09.05.2021

Как оформить командировку сотруднику в 2021 году

Автор: admin Страховое право Нет комментариев

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Как оформить командировку сотруднику в 2021 году». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Содержание

1. Авансовый отчет по командировке в 2021 году — образец

2. Отправляем в командировку: пошаговая процедура

2.1. Общий порядок документального оформления командировки

3. Какие нужны документы для командировки в 2021 году

3.1. Какие отчетные документы для оформления командировки составляются по возвращении из поездки

4. Положение о командировках: каким должен быть образец 2021 года

5. Командировка генерального директора. Оформление в 2021

В каждой компании в дополнение к трудовому законодательству может быть составлен локальный акт, регулирующий процесс командирования сотрудников. В нем указывают:

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Перед рабочей поездкой важно ознакомиться с положением о командировках в компании, чтобы точно знать, какие расходы возместят, а какие нет.

Процесс оформления деловой поездки в каждой компании имеет свои нюансы. Но есть и общие моменты, которые характерны для большинства организаций.

В некоторых организациях, чтобы согласовать рабочую поездку и сопутствующие траты, принято составлять служебную записку начальству — обычно это делает руководитель командированного. В документе прописываются сроки и цель поездки, ФИО и должность командированного.

Однако оформлять служебную записку по закону необязательно. Во многих компаниях процесс согласования командировок упрощен и автоматизирован — сотрудник создает заявку в корпоративной системе, после чего задача на оформление документов ложится на ответственных сотрудников: в секретариат, отдел кадров, бухгалтерию.

что может быть целью рабочей поездки;
кого могут отправлять в командировку;
каков размер суточных для командировочных по России и за границей;
какие виды расходов покрывает фирма, в том числе дополнительные (например, расходы на деловые ужины, трансфер, такси).

Основное отличие между оформлением областной и заграничной поездки – выплата суточных. При командировании в пределах России суточные составят 700 рублей, а при поездке за рубеж – 2500 рублей.

Наниматель обязан возместить работнику все затраты, которые тот понес на этапе оформления командировки, нахождения в пути и в период самой поездки:

Если у работника нет оформленного заграничного паспорта, руководитель оплачивает его получение.
Если направление в командировку предполагает въезд в визовые страны, стоимость оформления виз также сотруднику компенсируется. Оплачиваются и дополнительные расходы – на страховку, например.
Покупка проездных билетов на поезд или самолет также оплачивается из средств работодателя, тоже касается и аэродромных сборов, доплат за провоз багажа. В период поездки сотрудник должен собирать квитанции и чеки на оплату всех проездных билетов на автобусы, такси, поезда.
Аренда жилого помещения или оплата гостиничного номера тоже компенсируется работодателем.
По договоренности с нанимателем сотруднику могут быть возмещены и иные затраты, например, услуги телефонной связи, интернет.

Вопрос №1: Может ли работник отказаться от поездки в командировку, если о возможных служебных поездках не было сказано в трудовом договоре при приеме на работу?

Ответ: Командировка – обычная трудовая деятельности, только не по основному месту работы. А потому отказаться от поездки может только работник, принадлежащий к особым категориям сотрудников, или имеющий уважительные причины для отказа.

Вопрос №2: Как отразиться на работодателе выплата суточных командированному сотруднику сверх положенной нормы?

Ответ: Работодатель вправе самостоятельно определять размер суточных к выплате, но при превышении установленных законом сумм (700 рублей в сутки для поездок по России и 2500 рублей в сутки при поездке за рубеж) придется удерживать НДФЛ.

В соответствии со статьей 166 ТК РФ, служебная командировка — это поездка работника по поручению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы. Нормами статьи 167 ТК РФ и статьи 168 ТК РФ каждому работнику гарантировано сохранение места работы (должности), среднего заработка и возмещение расходов:

по проезду;
по найму жилья;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

Начнем с перечня документов, чтобы разобраться, как оформить командировку сотруднику в 2020 году и какие формы для этого использовать. Часть из них являются обязательными, другие используются по усмотрению организации.

Трудовой кодекс определяет, как документально оформлять направление сотрудника в служебную поездку. Работодатель обязан:

издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
подготовить авансовый отчет;
выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Приказ может быть оформлен с использованием унифицированной формы Т-9 (если командировочный один) и Т-9а, если их несколько.

Правила оформления приказа несложны:

в шапке указывается полное наименование организации;
вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
определяются сроки служебной поездки;
указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Начиная с 08.01.2015, по Постановлению Правительства РФ от 13.10.2008 № 749 «Об особенностях направления работников в служебные командировки», организации не требуется отдельно заполнять служебное задание и командировочное удостоверение. Такие документы для оформления командировки в 2020 году, которые раньше считались обязательными, перестали таковыми быть. Для оформления расходов достаточно в приказе указать цель служебной поездки и подтвердить фактическое пребывание в месте назначения проездными документами туда и обратно. Но для удобства в организациях, где есть несколько отделов и командированный сотрудник должен решить несколько разноплановых задач, составление служебного задания лишним не будет, тем более что законодательно это не запрещено. Поэтому, если удобно использовать прежний способ оформления поездки, можно от него не отказываться и просто указывать в приказе все документы, которые были задействованы для подготовки поездки.

Требования к первичной учетной документации определены Федеральным законом от 06.12.2011 № 402-ФЗ «О бухгалтерском учете». Ее оформление должно отвечать следующим стандартам:

Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Мы разобрались с формами первичных учетных документов и знаем, как правильно оформить командировку в 2020 году. После возвращения сотрудника обязательно правильно оформить итоги командировки.

К расходам относятся и суточные, которые необходимо заплатить за каждый день пребывания работника в служебной поездке. Порядок определения количества дней пребывания в отъезде по делам компании и порядок расчета и выплаты суточных определен Постановлением № 749. Размер суточных организация определяет самостоятельно, закрепляя его в своих ЛНА. При этом, по н��рмам (Налоговый кодекс Статья Налогового кодекса РФ), при командировке на территории России суточные в размере свыше 700 рублей и при заграничной командировке в размере свыше 2500 рублей за каждый день не входят в состав расходов, уменьшающих налогооблагаемую прибыль.

Авансовый отчет по командировке в 2021 году — образец

Местной принято называть служебную поездку, не требующую от сотрудника выезда за пределы населенного пункта, в котором находится организация-работодатель. Командировка сотрудника в близкую поездку оформляется при помощи служебной записки, чтобы его отсутствие на рабочем месте не считалось прогулом. Расходы никак не возмещаются, так как они попросту отсутствуют (но если сотрудник все же умудрится потратить свои деньги на проезд, работодатель будет обязан возместить его расходы на основании предоставленных документов).

Бывает так, что работнику приходится начинать рабочую командировку в выходные дни или праздники. Например, выехать заранее, чтобы провести в месте назначения полную рабочую неделю, необходимую для решения поставленной задачи. В таких ситуациях за отработку в выходные полагается повышенная оплата труда или, по желанию сотрудника, ему предоставляется отпуск в любой другой день года, по ст. 153 ТК РФ. Это актуально и в случае, если на выходной день приходится возвращение. Проезд и другие командировочные расходы компенсируются по обычным правилам.

Изредка возникает необходимость для решения срочной задачи отправить в командировочную поездку специалиста, который находится в отпуске. Сделать это, по ст. 125 ТК РФ, можно исключительно с согласия работника. На время командировки сотрудник должен быть официально из отпуска отозван специальным приказом работодателя, выполненным в произвольной форме. В приказе прописываются причины отзыва, указывается дата выхода на работу и количество неиспользованных дней отпуска. Сотруднику необходимо обозначить свое согласие в письменном виде. Далее все оформляется по стандартным правилам. Оставшиеся дни отпуска должны быть предоставлены сотруднику для отдыха в любое, выбранное им время. Либо они могут быть добавлены к отпуску в будущем году.

В такой исключительной ситуации бухгалтеру нужно помнить, что при изменении срока отпуска сотрудника должна измениться и сумма получаемых отпускных. Поскольку отпускные выплачиваются до выхода в отпуск, у отозванного работника может возникнуть перед работодателем кредиторская задолженность, соответствующая сумме переплаченных отпускных за неиспользованные дни отпуска. Бухгалтер организации должен решить, как поступить с этой суммой: перезачесть или вернуть на счет организации.

Продолжительность предстоящей служебной командировки устанавливается руководителем, которые фиксирует этот срок в своем распоряжении. Решение о том, какой период необходим сотруднику в командировке, определяется им согласно производственным целям, которые ставятся перед работником и сроком отводимым для их выполнения.

Если Положениями предприятия предполагается издание служебного задания, то длительность командировки также должна присутствовать в этом документе.

Так как порой нельзя точно учесть все факторы, то длительность служебной поездки может быть продлена или сокращена. Оформляется данная ситуация путем издания отдельного распоряжения руководства компании.

Предыдущие акты права, которые в настоящее время утратили свою силу, закрепляли, что командировкой считалась поездка более одного дня и она не могла быть больше сорока дней. И если срок выходил за пределы данных установленных рамок, то кадровая служба должна была оформлять уже перевод работника.

В настоящее время, вступившие в силу Постановления Правительства не закрепляют ни минимальный, ни максимальный срок.

Часто возникает вопрос при определении командировки у работников, работа которых требует постоянных разъездов для выполнения ими своих трудовых функций.

Внимание! В этом случае следует исходить из понятия самой командировки, и не путать ее с работой, которая в соответствии с оформленным трудовым контрактом носит разъездной характер. Следует также различать служебную поездку и перевод на работу в другую местность.

Для оформления этих документов необходимо упоминание в локальных актах компании:

Командировочное удостоверение — содержит отметки печатей от принимающих компаний. Можно использовать единый бланк, который будет включать в себя удостоверение, служебное задание, авансовый отчет.
Служебное задание — содержит сведения о работе, которую нужно выполнить во время поездки. Может оформляться по форме Т-10а.
Отчет о выполнении задания — документ, который составляется работником при возвращении из поездки. Включает в себя объяснения о проделанной работе во время поездки.
Журнал работников, уезжающих в командировку — служит для фиксации работников, которые едут в поездки;
Служебная записка — необходима для оплаты расходов, если работник использует личный транспорт.

Для того, чтобы сделать приказ на командировку, можно применять стандартные бланки Т-9, Т-9а, либо сделать это на фирменном бланке компании в свободном стиле.

Раньше для составления приказа использовалось служебное задание, которые указывалось как основание. Теперь же в ту графу записываются данные о распоряжении руководителя, служебной записке, либо вообще данное поле остается пустым.

При отправлении в служебную командировку работнику необходимо в кассе получить денежные средства на оплату билетов, найма жилья и прочих расходов, а также суточные по каждому дню нахождения в поездке.

Размер, в пределах которых оплачиваются эти расходы, должен быть установлен в локальном акте.

Основанием для получения средств работником является приказ на командировку. Также сотрудник сам может оформить служебную записку на предполагаемую сумму расходов, но она должна быть подписана руководителем.

При поездке внутри страны денежные средства в рублях могут выдаваться из кассы, либо перечисляться на банковскую карту.

В срок трех дней с факта возвращения из поездки, работнику нужно написать и отдать в бухгалтерию авансовый отчет на бланке АО-1. Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе.

Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

К авансовому прикрепляются документы, при помощи которых работник может подтвердить произведенные расходы, они включают:

Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.
Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).

В законах не содержится запрета на то, чтобы продлить период уже действующей командировки, либо перенести будущую, но на которую уже составлены все необходимые документы. Однако в то же время ни один нормативный акт не содержит указаний, как именно это можно сделать правильно.

Если нужно произвести продление действующей командировки, то правильнее всего для этого выпустить приказ. Он составляется в произвольном виде, но помимо обязательных реквизитов должен обозначать причину, из-за чего происходит продление поездки, а также новую дату ее окончания.

Во все документы для командировки после этого вносятся исправления — старая дата зачеркивается одной чертой так, чтобы ее можно было легко прочитать, а сверху указывается новая.

Затем работодатель должен произвести расчет суточных и средств для оплаты жилья за новый срок, и перечислить эту сумму работнику на карту, почтовым переводом или иным способом. Запрещено заставлять сотрудника использовать для этих целей личные средства, даже если они в дальнейшем будут возмещены.

Внимание! Перенос срока оформленной командировки также оформляется отдельным приказом. В нем указывается причина такого переноса, а также новые дата начала и завершения.

Также нужно сделать исправления во всех оформленных документах, зачеркивая старые даты и внося новые. Производить перерасчет выплат не нужно — ведь изменяются только даты поездки, а не ее продолжительность.

Во вторую часть командировочного удостоверения вносятся сведения, касаемые лично работника: полное ФИО, табельный номер, присвоенный ему при трудоустройстве, структурное подразделение или отдел, к которому он относится, должность. Здесь же следует указать место, в которое он направляется (страна, населенный пункт, организация). Чуть ниже вписывается цель командировки, а также ее сроки (по количеству календарных дней) с четким указанием даты ее начала и окончания – эта информация в точном соответствии копируется из приказа, подписанного руководителем.

Оборотная сторона бланка Т-10 содержит сведения о всех городах и организациях, в которых побывал командировочный по служебной необходимости.

В верхнем левом углу пишется название организации, из которой сотрудник уезжает (т.е постоянное место его работы), дата отъезда, а также подпись ответственного лица с расшифровкой и печать предприятия.

Далее сотрудник, отправленный в служебную поездку должен по мере необходимости последовательно предъявлять данный документ на всех предприятиях, на которых он побывал в рамках командировки. Здесь уполномоченные работники этих предприятий оформляют обратную сторону его служебного удостоверения в нужных разделах (строки «прибыл в», «выбыл из»).

Таких организаций может быть несколько, но каждая из них обязательно должна указать свое полное название, дату прибытия и отбытия командировочного, печать и подпись ответственного лица.

После того, как сотрудник вернется в родную организацию, он должен отдать командировочное удостоверение ответственному лицу, которое впишет в него сведения о прибытии с указанием даты, подписью и печатью.

Далее командировочное удостоверение вместе со всем остальным пакетом документов (приказ руководителя предприятия о командировке, чеки, квитанции и пр. платежки, подтверждающие командировочные затраты) передается в бухгалтерию предприятия. На основе них бухгалтер делает подробных расчет произведенных затрат и в случае необходимости возмещает командированному потраченные сверх выданного ранее авансом суммы или же принимает в кассу оставшиеся излишки. Эти же документы служат основанием для снижения налогооблагаемой базы по статье «расходы».

В 2021 году командировками считаются:

Отправки сотрудников из головного офиса в филиалы компании или отдельные подразделения;
Командирование работников, наоборот, из филиалов и подразделений в головной офис;
Поездки в головной офис тех работников, которые работают дистанционно;
Поездки лиц, отправляющихся в другую компанию с рабочим визитом, в том числе и за границу.

Первое изменение в правилах, произошедшее в 2018 году, можно заметить уже здесь. Теперь для отправления в командировку необязательно физически находиться на производстве или в офисе организации, можно работать и дистанционно, не ведя учёт рабочего времени.

Если сотрудник работает вахтовым методом или его работа связана с постоянными разъездами, это другая статья бюджета компании, поэтому её нельзя оформить в документах как командировку.

Важно обращать внимание на то, что именно признаётся командировкой, и кого могут в неё отправить, потому что расходы на поездку могут быть исключены из налоговой базы при составлении отчётности. Ошибки и неточности могут вызвать проблемы с ФНС как у владельца организации, так и у бухгалтера.

Основным документом, который оформляется сотруднику перед поездкой – это командировочный приказ. На основании его работник:

Получает право отправиться в служебную поездку.
Получает авансовую сумму перед отъездом.
Может оформить после возвращения авансовый отчёт, по которому командировочные средства будут учитываться в налоговых отчётах и при оплате самой суммы налога.

Приказ в 2021 году должен содержать следующие данные:

Наименование компании, в которой работает командировочный, и её ОКПО.
Название документа, дата его составления и номер во внутреннем учёте документов компании.
Полное имя сотрудника, отправляющегося в служебную поездку, его должность и табельный номер.
Место прибытия в виде названия населённого пункта, страны или организации, в которую едет работать командированный.
Точные или приблизительные даты начала и окончания поездки, а также её длительность в сутках.
Цель командировки – если этот пункт правильно составить, то можно потом не оформлять служебное задание и отчёт по нему.
Указывается, кто финансирует поездку – отправляющая или принимающая сторона.
Основание для поездки – обычно отмечается, если инициатором стал сотрудник, а не его работодатель.
Полное имя руководителя организации или ответственного лица.
Подписи работодателя и командируемого.

Для составления приказа иногда используется форма Т-9, с примером правильного заполнения которой можно ознакомиться в документе по ссылке, а здесь скачать пустой бланк. Также можно использовать внутренний документ, составленный специально для организации.

Если в командировку едет не один сотрудник, а группа, для них допускается оформить один приказ по форме Т-9а (образец по ссылке), принципы заполнения которого не отличаются от формы Т-9. Здесь в 2021 году также можно использовать собственную форму.

Образец алгоритма, как правильно оформить командировку в 2021 году, выглядит так:

Убедиться, что работника можно отправить в служебную поездку. Это необходимо из-за того, что есть группы сотрудников, которых отправлять в командировки нельзя или можно только с их разрешения. Так, отправлять в поездки нельзя беременных работниц, несовершеннолетних и работающих по ученическому договору. Спрашивать письменное разрешение нужно у сотрудников с малолетними детьми или детьми-инвалидами, особенно у родителей-одиночек, а также у тех работников, которые занимаются уходом за родственниками.
Составить приказ. В 2021 году можно использовать бланк Т-9 или Т-9а, а также внутренний документ. В служебном задании необходимости нет.
Выдать средства. Компания должна оплачивать сотруднику билеты для переезда, жильё, а также выдавать суточные. Общая сумма аванса работнику устанавливается в локальном акте организации или же самим сотрудником в служебной записке, которую должен одобрить руководитель. Если работник отправляется за границу, то суточные ему должны платить в иностранной валюте только выезда за рубеж. В пределах РФ все суточные выдаются в рублях.
Оформить необходимые документы. На этом этапе обычно оформляется командировочное удостоверение и другие документы, описанные в первом разделе этой статьи.

После этого сотрудник может спокойно отправлять в служебную поездку, после которой нужно будет:

Оформить авансовый отчёт. Этот документ заполняется в течение трёх дней после того, как работник вернулся на рабочее место. Авансовый отчёт заполняется им самим по форме АО-1 и передаётся бухгалтеру. Если в компании принято заполнять отчёты, то они должны быть оформлены и переданы вместе с авансовым отчётом. Также нужно прикрепить документы, подтверждающие расходы – счета из гостиницы или договор аренды, билеты и посадочные талоны, чеки, бланки, путевые листы и т. д. Бухгалтер должен отдать отрывной корешок сотруднику, чтобы тот мог подтвердить оформление командировочных документов в 2021 году и их передачу для бухучёта.
Отдать излишек выданной суммы. Он передаётся в кассу в течение трёх дней после подачи авансового отчёта. Перед этим нужно будет заполнить приходный кассовый ордер. Если сотрудник не отдаёт эти средства, то работодатель может через месяц удержать их из суммы зарплаты, но не более 20% от оклада за раз. Расходы в валюте переводятся в рубли по курсу, актуальному на момент подачи авансового отчёта. Если же сотрудник получил средства в рублях, а потом сам перевёл их в валюту, то они будут переводиться обратно в рубли по курсу на тот момент.
Компенсировать перерасход. Работник может потратить как меньше выданного, так и больше. Так, если все траты сверх меры будут признаны обоснованными согласно авансовому отчёту, то по расходному кассовому ордеру сотруднику могут оплатить перерасход полностью. В 2021 году возмещаются также расходы на оформление загранпаспорта и виз.

После этого процедуру отправки сотрудника в рабочую поездку можно считать официально закрытой, а информация о ней заносится в журнал командировок, при условии, что такой есть. Если действовать согласно обозначенному выше шаблону, и соблюдать все правила оформления командировки в 2021 году, то компании, а особенно её бухгалтерии, будет легко избежать проблем с отчётностью в сфере служебных поездок. А так как в 2018 году учёт был значительно упрощён, допустить ошибки, оформляя и оплачивая командировки в 2021 году, практически невозможно.

Специалисты отдела кадров заказывают выезжающему сотруднику билеты и бронируют для него номер в гостинице. После этого его приглашают для ознакомления с документом и просят его расписаться в Журнале учета командированного персонала, куда вносится соответствующая запись.

Командированному лицу выдаются билеты и предоставляются сведения о месте его проживания.

На основании приказа о рабочей поездке бухгалтерия компании рассчитывает суточные, которые составляют:

700 рублей – в случае поездок по территории РФ;
2 500 рублей – при перемещении за пределы страны.

Если руководитель принял решение о более крупных суммах выплат, то с превышения указанных лимитов выплачивается НДФЛ.

Поскольку, пребывая в командировке, работник все же выполняет трудовые обязанности, то ему начисляется заработная плата, но не в стандартном размере. Выплаты за время пребывания в поездке равны:

Среднедневному заработку при осуществлении деятельности в рабочие дни;
Удвоенному среднедневному заработку при выполнении обязанностей в выходные и праздничные дни.

Что касается заполнения табеля, то в нем проставляется пометка «К» в рабочие дни и «РВ/К» – в нерабочие.

После того как работник вернулся из поездки, он составляет вместе с бухгалтером авансовый отчет и прилагает к нему все билеты, квитанции и чеки. Копии тех страниц паспорта, на которых указано время пересечения гражданином границ России, также прилагаются к документу.

Если работник выезжал в командировку на личном транспортном средстве, то он составляет служебную записку, в которой указывает размер понесенных затрат, подтверждаемых квитанциями. Эти расходы возмещает сотруднику работодатель.

Таким образом, несмотря на отмену командировочного удостоверения, в компании все же придется оформить в отношении выезжающего работника приказ, авансовый отчет и внести соответствующие записи в специальный журнал и рабочий табель. Проверяющие органы обращают особое внимание на порядок оформления поездок сотрудников, посему строгое выполнение перечисленных выше правил обязательно для всех организаций.

Изменения законодательства в части оформления документов при командировании специалистов коснулись заполнения:

командировочного удостоверения;
журнала регистрации командировок;
служебного задания;
отчёта о командировке.

Теперь требования их заполнять отменены. ТК РФ и Положение о командировках про эти документы, ранее считавшиеся обязательными к оформлению, ничего не говорят.

Однако если руководитель компании считает необходимым ведение подобной документации и вводит такую норму во внутрифирменное положение о командировках, тогда должны готовиться:

командировочное удостоверение;
служебное задание;
журнал регистрации командировок (делается запись о командируемом).

После возвращения сотрудник сдаёт отчёт о поездке.

Подготовка к отправке в командировку начинается с проверки возможности поручить подобное задание конкретному должностному лицу. Существует целый список запретов и ограничений. В частности, запрещается отправлять в командировку сотрудников младше 18 лет, беременных женщин. Даже если они согласны, командировать их никак нельзя.

Далее, есть категории сотрудников, которых направлять можно, но при этом необходимо получить от них письменное подтверждение согласия на командирование. Вот этот список:

женщины с детьми до 3 лет;
женщины с медицинскими запретами на командировки;
родитель, в одиночку воспитывающий ребёнка до 5 лет (относится и к опекунам);
родители, воспитывающие ребёнка-инвалида;
сотрудник, ухаживающий за больным членом семьи;
сотрудник-иностранец;
высококлассный специалист;
сотрудник с инвалидностью;
сотрудник, работающий в рамках ученического договора (на период действия договора, если только поездка не связана с ученичеством).

Следовательно, командирование специалиста из указанного перечня начинается с запроса его согласия на отправку. Адресуя вопрос о поездке, необходимо уведомить отправляемого о его праве отказаться от командировки (ч. 2 ст. 259 ТК РФ). Принудительно отправлять перечисленных лиц запрещено, так как это влечёт административную ответственность.

Срок командировки состоит из времени, необходимого на дорогу к месту назначения и обратно, и длительности выполнения служебного задания. Длительность исполнения поручений определяется исходя из поставленных задач, а время на дорогу рассчитывается по проездным документам. Чаще всего срок поездки фиксируют по датам отправления и прибытия, указанным в билетах.

Если нет билетов, то подтверждающим документом может быть отметка в гостинице, а также договор найма жилья.

Если добирался сотрудник на собственном транспорте, то срок определяется по служебной записке, которую он оформляет после возвращения. К ней прикладываются все подтверждающие поездку документы. В этом случае важно, чтобы срок поездки был не больше срока по приказу о командировании.

При необходимости в процессе работы отправлять сотрудника в командировки у работодателя возникают расходы, связанные с оплатой данных поездок, проживанием работника в другой местности, что составляет командировочные расходы. Суточные в 2021 году как составляющие командировочных также должны выплачиваться работнику. В связи с этим возникает вопрос о том, в каком же размере их должен выплачивать работодатель, есть ли какой-либо предел в определении максимального размера суточных, а также как оформить предоставление суточных работнику. Обо всем этом Вы сможете прочитать в данной статье.

После определения кандидатуры для отправки и расчёта длительности поездки издаётся внутреннее распоряжение в письменной форме — приказ или распоряжение о направлении в командировку.

Приказ может быть оформлен произвольно, важно чтобы из текста было понятно, кто руководитель организации, кого именно направляют, куда и на какой срок. Для издания приказа может использоваться и унифицированная форма № Т-9 (если командируются несколько сотрудников — форма № Т-9а).

Отправляем в командировку: пошаговая процедура

по проезду;
по найму жилья;
дополнительные расходы, связанные с проживанием вне постоянного места жительства (суточные);
иные расходы, произведенные работником с разрешения или ведома работодателя.

издать приказ (распоряжение), в котором определяет цель поездки и служебное задание;
сделать отметки в табеле учета рабочего времени (обычно ставится код «К»);
подготовить авансовый отчет;
выдать путевой лист, если работник едет в командировку на машине.

Правила оформления приказа несложны:

в шапке указывается полное наименование организации;
вписывается Ф.И.О. командированного, его должность и подразделение, в котором он работает;
точно прописывается место назначения (куда направляется сотрудник);
определяются сроки служебной поездки;
указываются цель поездки и основание (в качестве основания выступают служебная записка, служебное задание).

Формы первичных документов утверждает руководитель организации. Компания вправе применять унифицированные формы, утвержденные Постановлением Госкомстата России от 05.01.2004 № 1, или разрабатывать их самостоятельно. Вне зависимости от того, применяет ли организация унифицированные учетные документы по оформлению командировочных расходов или разработанные самостоятельно, — свое решение необходимо закрепить в локальных нормативных документах, утвержденных руководителем.
Командировочные документы должны содержать обязательные реквизиты регистров бухгалтерского учета. Перечень обязательных реквизитов установлен ст. 10 вышеупомянутого ФЗ о бухучете, к которым относятся:
- наименование регистра;
- наименование экономического субъекта, составившего документ;
- дата начала и окончания ведения регистра и(или) период, за который составлен регистр;
- хронологическая и(или) систематическая группировка объектов бухгалтерского учета;
- величина денежного измерения объектов бухгалтерского учета с указанием единицы измерения;
- наименования должностей лиц, ответственных за ведение регистра;
- подписи лиц, ответственных за ведение регистра, с указанием их фамилий и инициалов либо иных реквизитов, необходимых для идентификации этих лиц.

Продолжительность командировки устанавливает руководитель, который фиксирует срок в своем распоряжении. Нужно решить, какой период нужен сотрудникам в командировке, определиться с производственными целями, которые ставиться перед сотрудниками и сроками.

Если положения организация предполагается служебное задания, то длина командировки также должна присутствовать в документе.

Нельзя точно учитывать вес факторы, то длительность поездки может быть продлена и сокращена. Оформляться такая ситуация должна путем отдельного распоряжения руководителя организации. Командировка считается поездкой более 1-ого дня и не может превышать больше 40-ка дней. А если срок выходит за пределы установленных рамок, то кадровая служба должна оформить перевод сотрудника.

В данное время вступил закон о том, что не закреплен ни минимальный, ни максимальный срок.

Очень часто возникают вопросы при определении командировки у специалистов, работа, которая требует постоянные разъезды для выполнения своих обязанностей.

Поездка иногда подразумевает, что выполнения своей работы на новом месте должен начинать с понедельника для этого сотруднику нужно отправиться в поездку в выходной день. Для этого необходимо издать приказ, что командировка начинается с выходного дня, а сотрудник должен дать письменное согласие.

Продлить или перенести уже действующую командировку в законах не содержаться. Хотя в тоже время ни в одном акте не указанно, как это можно и нужно сделать. Перенос срока командировки оформляется отдельным приказом. В нем нужно указать причину переноса, а так же новые даты.

Так же если работник в отпуске то по закону, этот период сотрудник полностью освобождается от своих рабочих обязанностей. И если работодателю необходимо отправить сотрудника в командировку, нужно отозвать сотрудника из отпуска.

Несмотря на то, что некоторые документы на сегодняшний день перестали быть обязательными, руководители предприятий по-прежнему могут опираться на старую систему документооборота – о выборе работодателей должно быть сказано в локальных нормативных актах фирмы.

Общий порядок документального оформления командировки

Обязательными для оформления поездки работника в служебную командировку документами являются:

служебная записка (если сотрудник поедет в командировку на собственном транспортном средстве);
путевой лист (опять же, если будет задействован личный автомобиль сотрудника);
приказ о направлении в командировку с указанием целей организации поездки, места назначения (подтверждением ознакомления сотрудника с документом является его личная подпись на приказе);
авансовый отчет, свидетельствующий об использовании средств компании в целях оплаты командировочных расходов.

Сотрудник отдела кадров, на которого возложена обязанность по оформлению служебных поездок, должен вести учет командированных работников. Для этого сведения о командировочной поездке заносятся:

в журнал учета сотрудников, отбывших в командировки (журнал требуется только в случае, когда форма документа утверждена локальными нормативными актами);
в табель учета рабочего времени, где в клеточке за каждый день поездки проставляется код “К” (или числовой код “06”) – командировка, код “РВ” – работа в выходной или код “В” – выходной.

Если в период командировки сотрудник использует личное транспортное средство, а также если для целей поездки ему был доверен автомобиль из автопарка компании, должен быть выписан путевой лист, называемый также маршрутным. В нем должны быть указаны следующие сведения:

день отъезда (первый день поездки);
день возвращения (последний день поездки);
полное наименование компании, оформившей путевой лист;
порядковый (регистрационный) номер документа;
персональные данные сотрудника, отметка о прохождении медосмотра, должность;
информация об автомобиле: марка, гос. номер ТС;
цели командировочной поездки;
маршрут (место прибытия – населенный пункт, улица, организация).

Какие нужны документы для командировки в 2021 году

Служебная записка составляется и выдается командированному сотруднику тогда, когда нет документов, свидетельствующих о понесенных расходах. В такой ситуации в записке ставится отметка компании, в которую поехал работник, о времени его приезда и отъезда.

Какие отчетные документы для оформления командировки составляются по возвращении из поездки

Оформление командировки не заканчивается с отъездом сотрудника – он обязан отчитаться о проделанной работе и потраченных денежных средствах, а потому должна быть оформлена и иная документация, уже по приезду работника.

После возвращения командированного сотрудника из поездки необходимо, чтобы на предприятии хранились следующие документы:

Авансовый отчет сотрудника с приложенными к нему квитанциями, чеками и прочими платежными документами, подтверждающими несение им расходов в период поездки. В нем указываются:
Журнал учета командированных сотрудников с записью о возвращении из командировки.
Служебная записка (при использовании личного автомобиля или ТС руководителя).

Ошибка: Работодатель не оформил путевой лист сотруднику на том основании, что он использует не автомобиль, принадлежащий компании, а личное транспортное средство.

Комментарий: Маршрутный лист выдается и в случае, если используется личный транспорт сотрудника, поскольку расходы на поездку по кратчайшему до места прибытия пути должны быть компенсированы работодателем.

Ошибка: Вернувшийся из служебной поездки работник не предоставил работодателю служебную записку и авансовый отчет в течение 3 дней.

Комментарий: Авансовый отчет вместе со служебной запиской должны быть отданы руководителю в течение ближайших 3 дней по возвращении из командировки.

Вопрос №1: Есть ли разница между оформлением документов для направления сотрудника в командировку, если работодателем является юридическое лицо или индивидуальный предприниматель?

Ответ: Нет, в обоих случаях обязательными документами являются приказ о командировании, служебная записка (если есть необходимость) и авансовый отчет.

Вопрос №2: Нужно ли оформлять по всем правилам командировку длительностью 4 часа?

Ответ: Если сотрудник направлен в поездку в другую местность и будет выполнять трудовые функции за пределами основного места работы, то да, командировка оформляется по всем правилам, вне зависимости от ее продолжительности. Но, в случае с краткосрочными поездками, которые длятся меньше 1 дня, работнику не выплачиваются суточные и компенсации оплаты проживания.

Общее правила с 08.01.2015 года гласит, что в оформлении служебного задания и командировочного удостоверения нет необходимости. Но в компании могут быть внутренние нормативные акты, которые активно действуют. В них может быть сказано, что поездка должна быть оформлена только на основании этих документов.

Об этом гласит Трудовой кодекс Российской Федерации в статье 8 и 22. Решение об этом должен принять руководитель. Если оно будет положительное, то при отправке сотрудника в поездку эти документы должны быть составлены работодателем в обязательном порядке. Но многие компании от этого отказались.

Поэтому с 2021 года оформление и оплата производится без этих стандартных официальных бумаг.

Положение о командировках: каким должен быть образец 2021 года

Сотрудник имеет право отправиться до точки назначения на своем транспортном средстве. Предварительно согласовывается с работодателем соглашение о дополнительных денежных средствах, которые понадобятся на автомобиль в исключительно служебных целях. Размер компенсации выплачивается в соответствии с соглашением. Варианты оплаты могут быть различными:

Сумма компенсации включает в себя дополнительные расходы на горючее;
Расходы на топливо оплачиваются дополнительно по предварительно подтвержденным документам.

Трудовой кодекс по сегодняшний день считается основным положением, в соответствии с которым оформляется командировка как внутри страны, так и за границу. Оформление поездки заграницу не включает никаких трудностей.

Список официальных бумаг от кадровой службы стандартный. В него входит служебное задание и приказ. Стоит отметить, что служебное задание теперь не обязательный документ.

Окончательные сроки подтверждают билеты, а также дополнительные отметки в заграничном паспорте сотрудника на таможне.

Документальное оформление командировки в этом году не требует предоставления удостоверения о служебной поездке в обязательном порядке. Компания его может оформить, если в этом есть необходимость.

Внутренние нормативные акты организации могут обязывать директора подразделения или кадровую службу это делать. Подобное удостоверение — это документ, который подтверждает срок прибытия сотрудника в поездку.

Прописывается не только дата прибытия, но и дата отъезда. Поэтому все зависит исключительно от компании.

Основная цель служебной поездки — решить задачу, которая была поставлена руководителем. Приказ на служебную поездку оформляется только на сотрудника, который работает по трудовому договору. Если на него не был оформлен договор, он не должен проходить по представленным выше документам.

От решения руководителя зависит, будет ли отправлен сотрудник или нет. До 2021 года на основании приказа оформлялось удостоверение и служебное задание. Однако с первого января оформляется исключительно приказ. Без него самопроизвольная может быть оценена как прогул.

Оформление приказа на поездку осуществляется согласно образцу.

Образец приказа

ТК РФ в ст.166 определяет служебную командировку как поездку с целью исполнения поручения руководителя вне места постоянной работы сотрудника на определенный срок.

Организация должна начислить заработную плату работнику за весь период нахождения в командировке, а также возместить связанные с ней дополнительные расходы (ст.168 ТК РФ). Основным нормативным актом, регламентирующим служебные поездки, является ПП РФ 749 от 13.10.2008 года.

Для правильного оформления командировки в 2021 году составленапошаговая инструкция, включающая следующие этапы:

Издание приказа руководителя с указанием ФИО и должности работника, пункта назначения, цели, срока поездки. Документ должен содержать сведения о том, за счет каких средств оплачиваются расходы. Приказ можно составить по форме Т-9 (0301022 по ОКУД) или воспользоваться собственной формой, разработанной на основании 402-ФЗ и закрепленной в учетной политике. В результате изменений в ПП РФ 749, вступивших в силу 08.01.2015 года, для оформления командировки в 2021 году следующие документы не являются обязательными: командировочное удостоверение, служебное задание и отчет о выполненной работе. По решению руководителя формы можно оставить для внутреннего использования, закрепив порядок их выдачи и заполнения локальным нормативным актом.
Составление сотрудником заявления в произвольном виде на имя руководителя о выдаче аванса на служебную командировку. В нем указываются: необходимая сумма, срок выдачи, дата составления и подпись работника. Для обоснования расходов может быть приведен расчет. Указания Банка России 3210-У от 11.03.2014 года запрещаютоформлять расходный кассовый ордер без заявления с резолюцией руководителя. Письмо Минфина от 25.08.2014 года № 03-11-11/42288 разъясняет, что заявление необходимо и в случае перевода подотчетных сумм на пластиковую карту работника. В нем дополнительно следует указать банковские реквизиты для перечисления.
Выплата аванса на командировочные расходы. На основании заявления формируется расходный ордер (0310002 по ОКУД) на выдачу налички из кассы или платежное поручение (0401060 по ОКУД) о перечислении денег на расчетный счет физического лица. В этих документах следует указать назначение расходов. Денежные средства выплачиваются за счет бюджета или приносящей доход деятельности в зависимости от целей поездки и указаний, содержащихся в приказе руководителя.
Ведение табеля учета рабочего времени по форме 0504421 на сотрудника с использованием кода «К», означающего нахождение в служебной командировке (приказ Минфина 52н).
Предоставление работником авансового отчета с приложением подтверждающих документов по окончании командировки. Указания 3210-У предписывают подотчетному лицу отчитаться об использовании полученных средств в срок, не превышающий трех рабочих дней со дня окончания командировки или со дня выхода на работу. Для документального оформления служебной командировки должны быть сданы под расписку подлинники билетов, квитанций, счетов за гостиницу. Если расчеты производились банковской картой, следует предоставить выписку по счету.
Проверка отчета и окончательный расчет. Указания 3210-У дают право руководителю самостоятельно определять время на проверку авансовых отчетов. Этот срок должен быть закреплен в приказе, локальном нормативном акте или в учетной политике. За отведенное время бухгалтер проверяет соответствие предоставленных документов требованиям законодательства и производит расчет суммы к выплате за командировку, делает соответствующие проводки. В федеральных государственных учреждениях следует руководствоваться ПП 729 от 02.10.2002 года. Если выданный аванс превышает сумму по документам, работник должен внести остаток в кассу. Выдача перерасхода производится из кассы по расходному ордеру или платежным поручением на карту сотрудника.

Командировка генерального директора. Оформление в 2021

» В зависимости от удаленности командировки бывают:

Местными (в том же населенном пункте, где расположен офис компании);
Зарубежными (если сотруднику предстоит путешествие за пределы страны).
Региональными (в определенную область или регион);

Если путешествие было запланировано, командировку принято считать плановой, если возникла срочная необходимость, — внеплановая. Исходя из сроков путешествия командировки бывают:

Длительными.
Краткосрочными (от одного до нескольких дней);

Работодатель вправе направить в командировку человека, который обычно трудится в одном и том же здании или в одном и том же городе: инженера, бухгалтера и проч.

Если же работа сотрудника изначально носит разъездной характер, командировку для него не оформляют.

Это относится, например, к курьерам и водителям-дальнобойщикам. Работника, который трудится на дому, можно направить в командировку на общих основаниях.

Это следует изстатьи 310 Трудового кодекса, где говорится, что на надомников распространяется действие трудового законодательства и иных актов, содержащих нормы трудового права. Значит, положения о командировках в полной мере применимы и к надомникам. Обратите внимание: направить в служебную поездку разрешается только сотрудников, которые состоят в штате.

Специалистов, привлеченных в рамках гражданско-правового договора, командировать нельзя. Если отношения между работодателем и подчиненным не закреплены в трудовом договоре,

> > Если это указано во внутренних актах фирмы, то вместе с авансовым отчетом также необходимо оформить и отдать отчет о проделанной работе. Это оформляется в произвольном виде, на форме, которая создана в компании, либо для отчета используется графа 12 в бланке служебное задание на командировку Т-10а, если его создавали, когда производили оформление командировки.

Документы, подтверждающие найм такси — чеки, билеты, бланки.
Документы, подтверждающие другие расходы (например, квитанция на услуги связи).
Документы, по каким производился найм помещения для проживания в поездке — счет из гостиницы, квитанция, которые содержат число дней проживания и стоимость за один день, либо договор о найме частного дома либо квартиры.
Служебная записка, когда работник не может предоставить документы, подтверждающие проживание либо проезд;
Документы, по каким можно подтвердить проезд к месту командировки и обратно — билеты, посадочные талоны, чеки, квитанции на получение постели и т. д.
Служебная записка с расшифровкой расходов, если работник использовал личный транспорт — путевой лист, чеки с заправочных станций и т. д.

Внимание! При передаче авансового отчета в бухгалтерию, бухгалтер делает отметку на отрывном корешке и передает его работнику.

Командировкой называется поездка в местность, удаленную от основного места работы, осуществляемая сотрудником по приказу руководителя организации.

Командировочная поездка может быть плановой, заранее спланированной и внеплановой, продолжительной и краткосрочной, оформляться на одного человека или группу сотрудников (более двух человек), а также осуществляться на территории России либо за ее пределами. Независимо от вида командировки, поездка должна быть документально оформлена в соответствии с Российскими законами. Процедура подготовки работника к командировочной поездке, правила оформления, список необходимых документов установлены законодательством РФ и являются обязательным условием для признания командировки действительной.

Нормативной базой, регулирующей особенности оформления командировки, права, а также обязанности работодателя и направляемого в рабочую поездку сотрудника является:

Постановление №729;
Постановление №812;
Постановление № 771;
Постановление №1595;
Постановление №922;
Постановление №749;
Налоговый кодекс.
Трудовой кодекс (глава 24);

Ознакомиться с документами можно тут: Согласно Российскому законодательству, командировка на сотрудника оформляется только при наличии , и если основная деятельность работника не связана с постоянными разъездами, не происходит в пути (например, работа водителя, курьера и т. д.). Работник не имеет права отказаться от командировочной поездки без уважительных причин.

Закрыть Каждый год компания СКБ Контур проводит конкурс для предпринимателей «», в нем участвуют сотни бизнесменов из разных городов России — от Калининграда до Владивостока.

Благодаря конкурсу мы создали вдохновляющую коллекцию бизнес-историй, рассказанных людьми, которые превращают небольшие стартапы в успешные компании. Их опыт и cоветы будут полезны каждому, кто задумывается об открытии своего дела. Для старта необходимы некоторые предварительные условия: идея, немного денег и, что самое важное, желание начать Фред ДеЛюка Основатель Subway Подписка на уведомления о новых статьях Подписаться Мне не интересно

1 сентября Отправляя сотрудника в командировку, работодатель должен учитывать разные детали при оформлении документов.

Разбираемся, каков размер суточных в 2021 году и как правильно учитывать дни командировки. Ключевые правила, раскрывающие специфику служебных командировок, содержатся в . В ней говорится, что служебная командировка — это поездка работника по распоряжению работодателя на определенный срок для выполнения служебного поручения вне места постоянной работы.

Из ст. 166 ТК РФ следует, что:

Направить в служебную командировку можно только тех лиц, которые оформлены по трудовому договору, а не по договору гражданско-правового характера.
Не признаются служебными
Служебная командировка должна нести производственный характер.

Мы расскажем в нашей статье о тех правилах оформления командировок, которые будут действовать в 2021 году.

Какие документы следует оформить, и какой размер суточных вправе выплатить компания (предприниматель – работодатель), отправляя своего сотрудника в командировку? Командировочные удостоверения в 2021 году Такой вид документа, как командировочное удостоверение, был упразднен еще в 2015 году. Отменена обязанность составления служебного задания, в котором мы ранее описывали цель командировки.

Если быть точным, то отменена обязанность, а вот само право оформлять вышеперечисленные документы, никто не отменял.

Поэтому, если работодатель считает, что ему необходим такой документ, то он вправе его составить. Суточные в 2021 году Каждая компания вправе установить свой размер суточных.

Как правило, условие выдачи и размер суточных оговаривается в коллективном трудовом договоре.

Но при этом следует помнить, что на основании статьи 217 НК РФ, максимальный размер суточных, с которых не начисляется НДФЛ, составляет: 1) для командировок по России – 700 рублей, 2) для зарубежных командировок – 2500 рублей.

Как отмечено в пункте 3 статьи 217 НК РФ, при оплате работодателем налогоплательщику расходов на командировки как внутри страны, так и за ее пределы в доход, подлежащий налогообложению, не включаются суточные, выплачиваемые в соответствии с законодательством Российской Федерации, но не более 700 рублей за каждый день нахождения в командировке на территории Российской Федерации и не более 2 500 рублей за каждый день нахождения в заграничной командировке.

Документ, регламентирующий процедуру возмещения сотрудникам расходов во время служебных отъездов (траты на жилье, проезд, суточные), обычно называется – положение о командировках (образец 2021 года будет в конце статьи). Этим же положением определяют перечень действий обоих сторон – работника и нанимателя – при возникновении в командировке нестандартных ситуаций.

Для каждого предприятия должен быть свой документ, в котором четко расписаны все характерные для него нюансы служебных поездок.

Обычно положение о командировках включает несколько разделов. Один из основных – о порядке предоставления отчетности, связанной с направлением в служебную командировку. И чаще всего устанавливают такое правило:

Командированный работник в течение 3-х рабочих дней после возвращения обязан предоставить документы, подтверждающие целевое расходование выданных для поездки средств.

При составлении положения необходимо конкретизировать статьи командировочных трат, которые организация компенсирует сотруднику.

Если командировка – однодневная, то есть работник к ночи возвращался домой, организация обязана компенсировать все затраты по проезду и провозу необходимого для работы багажа (если таковой есть). А вот суточные при такой командировке не положены.

Вопрос о возможности ежедневного возвращения решает руководитель предприятия. При этом учитывают:

километраж до места командирования;
занятость сотрудника в поездке и характер его работы;
необходимое время для отдыха.

Принятое руководством решение фиксируют в служебной записке. Если же ежедневное возвращение невозможно, выплату суточных производят на общих основаниях.

Законодательство РФ не предусматривает обязательное составление служебной записки в качестве направления в командировку. Вопрос о необходимости данного документа каждое предприятие решает отдельно. Составить ее можно в свободной форме, указав:

причины командировки;
задачи, решить которые должен командированный сотрудник.

Бывают ситуации, когда этот служебный документ составляет непосредственно сам работник. К таковым относят:

использование в период деловой поездки личного, служебного или арендованного автомобиля;
отсутствие у сотрудника бумаг, подтверждающих трату выделенных средств.

В этих случаях написание служебной записки происходит по возвращении работника из поездки.