Нужны ли командировочные удостоверения в 2021 году

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Нужны ли командировочные удостоверения в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Перед тем, как объявить работнику о направлении в служебную командировку, необходимо убедиться, что на него не распространяется запрет, налагаемый трудовым кодексом в отношении:

• беременных женщин — ст. 259;
• несовершеннолетних — ст.268.

Важно! Эти категории работников запрещено направлять в командировки, даже, если они согласны.

Проверьте, нет ли ограничений для направления работников в служебные командировки:

• медицинского характера — ч.2 ст.259 ТК;
• запрещены индивидуальным планом реабилитации инвалида;
• по ученическому договору — ч.3 ст.203;
• является зарегистрированным кандидатом — п.2 ст. 41.

Следующие категории сотрудников можно отправлять в командировки только, если есть их согласие:

• сотрудницы с детьми до 3 лет;
• одинокие родители / опекуны, воспитывающие ребенка до 5 лет;
• работники, ухаживающие за ребенком-инвалидом или родственником на основании медзаключения.

Последней категории работников надо направить запрос на согласие с предстоящей командировкой. В запрос должно быть включено условие о возможности отказа от поездки —- ч.2 ст.259 ТК РФ.

Важно! При направлении таких работников принудительно работодатель будет отвечать по части 1 ст.5.27 КоАП РФ, а при повторном нарушении — по ч.2 этой статьи.

Статьей 217 НК РФ установлен максимальный размер суточных.

• Для командировок по России — 700 руб. в день.
• Для командировок за рубеж — 2 500 руб. в день.

Организация вправе увеличить размер суточных своим внутренним приказом. Более того, суточные могут быть разными для разных должностей, для разных городов России и для разных стран и т. п.

Чаще всего в организациях устанавливают повышенные суточные директору предприятия. Это может быть связано с дополнительными представительскими расходами и другими расходами на переговоры.

Если вы платите суточные сверх установленного размера, с суммы превышения нужно заплатить:

• НДФЛ;
• страховые взносы (кроме взносов на травматизм).

Суточные в размере, установленном в вашей организации:

• полностью учитываются в расходах для налога на прибыль и при УСН (подп. 12 п. 1 ст. 264, подп. 13 п. 1 ст. 346.16 НК РФ);
• не облагаются взносами на травматизм (п. 2 ст. 20.2 Федерального закона от 24 июля 1998 г. № 125-ФЗ).

По возвращении работник должен сдать вам авансовый отчет по командировке и документы, подтверждающие понесенные им расходы. Основные из них таковы.

Транспорт:

• При авиаперелете — маршрут-квитанция и посадочный талон со штампом о прохождении досмотра. Это идеальный вариант. Что делать, если посадочного нет, мы рассказывали здесь.
• При проезде железной дорогой — выписка из автоматизированной системы управления пассажирскими перевозками на железнодорожном транспорте (контрольный купон), посадочный купон.
• Другой общественный транспорт — билеты, транспортные карты, чеки ККТ и т. п.
• Оплата такси в командировке — кассовый чек либо квитанция в форме БСО, отвечающие требованиям законодательства о ККТ.

Подробнее см.: «Отражаем расходы на такси в налоговом учете (нюансы)».

• Аренда автомобиля — договор аренды, акт о передаче/возврате автомобиля, счета, чеки ККТ и иные документы, подтверждающие использование автомобиля для исполнения служебного поручения.
• Личное авто — служебная записка, путевой или маршрутный лист (чтобы подтвердить маршрут следования), чеки, квитанции, выписка с карты и др.

Проживание:

• По расходам на гостиницу в командировке подтверждающими документами будут счет от объекта размещения, чеки ККТ, БСО.
• При проживании в арендованной квартире — договор аренды/найма, действующий в период командировки, документы на оплату: чеки, выписка с карты, расписка (если арендодатель — физлицо), другие документы, подтверждающие проживание (в т. ч. косвенно).

Документы по остальным расходам будут зависеть от вида трат в командировке. Они, кстати, должны быть согласованы с работодателем. В противном случае вы можете их не возмещать.

См. также: «Что делать, если подотчетное лицо потратило свои деньги?».

Не нужно подтверждать только суточные. Они устанавливаются в твердой сумме за день командировки. Размер должен быть прописан в ЛНА. А как их расходовать, это уже остается на усмотрение работника. Например, они покрывают расходы на питание.

Как быть, если питание включено в стоимость проживания, см. здесь.

• С 2015 года командировочное удостоверение — необязательный документ, оформляемый по желанию руководства.
• Применение удостоверений закрепляется в локальных нормативных актах работодателя одновременно с их бланком — стандартным Т-10 или разработанным на предприятии индивидуально.
• Признать расходы на командировки разрешается и без командировочных удостоверений, а подтвердить нахождение работника в служебной поездке возможно с помощью чеков, квитанций и билетов.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

Лимита по суточным не существует, компании могут устанавливать любой размер, оговорив ее во внутренних документах. Малые предприятия часто ограничивают суточные 700 рублями, потому что эта сумма не облагается НДФЛ (п.3 ст. 217 НК РФ). Если суточные больше, то с суммы превышения придется удержать НДФЛ. Для загранкомандировок не облагаемый лимит суточных — 2 500 рублей.

С 2017 года суточные сверх лимитов облагаются страховыми взносами. Но взносы «на травматизм» с суточных платить не нужно.

Пример. Сотрудник был в командировке 3 дня и получал суточные в размере 1000 рублей. За дни командировки он получил 3 000 рублей. Не облагаются взносами и НДФЛ только 3 * 700 = 2 100 рублей, а с разницы 3 000 — 2 100 = 900 рублей нужно удержать НДФЛ и заплатить страховые взносы.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты, командировочных, пособий и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС.

Получить бесплатный доступ на 14 дней

В случае, если запланированная командировка отменилась, сотрудник может получить деньги за неиспользованные билеты. Также можно получить возврат сумму, потраченную на получение визы кроме уплаченной пошлины.

Стоит учитывать, что при возврате билетов авиакомпания в большинстве случаев возвращает лишь часть их стоимости (особенно на дешевых тарифах). При этом разницу в уплаченной и возвращенной суммой обычно обосновывают как штраф за нарушение прав перевозки.

Если в самой командировке случался форс-мажор (непогода, наводнение, поломка самолета и т п.) и сотрудник не может вернуться вовремя домой, то компания должна обеспечить его суточными и оплатить необходимое проживание. При этом сотруднику необходимо в командировочном документе (удостоверении) поставить штамп/отметку с реальной датой отъезда. Если командировочный документ не предусмотрен учетной политикой организации, то документом, подтверждающим факт задержки сотрудника не по его вине может служить справка из аэропорта об отмене или задержке рейса.

В отличие от официальных и стандартных авиа- и железнодорожных билетов, гостиницы не всегда предоставляют постояльцам требуемые документы о проживании, ограничиваясь приходными кассовыми ордерами или рукописными квитанциями.

Согласно законодательству, гостиницы не обязаны выдавать постояльцу бланк строгой отчетности. Установлена специальная гостиничная форма № 3-Г: если гостиница ее использует, то ККМ ей не нужна. И то и другой документ ваша бухгалтерия формально должна принять как доказательство проживания.

Чтобы предотвратить возможные разногласия со стойкими работниками бухгалтерии, лучше перед бронированием позвонить в гостиницу и уточнить, какие документы, подтверждающие проживание, они смогут предоставить.

Ведите учет в Контур.Бухгалтерии — удобном онлайн-сервисе для расчета зарплаты и отправки отчетности в ФНС, ПФР и ФСС. Сервис подходит для комфортной совместной работы бухгалтера и директора.

Попробовать бесплатно 14 дней

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Командировки в 2021 году: шпаргалка для бухгалтера

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

Форму отменили, она не является обязательной. Поправки в постановление правительства № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки» внесены законодателями еще в 2014 году и вступили в силу с января 2015. Таким образом, ответ на вопрос, когда отменили командировочные удостоверения в России, следующий: в 2014 году, но норма об отмене начала действовать с 2015 года. Для подтверждения сроков нахождения в командировке допускается использовать проездные документы (билеты) работников.

В соответствии с поправками, внесенными постановлением правительства РФ № 1595 от 29.12.2014, работодатель не обязан оформлять по факту поездки работника командировочное удостоверение и служебное задание, а сотрудник — отчет о проделанной работе. В то же время их использование не запрещено. Поэтому нужны ли командировочные удостоверения в 2021 году в организации, решает работодатель. Порядок оформления командировки и отчетности по ней разрабатывается в организации самостоятельно и утверждается руководителем.

Если руководитель посчитает, что эти формы полезны при организации делопроизводства и учета расходов, их разрешается ввести на предприятии внутренним распоряжением, и они отражаются в учетной политике с приложением официально утвержденного образца. Допускается использовать унифицированную форму Т-10.

Отмена командировочных удостоверений была вызвана следующими соображениями:

• сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от части работы;
• предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении указано, что время пребывания в служебной поездке определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В этом качестве разрешено рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талонов, квитанций, оформленных в соответствии с требованиями нормативных актов, или иных документов, подтверждающих факт заключения договора найма жилья и его исполнения. Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут любые, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке.

Если поездка заграничная, гражданин вправе предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личного факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист.

Командировочное удостоверение отменили, но многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно. Руководитель самостоятельно определяет, как оформлять командировочное удостоверение в 2021 году, в соответствии с утвержденной формой. Но рекомендуется использовать следующие правила документооборота и делопроизводства:

• оформление лицевой стороны начать с указания наименования организации и кода ОКПО (присваивается Росстатом, есть на официальном сайте госоргана и в отчетных документах);
• указываются данные о работнике (фамилия, имя, отчество, структурное подразделение, должность);
• обозначаются цель поездки и место назначения, срок (в днях и с какого по какое число).

Эта сторона заполняется сотрудником отдела кадров, бухгалтерии или иным уполномоченным лицом.

Оборотная сторона заполняется уполномоченными лицами по мере выбытия сотрудника с места работы и прибытия по месту назначения. Сотрудник последовательно предоставляет документ во всех предприятиях, куда он откомандирован руководителем.

Непосредственный руководитель разъясняет сотрудникам, как правильно командированные должны получить командировочные удостоверения и предъявить его:

• после оформления приказа обратиться к уполномоченному на оформление лицу;
• кадровик или бухгалтер формирует документ, регистрирует его в журнале;
• уполномоченное лицо выдает сотруднику документ под подпись;
• в каждом месте назначения работник фиксирует удостоверение у уполномоченных лиц с подтверждением информации подписью и печатью (при наличии);
• после завершения командировки бланк возвращается выдавшему его лицу.

Ответственность за оформление и сохранность несут уполномоченный сотрудник и командированный (в период командировки).

Сопровождающие бумаги командируемого сотрудника должен оформлять работник кадровой службы либо иное лицо, назначенное приказом руководителя организации по работе с кадрами. Заполняется командировочное удостоверение на основании распоряжения направляющего работника в служебный разъезд.

Одновременно с удостоверением составляется бланк служебного задания. В нем содержатся сведения о том, что конкретно должен выполнить командируемый в период поездки и результат (отчет о выполненном поручении). Этот бланк также вышел из списка обязательных, но может быть составлен на усмотрение руководства компании.

Как оформлять командировки в 2021 году

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

• по проезду;
• по найму жилья;
• дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
• иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

• издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
• сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
• подготовить авансовый отчет;
• выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

• в шапке указывается полное наименование организации;
• вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
• точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
• определяются сроки служебной поездки;
• указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по нормам (Налоговый кодекс Статья Налогового кодекса РФ), при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Работник предоставляет в бухгалтерию организации отчет о командировке с перечнем произведенных расходов и расчетом суточных и подтверждает произведенные расходы проездными билетами, квитанциями и договорами об оплате найма жилья и другими. Основным документом, в соответствии с Постановлением №749, является авансовый отчет, для которого разработана унифицированная форма № АО-1.

Существуют ограничения для направления отдельных категорий работников в командировки:

• согласно ст. 259 ТК РФ, запрещено отправлять в любую служебную командировку беременную женщину;
• несовершеннолетних работников также нельзя отправлять в рабочие поездки (однако могут быть исключения, которые определяются ст. 268 ТК РФ);
• согласно ч. 3 ст. 203 ТК РФ, сотрудник, с которым заключен ученический договор, может направляться в командировки, связанные только с ученичеством.

Направление работника в командировку возможно, только если он официально трудоустроен. Если в поездку направляется лицо, с которым у организации заключен гражданско-правовой договор, это не командировка.

При направлении сотрудника в командировку оформляются:

• приказ (форма №Т-9 или №Т-9а);
• служебное задание (форма №Т-10а);
• командировочное удостоверение (форма №Т-10).

В служебном задании подробно описывается цель поездки. Служебное задание оформляется по форме Т-10а, которая утверждена постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1. Оформленное служебное задание подписывает руководитель структурного подразделения и руководитель организации.

Командировочное удостоверение подтверждает срок пребывания в командировке. Оно выписывается в одном экземпляре по форме Т-10 и выдается работнику. В каждом месте назначения указывается время прибытия и отъезда, отметки заверяются подписью уполномоченного лица и печатью организации.

Командировочное удостоверение не требуется для оформления командировки в 2021 году, если работник направляется в поездку за пределы территории РФ, кроме случаев командирования в государства СНГ, с которыми заключены межправительственные соглашения.

Порядок оформления командировки подразумевает возмещение работнику расходов на проезд, аренду жилья. Должность (место работы) и зарплата, согласно ст. 167 ТК РФ, сохраняются за сотрудником, который направлен в рабочую поездку.

Предлагаем вам скачать документы, необходимые для оформления командировки, в нашем онлайн-сервисе. Все шаблоны подготовлены опытными юристами и полностью соответствуют нормам действующего законодательства РФ.

С этим шаблоном часто используют:

• Оформление графика отпусков
• Утверждение штатного расписания
• Срок внесения записи в трудовую книжку
• Документы для расследования несчастного случая на производстве
• Назначение ответственного за ведение трудовых книжек

Популярные документы и процедуры:

• Документы для получения паспорта в 14 лет
• Заявление на возврат НДФЛ
• Генеральная доверенность на автомобиль
• Договор о материальной ответственности
• Согласование перепланировки

Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:

Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств.

При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.

Если командировка – однодневная, то есть работник к ночи возвращался домой, организация обязана компенсировать все затраты по проезду и провозу необходимого для работы багажа (если таковой есть). А вот суточные при такой командировке не положены.

Вопрос о возможности ежедневного возвращения решает руководитель предприятия. При этом учитывают:

• километраж до места командирования;
• занятость сотрудника в поездке и характер его работы;
• необходимое время для отдыха.

Принятое руководством решение фиксируют в служебной записке. Если же ежедневное возвращение невозможно, выплату суточных производят на общих основаниях.

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

• причины командировки;
• задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

• использование в период деловой поездки личного, служебного или аре��дованного автомобиля;
• отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.

Минимальная длительность поездки может составлять один день. Она предполагает выезд работника в пункт, из которого представляется возможность вернуться в место проживания в тот же день. Порядок оформления коротких рабочих поездок практически не отличается от многодневных. Различия заключаются в порядке оплаты. Расходы на транспорт обязан возместить работодатель при наличии у работника проездных документов. Что касается суточных, то они при таких коротких рабочих поездках не выплачиваются, в соответствии с пунктом 10 Постановления Правительства РФ от 13.10.2008 № 749. Исключение составляют однодневные заграничные командировки. Размер суточных в этом случае составляет половину от установленной нормы. Эти цифры должны быть оговорены в локальных нормативных актах организации.

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель. Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом. Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи. В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение. Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме. В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время. Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных. Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Начиная с 2014 года российское законодательство в области регулирования оформления командировок было существенно изменено:

• Теперь именно налоговые органы занимаются всеми операциями по начислению и выплате суточных.
• Страховые взносы начисляются на ту сумму, которая превышает установленный лимит суточных.
• Все суммы командировочных выплат предприятие должно фиксировать в локальных документах и коллективных договорах.
• Страховые взносы на травматизм больше не принимаются во внимание при начислении суточных.

Важно

Статья 217 российского Налогового кодекса гласит, что суточные для командировок по территории России составляют 700 рублей. За границу — 2500 рублей.

Если работодатель превысил данный лимит, а это не запрещено, он обязан уплатить налоги и страховые взносы с суммы, превышающей установленный законом размер.

Чаще всего изменения в локальные документы, регламентирующие размеры суточных на предприятии, работодатели вносят в начале года.

Любой наниматель имеет право отправить своего сотрудника в командировку. При этом важно, чтобы работник трудился в фирме официально на одной должности. Данное правило не касается курьеров, дальнобойщиков, а также всех, кто работает по гражданско-правовому соглашению.

Нельзя отправлять в деловые поездки:

• Беременных.
• Несовершеннолетних (исключением являются спортсмены и артисты).
• Учащихся сотрудников, студентов-заочников.

Кроме того, всегда нужно спрашивать разрешение на отправку в командировку у сотрудников:

• Имеющих детей до 3 лет.
• Являющихся одинокими отцами-матерями с детьми до 5 лет.
• Ухаживающих за родственниками, нуждающимися в опеке по медицинским показаниям.
• Имеющих детей-инвалидов.

Оформление командировки подразумевает заполнение и подписание документов как перед деловой поездкой, так и после ее окончания.

Мы уже писали, что начинается все с составления приказа на командировку по форме Т-9. Документ содержит:

• Паспортные сведения сотрудника.
• Его табельный номер.
• Указание цеха, отдела, то есть конкретного места постоянной работы.
• Должность.
• Цели поездки.
• Сроки командировки.
• Место выполнения служебного задания.
• Сумму аванса и так далее.

То есть приказ содержит все самые важные данные о предстоящей командировке сотрудника.

Важно

Сейчас, согласно законодательству, оформление командировочного удостоверения и служебной записки на командировку неактуальны. Их могут составить на предприятии, но по личной инициативе, посчитав полезными документами.

Авансовый отчет по-прежнему необходим. Это второй документ, которым, согласно законам и нормативным актам, оформляется любая командировки. Есть унифицированная форма АО-1, которую в течение трех рабочих дней после возвращения из деловой поездки обязан заполнить каждый командированный.

Бывает так, что цель командировки не была достигнута. Съездил сотрудник, потратил средства предприятия, а вернулся с нулевым результатом. Возникает спорный вопрос — компенсировать ли работнику расходы на такую поездку. Бухгалтерия говорит: «Да» — ведь затраты можно подтвердить документально, есть чеки и квитанции.

А вот работодатели сомневаются. Их поддерживают налоговики, считающие, что нет нужды оплачивать нерезультативные командировки. Например, цель поездки была сформулирована так: «Подписать договор с поставщиками или заказчиками». Сотрудник едет, старается, ведет переговоры, но вторая сторона выдвигает свои условия и договор не подписывает.

Работодатель может отказаться оплатить такую командировку и его поддержит налоговая, которая не видит оснований уменьшать базу расчет налога на прибыль. Однако, сотрудник может отправиться в суд, чтобы доказать — результат поездки от него не зависел, все решила принимающая сторона. А затраты реально были, есть все подтверждающие документы.

Важно

В подавляющем большинстве случаев суд встает на сторону командированного, обязав работодателя компенсировать ему все расходы на деловую поездку.

Нововведения по оформлению командировку в этом году не было.

Направление в служебную поездку так и оформляется на основании изданного руководителем компании приказ, который считается основным документом по командировке.

Командировочное удостоверение, служебное задание и отчет по командировке оформляются, если внутренними актами компании предусмотрено это.

По возвращению из поездки работник должен представить авансовый отчет, в котором отражаются все произведенные расходы на основании подтверждающих вопросов.

Важным при этом является то, что с 01 июля 2019 года к учету принимаются документы, подтверждающие наличный расчет с использованием только кассовых чеков, пробитых на онлайн-кассе.

С начала июля нельзя принимать товарные чеки, квитанции и иные бланки строй отчетности, которые ранее командируемые мог использовать для подтверждения расходования средств.

Данное правило распространяется и на билеты на проезд на транспорте. Работник может прикладывать билет, но также потребуется еще чек онлайн-кассы.

Какими документами оформляется командировка в 2021 году

• Командировочное удостоверение — используется для подтверждения маршрута поездки путем проставления печатей принимающих организаций. Может на одном бланке совмещаться со служебным заданием и авансовым отчетом.
• Служебное задание – содержит указания руководства на поездку. Обычно применяется бланк формы Т-10а.
• Отчет об исполнении задания — на этом бланке работник пишет письменный отчет об исполнении полученного задания.
• Журнал учета сотрудников, которые направляются в командировки;
• Служебная записка — обычно оформляется работником для выражения просьбы о компенсации расходов, связанных с личным автомобилем.

В 2021 году командировками считаются:

• Отправки сотрудников из головного офиса в филиалы компании или отдельные подразделения;
• Командирование работников, наоборот, из филиалов и подразделений в головной офис;
• Поездки в головной офис тех работников, которые работают дистанционно;
• Поездки лиц, отправляющихся в другую компанию с рабочим визитом, в том числе и за границу.

Первое изменение в правилах, произошедшее в 2018 году, можно заметить уже здесь. Теперь для отправления в командировку необязательно физически находиться на производстве или в офисе организации, можно работать и дистанционно, не ведя учёт рабочего времени.

Если сотрудник работает вахтовым методом или его работа связана с постоянными разъездами, это другая статья бюджета компании, поэтому её нельзя оформить в документах как командировку.

Важно обращать внимание на то, что именно признаётся командировкой, и кого могут в неё отправить, потому что расходы на поездку могут быть исключены из налоговой базы при составлении отчётности. Ошибки и неточности могут вызвать проблемы с ФНС как у владельца организации, так и у бухгалтера.

Основным документом, который оформляется сотруднику перед поездкой – это командировочный приказ. На основании его работник:

• Получает право отправиться в служебную поездку.
• Получает авансовую сумму перед отъездом.
• Может оформить после возвращения авансовый отчёт, по которому командировочные средства будут учитываться в налоговых отчётах и при оплате самой суммы налога.

Приказ в 2021 году должен содержать следующие данные:

1. Наименование компании, в которой работает командировочный, и её ОКПО.
2. Название документа, дата его составления и номер во внутреннем учёте документов компании.
3. Полное имя сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, его должность и табельный номер.
4. Место прибытия в виде названия населённого пункта, страны или организации, в которую едет работать командированный.
5. Точные или приблизительные даты начала и окончания поездки, а также её длительность в сутках.
6. Цель командировки – если этот пункт правильно составить, то можно потом не оформлять служебное задание и отчёт по нему.
7. Указывается, кто финансирует поездку – отправляющая или принимающая сторона.
8. Основание для поездки – обычно отмечается, если инициатором стал сотрудник, а не его работодатель.
9. Полное имя руководителя организации или ответственного лица.
10. Подписи работодателя и командируемого.

Для составления приказа иногда используется форма Т-9, с примером правильного заполнения которой можно ознакомиться в документе по ссылке, а здесь скачать пустой бланк. Также можно использовать внутренний документ, составленный специально для организации.

Если в командировку едет не один сотрудник, а группа, для них допускается оформить один приказ по форме Т-9а (образец по ссылке), принципы заполнения которого не отличаются от формы Т-9. Здесь в 2021 году также можно использовать собственную форму.

Образец алгоритма, как правильно оформить командировку в 2021 году, выглядит так:

1. Убедиться, что работника можно отправить в служебную поездку. Это необходимо из-за того, что есть группы сотрудников, которых отправлять в командировки нельзя или можно только с их разрешения. Так, отправлять в поездки нельзя беременных работниц, несовершеннолетних и работающих по ученическому договору. Спрашивать письменное разрешение нужно у сотрудников с малолетними детьми или детьми-инвалидами, особенно у родителей-одиночек, а также у тех работников, которые занимаются уходом за родственниками.
2. Составить приказ. В 2021 году можно использовать бланк Т-9 или Т-9а, а также внутренний документ. В служебном задании необходимости нет.
3. Выдать средства. Компания должна оплачивать сотруднику билеты для переезда, жильё, а также выдавать суточные. Общая сумма аванса работнику устанавливается в локальном акте организации или же самим сотрудником в служебной записке, которую должен одобрить руководитель. Если работник отправляется за границу, то суточные ему должны платить в иностранной валюте только выезда за рубеж. В пределах РФ все суточные выдаются в рублях.
4. Оформить необходимые документы. На этом этапе обычно оформляется командировочное удостоверение и другие документы, описанные в первом разделе этой статьи.

Отправляя работника в путь, руководство хочет быть уверенным, что задание будет выполнено и цель поездки достигнута. Для этого на руки выдавалось командировочное удостоверение с отметкой о выезде из пункта отправления. Его следовало предъявить по приезду в пункт назначения и получить отметку — подпись и печать. Такая отметка являлась доказательством совершения делового путешествия.

Кроме подтверждения факта прибытия, оно являлось весомым аргументом для правоохранительных органов, доказывающим цель пребывания в населенном пункте. Вот так остановят тебя двое в форме, потребуют объяснений, почему ты находишься в том городе, а ты спокойно предъявляешь документ, и каждому понятно, что человек «при исполнении», а не просто так по улицам незнакомой местности шляется.

Уже давно говорят, что командировочное удостоверение отменили, но это не совсем так — оно просто стало необязательным документом.

Постановление об этом принято еще в начале 2015 года. Но многие организации по-прежнему оформляют его. Правила, как оформлять командировочное удостоверение в 2021 году: кому и как заполнять бланк, прописывают во внутренних правилах организации, положениях о командировках, и тогда выполнять предписанные действия придется и руководителям, и работникам.

Постановлением кабмина от 13.10.2008 № 749 утвержден перечень документов, которые в обязательном порядке организация обязана оформлять при отправлении работников в командировку. До начала 2015 года в этом списке значилось командировочное удостоверение. Его форма приведена в постановлении Госкомстата РФ от 05.01.2004 № 1 (форма № Т-10).

Этот документ служил для определения фактического времени нахождения работка в командировке. В каждом месте пребывания работника в удостоверение вносились отметки о дне прибытия в место командировки и дне выбытия из него.

До 2015 года компания не могла подтвердить расходы на служебную поездку без командировочного удостоверения. Об этом неоднократно заявляли чиновники (письма Минфина РФ от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60, от 24.04.2008 № 03-03-06/2/45, от 07.11.2007 № 03-03-06/2/206).

Однако судьи считали, что расходы на командировку можно подтвердить также приказом (см. например, постановления ФАС Западно-Сибирского округа от 04.10.2011 № А27-16987/2010 и от 07.05.2007 № Ф04-2644/2007(33834-А45-14), ФАС Московского округа от 19.12.2008 № КА-А40/10864-08 и от 07.09.2010 № КА-А40/10200-10-2).

Если же командировка длилась всего один день, то оформлять командировочное удостоверение было необязательно. Минфин этого не требовал (письмо от 26.05.2008 № 03-03-06/2/60).

Таким образом, с отменой командировочного удостоверения споры о необходимости его наличия в целях подтверждения налоговых расходов прекратились.

Работодатели больше не обязаны оформлять командированным сотрудникам ни служебное задание, ни командировочное удостоверение. Заодно отменено и оформление отчета сотрудника о выполненной работе.

Все эти меры по упрощению документооборота содержатся в постановлении Правительства РФ от 29.12.2014 № 1595. Этим документом с 8 января 2015 года изменен ранее действовавший порядок оформления документов при командировках (утв. постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749).

Работник направляется в командировку на основании решения работодателя, на определенный срок. Подтвердить фактическое время пребывания в командировке теперь можно проездным документом, который работник представит после возвращения. Если же в командировку сотрудник отправился на личном транспорте (автомобиле, мотоцикле), то фактический срок пребывания в месте командирования указывается в служебной записке. Она также представляется после возвращения работника, вместе с оправдательными документами: путевой лист, счета, квитанции, кассовые чеки и пр. Все эти документы подтверждают использование названного транспорта для проезда к месту командирования и обратно.

Не беремся судить, почему отменено именно командировочное удостоверение. Это не такой уж сложный документ, как правило, никаких затруднений с его оформлением у бухгалтеров не возникало. А вот в налоговом учете, напротив, командировочному удостоверению отводилась роль если не первой скрипки, то далеко не последняя. Чтобы расходы учесть, их нужно документально подтвердить. Конечно, ст. 252 НК РФ позволяет использовать для того и документы, лишь косвенно подтверждающие расходы, в частности, приказ о командировке (унифицированная форма № Т-9 утв. постановлением Госкомстата России от 05.01ю.2004 № 1) и проездные документы. Но если изучить разъяснения Минфина, то ситуация видится немного иначе.

Первичным документом, на основании которого принимается к учету данная хозяйственная операция, является авансовый отчет. Дата его утверждения руководителем организации является датой признания расходов на командировку (подп. 5 п. 7 ст. 252 НК РФ). Неотъемлемыми приложениями к авансовому отчету являются такие документы:

• командировочное удостоверение (по форме № Т-10), утв. постановлением Госкомстата № 1)
• о найме жилого помещения;
• о фактических расходах по проезду (включая страховой взнос на обязательное личное страхование пассажиров на транспорте, оплату услуг по оформлению проездных документов и предоставлению в поездах постельных принадлежностей;
• об иных расходах, связанных с командировкой.

Прочие документы, в частности, приказ (распоряжение) о направлении работника в командировку (формы № Т-9, Т-9а), как и служебное задание, не являются обязательными для подтверждения расходов. Их наличие обуславливается внутренним документооборотом организации. Такая позиция финансового ведомства отражена, к примеру, в письме от 14.09.2009 № 03-03-05/169.
Конечно, Минфин в своих разъяснениях ссылается на правила, закрепленные постановлением Правительства от 13.10 2008 № 749, теперь уже измененными. Но вот никаких новых разъяснений о порядке подтверждения расходов в налоговом учете чиновники пока не дали. И не совсем понятно, как именно теперь нужно подтвердить деловой характер поездки, чтобы выполнялись критерии признания расходов из ст. 252 НК РФ.

Понятно, что ни одна компания не желает спорить с налоговой инспекций (при том, что командировочные расходы нередко становятся предметом спора). И не жаждет оплачивать командировки работников из чистой прибыли. Поэтому разумно не спешить отказываться от оформления командировочных удостоверений. Их отменили, но не запретили. Закрепите в локальном нормативном акте обязательное составление командировочного удостоверения – это будет обоснованно, рационально, да и вам спокойнее.

• 10.08.2021
  Что делать, если вызвали на комиссию ИФНС по проблемным контрагентам?
• 13.08.2021
  Работа с иностранными контрагентами: что важно знать
• 17.08.2021
  Уголовно-правовые и налоговые риски при участии в гостендерах

Зачем оформлять командировочное удостоверение в 2021 году

Несмотря на то, что с 2015 года командировочное удостоверение перестало быть обязательным документом для подтверждения командировочных расходов, применять его закон не запрещает. Таким образом, компания вправе закрепить во внутренних документах организации необходимость его оформления в случае направления работника в служебную поездку.

При этом организация вправе оформлять данный документ в соответствии с его унифицированной формой № Т-10, либо разработать бланк удостоверения самостоятельно.

Выписанный документ необходимо зарегистрировать журнале учета выдачи командировочных удостоверений.

Командировочное удостоверение выписывается в одном экземпляре, вручается работнику, который направляется в командировку для выполнения служебного задания. В каждом пункте назначения в удостоверении делаются отметки о времени прибытия и выбытия, которые заверяются принимающей стороной (подписью соответствующего сотрудника и печатью при ее наличии). Таким образом, если компании по-прежнему удобно оформлять командировочное удостоверение, то она вправе это делать, закрепив в ЛНА. Применение данного документа вкупе со служебным заданием подтвердит расходы компании.

Как мы уже говорили, командировочное удостоверение предназначалось для того, чтобы удостоверить факт нахождения работника в служебной поездке.

Однако если фирма примет решение не оформлять работнику указанный документ, то срок нахождения в командировке могут подтвердить проездные билеты. При поездке по делам работодателя на личном или служебном транспорте следует заполнять служебную записку, приложив к ней путевые листы, счета, квитанции или иные документы, которыми можно подтвердить маршрут следования.

Согласно ныне действующим законам, оформление командировки начинается с принятия руководством соответствующего решения и документального его оформления в виде приказа, содержащего следующие обязательные пункты:

1. Наименование документа, его номер и дата издания.
2. Наименование предприятия, издавшего документ.
3. Личные данные командируемого, его должность.
4. Пункт назначения командировочной поездки.
5. Дата начала и продолжительность командировки.
6. Цель поездки, служебное задание.
7. Способ передвижения командируемого (личный, служебный или общественный транспорт).
8. Указание лица или организации, несущей расходы на командировку.

Это тоже важно знать:
Как восстановить трудовую книжку при утере самостоятельно или через госорганы

Следующим обязательным документом является авансовый отчет работника о затраченных средствах. В течение трех дней с момента завершения командировки, сотрудник обязан предоставить отчет в организацию, оплачивающую командировку, с приложением подтверждающих командировку документов.

С 08.01.2015 по общему правилу составление командировочного удостоверения больше не требуется (Постановление Правительства РФ от 29.12.2014 N 1595). Изменения были направлены на упрощение кадрового делопроизводства и сокращение оформляемой бухгалтерией первичной документации.

Сейчас, поскольку командировочные удостоверения были отменены, документами, подтверждающими срок пребывания работника в служебной командировке, являются проездные документы, которые работник обязан передать работодателю по возвращении из командировки (например, проездные документы).

Если у работника нет и проездных документов, и документов, подтверждающих проживание в гостинице или ином жилом помещении, срок пребывания в командировке определяется на основании служебной записки и (или) иного документа, в котором организация, куда был командирован сотрудник, подтвердила сроки его прибытия и убытия.

Командировочные расходы в 2021 году

Для того чтобы доказать факт совершения служебной поездки, сотруднику будет достаточно предъявить проездные документы (билеты на поезд, самолет или автобус), в которых указаны даты его отъезда и возвращения. В случае выезда за границу по служебной необходимости, работник сможет подтвердить его с помощью заграничного паспорта с проставленными в нем отметками о пересечении государственной границы.

Если выезд в командировку осуществлялся на личном транспорте, сотруднику потребуется заблаговременно оформить служебную записку, подписанную руководством, направляющим его в поездку. Подтверждением того, что командировка была осуществлена, в этом случае могут являться чеки с АЗС, путевые листы и иные квитанции.

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

• Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
• Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
• Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
• Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
• Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

Собираетесь в командировку? Рассказываем о правилах, гарантиях и компенсациях

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

• Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
• Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
• Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
• Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
• Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
• Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Как было отмечено выше, командировочные расходы рассматриваются в контексте ТК РФ в качестве возмещений (компенсаций), связанных с осуществлением работником трудовых обязанностей. В международной статистической практике такие выплаты не рассматриваются как выплаты в интересах работников, а относятся к категории расходов, производимых работником с целью выполнения трудовых обязанностей. В связи с этим возмещение расходов, связанных со служебными командировками (проезд, проживание, иные расходы, связанные с выполнением служебного задания в командировке), еще с 2021 года были перенесены на подстатью 226 «Прочие работы, Прочие выплаты»*(3) КОСГУ (п. 7, пп. 10.2.6 п. 10 Порядка № 209н, п. 2.1.4 Методических рекомендаций к порядку применения КОСГУ, доведенных письмом Минфина России от 29.06.2018 № 02-05-10/45153).

В обычных условиях руководство субъекта бизнеса имеет право не спрашивать желания сотрудника при направлении его в служебную поездку, поскольку она будет являться выполнением его прямых трудовых обязанностей.

Однако закон устанавливает несколько категорий, для кого командировки либо вообще запрещены, либо требуют предварительного получения письменного согласия.

Установлен запрет на отправление в командировку следующих работников:

• Женщина, которая ожидает появления ребенка;
• Работники, которые на момент поездки являются несовершеннолетними. Однако данный запрет не действует, если данные сотрудники имеют творческие профессии (актеры, журналисты, певцы, и т. д.), либо являются профессиональными спортсменами.
• Работники, которые выполняют трудовые обязанности на основе ученического договора.

Важно: данных сотрудников запрещено отправлять в служебные поездки, даже если они дают на это письменное согласие.

Для следующих работников требуется получения у них письменного согласия на направление в служебную поездку:

• Женщины, у которых есть маленькие дети. Также в эту категорию относятся единственные родители детей до трех лет;
• Одинокие работники, если их детям еще не исполнилось пять лет;
• Работники, у которых в семье есть дети с инвалидностью;
• Работники, кто занимается уходом за больными членами своей семьи;
• Работники, у которых есть инвалидность, и если их поездка в служебную командировку нарушит программу восстановления.

Для всех этих категорий перед оформлением документов на служебную поездку обязательно нужно получить письменное согласие на это. Кроме этого, в бланке должна быть указана информация о том, что данные работники знают об имеющимся у них праве отказаться от поездки.

Внимание: достаточно сложным случаем является служебная поездка внутреннего совместителя. Закон не содержит запрета на то, что таких работников запрещено отправлять в поездки. В то же время, нет определенности в том, как именно отмечать в табеле этого сотрудника на втором месте работы.

Закон запрещает на такой период оформлять ему отпуск без оплаты либо основной трудовой отпуск. Оптимальнее на указанный период по второму месту предоставить ему дополнительный оплачиваемый отпуск.

Командировочное удостоверение. Бланк и образец заполнения формы Т-10

Как отмечалось выше, перед отправлением работника в служебную поездку по его заявлению наниматель должен выдать аванс. По возвращении же из поездки сотрудник представляет авансовый отчëт вместе с подтверждающими все расходы документами в бухгалтерию. В качестве таких документов могут выступать:

• билеты (можно электронные) на проезд в соответствии с маршрутом командировки (в том числе и проезд между несколькими пунктами назначения), чеки на оплату постельных принадлежностей, счета за оформление проездной документации;
• квитанции об оплате номеров в гостиницах, счета об оплате другого жилья по договорам найма;
• чеки о проплате услуг за оформление выездных документов и пр.

На основании представленных документов бухгалтерия пересчитывает, доначисляет недоплаченное или удерживает излишне выплаченное. В целом же проплата командировки происходит вместе с начислением заработной платы за тот месяц, в котором имела место поездка.

Продолжительность служебной поездки устанавливается руководителем компании, который фиксирует данный срок в издавая приказ о направлении в командировку.

Решение о том, на какое количество дней должен уехать сотрудник определяются производственными целями, которые ставятся перед ним, а также предполагаемым сроком их исполнения.

Внимание: если действующими нормативными актами предполагается оформление служебного задания, то в нем также необходимо указать продолжительность поездки.

Поскольку иногда не получается учесть влияние всех факторов, то продолжительность командировки может быть как сокращена, так и увеличена. В этих случаях необходимо оформлять отдельное распоряжение от администрации фирмы.

Ранее действовали нормативные акты, которые устанавливали, что командировкой должна быть поездка более 1 дня и продолжительностью не выше 40 дней. В случае, если период поездки выходил за указанные рамки, то требовалось уже оформлять приказ на перевод работника.

Внимание: сейчас действующие документы не устанавливают ни минимальную длительность поездки, ни максимальную.

Иногда происходит путаница между понятием командировки, а также работниками, которые находятся в постоянных поездках для выполнения своих трудовых функций.

В этом случае необходимо понимать, что является командировкой, а что работой, которая на основании оформленного трудового соглашения имеет разъездной характер. Также необходимо отличать служебную командировку от перевода на работу в другую местность.

В связи с тем, что были внесены изменения в законодательство, регламентирующее служебные командировки, сейчас только два документа имеют статус обязательных.

К ним относятся:

• Приказ на командировку — это основной документ, который закрепляет цели, направление поездки, длительность и т. д. Для него обычно используют бланк по форме Т-9, либо фирменный бланк компании.
• Авансовый отчет — это документ, которым работник подтверждает расходы во время командировки. Должен сдаваться с сопроводительными документами (квитанциями, чеками и т. д.). Используется стандартная форма АО-1.

Эти документы можно не оформлять. Однако желание их использовать должно быть отражено во внутренних актах фирмы.

• Командировочное удостоверение — это бланк, на котором проставляются печати принимающих организаций. Иногда бланк удостоверения может включать в себя сразу служебное задание и авансовый отчет.
• Служебное задание — документ, в который вносится информация о работе на командировку. Может использоваться стандартный бланк Т-10а.
• Отчет о выполнении задания — это бланк, в котором работник должен подробно рассказать о проделанной работе во время поездки.
• Книга учета работников, отправляющихся в командировки;
• Служебная записка — ее необходимо составлять для выражения просьбы по оплате расходов, если работником применялся личный транспорт.

Служебные командировки работников в 2021 году: оформление и расчет

Бывает так, что цель командировки не была достигнута. Съездил сотрудник, потратил средства предприятия, а вернулся с нулевым результатом. Возникает спорный вопрос — компенсировать ли работнику расходы на такую поездку.

Бухгалтерия говорит: «Да» — ведь затраты можно подтвердить документально, есть чеки и квитанции. А вот работодатели сомневаются.

Их поддерживают налоговики, считающие, что нет нужды оплачивать нерезультативные командировки. Например, цель поездки была сформулирована так: «Подписать договор с поставщиками или заказчиками». Сотрудник едет, старается, ведет переговоры, но вторая сторона выдвигает свои условия и договор не подписывает.

Работодатель может отказаться оплатить такую командировку и его поддержит налоговая, которая не видит оснований уменьшать базу расчет налога на прибыль. Однако, сотрудник может отправиться в суд, чтобы доказать — результат поездки от него не зависел, все решила принимающая сторона. А затраты реально были, есть все подтверждающие документы.

Важно В подавляющем большинстве случаев суд встает на сторону командированного, обязав работодателя компенсировать ему все расходы на деловую поездку.

Отмена командировочных удостоверений была вызвана, по всей видимости, следующими соображениями:

1. сократить документооборот компаний, что позволит разгрузить бухгалтерию от некоторой части работы;
2. предоставить организациям большую свободу в организации делопроизводства и предусмотреть возможность самостоятельно разрабатывать бланки форм и отчетов.

В постановлении же указано, что время пребывания в служебной поездке теперь определяется на основании проездных документов к пункту назначения. В качестве таковых можно рассматривать билеты на поезд, электричку, самолет, автобус. Если подобных доказательств нет, срок фактического пребывания устанавливается на основании данных по найму жилого помещения в пункте назначения: талоном, квитанцией, оформленными в соответствии с требованиями нормативных актов, или иными бланками, подтверждающими факт заключения договора и его исполнения.

Если и эти документы работник не сможет предоставить, подойдут иные, подтверждающие факт и срок пребывания в командировке. Если она заграничная, гражданин, по аналогии, может предоставить копии заграничного паспорта с отметками о въезде и выезде, пересечении границы.

В случае использования транспорта предприятия или личного, факт пребывания в поездке устанавливается на основании служебной записки с отметкой в пункте назначения, к которой прилагаются подтверждающие расходы документы: чеки, квитанции на покупку топлива, путевой лист. Командировочное удостоверение отменили, однако многие компании продолжают их использовать, переработав форму в своих интересах. Дело в том, что расходы в поездке часто становятся предметом спора с налоговой инспекцией, а по новым правилам доказать их деловой характер достаточно сложно.

Работодатель выплачивает суточные в размере, установленном локальными нормативными документами организации. Так как суточные не являются доходом работника, НДФЛ они не облагаются.

Однако это правило действует в том случае, если суточные фактически не превышают максимальной величины, не облагаемой НДФЛ и страховыми взносами в 2021 году:

1. 2 500 руб. в день — для поездок за границу.
2. 700 руб. в день — для поездок по России;

У компании есть право выдавать суточные больше максимальной величины, но в этом случае подоходным налогом, взносами будет облагаться разница между выплаченными деньгами и обозначенным лимитом.

Для выплаты суточных важно правильно учесть дни командировки.

Суточные выплачиваются за каждый день командировки, в том числе выходные, праздники и дни, проведенные в дороге. Легкий расчет зарплаты и командировочных, быстрое начисление больничных и отпускных Узнать больше При проезде к месту командировки на личном или служебном транспорте количество дней будет определяться по служебной записке.

Этот документ работник предоставляет по возвращении из командировки. К нему прилагаются документы (путевой лист, счета, кавитации, кассовые чеки с АЗС), которые подтверждают маршрут следования автомобиля.

Во всех остальные случаях количество дней подтверждается проездными документами.

Обратите внимание на ч. 2 п. 16 Постановления Правительства РФ от 13.10.

2008 № 749, в котором говорится, что выплата работнику суточных в иностранной валюте при направлении в командировку за пределы территории РФ «осуществляется в порядке и размерах, которые предусмотрены абз. 2 п. 11 Положения о командировках, с учетом особенностей, предусмотренных п. 19 Положения». То есть в размере, который установлен в локальных нормативных актах.

В 2021 г. в обязательном порядке для оформления командировок необходимы всего 2 документа.

Первый – приказ директора о поездке (можно использовать ф. Т-9/Т-9а), второй – авансовый отчет командированного специалиста о произведенных тратах.

Если администрация предприятия решит в целях контроля и подтверждения затрат использовать командировочные удостоверения, эту норму следует закрепить в ЛНА – к примеру, в учетной политике или Положении о командировках.

Отправляя работника в путь, руководство хочет быть уверенным, что задание будет выполнено и цель поездки достигнута. Для этого на руки выдавалось командировочное удостоверение с отметкой о выезде из пункта отправления.

Его следовало предъявить по приезду в пункт назначения и получить отметку — подпись и печать.

Такая отметка являлась доказательством совершения делового путешествия.Кроме подтверждения факта прибытия, оно являлось весомым аргументом для правоохранительных органов, доказывающим цель пребывания в населенном пункте. Вот так остановят тебя двое в форме, потребуют объяснений, почему ты находишься в том городе, а ты спокойно предъявляешь документ, и каждому понятно, что человек «при исполнении», а не просто так по улицам незнакомой местности шляется.

Похожие записи:

• Как поступить если пропущен срок принятия наследства
• Выплаты матери одиночке в 2021 за 1 ребёнка в Москве
• Что такое акцепт и что значит акцептовать счет, договор, оферту, вексель и другие документы