28.09.2021

Как заверить копию заявления

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверить копию заявления». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. «Копия верна», или Как правильно заверять документы

2. Как правильно заверить копию документа

3. Свидетельствование верности копий документов

4. Как заверить копию бумажного документа

5. Как заверить документы для суда?

6. Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе

Законодательство не содержит запрета делать от руки отметки с надписью «Верно» на откопированных материалах. Этот метод используют достаточно часто. В то время как штампы применяют не всегда: чаще всего изготавливают их на крупных предприятиях, которым необходимо ежедневно заверять большое количество документации, при помощи штампа это делать удобнее.

Вот пример, как заверить ксерокопию приказа от руки.

«Копия верна», или Как правильно заверять документы

Заверять цифровой документ необходимо в зависимости от адресата и законодательства. Существуют разные виды электронной подписи, предусмотренные Федеральным законом № 63-ФЗ (простая, усиленная неквалифицированная, усиленная квалифицированная), которые необходимы в разных ситуациях. Их изготавливают специализированные компании. Обычно в печать «Копия верна» для цифровых документов включают несколько элементов:

слова о подписании документа цифровой подписью;
номер сертификата ключа подписи;
фамилию, имя и отчество собственника сертификата;
период годности сертификата.

Иногда в штамп добавляют эмблему компании или торговую марку.

Заверить копии документов для получения сертификата могут:

Руководитель или уполномоченное лицо организации / ИП, на которую выдаётся сертификат. При этом на копии должна стоять печать. Если организация/ИП работает без печати, то этот способ не подойдёт.
Нотариус
Наш сервисный центр
Если договор заключен с обслуживающей бухгалтерией, то копии документов также может заверить руководитель или представитель ОБ.

Документы нужно заверять ручкой с синими чернилами, нельзя использовать факсимиле.
Копии с копий и исправления в документах не допускаются.

\n\n

ГОСТ Р 7.0.97-2016 не предусматривает проставление штампа «Копия верна». В то же время можно использовать сочетание двух штампов — «Копия» и «Верно». Первый из них будет обозначать, что соответствующий документ воспроизводит оригинал, но сам таковым не является. Второй штамп нужен для того, чтобы сделать отметку о заверении копии.

Согласно ГОСТ Р 7.0.97-2016, отметку о заверении копии нужно проставить под реквизитом «подпись». Госстандарт умалчивает, что надо делать, если в оригинале нет такого реквизита. На наш взгляд, в такой ситуации заверительную отметку нужно разместить под последним текстовым элементом документа.

Вид этой отметки зависит от того, для каких целей изготовлена копия. Если она будет использована исключительно для нужд того лица, которое ее заверяет (т.е. внутри организации), то достаточно написать слово «Верно» или поставить соответствующий штамп, обозначить дату заверения, должность лица, заверившего копию (или отметить, что заверительную надпись сделал ИП), а также его фамилию и инициалы. Эти записи удостоверяются собственноручной подписью указанного должностного лица (или ИП). Если в организации (подразделении) или у ИП есть печать, то по желанию можно проставить ее оттиск.

Если же копия выдается для предъявления третьим лицам, то помимо названных выше реквизитов, надо указать место хранения документа, с которого изготовлена копия. А подпись должностного лица нужно дополнительно заверить печатью организации (если таковая есть в компании). Оттиск печати проставляется так, чтобы он не закрывал подпись того, кто удостоверил верность копии (п. 5.24 и 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016). Нужна ли на копиях для «внешнего» использования печать ИП (если она у него имеется)? В госстандарте нет ответа на этот вопрос. Следовательно, формально, ИП может не ставить свою печать.

Заверение копий документов, предоставляемых клиентом — юридическим лицом, может быть осуществлено следующими работниками клиента — юридического лица (по выбору клиента):

Руководителем юридического лица
Полномочия руководителя юридического лица подтверждаются выпиской из ЕГРЮЛ на данное юридическое лицо, где в разделе «Сведения о физических лицах, имеющих право без доверенности действовать от имени юридического лица» указаны должность, фамилия, имя и отчество лица, заверившего копии.
Главным бухгалтером
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении главного бухгалтера с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. главного бухгалтера. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим главным бухгалтером.
Работником отдела кадров (отдела персонала, кадровой службы и т.п.)
Клиентом — юридическим лицом предоставляется копия приказа о назначении работника отдела кадров с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника. Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником отдела кадров.
Иным работником юридического лица.
Клиентом — юридическим лицом предоставляется:
- копия приказа о назначении данного работника с указанием наименования юридического лица, должности и Ф.И.О. данного работника
- копия приказа о наделении данного работника полномочиями по заверени копий юридического лица.
Копия приказа может быть заверена руководителем юридического лица или самим работником.
Любым физическим лицом (в том числе НЕ состоящим в трудовых отношениях с юридическим лицом).
Данным лицом предоставляется оригинал доверенности от имени юридического лица (с подписью руководителя юридического лица и печатью данного юридического лица), в которой:
- имеется полномочие предоставлять (передавать) необходимые документы и заверять их копии от имени юридического лица, ИЛИ /И
- имеется полномочие осуществлять действия от имени руководителя юридического лица или осуществлять все юридически значимые действия от имени юридического лица.
Оригинал доверенности предъявляется в АО «ЦентрИнформ», копия заверенная уполномоченным лицом остается в АО «ЦентрИнформ».

Как правильно заверить копию документа

проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
должность лица, заверившего копию,
личная подпись лица, заверившего копию,
расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
дата заверения,
печать организации/ИП.
в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Пример

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Обратите внимание!

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

копия паспорта — 3-х дней
копии остальных документов — 1 месяца

Начнём с определения понятия заверенной копии документа. Это копия, на которой в соответствии с установленным порядком указаны реквизиты, обеспечивающие её юридическую значимость.

В заверенной копии должны быть:

надписи «Верно», «Копия верна»;
должность лица, заверившего копию или сведения о его представителе по доверенности;
личная подпись заверителя или его представителя;
расшифровка подписи;
дата заверения.

Документ, свидетельствующий о последовательной официальной занятости человека, может понадобиться ему не только при трудоустройстве на основное место работы. Перечень причин необходимости получить копию может быть весьма обширным:

Профилактика утери или порчи оригинала. Всегда полезно иметь копию такого важного документа. Ведь, несмотря на то что работодатель отвечает за сохранность вашей трудовой, не исключены непредвиденные ситуации, когда она будет испорчена или утрачена, будь то вследствие человеческого фактора или чрезвычайной ситуации. Восстановление данных из трудовой – довольно трудоемкая и продолжительная процедура, так что заверенная «на всякий случай» копия – страховка от возможных неприятностей.
Трудоустройство по совместительству. Если совмещение должностей внутреннее, вопрос трудовой не актуален. Ведь работодатель, а значит, и кадровая служба одни и те же. Но если сотрудник совмещает должности в разных организациях, то для предоставления другому работодателю ему понадобится дубликат этого документа.
Поиск новой работы. Если человек планирует поменять место своего трудоустройства и подыскивает новую работу до увольнения, то для составления резюме, а также на собеседованиях ему может понадобиться указанная копия.
Для банковских организаций. Банки требуют эту бумагу в случаях, когда человек рассчитывает на кредит либо собирается выступить поручителем при выдаче кредита другому лицу.
При оформлении заграничного паспорта. Гражданин РФ, заполняя заявление об изготовлении загранпаспорта, должен указывать данные о своей профессиональной занятости так, как они сформулированы в трудовой. Пусть даже по закону саму копию предоставлять для этого не обязательно, иметь ее перед глазами в этом случае будет гораздо удобнее.
В органах социальной защиты трудовую книжку или ее копию попросят предъявить при назначении субсидии, пособия или других выплат, для которых имеет значение трудовой стаж. Неправильно заверенная копия заставит снова проходить через тяжелую процедуру ожидания в очереди к инспектору.
Для получения визы в отдельные государства. Некоторые консульства предпочитают получить среди прочих документов на предоставление визы и сведения о трудовом стаже выезжающего гражданина.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Закон не ограничивает ситуации, в которых то или иное учреждение может потребовать у человека копию его трудовой. Все зависит от конкретной ситуации и цели.

Далеко не любое должностное лицо имеет право производить эту процедуру. Ответственность за хранение и выдачу трудовой книжки законодательно лежит на работодателе, поэтому без его подписи и официальной печати, проставленных на каждой странице, копия не будет действительной. На некоторых предприятиях эти полномочия могут быть делегированы главному бухгалтеру или специально уполномоченному руководителем кадровому сотруднику.

Свидетельствование верности копий документов

Можно воспользоваться еще одним вариантом заверения, разрешенным законом. Он не требует специальных отметок на каждом листе копии, а только на последнем. При этом дубликат должен быть сброшюрован (прошит), а каждый его лист пронумерован. На шнуровку, выведенную на последнюю страницу, наклеивается прямоугольник из белой бумаги, на котором и ставится подпись и печать уполномоченного лица (печать должна затрагивать и часть листа копии), а также наносится информация о количестве сброшюрованных листов.

Для такого варианта заверения копию нужно выполнить на листах формата А4, причем каждая страница оригинала должна занимать отдельный лист.

К СВЕДЕНИЮ! В некоторых организациях, например, в банках, может существовать свой порядок, требуемый для удостоверения подлинности дубликатов. Рекомендуем сначала обратиться за инструкциями и образцом в учреждение, куда будет предоставляться копия документа.

Самые распространенные ошибки, могущие свести на нет действительность заверенного дубликата или выписки из трудовой книжки:

отсутствие копии титульной страницы с личными данными;
наличие отметки «Копия верна», подписи, даты и печати не на всех страницах копии (для утраты актуальности достаточно отсутствия любого из этих элементов);
в сброшюрованном варианте не указано количество листов копии;
печать не захватывает текста копии, а стоит на пустом поле под ним.

ВНИМАНИЕ! Копия станет недействительной спустя месяц после выдачи, а также в том случае, если в оригинал в течение этого месяца были внесены дополнительные записи. Исключение составляет нотариально заверенная копия – ее срок действия неограничен.

Правильное заверение копий документов имеет важное значение в судопроизводстве. Пунктом 8 статьи 75 Арбитражного процессуального кодекса Российской Федерации (далее-Кодекс) определено, что «письменные доказательства представляются в арбитражный суд в подлиннике или в форме надлежащим образом заверенной копии». Невыполнение данного требования при представлении в суд копий документов означает, что в деле отсутствуют надлежащие доказательства. Отсутствие в деле надлежащим образом заверенных копий, на которые суд ссылается в обоснование принятого судебного акта, может послужить основанием для его отмены.

Данная позиция подтверждается Постановлением ФАС ВСО от 24.11.2005 № А33-10760/2005-Ф02-5777/05-С2, Постановлением ФАС СКО от 31.10.2005 № Ф08-4851/05-2011А, Определением ФАС СЗО от 27.10.2005 № А56-45216/04, Постановлением ФАС МО от 06.10.2005 № КА-А41/9743-05, Постановлением Президиума ВАС РФ от 21.01.2003 № 6163/02.

Как следует из п. 3.1.25 Национального стандарта Российской Федерации ГОСТ Р 7.0.8-2013. «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Делопроизводство и архивное дело. Термины и определения», утвержденного Приказом Росстандарта от 17.10.2013 № 1185-ст заверенной копией документа является копия, на которой в соответствии с установленным порядком проставлены реквизиты, обеспечивающие ее юридическую значимость.

Согласно действующему Указу Президиума ВС СССР от 4 августа 1983 г. N 9779-X «О порядке выдачи и свидетельствования предприятиями, учреждениями и организациями копий документов, касающихся прав граждан» (далее – Указ) верность копии документа должна быть засвидетельствована подписью руководителя или уполномоченного на то должностного лица и печатью (за исключением случаев, когда определенный документ требует нотариального заверения).

В абз. 4 п. 1 Указа N 9779-Х установлено, что на копии указывается дата ее выдачи и делается отметка о том, что подлинный документ находится в данном предприятии, учреждении, организации.

Из вышесказанного следует, что право заверять копии документов имеет руководитель или уполномоченное им должностное лицо.

ГОСТ Р 6.30-2003 определяет, как именно должна выглядеть заверительная надпись.

В соответствии с п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 Государственный стандарт РФ ГОСТ Р 6.30-2003 Унифицированные системы документации «Унифицированная система организационно-распорядительной документации. Требования к оформлению документов» (принят и введен в действие Постановлением Госстандарта России от 03.03.2003 № 65-ст) при заверении соответствия копии документа подлиннику ниже реквизита «Подпись» проставляют заверительную надпись «верно»; должность лица, заверившего копию; личную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения.

То есть:

ниже реквизита «подпись» проставляется надпись «Верно»;
далее указывается должность лица, заверившего копию;
проставляется его личная подпись;
делается расшифровка подписи (инициалы, фамилия);
указывается дата заверения;
проставляется печать.

Например:

Верно

Печать

Инспектор службы кадров отдела Левченко Т.С.

Левченко

В отношении заверения копии печатью необходимо иметь в виду, что предусмотренное в п. 3.26 ГОСТ Р 6.30-2003 положение о том, что допускается копию документа заверять печатью, определяемой по усмотрению организации, не означает, что заверение копии печатью проводится или не проводится по усмотрению организации.

В данном случае имеется в виду, что организация по своему усмотрению определяет вид печати, используемой для заверения (печать организации, используемая для скрепления подписей руководителя организации, печать канцелярии, печать филиала и т.д.), что целесообразно указать в приказе или положении о документообороте организации.

«Надлежащим образом заверенной копией» может быть признана либо нотариально заверенная копия документа, осуществленная нотариусом в соответствии с требованиями статей 48, 77, 79 «Основ законодательства РФ о нотариате», либо копия документа, заверенная юридическим лицом с соблюдением требований вышеназванных ГОСТов.

К «надлежащим образом заверенной копии» можно отнести копии, заверенные судами при возвращении подлинных документов из материалов дела (п. 10 ст. 75 АПК РФ и ст. 72 ГПК РФ), а также должностными лицами налоговых органов при изъятии документов при производстве выемки (п. 8 ст. 94 НК РФ).

Поскольку иного порядка, в том числе и ГОСТами не установлено, то письменные доказательства, представляемые в арбитражный суд индивидуальными предпринимателями и физическими лицами, должны быть удостоверены в таком же порядке, что и документы организации.

Если документы содержат более одного листа, все листы копий должны быть прошиты, пронумерованы и скреплены подписью и печатью.

Заверение копий документов регулируется другим госстандартом, а именно: ГОСТом Р 7.0.97-2016 «Система стандартов по информации, библиотечному и издательскому делу. Организационно-распорядительная документация. Требования к оформлению документов» (утв. приказом Росстандарта от 08.12.16 № 2004-ст; далее — ГОСТ).

Также рекомендации по оформлению копий документов приведены в приложении № 18 к приказу ФНС от 07.11.18 № ММВ-7-2/628@, в письмах Минфина от 07.08.14 № 03-02-РЗ/39142 и от 29.10.15 № 03-02-РЗ/62336.

СОВЕТ. Перед заверением документа не лишним будет ознакомиться с Методическими рекомендациями по свидетельствованию верности копий документов и выписок из них (утв. решением правления ФНП от 25.04.16, протокол № 04/16). Хотя этот документ разработан для нотариусов, в нем содержится много полезной информации, которая пригодится при самостоятельном заверении копий.

Руководителям организаций (директорам, начальникам отделов и прочим руководящим лицам) предоставлено право заверять копии документов.

Чтобы судом такая копия была признана надлежащим образом заверенная необходимо соблюсти следующие условия:

Лицо, заверившее копию, имеет правомерный доступ к подлиннику документа (т.е. руководитель одной организации не может заверить копию документа другой организации).

Копия документа должна содержать все «заверительные» реквизиты (см. ГОСТ Р 6.30–2003, Указ Президиума Верховного Совета СССР от 04.08.83 № 9779-X), а именно:

надпись «Верно»;
должность лица;
личную подпись;
расшифровку подписи;
дату заверения;
печать (для ИП при отсутствии печати не требуется);
отметку о нахождении оригинала документа (номер дела, том, страница).

Отсутствие какого-либо реквизита является основанием для признания судом копии документа заверенной ненадлежащим образом. По формальному признаку суд может не приобщать такой документ к материалам дела. Некоторые суды ссылаются на рекомендательный характер стандарта и принимают в качестве доказательств копии не содержащие в себе всех обязательных реквизитов.

Как заверить копию бумажного документа

В соответствии с вышеуказанными законодательными актами заверение вправе осуществлять только руководитель или уполномоченное должностное лицо организации, штатный работник. Обычно такое полномочие указывается в должностной инструкции или доверенности. На практике суды и государственные органы редко обращают внимание на такие нюансы и принимают в качестве надлежащим образом заверенных копий документы с подписью не состоящего в штате сотрудника при наличии печати с наименованием компании.

Весь правильным считается отправлять прикладывая к иску оригиналу документов, но представь на минутку, что будет с вами, если документы пропадут, при этом не важно будет как вы их сдавали, почтой или лично в суд.

Для ваших оппонентов это будет шанс и суд их поддержит.

В дальнейшем суде вы сможете представить оригиналы на обозрение суда.

Состоит из следующих этапов:

изготовление ксерокопии;
применение штампа «Верно» (на практике часто используется «Копия верна») или написание этой фразы от руки после текста и подписей, обычно в правом нижнем углу или там, где нет текста (надпись или оттиск не должны перекрывать текст);
в надписи указываются должность, фамилия сотрудника с инициалами, ставятся дата и подпись;
с 2018 года рекомендуется указывать место хранения подлинника;
на надпись или оттиск ставится печать с наименованием организации;
при наличии нескольких листов надпись ставится на каждом из них или на прошивке.

Допускается изготовление штампа для конкретного сотрудника с указанием должности, фамилии и инициалов.

Предоставляются только оригиналы документов или их нотариально заверенные копии.

проставляется надпись «Верно» или «Копия верна»
должность лица, заверившего копию,
личная подпись лица, заверившего копию,
расшифровка подписи (инициалы и фамилия),
дата заверения,
печать организации/ИП.
в многостраничном документе проставляется заверительная надпись на каждом листе ИЛИ документ сшивается и заверительная надпись делается на месте сшивки.

Верно/Копия верна
Генеральный директор Личная подпись И.И.Иванов
Дата
Печать

Срок заверения документов на момент предоставления не должен превышать:

копия паспорта — 3-х дней
копии остальных документов — 1 месяца

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий. Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке». Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Свидетельствование копий документов осуществляется нотариусом в порядке, предусмотренном Основами законодательства РФ о нотариате. При совершении этого нотариального действия нотариус свидетельствует верность копий документов, а также выписок из них, не противоречащих законодательству РФ. У нотариуса можно заверить копию документа, выданного юридическим лицом, гражданином или органом государственной власти.

01.07.2018 введен в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, согласно которому заменены требования к заверению копий документов. Об этом напоминает отделение ФСС по Костромской области, отмечая, что именно так надо заверять документы для представления их в фонд.

Согласно п. 5.26 ГОСТа отметка о заверении копии оформляется для подтверждения соответствия копии документа (выписки из документа) подлиннику документа. Отметка о заверении копии проставляется под реквизитом «подпись» и включает: слово «Верно»; наименование должности лица, заверившего копию; его собственноручную подпись; расшифровку подписи (инициалы, фамилию); дату заверения копии (выписки из документа).

Специалист Подпись И.О. Фамилия

Подлинник документа находится в ООО «Организация» в деле № 01 за 2017 год

Инспектор по кадрам подпись Иванова И.И.

02.07.2018 Печать ООО «Организация»

Если у организации в соответствии с уставом не имеется печати, то копия заверяется без нее, в аналогичном порядке заверяет копии и ИП, не использующий печать.

Для проставления отметки о заверении копии может использоваться штамп.

Защитите себя от налоговых проверок. Онлайн-курс от бывшего сотрудника ОБЭП, а ныне известного налогового консультанта сейчас со скидкой 50 %. Сейчас всего за 2750 руб.

Вы научитесь противостоять давлению налоговиков, грамотно вести себя на допросах и выемке, защищать себя от уголовки и субсидиарки.

Куча практических советов и минимум теории. Обучение полностью дистанционно, выдаем сертификат. Успейте купить (у нас еще пять курсов со скидкой).

Любой работник вправе запросить у своего работодателя документы и копии документов, непосредственно связанных с его трудовой деятельностью. Статья 62 ТК РФ и пункт 7 Правил (утв. пост. Правительства от 16.04.2003 № 225) обязывает работодателя бесплатно предоставить их сотруднику. Перечень документов, которые может запросить работник является открытым (письмо Роструда от 20.12.2012 № ПГ/9518-6-1).

Копии документов предоставляют на основании заявления сотрудника, написанного в произвольной форме. Срок выдачи — три рабочих дня с момента получения заявления.

Чтобы копия документа имела юридическую силу на ней ставят печать “Копия верна”. Должностные ставят свои подписи и другие реквизиты. Как правильно заверить копию документа рассмотрим далее.

Правила установлены ГОСТ Р 7.0.97-2016. Заверяют каждый лист документа. На них ставят:

Печати “Верно” (“Копия верна”);
Реквизитов должностных лиц:

собственноручная подпись и ее расшифровка (ФИО);
дата заверения;
печать юридического лица или индивидуального предпринимателя.

Законодательство не содержит требований ставить печать “Копия верна” на копиях документов, хранящихся в личном деле работника. Так, в документах, регулирующих основной порядок формирования личных дел госслужащих, применяют формулировку «копии», а не «заверенные копии» (Указ Президента РФ от 30.05.2005 № 609). Поэтому заверение копий документов, хранящихся в личных делах работников, необязательно.

При заверении электронных документов штамп «Копия верна» должен иметь:

фразу о подписании документа электронной подписью;
номер сертификата ключа подписи;
ФИО владельца сертификата;
срок действия сертификата.

На штамп можно также добавить эмблему фирмы, товарный знак или знак обслуживания.

Важно! Все элементы должны быть видимыми и читаемыми.

Как заверить документы для суда?

Консультация нотариуса нужна не только при оформлении определенной сделки или получении доверенности. Многие документы и их копии нуждаются в заверении. Нотариальная служба действует четко в соответствии с ее законодательством. Чтобы не случалось отступлений от закона, деятельность нотариусов скрупулезно контролируется. Даже мелкие нарушения этих служащих строго караются. Благодаря этому доверие к нотариально подписанным копиям и актам остается незыблемым.

Часто различные декларации и другие документы в скопированном виде необходимо заверять подписью. Согласно действующему законодательству, такие копии может подтверждать, например, получатель кредита. Он должен подписывать все страницы копии документа фразой «Копия верна», своей подписью, указанием фамилии и даты. Нотариус в подобных ситуациях не обязан ничего удостоверять. Самостоятельно подтверждаются скопированные листы документов, выданных конкретной организацией, то есть бухгалтерские справки, внутренние приказы, исходящие официальные письма и так далее.

Есть ряд ситуаций, когда не обязательно заверять копии документов в надлежащем порядке. Например, когда в законе говорится лишь о копии, а не о документе, то можно подать ксерокопию, достоверность которой никак не подтверждается. Не нужно заверять, например, нулевую ставку НДС. Однако в суде часто принимаются решения иного плана. Так, согласно разъяснению Высшего Российского арбитражного суда, акционерные общества должны предоставлять подтвержденные копии, когда на этом настаивают акционеры.

Заверение копий документов — одно из самых популярных нотариальных действий.

Ведь очень часто, собираясь подавать пакет документов в какую-либо организацию, в списке требований мы встречаем именно формулировку «нотариально заверенная копия паспорта/свидетельства о рождении/свидетельства о браке».

Часто этой услугой пользуются, чтобы не предъявлять оригинал документа. В большинстве случаев копия, заверенная нотариусом, имеет такую же юридическую силу, что и оригинал документа.

Граждане страны и юридические организации постоянно используют копии документов. Предприятию или частнику без них невозможно получить разрешение на любой вид деятельности, обратится в государственные учреждения за разного рода услугами, совершить правовые действия.

Они нужны для подачи в службы, инстанции, особенно если их требуют одновременно несколько организаций. В данном случае Вам поможет нотариальная контора. От объема текста, тарифа на услуги специалиста зависит, сколько стоит заверить копию документа у нотариуса.

Самое распространенное действие в нотариальной конторе – заверение копий. Его нельзя сделать без оригинала.

Первичные документы должны хранится в офисе или дома в надежном месте. При утере делать их заново хлопотно, дорого. Это займет значительный промежуток времени.

Вы напрасно потратите силы и средства. Что же делать если бумаги постоянно необходимы для предъявления в различные учреждения? Пользоваться официально заверенными копиями. Это проще, менее проблематично, надежнее.

Если Вы постоянно используете какие-либо официальные бумаги, они могут прийти в негодность, потеряться, быть украденными. От постоянной эксплуатации листы становятся ветхими. Лучше носить с собой надлежащим образом оформленные копии.

Нотариальное заверение копий производится специалистом при соблюдении ряда условий. Он обязательно должен все проверить. Определить, насколько правильно выполнен оригинал, имеет ли он юридическую силу. Нотариус сверит копию с первоначальным текстом, поставит соответствующую надпись, засвидетельствует ее правильность своей подписью и печатью.

Список документов, подлежащих данной процедуре, есть в законодательных актах страны. Часто нотариально заверенные копии имеют юридическую силу, такую же как оригинал. Срок их действия законом не ограничен.

Бумага с подписью, печатью любого должностного лица не может заменить копию, заверенную нотариусом.

Такой документ имеет большое значение при защите прав, интересов граждан, юридических лиц. Их используют для подачи в различные учреждения, налоговую инспекцию, суды. Правильно оформленная и заверенная копия при рассмотрении дела в суде обязательно учтется. Иначе решение данного органа можно отменить или оспорить.

Первичный документ должен быть выполнен на бланке по утвержденной форме, содержать реквизиты, иметь надлежащий внешний вид. Все это проверяет нотариус.

Новый текст полностью копирует внешний вид оригинала. Только после проверки, в конце, специалист его удостоверяет, ставит печать и подпись. Количество копий не ограничивается.

В каждом нотариальном учреждении есть ксерокс, принтер, специально обученный внимательный персонал. Любую услугу Вам предоставят на месте.

Вы хотите заверить объемный документ, имеющий несколько листов? Необходимо его прошить, страницы пронумеровать. Нитки в конце необходимо заклеить стикером, на котором указать, что прошит и пронумерован, поставить дату.

Печать и подпись необходимого должностного лица должна обязательно быть в наличии. Текст четко и легко читаться. Можно скреплять листы и другим способом, который сохранит целостность документа.

Оплата работы специалистов бюро по изготовлению копии данного теста входит в стоимость нотариального заверения. Лучше пусть все правильно выполнят профессионалы. Ведь даже маленькая ошибка может превратить его в недействительный.

Если пакет бумаг составлен за пределами страны, нужен официально оформленный и заверенный перевод. Некоторые юридические конторы предоставляют услуги по выкладке текста на государственном языке, и заверении этой копии нотариусом.

Для отправки бумаг за рубеж необходимо перевести бумагу на нужный язык, заверить реквизиты у нотариуса. Затем текст проходит легализацию в Министерствах юстиции, иностранных дел. Только теперь он готов для использования.

Нотариальные конторы выполняют работу любой сложности.
В случае, если сделка с нотариусом не завершена, а технические услуги по созданию копии были выполнены, бюро потребует оплатить их стоимость.
Заверение документов наверняка понадобится при оформлении виз для выезда за пределы страны, при заполнении форм для получения или отказе от гражданства.

Если заказчику необходим документ на электронном носителе, а он имеет только бумажную форму, нотариус изготовит электронный документ, подтвердит его тождественность.

Он будет иметь равнозначную юридическую силу с бумажным. Формируется в виде файла в формате PDF. На нем стоит электронная подпись специалиста. Можно также совершить обратное действие.

Но это не касается документов, которые удостоверяют личность человека.

Заказывать выше перечисленные услуги может не обязательно владелец. Достаточно предъявить оригинал документа, личный паспорт и оплатить стоимость.

Совершить такое действие может совершеннолетний гражданин России, которому есть 18 лет. Для граждан других государств нужен паспорт, виза. Если нет гражданства, необходим документ, удостоверяющий личность.

Можно делать копии по доверенности, если в ней отмечены такие полномочия.

На срочное заверение копий понадобится несколько часов. Стандартное время – один день для небольших текстов. Если это многостраничный документ, дата и тариф на размер его изготовления оговаривается отдельно.

Чтобы не тратить дополнительное время, заказчики оформляют заявку на сайте нотариальной конторы. Работники бюро свяжутся с Вами, назначат удобное время для посещения.

В нотариальном бюро есть реестр для фиксации заверенных копий. При получении документа потребуется в нем расписаться.

Услуги нотариуса, их стоимость зависит от:

затрат по созданию копии , полностью отвечающей оригиналу, с соответственным оформлением – распечатка, ксерокопия, набор текста, выписки;
государственного тарифа услуг, который устанавливается законом и является единым для всех нотариусов.

Цена на идентичные копии в разных бюро примерно одинакова.

Например, на копию документа, который состоит из одной страницы: свидетельств о рождении, разводе, смерти, ИНН и прочих, Вы потратите примерно 300 рублей.

Заверение договоров, паспортов, дипломов – цена за страницу составит от 60 до 100 рублей.

За копию устава, учредительных документов придется заплатить 500 рублей плюс 20 рублей за каждую лист. Общая сумма составит около 1000 рублей.

Если нотариус засвидетельствует верность перевода, цена — 1100 рублей без услуг переводчика. Иногда за удостоверение копий и выдержек из документов берут оплату за страницу.

Свидетельство подлинности подписи будет стоить от 900 рублей для граждан, до 1400 рублей для юридических лиц.

Предусмотрены льготы инвалидам, участникам войны, Героям Советского Союза, России.

Уточнить тарифы конкретного исполнителя можно по телефону. Предмет сделок между гражданином и нотариусом имеет разную цену.

Проконсультироваться, записаться на прием удобно онлайн. Проговорив все условия и цены заранее, Вы потратите минимум времени, сил и средств. Если обзвоните несколько контор, сможете найти для себя оптимальный вариант по стоимости, качеству, скорости услуг.

Видео по теме:

Копия должна быть четкой, легко читаемой. Если копия имеет неясный текст, приписки и иные неоговоренные исправления, Удостоверяющий центр (УЦ) вправе отказать в принятии такой копии.

Копии документов, необходимых для выпуска электронной подписи, должны быть заверены не более 30 дней назад на момент предоставления в УЦ.

Юридические лица и индивидуальные предприниматели могут заверить копии либо нотариально, либо самостоятельно. Это может сделать не только руководитель, но и любой сотрудник компании. Для выпуска электронной подписи физическому лицу (не представителю юридического лица или индивидуального предпринимателя!) копии документов заверяются только нотариально.

Для заверения юридическим лицом или индивидуальным предпринимателем на копии необходимо указать:

заверительную надпись «Верно» или «Копия верна»;
должность лица, заверившего копию;
подпись заверившего;
расшифровку подписи;
дату заверения;
печать организации или индивидуального предпринимателя. Если печати нет:
- юридическое лицо заверяет документы только подписью руководителя, при этом дополнительно необходимо предоставить устав, в котором отсутствует запись, что организация работает с печатью;
- ИП — только подписью предпринимателя. Дополнительно потребуется оригинал или нотариально заверенная копия «Свидетельства о государственной регистрации физического лица в качестве индивидуального предпринимателя» либо «Листа записи ЕГРИП». Если ИП регистрировался электронно, бумажный экземпляр не требуется — предоставьте «Лист записи» в электронном виде с отсоединенной подписью.

Физические лица, находящиеся на территории другой страны, могут заверить копии в консульстве РФ.

Копия многостраничного документа может быть заверена двумя способами:

отдельно заверить каждый лист копии;
либо прошить все листы, пронумеровать их и заверить на обратной стороне последнего листа на месте прошивки. Тогда нужно указать количество листов.

На заметку!

Копия документа, заверенная факсимильной подписью, принимается только при предъявлении приказа, разрешающего сотруднику использовать факсимиле, подписанного директором организации, и наличии соглашения между вашей организацией и ООО «Компания Тензор» об использовании факсимильной подписи.

Нашли неточность? Выделите текст с ошибкой и нажмите ctrl + enter.

Довольно часто возникает вопрос о том, как заверить копию документа. Нормативно-правовой базой предусмотрен ряд случаев, когда дубликаты в обязательном порядке должны содержать специальные отметки. Такие знаки подтверждают верность документа и его идентичность оригиналу.

Юридические лица могут самостоятельно проставить соответствующие отметки на дубликатах.

Для этого прежде всего необходимо знать форму и порядок надписей, которые в обязательном порядке должны присутствовать.

Право заверять копии документов в таком случае имеют работники компании, которые занимают руководящие должности и к их обязанностям относятся такие действия.

Порядок проставления отметок:

местонахождение оригинала документов;
подтверждение правильности («верно»);
фамилия и инициалы лица, которое осуществляет заверительную подпись;
дата составления копии;
подпись;
печать.

Довольно часто пропускают первый пункт. Но эта отметка особенно важна в случаях, когда дубликат предоставляется в федеральные органы. Они требуют наличия такой информации, поэтому в обязательном порядке нужно включать такие данные в процессе юридического оформления.

Как заверить копию документа, которая состоит из нескольких страниц? Для этого в законодательстве закреплены специальные рекомендации, которых нужно придерживаться.

Прежде всего стоит пронумеровать каждую страницу, из которой состоит копия. При этом не имеет значения, где именно будут стоять цифровые обозначения. Главное, чтобы они соответствовали оригиналу.

В обязательном порядке все листы необходимо скрепить между собой соответственно нумерации документа. Сшить их можно при помощи нити или железной скобкой. Место соединения должно припадать на ту часть бумаги, где нет текста.

Как правило, это левая часть страницы.

На то место, где выходит нить или скобка, нужно наклеить специальную бумажку, на которой будет обозначено количество листов и подпись должностного лица. Кроме того, необходимо поставить печать, но так, чтобы одна ее часть была на листе с обозначением номеров страниц, а вторая – на самом документе.

Как заверить копию документа, на которые полномочий работников организации не хватает? В таких случаях лицу придется воспользоваться услугами нотариуса.

Именно такой работник имеет право проставлять отметки, которые свидетельствуют об идентичности дубликата документа его оригиналу.

При этом к нему можно обращаться не только в тех случаях, когда это прямо указано в законе.

Граждане и организации имеют право на подтверждение тождественности в нотариальной форме даже тех документов, которые могут быть заверены другим способом. Просто в таком случае не возникает неуверенности в том, что что-то сделано не так, как нужно.

Нотариально заверенные копии документов имеют бесспорный характер.

Если должностным лицом организации могли быть совершены ошибки при проставлении соответствующих отметок, то у нотариуса такое недопустимо.

Поэтому при предоставлении документа, заверенного таким способом, не возникнет никаких вопросов.

Копии вместо оригиналов: как их оценит суд в процессе

Если говорить о том, какую цену имеют такие действия, нужно заметить, что здесь все зависит от того, кто занимается процессом.

Когда речь идет о самой организации или органах государства, то такая процедура бесплатная. Никаких отдельных платежей за осуществление таких действий вносить не нужно.

Свою цену имеет нотариальное заверение. Как правильно заверить копию документа, мы разобрались, а вот в том, во сколько это обойдется – нет.

В данной ситуации все напрямую зависит от того, каким именно нотариусом осуществляется подтверждение идентичности. Если это государственный работник – то тарифы будут более низкими.

В случае если лицо обратилось к частному нотариусу, то тут нужно будет заплатить уже больше.

По действующему законодательству не требуется заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника.

К примеру, в тех документах, которые регулируют основной порядок формирования личных дел сотрудников, а именно государственных служащих, для которых это обязательный пункт, используется такая формулировка, как «копии», а не «заверенные копии» (в соответствии с Указом Президента РФ от 30 мая 2005 года под номером 609).

С учетом вышесказанного, можно сделать такой вывод, что заверять копии документов, которые хранятся в личном деле работника, необязательно.

Но на практике у обычных копий отсутствует юридическая значимость, особенно у тех документов, которые были представлены работниками от сторонних организаций или из иных учреждений, поэтому их рекомендуют заверять, используя штамп «Копия верна» с внесением всех реквизитов ответственных лиц, оформивших бумагу. И только после заверения подшивать в личное дело сотрудника.

Заверенная соответствующим образом бумага укажет на непосредственную дату оформления и сориентирует кадровиков в актуальности всех сведений, так как в оригинал могут быть внесены корректировки.

Чтобы копия имела юридическую силу, необходимо соблюдать соответствующие правила оформления, которые установлены ГОСТом Р 6.

30-2003, принятым и введенным в действие постановлением Госстандарта России от третьего марта 2003 года под номером 65-ст.

На сегодняшний день действуют несколько документов, отражающих порядок заверения копий грифом «Копия верна», это:

ГОСТ Р 6.30-2003(на основании пункта 3.26);
Указ Президиума Верховного Совета СССР от четвертого августа 1983 года под номером 9779-x.

Важно! С 1 июля 2018 года вступит в действие новый ГОСТ Р 7.0.97-2016. Он заменит действующий еще в настоящее время ГОСТ Р 6.30-2003.

Документация, составляемая в России, обладает юридической силой только на ее пределах. Чтобы придать ей соответствующий статус для зарубежья, следует провести ее легализацию или использовать апостиль.

Легализация осуществляется следующим образом:

заверяются копии документа, у нотариуса переводятся на другой язык;
в Минюсте подтверждается подлинность реквизитов;
в МИДе заверяется печать;
документ отправляется в консульство.

Более простым способом заверения иностранных документов является апостиль. Это специализированный реквизит в виде штампа с пунктами, который наносится на лист.

Некоторые документы разрабатываются только в одном экземпляре, а создание второго оригинала не представляется возможным. К ним относятся трудовая книжка, договор работника и работодателя (существует в 2 экземплярах), договор купли-продажи, приказ о приёме на работу. Однако данные из этих бумаг нужны банкам, налоговой службе и некоторым другим учреждениям. Например, для выдачи кредита или оформлении ипотеки. Предоставить им оригинал невозможно, поэтому оформляется копия.

Заверенная копия документа — это завизированная подписью руководителя и печатью организации (при наличии) бумажная ксерокопия документа. Цель визы — гарантировать достоверность.

Копия — скопированная версия оригинального документа, чаще всего выполняется на простом копировальном аппарате. Но чтобы предупредить мошенничество, принимающие копии учреждения просят заверять их в особенном порядке. Рассмотрим, по каким правилам проходит заверение копий документов в организации и как написать всё корректно с первого раза.