03.05.2021

График отпусков на 2021 год новые правила

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «График отпусков на 2021 год новые правила». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Правила составления графика отпусков на 2021 год

2. График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

3. Составляем график отпусков с учётом нововведений на 2021 год

4. График отпусков — бланк и образец заполнения в 2021 году

5. График отпусков на 2021 год

5.1. Срок хранения

6. График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить и утвердить

7. Новые разъяснения Минтруда России про график отпусков

Если работодатель не отпускает сотрудника в отпуск в предусмотренное графиком отпусков время, он нарушает трудовое законодательство. В ст. 123 ТК РФ прямо указано, что график отпусков обязателен для работодателя и работника.

Возможно, что работодатель не может отпустить работника в отпуск по графику в силу объективных причин. К примеру, в период эпидемии гриппа и коронавируса много сотрудников одновременно находятся на больничном и уход работника в очередной отпуск по графику может неблагоприятно отразиться на работе компании. В таком случае следует по всем правилам оформить перенос отпуска с письменного согласия сотрудника (ст. 124 ТК РФ).

Правила составления графика отпусков на 2021 год

Поскольку график отпусков относится к обязательным документам не только для работодателя, но и для работника, то в случае внесения в него изменений требуется соглашение сторон.

Чтобы в форме Т-7 зафиксировать перенос отпусков в текущем календарном году, используются графы 7-9.

Как правило, в течение года в компании появляются новые сотрудники. В связи с этим нередко возникает вопрос: что делать, если человек поступил на работу уже после утверждения графика отпусков?

Роструд опирается в этом вопросе на правоприменительную практику и приводит на своем официальном сайте два варианта:

внести изменения в сводный график отпусков;
составить дополнительный график и приобщить его к сводному.

При составлении графика отпусков на 2021 г. учтите следующие моменты.

Согласно Постановлению Правительства РФ от 10.10.2020 г. № 1648 утвержден перенос выходных дней:

суббота 2 января — на пятницу 5 ноября;
воскресенье 3 января — на пятницу 31 декабря;
суббота 20 февраля — понедельник 22 февраля.

Новогодние каникулы будут длиться с 1 по 10 января. День защитника Отечества будем праздновать с 21 по 23 февраля, а Международный женский день — с 6 по 8 марта. Майские праздники разделятся на два периода — с 1 по 3 мая и с 8 по 10 мая. День России — с 12 по 14 июня, а День народного единства — с 4 по 7 ноября.

Согласно ст. 262.2 ТК РФ предоставлять отпуск по желанию в любое удобное время нужно тем работникам, которые имеют троих и более детей в возрасте до 12 лет.

Работодатель вправе, но не обязан предоставить отпуск сотруднику, если он еще не отработал положенный стаж 6 месяцев. Однако отпуск представляется авансом в любом случае следующим работникам:

несовершеннолетние работники;
женщины перед отпуском по БиР или после него;
сотрудники, усыновившие детей в возрасте до 3-х месяцев.

К сотрудникам, которым отпуск предоставляется в удобное для них время, относятся мужья, чьи жены в отпуске по БиР, родители детей-инвалидов, ветераны, чернобыльцы, жены военнослужащих.

График отпусков на 2021 год: особенности составления, форма

Здоровый расчет зарплаты: все изменения по льготным ставкам страховых взносов и срок и действия будет применяться автоматически!

Настроим 1С:ЗУП под изменения законодательства и новые введения в связи с ограничениями из-за самоизоляции;
Настроим электронный кадровый документооборот с сотрудниками;
Настроим интеграцию 1С:ЗУП с Корпоративным порталом или создадим его;
Подключим 1С:Кабинет сотрудника и обучим работе в нем.

В график отпусков не нужно включать работников, если с ними оформлен трудовой договор на срок до 6-ти мес. По сотрудникам, срок трудового договора которых больше 6-ти мес., действуют обычные правила. Кроме того, нужно не забывать о тех, кто в организации временно не работает — в отпуске по БиР, по уходу за ребенком, в отпуске без оплаты или на длительном больничном.

Кроме того, при составлении графика отпусков нужно учитывать мнение работников, которым период отпуска предоставляется по их желанию. Изначально уточняется информация, когда они хотят уйти в отпуск, а потом она вносится в график.

В графике отпусков нужно отразить также внутренних и внешних совместителей, при этом внутренние указываются дважды — по обеим должностям. Периоды отпусков по этим должностям должны совпадать.

Бывает так, что у работника остаются дни отпуска, не использованные за прошлый год. Эти периоды нужно указать в новом графике отпусков вместе с тем периодом, который планируется на 2021 г. Но предоставлять эти дни нужно только с согласия сотрудника.

Работодателю нельзя не предоставлять отпуск сотруднику 2 года подряд. При составлении графика нужно, чтобы сначала работник использовал отпускные дни предыдущего периода, а затем уже нового.

Чтобы минимизировать риск возникновения конфликтных ситуаций с сотрудниками, желательно согласовать с ними даты и периоды отпусков. И предоставить по возможности отдых в те периоды, когда хотят работники. Кроме того, такой подход позволяет избежать переносов сроков отпускных периодов.

Изначально нужно издать приказ о подготовке графика отпусков и собрать информацию от сотрудников. Кроме того, при небольших размерах компании достаточно направить уведомления, в которых указать просьбу предоставить сведения о точных датах начала и окончания периода отпуска и количества дней. Если сотрудник делит отпуск на части, нужно, чтобы одна из них была не меньше 14-ти дней.

Если компания больших размеров, целесообразно задачу по сбору информации об отпусках возложить на руководителей подразделений. Они соберут сведения, проанализируют, согласуют с работниками в связи с особенностями деятельности, а затем передадут информацию в отдел кадров или бухгалтерию.

Когда информация от всех сотрудников получена, можно приступать к составлению проекта графика отпусков. Заполнять можно как унифицированный бланк, утвержденный Постановлением Госкомстата от 05.01.2004 г. № 1, так и шаблон, самостоятельно разработанный компанией. Во втором случае документ должен содержать обязательные реквизиты и сведения, а сам бланк нужно закрепить в локальной документации работодателя.

При составлении графика нужно определить последовательность внесения работников в график отпусков. Можно заполнять в алфавитном порядке, в хронологической последовательности по периодам отпусков или же по подразделениям.

В графике отпусков нужно указать дату начала отпуска и количество дней периода или же указать несколько дат, если отпуск делится на части. Дату окончания отпускного периода можно не ставить.

Для грамотного формирования графика отпусков можно заполнять документ в программе 1С: ЗУП, в которой предусмотрен как управленческий, так и регламентированный учет.

Составляем график отпусков с учётом нововведений на 2021 год

График отпусков — это внутрифирменный документ, позволяющий учесть интересы трудового коллектива и работодателя. Благодаря графику сохраняется непрерывность производственного процесса на предприятии, а работники реализуют свое право на ежегодный отдых.

График отпусков важен в равной степени и для работников, и для администрации фирмы. Чем качественнее он будет составлен, тем меньше в дальнейшем возникнет конфликтов и неразберихи по поводу ухода работников в очередные отпуска.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Упоминание о графике отпусков как о документе, определяющем очередность ежегодного отдыха членов трудового коллектива, содержится в ст. 123 ТК РФ.

Трудовым законодательством не уточняется, при каком количестве работников коммерсанту обязательно оформлять этот документ. Логично предположить, что индивидуальному предпринимателю, осуществляющему коммерческую деятельность единолично, составлять график отпусков бессмысленно. Ему не с кем спорить по поводу сроков своего отдыха — процесс труда он планирует сам.

Совсем другие последствия возникают при отсутствии этого документа в трудовых коллективах с большей численностью трудящихся. Как показывает статистика, большинство людей желают отдыхать летом и в начале осени. Этот факт ставит перед руководством фирмы труднореализуемую задачу — учесть интересы коллектива и не причинить ущерб бизнесу. И неважно, 5 человек трудятся под началом коммерсанта или несколько тысяч, — без графика отпусков не обойтись.

Кроме того, несвоевременное оформление отпускного расписания может повлечь не только отпускную неразбериху, но и материальные потери в виде штрафа.

ОБРАТИТЕ ВНИМАНИЕ! Наказание для директора фирмы, проигнорировавшего требование трудового законодательства о составлении графика отпусков, предусмотрено по ст. 5.27 КоАП и может составить от 1000 до 5000 руб. Фирма потеряет еще больше — от 30 000 до 50 000 руб.

Если нарушение допущено повторно, директора фирмы могут дисквалифицировать на 1–3 года или наказать увеличенным штрафом от 10 000 до 20 000 руб. Юридическому лицу в этой ситуации может быть предъявлено взыскание на сумму от 50 000 до 70 000 руб.

Влияние на урегулирование отпускных сроков в графике оказывает трудовое законодательство. К примеру, право на отдых в удобное для себя время имеют следующие категории работников:

супруги во время отпуска их жен по беременности и родам (ст. 123 ТК РФ);
родитель или опекун, работающий в районах Крайнего Севера, для сопровождения ребенка до 18 лет в другую местность к месту его поступления в вуз или колледж (ст. 322 ТК РФ).
один из родителей, воспитывающих ребенка-инвалида в возрасте до 18 лет (ст. 262.1 ТК РФ);
родители трех и более детей в возрасте до 12 лет (ст. 262.2 ТК РФ).

Подробнее см.: «График отпусков: если ребенку многодетного родителя в следующем году исполняется 12 лет».

К категории «детских» аспектов графика отпусков можно отнести и обязательный учет мнения о периоде отдыха работника, не достигшего совершеннолетия (в возрасте до 18 лет). Для этой группы работающих сотрудников в ТК РФ отпускные особенности выделены в отдельную ст. 267.

Помимо отпускных преимуществ для работников с детьми, нельзя забывать и об ограничениях. К примеру, в п. 20 определения Верховного суда от 28.01.2014 № 1 указано на недопустимость одновременного использования двух и более отпусков по разным основаниям.

Для составителя графика это означает, что в отпускное расписание не следует включать отпуска сотрудниц, находящихся в отпуске по уходу за своим ребенком и работающих в режиме неполного рабочего времени.

Кроме указанных выше «детских» отпускных нюансов, в графике отпусков может учитываться еще 1 группа работников, в отношении которых работодатель обязан согласиться с любыми избранными ими периодами отдыха.

Среди таких сотрудников:

почетные доноры (закон РФ «О донорстве крови и ее компонентов» от 20.07.2012 № 125-ФЗ);
Герои России и кавалеры ордена Славы (закон РФ «О статусе Героев Советского Союза, Героев Российской Федерации и полных кавалеров ордена Славы» от 15.01.1993 № 4301-I);
Герои Социалистического Труда, Герои Труда Российской Федерации и полные кавалеры ордена Трудовой Славы (закон «О предоставлении социальных гарантий Героям Социалистического Труда, Героям Труда Российской Федерации и полным кавалерам ордена Трудовой Славы» от 09.01.1997 № 5-ФЗ);
чернобыльцы (закон РФ «О социальной защите граждан, подвергшихся воздействию радиации вследствие катастрофы на Чернобыльской АЭС» от 15.05.1991 № 1244-I);
лица, получившие определенную долю радиации в Семипалатинске (закон «О социальных гарантиях гражданам, подвергшимся радиационному воздействию вследствие ядерных испытаний на Семипалатинском полигоне» от 10.01.2002 № 2-ФЗ).
сотрудники органов внутренних дел, если они не реализовали свое право на основной отпуск, предусмотренный графиком (закон «О службе в органах внутренних дел Российской Федерации и внесении изменений в отдельные законодательные акты Российской Федерации» от 30.11.2011 № 342-ФЗ).

Если в фирме практикуется внешнее совместительство, работник-совместитель имеет право уйти в отпуск одновременно с очередным отдыхом по основному месту работы (ст. 286 ТК РФ).

Как правильно оформить отпуск совместителю, узнайте здесь.

Работодателю при составлении графика отпусков придется учесть и мнение работника — супруга военнослужащего, имеющего право уйти на отдых в период времени, совпадающий с отпуском супруга (закон «О статусе военнослужащих» от 27.05.1998 № 76-ФЗ).

Работник вправе изменить период своего отдыха по согласованию с работодателем. Сделать это позволяют ст. 123 и 124 ТК РФ. Информация о переносе отпуска отражается в отпускном расписании в специально предназначенных для этого графах 8 и 9. Сотруднику придется написать заявление о переносе отпуска, в котором потребуется указать новые даты перенесенного отпуска и причины изменения отпускного срока.

Период отдыха может измениться и из-за болезни сотрудника. Ст. 124 ТК РФ обязывает работодателя в этом случае продлить отпуск или перенести его на другой срок, пересчитав в последнем случае отпускные.

Продлить отпуск также придется, если сотрудник заболел перед его началом. Если сотрудник получил больничный лист, находясь в отпуске, то работодателю рекомендуется уточнить, какой вариант продления отпуска устроит работника: продление текущего или будущего отпуска.

В любом случае работник пишет заявление, а в график отпусков вносится информация о его переносе. Специальные отметки в графике об удлинении отпуска по причине болезни не предусмотрены.

Как внести изменения в график отпусков, см. здесь.

Корректировка сроков отдыха может произойти не только по личным обстоятельствам работника, но и в связи с производственной необходимостью.

К примеру, фирме необходимо провести масштабную реконструкцию поточной линии в связи с освоением новых видов деятельности и внедрением усовершенствованных технологий. Специалисты, занятые данным процессом и отвечающие каждый на своем участке за определенный комплекс мероприятий, обязаны присутствовать на рабочем месте в течение длительного времени, поэтому они не смогут пойти в отпуск по производственной причине.

В этом случае тоже работает ст. 124 ТК РФ: на основании согласия работника, выраженного в письменной форме, и распоряжения руководства отпуск переносится на следующий рабочий год.

В той же ст. 123 ТК РФ указан срок составления графика отпусков – не позднее, чем за две недели до начала нового календарного года, то есть каждый год нужно составлять его до 15 декабря.

Если в течение календарного года принимаются новые сотрудники, которые уходят в отпуск по истечении шести месяцев или раньше, им отпуск предоставить можно только по заявлению или утвердить дополнительный график.

Далее расскажем, как принимается в организации график отпусков на 2021 год: как составить, заполнить и утвердить по новым правилам этот документ. Сразу надо сказать, что изменений в ТК РФ в ст. 123 не вносилось с 2006 года. Порядок остается прежним, последние изменения связаны с очередностью предоставления отпусков, ФЗ-360 установил возможность выбора периода отпуска по своему усмотрению для работников, имеющих 3 и более детей. Такое право есть и у других категорий работников (беременные, несовершеннолетние, воспитывающие детей-инвалидов и т.д.).

Правила составления графика сейчас законодательно не установлены. Форма графика простая, она включает следующие реквизиты:

сначала идет наименование организации;
затем пишется дата согласования с профсоюзом;
далее идет наименование документа;
в правом верхнем углу отмечается утверждение документа руководителем;
далее идет таблица с указанием периодов отпусков, при этом они приводятся для каждого работника с указанием фамилии, имени, отчества, структурного подразделения, должности, табельного номера. Также рекомендуется указать не только планируемые даты, но и реальные, причины перенесения.

Шаблон графика из Постановления Госкомстата достаточно удобен, но его можно переработать (внести графу с ознакомлением и т.д.).

Законодательство не запрещает вносить необходимые поправки в документ. Компания может отражать новые сведения, например при найме работника.

Если сотруднику придётся уйти раньше или позже даты, установленной в графике, то корректировку проводят следующим образом. Не меняя указанную дату, вносят необходимую запись о переносе. Его длительность отмечают непосредственно в столбцах с 8 по 10 графика. Для этого потребуется соглашение обеих сторон. Рекомендуется закрепить его письменно.

При этом следует иметь в виду, что за две недели до предполагаемой даты отпуска сотрудник подаёт заявление с указанием числа, которое и будут отражать в графике при корректировке. Также основанием для переноса дней является распоряжение при вызове персонала из-за производственной необходимости или иных случаев личных обстоятельств.

Порядок заполнения и внесения изменений определяют во внутреннем локальном акте. В частности, в правилах внутреннего распорядка.

Производственный календарь на январь 2021 с изменениями

Производственный календарь на 2021 год

Праздники в 2021 году. Как отдыхаем?

Включать ли совместителей в график отпусков?

График отпусков: образец заполнения — 2019

График отпусков работодатели разрабатывают ежегодно. При планировании учитываются пожелания сотрудников и интересы предприятия. Придерживаться утвержденного документа обязаны как работники, так и руководство. Расскажем о том, что учесть, составляя график отпусков на 2021 год.

К разработке документа необходимо приступать заранее, так как утвердить график отпусков на 2021 год нужно не позже, чем за 2 недели до начала нового года (ст. 123 ТК РФ). То есть, крайний срок для подписания руководителем окончательного варианта документа на 2021 год – 17.12.2020 г.

Так как для сбора информации по периодам отдыха и объединения пожеланий сотрудников в общий план потребуется какое-то время, к подготовке лучше приступать заблаговременно – в октябре, ноябре текущего года.

График отпусков — бланк и образец заполнения в 2021 году

В документе должны быть перечислены все сотрудники, работающие на предприятии по трудовому договору. Подрядчиков в график не включают. Рекомендуется вносить даже тех сотрудников, что подали заявление на увольнение, так как они могут изменить свое решение и отозвать заявление.

Чтобы выполнить требование статьи 123 ТК РФ касательно сроков, график отпусков на 2021 год должен быть утвержден не позднее 17 декабря предыдущего года. К этому времени надо распланировать очередность ухода в отпуск для всех сотрудников предприятия, получить подтверждение руководства и профсоюза. Так что откладывать до последнего не стоит.

Важно!

Речь идет именно об утверждении отпускного распорядка. Если график составлен, но не подписан руководством, его можно назвать лишь проектом. При проверке это сочтут нарушением.

Если после 17 декабря проверка выявит, что отпускной распорядок не утвержден, могут последовать штрафы:

30000–50000 рублей — для компаний.
1000–5000 рублей — для ИП.
1000–5000 рублей — для ответственных за график сотрудников.

Окончательные суммы назначает ГИТ. Иногда в адрес должностных лиц ограничиваются предупреждением. Но сильно рассчитывать на послабления не стоит — госинспекция внимательно относится к планированию отпусков, так как это залог соблюдения конституционного права работников на отдых.

Узнайте, что еще проверяет ГИТ и как подготовиться к проверке из специального материала.

Планирование обязательного оплачиваемого отдых персонала — задача с множеством граней. Надо учитывать производственные нужды, пожелания работников, возможности их замены на время отсутствия и, конечно, требования закона. Напомним основные:

Отпуск большинства тружеников длится 28 календарных дней.
Отпускной период можно дробить. Но так, чтобы как минимум одна часть длилась не меньше 14 дней.
Если у человека накопились неиспользованные части отпуска с прошлых лет, они не сгорают. Вы можете предложить работнику «догулять» их или получить денежную компенсацию. Только за те дни, которые выходят за рамки 28-ми.

Помните о категориях работников, которым положен удлиненный отпуск. В их числе:

Инвалиды — 30 дней.
Несовершеннолетние — 31 день.
Работающие на производстве химоружия — 56 дней.

Все прописанные в законе сроки отпусков — минимальные. Работодатель может предоставлять работникам более длительный отпуск. Главное прописать это в локальных нормативных актах.

Распространенный и любимый многими работниками прием — присоединение отпуска к праздникам. Например, взяв 2-дневный кусочек отпуска с 9 января, можно получить полноценные каникулы длиной в 10 дней. Ведь с 1 по 8 длятся нерабочие праздники. Если соблюдены остальные правила, это можно сделать. Но помните: обычные выходные — это календарные дни, которые надо включить в продолжительность отпуска.

Подытоживая все вышесказанное, можно составить такой алгоритм.

Шаг 1. Соберите пожелания работников о периодах отдыха. Помните, что некоторым категориям сотрудников вы обязаны идти навстречу. Даже если какой-то участок «оголится» на время. На этом этапе могут понадобиться переговоры с сотрудниками.

Шаг 2. Проанализируйте производственные нужды и возможности замещения. Составьте проект графика с учетом государственных нерабочих дней и неиспользованных отпусков, если у кого-то они есть. В первую очередь проставьте периоды для льготников, затем — для всех остальных.

Шаг 3. Согласуйте проект с представителем профсоюза, если этот орган есть на вашем предприятии.

Шаг 4. Утвердите график отпусков на 2021 год. Срок — до 17 декабря 2020-го.

Шаг 5. Ознакомьте персонал под подпись.

Начнем сразу с исключений. В график отпусков не включают сотрудников, с которыми заключен трудовой договор на срок до шести месяцев. Если срок трудового договора превышает этот период, то для таких работников действуют общие правила. Важно не забыть и про тех, кто временно не работает в компании. К ним относятся сотрудники, находящиеся в отпуске по беременности и родам или по уходу за ребенком, на длительном больничном или в отпуске без сохранения заработной платы. Также есть особые категории лиц, для которых даты отпуска формируются с учетом их пожеланий. В этом случае необходимо заранее уточнить, какой период для них является предпочтительным, и после этого внести их в общий график.

Внешних и внутренних совместителей также включите в график. Внутренних укажите дважды по обеим должностям. Как основной работодатель вы знаете, когда у сотрудника запланирован отпуск по основному месту. На это же время планируйте отпуск по трудовому договору о совместительстве.

Если у сотрудника остались неиспользованные дни отпуска за прошлый год, их также можно отразить в графике вместе с тем периодом отдыха, который запланирован уже на 2021 год. Однако допускается предоставление таких дней по соглашению сторон. Тогда вносить в график данные по этому периоду не требуется. Не забудьте, что не предоставлять отпуск два года подряд запрещено. Поэтому проследите за тем, чтобы сотрудник использовал дни за прошлый и текущий период последовательно.

Конечно, работодатель вправе этого не делать. Но чтобы минимизировать конфликты с сотрудниками, лучше предоставить те даты, в которые они хотят отдохнуть сами. Кроме того, это позволит избежать переносов. Для начала сбора данных выпустите приказ о подготовке графика. В случае, если компания небольшая, то можно ограничиться обычными уведомлениями с просьбой предоставить точные даты начала и окончания отпуска, а также количества дней. Как правило, сотрудники разделяют отпуск на две части. По закону одна из них должна составлять не менее 14 дней. Это стоит обязательно учитывать.

Если же, наоборот, организация слишком большая, обязанность по сбору дат можно переложить на руководителей подразделений. Они самостоятельно соберут пожелания, оценят, устраивают ли их эти периоды с точки зрения организации процесса, и передадут вам согласованный по датам проект.

Дальнейший план действий зависит от того, есть или нет в компании профсоюз. Если есть, то в соответствии со статьей 372 ТК, сначала график нужно отправить туда. Профсоюз обязан рассмотреть проект в течение 5 рабочих дней с момента получения и прислать мотивированное мнение. В графике могут быть правки, с которыми кадровик либо соглашается, либо назначает дополнительные консультации по этому вопросу.

Далее график необходимо утвердить у руководителя организации. Если составили график отпусков по унифицированной форме № Т-7, то в ней предусмотрен гриф утверждения документа, поэтому утверждать такой график отдельным приказом не нужно. Чтобы утвердить график по форме № Т-7, руководитель должен поставить дату и подпись на грифе утверждения в правом верхнем углу документа.

Если разработали форму графика отпусков сами и в ней отсутствует гриф утверждения, такой график утвердите приказом руководителя.

Окончательный вариант графика принимается за две недели до начала нового года. В этот раз все должно быть подготовлено до 17 декабря. Если такая дата выпадает на выходной, то утвердите график в последний рабочий день накануне выходного. Новой организации утверждать график на год, в котором ее создали, не обязательно. Такой порядок определяет статья 123 ТК.

График отпусков на 2021 год

Нужно ли знакомить работников с графиком — вопрос спорный. Но чтобы избежать конфликтов с сотрудниками и претензий трудовой инспекции, рекомендуется все же это сделать.

Для этого в форму № Т-7 или форму, которая разработана самостоятельно, включают две дополнительные графы. В одной из них сотрудники распишутся в том, что им известна дата начала отпуска, а в другой — укажут дату ознакомления с графиком. Второй вариант: приложите к графику отпусков лист ознакомления, в котором каждый сотрудник укажет дату ознакомления с документом и поставит свою подпись.

Если сотрудник откажется ставить подпись, что ознакомлен с графиком отпусков, составьте акт. Учтите, что подпись сотрудника и дата ознакомления не освобождают вас от обязанности уведомить его об отпуске за две недели до начала отпуска.

Крайний срок утверждения графика на очередной год — за 2 недели до его начала. Это прописано в ст. 123 ТК РФ.

На 2021 год график отпусков нужно подготовить в срок до 17 декабря 2020 года — это крайняя дата утверждения.

Срок хранения

Хранить график отпусков теперь нужно дольше — не 1 года как было ранее, а 3 года.

Новые сроки хранения прописаны в ст. 453 Перечня, утвержденного Приказом Росархива №236 от 20.12.2019.

То есть даже в случае завершения года, на который составлен график, все равно его нужно будет хранить в архиве еще 2 года.

График отпусков — это обязательный документ, необходимый для грамотной организации рабочего процесса и минимазации претензий работников в отношении их отпускных периодов.

Если в компании не будет данного документа, то может последовать административная ответственность на основании ст. 5.27 КоАП РФ.

Размеры штрафов за отсутствие графика при первичном выявлении нарушения:

1000 — 5000 руб. — для директора компании;
30000 — 50000 руб. — для самой организации.

Размеры штрафов при повторном выявлении:

10000 — 20000 руб. — для руководителя (или дисквалификация на срок от 1 до 3 лет);
50000 — 70000 руб. — для компании.

Чтобы избежать риска назначения подобных штрафных санкций, лучше потратить время на составление графика, который к тожу же облегчит жизнь как самому предприятию, так и его работникам.

Законодательство четко регламентирует срок утверждения графика отпусков. Работникам, которые трудятся по трудовому договору, работодатель обязан предоставлять оплачиваемые ежегодные отпускные дни. Чтобы сохранить непрерывность деятельности компании, работники должны соблюдать очередность нахождения в отпуске. Именно для этого и составляют график отпусков (ст. 123 ТК).

График рекомендуют составлять по каждой структурной единице. Затем, расписание дней отдыха передают в кадровую службу. Там данные сводят в единую базу. До официального утверждения графика, сводная таблица с датами представляет собой только проект. После того, как график завизируют все необходимые лица, документ направляют в профсоюзный орган (ст. 372 ТК). Правда при условии, что в компании есть профсоюз.

Разобраться с тем, как составляется график отпусков и что в нем отражается, поможет наша таблица:

Что отразить в графике	Комментарий
Список сотрудников	В графике отражаются абсолютно все сотрудники, с которыми заключен трудовой договор
Количество дней отпуска	Указывается то количество дней отпуска, на которое вправе претендовать тот или иной работник. Лучше всего указать все дни отпуска, положенные сотруднику. Для этого просуммируйте дни ежегодного основного оплачиваемого отпуска (дни за год, на который составляется график отпусков, и неотгулянные дни за предыдущие годы) и дни ежегодного дополнительного оплачиваемого отпуска, положенные работнику в соответствии с законодательством и/или на основании коллективного договора/локального нормативного акта (ст. 120 ТК РФ).
Предполагаемая дата начала отпуска	Здесь можно отразить как конкретную дату, так и просто месяц, в котором работник уйдет в отпуск. Правда, если будет указан только месяц, работнику потом нужно будет писать заявление на отпуск с указанием конкретной даты. Если же дата будет указана в графике отпусков изначально, а работник уйдет в отпуск четко по графику, то такое заявление писать не придется. Кстати, если в вашем графике отмечен только месяц отпуска, то рекомендуем закрепить в локальном нормативном акте (ЛНА), что заявление на отпуск с указанием конкретной даты его начала работник должен подать не позднее чем за две недели до ухода в отпуск. Во-первых, это нужно для того, чтобы работодатель успел известить работника о предстоящем отпуске (ст. 123 ТК РФ). А, во-вторых, чтобы бухгалтерия успела своевременно рассчитать и выплатить отпускные (ст. 136 ТК РФ).
Возможность разделения отпуска на части	График можно дополнить соответствующей графой, в которой работники распишутся, давая свое согласие на отпуск по частям. Важно помнить, что хотя бы одна из частей отпуска должна быть не менее 14 календарных дней (ст. 125 ТК РФ)

Приказ об утверждении графика отпусков отдельным документом оформлять необязательно. Ведь подпись руководителя организации/ИП, утверждающая график отпусков на очередной год, ставится на самом графике.

Правда, работодатель может издать, например, приказ, обязывающий руководителей подразделений собрать и представить данные об отпусках подчиняющихся им сотрудников для подготовки единого графика отпусков.

Образец приказа о составлении графика ежегодных отпусков

График отпусков утверждается руководителем организации или ИП. Причем при наличии профсоюза работодатель должен учесть его мнение при утверждении графика отпусков на очередной год (ст. 123 ТК РФ).

После того, как график отпусков будет утвержден руководителем, с этим графиком нужно ознакомить работников. Иначе данный документ не будет являться обязательным для них (ст. 22, 123 ТК РФ). Ознакомить работников с графиком отпусков лучше под роспись. Для этого график можно дополнить графой «С графиком ознакомлен (дата, подпись)».

Для отражения изменений используются графы 7-10 унифицированной формы графика отпусков (форма Т-7):

в графе 7 отражается фактическая дата ухода работника в отпуск;
в графе 8 указывается документ, на основании которого была перенесена планируемая дата начала отпуска. Таким документом, к примеру, может служить заявление работника с просьбой о переносе отпуска, завизированное руководителем (ст. 124 ТК РФ);
в графе 9 нужно указать предполагаемую дату отпуска. Например, если работник решил перенести свой отпуск на период, когда его жена будет находиться в отпуске по беременности и родам;
в графе 10 отражаются различные примечания.

Кстати, график отпусков имеет смысл дополнить графой «С изменениями ознакомлен», в которой работники будут расписываться после внесения корректировок в этот документ. Кроме того, срок подачи заявления о переносе отпуска лучше прописать в ЛНА. Опять-таки, чтобы бухгалтерия смогла вовремя рассчитать и выплатить отпускные работнику.

Случается, что уже после того, как график отпусков на очередной год утвержден, на работу принимаются новые сотрудники. Что же делать с графиком в этой ситуации? Трудовой кодекс не обязывает работодателя вносить какие-либо дополнения в уже утвержденный график отпусков. Т.е. вновь устроенным работникам отпуск может быть предоставлен только на основании их заявления.

График отпусков на 2021 год: как составить, заполнить и утвердить

График отпусков составляется с целью обеспечения непрерывной и успешной работы предприятия. Работники должны соблюдать очередность, установленную в графике.

Все трудящиеся, заключившие трудовой договор, имеют право на ежегодный оплачиваемый отпуск. Рекомендуется составлять график по каждому структурному подразделению предприятия. После чего все графики сводятся в единую таблицу установленного образца. Если на предприятии есть профсоюз, то проект документа согласовывается с ним. Далее его подписывают все уполномоченные лица.

Все работодатели должны утвердить график отпусков на 2021 год до 17 декабря 2020 года. За нарушение предусмотрен штраф, который налагает инспекция труда:

Согласованный локальный нормативный акт подписывает руководитель кадровой службы, после чего утверждается директором.

При отсутствии должностного лица утверждение производится уполномоченным лицом. Если на предприятии есть профсоюзный комитет, учитывается мнение этого органа. Подтверждающим документом является приказ.

В утвержденный график при необходимости вносятся изменения. Обязательное условие – согласие работодателя и сотрудника. Оформление изменений проводится приказом. Допускаются изменения в следующих ситуациях:

Отпуск в согласованный ранее период приведет к негативным последствиям для предприятия;
Отзыв по причинам производства;
Заболевание сотрудника;
Заявление работника, в котором указаны причины изменений.

За две недели до наступления согласованного отпускного периода работодатель уведомляет об этом сотрудника. Если уведомление работником не получено, у него появляется право на перенос. Заявление на отдых или перенос писать нет необходимости, за исключением следующих случаев:

Отпуск предоставляется работнику, который проработал менее 6 месяцев;
Правом на отдых планируют воспользоваться льготные категории – почетные доноры, несовершеннолетние, другие.

Формирование графика предоставления ежегодного отдыха – важная часть документооборота на предприятии. Документ позволяет упорядочить производственный процесс с учетом прав сотрудников, дает им возможность заранее спланировать отдых.

Документ будет действовать на протяжении календарного года и должен храниться до 2022 года.

Если график не сохранить, то к предприятию могут применяться санкции в виде предупреждения или штрафа. К должностным лицам штраф может быть 100 — 5000 рублей, равно как и к индивидуальным предпринимателям. Что касается юридических лиц, то для них санкции внушительнее — от тридцати до пятидесяти тысяч рублей.

Есть категории сотрудников, которые могут идти в отпуск до истечения 6-месячного периода работы или вне зависимости от утвержденного графика отпусков.

Это:

женщины – перед декретным отпуском или сразу после него;
сотрудники, которые усыновили младенцев возрастом до 3-х месяцев;
молодые сотрудники, младше 18 лет;
мужья, чьи жены находятся в декретном отпуске;
родитель (или приемный родитель/опекун), который воспитывает ребенка-инвалида младше 18 лет;
сотрудники, имеющие награды «Почетный донор России» или «Почетный донор СССР»;
совместители;
чернобыльцы;
ветераны боевых действий;
герои труда;
другие категории работников.

Данные категории работников имеют право на ежегодный отпуск в то время, когда им удобно. Данное право необходимо учитывать перед тем, как составить график отпусков.

Как правильно составить график отпусков, если невозможно планировать отпуска льготных категорий сотрудников? В таком случае целесообразно предложить работнику-льготнику написать заявление на удобные для него даты отпуска.

Когда график отпусков сформирован на основе письменного пожелания работника (заявления), изменить даты отпуска льготнику можно только по согласованию сторон.

Если работник льготной категории считает, что его право на предоставление отпуска в удобное для него время нарушено, он имеет право обратиться за защитой своих интересов в суд.

Как было отмечено выше, при приеме новых сотрудников можно внести дополнения в уже утвержденный график. В законодательстве не прописан порядок действий в этом случае.

Разберем 2 практических варианта, которые можно использовать без нарушения ТК РФ.

Первый и самый простой способ – это к ранее утвержденному графику сделать приложение. В данное приложение добавить новых сотрудников. И делать так можно в течение года несколько раз – при приеме новых сотрудников, у которых возникнет право на отпуск.

Второй способ не предполагает внесение изменений в ранее утвержденный график отпусков. Если у работника, принятого в данную компанию и у которого не утверждены даты отпуска в графике, возникает желание отдохнуть, он пишет заявление. Если с работодателем удается договориться, работник идет в отпуск. Если нет – продолжает работать, т. к. отсутствие на рабочем месте может быть расценено как прогул.

Новые разъяснения Минтруда России про график отпусков

Составленный график — это план, который часто не совпадает с реальным ходом работы в организации. Если запланированные даты в итоге не совпадут с фактическими, необходимо внести изменения. Для этого требуется получить от работника заявление о переносе, на основании которого издается приказ. При внесении изменений указывается дата начала перенесенного отдыха и причина переноса.

Документ является обязательным для исполнения обеими сторонами трудовых отношений, желательно, чтобы все работники ознакомились с ним под подпись, несмотря на то, что законодательно это не предусмотрено. В самостоятельно разработанном образце предусматривается графа для ознакомления, а если используется унифицированная форма Т-7, то сделайте отдельный стандартный лист ознакомления с приказом.

Правда, никто и не запрещает дополнить утвержденный график отпусков сведениями об отпусках новых сотрудников. Это можно сделать, утвердив дополнительный график отпусков, содержащий информацию о планируемой дате начала отпуска только новых сотрудников.

Составление отпускного графика занимается специалист кадрового отдела. Но без подписи руководителя организации и печати он не будет считаться действительным.

В первую очередь, для грамотного составления графика отпусков нужно воспользоваться существующим штатным расписанием. Оно позволит точно указать ФИО каждого работника, его должность и табельный номер, а также то структурное подразделение, к которому он относится. Это же штатное расписание позволит разработчику графика отпусков не забыть никого из сотрудников.

В первой части графика отпусков нужно обязательно прописать реквизиты организации, в частности полное ее наименование с указанием организационно-правовой формы.
Далее, при наличии на предприятии профсоюза, нужно учесть его мнение на предмет графика отпусков с указанием даты, когда это мнение было высказано и зафиксировано.
Затем проставить дату заполнения документа.
Подпись директора с расшифровкой необходимо поставить после того, как график отпусков будет окончательно оформлен и согласован с сотрудниками.