создается акт, который подпишут виновный работник и директор организации. Он же определяет, какие последствия будут у персонала. Это может быть просто учет или вычитание из средств сотрудника. Законченная документация отправляется в бухгалтерию и учитывается на остатках.

Это одна из основных ошибок учета. Чтобы её выявить, нужно провести инвентаризацию, а чтобы не допустить — усилить внимание сотрудников. Но это не единственная причина. Довольно часто оказывается, что виной пересорту простая ошибка терминала в момент приемки.

Как бороться с ней:

• постоянно обновлять и улучшать работающее на складе оборудование;

• следить за работой персонала, своевременно наказывать за некачественное выполнение обязанностей;

• максимально автоматизировать процесс;

• правильно управлять операцией отгрузки и доставки;

• контролировать приход.

Чтобы не допустить постоянного спутывания товарных позиций, нужно правильно управлять остатками, процессами предприятия, четко отслеживать внутренние перемещения и технически оснастить склады необходимым оборудованием.

Для этого часто применяется система мобильной обработки информации. Суть заключается в том, что весь персонал, который касается продукции, оснащается специальными небольшими переносными компьютерами со считывающим устройством.

Такие мобильные терминалы легко переживают падения, попадание пыли, влаги и несильные удары. С их помощью можно связываться с программой базы склада из любой точки помещения, проверить остаток и узнать, где находится еще один сорт товара.

Оформляем и отражаем в учете пересортицу товаров

Есть несколько последовательных действий, которые нужно выполнить:

• Определить, кто ответственный за помещения и приемку сырья.

• Работник пишет объяснительную на имя комиссии по ревизии с объяснением причин, откуда берет начало возникновение плохого учета.

• В конце бумаги пишется предложение о взаимозачете.

• Если этого человека признают виновным, ему придется возмещать все неучтенные недостатки в кассу.

• Если предложение было принято, председатель готовит приказ для бухгалтерии о том, что нужно зачесть пересорт и дальше учитывать новые значения.

• Сотрудники формируют сличительную ведомость в 2 копиях — одна для них, вторая для МОЛ.

• Решение оформляется по документу под названием ИНВ-26.

Но стоит помнить о том, что не всегда это возможно. Если не выполняются условия, то придется отдельно списывать появившийся недостаток и зачислять неизвестно откуда взявшийся приход. А потом брать объяснения с персонала.

Нужно оформить четыре экземпляра:

• один передается в бухгалтерию,
• второй надо отдать специалистам, которые будут составлять претензию,
• третий — представителю поставщика,
• четвертый остается к транспортной компании.

Скачать бланк формы ТОРГ-2 (xls) можно здесь.

• Претензия на возврат товара поставщику — скачать образец претензии
• ТОРГ-12 — Товарная накладная
• Возвратная накладная
• Акт о приемке товаров ТОРГ-1
• ТОРГ-3

• Штрафы за нарушения по онлайн-кассам в 2021 году
• Работа с маркетплейсами: как выбрать площадку и с чего начать продажи
• Обязательные реквизиты чеков ККТ и БСО в 2021 году
• Ozon или Wildberries: где выгоднее торговать? Сравниваем маркетплейсы
• Вопросы и ответы про маркировку товаров
• Кто может быть самозанятым в 2021 году
• Кому нужно ставить кассовый аппарат?

Что такое пересортица товара и как оформить пересорт при инвентаризации

Бланк разработан Постановлением Госкомстата России №132 от 25.12.1998. Применение этой формы не является обязательным. Компании вправе разработать собственную форму для учета расхождений (инф. Минфина России №ПЗ-10/2012 от 04.12.2012, письмо ФНС России №ЕД-4-2/11941 от 23.06.2014).

Форму бланка, разработанную самостоятельно, рекомендуется утвердить в качестве одного из приложений к договору поставки.

Примерный образец простого акта о расхождениях при приемке товара, разработанный и утвержденный самостоятельно:

АКТ об установлении расхождений в количестве при приемке товара от «___»_____________ 20__ г. Наименование организации _________________________________________________________________ ИНН________________________________________________________________________ Место составления акта ___________________________________________________________________________ в присутствии представителя ________________________________________________________________ (удостоверение № ________________ от «___»______________ 20__ г.) Произвела прием товара и установила: Наименование и адрес грузоотправителя: ________________________________________________________ Счет поставщика № _____________ от «___»_______________ 20__ г. Накладная №_____________ от «__»_____20__г. Договор № ___________ от «___»__________20__ г. на поставку продукции. Груз доставлен транспортной компанией: _____________________________________ доставки: «___»____________ 20__ г. ТТН № _______ от «___»________ 20__ г. Результаты приема Количество мест по транспортной накладной___________________________________________________ Количество мест получено от транспортной компании___________________________________________ Количество товара и комплектность в сборных коробках ________________________________________________________________________________ Подробное описание упаковки до начала приема, с указанием имеющихся на коробках этикеток ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Подробное описание состояния товара по внешнему виду внутри транспортных коробок ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ № Наименование Серия или код Кол-во по документам Кол-во по факту Недостача/излишки (+/-) Пересортица Бой/брак По остальным позициям, перечисленным в накладной поставщика, расхождений в количестве нет. Заключение комиссии_______________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ ________________________________________________________________________________ Члены комиссии:__________________ (_________________) __________________ (_________________) __________________ (_________________) Руководитель компании____________________ /_________________/ М. П.

На первой странице заполняются сведения о грузополучателе:

• наименование;
• код ОКПО;
• код ОКДП;
• местонахождение.

После этого заполните место приемки товара (например, адрес, по которому находится склад) и реквизиты сопроводительного документа (например, товарной накладной). Ниже следует указать:

• наименования и адреса грузоотправителя, грузополучателя и поставщика;
• реквизиты договора и счета-фактуры (при наличии);
• способ доставки (например, автомобильным транспортом);
• дату, время и место отправления груза.

Вторая страница содержит сведения о расхождениях. В первой таблице указываются данные грузоотправителя (сведения о состоянии транспорта, наличие отметок об опломбировании, наименование товара, количество и масса брутто.

Вторая таблица заполняется при наличии расхождений по весу и количеству мест. В третьей таблице содержится перечень товаров с указанием номеров мест, цены и суммы.

На третьей странице бланка следует заполнить данные об условиях хранения, температурном режиме и состоянии упаковки. В таблице заполните данные о грузе, включая бой, брак, излишки и недостачи.

На последней странице заполняются данные о проверке продукции (на каких весах взвешивали товар, как проверялось количество (подсчет мест, обмер и др.). После этого подробно опишите, какие дефекты были обнаружены. Например, часть упаковок повреждена, некоторые позиции поступили с браком (указать характер повреждений). После этого следует заключение комиссии, которое формулируется кратко. Например, предъявить поставщику претензию на такую-то сумму.

Затем ставятся подписи председателя и членов комиссии, представителя грузоотправителя и главного бухгалтера. В конце пишется решение руководителя компании, которое обычно совпадает с заключением комиссии.

Место для печати в ТОРГ-2 не предусмотрено. Наличие печати не является обязательным. По желанию допускается печать на последней странице, где есть подписи председателя и членов комиссии, или на первой странице, где находится гриф «УТВЕРЖДАЮ».

Пересортица товаров – это избыток одно вида товара при одновременном недостатке другого вида товара. При этом ТМЦ должны относится к одной категории. Например, по данным учета на остатках числятся 6 коробок риса Басмати и 4 риса Индика. При проведении инвентаризации выяснилось, что фактически есть 3 Басмати и 7 Индика. Наличие такой ситуации означает, что произошла пересортица.

По итогам инвентаризации выявлен излишек товаров одного сорта и недостаток другого. Почему такое происходит? Причин возникновения пересорта может быть несколько. К основным относятся:

• продукция была неправильно оприходована кладовщиком при поступлении;
• допущены ошибки при передаче товара со склада в торговый зал;
• недостаточный контроль над складским документооборотом;
• ошибочные действия кассира при отпуске товара покупателю;
• маркировка продукции произведена с нарушениями;
• халатные действия сотрудников.

Во всех оформляемых документах датой пересорта будет считаться день проведения инвентаризации и обнаружения ошибок. Установить реальную дату, когда товары перепутались, бывает сложно либо вовсе невозможно.

ТОРГ-2: образец заполнения 2021

Отнесение излишков в счет недостатка не всегда возможно. Методические указания о проведении инвентаризации, утвержденные приказом Министерства финансов №49 от 13.06.95г. содержат исчерпывающий перечень случаев, при которых допускается произвести взаимозачет пересорта. Согласно приказу, зачет пересортицы при проведении инвентаризации допускается когда:

• пересорт обнаружен за один и тот же проверяемый период
• за выявленный излишек и недостаток отвечает один сотрудник
• пересорт выявлен среди продукции одной категории в идентичном количестве

Если хотя бы одно из перечисленных условий не соблюдается, производить зачет излишков и недостатков нельзя. В этом случае необходимо:

1. произвести списание той продукции, по которой выявлена недостача
2. произвести оприходование товара, по которому выявлены излишки

Лицами, материально-ответственными за возникновение пересортицы, могут быть признаны следующие сотрудники:

• кладовщик
• бухгалтер по товарам
• продавец-кассир
• заведующий складом
• грузчик

Сотрудник, признанный виновным в возникновении путаницы с товарами, обязан предоставить объяснительную записку. Это предусмотрено 193 статьей Трудового Кодекса России. Объяснение должно быть предоставлено ответственным лицом в течение двух рабочих дней. Документ оформляется в письменной виде на имя председателя инвентаризационной комиссии. Объяснительная относится к разряду кадровых документов. Она пишется в произвольной форме и от руки. Записка может быть составлена на фирменном бланке организации либо на обычном листе бумаги формата А4. Объяснительная должна содержать следующие данные:

1. В шапке документа указывается кому предоставляется записка и от кого. При этом пишется не только ФИО, но и должность ответственного лица.
2. Название указывается без кавычек и располагается по центру документа.
3. В тексте объяснительной следует перечислить товары, по которым выявлена пересортица. Далее поясняется причина возникновения путаницы. Указываются принятые меры по недопущению подобных ситуаций в будущем. Ответственное лицо предлагает произвести взаимозачет выявленных излишек и недостатков товара.
4. Ответственное лицо подтверждает достоверность изложенных в объяснительной сведений своей подписью. Также указывается дата составления документа.

Предложение о зачете пересортицы вносит председатель инвентаризационной комиссии. Предложение оформляется специальным документом. Его называют заключение о пересорте. Предложение передается на рассмотрение руководителю компании. Документ содержит следующие данные:

1. сведения об инвентаризации;
2. информация, по каким товарам и в каком количестве была обнаружена пересортица;
3. причины возникновения путаницы в товарах, которые указаны в объяснительной записке.

Руководитель рассматривает внесенное предложение и принимает решение. Если решение положительное, от его имени выносится приказ о зачете пересортицы. В приказе должна содержаться следующая информация:

• дата проведения и номер приказа о проведении инвентаризации;
• количество выявленных излишков и недостатков товарно-материальных ценностей;
• причины возникновения пересорта;
• в случае выявления, данные о лицах, признанных виновными в возникновении пересортицы;
• распоряжение главному бухгалтеру произвести взаимозачет выявленных в ходе инвентаризации излишков и недостатков;
• меры административного воздействия на ответственных лиц.

После составления приказа о зачете пересорта, заполняется сличительная ведомость. Она содержит информацию о выявленных излишках и недостачах ТМЦ. Она имеет законодательно утвержденную форму — ИНВ-19. Ведомость составляется в 2 экземплярах. Один хранится с бухгалтерскими документами. Другой отдается ответственному лицу. Сличительная ведомость утверждается руководителем организации. Допускается составление документа в напечатанном и в написанном виде.

В налоговом учете зачет не предусмотрен. Пересортицу всегда нужно отражать развернуто, то есть на полную сумму недостач и излишков, выявленных в результате инвентаризации.

Таким образом, в налоговом учете пересортица рассматривается как две самостоятельные операции: оприходование одних товаров и списание других.

Стоимость излишков товаров отражается во внереализационных доходах (п. 20 ст. 250 НК РФ). Недостача (при отсутствии виновных лиц) учитывается во внереализационных расходах (подп. 5 п. 2 ст. 265 НК РФ).

Обычно проблема пересортицы возникает в процессе ревизии склада. При пересчете товарных позиций кладовщик обнаруживает, что количество одного из наименований товаров меньше на единицу. При обычной ситуации составляется акт о недостаче. Однако если одновременно выясняется, что другого, схожего по большинству признаков, ровно на такое же количество больше, и возникает пересорт.

Зачастую подобное возникает из-за невнимательности сотрудников, занимавшихся приемом продукции или сырья. Работник не отслеживает номенклатуру, не учитывает разницу по внешнему виду, цвету или вкусу, а принимает продукцию только по количеству упаковок. При этом, если поставщик изначально ошибся при отгрузке, его сотрудники в свою очередь, также не отследили разницы между фактически отправляемым товаром и отгрузочным листом, загружается один сорт или вид продукции вместо другого.

Понятие пересорта отдельно не включено в законодательные акты и его объяснений не создано. Поэтому пересортицей называют ситуацию, возникающую при инвентаризации в момент обнаружения разницы между находящимися на складе разными сортами одного наименования.

Однако стоит заметить, что термин «наименование товара» не находит отражения в нормативной документации и базах. Поэтому и такое название имеет свободную трактовку.

Но так как понятие пересорта широко применялось еще в Советском Союзе, оно общеизвестно. В результате законодателями не было внесено никаких корректив. В настоящее время действует три акта, которые регулируют пересортицу:

• составленное в 2010 году письмо управления Федеральной Налоговой Службы № 16-15/016379. Этот документ дает определение факту пересортицы и указывает причины ее возникновения;
• 49-й приказ Министерства Финансов от 13.07.1995 г. определяет порядок проверки товара, который и становится причиной выявления пересортицы;
• еще один приказ этого министерства — №34 от 29.06.1998 г. определяет отражение пересорта в бухгалтерских документах.

Есть несколько причин, по которым появляется пересортица:

• отсутствует точно определенная процедура приемки товара;
• лица, принимающие продукцию, не несут ответственности за совершенные ошибки;
• нарушается процедура приема товара, его хранения или выдачи;
• на предприятии неправильно ведется документооборот;
• наблюдаются сбои работе оборудования;
• неправильно ведется контроль за динамикой товаров;
• нарушается маркировка продукции;
• халатность сотрудников предприятия.

То, насколько часто предприятие сталкивается с пересортом, во многом зависит от качества работы поставщиков или приемщиков. Ошибка, допущенная грузчиками завхозом, кладовщиком или другим персоналом, имеющим отношение к погрузке, приемке или разгрузке, заканчивается тем, что товар перепутывается и вместо одного из его наименований появляется другой. В результате возникает излишек одного наименования и недостача другого.

Обнаружение пересорта на предприятии становится причиной разбирательства и выяснения причин ее появления. Разница между товарами может быть не только в наименовании, но и в цене. В результате предприятие может оказаться в минусе или, наоборот, в плюсе.

После выявления факта пересортицы создается соответствующий акт, под которым ставят свои подписи все виновные и руководитель организации. Руководство самостоятельно определяет степень последствий для работников. Оформленный акт направляется в бухгалтерию, а сотрудники могут быть наказаны вычетом недостающих средств из заработной платы.

Что такое пересортица товаров и как её зачесть

Так как это одна из часто встречающихся ошибок учета. Для ее выявления требуется проведение инвентаризации, а предотвратить пересорт можно усилением вниманием ответственных сотрудников. Кроме человеческого фактора виной возникновения пересорта становится и ошибка терминала, допущенная в момент приемки товара.

Как бороться с пересортицей:

• следить за состоянием оборудования, работающего на складе, обновлять его и улучшать;
• отслеживать качество работы персонала, наказывать за ошибки и безответственное отношение к выполнению возложенных обязанностей;
• правильно организовывать операции, связанные с отгрузкой, доставкой, разгрузкой и приемом товара;
• максимально автоматизировать процедуры;
• контролировать приход продукции.

Для того, чтобы не возникали ситуации с перепутыванием товарных позиций, необходима правильная организация процессов, управления остатками, строгое отслеживание перемещения продукции, своевременное техническое оснащение склада оборудованием.

Один из действенных способов – использование систем мобильной обработки информации. Всему персоналу, в обязанности которого входит работа с приемкой или отгрузкой товара, выдаются небольшие переносные компьютеры, оснащенные считывающими устройствами.

Подобный мобильный терминал не боится влаги и пыли, выдерживает падения и небольшие удары. У них налажена связь с базой склада со всей территории помещения. Сотрудник имеет возможность отследить нахождение товара, проверит его остатки и выяснить, где расположены другие сорта того же наименования.

Первым действием создается предложение о проведении взаимозачета. Его составляет руководитель ревизионной комиссии на имя владельца или руководителя предприятия. В предложении описывается проводимое предприятие и проставляется его дата, вписываются данные о обнаруженных несоответствиях, цена отдельного изделия и общая сумма, код товара по ОКП.

Кроме того, в предложение вносится информация, полученная из объяснительной, составленной сотрудником. Отвечающим за ценности и складское помещение. Если в этом есть необходимость, прописываются подробности, сообщенные технологом: есть ли возможность совершение обмена по программе, какие товары перепутаны и являются ли они взаимоисключаемыми.

Если руководство предприятия согласно с написанным в документе, он его подписывает. После этого составляется приказ о взаимозачете. В приказе кратко указывается результат ревизии, товары, которые не совпали с данными накладных и подробности о деталях. Кратко описываются причины, вызвавшие ситуацию и составляется заключение технолога, если в компании есть такая должность.

В конце документа руководитель делает запись для бухгалтерии с заданиями, которые необходимо выполнить: высчитать убытки из зарплаты, зачесть товар, совершить иные операции.

На основании эти распоряжений по форме ИНВ-19 вырабатываются сличительные ведомости в двух экземплярах: для МОЛ и для бухгалтерии. В ведомости ИНВ-26 указываются действия для исправления возникших различий:

• зачет пересорта;
• списание товара и зачисление его в счет производственных издержек;
• отнести издержек на ответственных лиц.

Стоимость товаров, которые будут учитываться при пересортице, может не совпадать друг с другом. Такая ситуация возникает, если цена одной модели или сорта отлична от стоимости другой. Однако это не значит, что взаимозачет таких позиций невозможен. Кроме того, может быть так, что излишки превышают количество недостатка и наоборот. В таком случае совпадающая часть идет во взаимозачет, а остаток проходит отдельное списывание.

Если недостаток больше, его стоимость может быть взыскана с ответственных лиц. Если же установить личность виновного сотрудника невозможно или он прекратил работу в компании, недостача оформляется в виде естественной убыли. При крупных потерях издержки вписываются как значительная недостача. Однако просто записать, что ответственный работник уволился, недостаточно, потребуется официальное подтверждение его отсутствия.

Когда виновник не найден или не определен, инвентаризационная комиссия должна отчитаться перед контролирующими органами и объяснить, каким образом ответственные лица отсутствуют. Спрашивать подробности с сотрудников имеют право работники ФНС или предварительного следствия. Налоговый Кодекс предписывает, что подобные расходы могут относиться к внереализационным расходам, а неожиданно обнаруженные — к прочим доходам.

Когда испортился товар, или откуда-то оказался лишний, или вы нутром чуете, что что-то не так, вы берете и пересчитываете остатки. Для небольшого бизнеса в простом виде это и есть инвентаризация. По-хорошему, ее нужно проводить регулярно и закрепить график внутренним документом. А внепланово проводить — по «тревожному звонку» интуиции. Чтобы инвентаризация принесла пользу, результаты нужно оформить документом — инвентаризационной ведомостью. Если обнаружили недостачу — есть, например, сличительная ведомость. Формы документов вы можете разработать свои. Главное, документы должны содержать информацию о том, соответствует или не соответствует фактически количество товара с данными в первичных документах. В дальнейшем такие ведомости будут являться подтверждением понесенных убытков.

По итогам инвентаризации могут выявиться недостача товаров или излишек.

Естественное желание предпринимателя, списать недостачу в налоговые расходы, приводит нас к закрытому перечню расходов в статье 346.16 НК РФ. Как таковая, недостача и порча товара в этом списке не поименована. Но…

В пункте 5 статьи 346.16 есть статья Материальные расходы, к которым, помимо остальных затрат, другая статья НК (ст. 254) относит потери от недостачи и (или) порчи при хранении и транспортировке товаров в пределах норм естественной убыли, утвержденных в порядке, установленном Правительством РФ.

Что такое пересортица и как ее учитывать?

Существует несколько видов унифицированных форм для составления акта о недостаче или пересортице. Для правильного оформления акта используются следующие образцы заполнения:

• Форма ТОРГ-2 заполняется при приеме товара и заполняется в 4-ех экземплярах;
• При сотрудничестве с международными партнерами заполняется форма ТОРГ-3 в 5-ти экземплярах.

Составленный Акт о недостаче и (или) пересортице товара должен содержать следующие пункты:

• Название организации;
• ФИО уполномоченного лица;
• Номер накладной и счета-фактуры поставщика;
• Информация о транспортной компании и транспортной накладной;
• Состояние тары и упаковки товара;
• Подробное описание товара и сумма недостачи или пересортице в рублях;
• Подписи сторон.

Работа с актом о недостаче или пересортице требует соблюдения определенных условий, чтобы предъявленная претензия была удовлетворена в полном объеме. Так, необходимо оформить жалобу, а также большим плюсом будет присутствие при приемке товара независимой стороны.

Жалобу на недостачу можно предъявить также при поставке некомплектного товара. В данном случае можно сохранить товар и дождаться докомплектации товара или потребовать поставки новой единицы товара. Кроме акта рекомендуется составить претензию, в которой указать возможные варианты решения проблемы. Существуют следующие варианты решения проблемы:

• Предъявить требование о доставке или замене недостающего товара;
• Предоставить денежную разницу за отсутствующий товар или несоответствующие товарные группы.

Подписание данного акта должно осуществляться только доверенным и обученным лицом, который имеет право подписи приемных актов. Подпись документа должна осуществляться двумя сторонами сделки и заверяться подписями. Важной частью составленного договора является указание точной даты подписания для соблюдения сроков предоставления и удовлетворения представленной жалобы.

Пример, демонстрирующий, что значит пересорт товара, выглядит следующим образом. По документам на складе должно оставаться муки высшего сорта 10 кг, и муки 1 сорта тоже 10 кг. Но при проверке было установлено, что на самом деле на складе осталось муки высшего сорта 9 кг, а муки 1 сорта – 11 кг. Если проанализировать итоги проверки, то можно сказать следующее:

• Проверялся остаток товара одного наименования – мука.
• Муки высшего сорта не хватает 1 кг. Такое положение относится к недостаче.
• Муки 1 сорта больше на 1 кг. Этот случай носит название излишков.

Следует отметить, что пересортицу можно выявить только тогда, когда на складе сохранились остатки товара одного наименования.

Пересортица, недостача, излишки в аптеке

Наличие пересортицы может быть выявлено в процессе приёма товара или во время инвентаризации. Если она была обнаружена при получении товара от поставщика, то материально ответственное лицо или комиссия, которая была организована на период приёма товара, составляет соответствующий документ.

Акт пересорта товара, бланк которого по унифицированной форме № М-7 носит название «Акт о приёме товара», должен утверждаться руководителем предприятия.

Если пересортица выявлена в период проведения инвентаризации, то специальная комиссия должна составить протокол, в котором отражаются все выявленные недостатки и излишки товара.

Перед тем как принять решение — зачесть или нет, необходимо установить природу появления недостачи. Если она образовалась не за счёт естественной убыли запасов, а за счёт материально ответственных, то следует установить, что это за лица.

Таким образом, первичным документом, на основании которого итоги инвентаризации отражаются в бухгалтерском учёте, есть протокол заседания специальной комиссии. Этим документом устанавливаются причины пересортицы, виновные лица, определяются суммы недостач и излишков. К этому протоколу прилагаются все перечни товаров, объяснительные всех ответственных и расчёты стоимости недостающих материальных ценностей и излишков.

При проверке наличия материальных ценностей при инвентаризации или при их приемке в случае расхождения наличия, указанного в документах,с фактическим наличием, факт фиксируют документально.

Составляют документ, в котором отражают количество недостающих материальных ценностей. На его основании предъявляют претензии материально ответственным лицам или поставщику. Он служит основанием для обращения в суд с требованием о возмещении стоимости недостающих ценностей или о допоставке.

Его составляет та сторона, которая обнаружила нехватку: инвентаризационная комиссия, покупатель при приемке, подотчетное лицо при приеме материальных ценностей в подотчет. Составляют комиссионно в составе не менее трех человек. При возможности приглашают сторону, ответственную за хранение или передачу ценностей: кладовщик, водитель доставки, представитель продавца и пр.

Его составляют по форме, утвержденной в организации приказом по учетной политике. Если форма не утверждена, разработайте и утвердите ее приказом.

В тексте отразите:

• наименование и реквизиты сторон (при правоотношениях с другой организацией) или наименование и реквизиты организации (если документ внутренний);
• Ф.И.О. членов комиссии, дату и номер приказа о создании комиссии;
• наименование первичного документа с указанием количества ценностей;
• наименование и фактическое наличие ценностей;
• разницу в документальном и фактическом количестве.

Поставьте подписи членов комиссии и приглашенной стороны. Копию вручите под подпись второй стороне (материально ответственному лицу, продавцу).

Как составить акт о недостаче при приемке товара — образец для скачивания

Перед тем как приступить к формированию акта, необходимо созвать комиссию. Она должна включать в себя не менее трех человек. Чаще всего ими являются сотрудники организации. Замечательно, если все они состоят в комиссии по инвентаризации. Так не будет расхождений в определении ответственных за предоставленную информацию лиц.

Важность такого первичного документа, как акт о недостаче, сложно переоценить. На его основании формируются многие последующие документы, так что представленные данные должны быть достоверны. Об этом должны быть предупреждены лица, которые ставят свои подписи. Этим они подтверждают подлинность представленной информации.

Как и во всех официальных документах, в акте обязательно должны быть реквизиты организации: наименование, ИНН, КПП. В верхней части также прописываются номер, название акта и дата его подписания. Без этих определяющих данных документ не будет иметь юридической силы, впрочем, так же как и без подписей в конце.

Конкретная же фактическая информация о недостаче должна содержаться в основной части акта о недостаче товара при инвентаризации.

Удобнее расположить все в виде нескольких пунктов, при этом:

• Первый пункт посвящен данным об организации.
• Во втором перечисляются члены комиссии. Их должно быть не менее трех. Если это сотрудники организации, то, помимо ФИО, обязательно указание их должностей.
• Также во втором пункте указывается ссылка на накладную. Фиксируются ее дата, номер счета-фактуры, по которому она выписана. При наличии в этом же пункте указывается место, в котором должен был находиться товар.
• Третий пункт посвящен таре и упаковке товара. Важно отметить, была ли нарушена упаковка при первичном осмотре. Возможно, это обстоятельство поможет определить виновных в сложившейся ситуации. Однако о хищении или каких-либо злоупотреблениях сотрудников говорить рано.
• Четвертый пункт содержит подробное описание товара по артикулам, представленное в виде таблицы.

Последний пункт акта является основным. На нем необходимо остановиться подробнее.

Описание товара представляет собой шесть столбцов. В каждой строке описывается отдельное наименование недостачи. По возможности заполняются все графы. Все они являются принципиально важными при дальнейшей оценке нанесенного недостачей ущерба. Такая таблица наверняка станет отменным подспорьем главному бухгалтеру организации и его подчиненным.

[3]

Столбцы таблицы имеют следующие наименования:

• Артикул. Здесь указывается одно число. Под ним товар проходит по накладным, счетам-фактурам и встречается в прочих первичных документах. Это его опознавательный знак.
• Единица измерения. Код по ОКЕИ в этом документе не требуется, достаточно указания кг, м и пр.
• Цена с НДС. Имеется в виду цена за единицу товара.
• Данные, указанные в документах. Здесь прописывается, сколько единиц товара и по какой цене фактически ожидалось учесть при инвентаризации. Какие значения были указаны в сопровождающей документации.
• Информация о фактических показателях товара: сколько единиц товара было подсчитано; в какую цену, включая НДС, они фактически обходятся. В этой и предыдущей графах указывается общая сумма, за весь товар.
• Разница – самая важная графа. Она поделена на две части: количество и сумму. В первой необходимо указать разницу между фактическим количеством и количеством по документам. Во втором – разницу в сумме.

В конце таблицы подводятся ее итоги. Прописью выводится общая сумма недостачи. Если организация работает с НДС, то он прописывается отдельно. Хотя налог и включен в общую сумму недостачи.

Завершают акт подписи членов комиссии. Первым подписывается председатель, если он был выбран, за ним – все остальные.

Стоит иметь в виду, что без принятия в учетную политику организации отдельным приказом руководителя этот документ не будет означать ровным счетом ничего.

Обычно акт о недостаче составляется при приемке товара от поставщика. Эта бумага составлена на его основе. Важно иметь в виду, что для отражения результатов инвентаризации существует более удобная форма 0504835. Она общепринята, ее использование поощряется.

Итак, если при приеме товара выявлено несоответствие сведений, указанных в товаросопроводительных документах, необходимо составить акт, который будет являться основанием для предъявления претензий поставщику.

Акт недостачи может быть составлен как по форме, разработанной для этих целей компанией своими силами, так и по ранее предусмотренным унифицированным формам № ТОРГ-2 или № ТОРГ-3. Кроме того, унифицированные формы можно использовать, как образец при разработке собственной формы. Необходимо учитывать, что акт в любом случае должен содержать все обязательные реквизиты.

Акт о выявлении недостачи (образец) мы приведем в конце статьи. В шапке документа целесообразно заполнить реквизиты организации: наименование, адрес, номер телефона, структурное подразделение. Рядом с наименованием документа целесообразно указать номер документа и дату его составления.

Основная часть документа содержит следующую информацию:

• Место приемки товара;
• Данные грузоотправителя (наименование, адрес, телефон);
• Данные производителя, поставщика, страховой компании (если это необходимо);
• Данные документов (номер и дата составления): договора, счет-фактуры, акта и др;
• Способ доставки и дата отправления товара;
• Дата отправления товара со склада или станции отправления.

Похожие записи:

• Размер пенсии в России 2021 год
• Кфх гранд 2021
• Узнать патент готов или нет СПБ