Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2021 Санкт-Петербург

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2021 Санкт-Петербург». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР:

• страхователям, которые сдают отчетность за себя, соглашение и заявление заключать не нужно. Номер и дату соглашения в Экстерне можно поставить любые;
• уполномоченным представителям, которые работают по доверенности, необходимы: заявление на подключение к электронному документообороту ОПФР, соглашение, доверенность.

Система электронного документооборота ПФР

Чтобы перейти на электронный документооборот с ПФР, выполните следующие шаги:

1. Подпишите заявление, отсканируйте его и отправьте через сервис «Письма» в УПФР, в котором вы зарегистрированы. Чтобы отправить письмо, в регистрационных данных в поле «Номер соглашения» поставьте «б/н», в поле «Дата соглашения» — текущую дату.
2. По истечении рабочих суток обратитесь в УПФР и сообщите, что передали свою электронную подпись и скан-копию заявления по ТКС.
3. Сотрудник ПФР проверит получение электронной подписи и заявления, проставит признак наличия заявления.
4. Вы можете начать отчитываться в ПФР. Не забудьте изменить регистрационные данные на данные из заявления, которые присвоили в ПФР.
5. Если сотрудник ПФР сообщит, что не получил электронную подпись и письмо, обратитесь в техподдержку СКБ Контур.

Важно:

1. Соглашение с ПФР в Омской области не заключается, документооборот ведется на основании заявления.
2. Страхователю желательно отвезти оригинал заявления в ПФР.

Для первичного подключения к документообороту с ПФР страхователям Свердловской области нужно:

1. Скачать и заполнить форму Соглашения (Распечатывать только само соглашение без приложений в 2х экземплярах).
2. Заполнить и подписать в ПФР заявление о передаче документов в электронном виде.
3. Предоставить в Управление ПФР весь пакет документов.
4. Если соглашение уже заключено, перезаключать его не нужно.

Что нужно сделать, чтобы ПФР мог принимать у страхователя отчетность, направленную по телекоммуникационным каналам связи (ТКС)? Существует два основных варианта действий.

Первый вариант — оформить два бумажных документа: заявление и соглашение об электронном документообороте с ПФР. Заявление заполняют в одном экземпляре и подают в региональное отделение фонда. Соглашение — в двух экземплярах и подают в территориальное управление ПФР по месту регистрации. Передать бумаги нужно при личном посещении подразделения фонда.

Второй вариант — направить в ПФР электронное заявление на подключение страхователя к электронному документообороту. Заявление следует заверить электронной подписью. В этом случае второй документ (соглашение) не требуется. На сегодняшний день данный способ доступен не во всех регионах.

Электронный документооборот — это уже известная система обмена данными. Ряд её положительных моментов:

• возможность отправки отчётной документации в удобный момент времени;
• учёт передаваемых документов;
• сохранность тайны переданных сведений;
• исправление ошибок в переданных сведениях без посещения органов ПФР;
• создание и ведение единого архива документооборота организации с ПФР в цифровом виде.

Для внедрения цифрового документооборота потребуется:

• программное оборудование для ПК, поддерживающее создание отчётов в нужных форматах;
• ПО для реализации функций электронной подписи, а именно средства криптографической защиты информации (СКЗИ);
• услуги удостоверяющего центра для обслуживания сертификатов ключей электронной подписи;
• выбор ответственного должностного лица, в обязанностях которого будет использование СКЗИ и ведение архива электронного документооборота.

До обращения в территориальный офис ПФР требуется воспользоваться услугами удостоверяющего центра. Оформите заявку на сертификат ключа подписи руководителя организации и на получение других необходимых для использования цифровой подписи документов.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР заключается при подаче следующих бумаг:

• Заявление на подключение цифровой отчётности. Документ оформляется по типовой форме в трёх экземплярах.
• Соглашение по цифровому документообороту с ПФР. Также имеет стандартную форму, заполняется в двух экземплярах, по одному для каждой стороны.
• Доверенность на должностное лицо, оформляющее сотрудничество. Наиболее часто это возлагается на штатного юриста или сотрудника бухгалтерии организации, которые действуют по доверенности от руководителя компании. Доверенность имеет свободную форму, подписывается директором и заверяется печатью.

Пакет направляется в отделение ПФР, которое располагается по месту деятельности компании. Заключать соглашение от лица обособленного подразделения необходимо в том отделении ПФР, которое относится к месту расположения этого подразделения.

Рассмотрим нюансы заполнения бумаг по электронному документообороту подробнее.

Документы принимает территориальное отделение ПФР по месту деятельности абонента. Страхователь имеет право отказать в документообороте в следующих ситуациях:

• поданные документы содержат ошибки и неточности;
• удостоверяющий центр, с которым абонент заключил договор, не имеет требуемой аккредитации по электронному документообороту.

При отсутствии замечаний ПФР подписывает соглашение и передаёт его в организацию заявителя. На этом этапе начинается настройка программ по документообороту, осуществляются тестовые обмены данными с ПФР.

Проще всего наладить ЭДО с помощью сервисов. «Астрал.ЭДО» — это удобный сервис для организации и ведения электронного оборота документами. Для связи с различными контрагентами не требуется установки дополнительного программного обеспечения. А для тех, кто использует программу «1С» будет удобнее подключиться к «1С-ЭДО». Сервис позволяет осуществлять обмен любыми файлами, вести архив электронной документации и подписывать документы различными квалифицированными сертификатами.

Организации для начала документооборота с ПФР необходимо заполнить следующие документы:

• заявление о подключении к электронному документообороту в 3 экземплярах;
• соглашение о подключении к электронному документообороту в 2 экземплярах.

Вышеперечисленные документы необходимо передать в отделение Пенсионного фонда, с которым, собственно, и будет заключено соглашение. Предоставить их может либо руководитель, либо другое лицо, на основании доверенности от этой организации. Доверенность может быть составлена в произвольной форме, она должна содержать информацию о том, что данное физическое лицо имеет право доставлять и получать документы, связанные с оформлением подключения электронного обмена бумагами с Пенсионным фондом. Такую доверенность должен подписать руководитель, также в ней необходимо проставить печать организации-страхователя.

Перед заполнением заявления и соглашения необходимо определиться с выбором аккредитованного удостоверяющего центра или его уполномоченных представителей, которые берут на себя техническую сторону подключения по телекоммуникационным каналам связи. На сегодняшний день организаций, предоставляющих подобные услуги, более чем достаточно.

Что касается соглашения о подключении к электронному обмену документами, то его бланк можно скачать на сайте ПФР.

Соглашение об электронном документообороте с ПФР

Суть заявления в том, что организация-страхователь намерена наладить обмен документами с Пенсионным фондом. В шапке заявления необходимо указать, в какое именно отделение вы подаете заявление, а ниже — дату, с которой необходимо подключить услугу. Затем заполняют следующие данные:

• наименование организации;
• ИНН, КПП;
• регистрационный номер в ПФР;
• данные о банке, в котором обслуживается данная организация;
• юридический и фактический адрес;
• среднесписочная численность сотрудников.

Неправильно заполненный бланк работники Пенсионного фонда вернут на исправление, поэтому будьте внимательны. Если вы получили бланк в Пенсионном фонде, то обычно реквизиты нужного отделения ведомства уже заполнены. Если вы скачали Соглашение о подключении к электронному документообороту без реквизитов Пенсионного фонда, то тогда вам необходимо прописать наименование и контактную информацию того отделения фонда, куда вы обратились. Необходимо также заполнить все данные страхователя. После этого надо подписать документ и поставить печать. Образец шапки этого документа представлен ниже.

Цифровой документооборот удобен, но требует подготовки к работе с ним. Она довольно простая, однако нужно разобраться и обучить сотрудников.

• установленные компьютерные программы для формирования отчетов;
• программы, обеспечивающие корректную работу КЭП, в том числе средства криптографической защиты информации;
• услуги удостоверяющего центра для получения и обслуживания сертификатов ключей электронной подписи.

Также необходимо назначить и обучить сотрудника, который будет заниматься работой с цифровыми документами.

Чтобы получить сертификат ключа подписи руководителя организации, потребуется обратиться в удостоверяющий центр (с января 2022 года в ФНС или ее доверенный удостоверяющий центр) и оформить заявку. Это придется сделать до подачи документов в ПФР.

Далее необходимо подключиться к системе, а именно оформить и подать заявление на ЭДО ПФР по форме ЗПЭД.

• Авторизуйтесь в системе создания электронной отчетности, например, Контур.Экстерне.
• Откройте область, где указана регистрация в Пенсионном фонде.
• Заполните заявление на подключение страхователя к электронному документообороту (ЗПЭД).
• Обратитесь к руководителю организации, который подпишет заявление своей КЭП.
• Отправьте заявление в ПФР.

В системе для представления отчетности можно мониторить статус заявления.

Повторить процедуру по заполнению заявления понадобится при замене регистрационного номера организации или смене оператора.

Новое соглашение с ПФР

Необходимость соглашения на подключение к ЭДО ПФР зависит от конкретного региона. Поэтому список документов лучше уточнить у территориального Пенсионного фонда.

Последовательность действий будет такой:

1. Сначала подаете заявление.
2. При положительном ответе отправляете информацию о соглашении об ЭДО с ПФР.

Далее останется только получить подтверждение, и можно начинать обмен документами.

Рассмотрим преимущества дистанционной передачи документов:

• Отправить нужный документ можно в любое время и очень быстро.
• Все переданные цифровые экземпляры учитываются в системе и не теряются.
• Отправка происходит по защищенному соединению, что гарантирует конфиденциальность и сохранность.
• Не нужно обращаться в ПФР лично, чтобы исправить некорректное заполнение. Достаточно внести правки в цифровом формате.
• Сервис показывает только актуальные шаблоны документов, что поможет избежать ошибок.
• Сотрудники освобождают рабочее время для более сложных задач.
• Появляется электронный архив, где можно посмотреть историю взаимодействия с Пенсионным фондом.

С 2021 года бумажные трудовые книжки останутся только у тех работников, что заявят об этом в письменном виде до конца 2020 года. Формат СЗИ-ТД заменит привычную трудовую книжку. Работники смогут получать сведения о периодах трудовой деятельности по форме СЗИ-ТД четырьмя способами: у работодателя, в ПФР, в центрах «Госуслуги» на сайте «Госуслуги».

Для этого бюджетная организация должна представить:

1. Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности. Бланк стандартной формы нужно составить в трех экземплярах.
2. Соглашение с ПФР об электронном документообороте 2020. Составляется в двух экземплярах на специальном бланке. Один экземпляр остается у организации-заявителя, а второй — у представителей Пенсионного фонда.
3. Доверенность. Документ нужен, если оформлением занимается не руководитель, а ответственное лицо. Например, бухгалтер или юрист. Составляется в произвольной форме, заверяется подписью руководителя и печатью организации.

Готовый пакет документов представьте в территориальное отделение по месту нахождения бюджетного учреждения. Чтобы подключить обособленное подразделение, которое самостоятельно взаимодействует в ПФ РФ, документацию направьте в отдел по месту нахождения подразделения.

Как оформить заявление о подключении к электронному документообороту с ПФР

Официальная форма соглашения об электронном документообороте (ЭДО) представлена в открытом доступе на сайте ПФ РФ. Также бланк можно получить в территориальном фонде по месту нахождения вашего учреждения. Заполнять реквизиты соглашения на ЭДО нужно внимательно. Если представители Пенсионного обнаружат ошибки, описки или неточности, то соглашение вернут на доработку, а срок подключения будет отодвинут.

Плюсы электронного документооборота (ЭД) с ПФР очевидны:

• вам не нужно лично посещать территориальный орган ПФР;
• система ЭД позволяет оперативно исправлять выявленные в отчетности ошибки;
• иные преимущества (обеспечение конфиденциальности передаваемой информации, возможность формирования на предприятии электронного архива всего документооборота с ПФР и др.).

Чтобы подключиться к ЭД, необходимо оформить с ПФР Соглашение об обмене электронными документами в системе электронного документооборота.

Кроме того, для организации ЭД вам понадобится:

• установить необходимое программное обеспечение (для формирования отчетов по установленным формам, криптографическое программное обеспечение);
• воспользоваться услугами удостоверяющего центра по созданию и поддержке сертификатов ключей электронной подписи для ЭД ПФР;
• назначить ответственное за организацию ЭД с ПФР лицо на вашем предприятии.

Сдавать отчетность в ПФР в электронном виде можно через аккредитованный удостоверяющий центр либо через уполномоченных представителей. Последний вариант будет дешевле, но первый — удобнее. Удостоверяющие центры предоставляют абсолютно все необходимое программное обеспечение (в том числе и собственную ЭЦП) и осуществляют техподдержку — бухгалтер может прямо на рабочем месте видеть: ушел ли отчет в фонд, вернулся на доработку с замечаниями или был принят без нареканий.

9 июня 2020

В соответствии с пунктом 2 статьи 8 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488) Правление Пенсионного фонда Российской Федерации постановляет:

1. Утвердить прилагаемый Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета.

2. Признать утратившими силу порядок и условия направления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователю форм документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования», утвержденный постановлением Правления Пенсионного фонда Российской Федерации от 11 января 2018 г. N 3п «Об утверждении формата, порядка и условий направления в электронном виде по телекоммуникационным каналам связи страхователю форм документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (зарегистрировано Минюстом России 5 февраля 2018 г., регистрационный N 49887).

3. Контроль за исполнением настоящего постановления возложить на Председателя Правления ПФР Топилина М.А.

Председатель

М. Топилин

Зарегистрировано в Минюсте РФ 5 июня 2020 г.

Регистрационный № 58604

Приложение
Утвержден
постановлением Правления ПФР
от 11 марта 2020 г.
N 178п

1. Настоящий Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом Российской Федерации при представлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета определяет общие принципы, правила и условия организации информационного обмена при представлении страхователями сведений индивидуального (персонифицированного) учета в электронном виде (далее — представление индивидуальных сведений в электронном виде) и направлении в электронном виде страхователю документов, используемых в целях привлечения страхователей к ответственности, предусмотренной статьей 17 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ «Об индивидуальном (персонифицированном) учете в системе обязательного пенсионного страхования» (Собрание законодательства Российской Федерации, 1996, N 14, ст. 1401; 2019, N 51, ст. 7488) (далее — Федеральный закон от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ).

2. Участниками информационного обмена при осуществлении электронного документооборота являются:

страхователи, признаваемые таковыми в соответствии с абзацем четвертым статьи 1 Федерального закона от 1 апреля 1996 г. N 27-ФЗ, подпунктом 1 пункта 1 статьи 6 Федерального закона от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ «Об обязательном пенсионном страховании в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2001, N 51, ст. 4832; 2018, N 49, ст. 7497) (далее — Федеральный закон от 15 декабря 2001 г. N 167-ФЗ), статьей 2 Федерального закона от 30 апреля 2008 г. N 56-ФЗ «О дополнительных страховых взносах на накопительную часть трудовой пенсии и государственной поддержке формирования пенсионных накоплений» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2008, N 18, ст. 1943; 2014, N 30, ст. 4217) (далее — Страхователь);

Пенсионный фонд Российской Федерации;

операторы, обеспечивающие обмен открытой и конфиденциальной информацией по телекоммуникационным каналам связи в рамках электронного документооборота между Пенсионным фондом Российской Федерации и страхователями (далее — Оператор).

3. Индивидуальные сведения могут быть представлены страхователем в Пенсионный фонд Российской Федерации в форме электронного документа с использованием информационно-телекоммуникационных сетей общего пользования, в том числе сети Интернет, с использованием Личного кабинета страхователя на официальном сайте Пенсионного фонда Российской Федерации (далее — Кабинет страхователя), обеспечивающих возможность направления и получения однозначной и конфиденциальной информации, а также промежуточных сообщений и ответной информации в электронном виде, в том числе с использованием электронной подписи, в порядке, предусмотренном законодательством Российской Федерации.

---

ПФР урегулировал вопросы электронного документооборота со страхователями при предоставлении сведений для индивидуального (персонифицированного) учета. Прописаны способы направления данных.

Утратил силу порядок направления в электронном виде плательщикам страховых взносов документов, используемых для привлечения страхователей к ответственности.

1.1. Абонент системы, Орган ПФР и их территориальные органы осуществляют обмен документами в электронном виде в Системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации на территории Ставропольского края (СЭД ПФР) в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
1.2. Стороны признают, что использование в СЭД ПФР средств криптографической защиты информации (СКЗИ) «Верба-OW», которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись (ЭЦП), достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон при условии выполнения Сторонами «Требований к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ», а также для подтверждения того, что:
— электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);
— электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтвер-ждение целостности и подлинности документа);
— электронный документ юридически эквивалентен документу на бумажном носителе.
1.3. Для работы в СЭД ПФР стороны руководствуются действующим законодательством Российской Фе-дерации, нормативными актами ПФР.

2.1. Абонент системы за свой счет приобретает, устанавливает и обеспечивает работоспособность аппаратных, аппаратно-программных средств защиты информации от несанкционированного доступа (НСД) и СКЗИ, необходимых для подключения к СЭД ПФР.
2.2. Абонент системы оплачивает средства связи и каналы связи, необходимые для работы в СЭД ПФР.
2.3. Изготовление и сертификацию ключей шифрования и ЭЦП для Абонента системы осуществляет Отдел по защите информации Органа ПФР на машинных носителях информации (МНИ) Абонента системы с соответствии с «Протоколом о взаимном доверии сторон при изготовлении и сертификации ключей» (Приложение 3).

3.1. Каждая Сторона имеет право в электронной форме передавать другой стороне в СЭД ПФР защищенные электронные документы. Форматы документов, порядок их подготовки, обработки и регламент документообо-рота определяются отдельными соглашениями Сторон.
3.2. Сторона, отправляющая электронный документ, обязана:
— провести проверку правильности оформления документа;
— при помощи СКЗИ произвести простановку ЭЦП на электронном документе и его шифрование с провер-кой правильности выполнения указанных функций.
3.3. Сторона, получившая электронный документ, обязана:
— направить отправителю уведомление о получении файла;
— произвести расшифрование и проверку ЭЦП лица, подписавшего документ;
— в случае успешного расшифрования и проверки ЭЦП провести проверку правильности оформления передающей стороной электронного документа.
Успешно расшифрованный электронный документ, с успешно проверенными электронными цифровыми подписями, необходимыми для данного типа электронного документа и оформленный надлежащим образом должен быть принят.
В случае отрицательных результатов проверок на любом этапе электронный документ не принимается, о чем уведомляется отправляющая сторона.

5.1. Стороны несут ответственность за использование информации в соответствии с законодательством Российской Федерации.
5.2. Стороны не несут ответственности за ущерб, возникший вследствие принятия электронных документов к исполнению со скомпрометированной ЭЦП, в случае получения информации о компрометации ЭЦП после принятия электронного документа к исполнению.
5.3. Стороны не несут ответственности за ущерб, возникший в результате:
— неправильного заполнения другой стороной электронных документов в СЭД ПФР;
— разглашения другой стороной системы паролей или доступности третьим лицам ключей шифрования и ЭЦП.
5.4. Стороны несут ответственность за сохранность программного обеспечения системы, архивов открытых ключей ЭЦП и электронных документов, размещенных на своих компьютерах.
5.5. Если одна из Сторон предъявляет другой Стороне претензии по электронному документу при наличии подтверждения другой стороны о получении такого документа, а другая Сторона не может представить архивную копию спорного электронного документа вследствие нарушения требований к хранению архива, которые оговоре-ны в пункте 4.2. настоящего Соглашения, виновной признается Сторона, не представившая архивную копию спорного документа.

Подключение к ЭДО ПФР, электронный документооборот с ПФР

8.1. Настоящее Соглашение заключается сроком на один год и вступает в силу с даты его подписания Сторонами. Соглашение автоматически продлевается на один год, если за 1 месяц до окончания срока его действия от Сторон не поступит письменного уведомления о его прекращении.
8.2. Изменения и дополнения в настоящее Соглашение могут вноситься только в письменном виде по взаимному согласию Сторон.
8.3. В случае нарушения одной из Сторон обязательств, предусмотренных данным Соглашением, другая Сторона вправе в одностороннем порядке расторгнуть настоящее Соглашение, уведомив об этом в письменном виде другую Сторону в 30-дневный срок.
Настоящее Соглашение составлено в двух экземплярах, каждая из которых имеет одинаковую юридиче-скую силу, по одному для каждой Стороны.

К настоящему Соглашению прилагаются и являются его неотъемлемой частью:
Приложение 1. Требования к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ, выданных ПФР.
Приложение 2. Порядок разрешения споров и конфликтных ситуаций, возникающих при ведении элек-тронного документооборота ПФР
Приложение 3. Протокол о взаимном доверии Сторон при изготовлении и сертификации ключей СКЗИ.

Государственное учреждение – Отделение Пенсионного фонда Российской Федерации по Ставропольскому краю в лице Управляющего Попова В.С., и Управление Федеральной службы судебных приставов по Ставропольскому краю в лице руководителя Управления Федеральной службы судебных приставов по Ставропольскому краю – главного судебного пристава Ставропольского края Ткаченко Д.Г. подписывают настоящий Протокол в том, что в соответствии с требованиями № 1ФЗ от 10 января 2002 года «Об электронной цифровой подписи» Абонент системы электронного документооборота (СЭД) ПФР Управление Федеральной службы судебных приставов по Ставропольскому краю, как участник корпоративной информационной системы, делегирует право изготовления и сертификации ключей шифрования и ЭЦП Отделению ПФР по Ставропольскому краю в соответствии с «Требованиями к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ» для изготовления и сертификации ключей шифрования и ЭЦП.

Время создания документа: 15 июля 2011 01:57

Версия для печати

Электронная отчетность придумана не просто так – этот способ связи с государственными органами обеспечивает оперативность, надежность и достоверность.

Вся информация передается в зашифрованном виде, и прочесть ее может только сотрудник Пенсионного фонда, имеющий ключ к расшифровке послания.

Специалисты бухгалтерских отделов освобождены от обязанности каждый раз ездить в территориальный отдел фонда и сидеть в очередях, кроме того, сводится на нет возможность ошибок при ручном внесении данных из распечатанных отчетов в компьютеры инспекторов. Иными словами, происходит экономия времени, а человеческий фактор утрачивает свое значение.

Единственный небольшой минус заключается в том, что для того, чтобы перейти на электронную сдачу отчетности, организации придется для начала обзавестись собственной электронной цифровой подписью. И то – минусом это можно считать довольно условно, поскольку электронная подпись существенно расширяет возможности любого предприятия в плане делового документооборота, придавая любой бумаге статус юридического документа.

Таким образом, электронная передача данных в государственные структуры возможна только при одном условии: у компании должна быть официально зарегистрированная цифровая подпись.

Причем это требование распространяется не только на юридические лица (предприятия и организации), но и на индивидуальных предпринимателей, адвокатов, нотариусов и пр. – то есть всех тех, кто имеет работников в найме.

Стоит сразу обратить внимание на то, что диспансеризация проводится раз в три года в возрастные периоды, предусмотренные приказом Минздрава России от 26 октября 2017 года № 869н «Об утверждении порядка проведения диспансеризации определенных групп взрослого населения». Вероятнее всего, эта возможность стала одной из компенсаций государства повышения пенсионного возраста. И такая новая льгота не одна.

На региональном уровне были введены дополнительные льготы для работников предпенсионного возраста. Так, например, в Москве предусмотрены такие льготы, как бесплатный проезд на транспорте общего пользования, включая метрополитен. В рамках изменений пенсионного законодательства и гарантированных льгот сотрудникам предпенсионного возраста многие работодатели получили письма от ПФР.

В документах ведомство предлагает работодателям заключить соглашение об обмене документами в системе электронного документооборота. Чиновники в своем послании ссылаются на Закон «Об индивидуальном персонифицированном учете». У многих работодателей сразу возник вопрос: «А что будет, если мы не подпишем такое соглашение, да и зачем нам его подписывать?»

Для ответа стоит выяснить, обязательно ли заключать подобное соглашение с Фондом. Если необязательно, то и ответственность компании не грозит.

ПФР предлагает соглашение в том числе для удобства работодателей. Например, если сотрудник хочет взять дни на диспансеризацию, а работает всего месяц, то как компания может узнать, предоставлялась ли ему уже эта льгота? Отправлять сотрудника в ПФР? Это временные затраты сотрудника – нелогично, пока он будет сидеть в очереди в Фонде, работать он все равно не сможет, не проще ли тогда сразу выполнить его просьбой о получении медуслуги?

Но вернемся к соглашению, которое предлагает подписать Пенсионный фонд. Текст документа говорит о том, что основной задачей взаимодействия является представление работодателем документов, подтверждающих стаж работников, которые помогут своевременно и правильно назначить пенсию. Но в этом случае сразу стоит отметить очень важный момент. Приказом Минтруда России от 19 января 2016 года № 14н «Об утверждении Административного регламента предоставления Пенсионным фондом Российской Федерации государственной услуги по установлению страховых пенсий, накопительной пенсии и пенсий по государственному пенсионному обеспечению» установлено, что основанием для назначения пенсии вляется личное обращение гражданина в ПФР с заявлением и необходимыми документами, в том числе через работодателя, по почте, через многофункциональный центр или в форме электронного документа.

Обратите внимание

ПФР предлагает cоглашение в том числе для удобства работодателей. Например, если сотрудник хочет взять дни на диспансеризацию, а работает всего месяц, то как компания может узнать, предоставлялась ли ему уже эта льгота? Отправлять сотрудника в ПФР?

То есть мы видим, что возможна подача документов на пенсию через компанию, но на это должно быть согласие самого работника. Примерный порядок организации электронного информационного взаимодействия территориальных органов Фонда со страхователем по представлению документов, необходимых для назначения пенсий работникам, указан в Информационном письме Пенсионного фонда России и Федерации независимых профсоюзов РФ от 28 декабря 2016 года № АД-25-26/19130, № 101-114/237 «О сотрудничестве Пенсионного фонда Российской Федерации с Федерацией независимых профсоюзов России по вопросу подготовки документов для назначения пенсии работникам».

Как мы уже говорили выше, передача информации может быть осуществлена только с согласия работника и это однозначно прописано в информационном письме Фонда. При этом само согласие может быть дано только в письменном виде.

При наличии согласия компания обязана направить в ПФР списки работников, выходящих на страховую пенсию по старости в ближайшие 12 месяцев. Таким образом, если сотрудник изъявит желание подать документы в ПФР через работодателя, а последний в свою очередь не заключил соглашение, то ПФР может отказать компании в приеме документов.

Теперь становится понятно, что cоглашение, которое ПФР предлагает подписать компании, сводится к одному – упрощение взаимоотношений Фонда и работника. Связующим звеном здесь выступает работодатель. Соглашение упрощает жизнь работников предпенсионного возраста, а как это отразится на сотрудниках бухгалтерии? И вот здесь можно сделать вывод, что у бухгалтеров прибавится работы. Ведь возникнет новая обязанность – формирование и передача данных; И это еще не все, если будет допущена какая-то ошибка и в Фонд не попадет часть документов, то претензии стоит ждать уже от работников.

Обратите внимание: после подписания cоглашения организация будет нести ответственность в порядке, предусмотренном статьей 28 Закона «О страховых пенсиях».

По закону, каждый страхователь – руководитель компании или организации, предоставляет сведения в Пенсионный фонд о работающих у него, застрахованных лицах. Отчетность по заключенным трудовым и гражданско-правовым договорам адресуется, в том числе и в форме цифрового документа, подписанного с помощью ЭЦП. Порядок передачи бумаг в представленном формате устанавливается государственными постановлениями и руководством ПФР.

Соглашение с пенсионным фондом об электронном документообороте – это процедура, позволяющая страховщикам (работодателям) сдавать отчетность в удаленном формате. По данным ПФР, сегодня уже более 80% организаций взаимодействуют с фондом посредством дистанционной цифровой системы.

Процедура регистрации в ПФРФ обязательная для всех юридических лиц. По закону, все предприниматели, при постановлении на учет в ФНС, проходят перечень мероприятий по авторизации в системе Пенсионного фонда. Представителю компании не придется выполнять работу самостоятельно – все действия совершаются сотрудниками территориального подразделения налогового ведомства.

Пенсионный фонд регистрирует предпринимателя в течение трех дней с момента адресации уведомления, формируемого сотрудниками ФНС. После процедур по оформлению, представитель организации получает извещение о регистрации в ПФР в качестве работодателя. Свидетельство отправляется на электронную почту посредством уведомления, подписанного ЭЦП. С этого момента юридическое лицо может пройти процедуру регистрации личного кабинета на сайте ПФР в статусе страхователя.

Подключение к ЭДО ПФР – процедура, для реализации которой представителю организации или индивидуальному предпринимателю придется воспользоваться ЭЦП. Усиленная квалифицированная электронно-цифровая подпись – это именной сертификат, обеспечивающий безопасность в области удаленного документооборота. Нормативы, касающиеся работы с таким вариантом подтверждения личности заявителя, прописаны в Федеральном законе №63-ФЗ от 6 апреля 2011 года.

Получить ЭЦП чрезвычайно просто. Для оформления сертификата нужно обратиться к компании, оказывающей такие услуги и предоставить набор документов. Помимо копии информативных страниц паспорта и ИНН, заявители, обладающие статусом юридических лиц, приносят различные учредительные бумаги.

По регламенту, сотрудники пенсионного фонда принимают решение о подключении организации к системе электронного документооборота в течение нескольких дней. Если в представленном заявлении или соглашении присутствуют ошибки любого характера, специалисты отклоняют заявку с подробным пояснением причин.

Важно, чтобы у уполномоченного лица также присутствовала электронная подпись, выданная сертифицированной государством компанией. Отсутствие аккредитации у такой организации также становится причиной отказа в оформлении договора об электронном документообороте.

Для исключения компании из списка организаций, взаимодействующих с Пенсионным фондом посредством системы ЭДО, нужно:

1. Перейти на официальный сайт ПФР и пройти процедуру авторизации в личном кабинете страхователя.
2. Выбрать раздел «Личный кабинет», а затем щелкнуть по вкладке «Управление услугами».
3. Далее нужно указать категорию «Обмен с территориальными органами…» и выбрать пункт «Отключить».
4. Проставляем галочку напротив пункта о согласии с нормативами и регламентами процесса по отключению услуги.

Уведомление о подтверждении отключения отправляется сотрудниками ПФР на электронную почту. В письме также представляется инструкция, касающаяся дальнейших действий.

Организация электронного документооборота между Пенсионным фондом России и налоговыми агентами – это взаимовыгодный процесс для обеих сторон.

В числе преимуществ такого метода взаимодействия:

• возможность использования актуальных форм, бланков и образцов;
• наличие системы подсказок, объясняющей правила работы с отчетами;
• возможность адресации документов в любое удобное время;
• отсутствие рисков, связанных с потерей или порчей бумажных свидетельств;
• возможность оперативного исправления ошибок в представленной отчетности;
• простая схема выполнения рутинных задач по заполнению различных форм;
• снижение затрат на организацию работы с документами бумажного формата.

Установлено, что все предприятия, которые имеют в штате наемных сотрудников, а также работают с физическими лицами на основании гражданско-правовых договоров, обязаны предоставлять в 2020 году следующие виды отчетности:

• СЗВ-М;
• СЗВ-стаж;

Важно! Ранее юридические лица подавали также обязательную форму РСВ-1, в которой был отражен расчет перечисленных страховых взносов. Однако в 2020 году страховые взносы на пенсионное обеспечение администрируются налоговыми органами, в связи с чем необходимость подачи данного отчета отпала.

При этом взаимодействие с ПФР не ограничивается лишь подачей вышеуказанных форм.

Чтобы снизить нагрузку на организации и упростить порядок отчетности, Пенсионный фонд России предлагает перейти на электронную сдачу отчетности.

Для осуществления перехода необходимо подать соответствующие документы в адрес ПФР. Среди них следует выделить соглашение об электронном документообороте. Оно представляет собой юридически значимый документ, который определяет технические условия обмена электронными документами, права и обязанности сторон, а также устанавливает ответственность за ненадлежащее исполнения этих обязанностей.

Данный документ является обязательным для подписания любым лицом, которое планирует осуществлять обмен электронными документами с Пенсионным фондом России в процессе своей хозяйственной деятельности.

Полезно также почитать: Электронные услуги ПФР

Заявление в ПФР на подключение электронной отчетности

На текущий момент для юридического оформления перехода на отчетность в ПФР по ТКС есть два основных способа: при помощи электронного заявления по форме ЗПЭД и, заполнив Соглашения вместе с Заявлением, предоставить документы лично ПФР.

1. В связи с принятием Постановления Правления ПФР №178п от 11.03.2020 меняется Порядок подключения к электронному документообороту с ПФР:
   • Необходимо отправить заявление по форме ЗПЭД.
   • После полученного положительного протокола на Заявление нужно направить Регистрационную информацию в ПФР с указанием номер соглашения: «б/н» и фиктивной датой соглашения.

Регистрационную информацию необходимо направлять, чтобы сертификат попал в программный комплекс БПИ (Бесконтактный прием информации)*

* Если отчетность только по СЗВ-ТД, рег. информацию направлять не нужно.

• После отправки регистрационной информации можно отправлять любую отчётность/письма в ПФР.

При таком подключении Соглашение и Заявление предоставлять лично в территориальные Управления ПФР не требуется.

03 (Республика Бурятия);

14 (Республика Саха — Якутия);

18 (Удмуртская республика);

20 (Чеченская Республика);

23 (Краснодарский край);

24 (Красноярский край);

27 (Хабаровский край);

32 (Брянская область);

34 (Волгоградская область);

35 (Вологодская область);

36 (Воронежская область);

43 (Кировская область);

45 (Курганская область);

47 (Ленинградская область) *;

50 (Московская область);

58 (Пензенская область);

59 (Пермский край);

60 (Псковская область);

62 (Рязанская область);

63 (Самарская область);

64 (Саратовская область);

67 (Смоленская область);

69 (Тверская область);

71 (081-…) (Тульская область);

72 (Тюменская область);

77 (Москва);

78 (Санкт-Петербург) *;

86 (Ханты-Мансийский округ-Югра).

1. Необходимо заполнить заявление и подписать соглашение с Управлением ПФР (УПФР) по месту регистрации в качестве страхователя (в некоторых регионах требуется также заключить дополнительное соглашение).

Заявление заполняется в единственном экземпляре и передаётся в региональное Отделение ПФР (ОПФР). Соглашение составляется в двух экземплярах, подписывается уполномоченным лицом страхователя (на которого оформлен сертификат ЭЦП для представления отчётности в ПФР) и передаётся на подпись в УПФР по месту регистрации в качестве страхователя. Один экземпляр возвращается страхователю с подписью уполномоченного сотрудника УПФР.

Примечание: отчётность в органы ПФР по ТКС передаётся в зашифрованном виде за подписью сертификата ЭЦП, оформленного на сотрудника, имеющего право подписи отчётности в ПФР. Обычно это руководитель организации. Если же Соглашение с УПФР и Заявление были заполнены от имени главного бухгалтера (уполномоченного сотрудника), необходимо, чтобы сертификат ЭЦП также был оформлен на этого уполномоченного сотрудника, действующего на основании доверенности. Данную доверенность необходимо обязательно приложить к Соглашению, в доверенности указать ФИО и должность уполномоченного сотрудника.

Какие данные указывать об Операторе и СКЗИ в заявлении о подключении к электронному документообороту

1.1. Абонент системы, Орган ПФР и их территориальные органы осуществляют обмен документами в электронном виде в Системе электронного документооборота Пенсионного фонда Российской Федерации на территории Ставропольского края (СЭД ПФР) в соответствии с Федеральным законом от 10.01.2002 № 1-ФЗ «Об электронной цифровой подписи», Федеральным законом от 27.07.2006 № 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации».
1.2. Стороны признают, что использование в СЭД ПФР средств криптографической защиты информации (СКЗИ) «Верба-OW», которые реализуют шифрование и электронную цифровую подпись (ЭЦП), достаточно для обеспечения конфиденциальности информационного взаимодействия сторон при условии выполнения Сторонами «Требований к юридическим и физическим лицам, на которые распространяется действие лицензий ФАПСИ», а также для подтверждения того, что:
– электронный документ исходит от стороны, его передавшей (подтверждение авторства документа);
– электронный документ не претерпел изменений при информационном взаимодействии сторон (подтвер-ждение целостности и подлинности документа);
– электронный документ юридически эквивалентен документу на бумажном носителе.
1.3. Для работы в СЭД ПФР стороны руководствуются действующим законодательством Российской Фе-дерации, нормативными актами ПФР.

С января 2020 года работодатели отчитываются по форме СЗВ-ТД. Под новую отчётность ПФР запустил новую информационную систему федерального уровня. Если раньше отчёты поступали сначала в региональную базу данных, а потом уже передавались в централизованную, то теперь они сразу попадают в единое, на всю Россию, хранилище.

Пока в этой системе обрабатываются отчёты СЗВ-ТД и исходящие документы ПФР о выявленных нарушениях и об уплате штрафов. Позднее на эту базу данных планируется перевести и остальные формы персонифицированного учёта.

Поскольку это новая система документооборота, в ней нужно заново регистрироваться независимо от того, заключали ли вы раньше Соглашение об обмене электронными документами с ПФР.

Порядок электронного документооборота между страхователями и Пенсионным фондом утвержден Постановлением Правления ПФ РФ от 11.03.2020 № 178П.

Похожие записи:

• Формы атаксии, как не перепутать атаксию луи-бар с другими формами отчетности
• Заявление образец оскорбление личности статья ук рф 2021 наказание
• Как оформить доверенность на продажу доли в квартире