Служебная записка. Образец написания
Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Служебная записка. Образец написания». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.
В составлении объяснительных записок очень важно быть внимательным и не допускать ошибок. Не редко бывают случаи, когда правильные объяснения позволяют избежать наказания или же наоборот — неграмотные пояснения могут усугубить ситуацию. Даже малейшие ошибки в пояснениях могут повлечь за собой ситуации, когда всплывают несколько систематических нарушений, а значит они караются более строгим наказанием.
Полезные рекомендации
Прислушайтесь к нашим советам:
- не стоит бороться с хамством самостоятельно. Пишите коллективную жалобу, так у вас будет больше шансов, что обращение не оставят без внимания;
- сразу же все свои претензии излагайте письменно, устные жалобы ни к чему не приведут. Обязательно представляйте документальные подтверждения изложенных в документе фактов;
- используйте как доказательство записи разговоров, документы, показания очевидцев, записи с камер видеонаблюдения, прочее;
- постарайтесь сделать так, чтобы у вас осталось подтверждение подачи жалобы. Куда вы ее подавали, значения не имеет;
- не стоит нервничать, излагайте ситуацию спокойно, используя деловой стиль.
Образцы объяснительных записок
Лучше всего следователь таким правилам:
- писать кратко. Длинные рассказы могут ввести в заблуждение. Часто бывает, что длинные истории влекут за собой длинные приказы о дисциплинарных взысканиях;
- писать лучше всего лишь актуальную информацию, касающуюся строго определенного случая, чтобы руководителю не пришлось читать лишнюю предысторию, не относящуюся к делу. Сразу переходите к сути дела, т.е. к моменту совершения проступка;
- постарайтесь максимально разъяснить всю ситуацию своему руководителю. Никто не запрещает вам доказывать свою невиновность;
- объективность тоже должна быть учтена. Не стоит снимать с себя вину, если, например, вы не были на работе из-за того, что переборщили со спиртным. Если для защиты нет объективных аргументов, легче признать вину;
- во время написания объяснительной записки не стоит уделять внимание красоте, лучше сделать упор на простоте. Чем сложнее предложения, тем хуже будет текст для восприятия;
- хорошее пояснение — краткое пояснение. Все просто, понятно и без бессмысленных слов;
- грамматические и стилистические ошибки, кляксы, перечеркивания, неразборчивое написание и даже испачканная бумага навряд ли помогут руководителю принять нужное вам решение.
Служебная записка о невыполнении должностных обязанностей — особенности составления
Как правило, выявление случаев нарушения трудовых функций, происходит в процессе работы. Когда данные обстоятельства становятся известны руководству, необходимо сообщить об этом вышестоящему начальству.
Закон предусматривает универсальную форму обращения к начальству. Это служебная записка. Следовательно, руководитель среднего звена, установив, что работник нарушил свои функции, обязан составить докладную записку и представить ее директору предприятия (а тот, впоследствии, оформляет соответствующий выговор).
Указанный документ должен соответствовать ряду требований:
- необходимо указать точное время и место составления. Это важно, так как подобные сведения будут нужны при последующей проверке. Ведь служебная записка представляет собой первоначальный этап в процессе наказания сотрудника. Поэтому фиксация места и времени нарушения будет важна при решении вопроса о виновности лица;
- нужно подробно расписать существо нарушения. При этом следует отразить конкретные действия или бездействие сотрудника, а также сослаться на раздел или пункт его служебной инструкции. Таким образом, действие работника должно нарушать определенную норму. Только в этом случае, будут иметься основания для его наказания;
- если имеются свидетели произошедшего, их необходимо указывать. Желательно принять меры к отобранию у них объяснений. Полученные, таким образом, объяснения нужно приложить к докладной записке.
Правильное оформление документа станет залогом справедливого разрешения ситуации и привлечения виннового к дисциплинарному наказанию.
Как написать – пошаговая инструкция
Поскольку единых требований к заполнению документа не существует, в разных организациях могут быть приняты свои шаблоны ведения внутренней служебной переписки. Таким образом, служебное письмо может быть составлено в произвольной форме с учётом определённых общих требований к структуре.
- В “шапке” докумета, оформленной по правому краю страницы, указываются:
- должность руководителя, которому адресована служебная записка (первая строка);
- фамилия, имя, отчество руководителя (вторая строка);
- должность лица, составляющего документ (третья строка);
- фамилия, имя, отчество составителя (четвёртая строка).
- В названии документа, которое размещается по центру листа пишется:
- заголовок “Служебная записка” (первой строкой);
- дата составления и порядковый номер документа (второй строкой);
- далее – подзаголовок “о невыполнении (касательно невыполнения) служебных (должностных) обязанностей (инструкции)”, должность сотрудника, на которого записка составляется, его фамилия, имя, отчество (полностью).
- В “теле” документа должно быть изложено:
- описание ситуации, в которой сотрудник не выполнил своих служебных обязанностей, с указанием конкретных дат и обстоятельств, а также ссылкой на соответствующие пункты должностной инструкции, которая таковым была нарушена;
- описание последствий, которые повлекло за собой ненадлежащее отношение коллеги к работе (если они имеются);
- изложение просьбы (требования) о применении мер воздействия на сотрудника (наказании).
- В конце документа должна быть подпись составляющего лица с расшифровкой (фамилия, инициалы).
СПЕЦИФИЧЕСКИЕ ОТЛИЧИЯ ДОКЛАДНЫХ ЗАПИСОК ОТ СЛУЖЕБНЫХ И ОБЪЯСНИТЕЛЬНЫХ
Докладные имеют специфические отличия от служебных и объяснительных записок. Самым важным из них является направленность данного документа. Адресуют такие записки, в отличие от служебных, исключительно вышестоящим должностным лицам и руководству организации.
Отличительной чертой так же является цель составления документа. Информация, указанная в докладной, призвана побуждать к принятию решения или к какому-либо действию адресата. Тогда когда объяснительная направлена на желание что-либо объяснить, служебная записка же просто передает некую информацию другому сотруднику.
Применяемая мера в данном случае зависит от сведений, изложенных в докладной записке, и не является отличительной особенностью, поскольку применение каких-либо мер может быть основано на любом из видов донесения информации.
Следует отметить, что докладная записка имеет юридическую силу.
Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.
Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:
- опоздание без уважительной причины;
- преждевременный уход с работы;
- прогул;
- появление в нетрезвом виде;
- некорректное выполнение своих обязанностей;
- бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
- некорректное общение с коллегами и т.п.
Может использоваться и внутри предприятия, и за его пределами. Поэтому их разделяют на 2 типа:
- Внутренняя – это наиболее распространенный вариант, когда нужно донести факт некорректной работы вышестоящему работнику. Обычно бумага составляется на фирменном бланке компании, в соответствии с инструкцией, предусмотренной на предприятии (если таковая есть). Для заверения документа достаточно поставить только подписи сотрудников, которые были свидетелями инцидента.
- Внешняя – в этом случае она составляется на имя представителей контролирующих органов или на имя руководителя центрального офиса (т.е. документ выходит за пределы компании). Такая бумага может быть составлена в связи с некорректными действиями руководителя, о чем сотрудники докладывают в вышестоящую инстанцию. Этот документ обязательно заверяется и подписями, и печатью организации.
По форме эти бумаги практически ничем не отличаются. Главное – позаботиться о доказательной базе, быть готовыми отстоять свою точку зрения, а также учесть несколько обязательных требований к составлению, которые рассматриваются далее.
Что понимают под некорректным поведением?
Поскольку понятие некорректного поведения, а также наказание за него не прописываются в основных законодательных актах, для того, чтобы иметь возможность квалифицировать некорректное поведение сотрудника, а также применить наказание за это, необходимо внести вышеуказанные понятия в локально-нормативные документы данной организации.
Например, в коллективный Договор или в правила внутреннего трудового распорядка.
К некорректному (хамскому) поведению можно отнести следующие действия:
- оскорбительные высказывания в адрес сослуживцев или клиентов организации;
- использование ненормативной лексики в отношении людей или просто в разговорной речи;
- навязчивое и грубое поведение;
- неприличные жесты в адрес сослуживцев и клиентов организации и т.д.
Это только некоторые из основных признаков некорректного поведения сотрудника.
Данный список можно продолжать практически бесконечно, все зависит от корпоративной политики организации и сферы ее деятельности.
Какие обязанности должны быть у технического директора в компании? Образец должностной инструкции технического директора смотрите по ссылке.
Жалоба на сотрудника: порядок подачи
Передача документов при подобных обстоятельствах состоит из следующих этапов:
- составление самой жалобы на имя руководителя;
- перенаправление сообщения сотрудникам трудовой инспекции, если в первый раз не было предпринято никаких мер;
- обращение в прокуратуру, если и на следующих этапах не последовало никаких разбирательств. Или если составители считают, что были приняты недостаточные меры;
- оформление документа, описание стандартной структуры.
Пока что Правительство не разработало унифицированной формы для таких обращений. Но есть информация, которая должна присутствовать вне зависимости от оснований.
Инспекторы имеют право отказаться от рассмотрения заявления, если при его оформлении допущены ошибки.
Стандартная структура описывается следующим образом:
- Подписи от каждого из заявителя.
- Дата оформления.
- Перечень приложений, которые используют и в качестве доказательств.
- Конкретные требования сотрудника, связанные с необходимостью устранить конфликт.
- Основная часть жалобы посвящена обстоятельствам, связанным с делом. Обязательно написать полное наименование руководителя с организационно-правовой формой, причину обращения и сами правонарушения, вызвавшие конфликт. Не стоит забывать о времени, когда указанные нарушения были обнаружены.
- В середине указывают наименование документа – «Жалоба».
- Шапка документа посвящена наименованию компании-руководителя. Отдельно упоминают тех лиц, от имени которых передается жалоба.
Бумагу можно составить самостоятельно, а можно за основу взять популярный образец коллективной жалобы на сотрудника, который размещен в статье.
- В правом верхнем углу подобно стандартному заявлению указывают организацию, в которую направляют документ наряду с именем руководителя и своими данными.
- Далее излагается суть претензий.
- В требованиях необходимо указать, какие меры надо принять в отношении человека, хамское поведение которого послужило причиной для претензии.
- Дата с подписью.
- Бумагу составляют в двух экземплярах. Второй оставляют у работника, который составил ее, с пометкой о получении органом управления или должностным лицом. Ответ должен поступить в письменной форме.
Как грамотно подать жалобу на обидчика
Документ должен быть изложен в корректной форме. Грамотный и опытный руководитель предприятия обязательно даст ответ на такое обращение и предпочтет уладить ситуацию. Хороший начальник не станет дожидаться, когда конфликт окажется предметом разбирательства в суде.
Чтобы документ был гарантированно рассмотрен, и вы получили письменный ответ, его надо подать руководителю с обязательной официальной регистрацией. Если вышестоящее руководство оставило ваше обращение без внимания или ответ вас не удовлетворил, то следующим шагом будет обращение в суд, куда надо написать исковое заявление.
На основании ст.152 ч.1 Гражданского Кодекса РФ, каждый имеет право на требование извинений от обидчика в случае, если его порочащие честь, репутацию слова не доказаны. А в ст. 151 ГК РФ говорится о том, что вы можете потребовать денежной компенсации, размер которой будет определен судом.
Кроме того, в Уголовном кодексе есть статья 128.1, которая позволяет за клевету и оскорбления привлечь обидчика к уголовной ответственности. Если у вас будут неопровержимые доказательства его хамского поведения, он будет держать ответ в виде штрафа от 500 тысяч до 5 миллионов рублей. Статья также предусматривает принудительные работы.
Основания для написания жалобы на начальника
Заявление на директора учреждения подается во всех случаях, связанных со злостным нарушением трудового законодательства. Главными факторами для подачи претензии служат такие проступки руководства:
- Осуществление махинаций с заработной оплатой работников (речь идет о задержках, невыплатах, уменьшении средств или незаконном лишении премий).
- Грубость наряду с хамством и оскорблениями в адрес своих подчиненных.
- Склонение сотрудников к выполнению обязанностей, которые в их должностных инструкциях не прописаны (или не предусматриваются трудовым договором).
- Нарушение правил охраны труда в учреждении.
- Факт саботажа производственного процесса.
- Игнорирование различных приказов от вышестоящего начальства (в этом случае подразумевается самоуправство наряду с самодурством).
В качестве приложений к претензии используются любые письменные документы с аудиозаписями и видеозаписями, подтверждающими нарушение, а также фотографии с показаниями от свидетелей.
К примеру, посредством диктофонной записи очень удобно фиксируются всяческие незаконные распоряжения начальника с оскорблениями в адрес подчиненных. Коллективные жалобы к вышестоящему руководству подают в двух экземплярах, один из них, как правило, остается у работников. На нем ставят отметку о принятии (имя и должность лица, принявшего документ и дату получения бумаги).
Во время работы каждый сотрудник может зафиксировать факт невыполнения должностных обязанностей своим коллегой (или несколькими коллегами) и инициировать (а также написать самостоятельно) составление соответствующей докладной записки по определенному образцу или же в произвольной форме.
Основная цель такой меры – зафиксировать собственно факт нарушения внутреннего распорядка, например:
- опоздание без уважительной причины;
- преждевременный уход с работы;
- прогул;
- появление в нетрезвом виде;
- некорректное выполнение своих обязанностей;
- бездействие, повлекшее последствия для компании и/или других сотрудников;
- некорректное общение с коллегами и т.п.
Что понимают под некорректным поведением
На основании того, что понятие некорректного поведения, а также нормы воздействий и наказаний за него не предусмотрены в основных законодательных актах, для того чтобы было возможным характеризовать, расценить поведение как некорректное, а также применить меры за это, необходимо заранее обозначить, что для конкретной организации является нетактичным, недопустимым поведением и внести вышеуказанные понятия в нормативные, внутренние документы.
Например, прописать данное понятие, ответственность за него в трудовом договоре с работником либо в перечне-разъяснении по внутренним правилам трудового распорядка и поведения в коллективе.
Учитывая менталитет и образованность общества, за основу подобного поведения можно взять:
- обидные высказывания относительно сослуживцев, партнеров и клиентов компании;
- применение ненормативной лексики, адресованной в чью-либо сторону или просто в разговорной речи;
- назойливое и грубое поведение;
- неподобающие жесты в адрес сослуживцев, партнеров и клиентов организации;
- невыполнение или явное игнорирование поручений и указаний вышестоящего руководства;
- неправомерное сокращение или же увеличение рабочего дня структурным руководителем, без согласования с начальством и переделкой штатного рабочего расписания;
- отмена обеденного перерыва или же запрет на отлучение с рабочего места по необходимости и т.д.
Первым шагом в борьбе с таким сотрудником может быть написание докладной записки, т.к. без письменного составления данного документа доказать ненадлежащее поведение и выявить основы такового, а также разобраться в ситуации с последующими выводами практически невозможно.
ПРАВИЛА ОФОРМЛЕНИЯ ДОКЛАДНОЙ ЗАПИСКИ ЗА ОСКОРБЛЕНИЕ
При оформлении такого рода записки стоит использовать бумагу формата А4. Данный документ предполагает машинописный текст, но может оформляться и традиционным способом – написанием от руки.
Писать нужно от первого лица короткими и понятными фразами, избегая двусмысленности. Записку необходимо оформлять с соблюдением всех норм и правил, иначе она не будет иметь юридической силы и не станет основанием для принятие каких-либо мер для решения изложенного вопроса.
Докладная записка должна содержать наименование организации и структурного подразделения, а так же данные руководителя, которому предназначен документ, и сотрудника, составляющего ее. Обычно такая информация указывается в правом верхнем углу.
После небольшого отступа по правилам оформления документа в середине строки указывается наименование документа, на строке ниже указывается дата составления и номер записки. Еще на строку ниже указывается примерно следующий заголовок «Об оскорблении на рабочем месте».
Далее идет основной текст документа, в котором идет речь о факте оскорбления, обстоятельствах приведших к нему. Завершаться текст должен конкретной просьбой по данному обстоятельству. В завершение докладной записки проставляется должность составителя, его инициалы и подпись.
Затем следует передать ее в секретариат директора и удостовериться, что докладная принята и зарегистрирована по общепринятым правилам.