06.05.2021

Как заверяется трудовая книжка в 2021 году

Автор: admin Страховое право Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как заверяется трудовая книжка в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Как заверить копию трудовой книжки правильно

2. Как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году

3. Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году

4. Как заверяют трудовую книжку в 2021 году по новым правилам

5. Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

6. Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2021 года

7. О выборе способа ведения трудовой книжки после 1 января 2021 года

8. Как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки в 2021 году?

Сейчас процесс удостоверения копии трудовой книги осуществляется по новым правилам.

Откорректированные нормы обрели силу еще летом 2018 года. Руководствоваться здесь следует положениями ГОСТ Р 7.0.97-2016.

В основном изменения коснулись отметок, подлежащих к проставлению в документе.

Особое значение имеет раздел 5, часть 5.26 указанного выше нормативного акта. Пункт содержит пояснения относительно того, как должна выглядеть удостоверяющая запись.

Как заверить копию трудовой книжки правильно

Рассмотрим первый вариант. Инструкция, как заверить трудовую книжку по новым правилам для внутреннего обращения, не изменилась. В копии по-прежнему указываются:

Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Так как с 2015 года акционерные общества и ООО не обязаны иметь печать, то и ставить ее на сканкопию необязательно. Если же печать имеется, то к ее расположению предъявляются определенные требования (согласно новому ГОСТу):

заверять необходимо только печатью организации;
она не должна перекрывать подпись заверившего лица;
не должна захватывать подпись удостоверяющего;
может заходить на наименование должности, если не хватает места;

Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2021 года:

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию вправе и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота. Это часто случается в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Скан трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

Если же человек временно не работает, то ему следует обратиться к нотариусу. Понадобится предъявить паспорт и саму трудкнижку. Нотариус сам отксерокопирует нужные страницы, проставит на них печати и подписи.

Как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году

Основанием для выдачи копии является поданное сотрудником заявление. Но это правило больше относится к крупным и средним предприятиям с большой численностью работников. В малых предприятиях и предпринимателями копия может быть выдана по устной просьбе заявителя. Но чтобы вам не задержали выдачу такого документа, я рекомендую всегда составлять заявление о его выдаче.

Копировать необходимо все страницы, в которых сделаны записи. Копии нужно делать с самого первого листа, где указаны сведения о владельце книжки. А последней копией будет лист, где стоит отметка с последнего места работы.

Копии можно заверить 2 способами:

Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

Потребность в таком документе может возникнуть у работника в различных ситуациях. Наиболее распространенными из них являются:

В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.
Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.
Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.
Для определения причин увольнений с предыдущих мест. Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.
Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.

Раньше заверенная трудовая требовалась для получения загранпаспорта. В настоящее время этот документ не требуется, однако некоторые отделы иногда могут запрашивать ее. Знайте, что это незаконно, так как все государственные учреждения обязаны действовать по строго установленному регламенту, в котором обязательно прописывается перечень необходимых документов.

Иногда копия трудовой может потребоваться при оформлении визы для въезда в другое государство. Так как им важно знать, что вас что-то связывает с вашей страной, а также вы должны иметь постоянный источник дохода.

За сохранность документов сотрудников несет ответственность работодатель, т.к. они должны находиться у руководителя.

Выдача трудовых осуществляется согласно ст. №62 Трудового законодательства.

Оригинал предоставляется только в Соцстрах. А вернуть его работник обязан в течение 3 дней. В остальных случаях сотрудникам предоставляется заверенная копия.

Установленный порядок заверения трудовой был действительным до 1 июля 2020 г. Сегодня в правилах есть изменения, которые должны учитывать все работодатели.

К перечисленным требованиям добавилась обязательная надпись (данные о месте хранения оригинала). Без такой записи копия считается недействительной.

Указывать можно сейф бухгалтерии, отдела кадров организации, в которой трудоустроен работник, или номер его личного дела, где находятся все бумаги.

При оформлении документа для применения внутри организации делать запись о месте хранения бланка не нужно.

Чаще всего копия трудовой требуется при оформлении банковских кредитов. Дубликат необходим для подтверждения платежеспособности заемщика.

Кредиторы тщательно изучают деятельность клиентов:

рабочий стаж;
занимаемые должности;
уровень доходов;
место текущей работы;
размер заработной платы.

Все эти сведения можно получить из трудовой. При этом дубликат оформляется по стандартной форме. Нет необходимости указывать в документе, что он нужен для получения ссуды в финансовой организации.

Также работодатель обязан предоставить сотруднику при необходимости выписку из трудовой книжки и копию договора об устройстве на работу (ст. 62, 89 ТК).

Согласно Трудовому Кодексу (ст. 62), компания по требованию сотрудника должна выдать дубликаты в течение 3 дней после принятия соответствующего заявления. При этом бумаги должны быть оформлены надлежащим образом и выдаваться физическому лицу безвозвратно.

Если работодатель отказывается или затягивает сроки выдачи, он нарушает действующее законодательство и может быть привлечен к ответственности (ст. 5.27 КоАП).

В законе не прописаны сроки действия заверенных копий трудовых. Каждая организация, требующая предоставления трудовой со сведениями о рабочей деятельности физлица, самостоятельно устанавливает его давность.

Например, большинство банковских учреждений при оформлении кредитов требуют от заемщиков предоставления справок и выписок, сделанных не позднее 1 месяца, некоторые — 2 недель. Для суда сроки действия дубликата трудовой не ограничиваются.

Если копия просрочена, необязательно заново заказывать документ, достаточно, чтобы работодатель поставил еще раз печать и новую дату. Повторно выдать необходимые бумаги сотруднику компания обязана тоже бесплатно, т.е. количественные ограничения отсутствуют.

Порядок оформления дубликатов любых бумаг обязан знать каждый сотрудник, ответственный за эту работу. При этом каждый работник, получающий такие бумаги, должен проверить правильность их составления.

Если заверенный документ не будет отвечать установленным законодательством требованиям, например, в банке гражданину откажут в выдаче ссуды.

Новые правила заверения трудовой книжки в 2021 году

Упомянутый выше ГОСТ строго регламентирует порядок подтверждения подлинности бланков строгой отчётности. Если представитель нанимателя допустит при оформлении ошибку, возникает формальная причина признать дубликат недействительным. Вот почему знать регламент заверения копии трудовой книжки важно не только кадровикам, но и работникам.

Дубликат выполняется на ксероксе или сканере в достаточном для беглого чтения качестве. Печать может быть как черно-белой, так и цветной. Распечатываются развороты всех страниц с записями, начиная с первой. Если нужна частичная выписка, копируется первая страница и развороты с записями, которые касаются последнего места работы или трудоустройства за определенный период времени (например, за год или за три года, это часто просят кредитные учреждения).

Прежде чем рассказать про то, как заверяется копия трудовой книжки, напомним, что сама трудовая книжка является собственностью трудящегося. Но она временно находится у работодателя, чтобы тот заносил в документ все необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Чтобы получить на руки трудовую книжку, выписку из нее или копию, согласно статье 62 ТК РФ, человеку надо не просто попросить о подготовке документа сотрудника отдела кадров, он должен обратиться к начальству в письменном виде. Ниже представлен образец заявления на выдачу копии. Его форма на законодательном уровне не установлена, поэтому обращение можно составить произвольно, но с учетом требований к кадровой документации (кому и от кого написано, причина и основания для обращения, дата и личная подпись заявителя). Заявление может быть составлено от руки или с помощью компьютера, как показывает образец. В последнем случае важно, чтобы обращение было подписано лично заявителем.

Если кадровик неверно удостоверит копию трудовой книжки, работник принесет ее назад и придется все переделывать. Чтобы этого не случилось, можно распечатать и держать под рукой образец копии трудовой книжки, заверенной работодателем.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

Внимательно изучите образец, как заверить копию трудовой книжки и запомните предложенную инструкцию. Она понадобится еще не раз, поскольку аналогичным образом подтверждается подлинность и иных документов, касающихся профессиональной деятельности трудящихся.

Подтвердить трудоустройство придется при обращении в службы социальной поддержки при оформлении субсидий и пособий или в ПФР. Банки просят подтверждение, чтобы принять решение о выдаче кредита или ипотеки. Подтверждает стаж работы и факт трудоустройства образец заверения копии трудовой книжки.
Если вы работаете, то заверенную копию сделает сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги).

Теперь вернемся к обновленному ГОСТу. Согласно его правилам, кадровик должен не просто написать слово «Верно» и подкрепить это своими Ф.И.О., должностью и подписью. Следует также дать ссылку на местонахождение оригинала.

То есть образец заверения копии трудовой книжки 2021 должен содержать такую фразу (это пример с названием организации):

Подлинник документа находится в ООО «Светлый путь» в сейфе, инв. № 8.

Как заверяют трудовую книжку в 2021 году по новым правилам

В 2021 году применяется новый ГОСТ Р 7.0.97-2016, который устанавливает правила оформления документов и образец, как заверить копию трудовой книжки в 2021 году. Процедура заверения копии трудовой достаточно проста.

Шаг 1. Снять копии со всех заполненных листов.

Шаг 2. На каждом поставить запись «верно», указать ФИО лица, осуществившего запись, и дату.

Вот образец, как заверить трудовую книжку «Работает по настоящее время».

Если говорить о местах, где можно заверить копию трудовой книжки, то место обращения будет напрямую зависеть от того, работает ли сейчас конкретный человек или нет:

если сотрудник, нуждающийся в предоставлении ему заверенной копии трудовой книжки, в настоящее время официально трудоустроен, то ему достаточно обратиться в кадровое подразделение своей организации либо к тому сотруднику, который приравнен к кадровикам. В течение трех дней с момента заявления такой сотрудник будет обязан предоставить ему заверенную надлежащим образом копию;
если человек не трудоустроен официально, а его трудовая книжка находится у него на руках, заверение может осуществить нотариус, который не только поставит свои подписи и печати на документе, но также и установит отметку о том, когда было осуществлено заверение.

Независимо от того, кто именно заверял копии документов, они будут иметь равную юридическую силу и принимаются затребовавшими их организациями без каких-либо ограничений и споров.

Если то или иное заведение отказывает в приеме заверенной копии, то данный отказ нельзя считать правомерным.

Обратимся к ГОСТу Р 7.0.97-2016. Основное отличие — особенности заверения будут зависеть от цели. Их две: для внутреннего обращения или для сторонней организации.

«верно»;
данные специалиста;
дата.

Если же сканкопия нужна для сторонней организации, новые правила заверения копии трудовой книжки отличается наличием дополнительной фразы, указывающей на место хранения документа в оригинале. Например, фраза звучит так: «Оригинал хранится в отделе кадров МУДО ДЮСШ Аллюр». Если бы речь шла не о трудкнижке, то по правилам следовало бы указать номер дела, в котором хранится подлинный экземпляр.

Новый ГОСТ по оформлению документов, как и большинство других стандартов, носит характер рекомендации. Разумеется, вы можете вообще не обращать на него внимания и формально ничего не нарушите.

Однако стандарты в таких случаях для того и существуют, чтобы все организации ориентировались на них и документооборот осуществлялся бы по единым правилам.

Поэтому лучше придерживаться новых правил, особенно тогда, когда копия трудовой книжки делается для предоставления ее “на сторону”. Это будет в том числе определенным знаком уважения к работникам этой организации.

Новый стандарт становится обязательным для организации только в одном случае — если правила вступающего в силу с 1 июля 2021 года ГОСТ прямо закреплены в качестве обязательных внутренним приказом или распоряжением руководства. Тогда кадровые работники не могут заверять копию трудовой книжки иначе как по новым правилам, вступающим в силу в ближайшие дни.

Часто необходима выписка из книжки, когда важен определенный рабочий период. Выглядит она как заполненный бланк, разработанный локально. Сотрудник при запросе сам указывает интересующие его промежутки времени. Особенно это актуально в случаях:

´ при совмещении нескольких работ или должностей;
´ для выдачи родственникам в случае смерти работника.

Выписка из ТК содержит сведения со всех мест занятости. Для оформления такой выписки используется фирменный бланк организации, где содержится следующая информация:

Реквизиты работодателя.
ФИО и дата рождения ходатая выписки.
Образование и специальность.
Место работы, должность и стаж сотрудника.
При наличии – поощрения и награждения работника.

Выдача работнику копии книжки производится бесплатно по запросу. На имя руководителя предприятия сотрудник пишет заявление с просьбой оформить ему копию ТК и заверить ее. Причины такой просьбы не указываются.

Далее издается приказ об удовлетворении просьбы, и назначается исполнитель. Это для больших компаний, где штатное расписание включает отдел кадров и многочисленную бухгалтерию.

На малых предприятиях, у индивидуальных предпринимателей просьба сотрудника может быть удовлетворена и без приказа, но с соблюдением сроков.

Обратите внимание! Время изготовления не должно превысить 3-х рабочих дней. Об этом гласит Трудовой Кодекс РФ в статье 89.

Предпочтение оказывается копиям, вручную набранным на компьютере. Записи в ТК производятся прописью от руки. И эти записи не всегда разборчивы. Даже самая лучшая копировальная техника иногда не справляется.

Порядок оформления копии трудовой во всех структурах одинаковый. Хотя заверять такие копии позволительно ограниченному кругу сотрудников, в небольших организациях это поручается главным бухгалтерам. С подобным заявлением могут обратиться и сотрудники, давно уволенные, и находящиеся на заслуженном отдыхе.

Все банки для удостоверения кредитоспособности клиента требуют заверенную ксерокопию ТК. Есть случаи, зависящие от сумм рассматриваемых кредитов, когда трудовая деятельность не влияет на выдачу займа. Это особые программы кредитования под большие проценты.

Обратите внимание! Если гражданин взял оригинал трудовой книжки, то заверенная копия сотрудникам банка не нужна. Они изготавливают и заверяют документы сами.

Порядок оформления и выдачи копии ТК для банков ничем не отличается от предоставления ее в другие инстанции. Но сроки действия даже заверенных ксерокопий могут быть чрезвычайно малы. Государство этот момент не регулирует.

Качественно изготовленная копия ТК позволит избежать ненужных конфликтов в различных ситуациях. Заверением занимаются исключительно профессионалы, соответственно, возможные отклонения от законодательных правил минимальны.

Согласно положениям действующего законодательства, трудовая книжка работающих граждан должна храниться в отделе кадров фирмы-нанимателя или у директора компании. Чтобы подтвердить стаж сторонним организациям (например, банку), сотрудник должен получить копию, юридическая значимость которой подтверждается уполномоченным должностным лицом.

Как оформляется копия книжки, заверенная работодателем? Процедура включает следующие этапы:

Работник подает заявление о необходимости представления документа. Оно пишется на имя начальника отдела кадров, а при отсутствии в структуре компании такого департамента – на имя руководителя фирмы. Практика показывает, что в небольших компаниях письменного обращения не требуют, достаточно устно изложить свою просьбу.
Уполномоченный сотрудник делает копию ТК работника. Если требуется не вся информация, а сведения за определенный период, копируется первая страница, содержащая ФИО специалиста, и нужные листы. Другой вариант – набрать данные из документа на компьютере и распечатать. Его выбирают, если документ заполнен неразборчиво, текст читаем с трудом.
Из готовой распечатки делается заверенная копия ТК. Постранично ставится штампик «Копия верна», виза представителя фирмы-нанимателя, его ФИО, и печать юридического лица. Оттиск не следует располагать на участке без текста. В идеале он должен захватывать и информацию о стаже, и подпись.

Представители фирмы-нанимателя после получения от специалиста заявления на копию трудовой обязаны в трехдневный срок исполнить его просьбу (согласно постановлению Кабмина №225). На практике время подготовки документа сокращается до нескольких часов: процедура не предполагает больших временных затрат. Работник вправе не давать пояснений и не сообщать, зачем ему потребовался документ.

Если представители отдела кадров не предоставляют копию, требуйте письменный отказ. Он станет основанием для жалобы на работодателя в инспекцию по труду.

Пронумерованные и сшитые листы копии допускается заверить единой надписью. Для этого на обороте последнего листа на нитки приклеивается кусок бумаги (концы ниток должны из-под него «выглядывать»), на котором указывается следующее (в нашем примере — 3 листа):

В таком случае последний заполненный разворот допустимо сопроводить надписью «По настоящее время работает в занимаемой должности» с указанием уполномоченного лица, его подписью и датой.

Как заверяется копия трудовой книжки: порядок по ГОСТу и частые ошибки

При обращении в банковскую организацию для получения кредитного займа, гражданину необходимо предоставить пакет обязательных документов. Одним из таких документов является копия трудовой книги.

В том случае, когда данный документ имеется на руках, предоставление официальной копии не вызывает затруднений. Для этого следует обратиться в нотариальную контору и оплатить стоимость услуги.

Для того чтобы заверить бланк у нотариуса, необходимо иметь документ, подтверждающий личность владельца трудовой книги. После соблюдения всех установленных правил, нотариус подготовит все необходимые копии и заверит их согласно установленному порядку. Длительность данной процедуры составляет около тридцати минут.

При наличии официального места трудовой деятельности данная процедура немного усложняется, поскольку документ хранится в кадровом отделе. В этой ситуации следует обратиться к руководству компании или сотрудникам кадровой службы.

Для этого нужно составить соответствующую заявку, где нужно указать, что копия трудовой книги требуется для банка или другой государственной инстанции. Срок формирования документа составляет три рабочих дня.

При заверении ТК обычно допускаются эти ошибки:

Штамп о том, что это копия документа, поставлен только на отдельных листах, а не на всех.
На части листов отсутствует заверяющая подпись с печатью.
На последнем листе отсутствует отметка о том, что сотрудник работает в настоящее время.
Поставлена подпись заверяющего листа, однако она не подкреплена указанием должности и ФИО лица.
Человек, который заверяет копию, не обладает нужными полномочиями.
Отсутствует указание места хранения оригинала документа.
Печать поставлена только на «белой» части листа, она не затрагивает копию.

Перечень распространенных ошибок нужен для того, чтобы не допускать их самим. Как правило, за недочеты никакой ответственности не накладывается. Однако неправильно заверенная копия не будет иметь юридической силы.

Такой срок не установлен. Но так как копия призвана воспроизводить информацию подлинника (п. 3.1 ГОСТ Р 7.0.8-2013), верной она остается до момента появления очередной записи в книжке.

Срок действия копии по своему усмотрению устанавливает учреждение, в которое документ представляется.

Например, банки при выдаче кредита, как правило, ограничивают период актуальности одним месяцем со дня заверения. Поэтому сроки уточняют по месту требования.

Работодатель обязан заверить и предоставить копию трудовой книжки в течение 3 рабочих дней со дня подачи заявления сотрудником.
Заверительная надпись в 2021 году дополняется ссылкой на местонахождение подлинника документа.
Юридическое значение заверенная копия имеет при подписании уполномоченным лицом.
Срок действия заверенной копии трудовой книжки не установлен и уточняется по месту требования.

Что меняется в оформлении трудовых книжек с 1 июля 2021 года

Такую запись вносит работодатель при оформлении копии документа. Если человек не работает, она естественно внесена быть не может, а сама копия свидетельствуется согласно законодательству о нотариате нотариусом.

В оригинале или в дубликате запись «работает в настоящее время» тоже никогда не проставляется. После изготовления копий страниц трудовой книжки и их заверения, она вносится сотрудником отдела кадров на последнюю страницу с указанием даты записи. Именно так и только так ее можно написать.

Как известно, с 7 апреля 2021 ООО и АО не обязаны иметь печать. В связи с этим печать организации ставится при наличии. Если печать есть, проставление печати обязательно, так как согласно ГОСТу печать заверяет подлинность подписи должностного лица.

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

обратиться в отдел кадров;
написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;
ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.

Руководство организации не имеет права отказать сотруднику в оформлении копии ни при каких обстоятельствах.

Законом он не определен и зависит от того, для каких целей предназначается копия. Различные организации могут устанавливать свои сроки. На практике копия требуется для представления в банк, в миграционную службу, с органы социальной защиты, в суд и др.

В случае выдачи гражданину кредита, цель банка – убедиться в его платежеспособности и «срок годности» может быть сокращен даже до 2-х недель, но, как правило, составляет один месяц. Для предоставления в суд – срок не ограничен.

Один из наиболее частых случаев необходимости копии – для предоставления в кредитное учреждение. Банки мотивируют свои требования надобностью подтвердить платежеспособность гражданина. Как правило, эта информация им требуется перед предоставлением кредита.

Для банка имеет значение трудовой путь заемщика, непрерывность стажа, должности на которых он трудился и трудится, факты работы в определенных организациях и трудовая занятость в настоящий (на дату выдачи кредита) момент.

Всю эту информацию уполномоченные сотрудники банков узнают из заверенной копии трудовой. При этом, она составляется по общим правилам, никакие специальные записи, вроде «изготовлена для предоставления в кредитное учреждение т-то», в нее не вносятся.

Единственное, что может отличать эту копию от прочих – срок ее годности для банка. Эти сроки банки устанавливают сами, в то числе и очень короткие (неделя).

Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.

О выборе способа ведения трудовой книжки после 1 января 2021 года

Порядок заверения копий в обязательном порядке должны знать все ответственные за это сотрудники. Но в то же время и каждый работник обязан проверить правильность составления выданного ему документа.

Потому что именно ему придется несколько раз ходить в организацию, где требуется эта копия, если она будет заверена не правильно. При проверке заверенной копии обращайте внимание на следующие часто допускаемые ошибки:

Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

Зная основные нюансы и частые ошибки, надо внимательно проверить выдаваемый документ. Также и сам сотрудник должен обратить внимание на то, как заверена копия, и все ли страницы книжки отксерокопированы. Более подробно об этом можете узнать из представленного видео.

Копия ТК призвана удостоверить перед третьими лицами трудовую деятельность работника. При этом, для органов социальной защиты может быть важен непрерывный стаж, для банка – платежеспособность, обусловленная работой в определенной организации и т.д.

Заверенная по всем правилам копия, с правильно внесенной записью на последнюю страницу о работе и «в настоящее время», позволяет работнику реализовать свои права, вытекающие из факта трудовой занятости: получить кредит, некие льготы, образование по выбранной специальности, загранпаспорт, удостоверить факты в суде и др. Получение копии трудовой книжки в установленный срок – законное право работника.

Существуют два варианта сделать образец заверения трудовой книжки с 2021 года:

Одна из самых распространенных ошибок — печать организации захватывает текст и подпись кадровика. Это неправильно. Недопустимы ошибки, помарки или исправления. Если образец, как правильно заверить трудовую книжку в 2021 году, оформлен неправильно, то его не примут, так как посчитают недействительным. Чтобы исправить ошибку, придется заново отсканировать испорченные страницы и заверить их.

Трудовая книжка является основным подтверждением стажа человека и его трудоустройства. Поэтому она нередко требуется гражданам. Но по трудовому законодательству, если человек официально устроен на работу, книжка должна храниться в организации. И получить на руки ее можно только в случае, если она вам требуется для предъявления в Соцстрах.

Во всех остальных случаях работодатель обязан выдать заверенную копию книжки. Я, как предприниматель, достаточно часто заполняю такой документ для своих подчиненных. И в этой статье я расскажу вам, какие обязательные требования существуют при оформлении данной копии.

Копии можно заверить 2 способами:

Заверить каждый лист по отдельности. Тогда необходимо на каждом из них поставить подтверждение «Верно» или написать «Копия верна». Также от заполняющего требуется написать свою должность, фамилию, расписаться и поставить печать организации. Кроме этого необходимо поставить дату заверения ксерокопий.
Скрепить все листы между собой прошивкой и прикрепить дополнительную бумагу, на которой будет указано количество листов. Также на нем ставится надпись о том, что «Копия верна» или «Верно». Обязательно надо указать должность заполняющего человека, его ФИО и поставить печать. Не забываем также ставить дату оформления копий.

В качестве подтверждения наличия работы у человека для кредитной организации при оформлении запроса на кредит.
Для подтверждения сведений, указанных в анкете, например для получения определенных документов.
Для определения длительности общего стажа, а также постоянства работы на последнем месте. Эта информация часто является необходимой кредитным организациям.
Для определения причин увольнений с предыдущих мест. Такая информация может быть важной для нового работодателя, если человек пытается трудоустроиться на дополнительную работу.
Для подтверждения трудоустройства при оформлении льгот и пособий.

Запрашивать у работодателя полную копию ТК или фрагментарную выписку из неё приходится в следующих случаях:

Потенциальный заёмщик подтверждает факт трудоустройства и уровня дохода, достаточного для получения кредита в банке или покупке дорогостоящего товара (недвижимость, автомобиль, бытовая электроника) в рассрочку.
Гражданин обращается в Пенсионный фонд или органы социальной защиты за начислением или перерасчётом пенсии, выплатой пособия.
Налогоплательщик подаёт заявление в налоговую инспекцию для получения вычета или с иной целью, подтверждая основную занятость.
Гражданин обращается за иностранной визой, выдача которой предполагает подтверждение официального трудоустройства и платёжеспособности.
Работник желает сменить место трудоустройства или найти работу по совместительству, и документ нужен для размещения резюме или отклика на вакансию.

Сейчас процесс удостоверения копии трудовой книги осуществляется по новым правилам.

В основном изменения коснулись отметок, подлежащих к проставлению в документе.

Его общий стаж. В зависимости от количества лет работы можно определить, на сколько человек опытный и привык работать.
Количество мест работы. Если работник часто меняет должности, организации, это говорит о том, что он не постоянен. Данные сведения обычно плохо сказываются при приеме на работу или выдаче кредита.
Занимаемые должности. Эти сведения могут свидетельствовать об определенном уровне дохода человека, а также о его профессионализме. Если человек поднялся вверх по карьерной лестнице, то он будет вызывать большее доверие у банка.
Причины увольнения. В каждом случае, когда человек меняет место работы, указывается причина, по которой он ушел. Бывают ситуации, когда это происходит не по желанию сотрудника, а по причине его халатного отношения к работе. Такая запись не пойдет на пользу работнику.

Если вы работаете, то заверение может осуществить сотрудник отдела кадров или иное уполномоченное приказом по предприятию лицо, например, юрист или бухгалтер. При их отсутствии — руководитель. Копия предоставляется в трехдневный срок без взимания платы. Для безработных подлинность подтвердит нотариус (за деньги). Что для этого понадобится, мы рассказали ниже.

Те, кто работает, обращаются с заявлением в отдел кадров, где хранится оригинал. Выдать ксерокопию также может и бухгалтер, если в его зоне ответственности ведение кадрового документооборота (образец, как правильно заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2021 года, представлен в нашей статье). Так часто бывает в небольших организациях, где отсутствует отдел кадров. Копию трудкнижки выдадут в течение трех дней после подачи заявления. Отказать не имеют права.

Прежде чем рассказать про образец заверения копии трудовой книжки, напомним, что она является собственностью трудящегося, но временно находится у работодателя, который заносит в нее необходимые сведения о профессиональной деятельности гражданина.

Копия книжки, заверенная работодателем, требуется сотрудникам достаточно часто. Недопустимы помарки, некорректное расположение печатей и внесение дополнительных сведений в документ. В статье расскажем, как правильно заверить копию книжки и приведем подробный образец.

´ при совмещении нескольких работ или должностей;
´ для выдачи родственникам в случае смерти работника.

Реквизиты работодателя.
ФИО и дата рождения ходатая выписки.
Образование и специальность.
Место работы, должность и стаж сотрудника.
При наличии – поощрения и награждения работника.

Актуально на 31 января 2021

Как правильно оформить и заверить копию трудовой книжки в 2021 году?

Соответственно на заверенной копии документа печать не должна перекрывать подпись лица, заверившего копию.

Чтобы получить копию своей трудовой, сотруднику необходимо выполнить ряд действий:

обратиться в отдел кадров;
написать заявление с просьбой выдать копию документа; его обычно пишут на имя руководителя или начальника отдела кадров;
ожидать выдачи заверенного документа на протяжении установленного законодательством времени. Согласно п. 7 «Правил ведения трудовых книжек» (утв. Постановлением Правительства РФ от 16.04.2003 г. № 225), копию необходимо выдать на протяжении 3 дней с момента подачи работником заявления.

Спорить с ними бесполезно, объяснять свои требования, так же как и причины отказа в кредите, они не обязаны.

Не на всех листах стоит подпись заверяемого лица. Эта ситуация относится только к тем случаям, когда копии не сшиты в один документ.
Не везде стоит штамп «Копия верна». Иногда сотрудник торопится и ставит штампы очень быстро. Поэтому есть риск того, что он пропустит одну, две страницы. Эта ошибка также относится только к не прошитым копиям.
Сотрудник, заверивший копии, не имеет полномочий. Обращайте внимание, кто именно занимается заверением документов в вашей компании.
Отсутствует надпись о том, что сотрудник продолжает работать. Это очень важная надпись без которой не понятно, до какого момента работал человек.
Отсутствует новое требование о наличии информации о хранении подлинника книжки. Теперь без этой надписи копия книжки не принимается.
Штамп печати предприятия проставлен на белом листе бумаги, не касаясь самой копии. Штамп должен задевать хотя бы частью сделанную копию.

В соответствии с новыми требованиями к заверению трудовых, действующими с 1 июля 2021 года, в копии необходимо указать место хранения оригинала книжки. Формулировка, которая вносится в копию указана в п. 5.26 ГОСТ Р 7.0.97-2016. В соответствии с ГОСТом, указать необходимо не только наименование работодателя, сохраняющего документ, но и дело, в котором он хранится.

Компании, относящиеся к малому и среднему бизнесу, не имеющие в своем штате большое число сотрудников хранят книжки в сейфе, либо в металлическом шкафу, либо в другом месте, которое может обеспечить безопасность этих документов. В этом случае на копии будет достаточно просто указать наименовании компании, ответственной за хранение трудовых.

На какие ошибки специалисты часто не обращают внимания?

Из-за оттиска печати скрыта часть текста, что мешает получателю документа разобраться в записях. Правильно поставить печать так, чтобы она не мешала.
Сама печать износилась, сложно разобрать, какой организации она принадлежит.
Нет подписей, должности или иных сведений и лице, которое заверило копию трудовой книжки. Либо этот сотрудник не уполномочен совершать такие действия.
При внесении записей допущены ошибки и внесены исправления. Любые помарки недопустимы, из-за них документ могут признать недействительной и вернуть человеку. Если при заверении закралась ошибка, лист нужно заново отсканировать, распечатать, внести верные сведения.
Не все листы заверены. Такое допустимо только в случае, если все листы копии прошиты, пронумерованы и опломбированы.

На законодательном уровне нигде не заявлено, в течение какого срока можно предъявлять заверенную работодателем или нотариусом копию трудовой книжки. Но в кредитных учреждениях, ПФР и иных организациях могут быть определенные требования. Обычно «срок годности» документа – не более 30 дней. При обращении за крупными суммами могут потребовать копию, подготовленную в течение 3–14 дней.

Обратите внимание, если в трудовой книжке появилась новая запись, то скопированный экземляр, сделанный ранее, уже не считается действительным. Его надо переделывать.

Следует проверить оригинал документа на предмет наличия всех листов, подписей сторон и печати компании, правильности внесенных в него сведений о нанимателе и сотруднике. Затем с помощью ксерокса сделать копию всех страниц. Она должна быть хорошо читаемой, выполненной на одной стороне листа.

Для сшивания необходимо подготовить:

шило;
нитки черного или белого цвета;
иголку;
небольшой листок бумаги белого цвета;
клей;
печать организации.

Важно знать! Для проставления отметки о заверении разрешается использоваться штамп. Его можно заказать в специальной организации или сделать самостоятельно с помощью наборной печати.

Все страницы документа складывают вместе по порядку, нумеруют. С левой стороны с помощью шила делают 2-3 отверстия. Далее соглашение прошивают нитками, концы выводят на оборотную сторону последней страницы, завязывают на несколько узлов.

На вытянутые концы ниток наклеивают лист белой бумаги. Нужно сделать так, чтобы концы не были полностью скрыты.

На наклейке пишут слово «Верно» или проставляют штамп.

Затем вносят следующие сведения:

наименование должности ответственного сотрудника;
подпись заверителя;
расшифровку подписи (инициалы, фамилию);
дату оформления.

Отметку заверяют печатью фирмы. Если копия делается для передачи в другую фирму, дополнительно указывают место хранения оригинала (наименование компании, номер дела).

Следует учесть! На практике бывает, что документ не прошивается, скрепляется с помощью степлера. В этом случае следует заверить каждый лист по отдельности. Отметка ставится на нижнюю часть каждой страницы. Допускается выполнить ее с помощью принтера, указав все необходимые сведения. Затем ответственный сотрудник подписывает надпись, заверяет ее печатью.

При заверении копии следует быть аккуратным, не допускать ошибок.

В документе не должно быть:

дописок, сделанных карандашом или ручкой;
размытого текста;
нечетких подписей и штампа;
печатей неверного образца.

Совет! В практике встречается вариант, когда документ скрепляют степлером, заклеивают место скрепления листом бумаги, делают отметку. Такой способ заверения недопустим. Листы легко раскрепить, заменить на другие.

Срок действия копии соглашения зависит от того, в какую организацию предоставляется. Например, при формировании пакета бумаг в пенсионный фонд на оформление пенсии прикладывают экземпляр с отметкой, выполненной не позднее 30 дней. Если документ будет передаваться в финансовое учреждение, документ действителен в течение двух недель.

Сроки устанавливаются в связи с тем, что в трудовой договор могут быть внесены изменения путем заключения дополнительных соглашений. Это обяжет участников контракта снова снимать с него копию и делать заверение.

В каждом конкретном случае следует уточнять, в течение какого периода действительна копия контракта.

Копия для внутрифирменного пользования может заверяться в упрощенном порядке: достаточно написать «Верно», указать должность лица, ее заверяющего, проставить подпись с расшифровкой и дату заверения. Как с 1 июля 2021 года работать с копиями документов У вас на руках полученные от работодателя копии.

Будь то копия трудовой книжки, приказа о приеме на работу или иного запрошенного вами кадрового документа, требования к ее заверению будут едиными.

Если работник хочет уволиться из организации, он предупреждает об этом нанимателя в письменном виде за 2 недели. Если работодатель не против, трудовые отношения можно прекратить без срока отработки. Если срок расторжения прошел, а работник продолжает работать, то соглашение продолжает свое действие.

соглашение о неразглашении коммерческой тайны;
возможность прохождения обучения и сроки отработки, в случае оплаты его работодателем
условия дополнительного страхования
улучшение бытовых условий сотрудника
дополнительный социальный пакет.

С 01.07.2018 внизу копии или выписки из ТК для сторонней организации под реквизитом «Подпись» следует указать местонахождение оригинального документа. Запись может выглядеть следующим образом: «Подлинник документа находится в отделе кадров (наименование организации)». Как правильно должно быть оформлено заверение? Образец, как заверять копию трудовой книжки с 1 июля 2018 года смотрите ниже.

Часто встречается следующая ошибка: печать организации захватывает текст или подпись кадровика (при этом становится тяжело прочитать, что написано в копии) или не находится в месте, где должна стоять (поля, отмеченные МП). Оттиск печати должен быть расположен по правилам.

Особо надо отметить, что ошибки в копиях неуместны. Также не допускаются исправления при написании формулировок. Документ, оформленный неправильно, у работника просто не примут, так как он будет считаться недействительным. Если ошибка была допущена, нужно скопировать заново нужные страницы и заверить их должным образом.

Копия трудовой может понадобиться для предоставления в банк – при оформлении кредита, или государственные социальные органы – для предоставления льгот. Работающие на официальное основе лица могут получить заверенный дубликат у работодателя, безработные – у нотариуса.

При заверении специалистам необходимо соблюдать правила, отраженные в ГОСТе Р 7.0.97-2016. В этом нормативном акте указана вся необходимая информация.

› › В трудовой книжке отражается вся информация о месте работы человека, а также о его предыдущем стаже. Поэтому такой документ достаточно часто требуется для предъявления в различных государственных и частных структурах.

Право заверить ксерокопированную или сканированную копию трудовой книги имеет руководитель предприятия либо уполномоченный сотрудник:

Назначенное ответственное лицо (в большинстве случаев эти обязанности возлагаются на секретаря или бухгалтера).
Сотрудник отдела кадров (если таковой имеется в штате).
Только руководитель предприятия в небольших организациях, ИП.

Порядок заверения трудовой книжки следующий:

Делается ксерокопия всех заполненных страниц (включая титульные).
Страница «Сведения о награждениях» к обязательным не относится, но работник имеет право запросить ксерокопию абсолютно всех листов, включая незаполненные.
Листы скрепляются, а на последнем делается заверительная запись, проставляется подпись ответственного, бумажная пломба и печать предприятия. Оттиск печати, при её наличии в организации, должен располагаться таким образом, чтобы он захватывал часть наименования и должности и бумажную пломбу, оставляя возможность прочтения подписи и расшифровки.

Важно! Правила заполнения последнего листа ксерокопии, предназначенной для внутренних структур или для иных (внешних организаций), отличаются.

В некоторых организациях принято делать заверительную подпись на каждом листе трудовой. Хотя в законодательстве это не прописано. Документ имеет собственную нумерацию, и отсутствие одного из них сразу обнаружится.