Понятие и сущность закупочной деятельности

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Понятие и сущность закупочной деятельности». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

• размещение действующей редакции Положения о закупке в ЕИС (изменений в Положение);
• анализ производственной деятельности и формирование потребностей ТРУ;
• мониторинг рынка ТРУ, запрос коммерческих предложений;
• планирование закупочной деятельности на 1 год, раздел СМСП на 3 года (для определенного вида заказчиков);
• регламентация закупочной деятельности заказчика внутренними локальными документами;
• выбор способа и формы закупочной процедуры;
• формирование закупочных документов (извещения, документации о закупке, включая техническое задание и проект договора);
• публикация закупочной процедуры в ЕИС/на ЭТП;
• прием заявок;
• размещение изменений документации (извещения), разъяснений положений закупочной документации;
• оценка и рассмотрение поступивших заявок, размещение протоколов закупки;
• заключение договора с победителем закупки (при наличии), включая проверку обеспечительных мер, внесение изменений в договор (по необходимости) и размещение на ЕИС;
• исполнение договора, приемка ТРУ;
• размещение документов о приемке ТРУ/оплате в ЕИС подготовка возражения на доводы жалобы и отстаивание интересов в контролирующем органе (при обжаловании закупки);
• размещение отчетности в ЕИС;
• формирование архивного дела.

Вышеназванный алгоритм не является универсальным, поскольку иногда тот или иной этап закупки заказчик может «пропустить» и «перешагнуть» к следующему. Например, при проведении процедуры не всегда заказчику поступают запросы о разъяснении положений документации, в связи с чем у него отсутствует необходимость публикации пояснительных ответов.

Что такое закупочная деятельность?

Ни одна закупочная деятельность не должна осуществляться без опубликованного в ЕИС Положения о закупках (в противном случае непослушных заказчиков ждут значительные штрафы согласно КоАП РФ). Положение о закупке, вносимые в него изменения, подлежат обязательному размещению в ЕИС не позднее, чем в течение пятнадцати дней со дня утверждения[1].

Данный нормативный документ должен базироваться на ФЗ № 223 и других законодательных актах в сфере закупок, позволяя заказчикам закупить необходимые ТРУ в рамках действующих правовых норм.

В своем Положении заказчик вправе предусмотреть, помимо указанных в ФЗ № 223, иные способы закупочных процедур и прописать их порядок проведения, а также прочие особенности осуществления своей закупочной деятельности (например, критерии оценки, случаи закупок у ЕП и т.д.).

Для того чтобы главный закупочный документ заказчика был всегда актуальным и «свежим», организаторы процедур должны следить за изменениями в сфере закупок и по необходимости вносить соответствующие правки в Положения, иначе проведение процедур, не указанных в названном документе, можно легко оспорить в антимонопольном органе.

Никто, кроме заказчика, не знает лучше, что именно ему нужно закупить и в каком количестве, поэтому организатору закупочных процедур следует внутри своего предприятия провести работу по формированию списка планируемых к закупке товаров, работ или услуг.

Главные вопросы, которые стоят на данном этапе перед заказчиком: для каких целей нужно закупить те или иные ТРУ? В каком объеме необходимо приобрести ТРУ и сколько денежных средств можно потратить на это?

В зависимости от производительности, текущих планах, а также финансовых возможностей заказчику необходимо определить очередность предстоящих закупок для обеспечения бесперебойной работы для обеспечения бесперебойной работы заказчика.

Для более достоверной информации организатору процедур следует проанализировать хозяйственные нужды прошлого года, учесть предстоящие цели и планы организации, скорректировать некоторые позиции товаров и, возможно, добавить новые, оценить удовлетворение потребностей за счет складских запасов или уже имеющихся заключенных договоров с контрагентами.

Кроме утвержденного Положения о закупках заказчику необходимо опубликовать в ЕИС план закупок на срок не менее, чем 1 год (согласно ст. 4 ФЗ № 223)[2].

Далее, окончательно определившись с предстоящими закупками ТРУ, заказчик вносит в план сведения о процедурах: наименование продукции, количество (согласно коду ОКЕИ), регион поставки, НМЦД, способ закупки и др.

Разбив план закупок на кварталы или месяцы, организатор процедур систематизирует предстоящие закупки, эффективно распределяет финансовый поток для оплаты ТРУ.

Неотъемлемой частью закупочной деятельности практически всех заказчиков является внесение в план изменений (новые позиции, корректировка данных), которые в дальнейшем размещаются в ЕИС.

Ознакомившись с закупками заказчиков, поставщики смогут оценить собственные производственные возможности и, по необходимости, принять участие в процедуре (в данном случае план закупок выступает в роли «доски объявлений» для контрагентов).

Понятие и сущность закупочной деятельности

В целях проведения закупки заказчик должен определить не только ТРУ, которые ему необходимо приобрести, но и способ закупочной процедуры, предусмотренный Положением о закупке. Согласно ч.3.1 ст. 3 ФЗ № 223 к конкурентным способам закупки относятся: конкурсы (открытый конкурс, конкурс в электронной форме, закрытый конкурс), аукционы (открытый аукцион, аукцион в электронной форме, закрытый аукцион), запросы котировок (запрос котировок в электронной форме, закрытый запрос котировок), запросы предложений (запрос предложений в электронной форме, закрытый запрос предложений), а также иные способы конкурентной закупки, предусмотренные Положением о закупке.

В соответствии с ФЗ №223 способы неконкурентной закупки, в том числе закупка у единственного поставщика (исполнителя, подрядчика), устанавливаются Положением о закупке. В названном документе указываются случаи и условия, при которых заказчик может выбрать тот или иной способ, порядок проведения закупки и определения победителя.

Для своевременного удовлетворения собственных нужд в необходимых товарах, работах или услугах при рациональном использовании финансов, заказчик самостоятельно определяет в каждой конкретной ситуации подходящий способ закупки в зависимости от производственной деятельности организации.

Организатор процедур должен помнить, что способы закупки, не предусмотренные Положением о закупке, он не вправе применять. В противном случае его действия можно оспорить в антимонопольном органе.

В антимонопольную службу поступила жалоба поставщика на действия заказчика при проведении запроса котировок в электронной форме на поставку ритуальных принадлежностей. По мнению заявителя, организатор процедуры неверно выбрал способ проведения закупки.

Изучив материалы дела, комиссия УФАС установила, что согласно п. 1.3.6 Положения о закупках запрос предложений и запрос котировок проводятся с целью обеспечить срочные, неотложные нужды заказчика. В соответствии с п. 5.1.2 названного документа запрос котировок может проводиться, если начальная (максимальная) цена договора не превышает 500 тыс. руб. (при необходимости осуществить срочную закупку товаров, работ, услуг с начальной (максимальной) ценой до 5 млн. руб.).

Заказчик вправе принять решение о проведении запроса котировок, когда невозможно провести аукцион из-за длительности процедуры. Антимонопольный орган установил, что начальная (максимальная) цена договора составляет 1 801 268,00 рублей, а поставка товара осуществляется с момента заключения договора по 31.12.2020.

С учетом периода действия договора комиссия УФАС пришла к выводу, что срочность в проведении закупки отсутствует. В своем решении антимонопольная служба поддержала доводы заявителя, указав, что заказчик неправильно выбрал способ закупочной процедуры. (Решение Пензенского УФАС по жалобе № 058/07/3-49/2020 от 13.02.2020 г.)

Закупка материальных ресурсов представляет собой сложный процесс, который может привести как к высокой прибыли, так и к значительным потерям. В этой связи обязательным является формирование системы управления закупками материальных ресурсов, включающей методы и формы закупок, отбор поставщиков, стратегии управления запасами продукции и другие. Перечисленные компоненты являются основой для совершенствования подхода к управлению закупками предприятия в конкретных условиях управления и позволяют повысить эффективность контроля потребляемых ресурсов. Так как, свою деятельность система управления закупками предприятий регулирует согласно выбранному методу. Рассмотрим три основных метода закупок:

1. Оптовые закупки;

2. Регулярные закупки мелкими партиями;

3. Закупки по мере необходимости.

Метод оптовых закупок предполагает поставку материальных ресурсов большой партией за один раз. Преимущества этого метода состоят в простоте оформления документации, гарантии поставки полного объема заказа, повышенных торговых скидках. Недостатки этого метода является необходимость в больших складских площадях и замедленная оборачиваемость капитала.

Второй метод предполагает, что при регулярных закупках мелкими партиями предприятие заказывает необходимое количество товаров в течение определенного периода времени. Преимущества данного метода в ускорении оборачиваемости капитала и экономии складских помещений.

Метод закупки материалов по мере необходимости для предприятия похож на регулярную закупку, но отличается приблизительно заказанным количеством, согласованием с покупателем каждой поставки и оплатой только поставленного количества. Преимуществами здесь будут ускорение оборота капитала и отсутствие

обязательств в покупке определенного количества материалов.

Также, наиболее распространены такие методы управления закупками, как:

— метод увеличения объемов закупок;

При использовании метода увеличения объемов закупок в принятии решения о закупке учитывается спрос на конкретные виды продукции, анализ спроса за год с учетом возможных сезонных колебаний, определяется объем спроса достаточный для создания запасов продукции. Поэтому решение об объемах закупки принимается в зависимости от количества заказов, а не от количества проданного товара.

— метод прямого расчета объемов закупки;

Метод прямого расчета представляет собой вычисление средних величин и не учитывает динамику и цикличность спроса. При этом определяются такие показатели, как период времени расчета, общее количество проданной продукции в этот период, среднюю величину запасов в неделю.

— метод уменьшения объемов закупок.

Метод уменьшения объемов закупок подразумевает исследование рынка ежемесячный анализ статистики сбыта продукции, которая не пользуется спросом. На основании этого определяются объемы запасов продукции, которые следует сократить, либо ликвидировать. Объемы медленно реализуемых видов товаров сводятся к минимуму.

Как говорилось ранее, формирование системы управления закупками материальных ресурсов состоит из разнообразных процессов производства и потребления продукции, способов её перемещения и методов распределения как внутри, так и снаружи предприятия, которые в дальнейшем определяют необходимость использования различных организационных форм снабжения. При этом их применение ограничивается объективными факторами в конкретных обстоятельствах. Формы снабжения применяются в способах товародвижения и в процессе реализации продукции. В зависимости от особенностей продвижения материального потока, то есть от поставщиков-посредников к производителям, различают две формы снабжения:

— транзитную;

— складскую.

Транзитная форма поставки материальных ресурсов позволяет значительно сократить время пребывания материальных потоков в сфере обращения, а также позволяет сократить издержки обращения за счет уменьшения расходов на погрузочно-разгрузочные операции и складское хранение. Применение транзитной схемы снабжения целесообразно использовать для больших партий поставок постоянного ассортимента крупными партиями, когда продукция не требует дополнительных логистических работ и операций по подготовке к производственному потреблению.

Транзитная форма подразделяется на два вида:

§ первый вид (взаимодействие поставщик — потребитель) — материальный поступает от поставщика на заводские склады по снабжению предприятия-потребителя, но при этом, не включая внешний распределительный склад (таможенный терминал) в его продвижение. Далее материальный поток доставляется до производственных подразделений предприятия;

§ второй вид (взаимодействие поставщик — производственное подразделение предприятия) — материальный поток поступает от поставщика (распределительного склада) в производственное подразделение, но при этом, не включая заводской склад по снабжению.

Складская форма позволяет предприятию-потребителю заказывать необходимые материальные ресурсы в требуемом количестве, исходя из его действительной потребности. При складской форме снабжения продвижение материального потока осуществляется через распределительный склад, где комплектуется соответствующие заказы и транспортные партии. Основной задачей складской формы снабжения является обеспечение производства необходимыми материальными ресурсами в небольших количествах. Наиболее важную роль эта форма играет в обеспечении ресурсами мелких предприятий.

При выборе формы снабжения следует учитывать такие параметры,

как:

— объем потребления поставляемой продукции по каждому виду;

— нормы отгрузки;

— величину транспортно-заготовительных расходов;

— наличие складов и средств механизации;

— уровень материальных затрат;

— наличие крупных транспортных коммуникаций;

— расстояние от поставщика до потребителя.

История организации начинается в 1956 году. После создания Весьегонского района и присвоения посёлку Весьегонск статус города, создается райпотребсоюз, в него входили около семи кооперативов сельского потребительского общества из разных районов Тверской области.

Впоследствии времени сельские потребительские общества реорганизуются в торговые предприятия, что привело к возникновению управления общественного питания и автотранспортная контора райпо. При последующей реорганизации, присоединились торговые предприятия, которые вошли в состав райпо. Перешедшие кооперативы создали единый баланс, приведший к их переводу в отраслевые подразделения сельского потребительского общества.

Вся проводимая реорганизация и работа потребительской кооперации, создала из материально-технической базы (из ветхих магазинов, предприятий общественного питания) сеть отлаженных современных магазинов, предприятий общественного питания, заготовок.

На сегодняшний день ООО «ВесьТорг» — это торговая организация, преимущественно специализирующееся на розничной торговле товарами продовольственного и непродовольственного назначения. Руководство организацией осуществляет Кузнецова Светлана Николаевна. Численность работников ООО «ВесьТорг» составляет пятьдесят четыре человека. Размер уставного капитала составляет 400 000 тыс. руб. Организация насчитывает 26 филиалов и имеет 248 лицензий.

Общество с ограниченной ответственностью «ВесьТорг» является частным коммерческой организацией и осуществляет свою деятельность в соответствии с Уставом предприятия, Конституцией РФ и действующим законодательством РФ.

Организация зарегистрирована 9 июля 2013 г. регистратором Межрайонная инспекция Федеральной налоговой службы № 12 по Тверской области. Юридический адрес компании ООО «Весьторг» — 171720, Тверская область, Весьегонский район, город Весьегонск, улица Кирова, 43.

Основной вид деятельности организации «ВесьТорг» — торговля розничная преимущественно пищевыми продуктами, включая напитки, и табачными изделиями в неспециализированных магазинах, но также, есть одиннадцать дополнительных видов деятельности, в которые входит: деятельность ресторанов и кафе с полным ресторанным обслуживанием, кафетериев, ресторанов быстрого питания и самообслуживания; торговля розничная бывшими в употреблении товарами в магазинах; торговля розничная на рынках пищевыми продуктами, напитками и табачной продукцией и т.д.

Основные принципы деятельности ООО «ВесьТорг»:

1. Реализация только качественных товаров.

2. Поддержание всегда широкого ассортимента товаров.

3. Жесткий контроль за доставкой и хранением всех товаров.

4. Мгновенное реагирование на требования покупателей.

5. Гибкое ценообразование.

Линейно — функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность. Вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций управления, появляется штат специалистов в своей области и отвечающих за определённое направление деятельности.

Свою деятельность ООО «ВесьТорг» осуществляет посредством организации розничной торговли со склада потребительского общества «Универсальная база». Компания предлагает широкий ассортимент продуктов питания отечественных и импортных производителей, различных промышленных товаров и строительных материалов. Поставщиками являются известные российские производители, дистрибьюторы фирм — иностранных производителей. Продукция отвечает всем стандартам качества. ПО «Универсальная база» имеет широкий ассортимент товаров до 20 000 наименований. Ассортимент предлагаемой продукции постоянно обновляется и расширяется. Также, эта компания поставляет организации ООО «ВесьТорг» детские игрушки, так как ПО «Универсальная база», занимая лидирующие позиции на рынке игрушки Тверской области, предлагает более 5000 наименований товаров производства России, Китая, стран ближнего и дальнего зарубежья для детей и новорождённых, а также товары для спорта и активного отдыха.

Организация «ВесьТорг» постоянно заботится о расширении своего ассортимента. Идя навстречу своим покупателям, фирма предлагает к продаже новые востребованные товары по доступным ценам.

Ассортимент розничного склада организации «ВесьТорг» представлен разнообразными видами товаров имеющих как продовольственное, так и не продовольственное назначение. Ассортиментная политика организации отдает предпочтение продукции российских производителей, основной упор в ассортиментной политике предприятия делается на торговле быстро оборачивающимися товарами. Такая политика позволяет уменьшить денежные средства, вложенные в товарные запасы, и ускорить их товарооборачиваемость.

Как говорилось ранее, организация ООО «ВесьТорг» имеет 26 филиалов, но речь пойдет об одном филиале, состоящем из двух отделов:

§ первый отдел называется «Хозмаг» — в нем представлен следующий ассортимент товаров: бытовая химия и средства гигиены, товары культурно-бытового назначения, хозяйственные товары, текстильные товары, сезонный ассортимент, строительные материалы и садовый инвентарь.

§ второй отдел называется «Уют» — в нем представлен следующий ассортимент товаров: детские товары, бытовая мебель, мебель для хранения, работы и т.д.

Форма торгового обслуживания в этих отделах происходит следующим образом:

— для розницы — продажа товаров через прилавок;

— для опта — продажа товаров по образцам.

Закупка товара для обеспечения этих отделов осуществляется преимущественно у компании ПО «Универсальная база». Весь процесс снабжения товарами требуемого качества и в необходимых объемах организация контролирует с помощью отдела закупок.

ООО «ВесьТорг» использует отдел закупок, базирующуюся на следующих принципах:

— заказывается только то, к чему заранее определены, документированы и утверждены требования по качеству;

— привлечение поставщиков, способных удовлетворить установленным требованиям;

— необходимое количество и поставка точно в срок;

— контроль закупленного до использования в реализации;

— сохранность и оперативное управление всей закупленной продукцией.

Закупки товаров, которые непосредственно предназначены для её реализации, осуществляет отдел закупок.

Отдел закупок дает возможность сформировать необходимый ассортимент товаров розничной торговой сети для снабжения населения, осуществлять воздействие на производителей товаров в соответствии с требованиями покупательского спроса, а также обеспечивают эффективную работу торговой организации.

Организация по снабжению товарами отделом закупок складывается из следующих этапов:

— изучение и прогнозирование покупательского спроса;

— выявление и изучение источников поступления и поставщиков товаров;

— организация рациональных хозяйственных связей с поставщиками товаров, включая разработку и заключение договоров поставки, представление заказов и заявок поставщикам;

— организация и технология закупок непосредственно у производителей товаров, посредников, на товарных биржах, у импортеров и других поставщиков;

— организация учета и контроля за закупками.

На данный момент, отдел закупок по снабжению товаров базируется на принципах и методах современного маркетинга. С их помощью, коммерческие работники получают необходимую информацию о том, какие изделия и почему хотят покупать потребители, о ценах, которые потребители готовы заплатить, о том, в каких регионах спрос на данные изделия (т.е. емкость рынка) наиболее высокий, где сбыт или закупка продукции может принести наибольшую прибыль.

Так как, отдел закупок контролирует процесс доставки и приемки товара, при этом он также обязан проверять наличие основных документов у поставщика, без которых организация не может вывести свою продукцию на рынок товаров. В основном в ООО «ВесьТорг» поставщики осуществляют доставку товаров своим транспортом, а расходы по доставке товара включены в цену доставляемого товара.

Организационную структуру розничной организации в ООО «ВесьТорг» можно охарактеризовать как линейно-функциональную (смотр. рисунок 1).

Рис. 1

Организационная структура линейно-функционального типа основана на использовании принципа иерархичности и предполагает чёткое разделение на вышестоящие и нижестоящие уровни.

Положительные стороны линейно-функциональной структуры в организации:

— стимулирует деловую и профессиональную активность;

— улучшает координацию в функциональных областях;

— освобождает линейных менеджеров от решения некоторых специальных вопросов;

— уменьшает потребность в специалистах широкого профиля.

Недостатки данной структуры в организации заключаются в следующем:

— усложняются взаимосвязи, затрудняется координация;

— отдельные отделы могут быть более заинтересованы в реализации своих целей, чем общих, цепь команд от руководителя до исполнителя увеличивается.

Таким образом, можно сделать вывод, что линейно — функциональная специализация аппарата управления значительно повышает его эффективность. Вместо универсальных менеджеров, которые должны разбираться в выполнении всех функций управления, появляется штат специалистов в своей области и отвечающих за определённое направление деятельности. Анализ структуры управления показывает, что она соответствует современным требованиям, то есть четко распределяет обязанности и ответственность специалистов управления, обозначена схема группирования подразделений и принципы руководства ими.

Основные показатели развития ООО «ВесьТорг» представлены в графиках 1 и 2 (см. рисунки 2 и 3).

В графике № 1 (см. рисунок 2) представлена прибыль организации. На этом графике наблюдается темп роста прибыли с начала 2014 года, а затем её снижения в 2016 году из-за упадка продаж, а вследствие этого, снижение рентабельности капитала (-27 %).

Рис. 2

В графике № 2 (см. рисунок 3) представлена выручка предприятия за несколько лет. На нем показан темп роста выручки, начиная с 2014 года, заканчивая 2016 годом с небольшим понижением.

Рис. 3

Таким образом, низкий уровень рентабельности продаж на предприятии свидетельствует о недостаточной величине прибыли, поэтому для увеличения прибыли на предприятии необходимо создавать выгодные условия для реа��изации своей продукции, т.е. проводить маркетинг, организовывать рекламу, стимулировать сбыт, правильно формировать ценовую и товарную политику.

Алгоритм закупки. Важные аспекты ее проведения

Исходя, из истории предприятия можно сделать вывод, что ассортимент товаров ООО «ВесьТорг» весьма разнообразен, и достаточно глубок. Данная глубина ассортимента положительно влияет на данное предприятие. Можно отметить то, что ассортимент товара расширятся, деятельность предприятия процветает.

В течение данного 2016 года отмечается рост товарооборота практически по всему ассортименту товара, что объясняется его расширением, а также ростом покупательского спроса. Предоставляемый ассортимент на исследуемом торговом предприятии всегда полный и стабильный. Это достигается вследствие реализуемого на предприятии метода и форм работ, когда основанием для закупки товаров служат, прежде всего, покупательский спрос, рассчитываемый по итогам реализации за предыдущие периоды, что возможно благодаря хорошо налаженным связям с поставщиком.

Закупка товара для предприятия осуществляется по мере необходимости — определенной периодичности закупки товаров, не существует, в связи с неравномерностью спроса. На предприятии ведется компьютерный учет ТМЦ с помощью специальной программы. Товарная номенклатура позволяет достаточно оперативно и точно отражать приход/отгрузку товара в программе, что позволяет отделу закупок в любой момент получать достоверную информацию об остатках товаров на складе и принимать решения о закупках. Товар приобретается сравнительно небольшими партиями с учетом предполагаемого объема спроса. При этом также учитывается небольшая площадь склада.

Исходя из того, что на данном предприятии хорошо налажена работа с поставщиками, а также принимая во внимание и другие факторы, такие как наличие спроса, на предоставляемый товар, и глубину ассортимента товаров, можно сделать вывод, что закупочная работа на предприятии очень эффективна.

Доверив специалистам управление торговым ассортиментом и товарными потоками, руководство определяет необходимые полномочия и зоны их ответственности, что должно быть зафиксировано в должностных инструкциях и в системе мотивации закупщиков.

Работа отдела закупок оказывает влияние на всю деятельность компании: на продажи, эффективное использование оборотных средств, удовлетворенность потребителей ценами и ассортиментом, наполненность складов и эффективность внутренней цепи поставок. Она связана с работой сотрудников практически всех отделов — от бухгалтерии до транспортной службы. В связи с этим необходимо тщательно продумать организационные аспекты закупочной логистики.

Наиболее сложные модели организации закупочной деятельности характерны для крупных сетей магазинов. Анализ отечественного и зарубежного опыта дает возможность выделить следующие модели закупочной логистики торговых сетей.

Специалисты выделяют следующие модели управления розничной торговой сетью и ее закупочной логистикой:

Инвестиционная модель

Предполагает наличие инвестирующего и консолидирующего центра с самостоятельными торговыми объектами. Такую модель чаще используют торговые компании, не являющиеся в полном смысле слова сетевыми. Они объединены либо общими инвесторами, либо общей торговой маркой.

Преимущества данной модели: задачи управления в центральном офисе упрощены, возможно проявление инициативы на местах.

Недостатки: невозможность использовать преимущества сетевой структуры, зависимость от квалификации руководителей магазинов, отсутствие консолидации закупок.

Холдинговая модель

Центр определяет закупочную политику (поставщиков, номенклатуру и закупочные цены), но магазины самостоятельны в оперативном управлении. Для центра не слишком важна высокая оперативность информации о состоянии торговых объектов. Такая модель используется значительной частью российских розничных компаний, и в ней успешно реализуется одна из основных задач сетевого ритейла — консолидация закупочной политики. Чаще всего эту модель управления выбирают розничные операторы, делегирующие функции оперативного взаимодействия с поставщиками менеджерам магазинов.

Преимущества данной модели: гибкость в управлении конкретным магазином менеджерами на местах.

Недостатки: чрезмерный рост аппарата управления и, как следствие, высокие издержки.

Централизованная модель

Это наиболее эффективная организация сетевой торговой компании. Единый центр управления делегирует магазинам функции, минимально необходимые для участия в логистических операциях (заказ товаров, инвентаризация, переоценка). При этом в состав сети могут входить магазины как одного формата, так и разных.

Преимущества данной модели: снижение издержек, эффективное использование аппарата управления при его концентрации в едином центре. Фактически это дистанционное управление торговыми объектами, позволяющее интенсифицировать все бизнес-процессы торговой компании, а следовательно, получить значительное конкурентное преимущество.

Недостатки: зависимость от бесперебойной и эффективной работы информационно-компьютерной системы.

Лоточная модель

Данная модель предполагает полную концентрацию управления в центре и сведение к минимуму функций управления в магазине (кроме продажи товаров покупателям). В центральном офисе находится информационная система и ведется учет движения товаров, там же сосредоточен весь аппарат управления сетью.

Преимущества данной модели: большая экономия технических и трудовых ресурсов.

Недостатки: исключается прямая поставка товаров в магазин, слабый учет местных особенностей деятельности магазинов.

Гибридная модель

Часть торговых объектов сети управляются централизованно, часть магазинов может работать по холдинговому или, например, лоточному принципу. Подобный метод управления встречается в розничных компаниях, строящих крупные национальные сети. При этом региональные кусты могут выступать как подразделения, работающие по централизованной модели управления. Внутри этих структур применяется либо централизованная, либо гибридная модель управления.

Преимущества данной модели: практически единственно возможный метод управления для национальных и интернациональных сетевых ритейлеров, обеспечивающий единую товарную политику.

Недостатки схожи с недостатками холдинговой модели управления, однако они могут быть существенно уменьшены, если территориальные кусты управляются по централизованному или лоточному методу.

Отдел закупок является подразделением, где принимаются решения о приобретении товаров, заключаются контракты на поставку продукции, решаются вопросы выбора поставщиков, устанавливаются требования к качеству продукции и т. д. Внутренними потребителями результатов деятельности службы закупок являются другие функциональные подразделения предприятия, которым требуется закупаемая продукция.

Важность этого подразделения в структуре торговой компании трудно переоценить, как трудно переоценить и важность правильно организованной закупочной логистики для работы всего предприятия.

В принципе закупка ресурсов в компании может быть построена централизованно или децентрализованно. Если компания подходит к процессу с позиции децентрализации, служащие разных структурных подразделений будут самостоятельно осуществлять закупки, каждый для своего отдела. Преимуществом такого подхода является тот факт, что пользователь лучше знает свои потребности, чем кто-либо другой. Процесс закупки при этом подходе может осуществляться быстрее.

Тем не менее у централизованных закупок гораздо больше преимуществ, поэтому почти все компании, за исключением самых мелких, используют этот подход к совершению закупок. При осуществлении закупок централизованным путем назначается конкретное лицо или создается отдел закупок с полномочиями приобретения ресурсов в интересах всех подразделений торгового предприятия.

Специалисты отдела закупок предприятия отвечают за закупку продукции в соответствии с заявками, полученными от внутренних потребителей, или же самостоятельно отслеживают возникновение потребности в ресурсах. Внутри самого отдела закупок операции, составляющие бизнес-процесс «Закупка», часто подвергаются дальнейшей специализации с целью развития профессионализма менеджеров по закупкам.

Закупочные центры крупных розничных торговых сетей обычно состоят из подразделений, ответственных за закупки какой-либо части товарного ассортимента. Распределение ассортимента между подразделениями часто происходит по принципу сходства характеристик товаров. Такое распределение труда позволяет закупщикам накопить максимум знаний о своем товаре. Чем крупнее компания-ритейлер, тем уже специализация работников в ее закупочном центре.

В небольшой компании, где отдел закупок представлен одним человеком, естественно, никакого разделения функций не будет.

Цели отдела (службы) закупок любой производственной или торговой компании:

• Приобретать товары и услуги по наиболее выгодной цене.
• Поддерживать высокую оборачиваемость товарных запасов.
• Обеспечивать доставку товаров вовремя.
• Закупать товары с гарантированно высоким качеством.
• Поддерживать доброжелательные партнерские отношения с надежными поставщиками.
• Извлекать максимальную выгоду для предприятия.
• Сотрудничать и эффективно взаимодействовать с другими подразделениями компании.
• Вносить свой вклад в достижение стратегических целей компании, в том числе в реализацию ее логистической стратегии.
• Снижать долю расходов на закупки в общих логистических издержках.
• Вести эффективный автоматизированный учет приобретаемых товаров и поддерживать другие информационные потоки, возникающие в ходе закупочной деятельности.
• Развивать и стимулировать деятельность, повышать квалификацию менеджеров по закупкам товаров.

Приоритеты достижения каждой цели определяются конкретной компанией в зависимости от принятой стратегии деятельности. Например, для компании, проводящей стратегию снижения издержек, приоритетным будет достижение первой цели из приведенного выше списка. В условиях дефицита какого-то вида ресурсов приоритетным будет обеспечение их бесперебойного поступления, чтобы не нарушался нормальный ход производственного или торгового процесса, а в периоды насыщения товарного рынка особенно важным
становится поддержание товарооборота торговой компании на необходимом уровне при минимизации вложений в товарные запасы.

Рассмотрим подробнее основные цели деятельности в области организации и управления закупками.

Сроки поставки

Опоздание в закупках может сорвать производственный график, что повлечет за собой большие накладные расходы, а закупленные ранее намеченного срока товары ложатся дополнительным бременем на оборотные средства и складские помещения предприятия.

Размер партии

Оптимальный размер партии поставки, т. е. соблюдение точного соответствия между объемом поставок и потребностями в них. Избыток или недостаточный объем поставляемых ресурсов негативно влияет на баланс оборотных средств, на устойчивость выпуска продукции или стабильность продаж торгового предприятия.

Качество продукции

Поддержание и повышение качества закупаемой продукции. Закупаемые ресурсы должны поставляться требуемого качества, иначе конечный продукт, производимый предприятием, не будет соответствовать принятым стандартам. Необходимо постоянно повышать качество закупок, чтобы обеспечивать конкурентоспособность приобретаемых товаров и услуг.

Поиск минимальных цен

Поиск и закупка товаров и услуг по минимальным ценам. Эта задача особенно актуальна для торговых предприятий, так как закупочная деятельность требует большого объема оборотных средств, а нехватка именно оборотных средств, как показывает опыт, является одной из главных проблем российского бизнеса. Прибыль, полученная благодаря закупкам по более низким ценам и особенно за счет снижения общих логистических затрат, может быть очень весомой.

Исследование рынка

Исследование рынка закупок. Отдел закупок должен проводить регулярный сбор и оценку информации в целях определения наилучших источников закупок и оптимизации ассортимента закупаемых товаров.

Руководствуясь функциями отдела закупок, эффективность его работы, как правило, оценивается следующими показателями:

• сокращение издержек на закупки в структуре общих логистических издержек;
• уровень брака закупаемой продукции;
• доля закупок, совершенных вовремя;
• число ситуаций, когда нужных ресурсов не оказалось на складе, что повлекло сбои в графике производства или выполнения заказа клиента;
• количество и причины изменений, внесенных в заказы по вине службы закупок;
• число полученных и выполненных заявок;
• доля транспортных издержек в структуре общих затрат на закупки и т. п.

Каждый этап закупочного процесса — это возможность получения большей прибыли для компании. Это и выбор лучшего поставщика, получение оптимальных цен, заказ правильного количества товара, эффективный способ транспортировки, минимизация потерь от бракованного товара — словом, все, где компания может снизить затраты на закупочную логистику и за счет этого добиться большей прибыли. И все инструменты, которые менеджер по закупкам использует в своей работе, существуют именно для того, чтобы помогать ему принимать правильные решения и контролировать процесс движения товара.

Когда объем производства или объем будущих продаж по каждому наименованию товаров известен с высокой степенью достоверности, ключевая задача менеджера по закупкам сводится исключительно к строгому выполнению плана закупок.

Задача эксперта — найти товары, которые будут реализованы в течение короткого периода времени.

Что такое закупка и закупочная деятельность?

Закупка – процедура получения товаров, работ или услуг, которая заключается в том, чтобы установить необходимость этих товаров, работ и услуг, найти поставщиков, заключить и привести в исполнение договор о поставке товара (выполнению работ или услуг).

Как правило, понятия «закупка» и «тендер» являются синонимами, и означают процесс по организации мероприятия для выбора поставщика. Понятие тендер прочно закрепилось в сфере закупок, но не упоминается в российском законодательстве. «Tender» переводится с английского как «предложение» и означает «предложение о поставке товаров/работ по заранее оговоренной цене».

Закупочная деятельность позволяет приобретать товары, работы и услуги нужного качества в требующемся количестве в определенные даты и по оптимальной цене. Проведение закупок является важным процессом для организации, так как благодаря этому можно минимизировать затраты финансов и сил, и в срок получить всё то, в чем нуждалась организация.

Также следует дать определение понятиям «заказчик» и «поставщик», чтобы внести ясность в вопрос, кто выступает организатором закупочной деятельности.

Заказчик (по 44-ФЗ) – это орган государственной власти, орган управления государственным внебюджетным фондом, орган местного самоуправления, казенное или бюджетное учреждение, проводящее тендеры. Причем госорганы, органы управления государственным внебюджетным фондом и государственные казенные учреждения действуют от имени России или субъектов РФ, органы муниципальной власти и муниципальные казенные учреждения – от имени муниципального образования, а бюджетные учреждения – от своего имени.

Заказчик (по 223-ФЗ) – это организация, уставной капитал которой состоит не только из собственных средств, но и включает в себя от 50% доли государства. Это естественные монополии, госкорпорации, госкомпании, организации газо-, электро-, водо- и теплоснабжения, водоотведения и очистки сточных вод, утилизации твердых отходов бытового уровня, хозяйственные общества дочернего типа, заказчики, попадающие под это определение по трактовке 44-ФЗ, у которых финансирование закупок проходит из негосударственных источников.

Поставщиком может выступать любое лицо, способное поставить товар, либо оказать услуги, необходимые заказчику. Особых требований к организационно-правовой форме или форме собственности поставщиков, обычно, не бывает, поэтому в тендерах могут участвовать как юридические лица, так и индивидуальные предприниматели.

Регулируется закупочная деятельность законодательством. Сфере закупок посвящены Гражданский кодекс и Закон «О защите конкуренции», 44-ФЗ и 223-ФЗ, федеральные и региональные нормативно-правовые акты, корпоративный закупочный стандарт, корпоративные регламенты работы структурных подразделений при проведении закупок и регламенты отдельных элементов закупочной работы, план закупок, извещение о закупках, закупочная документация, итоговый протокол закупки.

Закупочная деятельность на предприятии

Вся закупочная деятельность в Российской Федерации осуществляется через Единую информационную систему в сфере закупок.

Единая информационная система в сфере закупок (ЕИС) – совокупность всей информации о закупках, которая формируется, обрабатывается и хранится в одном месте. ЕИС обеспечивает доступ к сведениям о тендерах на официальном сайте. Доступ к нему свободный и бесплатный, поэтому вся информация о контрактной системе в сфере закупок, о закупках товаров, работ и услуг открыта всем. Из-за публичности всех закупочных процессов, от планирования до завершения исполнения контрактов, тендеры стали более прозрачными.

Различают несколько видов организации закупок. Закупки бывают конкурентные и неконкурентные. В конкурентных участвуют много поставщиков, они соревнуются за победу и заключение контракта с заказчиком. Неконкурентными считаются всего один вид закупок – у единственного поставщика. Заказчик быстро и просто приобретает товар у конкретного продавца. Регулируются неконкурентные закупки по 93 статье 44-ФЗ. Там указаны все основания для такого рода закупок. Наиболее часто они проводятся по причине подписания контракта с естественными монополиями, в случае закупки до 300 тысяч рублей, и также тендеры, которые проводились другими способами, но не состоялись из-за отклонения всех заявок кроме одной. Чтобы неконкурентная закупка считалась действительной, заказчику необходимо обосновать, почему нельзя организовать конкурентную.

Теперь вернёмся к конкурентным закупкам, как наиболее распространенным формам тендеров. Они могут проводиться с организацией торгов и без торгов. Тендеры, в которых участники могут торговаться, проводятся в виде аукциона или конкурса.

Аукцион организуют когда основной конкурентной величиной является цена. Побеждает тот, кто поставит самую низкую цену на свой товар, или услуги. При этом, цену участник может менять, видя предложения своих конкурентов. Если при проведении аукциона, цена снизилась до нулевого уровня (менее 0,5 % от начальной), то проводится аукцион на повышение. Выиграет тот, кто поставит наибольшую цену, и платит их не заказчик поставщику, а наоборот.

1. Цели и задачи отдела закупок
2. Принципы Управления Закупками (7 R)
3. Закупочный Цикл / Структура управления закупками пошагово
4. Закупочный процесс
5. Процесс Управления Закупками
6. Планирование закупок
7. Отчет по закупкам

• Приобретать необходимый материал по минимально возможной цене в соответствие с политикой компании
• Снижать расходы отдела закупок
• Заниматься поиском новых и достойных поставщиков
• Развивать прочные отношения с текущими поставщиками
• Заниматься обучением и развитием работников отдела
• Вести четкий и актуальный учет всех сделок
• Участвовать в разработке новых продуктов и материалов
• Участвовать в усовершенствованиях продукта
• Принимать целесообразные решения «ПОКУПАТЬ ИЛИ ПРОИЗВОДИТЬ»
• Избегать дефицита товара
• Разрабатывать нормы и методики

Так же стоит отметить что цели и задачи отдела закупок для каждого предприятия свои, но мы постарались собрать наиболее распространенные.

1. Приобретать товар надлежащего КАЧЕСТВА
2. В необходимом КОЛИЧЕСТВЕ
3. От надлежащего ИСТОЧНИКА
4. По надлежащей ЦЕНЕ
5. Доставленный в нужное МЕСТО
6. В надлежащее ВРЕМЯ
7. Cоответствующим ТРАНСПОРТОМ

Закупочный процесс включает в себя 8 основных этапов:

• Исследование рынка
• Определение требований

1. 1. Одобрение
   2. Сравнение вариантов
   3. Принятие решения о закупке
   4. Размещение заказов
   5. Получение товаров и услуг
   6. Учет товаров и услуг
   7. Получение счетов и их оплата
   8. Дебет-нота в случае дефекта товара

Процесс Управления Закупками обычно состоит из 4 этапов:

1. Планирование закупок
2. Отслеживание закупок
3. Составление отчетов по закупкам
4. Переговоры (Обсуждение)

Планирование Закупок может включать в себя следующие этапы:

• Составление проекта закупок и разработка обязанностей
• Предоставление соответствующей информации (файлы, ссылки, заметки и т.д.)
• Назначение обязанностей по закупкам конкретным людям
• Расставление приоритетов, даты начала/конца и т.д.
• Назначение супервайзеров
• Создание напоминаний
• Контроль и оценка

Отчет по закупкам включает в себя:

• Сопоставление текущих и ожидаемых цен
• Расчет задач для закупки и статистики проекта
• Сортировка, группировка или отбор задач по критериям
• Создание графиков для визуализации основной статистики и ключевых показателей эффективности (KPI)

Для этого можно использовать разные методы. Например, метод рейтинговых оценок: определите основные критерии выбора (цена, срок поставки, условия платежа и пр.), установите значимость каждого из них и оцените потенциальных контрагентов по этим критериям, а потом сравните.

Согласуйте условия (цену, сроки, способы доставки, оплаты и т. д.) с поставщиками и заключите договор. После отгрузки примите товары и сразу выборочно проверьте качество. Доставку может осуществить как поставщик, так и вы своими силами, но чаще процесс организуют сторонние компании, перевозчики и экспедиторы.

Ключевые понятия закупочной деятельности

• Алгоритм формирования заявки Поставщику
• Правила согласования заявки с Поставщиком
• Точки контроля сроков и параметров фактической поставки товара
• График заявок поставщикам
• Принципы выбора поставщиков
• Алгоритм предотвращения дефицита товара
• Алгоритм работы с товарными излишками

и многое другое.

Изучение рабочих бизнес-процессов сотрудники отдела закупок должны проходить в период испытательного срока с обязательной аттестацией при переходе на постоянный режим работы.
При запуске новых бизнес-процессов для сотрудников закупок должно проводиться обучение (цель бизнес-процесса, структура бизнес-процесса, ответственность сотрудников). Затем контроль внедрения каждого бизнес-процесса и определение точек текущего контроля за его выполнением.
Я рекомендую систематически (1-2 раза в год) проводить внутреннюю аттестацию сотрудников отдела закупок на знание бизнес-процессов. Иначе сотрудники постепенно возвращаются к удобным для них формам работы, игнорируя правильные.

Предприятия независимо от вида деятельности закупают сырье, материалы, сопутствующие товары и услуги.

Все это необходимо для формирования хозяйственной деятельности, в первую очередь производственной и сервисной. Торговые предприятия осуществляют закупку товара для последующей перепродажи [14].

Учреждения и организации для выполнения возложенных на них функций также участвуют в процессе закупок товаров и услуг.

Для начала рассмотрим определение понятия закупочной деятельности.

«Закупочная деятельность — это процесс обеспечения всеми видами материально-технических ресурсов в требуемые сроки и в объёмах, необходимых для нормального осуществления производственно-хозяйственной деятельности предприятия» [5, с. 83].

Основная цель закупочной деятельности заключается в организации закупок сырья и материалов, отвечающих установленным требованиям.

Любой вид процесса закупок в тактическом плане ставит перед собой одинаковые задачи, которые требуют:

• оптимизировать отбор поставщиков, подрядчиков, исполнителей;
• налаживать с ними рабочие отношения на основе долговременного и взаимовыгодного партнёрства;
• обеспечивать лучшие условия для выработки и принятия организационных решений по проведению закупок;
• искать и находить новые снабженческие источники;
• обновлять ассортимент закупаемых товаров, работ, услуг и расширять их объём;
• отыскивать более выгодные товары-аналоги и обеспечивать их приобретение.

Вся торгово-закупочная деятельность подразделяется на 2 основные функции, состоящие из:

1. Внешней, определяющей взаимодействие между конкретной организацией и предприятиями-поставщиками, снабженческо-сбытовыми учреждениями, органами госуправления.
2. Внутренней, строящей взаимоотношения снабженческой службы данной организации с её производственными цехами и управленческим аппаратом.

Обе эти функции должны быть синхронизированы соответствующими службами снабжения для бесперебойного обеспечения организации всем необходимым в требуемые сроки, что повышает эффективность её функционирования и, следовательно, конкурентоспособность.

Процесс проведения закупок принято делить на 3 операционных типа, состоящих из следующих операций:

• предварительных;
• закупочных;
• заключительных.

В ходе осуществления предварительных операций требуется:

• изучить возможные источники поступления товаров, работ, услуг и их поставщиков, подрядчиков, исполнителей;
• разработать предварительные условия для субъектов закупок, включая способы поставок;
• отобрать поставщиков, подрядчиков, исполнителей, которые отвечают выдвинутым требованиям;
• спланировать процесс торговых процедур.

В процессе закупочных операций необходимо:

• заключить контракты и разовые сделки по поставке товаров;
• скоординировать закупочные мероприятия со складскими работами и процессами сбыта;
• организовать товарную приёмку;
• составить заявки и заказы на поставки, уточнить ассортимент приобретаемых объектов закупок;
• произвести расчёты с поставщиками.

При проведении заключительных операций следует:

• оперативно произвести учёт хода исполнения контрактов;
• в случае необходимости оформить и предъявить штрафные санкции за нарушение контрактных условий;
• осуществлять общий контроль организации закупочной деятельности.

Чётко регламентируемая действующими законами закупочная деятельность предприятия, равно как и прочих субъектов торговых операций, обеспечивает чистоту проведения и конкурентность аукционов, конкурсов, тендеров.

В результате ход приобретения товаров, работ, услуг, без чего не может существовать экономическая и общественная жизнь страны, пребывает в цивилизованных рамках предсказуемых процессов.

Управление закупочной деятельностью

Деятельность любого предприятия как государственного, так и частного сектора зависит от наличия сырья, материалов, товаров и услуг, которыми его обеспечивают другие предприятия. Снабженческая деятельность направлена на то, чтобы предприятие получало необходимое по качеству и количеству сырье, материалы, товары и услуги в нужное время, в нужном месте, от надежного поставщика, своевременно отвечающего по своим обязательствам, с хорошим обслуживанием и по выгодной цене. Осуществление снабжения (закупок) — одна из важнейших функций в каждой фирмеДыбская В.В. Логистика: Учебник / В.В. Дыбская, Е.И. Зайцева, В.И. Сергеев, А.Н. Стерлигова; под ред. В.И. Сергеева. — М.: Эксмо, 2008. — С. 187 .

По мнению А.М. Гаджинского, закупочная логистика — это управление материальными потоками в процессе обеспечения предприятия материальными ресурсами. Любое предприятие, как производственное, так и торговое, имеет службу, осуществляющую закупку, доставку и временное хранение сырья, полуфабрикатов и товаров Гаджинский А.М. Логистика: учебник / А.М. Гаджинский. — 4-е изд., перераб. и доп.. — М.: Издательско-книготорговый центр «Маркетинг», 2008. — С. 187.

В настоящее время благополучие и коммерческий успех предприятия всецело зависят от того, насколько эффективна его деятельность. И она должна быть ориентирована только на прибыльное, рентабельное функционирование, так как предприятие несет всю полноту экономической ответственности за свои решения и действия. Главной целью функционирования предприятия является получение максимально возможной прибыли за счет реализации потребителям производимой продукции (выполненных работ, оказанных услуг), на основе которой удовлетворяются социальные и экономические запросы трудового коллектива и владельцев средств производства. Итак, закупочная логистика – грамотное управление материальными потоками, обеспечивающее поставки материальных ресурсов на предприятие.

Актуальность темы данной работы заключается в том, что в настоящее время многие крупные торговые предприятия региона ведут серьезную работу по модернизации и совершенствованию своей закупочной деятельности. Правильность организации закупочной деятельности является основой успешной деятельности любого торгового предприятия. Закупочная деятельность представляет собой приобретение товаров различного назначения для их конечной реализации. В этом случае торговые предприятия являются эффективным помощником для производителей товаров, так как помогают наиболее полно и точно удовлетворять потребности конечного потребителя. Правильно организуя закупочную деятельность, предприятие не только способствует удовлетворению потребительского спроса, но и позволяет уменьшить вероятность коммерческого риска, связанного с отсутствием сбыта товаров.

Целью работы является изучение взаимосвязи организации закупочной деятельности с особенностями технологических и экономических процессов, протекающих на предприятии ООО «Сибтрейд».

Основные задачи работы: углубленное изучение организации закупочной деятельности в рамках организации производства на предприятии как научной дисциплины, как в теоретическом, так и в практическом аспекте; ознакомление с работой конкретного торгового предприятия и изучение основных направлений совершенствования закупочной деятельности на нем; приобретение навыков расчетов безубыточности.

Объектом исследования курсовой работы является предприятие ООО «Сибтрейд».

Предмет исследования – закупочная деятельность предприятия.

Курсовая работа состоит из трех глав. В первой главе рассматриваются теоретические аспекты организации закупочной деятельности. Во второй главе выявляются особенности организации закупочных работ на торговом предприятии ООО «Сибтрейд». В третьей главе предлагаются и рассчитываются мероприятия по совершенствованию закупочной деятельности ООО «Сибтрейд».

Любое современное торговое предприятие сталкивается с проблемами в попытках организовать эффективную закупочную логистику. Под закупочной логистикой принято понимать весь комплекс мероприятий по обеспечению предприятия качественными товарами. Построение и развитие закупочной логистики – основное направление и приоритет развития торговых компаний.

Перед руководством и линейным персоналом компании на регулярной основе выставляются задачи и цели по повышению эффективности закупочной логистики компании, так как это обеспечивает и повышает конкурентоспособность компании и повышает ее прибыльность.

Основные задачи, которые решает транспортная логистика на сегодняшний момент–построение оптимального управления товарными, информационными и денежными ресурсами. Для того чтобы обеспечить бесперебойные поставки товара в нужные сроки, в нужное месте и с минимальными издержками в пересчете на единицу товара.

Сегодня, в России, в силу объективных экономических причин, развитие закупочной, транспортной логистики практически остановилось. Это связано напрямую с уходом с российского рынка сильных зарубежных игроков, с теми трудностями, которые претерпевает иностранный бизнес в России. Стоит отметить, что в той форме, в которой осуществляется транспортная и закупочная логистика в нашей стране, а именно прямая или непрямая дистрибуция, во всем мире осуществляется лишь небольшой сегмент доставок и закупок – 10% всех поставок.

В зарубежных странах, основную нагрузку по поставкам на себя взяли очень крупные логистические организации, которые способны осуществлять бесперебойные поставки в пределах региона, страны. Данные логистические центры являются посредником между производителем и покупателем в части именно доставки. Они осуществляют у себя складское хранение продукции, обрабатывают заказ, формируют схему доставки, работают с претензиями по доставке. Они не закупают товар у производителя с целью его дальнейшей перепродажи. Количество товара, который хранится на территории логистического центра, определяется самим производителям, исходя из истории продаж, заявок и потребностей контрагентов. Подобная схема позволяет исключить увеличения цены товара, так отсутствует товарная наценка дистрибутора. Выигрывает от этого, прежде всего, конечный потребитель, так как основная задача транспортной и закупочной логистики – максимально полное и эффективное удовлетворение потребностей потребителей и покупателей. В современные российские ритейлы данная тенденция оформилась в виде создания собственных Распределительных центров (ЗАО «Тандер»– «Магнит», «Лента», «КДВ-Групп» – «Ярче!»). Примечательно, что, организация транспортной и складской логистики таким образом, вывела данные предприятия в национальные лидеры данного сегмента экономики. Данные предприятия демонстрируют самые высокие темпы развития, роста товарооборота, прибылей. ЗАО «Тандер», лидер российского ритейла, первыми начали работать при помощи РЦ. За 10 лет работы, они расширили географию своей деятельности практически на всю страну. В сети сейчас уже 10558 магазинов разных форматов, их обслуживают всего 15 распределительных центров! Некоторые торговые предприятия в регионах, предпринимают попытки создания собственных распределительных логистических центров, с целью наращивания конкурентных преимуществ перед приходом в регионы федеральных игроков. Но высокий уровень первоначальных затрат, отсутствие специалистов в данной сфере, трудности с приобретением необходимого оборудования, нежелание банков кредитовать данные проекты, во многом объясняет приостановку данных проектов.

Специалисты оценивают отставание России в сфере правильного и эффективного построения логистики на всех уровнях в 15-20 лет от стран Европы, США, Китая. В текущих политических и экономических условиях, это отставание не будет преодолено. Основными проблемы в развитии закупочной логистики России, следующие:

1. Отсутствие развитой транспортной и складской инфраструктуры (коммуникации, склады класса А и т. д.).
2. Отсутствие отечественных разработок в программном обеспечении и информационных технологий. В основном используются зарубежное программное обеспечение. В условиях нестабильного и высокого курса иностранных валют закупка и текущее обновление данного ПО становятся очень дорогими.
3. Серьезный дефицит инвесторов, желающих вложиться в данный сектор национальной экономики. В рамках реализации федерального проекта, государство предпринимало попытки самостоятельно создать и развивать систему логистических центров в регионах. На деле это привело к реализации данных мероприятий «для галочки». Созданные логистические центры в действительности не удовлетворяли потребностям региона, были построены не в нужных местах, не были до конца укомплектованы.
4. Серьезный дефицит специалистов высокого класса в данной области.
5. Большая территория нашей страны, административные барьеры.
6. Низкий спрос на логистические услуги со стороны крупных розничных игроков и компаний ввиду их неразвитости.

Такая ситуация продлится не более 3-5 лет. При вступлении России в ВТО, в нашу страну придут работать в сфере закупок крупные международные 12 игроки с новыми правилами и методами. В нашей стране сейчас действуют по различным подсчетам порядка 10000-12000 дистрибьюторских компаний, им необходимо в срочном порядке перестраивать свою работу, исходя из новых политических и экономических реалий. С приходом сюда крупных мировых операторов эту задачу будет выполнить крайне сложно. В настоящее время фиксиру��тся серьезное сокращение дистрибьюторских компаний, из-за их нежелания перестаивать свою экономическую политику и отказаться от своих прежних схем работы.

Специфической особенностью в организации деятельности торгового предприятия стоит выделить смену формы стоимости товара, при его движении из сферы производства в сферу потребления. В торговом предприятии очень важным является правильная организация торгового и технологического процесса.

Технологический процесс состоит из совокупности последовательно взаимосвязанных способов, приемов и трудовых операций, основная цель которых, сохранение потребительских свойств товаров и ускорения доведения товаров до торговой сети и конечных потребителей.

Технологический процесс это не что иное, как совокупность методов и приемов, которые начиная с поступления товаров в магазин и кончая полной подготовкой их к продаже. Технологический процесс – это такие операции, как приемка товаров по количеству и качеству, хранение, фасовка и упаковка товаров, их перемещение и выкладка в торговых залах магазинов и др. В торговом процессе происходит смена формы стоимости.

Особенностью данного процесса является то, что и товары, и покупатели являются предметом труда. Это происходит по тому, что продавцы обслуживают процесс продажи товара на всех его этапах, а покупатели оказываются вовлеченными в этот процесс. В формате магазинов самообслуживания, покупатель – основной двигатель и основа всего процесса продажи.

Необходимо понимать, что в целом торговый процесс – это не только процесс предпродажной подготовки товара и его продажи, это целый комплекс мероприятий, целью которого является непосредственное доведение товаров до потребителей.

Современные торговые предприятия не только продают товар, изучая спрос, они уже непосредственно могут оказывать влияние на спрос, формировать гастрономические привычки, задавать моду и тенденции в покупках. Изнутри, торговый процесс представляет собой сложнейший конгломерат, в котором взаимодействует на постоянной основе множество переменных: ресурсы, люди, информация, технологические решения. Уже отмечалось ранее в работе, что в России, в настоящее время, торговля самая привлекательная в инвестиционном плане отрасль, так как обеспечивает быстрый возврат инвестиций. Торговля самая быстрорастущая по объемам прибылей отрасль. Очевидно, что торговая сфера стала центром притяжения для специалистов высокого класса, новейших достижений прогресса в организации торгового процесса. Более того, именно в торговле, в ее формате сетевого ритейла, впервые выделилась и оформилась в России профессия «Менеджера по закупкам». Уже в процессе формировался функционал и должностные инструкции. Сам торговый процесс был изрядно модернизирован и автоматизирован, либо частично, либо полностью. Его успешное функционирование требовало серьезной подготовительной и аналитической работы. Еще 10 лет назад практически все программное обеспечение для предприятий торговли закупалось за рубежом.

В настоящее время, в этой сфере остались только национальные игроки, за исключением 15 графических программ для построения планограмм (алгоритмов выкладки товара в торговом зале, с учетом оборудования и контрактных обязательств). В основе организации торгового процесса на современном торговом предприятии лежат следующие:

1. Обеспечение комплексного подхода к выработке оптимальных вариантов продажи товаров.
2. Обеспечение наилучших условий выбора товаров, экономия времени покупателей, высокий уровень торгового обслуживания.
3. Достижение оптимальной экономической эффективности технологического процесса путем ускорения оборачиваемости товаров, экономии труда, роста его производительности, снижения издержек обращения.

В совокупности, именно эти факторы определяют динамичность и эффективность торгового и технологического процессов. Вместе они создают различные схемы организации работы торгового предприятия:

1. Схема, включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение, подготовку к продаже и продажу. Это самая часто применяемая схема.
2. Схема включает разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, хранение и продажу. Исключен параметр предпродажной подготовки, что позволяет сделать вывод о том, что данная подготовка осуществляется централизованно.
3. Схема включает в себя разгрузку товаров с автотранспорта, приемку их по количеству и качеству, и продажу. Это схема применяется, в основном, в магазинах самообслуживания.

Чаще всего, применяются все три схемы одновременно, в зависимости от поставщика и типа товара, который он поставляет. Организация закупочной деятельности на современном этапе на торговых предприятиях основывается прежде всего на принципе наличия «переходящего остатка» и товарных складских запасов.

Вся товарная номенклатура, перечень товаров, для удобства обработки разбит на целый ряд категорий. Количество и характеристики категорий разные в зависимости от сферы торговли. В каждой категории существует еще более подробное внутреннее деление на подкатегории.

Для каждой категории менеджер выставляет период оборачиваемости товарной группы, величину наполняемости одного фейса товара, величину минимального переходящего остатка, величину рекомендованного складского остатка. Современное программное обеспечение позволяет сформировать аналитический отчет по любому из этих параметров и сформировать заказ на позицию.

Теоретические основы организации закупочной деятельности предприятия

Процесс совершенствования закупочной деятельности идет непрерывно, постоянно. Одним словом, весь это процесс, можно охарактеризовать как «глубинную многоуровневую интеграцию» поставщика и закупщика. На определенном этапе развития, интересы обоих сторон настолько пересекаются, что залогом успеха становится взаимная помощь и поддержка друг друга на всех этапах сделки. В настоящее время можно рассмотреть следующие направления развития:

a) Управление цепочками поставок (SCM).Термин SCM (SupplyChainManagement – SCM) – это комплекс подходов, помогающий эффективной интеграции поставщиков, производителей, дистрибьюторов и продавцов. SCM, учитывая сервисные требования клиентов, позволяет обеспечить наличие нужного продукта в нужное время в нужном месте с минимальными издержками.

Цепочка поставок начинается с приобретения сырья у поставщиков и заканчивается продажей готовых товаров и услуг клиенту. Одни звенья могут целиком принадлежать одной организации, другие – компаниям-контрагентам (клиентам, поставщикам и дистрибьюторам). Таким образом, в цепочку поставок обычно входят несколько организаций. Управление цепочкой поставок включает в себя следующие этапы: планирование (определяется источник поставок, объем и ассортимент); закупки (оценка и выбор поставщиков, проверка качества поставок, заключение контрактов с поставщиками); производство; доставка (управление заказами, складами и транспортировкой); возврат (организация процесса возврата товара по различным причинам и сервисного обслуживания). Аналитики полагают, что благодаря внедрению SCM компании получают следующие конкурентные преимущества: увеличение прибыли; уменьшение стоимости и времени обработки заказа; сокращение времени выхода на рынок; сокращение закупочных издержек; уменьшение складских запасов; сокращение производственных затрат.

б) Заказ на закупку. Заказ на закупку – внешний документ компании, который сформирован из утвержденного запроса на закупку путем назначения поставщика и цены товара или услуги по договору с данным поставщиком. Он является основанием для оприходования и последующей оплаты. Также РО можно рассматривать как соглашение между поставщиком и покупателем. Скорость оформления закупок увеличилась благодаря тому, что решение на закупку принимают напрямую сотрудники-исполнители (без участия топ- менеджеров компании). Кроме того, сокращение «бумажной волокиты» способствует экономии времени пользователей и эффективному его использованию. РО помогает предприятию иметь полную прозрачную картинку по всем видам закупок и лучше планировать будущие поставки, складские остатки и оплату, так как все закупки проходят через электронный документооборот.

Основные преимущества использования данного инструмента:

— ускорение оформления прихода на склад;
— автоматическое формирование реестра на оплату;
— лучшее планирование будущих расходов, прозрачность закупок;
— снижение рисков, возможность отслеживания инициатором этапа согласования, на котором находится его запрос.

в) Внедрение «системы автозаказа». Основное направление модернизации закупочной деятельности на современном торговом предприятии – автоматизация, или внедрение системы «автозаказа». Многие крупные игроки рынка видят во внедрении автозаказа просто спасение от всех бед, эффективный способ снижения затрат, эффективный инструмент борьбы с коррупционной составляющей в реализации закупочной деятельности. Однако, на практике, успешных примеров внедрения данной системы очень немного. До конца устранить «человеческий фактор» из системы закупок сетевого ритейла не удается. В ООО «Сибтрейд» лишь небольшая часть закупок переведена на «автозаказ» и только тех товарных категорий, которые не являются значимыми для общего товарооборота компании. В покупательской корзине, они являются вспомогательными или дополняющими товарами, их временное отсутствие на полках магазина вполне допустимо.

Основные преимущества внедрения автозаказа:

1. Документ на закуп товара – заказ формируется автоматически системой, по результатам продаж, с условием наличии потребности. Объем закупки определяю 3 компонента: переходящий товарный остаток; контрактные условия поставки (представленность на полке, объём закупа и прочее), иначе – наполняемость; товарный запас, индивидуальный для каждой торговой категории (от 7-28 календарных дней).
2. Исключается влияние субъективных факторов, элементарных ошибок, невнимательности, погрешностей, и т.д.
3. Исключение коррупционной составляющей (сговора поставщика и закупщика; завышения объемов закупок за вознаграждение и пр.). Недостатки автозаказа:

1. Отсутствие адекватной быстрой реакции в случае возникновения форс-мажорных обстоятельств (возникновение ситуации outoffstock – отсутствие ликвидного товара в продаже).
2. Необходимость вмешательства человека в работу системы автозаказа в случаи смены торговых сезонов, приближения праздников, ротации ассортимента, смены поставщика. В ООО «Сибтрейд» система автозаказа успешно внедрена с октября 2015. Анализ работы системы выявил целый ряд упущений в программе, которая обслуживает процесс продаж. В настоящее время, совместно с разработчиком программного обеспечения, проводится работа по устранению этих ошибок и прописываются дополнительные алгоритмы в конфигурации для полномасштабного внедрения системы автозаказа.

Общество с ограниченной ответственностью (общепринятое сокращение – ООО) – учрежденное одним или несколькими юридическими и/или физическими лицами хозяйственное общество, уставный капитал которого разделен на доли; участники общества не отвечают по его обязательствам и несут риск убытков, связанных с деятельностью общества, в пределах стоимости принадлежащих им долей в уставном капитале общества. ООО «Сибтрейд» работает на рынке производства продуктов питания с 2006 года.. В настоящее время сеть имеет серьезные планы развития, и прежде всего, в пригородные районы. Есть интересные предложения по открытию торговых точек в городе.

Планируется создание собственного распределительного центра. В отделе закупок сети трудится в настоящее время 10 человек, а в отделе маркетинга – 3. Кадры растятся внутри компании, на всех руководящих постах трудятся люди, имеющие большой опыт работы в сети, знающие все нюансы деятельности торгового предприятия. ООО «Сибтрейд» работает в сфере розничной торговли и сетевого ритейла. Предприятие ставило своей целью возродить производство традиционных сибирских блюд – холодцов, заливного, студней из мяса птицы, говядины и свинины, а также классических соусов, которые подаются за русским столом в праздники и будни.

С момента основания компания выросла с небольшого цеха по производству мясных закусок до крупного предприятия, завоевав не только свое место на этом рынке, но и постоянных потребителей продукции. Основными поставщиками являются крупные оптовые компании и производители продуктов питания. Доля мелких оптовых компаний не превышает 20% в общей массе поставщиков. Хотя многие оптовики предлагают одну и ту же продукцию, сократить число поставщиков в настоящее время не представляется возможным, так как каждый из них предлагает более выгодные условия на какой-либо определенный товар.

Сокращение числа поставщиков привело бы к упрощению работы с поставщиками и организации заказов на поставку. Однако это невозможно, пока на рынке не появятся крупные оптовые компании, которые будут выступать в роли единых распределительных центров. На предприятии товар заказывается по мере необходимости. Так как большая часть товара хранится непосредственно в торговом зале на стеллажах и полках, размер партии определяется с учетом этого фактора, остатков товаров и сложившихся средних темпах продажи данного товара. Кроме того, на размер партии и частоту завоза оказывает влияние срок хранения товара.

Принимая во внимание изложенный материал и проведенный анализ в работе, естественным решением по повышению эффективности закупочной логистике ООО «Сибтрейд» является внедрение системы автозаказа, или частичной или полной автоматизации всех процессов закупки.

Основой для внедрения автозаказа является программное обеспечение компании 1С «Астор: Торговая сеть». В настоящее время, система автозаказа не является рабочей функцией в «Астор: Торговая сеть». Руководство ООО «Сибтрейд» стоит перед серьезной проблемой: подготовка технического задания для разработчика по внедрению автозаказа. Сложность заключается в том, что сам разработчик не готов предоставить список необходимых параметров, которые, по его мнению, позволят успешно настроить и внедрить автозаказ.

Исходя из всего вышеперечисленного, основным направлением деятельности станет разработка комплекса мероприятий, которые облегчат внедрение и успешное начало работы автозаказа. Для наглядности предложения сформируем в таблицу, которая позволит проследить взаимосвязь проблемы – причины – мероприятия по решению проблем.

В таблице отдельным пунктом выделены числовые показатели, характеризирующие проблему. Это позволит измерить, выразить проблему, её величину, сравнить допустимые значения и степень отклонения от нормы.

Таблица 3.1 – Система мероприятий по модернизации закупочной деятельности ООО «Сибтрейд»

Abbildung in dieser Leseprobe nicht enthalten

Из таблицы видно, что процесс модернизации закупочной деятельности в ООО «Сибтрейд» очень сложный и многофакторный процесс. И прежде, чем внедрить автозаказ, закупочная деятельность ООО «Сибтрейд» должна быть подвергнута целому ряду мероприятий по ее систематизации и организации, в основе которых лежат уже имеющиеся достижения и разработки в системе современного ритейла.

Необходимо начинать с разработки и внедрения регламентирующей документации, то есть прописания рабочих регламентов менеджера закупа. На этой стадии будут зафиксированы основные обязанности, функции, показатели эффективности работы менеджера-закупщика. В свою очередь это позволит начать планировать деятельность отдела закупок, формировать перед ним цели и задачи.

На следующем этапе модернизации необходимо построить схему наглядно демонстрирующую степень интеграции отдела закупок, взаимосвязь с другими отделами. Практическим воплощение этого станет построение системы электронного документооборота, при помощи общего диска, система будет работать в онлайн режиме. В систему должны быть прописаны возможности автоматического формирования всех необходимых для эффективной работы менеджеров-закупщиков аналитических отчетов.

Модернизацию закупочной деятельности ООО «Сибтрейд» невозможно эффективно провести без повышения квалификации категорийных менеджеров. Внедрение системы отчетов на регулярной основе, плановых показателей требует от менеджеров новых знаний и навыков. Одним из вариантов решения является организация курсов по повышению профессиональной квалификации менеджеров с привлечение сторонних специалистов, имеющих необходимый опыт и навыки.

Обязательства в области закупочной деятельности:

1. Руководствоваться положениями настоящей Политики в своей деятельности.
2. Обеспечить комплексный подход к решению задач в области закупочной деятельности.
3. Определить и непрерывно совершенствовать основные процессы и эффективность создаваемой системы закупочной деятельности.
4. Обеспечить необходимыми ресурсами достижение целей и решение задач в области закупочной деятельности.
5. Обеспечить эффективные измерение, анализ, мониторинг и контроль выполнения процессов в области закупочной деятельности.
6. Способствовать развитию профессиональных навыков и повышению квалификации персонала в области закупочной деятельности.
7. Способствовать тому, чтобы сотрудники, партнеры и поставщики понимали основные идеи и цели в области закупочной деятельности и принимали участие в их реализации.
8. Проводить мониторинг настоящей Политики не реже чем один раз в два года. По результатам мониторинга при необходимости актуализировать закупочную деятельность. Для контроля над реализацией целей и задач в области закупочной деятельности устанавливаются следующие целевые показатели деятельности:
9. Точность исполнения планов по закупкам (по срокам, бюджету, соответствию требованиям к продукции, соответствию заданной стоимости комплектации).
10. Снижение стоимости закупаемой продукции, работ, услуг.
11. Обеспечение требуемого уровня качества закупаемых товаров, работ, услуг (количество отказов и несоответствий).
12. Объем накладных расходов на приобретение товаров (работ, услуг) в расчете на единицу продукции.
13. Повышение доли закупок, проводимых в электронном виде, в общем годовом объеме закупок для данной группы закупок.
14. Улучшение работы по претензиям к поставщикам (на основе работы со следующими показателями: дебиторская задолженность, размер штрафов и санкций, сроки рекламаций, доля замен по недопоставкам).

Со стороны руководства компании необходимо подготовить систему контроля за текущей деятельностью менеджеров, за достижением ими плановых показателей. В основе системы контроля лежат аналитические отчеты, которые формируются автоматически на ежедневной основе и система внутренней связи (внутренний корпоративный чат).

Успешность процесса модернизации закупочной деятельности ООО «Сибтрейд» напрямую зависит от решения всех перечисленных выше проблем и задач. Данный процесс должен быть реализован теоретически и практически при участии всех вовлеченных в него сторон, и при необходимости с привлечением сторонних специалистов.

• Методика применения ABC/XYZ-анализа для целей управления запасами в ERP-системе предприятия 2017 / Жуков О.В., Сазонов С.П., Оноприенко Ю.Г., Мершиева Г.А.
• Оптимизация логистических издержек организации с использованием ABC- и XYZ-анализа 2018 / Малышева Лариса Вячеславовна, Высочанская Елена Юрьевна, Орлова Анна Александровна
• Проблемы монополизации онлайн торговли 2019 / Пеньковский Александр Васильевич
• Методологический подход на основе интеграции авс – и xyz-методов в ассортиментной политике фармацевтической организации 2015 / О.В. Крылова, С.А. Рожнова
• Методологический подход на основе интеграции авс – и xyz-методов в ассортиментной политике фармацевтической организации 2015 / О.В. Крылова, С.А. Рожнова

Основное понятие закупок и сущность закупочной деятельности

— оптовые закупки;
— регулярные закупки мелкими партиями;
— закупки по мере необходимости и различные комбинации перечисленных методов.

У каждого метода есть свои преимущества и недостатки, которые необходимо учитывать, чтобы сберечь время и уменьшить издержки. Наиболее часто используются следующие.

Метод предполагает поставку товаров большой партией за один раз (оптовые закупки). Его преимущества: простота
оформления документов, гарантия поставки всей партией, повышенные торговые скидки; недостатки: большая потребность в складских помещениях, замедление оборачивается капитала.

В этом случае покупатель заказывает необходимое количество товаров, которое поставляется ему партиями в течение определенного периода. Преимущества метода таковы: ускоряется оборачиваемость капитала, так как товары оплачиваются по мере поступления отдельных партий; достигается экономия складских помещений; сокращаются затраты на документирование поставки, поскольку оформляется только заказ на всю поставку; недостатки: вероятность заказа избыточного количества; необходимость оплаты всего количества, определенного в заказе.

Такой метод закупки широко используется там, где закупаются дешевые и быстро используемые товары. Котировочные ведомости составляются ежедневно (ежемесячно) и содержат следующие сведения:
— полный перечень запчастей, материалов;
— количество материалов, имеющихся на складе;
— требуемое количество материалов.
Преимущества метода: ускорение оборачивается капитала; снижение затрат на складирование и хранение; своевременность поставок.

Метод похож на регулярную поставку и характеризуется следующими особенностями:
— количество не устанавливается, а определяется приблизительно;
— поставщики перед выполнением каждого заказа связываются с покупателем;
— оплачивается только поставленное количество;
— по истечении срока контракта заказчик не обязан принимать и оплачивать материалы, которые только должны быть поставлены.
Преимущества метода: отсутствие твердых обязательств по покупке определенного количества; ускорение оборота капитала; минимум работы по оформлению документов.

Похожие записи:

• Тест на главного бухгалтера 2021 с ответами
• Тестирование муниципальных служащих 2021 с ответами
• Порядок возврата прав после лишения за пьянку 2021