Что вам грозит за несданную отчетность: от штрафа до вылета из ЕГРЮЛ
Таким требованиям должны соответствовать организации по передаче электронных данных:
Обеспечение защиты информации. Отчётность и документация содержат коммерческую тайну, соответственно, не подлежат разглашению. При выборе необходимо обратить внимание на применяемые механизмы защиты данных.
Организация программного доступа. Взаимодействие в рамках электронного обмена документами требует установки и отладки ПО. Это входит в сферу деятельности компаний-операторов и оплачивается в качестве отдельной услуги.
Техническая поддержка. Для налаживания постоянного и бесперебойного обмена электронными данными требуется постоянная обратная связь от оператора. Это позволит в кратчайшие сроки решить все возникшие проблемы и устранить неполадки.
Стоимость услуг. большинство организаций работает по системе тарифных планов, устанавливая фиксированную стоимость услуг за месяц, полгода или год обслуживания.
Как работать с ФНС через ЭДО: новая схема работы
Чтобы присоединиться к системе электронного документооборота, требуется:
оставить заявку на подключение к выбранному оператору;
через регионального представителя ознакомиться с тарифными планами и требованиями к ПК;
заключить договор на обслуживание;
установить ПО и начать передачу данных.
Для работы потребуется квалифицированная электронная подпись. При её отсутствии следует обратиться в удостоверяющий центр или заказать у компании-оператора в качестве дополнительной услуги.
Группа компаний «Астрал» — один из долгожителей отечественного рынка информационных и телекоммуникационных технологий. Сфера деятельности компании — разработка, внедрение и сопровождение современного программного обеспечения для организаций различных видов деятельности. Сюда входят и системы для формирования и передачи электронной отчётности.
«Астрал» имеет официальные представительства во всех субъектах РФ, обеспечивая бесперебойную работу клиентов в любой точке страны.
Система электронного документооборота в настоящее время стремительно развивается. Ее неотъемлемая часть — специализированные организации-операторы, задача которых состоит в налаживании корректной и качественной связи между компаниями и надзорными органами.
Налогоплательщик после отправки отчета получает следующие документы:
1. Подтверждение даты отправки отчета
Это электронный документ, формируемый специализированным оператором связи, содержащий данные о дате и времени отправки декларации. Формируется сразу после отправки отчета.
Дата представления отчета, которая указывается в квитанции о приеме, соответствует дате, зафиксированной в подтверждении даты отправки.
2. Извещение о получении либо сообщение об ошибке.
Извещение о получении — электронный документ, подтверждающий факт получения отчета налоговым органом. Формируется налоговым органом, поступает в течение 4 часов после отправки отчета. При поступлении извещения о получении документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов дальнейшей проверки отчета налоговым органом.
Сообщение об ошибке — электронный документ, формируемый налоговым органом, содержащий информацию об ошибках. Поступает от ИФНС в течение 4 часов после отправки отчета. Если вам пришло сообщение об ошибке, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в сообщении, и повторить процедуру отправки отчета.
3. Квитанция о приеме либо уведомление об отказе.
Квитанция о приеме — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт приема отчета. Поступает от ИФНС в течение следующего рабочего дня после отправки отчета. При получении квитанции о приеме документооборот продолжается. Необходимо дождаться результатов ввода данных в базу налогового органа.
Уведомление об отказе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт отказа в приеме сведений с указанием причин отказа. Поступает от ИФНС в течение 6-12 часов после отправки отчета. Если пришло уведомление об отказе, это значит, что отчет не принят. Документооборот прекращается. Необходимо исправить ошибки, указанные в уведомлении, и повторить процедуру отправки отчета.
4. Извещение о вводе либо уведомление об уточнении.
Извещение о вводе — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло извещение о вводе, это значит, что отчет принят. Документооборот завершен.
Уведомление об уточнении — электронный документ, формируемый налоговым органом, подтверждающий факт загрузки отчета в базу инспекции, но содержащий сообщение о необходимости предоставить уточнения. Поступает от ИФНС в течение двух рабочих дней после отправки квитанции о приеме. Если пришло уведомление об уточнении, это значит, что отчет принят, но требует уточнений. Необходимо отправить корректирующий отчет, внеся необходимые уточнения.
Необходимо отметить, что налоговая служба продолжает прием документов и на бумаге. Бумажный документооборот законодательно разрешен, однако с каждым годом растет список документов и компаний, сдавать документацию которым можно только в электронном виде. Например, сдача деклараций по НДС и связанных с налогом на добавленную стоимость документов (книг покупок и продаж, журнала учета счетов-фактур), а также отправка налоговикам пояснений к отчетности по НДС предусмотрена в электронном виде. Из последних нововведений в этом вопросе – введение с 1 января 2020 года обязательной сдачи экземпляра бухгалтерской (финансовой) отчетности в ФНС в электронном виде.
В чем преимущества сдачи отчетности в ФНС в электронном виде:
Возможность избежать личного контакта. Нет риска попасть под плохое настроение налогового инспектора.
Экономия времени. Не нужно ехать в инспекцию, ждать в очереди.
Сокращается число ошибок в отчетности. Отчетность формируется с использованием средств выходного контроля, за счет этого идет автоматическая проверка правильности заполнения документа.
Актуальность форм отчетности. Программы операторов ЭДО позволяют оперативно обновлять форматы отчетности в случае их обновления или изменения.
Гарантия доставки документов. Получение подтверждения доставки документов, возможность в течение одних суток получить подтверждение выполнения обязательств, а также возможность быстро посмотреть свою личную карточку, не нужно дожидаться актов сверки.
Защита от попадания документов в чужие руки . Отсутствует возможность просмотреть или внести изменения в документацию непричастным лицам.
Возможность оперативного получения данных от ФНС . Возможность получить в электронном виде справки от ФНС о состоянии расчетов с бюджетом, выписки по операциям, акта сверки расчетов по налогам, сборам, пеням и штрафам и т.п.
Преимущества ЭДО в цифрах:
в 10 раз снижается стоимость отправки документов по сравнению с почтой,
в 100 раз снижается стоимость отправки документов по сравнению с курьерской доставкой,
на 80% дешевле обходится хранение электронных документов,
30% — экономия времени на поиск и согласование электронных документов,
6% документов на бумаге теряются.
Источник: аналитические данные ФНС.
ФНС. Какие документы в ЭДО:
Регулярная отчетность . Основные правила электронного документооборота между ФНС и налогоплательщиками прописаны в приказе № ММВ-7-6/398@ от 2014 года. В документе утверждены методические рекомендации при предоставлении расчетов в налоговую службу в электронном виде.
Запросы со стороны налогоплательщика (информационные выписки, обращения). Предоставление налоговыми органами информационных услуг в электронной форме по ТКС регламентировано Приказом ФНС России от 13.06.2013 № ММВ-7-6/196@.
ФНС. Документы по требованию. Приказ ФНС № ММВ-7-2/149@ от 2015 года регламентирует общий порядок работы с требованиями. В приказе содержится полный список документов, которые могут истребовать налоговые органы. В этом списке более 50 видов документации.
В зависимости от того, какой тип документации передается или запрашивается у ФНС, реализуется определенный алгоритм движения документа. В данной статье разберем наиболее сложный и распространенный алгоритм — передачи отчетности. А также рассмотрим пошагово, как выглядит отправка обязательного экземпляра бухотчетности в ФНС на новый ресурс налоговой инспекции под названием ГИР БО (Государственный информационный ресурс бухгалтерской отчетности).
10 возможных шагов при отправке электронной отчетности в ФНС:
Шаг 1. Налогоплательщик готовит и отправляет отчетный документ. Формируется отчет, подписывается электронной подписью, шифруется и отправляется в ФНС. Если отчет отправляет уполномоченный представитель, то к отчету прилагается соответствующее информационное письмо о представительстве, в котором обязательно указываются данные из доверенности.
Шаг 2. Подтверждение даты отправки оператором ЭДО. Как только оператор ЭДО получает отчет, он формирует подтверждение даты отправки, которое отправляется налогоплательщику, а также подтверждение вместе с отчетом отправляется в налоговую инспекцию.
Шаг 3. Подпись извещения о получении подтверждения даты отправки. Налогоплательщик и налоговая инспекция, получив подтверждение даты отправки от оператора ЭДО, автоматически подписывают извещение и отправляют его оператору ЭДО.
Шаг 4. Налоговая извещает о получении первичного документа. Получив отчет, налоговая через оператора ЭДО отправляет налогоплательщику извещение о получении документа. Его отправка осуществляется автоматически, извещение свидетельствует о том, что документ доставлен на приемный комплекс ИФНС.
Шаг 5. Отрицательный результат первичной проверки. Если на входе документ не удалось расшифровать или он не соответствует требованиям ФНС, вместо извещения о получении налогоплательщику высылается отказ. Отчет не принят, нужно исправить ошибки и повторить отправку отчета.
Шаг 6. Положительный результат приема документа. В случае прохождения документом входного контроля, программа ФНС автоматически формирует квитанцию о приеме документа. Квитанция через оператора ЭДО отправляется налогоплательщику. Квитанция подтверждает факт приема документа, но не является подтверждением, что отчетность сдана.
Шаг 7. Извещение о получении результата приема оператором. При получении уведомления об отказе или квитанции о приеме оператор автоматически отсылает извещение о получении результата приема документа в адрес ИФНС.
Шаг 8. Если в отчетности специалистом налоговой инспекции обнаруживаются ошибки, неточности, то налоговая инспекция высылает в адрес налогоплательщика уведомление об уточнении. В нем указываются ошибки и содержится сообщение о необходимости представления пояснений или внесения исправлений. Это означает, что отчет принят, но требуются уточнения. Необходимо сформировать и отправить корректирующий отчет с необходимыми уточнениями через оператора ЭДО.
Шаг 9. Налоговая подтверждает правильность заполнения отчета . Инспекция проверяет отчетность, если все верно – через оператора ЭДО налогоплательщику отправляется извещение о вводе данных отчета в базу данных ФНС. Получение именно этого документа означает, что отчетность принята.
Шаг 10. Налогоплательщик информирует инспекцию о получении извещения о вводе данных или о получении уведомления об уточнении . При получении налогоплательщиком уведомления об уточнении или извещения о вводе данных, в адрес ФНС автоматически отсылается через оператора ЭДО извещение о получении информации.
Алгоритм отправки бухотчетности в ГИР БО:
Отправка бухотчетности на информационный ресурс БО.
Подтверждение даты отправки электронного документа.
Получение квитанции о приеме бухотчетности.
Уведомление об отказе в приеме бухотчетности.
Извещение о получении электронного документа.
Уведомление об уточнении бухотчетности.
Извещение о вводе сведений.
Более миллиона компаний в качестве партнера по юридически значимому ЭДО выбирают СБИС Электронный документооборот. В нем автоматизированы самые распространенные процессы документооборота, также предусмотрена возможность внести изменения и дополнения. Решение имеет гибкую тарифную линейку, конкурентно в цене, дается в тестовое пользование, техподдержка оказывается в режиме 24/7. Интегрируется с другими системами, обеспечивает быстрый роуминг и имеет мобильную версию.
Сервис СБИС Бухгалтерия и Учет позволяет вести полный цикл учета: от ввода первичных документов до закрытия периода и формирования отчетов. Причем, делать это можно как на стационарном рабочем месте, так и удаленно.
Подробнее о том, как с помощью СБИС вести электронный документооборот с ФНС, готовы рассказать наши специалисты.
Электронный документооборот с ФНС
\n
Электронный документооборот с налоговой службой в компаниях — сейчас уже далеко не редкость. Как уже было сказано, ФНС дает выбор: самостоятельно подавать налоговые декларации через кабинет налогоплательщика, собирая документы при помощи СЭД или чего-то еще, либо подключиться к внешнему оператору электронного документооборота, который сделает это за вас.
\n
Можно приводить много аргументов «за» и «против» с обеих сторон. С одной стороны, внешние операторы ЭДО куда эффективнее подготовлены к работе именно с налоговой: они предлагают функциональность автоматической генерации накладных, счетов-фактур и так далее, и все это — в форматах, предписанных ФНС. Следует заметить, что все это может делать и гибкая, грамотно настроенная СЭД, имеющая механизмы работы с XML или возможность их создать.
\n
С другой стороны, внешние операторы ЭДО сильно проигрывают «стационарным» СЭД в плане безопасности: отдавая свои документы во внешнюю среду вы, фактически, отдаете их в чужие руки. Да и подсистемы безопасности у веб-сервиса (а им обычно и является оператор ЭДО) гораздо скромнее, чем у любой внедряемой СЭД, а значит, всегда есть риск, что налоговый инспектор увидит то, что должно быть коммерческой тайной. В случае же внутренней СЭД то, что должно быть внутри компании, останется внутри компании.
\n
При этом оба вида вендоров документооборота одинаково хорошо работают с усиленной квалифицированной ЭП, так как для обоих ее реализация регламентируется федеральным законом «Об электронной подписи». Так что выбор технического способа реализации электронного документооборота с налоговой остается за заказчиком.
\n
На основании пункта 5.1 статьи 23 Налогового кодекса, субъекты, которые должны отчитываться в электронном виде, также обязаны обеспечить прием документов от налоговой инспекции. О том, что документ получен, в ФНС необходимо сообщить в течение 6 дней начиная с того, когда он был отправлен налоговиками. Для этого в ответ на полученный документ нужно выслать электронную квитанцию о его приеме либо уведомление об отказе в приеме.
К выполнению этого правила нужно отнестись со всей тщательностью, особенно если получено уведомление о вызове в налоговый орган, а также требование о представлении документов или пояснений. Если пренебречь ответной квитанцией либо отправить ее позже срока, то через 10 дней после его окончания банковский счет налогоплательщика может быть заблокирован по требованию ФНС. Эти полномочия налоговой службы установлены нормой подпункта 2 пункта 3 статьи 76 НК РФ.
Стоит пояснить, что санкции распространяются лишь на тех налогоплательщиков, которые обязаны обмениваться документами с ФНС посредством интернет. К тем, кто решил сдавать отчетность в электронном виде добровольно, подобные санкции не применяются.
Отказ в приеме документов со стороны налогоплательщика может возникать по следующим причинам:
если документ не соответствует утвержденному формату;
если на нем отсутствует КЭП налогового органа либо она не соответствует действительной;
если документ направлен ошибочно.
В этих случаях в ФНС отправляется уведомление об отказе в приеме документа. Если отказ обусловлен первой или второй причинами, специалисты ФНС вносят в документ необходимые правки и направляют его повторно.
VIDEO
Дата получения документа имеет важное юридическое значение, ведь именно от нее отсчитывается срок, отведенный налогоплательщику на выполнение определенных действий. Так, ответить на требование о предоставлении пояснений, которое налоговая инспекция может направить в рамках камеральной проверки, необходимо в течение 5 рабочих дней со дня его получения. Такой датой согласно пункту 11 Порядка считается дата, указанная в квитанции о приеме документа .
Например, компания получила требование о предоставлении пояснений, которое необходимо удовлетворить в течение 5 рабочих дней. В квитанции о приеме документа указана дата — 21 октября 2015 года. Следовательно, ответ на это требование необходимо направить в период с 22 по 28 октября 2015 года (период удлиняется за счет попадания в него нерабочих дней).
Поскольку реагировать на сообщения ФНС нужно в весьма ограниченные сроки, очевидно, что бухгалтеру необходимо постоянно отслеживать новые документы. Более того, ежедневной проверки системы обмена данными с ФНС на предмет поступления новых документов требует пункт 6 Порядка.
Однако для этого необязательно каждый день входить в систему информационного обмена данными. Некоторые системы ЭДО дают возможность отслеживать новые сообщения ФНС иными методами. Например, в системе «Контур.Экстерн», разработанной СКБ Контур, можно подключить оповещение через СМС или электронную почту. В случае поступления нового документа из налоговой инспекции бухгалтер получит электронное письмо или СМС-уведомление.
Система ЭДО позволяет компаниям обмениваться следующими документами:
УПД и счетами-фактурами. Правила их передачи установлены Минфином и ФНС.
Торг-12 и актами. Их форматы рекомендованы налоговой службой и подходят для передачи в органы контроля.
Иными заверенными электронной подписью документами, для которых нет установленного формата ФНС.
Наиболее популярными документами, с которыми работают клиенты, являются:
договора
счета-фактуры
акты
первичные документы
Как правило, сначала организации переводят в ЭДО все первичные документы и счета-фактуры. С последними связаны налоговые вычеты, поэтому им уделяется особое внимание. Организации должны составлять эти документы в соответствии с установленными законом требованиями. Если счета-фактуры не будут соответствовать формату, утвержденному приказом ФНС от 19.12.2018 г. № ММВ-7-15/820, они не будут иметь юридической силы.
Перед тем как перейти на ЭДО, компании должны выбрать оператора ЭДО, опираясь на свои потребности. Вопрос выбора возникает в следующих случаях:
Компания сотрудничает со многими контрагентами, которые требуют большое количество документов. Чаще всего с этим сталкиваются фирмы, занимающиеся логистикой.
Сотрудникам регулярно приходится дублировать счета-фактуры, так как их оригиналы теряются.
Документооборот непрозрачен для руководства.
Компании тратят крупные суммы на обмен документами (приобретение печатей, затраты на отправку и получение, на хранение и утилизацию бумаг).
Со списком операторов ЭДО можно ознакомиться на сайте ФНС. Выбирая конкретного, нужно руководствоваться следующими критериями:
возможности;
надежность;
функциональность;
количество контрагентов;
роуминг;
опыт работы;
качество обслуживания;
стоимость продукта.
Если хоть один контрагент пользуется другой системой ЭДО — роуминг понадобится обеим компаниям. В этом случае понятие роуминг схоже с аналогичным понятием у операторов мобильной связи. Он необходим каждой компании для быстрой передачи документов через 1С, подключенной к разным операторам ЭДО.
Существует два способа подключения роуминга между фирмами-партнерами:
Автоматический. В 1С, работающей по ЭДО, в настройках нужно нажать кнопку «Создать». В открывшемся окне заполнить «Профиль настроек ЭДО», «Контрагент», «Договор контрагента» и кликнуть на «Отправить приглашение». Это действие отправит приглашение на ЭДО выбранному контрагенту. Партнер также должен заполнить соответствующие поля и направить встречное приглашение. После этого обе фирмы увидят у себя статус «Присоединён». С этого момента они могут начать пользоваться электронным документооборотом.
По требованию. Пользователи 1С, подключенные к ЭДО, запрашивают роуминг у оператора в тех случаях, когда автоматическое соединение недоступно. Для этого необходимо оставить заявку в «Личном кабинете», отправить письмо по электронной почте или позвонить в службу поддержки. Приняв заявку, оператор свяжется с контрагентом и запросит его согласие на обмен документами. Дальнейшие настройки роуминга делают сотрудники компаний. Пользователям ЭДО остается лишь обновить статусы, они должны измениться на «Присоединён».
Чтобы перейти на сервис, нажмите на заголовок. Ссылка вшита в название.
До 2012 года программа «Логика» называлась «Босс-Референт» и пользовалась большой популярностью среди организаций. Смена наименования не сказалась на качестве продукта, он, как и прежде, позволяет эффективно управлять делопроизводством. Основные преимущества:
высокий уровень защиты данных;
возможность построить сложные схемы согласования документов;
простота использования.
Что нужно знать про обмен электронными документами
Достоинства. Кроме общих преимуществ перед бумажным документооборотом (снижение трудовых, временных и финансовых затрат на создание, поиск, отправку и хранение документов), у ЭДО есть и другие. Так, он позволяет:
•упорядочить делопроизводство. Система не даст присвоить один и тот же номер разным документам, поскольку это происходит по порядку и автоматически;
•отслеживать положение каждого документа. В любой момент времени можно узнать, кто именно работает с документом. Документ нельзя испортить или потерять. Удаленный документ можно восстановить;
•работать с различными версиями документа — при редактировании система сохраняет каждую версию. При необходимости можно проследить, кто и когда вносил в документ изменения;
•работать с документами удаленно в удобное время — при необходимости доступ к системе ЭДО можно организовать через Интернет с любого компьютера из любого региона.
Документы с контрагентами, подписанные квалифицированной электронной подписью (простой и (или) неквалифицированной с учетом требований к их оформлению), можно хранить на серверах или в специализированных электронных архивах с помощью специальных программ, использовать в арбитражном суде в качестве доказательства правомерности тех или иных действий.
1. Электронный документооборот (ЭДО) — обмен электронными документами по утвержденному регламенту.
2. Регламент ЭДО — порядок осуществления обмена электронными документами.
3. Оператор — Оператор электронного документооборота — юридическое лицо, осуществляющее функции по обеспечению электронного документооборота и соответствующее требованиям Федерального закона от 27.07.2006 N 149-ФЗ «Об информации, информационных технологиях и о защите информации», а также иным требованиям, утверждаемым Правительством Российской Федерации.
4. Отправитель — хозяйствующий субъект, подключившийся к ЭДО через Оператора, который инициирует начало документооборота путем отправки электронных документов Получателю.
5. Получатель — хозяйствующий субъект, подключившийся к ЭДО через Оператора, который получает электронный документ от Отправителя.
6. Электронный документ (Документ) — документированная информация, представленная в электронной форме, то есть в виде, пригодном для восприятия человеком с использованием электронных вычислительных машин, а также для передачи по информационно-телекоммуникационным сетям или обработки в информационных системах.
7. Целевой электронный документ (ЦЭД) — содержательный упорядоченный набор данных, передача которого важна для Отправителя по существу инициированного документооборота.
8. Вспомогательный электронный документ (ВЭД) — структурированный набор данных, значимых для хозяйствующего субъекта и создаваемых получателем.
9. Технологический электронный документ (ТЭД) — упорядоченный набор данных, описывающий параметры транзакции, фиксирующий этапы прохождения ЦЭД.
10. Односторонний электронный документ — электронный документ, который подписывает только один хозяйствующий субъект.
11. Двухсторонний электронный документ — электронный документ, который подписывают два хозяйствующих субъекта.
12. Многосторонний электронный документ — электронный документ, который подписывают три и более хозяйствующих субъекта.
13. Приглашение (ПР) — специальный ЦЭД, использующийся для двухстороннего согласования установления ЭДО между хозяйствующими субъектами и обеспечивающий обмен необходимыми для этого реквизитами сторон.
14. Логическое сообщение (ЛС) — ТЭД, представляющий собой единицу передачи информации между Операторами, состоящую из нескольких файлов и содержащую в себе информацию о передаче комплекта электронных документов и/или электронных подписей между Операторами.
15. Транспортный пакет (ТП) — ТЭД, представляющий собой единицу передачи информации на технологическом уровне, состоящую из СМS-сообщения с присоединенной ЭП Оператора, включающее в себя ZIP-файл, который содержит одно или несколько ЛС и ПР, либо один XML-файл с технологическими квитанциями.
16. Электронная подпись (КЭП) — реквизит Документа, предназначенный для защиты данного Документа от подделки, полученный в результате криптографического преобразования информации с использованием закрытого ключа электронной подписи, позволяющий идентифицировать владельца сертификата ключа ЭП, установить отсутствие искажения информации в Документе и для создания и проверки электронной подписи используются средства электронной подписи, имеющие подтверждение соответствия требованиям, установленным Федеральным законом Федеральный закон от 06.04.2011 N 63-ФЗ «Об электронной подписи».
17. Извещение о получении документа (ИОП) — ВЭД, являющийся XML-файлом установленного формата, фиксирующий факт получения получателем Документа.
18. Уведомление о принятии документа (УОП) — ТЭД, являющийся ЭП получателя Документа в формате CMS, фиксирующий факт принятия (согласия с условиями) полученного Документа.
19. Уведомление об уточнении документа (УОУ) — ВЭД, являющийся XML-файлом установленного формата, фиксирующий факт несогласия получателя Документа с полученным Документом, допускающий корректировку, исправление Документа или отказ от подписи.
20. Технологическая квитанция (ТК) — ТЭД технологического уровня, предназначенный для фиксации факта передачи ЛС или ПР, и результат его обработки от Оператора другому Оператору.
21. Транспортная квитанция (ТрК) — ТЭД транспортного уровня, предназначенный для фиксации факта получения ТП и результат его обработки, при передачи его от Оператора другому Оператору. Документ представляет собой СМS-сообщение с присоединенной ЭП Оператора получателя Документа, включающее в себя один XML-файл с транспортной квитанцией.
22. Маршрут — путь следования транспортного пакета (ТП), учитывающий направление движения относительно всех участников обмена
23. ID абонента — идентификатор участника электронного документооборота, выданный оператором, необходимый для авторизации и маршрутизации транспортного пакета.
24. Прикладной уровень ЭДО — уровень взаимодействия хозяйствующих субъектов порядке обмена Документами. На прикладном уровне описан порядок формирования и обмена Документами, подтверждения их получения или отказа в получении.
Цели создания Технологии обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами через операторов электронного документооборота, а также между операторами электронного документооборота (далее — Технология):
— создание единой сети хозяйствующих субъектов, имеющих необходимость обмена электронными документами. Обеспечение возможности обмена документами, в том числе счетами-фактурами в соответствии с Приказом Минфина России от 05.02.2021 N 14н «Об утверждении Порядка выставления и получения счетов-фактур в электронной форме по телекоммуникационным каналам связи с применением усиленной квалифицированной электронной подписи».
— выработка единых требований к процессу обмена документами между хозяйствующими субъектами, а также единых форматов технологических документов.
Использование Технологии предполагает выработку правил использования сети обмена, порядка идентификации абонентов, структуры транспортного контейнера.
Для реализации указанных целей операторам электронного документооборота (далее — ЭДО) необходимо исполнение следующих функций в рамках данной Технологии:
— совместимость технических средств ЭДО как на стороне Отправителя, так и на стороне Получателя, в условиях заключения договоров с разными Операторами, обеспечивается в соответствии с данной Технологией;
— взаимодействие Операторов в части регламента документооборота, форматов документов, способов передачи и получения документов регулируемых данной Технологией;
— обеспечение каждым из Операторов равноправного доступа всех Операторов к функционалу приема и отправки документов при осуществлении межоператорского взаимодействия;
— исполнение процедур взаимодействия участников ЭДО при обмене Документами с применением ЭП в соответствии с Методическими рекомендациями по порядку обмена электронными документами между хозяйствующими субъектами (далее — Методические рекомендации) и утвержденными нормативно-правовыми актами Порядками обмена между хозяйствующими субъектами отдельными электронными документами
Участие в сети обмена электронными документами является открытым.
Оператор, присоединяющийся к сети обмена электронными документами, принимает на себя обязательства по выполнению требований настоящей Технологии.
Участники сети обмена, между которыми запущена промышленная эксплуатация, составляют промышленную сеть обмена Документами. Актуальное состояние промышленной сети обмена содержится в описании сети. Описание сети позволяет структурировать информацию обо всех участниках сети обмена Документами и о настроенной между ними промышленной эксплуатации ЭДО. Структура описания сети подробно описана в Приложении № 4. Оператор размещает на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» описание сети обмена и обеспечивает ее актуальное состояние.
Взаимодействие происходит между Оператором отправителя Документа и другим Оператором получателя Документа.
Оператор размещает на своем официальном сайте в информационно-телекоммуникационной сети «Интернет» реестр электронных документов и их форматы, которыми хозяйствующие субъекты могут обмениваться между собой через данного Оператора.
Cхема документооборота с ИФНС
Документы, участвующие в электронном документообороте, подразделяются на 3 типа:
1. Целевые электронные документы (ЦЭД).
2. Вспомогательные электронные документы (ВЭД).
3. Технологические электронные документы (ТЭД).
4.1. Целевые электронные документы.
К ЦЭД, участвующим в электронном документообороте между хозяйствующими субъектами через Операторов, относятся документы, предназначенные для оформления факта хозяйственной деятельности.
Перечень документов, обмен которыми обязан поддерживать Оператор, приведён на официальном сайте Федерального органа исполнительной власти, уполномоченного по контролю и надзору в области налогов и сборов (далее — уполномоченный орган исполнительной власти).
Так же к ЦЭД относится Приглашение (ПР), описание которого приведено в разделе 6
4.2. Вспомогательные электронные документы (ВЭД).
К ВЭД, относятся:
1. Извещение о получении документа (ИОП)
2. Уведомление об уточнении документа (УОУ)
4.3 Технологические электронные документы (ТЭД).
К ТЭД относятся:
1. Логическое сообщение (ЛС)
2. Транспортный пакет (ТП)
3. Уведомление о принятии документа (УОП)
4. Технологическая квитанция (ТК)
5. Транспортная квитанция (ТрК).
Описание, форматов передаваемых данных ВЭД и ТЭД приведены в разделе 6
Взаимодействие сторон при обмене электронными документами может осуществляться на трех уровнях (см. рис.1):
1. Прикладном — уровень клиентов, бизнес-логики;
2. Технологическом — уровень взаимодействия Операторов, выполнения технических регламентов.
3. Транспортном — уровень взаимодействия программных средств с использованием конкретных сетевых протоколов.
Взаимодействие хозяйствующих субъектов и Операторов при обмене электронными документами определяется требованиями Методических рекомендаций и утвержденными нормативно-правовыми актами Порядками обмена между хозяйствующими субъектами отдельными электронными документами.
Взаимодействие при обмене Приглашениями (ПР) определяется настоящим Регламентом:
1. Отправитель формирует ПР к началу ЭДО.
2. Оператор Отправителя фиксирует дату и время отправки ПР своими средствами и проверяет данные Получателя на ресурсе уполномоченного органа исполнительной власти, содержащем сведения о зарегистрированных участниках электронного документооборота.
3. Если результат проверки положительный, Оператор Отправителя передает ПР Оператору Получателя. В противном случае, Отправителю направляется сообщение об ошибке.
4. Оператор Получателя фиксирует дату и время получения ПР своими средствами и передает ПР Получателю.
5. Получив ПР с типом «Запрос», Получатель проверяет его, принимает решение либо о согласии с ПР, либо об отказе в приеме ПР.
6. В случае согласия с полученным ПР с типом «Запрос», Получатель формирует ответное ПР с типом «Запрос», и отправляет его Отправителю через своего Оператора.
Факт установки связи: с момента передачи ответного ПР с типом «Запрос» Оператор Получателя и Получатель считают связь между Отправителем и Получателем установленной.
7. В случае несогласия с полученным ПР, Получатель формирует ПР с типом «Разрыв», и отправляет Отправителю через своего Оператора.
Факт разрыва связи: с момента передачи хотя бы одной стороной ПР с типом «Разрыв» Оператор Получателя и Получатель считают связь между Отправителем и Получателем не установленной.
8. Оператор Получателя фиксирует дату и время отправки ПР своими средствами и передает ПР Оператору Отправителя.
9. Оператор Отправителя фиксирует дату и время получения ПР своими средствами и передает ПР Отправителю.
В данном разделе описывается порядок взаимодействия Операторов между собой в целях выполнения Прикладного регламента. Основными задачами на данном уровне являются обеспечение гарантированной доставки документов и подписей под ними и четкое разграничение зон ответственности Операторов друг перед другом.
Единицей передачи данных между Операторами на технологическом уровне является ЛС. Оно позволяет группировать передаваемые документы и подписи, сопровождая их необходимой для маршрутизации метаинформацией. Логические сообщения в свою очередь для более эффективной передачи группируются в транспортные пакеты (ТП), которыми Операторы уже обмениваются непосредственно, используя соответствующий транспортный протокол. Структура логического сообщения и транспортного пакета подробно описана в разделе 6.
Для решения поставленных задач требуется обязательная взаимная аутентификация Операторов, гарантия целостности передаваемых данных, гарантия конфиденциальности передаваемых документов, обязательная фиксация фактов передачи логических сообщений от одного Оператора другому, обязательная фиксация фактов передачи транспортных пакетов от одного Оператора другому и их ответственности за дальнейшие действия.
Взаимная аутентификация Операторов должна обеспечивать однозначное понимание всеми участниками документооборота, от имени кого происходит передача или прием транспортных пакетов.
Гарантия целостности данных в процессе передачи транспортных пакетов должна обеспечиваться путем их подписания электронной подписью Оператора Отправителя.
При передаче логического сообщения между операторами, шифрование может не использоваться. При передаче Приглашений шифрование также не используется.
Факт передачи логического сообщения или Приглашения от Оператора к Оператору фиксируется Технологическим электронным документом (ТЭД) — технологической квитанцией (ТК). Квитанции формируются отдельно для каждого логического сообщения или Приглашения, но при передаче могут объединяться в один транспортный пакет. Обработка ЛС должна обеспечивать атомарность передачи набора из нескольких документов. Так, при возникновении ошибки, связанной лишь с одним ЛС все остальные документы и ЭП из того же ЛС также не должны приниматься. И наоборот, если Оператор Отправителя получил квитанцию об ошибке обработки ЛС, он должен считать, что ни один документ и электронная подпись из этого ЛС не был доставлен до Получателя.
Факт передачи транспортного пакета от Оператора к Оператору фиксируется другим ТЭД — транспортной квитанцией (ТрК). Квитанции формируются отдельно для каждого транспортного пакета после проверки целостности и структуры ТП. При возникновении ошибки, связанной с одним ЛС, все ЛС находящиеся в ТП не должны приниматься. И наоборот, если Оператор Отправителя получил квитанцию об ошибке обработки ТП, он должен считать, что ни одно ЛС не было доставлено до Оператора Получателя.
Информация о компании
Клиенты
Закупки
Кейсы
Раскрытие информации
Основные функции и способ работы с электронными документами аналогичны у всех операторов ЭДО. Можно загружать готовые или заполнять по шаблону прямо в сервисах. Шаблоны настраиваются, добавляются и автоматически обновляются.
Если вам необходимы особые документы, например, маркетинговый отчет, мы добавим их в сервис.
Все сервисы работают с квалифицированной электронной подписью (КЭП) при обмене с контрагентами.Маршруты согласования необходимо настроить заранее. Обычно у операторов ЭДО это услуга платная.
СберКорус бесплатно настроит маршруты, чтобы вы не тратили время на изучение этапов согласования.
Перед подключением к оператору ЭДО необходимо уточнить, есть ли у него техническая возможность для настройки роуминга. Роуминг — функция, которая обеспечивает обмен документами с другими операторами ЭДО. Для подключения услуги операторы настраивают пару, поэтому нужно отдельно оставлять заявку. Обычно стоимость документов в роуминге зависит от условий основного тарифа.
Мы подключим «Роуминг» и выполним все настройки бесплатно — оставьте заявку. На стоимость исходящих документов услуга не влияет.
О компании
Продукты
Клиенты
Лицензии
Какие Удостоверяющие центры (УЦ) будут выдавать электронные подписи физическим лицам? Каким образом эти УЦ будут проходить аккредитацию? Какие из них потом будут работать напрямую с ФНС?
Электронные подписи физическим лицам будут выдавать коммерческие организации, которые будут аккредитованы по правилам закона 476-ФЗ, внёсшего поправки в закон 63-ФЗ «Об электронной подписи». После успешной аккредитации УЦ получит статус Аккредитованного удостоверяющего центра (АУЦ). АУЦ сможет стать официальным партнером ФНС, если также будет соответствовать дополнительным требованиям, предъявляемым к таким организациям. Если АУЦ получит статус партнера ФНС, то сможет выдавать ЭП от лица службы.
Когда ФНС России начнет выдавать электронные подписи юрлицам?
С 1 июля 2021 года.
У каких УЦ заканчивается право выдавать электронные подписи после 1 июля 2021 года?
1 июля заканчивается право выдачи ЭП у УЦ, которые получали аккредитацию до момента вступления в силу нового 476-ФЗ. Те УЦ, которые получили аккредитацию после вступления в силу этого закона, могут выдавать ЭП после 1 июля.
Форматы каких документов планируются к разработке в соответствии с Концепцией развития ЭДО?
Концепцией предусмотрено утверждение ряда форматов электронных документов. Перечень в концепции открытый, пока в нем есть документы, которые максимально востребованы участниками рынка: договор с контрагентом, оферта, акцепт, акт сверки, транспортная накладная, претензия, счет и ряд других.
Сейчас разрабатывается два формата договора: первый – в привычной, машиночитаемой структуре (xml), второй – в формате A3 (pdf). Та часть формата, которая в pdf, позволит в читаемом виде видеть сам текст документа, а в xml-части документа будет содержаться информация, которая будет использоваться для идентификации документа, его маршрутизации и обработки. Решение сделать два формата было принято из-за специфики договора – в таком документе текст является важнейшей составляющей. То, что прописано в тексте договора, определяет его суть.
Следующий формат, который сейчас активно разрабатывается – это электронная транспортная накладная. Это важный документ, так как много сделок происходит именно с перевозкой груза. Эксперимент Минтранса, который проходил осенью 2020 года, был признан успешным и получил одобрение от рынка грузоперевозок. Поэтому в Постановлении Правительства России от 21 декабря 2020 г. № 2200 содержится возможность использования электронного документа.
Кроме непосредственных форматов, ФНС планирует разработать методику по их составлению и утверждению.
В Приказе Минфина России от 5 февраля 2021 г. № 14н обязательны требования проверки формата счета-фактуры в электронном виде. Кто должен проверять электронную подпись – оператор ЭДО или участник обмена и хранения документов?
Если между участником и оператором ЭДО есть договор, в рамках которого оператор оказывает услуги по проверке, то в таком случае при передаче документов участнику не нужно его шифровать. Обязанность по проверке документа, по проверке подписанта лежит на том, кто получает документ. Если он это делает, используя услуги оператора – это его право.
В универсальном корректировочном документе (УКД) отсутствуют два реквизита, которые в соответствии со 169 статьей НК РФ являются обязательными: это страна происхождения товара и регистрационный номер декларации на товар. Где их указывать в УКД?
Эти реквизиты не влияют на процесс прослеживаемости, на текущий момент пока их нет в специально поименованном формате. Для их указания можно использовать свободные поля, которые есть в УКД.
При прослеживаемости счет-фактура по НК РФ должен быть выставлен в течение 5 дней. Покупатель может быть подключен к другому оператору. Некоторые операторы ЭДО саботируют внедрение автонастройки роуминга и затягивают настройку в ручном режиме. Что ФНС планирует с этим делать?
Чтобы минимизировать эту проблему, ФНС создает сейчас документ под названием «Технология взаимодействия операторов». Параллельно разрабатываются правки в федеральное законодательство, согласно которому у уполномоченных органов исполнительной власти появится возможность регулировать деятельность операторов. Так, одним из требований к операторам ЭДО станет соблюдение технологии роуминга. Оператор обязан будет устанавливать связь с другим оператором, если реализует обмен документами по утвержденным форматам.
Когда ждать по прослеживаемости документов, необходимых для настройки отчетов по прослеживаемым товарам?
Первые сведения о продажах прослеживаемых товаров будут передаваться в ФНС либо в составе декларации, либо в составе специального отчета, если налогоплательщик не является плательщиком НДС. Поэтому технические средства понадобятся только по результатам работы за первый отчетный период, который наступит после вступления в силу ФЗ о прослеживаемости (то есть после 1 июля 2021 года).
Проекты этих документов уже разработаны, в ближайшее время ФНС рекомендует их письмом, чтобы рынок уже сейчас мог ознакомиться с ними.
\n\n
Обмениваться электронными документами можно со своими контрагентами и государственными органами. Если контрагент использует другую систему ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, могут отправлять друг другу электронные документы. В Диадоке есть автоматическая настройка роуминга с большинством операторов электронного документооборота. Если в списке нет оператора, с которым работают ваши контрагенты, его можно подключить отдельно.
Обмениваться электронными документами можно со своими контрагентами и государственными органами. Если контрагент использует другую систему ЭДО, нужно подключить роуминговое соединение. С его помощью компании, которых обслуживают разные операторы, могут отправлять друг другу электронные документы. В Диадоке есть автоматическая настройка роуминга с большинством операторов электронного документооборота. Если в списке нет оператора, с которым работают ваши контрагенты, его можно подключить отдельно.
Электронный документооборот (ЭДО) — это создание, получение, подписание, обмен между контрагентами и архивирование электронных документов. Отправитель создает документ, ставит электронную цифровую подпись (ЭЦП), отправляет получателю. Получатель принимает документ, ставит свою ЭЦП. Если все контрагенты используют ЭЦП, то такой документооборот называют юридически значимым. Такие электронные документы принимает налоговая служба и суды — их не нужно дублировать бумажными. Если контрагенты не ставят ЭЦП, а просто обмениваются сканами или электронными копиями документов, то они должны также использовать бумажные документы.
Для ведения юридически значимого документооборота нужно заключить договор с оператором ЭДО. Он выдаст цифровую подпись, а также даст доступ к системе, в которой можно создавать, обрабатывать и хранить документы.
Мы в статье будем говорить о юридически значимом ЭДО, потому что именно он позволяет полностью избавиться от издержек, связанных с бумажными документами.
Ускоряется заключение сделок. В компании, которая пользуется только бумажным документами, на оформление одного договора может уйти больше часа: его нужно создать, распечатать, отнести на согласование руководителю (а если он в другом офисе, то отправить курьером). Зарегистрировать, отправить заинтересованным лицам, получить их подписи и только потом использовать в работе. Если компания в день создает 10 таких документов, то в месяц на оформление документов уходит 300 часов.
С электронными документами специалисты экономят время: создают договор по шаблону, отправляют на согласование по защищенным каналам связи, руководитель ставит ЭЦП и отправляет документ контрагенту. В специальных IT-решениях для ведения ЭДО такие договоры и другие документы, например, транспортные или платежные, создаются автоматически. В итоге снижаются операционные затраты, которые не несут добавочной стоимости.
Снижается риск потерять документы. После использования, бумажные документы сдают в архив и, чисто теоретически, их можно в любой момент найти и предоставить для налоговой или других проверок. Но на практике бумажные документы часто теряются.
Электронные документы можно хранить на сетевом диске или в «облаке» — если создать удобную иерархически организованную структуру папок, то любой сотрудник разберется, где искать нужный договор или платежку. Также электронный архив не сгорит и не пострадает от наводнений — особенно если данные хранятся в «облаке», то есть в специальных центрах обработки данных.
Также ЭДО позволяет работать с бумажными архивами — в этом помогает штрихкодирование документов. На договор наносится штрихкод, затем он сканируется и данные о бумажных документах хранятся в электронном виде. Это позволяет быстро понять, в какой части архива находится нужная бумага, а также работать с электронной копией документа.
Сотрудники работают на прибыль. Если специалист тратит на оформление документов 2-3 часа в день, то он не успевает в это время работать с клиентами, поставщиками и выполнять более важные задачи, которые приносят прибыль компании.
Например, производственная компания ЭлекКом Логистик после введения электронного документооборота смогла разгрузить своих логистов. Они вместо оформления документов стали искать транспортные компании для организации перевозок, уточняли маршруты, быстрее договаривались с клиентами о поставках оборудования. Оформлением документов всего логистического отдела стал заниматься один делопроизводитель — он смог это сделать за счет внедрения ЭДО и подключения специальных IT-решений.
VIDEO
Меньше трат на делопроизводство. Бумажный документооборот требует постоянных трат — нужно закупать оргтехнику и расходные материалы, оплачивать работу секретарей, делопроизводителей и архивариусов, пользоваться курьерами или службами доставки документов.
С электронным документооборотом трат меньше: нужно просто заключить договор с оператором ЭДО и обучить сотрудников. Также можно подключить платные решения, которые помогают работать с электронными документами: облака для хранения данных, системы учета данных.
Меньше штрафов от контролирующих органов. Налоговые и другие проверки вызывают огромный стресс у бухгалтеров и других специалистов. Бумажные документы теряются, оказываются неподписанными или незарегистрированными, в журналах учета документов не стоят нужные отметки. Это приводит к штрафам, а иногда и к потере лицензии.
С ЭДО у бухгалтера будет круглосуточный доступ к любым документам, организованным в нужном для него порядке. Если сотрудники пользуются специальными IT-решениями от операторов ЭДО, то документы будут заполняться автоматически и в них точно будут все подписи и верные даты.
Больше выгодных сделок. В бумажных документах, а также в электронных, но хранящихся в разных местах, сложно найти нюансы сделок — например, сложно понять, из чего складывается стоимость перевозки или оборудования. Это мешает делать правильные выводы и совершать выгодные сделки.
Можно быстрее перейти на удаленку. Компании с бумажным документооборотом почти не способны перейти на формат удаленной работы: либо придется оставить на рабочем месте архивариуса и пользоваться курьерами для передачи документов, либо оцифровывать весь архив, что занимает уйму времени.
При электронном документообороте сотрудникам достаточно принести домой рабочий компьютер или подключиться к служебным учетным записям с домашнего устройства. Все документы в хранилище или системе учета данных будут сразу доступны всем работникам. Это позволяет им быстрее привыкнуть к новому формату работы.
Сокращение расходов помогает тратить на более важное. В кризисные периоды компаниям важно тратить ресурсы только на самое необходимое. ЭДО помогает сохранить бюджет для зарплат, покупки сырья и налоговых выплат. В итоге ЭДО может не только спасти компанию, но и вывести ее на новый уровень — постоянная экономия позволит инвестировать в новые возможности.
Для обмена документами в налоговой по ТКС нужно применять усиленную квалифицированную электронную подпись (УКЭП):
В процессе электронного взаимодействия при направлении и получении документов также фигурируют следующие технологические электронные документы:
подтверждение даты отправки;
квитанция о приеме;
уведомление об отказе в приеме;
извещение о получении (формируется на каждый документ и технологический электронный документ);
информационное сообщение о представительстве в налоговых отношениях (в случае подписания представителем плательщика).
Участники электронного взаимодействия обязаны обеспечивать хранение :
всех отправленных и принятых документов и технологических электронных документов (кроме извещения о получении электронного документа) с УКЭП;
квалифицированных сертификатов ключей проверки электронной подписи.
Не реже 1 раза в сутки нужно проверять поступление документов.
Что такое ЭДО? — ТОП 10 сервисов электронного документооборота
Это обмен электронной документацией внутри организации, с другими юридическими лицами, предпринимателями и государственными органами, осуществляющими налоговый или иной контроль. В зависимости от субъектов можно выделить 3 вида документооборота:
внутренний;
внешний;
для взаимодействия с госорганами.
Документы, пересылаемые сторонами, обладают правовой силой наряду с бумажными носителями. Это значит, что сделки, заключенные таким образом, а также предоставленная отчетность, цифровые доказательства, в суде являются законными.
Для того чтобы акт стал юридически значимым, необходима электронная цифровая подпись (ЭЦП). Сертификат понадобится для шифрования или распознавания подписанта. Встречаются следующие его типы:
простой с невысокой степенью безопасности;
неквалифицированный (признается в области права, если соответствует госстандартам);
квалифицированный (оформленные таким образом документы полностью аналогичны письменным бумагам, подписанным вручную).
Для признания юридической значимости обязательно необходимо посредничество организации-оператора электронного документооборота. Выполнять такие задачи может далеко не каждая фирма, нужно соответствовать определенным критериям.
Выбор зависит от функций, выполняемых компанией. Какие задачи должны разрешаться:
Оптимизация бизнеса. Образцы документации и порядок процесса согласования можно предусмотреть в программе. В таком случае риск утери внутренних актов сводится к нулю.
Минимизация денежных затрат. Не нужно тратиться на распечатку бумаг, услуги курьеров, канцелярию. В среднем издержки сокращаются на 80%.
Документы не теряют свою юридическую силу. Она обеспечена актуальным сертификатом ЭЦП, который своевременно обновляется оператором.
Упрощение взаимодействия с государственными органами контроля. Отчеты оперативнее формируются в электронном виде, многие контролирующие инстанции требуют именно такую форму.
Высокая скорость. Согласование и подписание бумаг руководителями занимает очень много времени, даже если это происходит в одном и том же здании. Что уж говорить про нахождение подписантов в разных населенных пунктах.СЭД позволяет отправлять документацию за секунды и следить за статусом.
Улучшение сервиса, повышение лояльности. Контрагенты и клиенты быстро получают акты и счета, рассчитываются в сжатые сроки. Ошибки можно практически сразу исправить.
В целом большинство систем имеет похожий функционал, однако каждая из них специализируется на выполнении какой-то отдельной ключевой задачи. Некоторые сочетают в себе функции разных программ.
В российском законодательстве закреплено, что это организации, которые обладают достаточными возможностями (как техническими, юридическими, так и кадровыми) для того, чтобы обеспечить цифровой документооборот с применением ЭЦП. Есть и другое понятие, в котором термин раскрывается как перечень фирм, оказывающих поддержку при обмене открытыми и защищенными данными в рамках оборота документов, счетов-фактур посредством телекоммуникации между заказчиками и исполнителями.
Какие требования предъявляются к лицам, оказывающим подобные услуги:
наличие всех необходимых ресурсов для постоянного совершенствования и настройки в условиях изменений законодательных актов;
умение взаимодействовать с налоговыми и другими контролирующими органами как в техническом, так и организационном аспектах;
получение всех необходимых лицензий и иных разрешений для работы с сертификатами ЭЦП и остальными средствами защиты данных.
Госструктуры в Российской Федерации не выступают в качестве операторов. Это связано со значительными финансовыми затратами на обеспечение технических возможностей документооборота с использованием СЭД. Придется тратить на это средства из бюджета. К тому же понадобится существенно расширить штат и отправить сотрудников на обучение.
Конкуренция на этом рынке достаточно высока, поэтому организации стремятся постоянно совершенствовать качество предоставляемых услуг. В спорных ситуациях при взаимодействии с государством именно частные компании выступают третьей стороной в процессе. Таким образом, спор будет разрешен непредвзято и объективно.
Процесс включает в себя несколько последовательных этапов:
Определение потребностей организации. Нужно отследить, какая документация используется чаще всего, как происходит подписание, что подлежит обязательной автоматизации. Важно установить перечень актов, которые можно хранить только в бумажном виде.
Обсуждение возможности перехода на систему вместе с контрагентами. Нужно подготовить локальное положение, в котором стоит прописать общие пункты, раскрыть термины и определения, предоставить ссылки на законодательство, определить порядок доступа, принципы работы с документацией и другие моменты.
Получение ЭЦП. Лучше, если она будет квалифицированной.
Выбор компании и заключение с ним соглашения. При этом учитывается функционал, наличие роуминга, качество и оперативность техподдержки, цена и другие факторы.
Установка программного обеспечения на компьютеры и иные устройства, создание учетных записей, формирование уровней доступа.
Обучение работников.
Запуск процесса обмена данными.
Похожие записи:
