Как заполнить новую транспортную накладную 2021 образец

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заполнить новую транспортную накладную 2021 образец». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Транспортная накладная — это первичный документ, которым оформляют автомобильные грузоперевозки по России. Она подтверждает реальность сделки и расходы на перевозку. В накладной грузоотправитель и перевозчик утверждают условия перевозки.

Если транспортной накладной нет, она утрачена или оформлена неправильно, организация может подтвердить расходы другими документами: договором, счетом-фактурой, платежными документами (Постановление Пленума Верховного Суда РФ от 26.06.2018 № 26).

Накладная понадобится, когда продавец доставляет груз покупателю на своем автотранспорте. Исключение — если цена доставки входит в цену товара. Еще накладная нужна, когда продавец или покупатель нанимают для доставки груза стороннюю транспортную компанию.

Покупатели, которые забирают груз самовывозом на своей машине, транспортную накладную не оформляют, так как услугу транспортировки никто не оказывает. Расходы на транспорт и саму перевозку можно будет подтвердить путевым листом, зарплатными ведомостями и другими документами.

Транспортные накладные обычно выписывает организация, которая заказывает перевозку груза (грузоотправитель). Заказчиком может быть продавец или сам покупатель. К примеру, если покупатель заказал перевозку в транспортной компании, то он будет грузоотправителем и составит транспортную накладную. С 2021 года в роли грузоотправителя может выступать и экспедитор.

В договоре перевозки стороны могут выбрать, кто будет выписывать накладную. Например, поручить это самому перевозчику.

Транспортные накладные составляют на бумаге в трех экземплярах — по одному для каждого участника перевозки: грузополучателя, грузоотправителя и транспортной компании. Все экземпляры должны быть заверены подписями грузоотправителя и перевозчика.

Транспортная накладная формируется на каждую машину. Если в один автомобиль погрузили несколько партий груза, будет достаточно одной накладной. Но если одну партию распределили на несколько машин — понадобится накладная на каждый автомобиль.

Накладную составляет грузоотправитель, а во время провоза ее дополняет перевозчик. Получатель вносит свои данные на приемке груза. В итоге в составлении документа принимают участие три стороны.

При погрузке водитель перевозчика ставит свою подпись в разделе 6 «Прием груза», а при разгрузке — в разделе 7 «Сдача груза». Перевозчик самостоятельно заполняет разделы 8-11, 13, 15 и 16. При необходимости можно заполнить разделы 12, 14 и 17.

Раздел 8 «Условия перевозки». Здесь перевозчик прописывает, когда груз можно считать утраченным, размер платы за хранение в терминале, размеры штрафов за невывоз груза, задержку транспорта и пр. Часто его оставляют пустым — это значит, что все условия определяются по общим правилам Устава автомобильного транспорта.

Раздел 9 «Информация о принятии к исполнению». В разделе проставляется дата приема заказа, ФИО и должность принявшего и его подпись. У перевозчика есть три дня на рассмотрение заявки грузоотправителя.

Грузополучатель должен заполнить раздел 7 «Сдача груза» в присутствии перевозчика. Он указывает:

• дату и время приезда автомобиля на разгрузку, а также дату и время выбытия;
• описание состояния груза, тары, упаковки, пломб, маркировки;
• массу груза (определяется тем же способом, что и при сдаче груза отправителем);
• количество грузовых мест.

Состояние груза, его массу и количество занятых мест можно не проверять, если все приехало на исправном закрытом транспортном средстве, в контейнере и с пломбами. При повреждении или отсутствии пломб проверка обязательна, как и при нарушении сроков доставки скоропортящихся грузов (п. 9 ст. 15 Закона от 08.11.2007 № 259-ФЗ).

Приемку груза подтверждает представитель получателя, он ставит свою подпись, ФИО и должность.

• В пункте «1. Грузоотправитель» появилось поле для проставления отметки «является экспедитором».
• Появился новый пункт: «1а. Клиент (Заказчик организации перевозки)», который заполняется, если в цепочке присутствует Экспедитор.
• Пункт «6. Прием груза» дополнен уточнением: «Лицо, от которого забирается груз» — юридическое лицо или индивидуальный предприниматель, осуществивший погрузку груза в транспортное средство.
• Пункт «11. Транспортное средство» дополнен полем для указания типа владения транспортом: собственность, аренда или лизинг.
• Пункт «15. Подписи сторон» поменялся местами с пунктом 16, в нем осталось указание на грузоотправителя, но исключен «грузовладелец».
• Пункт «16. Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы» ранее был пунктом 15. Теперь в расходы перевозчика включены прочие расходы.
• Пункты 1, 2, 10 дополнены ИНН соответствующих лиц.

Существенным отличием новой накладной является появление нового участника — «Экспедитора», а также нового порядка ее заполнения, в случае наличия посредника. При этом, способ оформления транспортной накладной напрямую зависит от того, владеет ли транспортным средством Исполнитель по договору об организации перевозки груза.

1. Если транспортное средство (п.11) находится во владении, а водитель в штате Исполнителя, то Исполнитель выступает в роли Перевозчика и заполнение накладной производится в следующем порядке:

• Грузоотправителем (п.1) указывается Клиент по договору, п.1а не заполняется;
• Перевозчиком (п.10) указывается Исполнитель по договору;
• Лицом, от которого забирается груз (п.6) указывается Клиент либо склад отгрузки (с реквизитами юридического лица).

2. В случае, если Исполнитель привлекает для перевозки сторонний транспорт, то данная услуга оформляется как экспедиторская:

• Клиент по договору указывается в «п.1а» Клиент (Заказчик организации перевозки);
• Грузоотправителем (п.1) указывается Исполнитель и проставляется отметка «является экспедитором»;
• Перевозчиком (п.10) указывается владелец транспортного средства (п.11), с которым у Экспедитора заключен договор на перевозку;
• Лицом, от которого забирается груз (п.6) указывается Клиент либо склад отгрузки (с реквизитами юридического лица).

Поскольку в обоих случаях Клиент (склад Клиента) оформляет Транспортную накладную самостоятельно, необходимо заблаговременно получить от Исполнителя данные о типе владения транспортным средством с приложением доказательств этого владения и наличия трудовых ресурсов, а также данные о непосредственном перевозчике.

Компания СибАвтоТранс рекомендует дополнить соответствующими пунктами заявку на перевозку груза, включая обязательные реквизиты, утвержденные согласно Приложению №5 к Правилам.

Обращаем Ваше внимание, независимо от того, является ли Исполнитель в каждой конкретной перевозке экспедитором или не является, услуга экспедирования включает в себя услугу по перевозке (является возмещаемыми расходами). В этой связи неправильное оформление первичного документа (транспортной накладной) несет риск непризнания понесенных расходов в размере всей стоимости услуги, неподтверждённой документально. Поэтому заказчику транспортной услуги важно выяснить всю цепочку исполнителей и исключить наличие дополнительных посредников, требуя заключения Экспедитором прямых договоров с Перевозчиками либо агентского договора на поиск перевозчиков (с приложением в этом случае всех подтверждающих документов). Указание, как и прежде, в п.10 новой транспортной накладной «посредника», по сути направлено на искажение хозяйственной операции, а потому несет неоправданные налоговые риски согласно ст. 54.1 НК РФ.

Отсутствие ТН может повлечь как налоговые, так и административные штрафы. За перевозку груза без ТН, в случае когда ее оформление обязательно, водителю грозит ответственность в виде предупреждения или штрафа в сумме 500 руб (ч.2. ст.12.3 КоАП).
Для целей бухгалтерского и налогового учета ТН – это обязательный первичный документ. Именно этот документ по закону подтверждает расходы на транспортировку грузов по договору перевозки (ч.1 ст.9 Закона от 06.12.2011 №402-ФЗ, п.1 ст.252 НК, письма ФНС от 02.07.2019 № СД-4-3/12855, Минфина от 15.10.2018 №03-03-06/1/73696 и 28.08.2018 № 03-03-06/1/61110). Без ТН покупатель груза не сможет обосновать расходы на доставку, так как именно этот документ подтверждает заключение договора перевозки. В результате инспекторы на проверке снимут расходы и начислят штраф по статье 122 НК в размере 20 процентов от суммы недоимки, а также пени за несвоевременную оплату налога.

Но расходы на перевозку ТН подтверждает, только если в ней указали стоимость услуг. При отсутствии этих данных документ подтвердит только факт перевозки. Такие разъяснения дала ФНС в письме от 10.08.2018 № АС-4-15/15570. Чтобы принять к учету расходы, в дополнение к ТН без стоимости услуг оформите другой двусторонний первичный документ, которым определите стоимость перевозки. По мнению ФНС, таким документом может быть УПД. В этом случае, кроме обязательных для первичного документа реквизитов, внесите данные, которые нужны, чтобы подтвердить вычет НДС. Как составлять и применять такие документы, ФНС разъяснила в письме от 21.10.2013 №ММВ-20-3/96. В договоре можно закрепить условие, какими документами его стороны оформляют операции.

В транспортную накладную можно вносить исправления. Если при заполнении транспортной накладной допущена ошибка, ее исправляют следующим образом (ч.7 ст.9 Закона № 402-ФЗ, п.п. 4.2, 4.3 Положения о документах и документообороте в бухгалтерском учете, п.16 Положения №34н, п.11 Правил перевозок грузов автомобильным транспортом):

1)ошибочную запись зачеркивают одной чертой так, чтобы ее можно было прочитать;

2) Вносят корректную запись;

3) Делают оговорку «исправлено» и указывают дату исправления;

4) Заверяют исправления подписями составивших ее лиц с указанием их фамилий и инициалов (иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц).

Образец заполнения ТН — 2021

До введения транспортной накладной (ТН) применялся другой документ: товарно-транспортная накладная (ТТН). Однако после того, как в практику вошла первая, отмены второй не произошло. Сейчас используются оба документа: и ТН, и ТТН. В чем разница между ними?

Товарно-транспортная накладная (ТТН):

• Служит для учета движения товаров между продавцом и покупателем.
• Подтверждает правомерность перевозки при проверке на дороге.
• Включает два раздела: товарный и транспортный. В них указываются сведения о грузе и этапах его транспортировки.
• Служит основанием для (а) расчетов за грузоперевозку автотранспортом, (б) списания товаров отправителем и оприходования их получателем.
• Заполняется в четырех экземплярах. Более подробно о правилах выдачи ТТН, бланк и образец — здесь >>

Транспортная накладная (ТН):

• Подтверждает заключение договора грузоперевозки.
• Подтверждает правомерность перевозки.
• Включает только транспортный раздел. Он содержит сведения о перевозчике, грузоотправителе, получателе, условиях перевозки, а также данные, подтверждающие факт транспортировки груза и затраты на нее.
• Включает сведения о таре, используемой для грузоперевозки, о способе упаковки, о маркировке, о грузовых местах: их массе, объеме, размерах. В ТТН нет этой информации.
• Включает указания грузоотправителя о нужных параметрах автомобиля, данные об условиях перевозки, о фактическом состоянии груза, пломб, тары и упаковки, оговорки и замечания перевозчика. В ТТН эти сведения не указываются.
• Не включает номеров телефонов юрлиц (отправителей, получателей, перевозчиков), но содержит номера лиц, ответственных за перевозку.
• Не требует подписей должностных лиц, разрешивших отпуск груза, и лиц, отпустивших груз. Также не нужна подпись бухгалтера, главного или старшего. В ТТН должны быть все эти подписи — в товарном разделе.
• Не включает сведений о плательщике — наименования, адреса, банковских реквизитов, — в отличие от ТТН.
• Служит основанием для расчетов за перевозку груза автотранспортом.
• Подтверждает расходы на автоперевозку.
• Не может служить основанием для оприходования ТМЦ покупателем и для списания их поставщиком. В ТН нет раздела с нужной информацией: не приводится цена за единицу товара и общая стоимость всех перевозимых товаров. Можно указать только объявленную стоимость груза. Тогда в случае недостачи или порчи товара по вине перевозчика можно будет рассчитать сумму компенсации.
• Заполняется в трех экземплярах. Инструкция по оформлению транспортной накладной, пример заполнения и пустой бланк на 2021 год — ниже.

В 2021 форма транспортной накладной заполняется в соответствии с обновленными Правилами перевозки грузов:

• Грузоотправитель должен заполнить в документе пункты 1-6 и 16 («Грузоотправитель», «Грузополучатель», «Наименование груза», «Сопроводительные документы на груз», «Указания грузоотправителя», «Прием груза», «Дата составления, подписи сторон»).
• Грузоперевозчик должен определить (по согласованию с отправителем) условия транспортировки. Он заполняет (в своей части) пункты 8-11, 13, 15, 16 ТН («Условия перевозки», «Информация о принятии заказа к исполнению», «Перевозчик», «Транспортное средство», «Прочие условия», «Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы», «Дата составления, подписи сторон»).

При транспортировке опасных грузов или при использовании крупногабаритного или тяжеловесного транспорта в пункте 13 при необходимости указываются сведения о маршруте следования, а также о номере, дате и сроке действия специального разрешения.

• Водитель подписывает транспортную накладную в пунктах 6 и 7 («Прием груза», «Сдача груза»), заполняет пункт 15 («Стоимость услуг перевозчика и порядок расчета провозной платы» — здесь указывается размер провозной платы), при необходимости — пункт 12 («Оговорки и замечания перевозчика» — здесь приводятся замечания о фактическом состоянии груза, тары, упаковки, маркировки, опломбирования — при сдаче груза, изменении условий перевозки — при выгрузке). В пути водитель по мере необходимости вправе делать отметки об изменении условий транспортировки (пункт 12) и переадресовке (пункт 14 «Переадресовка»).
• Грузополучатель заполняет в транспортной накладной пункт 7 («Сдача груза»).
• В пункте 5 («Указания грузоотправителя») приводится объявленная отправителем ценность груза. Она не должна быть больше его действительной стоимости.
• Отсутствие записи в бланке накладной на перевозку груза подтверждается прочерком. Пустых полей в документе быть не должно.
• При отсутствии записей в пункте 8 применяются общие условия по Правилам перевозки грузов и Федеральному закону «Устав автомобильного транспорта и городского наземного электрического транспорта».
• Транспортная накладная составляется в трех экземплярах: для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика. Все экземпляры являются оригиналами.
• Транспортная накладная подписывается грузоотправителем и перевозчиком или их уполномоченными лицами. Исправления заверяются этими же подписями.
• В бланк накладной на перевозку груза включается информация обо всех партиях груза, перевозимых в одном транспорте.
• Если задействовано несколько автомобилей, количество экземпляров транспортной накладной должно быть соответствовать их количеству: на каждый автомобиль — три ТН.

Скачать бланк

Хотите забыть о проблемах с оформлением новой транспортной накладной раз и навсегда? Интернет-сервис МойСклад специально для вас разработал систему автоматического заполнения и печати всех необходимых бухгалтерских документов. Для работы с ним вам потребуется только компьютер с принтером и доступ в интернет. И вы сможете оформлять и печатать документы в любое время суток и из любого места, где бы вы ни находились.

В общем случае — грузоотправитель, если иное не предусмотрено договором перевозки. Но это может быть неудобно, так как отправитель, заполнив свою часть документа, должен будет передать оригинал водителю вместе с грузом. Тот, вместо того чтобы везти товар напрямую получателю, должен будет сначала съездить в офис компании-перевозчика с транспортной накладной, чтобы ее заполнили ответственные лица. И только после этого водитель займется доставкой груза. Удобнее предусмотреть в договоре, что транспортную накладную оформит грузоперевозчик. Тогда транспортная компания заполняет свою часть бланка в своем офисе, оригинал передается водителю, и тот отвозит его грузоотправителю, выезжая за грузом.

• Штрафы за нарушения по онлайн-кассам в 2021 году
• Работа с маркетплейсами: как выбрать площадку и с чего начать продажи
• Обязательные реквизиты чеков ККТ и БСО в 2021 году
• Ozon или Wildberries: где выгоднее торговать? Сравниваем маркетплейсы
• Вопросы и ответы про маркировку товаров
• Кто может быть самозанятым в 2021 году
• Кому нужно ставить кассовый аппарат?

Рассмотрим пункты 7 и 23 правил перевозок грузов:

Заключение договора перевозки груза подтверждается транспортной накладной, составленной, если иное не предусмотрено договором перевозки груза, грузоотправителем по форме согласно приложению N 4 на бумажном носителе или в виде электронной транспортной накладной.
…
23. Составление (формирование) транспортной накладной или заказа-наряда в случае перевозки грузов для личных, семейных, домашних или иных, не связанных с осуществлением предпринимательской деятельности нужд, может осуществлять перевозчик (фрахтовщик) по согласованию с грузоотправителем (фрахтователем), если это предусмотрено соглашением сторон.

По умолчанию транспортную накладную составляет грузоотправитель, то есть человек или организация, которые передают груз перевозчику (транспортной компании).

В случае перевозки груза для личных, семейных или домашних нужд транспортную накладную может оформить перевозчик (транспортная компания).

Важно понимать, что изначально транспортная накладная заполняется не полностью. Некоторые поля должны быть оставлены пустыми, т.к. они заполняются в процессе перевозки, либо при погрузке или выгрузке груза.

28. Перевозчик (водитель) по завершении погрузки подписывает транспортную накладную и в случае необходимости указывает свои замечания и оговорки при приеме груза в пункте 12 транспортной накладной на бумажном носителе или в электронной транспортной накладной.

70. В случае оформления транспортной накладной на бумажном носителе при подаче транспортного средства под выгрузку грузополучатель вносит в транспортную накладную в присутствии перевозчика (водителя) фактические дату и время подачи транспортного средства под выгрузку, а также состояние груза, тары, упаковки, маркировки и опломбирования, массу груза и количество грузовых мест.

Например, после завершения погрузки водитель подписывает накладную и указывает в ней свои замечания. А при разгрузке транспортного средства в накладную вносит данные грузополучатель.

То есть, транспортная накладная, которая предъявляется сотрудникам ГИБДД, должна быть заполнена не полностью.

10. Транспортная накладная составляется (формируется) на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном транспортном средстве.

Транспортная накладная составляется на бумажном носителе в 3 экземплярах (оригиналах) соответственно для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика или формируется в виде электронной транспортной накладной.

Минимальное количество накладных — 3 экземпляра (для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика). Если автомобиль выполняет несколько аналогичных перевозок, то для них допускается составить одну накладную.

12. В случае погрузки подлежащего перевозке груза на различные транспортные средства составляется (формируется) такое количество транспортных накладных, которое соответствует количеству используемых транспортных средств.

Если груз перевозится на нескольких транспортных средствах, то количество накладных должно соответствовать количеству транспортных средств. Причем каждая из накладных должна быть в 3-х экземплярах.

Правила перевозок груза автомобилем описаны в правительственном постановлении №2200 от 21 декабря 2020 года. Они заменили собой правила, утвержденные постановлением Правительства №272 от 15 апреля 2011 года, которые утратили силу. Форма транспортной накладной является Приложением №4 к этим Правилам.

Бумага удостоверяет расходы на перевозку в соответствии с письмом ФНС от 21 марта 2012 года №ЕД-4-3/4681@. При выездной проверке при наличии у компании таких расходов налоговая проверяет эти документы.

Об обязательном использовании транспортной накладной говорит и Минфин в своем письме от 20 июля 2015 года №03-03-06/1/41407.

К сведению! Новые правила будут действовать до 1 января 2027 года. Они внесли несколько изменений в бланк транспортной накладной.

Транспортная накладная 2021 в 1С — образец

Согласно новым правилам, ТН может быть сформирована как на бумажном носителе, так и в электронной форме (ранее электронная форма для ТН не была предусмотрена). Однако электронный способ станет доступен только с 01.01.2022. К этой дате ФНС (в сотрудничестве с Минтрансом) должны разработать формат ее представления.

Среди новшеств в бланке можно отметить:

• новые поля, которые нужно заполнять, если грузоотправитель является экспедитором (например, нужно дополнительно указать реквизиты юрлица — заказчика перевозки);
• в разделе «Прием груза» отражают сведения о лице, от которого забирается груз;
• нужно указывать код типа владения транспортным средством (собственность, аренда или лизинг);
• скорректирован раздел, в котором отражают стоимость услуг перевозчика.

В письме от 26.03.2021 № Д3/6976-ИС Минтранс указал, что все поля транспортной накладной обязательны к заполнению, за исключением случаев, когда информация имеет отметку «(при необходимости)».

Ее оформление происходит при перевозке ТМЦ от одного владельца к другому. Сама доставка производится самостоятельно силами компании-отправителя или при содействии компании-перевозчика (третье лицо). Тот, кто отправляет груз, выписывает и накладную (его изначальный собственник для отчуждения права или одно из подразделений предприятия-собственника в адрес другого). При использовании услуг коммерческой перевозки договор на них может составляться отправителем или получателем. Тогда обсуждаемый документ может выписываться той или другой стороной.

Первый позволяет перемещать имущество от одного пункта в другой. По этой бумаге происходит списание с баланса грузоотправителя в счет нового владельца. Ключевой момент — наличие автотранспортного средства в этой схеме. Это действие может происходить не в виде сделки между двумя фигурантами, а в качестве пересылки ТМЦ между отделениями одной организации.

ТН (второй из представленных) необходим конкретно при осуществлении продажи и переходе права на собственность. При этом неважно задействован здесь транспорт или нет.

Для опытных специалистов ее составление не составляет труда, поскольку бланк со значениями готов к оформлению. Нужно лишь знать, что и куда вписывать.

Пошаговый инструктаж:

1. Сначала документу присваиваем № и указываем его (используя внутреннюю нумерацию, принятую на предприятии), проставляем дату.
2. В строчку «грузоотправитель» пишем информацию о компании, отправляющей ТМЦ (с полным названием, геолокацией и работающим телефоном).
3. По аналогии прописываем сведения об адресанте в пункте «грузополучатель».
4. Там, где стоит слово «плательщик», надо вписать фирму, оплачивающую услуги по перевозке.
5. Рядом со всеми сторонами сделки надо написать верные коды ОКПО.

Поскольку это учетный документ, то следует соблюдать нормы его оформления. Он в обязательном порядке будет задействован в бухучете, если удостоверяет реальный факт хозяйственной жизни предприятия. Нельзя недописать информацию в нужных ячейках, делать простые помарки поверх готового варианта, неточно представлять здесь информацию и пр. Исправления должны заверяться с простановкой даты их внесения. Ответственные лица расписываются и оставляют здесь свои Ф.И.О. Первичную документацию разрешено составлять на бумажном носителе или хранить в виде электронного экземпляра. Но поскольку здесь идет речь о сопроводительном документе, то он делается исключительно в бумажной версии. Его предстоит доставить по условленным адресам и собрать подписи.

Несмотря на разрешение не использовать унифицированный формат, структурированность в ТТ-накладной обязательно имеется. Все нужно излагать четко и информативно. В начале ведения хоздеятельности можно взять в открытом доступе распространенные примеры. Но в дальнейшем рекомендуется отладить работу и применять типовые формы. Помочь в составлении помогут специализированные программы.

Если используется стандартизированный бланк, то для опытных сотрудников его оформление не станет чем-то затруднительным. Однако, государство в свое время разрешило не пользоваться разработанными ранее форматами первичных документов. Предприятия как хозяйствующие субъекты могут разрабатывать их сами. Транспортирующие организации и заказчики постоянно имеют дело с этими накладными. Это несколько усложняет процесс работы для последующих фигурантов.

В стандарте предполагается оформление нескольких разделов. Если налоговая инспекция будет придираться к неправильно оформленной документации и выпишет штраф, то его сумма будет варьироваться в зависимости от категории проступка. К тому же ответственность уполномоченного лица расценивается ниже и при недочетах штрафы приходят на его имя в меньшем размере, чем для целой компании. Нужно возложить контрольные функции на главбуха. И обеспечить его хорошим программным обеспечением на компьютере. То же самое касается складских работников. Автоматизация работы упростит процесс ее исполнения и минимизирует ошибки. Зачастую проблемы возникают именно при заполнении 2 транспортного раздела ТТН.

Выше упоминалось понятие ТОРГ-12. Это форма Т-накладной (а именно «товарная»). Она стандартизирована на государственном уровне. Здесь также присутствуют столбцы и строчки со значением, которые следует заполнить. Предоставляется частная информация об участниках и используется общероссийская кодировка.

ТТ-накладная оформляется, если для доставки привлекается транспорт (с его полным описанием), а с вышеупомянутой можно обойтись и без него. Первую разрешено использовать при совершении продаж и при простом перемещении груза. А вторая требуется исключительно при наличии товарно-денежных отношений. Она более обширна и включает много сведений (в т.ч. условия совершения сделки, количество ТМЦ, стоимость, НДС).

Кроме того, существует другое понятие ТН («транспортная»). Предназначена для автогрузовой перевозки.

С 1 января 2022 года электронные перевозочные документы приравняются к бумажным. Сейчас компании могут использовать электронные накладные, но взаимодействие с государством происходит по-прежнему в бумажном виде. Компании сами выбирают, переходить на ЭТрН или нет.

Транспортную накладную теперь можно составить:

— в бумажном виде в 3 экземплярах для грузоотправителя, грузополучателя и перевозчика;

— в электронном виде, подписанном УКЭП (усиленной квалифицированной электронной подписью).

Несмотря на то, что правительство ввело понятия «электронная транспортная накладная», «электронный заказ-наряд», «электронная сопроводительная ведомость», но передавать данные в Минтранс и ФНС можно будет только с 2022 года. Сейчас по-прежнему передавать документы государственным службам нужно в бумажном виде.

Как правильно заполнить новую форму транспортной накладной с 2021 года

Товарно-транспортная накладная (ТТН) – это первичный учетный документ, изначально предназначавшийся для учета движения товарно-материальных ценностей (ТМЦ) и расчетов за их перевозки автомобильным транспортом.

Простыми словами, товарно-транспортная накладная – это документ, который определяет взаимоотношению между продавцом и покупателем (контрагентами по договору), с помощью которого осуществляется учет транспортных коммерческих перевозок.

Постановление Правительства РФ от 21 декабря 2020 г.: С 1 января 2021 года утверждены новые правила грузовых перевозок со сроком действия до 2027 года и действует новая ТТН по форме «1Т». Такое изменение позволит отследить движение денежных средств при оплате услуг по транспортировке и уменьшить количество посредников, принимающих участие в одной операции по доставке груза.

Товарно-транспортную накладную в обязательном порядке выписывают в случае перевозки этилового спирта, алкогольной или спиртосодержащей продукции, причем независимо от того, перевозка происходит силами грузоотправителя или же он нанимает перевозчика. Оформление ТТН обязательно даже в случае, когда перевозка осуществляется между собственными складами или между обособленными подразделениями организации (о чем пишут в своих Письмах Росакогольрегулирование и Министерство финансов России).

ТТН можно составлять и при перевозке других грузов. Но расходы на доставку для налога на прибыль этот документ не подтверждает – нужна транспортная накладная. Ее оформляют при заключении договора перевозки автомобильным транспортом. Она подтверждает прием и сдачу груза перевозчиком и расходы на перевозку для налога на прибыль.

Первая часть формы предусматривает внесение следующей информации:

• Объёмы груза;
• Наименование товара;
• Параметры и характеристики продукции;
• Информация об отправителе и грузополучателе.

За счёт этой части применяемая при грузоперевозках ТТН даёт основания, чтобы списать отправляемый груз со склада грузоотправителя, а также подтвердить прибытие к получателю. Потому эту часть документа называют товарной. Вторая часть уже является транспортной. Здесь вносится информация следующая информация:

• Информация о перевозке;
• Транспортной компании;
• Водителе;
• Марке используемого автомобиля;
• Километраже доставки;
• Времени перевозки;
• Товаре и пр.

Так как ТТН является важным для бухгалтерского учета документом, при его оформлении и заполнении необходимо четко соблюсти все требования и использовать ТТН образец.

Также, есть возможность формировать товарно-транспортную накладную при помощи специализированной бухгалтерской программы или заполнить онлайн. Так проще, так как заполненный бланк шаблон автоматически сформируется после заполнения всех данных.

Для передачи электронных перевозочных документов (транспортной накладной, заказ-наряда) потребуется заключить соглашение об оказании таких услуг с оператором.

Несмотря на введение понятия «электронная транспортная накладная» данные в Налоговую инспекцию и Министерство транспорта необходимо по-прежнему передавать на бумаге. Электронный документооборот с государственными структурами будет доступен только с 2022 года.

Обновленная форма транспортной накладной состоит из заголовка и разделов (17), заполнение каждого из них не является обязательным условием. Одним из уточнением 2021 года — отсутствие пустых строк, если какие-то строки не требуют заполнения, то в них обязательно ставятся прочерки.

Заполнение документа происходит в несколько этапов:

• до начала погрузки,
• в период перемещения груза,
• после доставки товара.

Бремя оформления товарно-транспортной накладной может лежать на собственнике товара (продавце) если перевозкой занимается собственник самостоятельно. Если же в отношениях между грузоотправителем или грузополучателем есть посредник, который осуществляет транспортировку ТМЦ, то необходим отдельный договор с грузоперевозчиком. В зависимости от того, какая из сторон нанимает посредника, и возникает обязанность по составлению ТТН.

Если для совершения перевозки необходима ТТН, важно знать кто и как должен ее заполнять.

Кто доставляет товар покупателю	Кто составляет транспортную накладную	Грузоотправитель	Грузополучатель
Сам продавец Цена перевозки выделена в договоре отдельно	Продавец товара	Продавец	Покупатель
Перевозчик Договор с перевозчиком заключил продавец	1. Продавец 2. Перевозчик или экспедитор от имени продавца по доверенности	Продавец	Покупатель
Перевозчик Договор заключен покупателем товара	1. Покупатель 2. Перевозчик от имени покупателя по доверенности	Покупатель	Покупатель
Сам продавец Цена перевозки в договоре не выделена – выходит в стоимость товаров	ТТН не составляется по причине отсутствия договора перевозки	–	–
Сам покупатель	–	–	–

Пошаговая инструкция заполнения ТТН:

1. На выбранном образец ТТН заполняется дата и присваивается соответствующий номер накладной. Например, если это третья по счету накладная, которая оформлена вашей организацией, то должен быть присвоен номер 3;
2. Заполните разделы ТТН. Первоочередно пропишите информацию о грузоотправителе. Такая информация должна быть полной – включите полное наименование организации, юридический адрес, реквизиты и иные характеристики;
3. Повторите второй пункт по отношению к разделу с информацией о грузополучателе;
4. Заполните раздел «Плательщик» – укажите фирму, которая будет осуществлять оплату услуг по перевозке товара;
5. Заполните форму ОКПО напротив каждой стороны отношений (грузоотправитель, грузополучатель, плательщик и т.д.).

Используйте унифицированный бланк из приложения № 4 к постановлению правительства № 2200. Структурированная форма отвечает требованиям к первичной документации, заявленным в законодательстве о бухучете. Но разрешено работать и по другим формам. Например, доработав унифицированный бланк или создав индивидуальную структуру. Но унифицированный бланк транспортной накладной используется чаще всего.

Чтобы правильно заполнить бланк, ответственному работнику важно учитывать требования:

1. Документ является подтверждением факта заключения договора на транспортировку груза.
2. Один бланк ТП оформляется на один рейс транспортного средства, независимо от количества партий. Исключение: условия договора предусматривают иной порядок.
3. Если одна партия товара доставляется несколькими автомобилями, то придется оформить отдельную ТН на каждое транспортное средство.
4. В стандартной ситуации образец заполнения ТН на перевозку груза оформляется в трех экземплярах, по одному — для каждой из сторон-участников: отправитель, перевозчик и получатель. Но количество сторон уменьшается, например, когда перевозку выполняет покупатель или продавец.
5. По общим правилам, оформляет документ отправитель. То есть лицо, которое совершает отгрузку товара. Но стороны предусматривают и иные условия в договоре.
6. При любых исправлениях в уже составленном документе корректирующая запись заверяется подписью ответственного лица с расшифровкой должности и Ф.И.О.

ВАЖНО! Накладную подписывают только ответственные лица, уполномоченные на совершение таких действий учредительными документами или доверенностями.

Транспортная накладная: нюансы заполнения

Пункт 1 и 2. Данные о Грузоотправителе и Грузополучателе: наименование, ИНН, адрес, банковские реквизиты.

• в разделе 1 «Грузоотправитель» предусмотрено место для отметки о том, что грузоотправителем является экспедитор;
• добавлен раздел 1а, в котором при необходимости указываются сведения о клиенте (заказчике организации перевозки);

Пункт 3. Записывается отгрузочное наименование груза, размеры (высота, ширина и длина) в метрах, объем грузовых мест в кубических метрах и масса нетто (брутто) грузовых мест в килограммах.

• в пункте 3 «Груз» требуется, указывать объявленную стоимость (ценность) груза и реквизиты документа, подтверждающего отгрузку товаров;

Пункт 4. Указываются сопроводительные документы на груз, это могут быть различные сертификаты, паспорта и т.д.

Пункт 5. Тут при необходимости вписываются особые требования к грузоперевозке от грузоотправителя – параметры транспортного средства и указания, необходимые для выполнения фитосанитарных, санитарных, карантинных, таможенных и прочих требований.

Пункт 6. В данном пункте отмечается Лицо, от которого забирается груз, Масса груза, Адрес, Дата, Время погрузки и номер пломбы.

• в пункте 6 «Прием груза» дополнительно вносятся сведения о лице, от которого забирается груз, проставляется подпись этого лица, а также при необходимости подпись перевозчика;

Пункт 7. Указывается Адрес, Дата, Время разгрузки товара и номер пломбы.

Пункт 8. Условия перевозки. Сюда вносят или выбирают из представленных, некоторые условия перевозки или временного складского хранения.

Пункт 9. Сюда записываются ФИО лица ответственного за грузоперевозку товара.

Пункт 10. Этот пункт заполняет компания-экспедитор, выполняющая перевозку.

Пункт 11. Записывается информация о транспортном средстве: марка, грузоподъемность и регистрационный номер.

• пункт 11 «Транспортное средство» дополнен сведениями о типе владения ТС («1» — собственность; «2» — аренда; «3» — лизинг).

Пункт 12. Тут заполняются пункты о фактическом состоянии груза, упаковки при его загрузке и при отгрузке.

Пункт 13. Заполняется для перевозки опасных, температурных, негабаритных грузов.

Пункт 14. Требует заполнения, если изменилось место доставки груза.

Пункт 15. Ставятся подписи сторон.

Пункт 16. В этом пункте записывается стоимость услуг грузоперевозки, порядок расчета, и размер провозной платы.

Пункт 17. Сюда можно вписать нарушения при осуществлении грузоперевозки.

Мы рекомендуем грузоотправителю перед перевозкой подготовить ТрН в 5 оригинальных экземплярах:

1-й образец остается у грузоотправителя в подтверждение приема груза водителем, остальные уезжают вместе с грузом. Все экземляры должны быть подписаны водителем при получении груза.

Затем на выгрузке 4 бланка ТН отдаются получателю для заверения его печатью и подписью. Из них:

2–й образец ТН остается у грузополучателя

3, 4 и 5-й отдаются водителю. Эти бланки транспортной накладной уже распределяются между перевозчиком (один экземпляр), экспедитором (один экземпляр), а последний затем отправляется грузополучателю для подтверждения факта окончания перевозки и передачи материальных ценностей получателю в полном объеме и без претензий.

1) Грузоотправителю: нет документа подтверждающего прием груза водителем, а также подтверждения доставки товара до получателя. Поэтому «размыта» ответственность транспортной компании и получателя перед отправителем.

Следствие: при конфликтной ситуации не найдешь концов!

2) Грузополучателю: трудно сравнить груз (общий вес, количество единиц и т.д.), погруженный на складе отправителя, с фактически пришедшим на выгрузку.

3) Транспортной компании: нет подтверждения факта перевозки для налоговой. При спорной ситуации по сохранности груза перевозчик находится между отправителем и получателем, как «между молотом и наковальней».

4) Хотя есть ИСКЛЮЧЕНИЕ: довольны остаются контролирующие органы на дороге, которые могут под угрозой постановки машины с грузом на штраф-стоянку оштрафовать водителя.

Транспортная компания «ДА-ТРАНС» рекомендует готовить перевозочные документы в полном объеме! Отправка груза без сопроводительных транспортных документов заметно усложняет жизнь всем участникам процесса доставки!

Несмотря на кажущуюся простоту бланка ТТН, иногда возникают вопросы, как его правильно заполнить. Оформление начинается с вводной части. Сложности могут возникнуть при внесении кодов в таблицу, расположенную в верхнем правом углу лицевой стороны ТТН. Необходимо указать коды:

1. ОКУД (код управленческой документации). Каждому управленческому документу присвоен свой уникальный код. Для товарно-транспортной накладной это 0345009.
2. ОКПО (код предприятий и организаций). ОКПО присваивается при создании юридического лица и носит индивидуальный характер. Проще всего выяснить ОКПО по ИНН, например, здесь.

При должной внимательности ошибиться при заполнении товарно-транспортной накладной сложно. Тем не менее сотрудники, заполняющие форму ТТН, иногда допускают описки и ошибки при указании веса груза (указывают в килограммах вместо тонн), арифметических расчетах общего веса товара и т. п.

ВАЖНО! Допущенные ошибки могут повлечь за собой существенные финансовые потери.

Как мы уже уточнили ранее, форма бланка товарно-транспортной накладной имеет две части. Товарный раздел заполняется грузоотправителем, транспортный – непосредственно отправителем и перевозчиком груза.

Рассмотрим подробнее образец заполнения накладной по отдельности для каждого раздела. Для начала оформление товарно-транспортной накладной, заполняемой грузоотправителем.

В этом разделе накладной, товароотправитель должен внести порядковый номер бланка и дату его оформления. Помимо этого он должен внести сведения сторон и всю необходимую информацию по отправке товара. К таким данным относятся:

• название груза;
• его количество;
• тип пакования товара;
• количество занятых мест в транспорте;
• стоимость этой партии.

Далее требуется обратить внимание на строчки «Грузоотправитель» и «Грузополучатель». Здесь необходимо внести названия обеих сторон, их юридические адреса и контактные номера телефонов. Возле этих полей имеется таблица, в которую нужно записать регистрационные номера учреждений (ОКПО). Стоит отметить, что законодательством не предусмотрено точное заполнение этих полей, следовательно, там делают запись на своё усмотрение.

Следующей строкой является «Плательщик». В большинстве случаях в его роли выступает сам грузоотправитель. Здесь необходимо указать точные банковские данные этой стороны. В этой же части вносятся все данные о партии груза, если таковы имеются. Также можно отметить тот факт, что название, количество и стоимость в товарно-транспортных накладных в основном повторяются в обычных бланках. Следовательно, когда такие данные уже записаны в ТТН, оба субъекта могут не составлять дополнительно товарные документы.

Для выписки товарно-транспортной накладной используется унифицированная форма – Типовая межотраслевая форма № 1-Т. Она подходит для большинства грузов. Для некоторых отправлений используются специальные отраслевые бланки ТТН.

С 2011 года применяется новый бланк товарно-транспортной накладной. Его отличие от старого заключается в отсутствии полей для информации о списании и оприходовании груза.

В ТТН по форме 1-Т в 2021 году указываются следующие сведения:

• Информация об отправителе и получателе груза.
• Наименование груза.
• Перечень сопроводительной документации для отправления (сертификаты, паспорта качества и т. д.).
• Указания отправителя груза (информация о ценности отправления).
• Дата и время приема и сдачи груза.
• Требования к условиям перевозки.
• Информация о принятии заявки на транспортировку груза к исполнению.
• Информация о перевозчике.
• Информация о транспортном средстве.
• Замечания и оговорки.
• Прочие требования.
• Информация о переадресовке (при изменении адреса получения груза в процессе транспортировки).
• Стоимость транспортировки груза и порядок расчета.
• Дата составления ТТН и подписи сторон.
• Отметки отправителя, перевозчика и получателя груза.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Предлагаем также бесплатно скачать образец ТТН в новом формате с заполненными полями, который поможет вам правильно внести сведения в вашу товарно-транспортную накладную.

Часто выписываете товарно-транспортные накладные и хотите оптимизировать процесс их оформления? Воспользуйтесь сервисом КУБ, который позволяет заполнять ТТН и другие документы онлайн в автоматическом режиме.

Хватит тратить время на заполнение шаблонов и бланков

Сервис КУБ помогает выставлять счета за 20 секунд и готовить другие документы без единой ошибки, за счет полной автоматизации заполнения шаблонов.

КУБ – новый стандарт выставления и отправки счетов покупателям.

Начать использовать КУБ прямо сейчас

14 дней
БЕСПЛАТНЫЙ
ДОСТУП

Транспортная накладная для перевозок грузов автомобильным транспортом составляется на одну или несколько партий груза, перевозимых на одном автомобиле.

Необходимо обратить внимание на оформление транспортной накладной в случае, если груз, который необходимо перевезти, грузится на разные транспортные средства.

В таком случае документов заполняется несколько: количество накладных соответствует количеству автомобилей.

Похожие записи:

• Какие действия после вступления в наследство
• Госпошлина с наследства по завещанию
• Делится ли квартира полученная по завещанию при разводе