Срок хранения документов в организации в 2021 году таблица

Здравствуйте, в этой статье мы постараемся ответить на вопрос: «Срок хранения документов в организации в 2021 году таблица». Также Вы можете бесплатно проконсультироваться у юристов онлайн прямо на сайте.

Срок хранения бухгалтерских документов

Сроки хранения личных дел уволенных работников

Сколько хранить документы после ликвидации ООО

Акт уничтожения документов с истекшим сроком хранения

Архивная справка: образец

Действующее законодательство устанавливает для хозяйствующих субъектов обязанность хранения большинства «бумажных» документов, образующихся по ходу деятельности. При этом для каждого вида документов утверждаются свои сроки хранения, порой довольно длительные. Рассмотрим новые сроки хранения документов, таблицы по ним, а также расскажем, какие санкции грозят за нарушение правил их хранения.

Новые сроки хранения документов: таблица

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Первичные документы / 11:30 31 августа 2020
Бумажные архивы переведут в электронный вид

Срок хранения документов налогового учёта в 2021 году должен соответствовать как перечню Росархива, так и Налоговому кодексу РФ. Согласно подпункту 8 пункта 1 статьи 23 НК РФ, он составляет не менее 4 календарных лет и исчисляется с момента окончания года, в котором был завершен регистр налогового учёта. При этом, если в других нормативных актах для документа установлен срок хранения, превышающий 4 года, соблюдать нужно его.

Сроки хранения таких документов с 18.02.2020 регламентируются пунктом 8 раздела II приказа Росархива. Для определенных документов срок хранения зависит от даты их оформления. Срок хранения документов, оформленных до 2003 года — 75 календарных лет, начиная с года, следующего за годом их создания. Кадровые документы, созданные после 2003 года, нужно хранить не менее 50 лет. В перечень кадровой документации входят трудовые и гражданско-правовые договоры, договоры авторского заказа, личные карточки сотрудников, а также невостребованные оригиналы их трудовых книжек, дипломов, военных билетов, удостоверений, свидетельств.

Для некоторых документов установили специальный срок хранения, которого раньше не было:

• документы о дисциплинарных взысканиях – 3 года;
• заявления о выдаче документов, связанных с работой, и их копии – 1 год;
• документы учета инструктажа по охране труда (вводного и на рабочем месте) – 45 лет.

Каждая организация обязана хранить документы, иначе придется нести ответственность.

В соответствии со статьей 120 НК РФ, налогоплательщик наказывается штрафом в размере 10 тысяч рублей, если не представит налоговые и бухгалтерские документы учета за один налоговый период. Если налогоплательщик не может представить документы учета за несколько налоговых периодов, его ждет штраф в размере 30 тысяч рублей. Кроме того, если это привело к снижению налогооблагаемой базы, ФНС вправе оштрафовать организацию в размере 20% от суммы недополученных налогов, но не меньше 40 тысяч рублей.

Согласно статье 15.11 КоАП РФ, за грубое нарушение требований к бухгалтерскому учету должностные лица несут административную ответственность и наказываются штрафом от 5 до 10 тысяч рублей, а при повторном нарушении штрафом от 10 до 20 тысяч рублей или дисквалификацией на срок от 1 до 2 лет.

За нарушение правил хранения архивной документации по статье 13.20 КоАП РФ предусмотрен штраф от 300 до 500 рублей.

Не тратьте время на задачи, которые не приносят прибыль!

Передайте бухгалтерию на аутсорсинг. Мы возьмём на себя всё ведение и безопасное хранение вашей документации.

Согласно ст. закона «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, сохранность архивных документов должна обеспечиваться в течение сроков, установленных законами и иными нормативными актами, а также перечнями типовых документов, утверждаемыми Росархивом и различными федеральными ведомствами.

Приказ Росархива № 236 от 20.12.2019 ввел новые сроки хранения для большинства управленческих, кадровых, бухгалтерских, налоговых и прочих документов с 18.02.2020 г. Ранее действовавший приказ Минкультуры № 558 от 25.08.2010 утратил силу и больше не применяется. Также некоторые сроки хранения документации установлены Налоговым кодексом РФ, законом о бухучете № 402 от 06.12.2011 и иными нормативными документами.

Новые сроки хранения документов в архиве применяются независимо от организационно-правовой формы компании, распространяются они и на ИП. Обеспечивать сохранность документации субъекты могут собственными силами, либо при помощи специализированной архивной организации, что особенно актуально при больших объемах документов.

Приведем актуальные сроки хранения для ряда основных документов, образующихся в процессе деятельности предприятий.

Все документы и важные бумаги предприятия раскладываются в отдельные папки, в зависимости от темы или структурного подразделения к которому они относятся. Каждая такая папка называется «Дело». Как правило, оно имеет свой номер и наименование. Номенклатура дел фиксирует их, распределяя определенным образом. Параллельно документ отражает сроки хранения тех или иных бумаг и количество томов в деле.

Несоблюдение сроков хранения документов бухучета и «первички» может обернуться для компании немалыми штрафами, поскольку документ, уничтоженный раньше установленного срока, невозможно предоставить инспекторам в случае налоговой проверки.

Приведем сроки хранения первичных документов в таблице вместе со сроками для бухгалтерской документации.

Сколько нужно хранить документы бухучета и бухотчетности с 2020 года

Проект номенклатуры дел согласуется на заседании внутренней экспертной комиссии организации. Согласование фиксируется в протоколе, а регистрационные данные этого протокола вносятся в соответствующий реквизит номенклатуры:

Кроме согласования внутренней экспертной комиссией форма номенклатуры дел предусматривает также оформление согласования экспертно-проверочной комиссией (ЭПК) архивного учреждения. Это актуально только для организаций, являющихся источниками комплектования государственных (муниципальных) архивов. Все остальные могут удалить этот реквизит из своей номенклатуры дел.

Если экспертной комиссии в организации нет, согласование проводится в порядке, общем для всех локальных нормативных актов. К номенклатуре дел оформляется стандартный лист согласования на бумаге или в СЭД.

Несмотря на то, что по правилам архивного дела сводная номенклатура составляется на основе номенклатур дел структурных подразделений, на практике чаще всего все происходит наоборот: отдел делопроизводства составляет сводную номенклатуру, после чего распространяет по отделам относящиеся к ним разделы. Как бы то ни было, в каждом подразделении должна оказаться его номенклатура дел (см. Пример 3). Она подписывается начальником подразделения.

В конце каждого раздела нужно оставить несколько строк, чтобы при необходимости вписать туда дела, которые будут заведены в течение года. Обычно хватает трех-пяти строк. В конце сводной номенклатуры дел рекомендуется оставить целую страницу незаполненной: вдруг за год в организации появится новое подразделение.

Ведение кадровой документации обязательно для всех работодателей, включая ИП. Лишь микропредприятия вправе отказаться от составления некоторых локальных актов при условии, что регулируемые ими вопросы будут включены в трудовые договоры с работниками (ст. 309.2 ТК РФ). Но в остальном кадровый документооборот одинаков для всех.

Для большинства документов по кадрам в 2020-2021 гг. установлены весьма продолжительные сроки хранения, при этом работодатель зачастую должен обеспечить и соответствующие условия их сохранности, ведь они содержат персональные данные работников.

Документ	Срок хранения	Основание
Документы по личному составу, кроме тех, для которых установлен иной срок хранения	50/75 лет	Закон «Об архивном деле» № 125-ФЗ от 22.10.2004, ст. 22.1
Личные дела, личные карточки руководителей и работников	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст.435, 444, 445
Трудовые договоры, служебные контракты, допсоглашения к ним	50/75 лет
Приказы и документы, связанные с применением дисциплинарных взысканий	3 года	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 454
Документы об обработке персональных данных	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 440, 441
Согласие на обработку персональных данных	3 года по истечении срока действия согласия или его отзыва (договором может быть предусмотрено иное)
Личные документы в подлиннике (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, свидетельства, удостоверения)	До востребования работниками Невостребованные документы хранятся 50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 449
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 450
Штатное расписание	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 40
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет 50/75 лет – при вредных и опасных условиях труда	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 402
Графики отпусков	3 года	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 453
Отчеты о командировках	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 452
Больничные листы и журналы их регистрации	5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 618, 619
Приказы, распоряжения и документы к ним	По основной деятельности – постоянно По административно-хозяйственным вопросам – 5 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 19
Приказы, распоряжения по личному составу и документы к ним	50/75 лет – о приеме, переводе, совмещении, совместительстве, увольнении, оплате труда, повышении квалификации, отпусках — по уходу за детьми, без сохранения зарплаты 5 лет – о ежегодных и учебных отпусках, командировках (при наличии вредных, опасных условий труда – 50/75 лет), о служебных проверках	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 434
Должностные инструкции (регламенты)	Типовые – 3 года после замены новыми Инструкции работников – 50/75 лет	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 442, 443
Акты о несчастных случаях на производстве (с материалами расследований), журналы регистрации несчастных случаев	45 лет	ТК РФ, ст. 230, 230.1
Правила внутреннего трудового распорядка	1 год после замены новыми	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 381
Коллективные договоры	Постоянно	Перечень Росархива, утв. Приказом № 236 от 20.12.2019, ст. 386

Из установленного перечня оживленный интерес вызывают I и IV разделы. Ведение документации и ее хранение в обеих сферах тесно взаимосвязаны. Ведь от правильного оформления и сохранения кадровых дел, зависят дальнейшие бухгалтерские начисления.

Учет кадровых документов (I)

Сохранению подлежат подлинники и копии кадровых документов организации.

Период сохранения документации:

1. 1 год:
   • журналы, отражающие учет рабочего времени (графики, табеля);
   • данные лиц, не принятых на работу;
   • графики предоставленных отпусков.
2. 3 года:
   • учетные данные документов, подтверждающие трудовую деятельность и стаж сотрудника;
   • записи о трудовой дисциплине;
3. 5 лет:
   • акты, предписания, отчеты по технике безопасности;
   • выписки по улучшению условий и охраны труда;
   • документы, подтверждающие ознакомление, обучение, аттестацию сотрудников по технике безопасности и ее соблюдение;
   • данные о командировках;
4. 75 лет:
   • характеристики и личные карточки сотрудников;
   • трудовые договоры работников;
5. 50 лет (до востребования владельцем):
   • личные документы, оригиналы (аттестаты, дипломы, трудовые книжки, удостоверения и пр.);
6. Постоянно:
   • коллективные договоры;
   • личные дела руководителей.

Сроки хранения кадровой документации последний раз корректировались в 2016 году. Изменения были отражены в Федеральном законе от 02.03.2016 № 43-ФЗ.

Порядок и период сохранности стал зависеть от даты оформления бумаг.

Кадровые документы, такие как приказы по личному составу, личные дела, трудовые договоры и др.,созданные до 2003 года, следует сохранять в течение 75 лет. Период сохранности исчисляется с года, следующего за годом оформления документа.

К кадровой документации, оформленной уже после 2003, требования к периодам хранения изменились. Такие формуляры нужно сохранять не менее 50 лет.

Отметим, что речь идет о трудовых договорах, приказах, личных карточках работников. А также о невостребованных оригиналах личной документации работника (трудовые книжки, свидетельства, дипломы, удостоверения).

Подробнее об услуге вы можете уточнить
у наших менеджеров по телефону:

в Москве: +7 (495) 021-93-94
в Краснодаре: +7 (918) 166-61-29

или отправить запрос из формы обратной связи.

Многие кадровые документы содержат персональные данные работников, поэтому для них должны быть созданы особые условия хранения. Ответственность за хранение кадровых документов несут инспекторы по кадрам, а если в организации отсутствует эта должность — лично руководитель. За нарушение правил хранения документации предусмотрена административная ответственность по статье 13.20 КоАП РФ. Наказание предусмотрено в виде наложения на должностное лицо штрафа в размере от 300 до 500 рублей.

---

Первое, на что следует обратить внимание, при «закладке» документа в архив, — это момент, с которого начинает исчисляться срок хранения. Так, по некоторым кадровым документам он стартует непосредственно с даты составления, а для бухгалтерской первички — по окончании отчетного года.

Для целей налогообложения течение срока хранения начинается после отчетного периода, в котором документ последний раз использовался для исчисления налогов и участвовал в формировании отчетности.

О сроках хранения документов по амортизируемому имуществу читайте в материале «С какого момента отсчитывать срок хранения первички по ОС?».

Второй важный нюанс — срок хранения, установленный для одного документа разными НПА, может различаться. Если это так, нужно выбирать максимальный.

Поясним оба нюанса на примере.

Пример определения срока хранения акта сдачи-приемки выполненных работ

Допустим, акт составлен 29.03.2017. Определим срок его хранения:

1. Как первичный документ бухучета, подтверждающий учет расходов, он должен храниться 5 лет с окончания отчетного 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2022.
2. Как документ, подтверждающий факт принятия результатов работ для целей НДС, — 4 года с окончания I квартала 2017 года (налоговый период по НДС), т. е. с 01.04.2017 по 31.03.2021.
3. Как документальное подтверждение расходов по налогу на прибыль — 4 года с окончания «прибыльного» налогового периода 2017 года, т. е. с 01.01.2018 по 31.12.2021.

Выбираем самую последнюю дату — это 31.12.2022. После нее документ можно уничтожить.

О том, как это сделать по всем правилам, читайте в статье «Уничтожение документов с истекшими сроками хранения (акт)».

При организации архива в компании следует помнить, что сроки хранения одного документа, выступающего в разном качестве, могут быть установлены разными НПА и поэтому различаются. Исчислять срок в этом случае следует по максимуму. До его истечения документ должен находиться в архиве фирмы и не может быть уничтожен.

Источники:

• закон «О бухгалтерском учете» от 06.12.2011 № 402-ФЗ
• Приказ Росархива от 20.12.2019 № 236
• приказ Минкультуры России от 25.08.2010 № 558

Новые сроки хранения кадровых документов в 2021

• Свежие
• Посещаемые

Наименование документов	С 18 февраля 2020 года	До 18 февраля 2020 года
Налоговые декларации, счета-фактуры	4/5 лет	5 лет – для налоговых деклараций; 4 года – для счетов-фактур
Переписка с налоговой о разногласиях по вопросам уплаты и начисления налогов	5 лет	—
Переписка о реструктуризации налоговой задолженности	6 лет	—
Расчеты по страховым взносам	50/75 лет	5 лет (если нет лицевых счетов: 50 лет – если документы оформлены с 2003 года, 75 лет – если оформлены до 2003 года)
Справки 2-НДФЛ и расчеты сумм НДФЛ	5 лет, при отсутствии лицевых счетов работников или зарплатных ведомостей 50/75 лет	5 лет, а если нет лицевых счетов: 50 лет, если документы оформлены начиная с 2003 года; 75 лет, если оформлены до 2003 года
Книги учета доходов и расходов на упрощенке	5 лет	В течение всего срока существования организации, регистрации предпринимателя

Наименование документов	С 18 февраля 2020 года	До 18 февраля 2020 года
Трудовые договоры, личные карточки работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Приказы о кадровых перемещениях	50/75 лет	На руководителей – постоянно; на сотрудников – 75 лет** либо 50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)
Сведения о трудовой деятельности и трудовом стаже	50/75 лет	—
Графики отпусков	3 года	1 год
Лицевые счета работников	50/75 лет	50 лет (75 лет, если оформлены до 2003 года)

В Перечне 2019 встречается несколько видов учетных форм. Приведем их определения. Согласно Терминологическому словарю «Управление документами. Термины и определения»[3] (далее — Терминологический словарь) база данных — это совокупность структурированных и формализованных данных, относящихся к определенной предметной области, а журнал и книга – это форма представления документа, предназначенная для внесения периодических записей регистрационно-учетного характера.

Принципиальной разницы между видами учетных форм нет: книга регистрации входящих документов, журнал регистрации входящих документов и база данных входящих документов мало отличаются друг от друга. Правда, часто выбор названия документа зависит от носителя: слово «книга» больше подходит к учетной форме на бумажном носителе, а «база данных» – к электронному документу.

Согласно Словарю видов и разновидностей современной управленческой документации[4] реестр — это учетный документ, содержащий список зарегистрированных документов, имущества.

Чем реестр отличается от книги и журнала? Информация об объектах учета, попавших в реестр, статична: она не будет меняться в течение «жизни» зарегистрированного в реестре документа. Например, изменения в реестр лицензий внесут, когда у организации отзовут лицензию. Изменения в реестре акционеров внесут, когда акционер перестанет таковым быть. В реестре нотариальных действий вообще нельзя дополнять и изменять однажды внесенные записи.

Именно поэтому называть реестром журнал (книгу, базу данных) регистрации входящих документов некорректно.

Реже встречаются карточки, которые в Терминологическом словаре определены как листы плотной бумаги установленного формата, используемые для изготовления документов учетного характера, формируемых в картотеку. Карточки — это тоже учетные документы, редкие сегодня в канцеляриях, но используемые в отделах кадров, лабораториях и некоторых других структурных подразделениях компании.

Наконец, еще один узкоспециальный учетный документ — табель учета рабочего времени, который используют для регистрации отработанных каждым сотрудником часов. Табель обязана вести каждая организация[5].

Срок хранения любого документа начинается 1 января года, следующего за годом, в котором документ был завершен делопроизводством. Например, срок хранения документа, завершенного делопроизводством в 2020 году, начнется 1 января 2021 года.

Учетные формы считают завершенными делопроизводством только после того, как в них внесут последнюю запись. Такую запись могут не вносить годами. Рассмотрим документ, который обязан вести каждый работодатель[6], — книгу учета движения трудовых книжек и вкладышей в них[7]. В форме этого документа есть графа 12 «Дата выдачи на руки трудовой книжки при увольнении (прекращении трудового договора)» и графа 13 «Подпись работника в получении трудовой книжки». Их следует заполнять в день увольнения работника. Следовательно, книга учета трудовых книжек не будет завершена делопроизводством до тех пор, пока последний работник, чья трудовая книжка вписана в книгу, не уволится.

Таким образом, закрытие учетной формы означает внесение в нее полных сведений обо всех учтенных документах.

Как заполнить форму номенклатуры дел бюджетной организации

Мы упорядочили и разместили в таблицах все разновидности учетных форм по срокам хранения:

• учетные формы со сроками хранения «До ликвидации организации» и «Постоянно»;
• учетные формы с временными (свыше «10 лет») сроками хранения (см. Таблицу);
• учетные формы со сроками хранения от «5 лет» до «10 лет»;
• учетные формы со сроками хранения менее «5 лет»;
• учетные формы со «специальными» сроками хранения (то есть когда в статье Перечня 2019 прямо указано, что регистрационную форму следует хранить столько же, сколько и внесенные в нее документы).

• Сроки хранения документов по перечню 2019: бухгалтерские документы

• Сроки хранения документов по Перечню 2019: приказы и распоряжения

• Сроки хранения документов по Перечню 2019: договоры

Изменения отразились на номенклатуре дел и документообороте госорганов, бюджетных и коммерческих организаций (Таблица 1).

Таблица 1: Изменения в сроках хранения документов до и после введения Перечня 2019.

Вид документа	Срок хранения по-старому (18.02.2020)	Срок хранения по-новому (после 18.02.2020)
Счета-фактуры	4 года	5 лет
Графики отпусков	1 год	3 года
Базы данных отпусков, журналы, книги и карточки учёта	3 года	5 лет
Налоговые декларации, представляемые в ФНС по всем категориям налогов, сборов, взносов	5 лет	6 лет
Документы о дисциплинарных взысканиях	5 лет	3 года
Реестры сведений о доходах физлиц	75 лет	5 лет
Документы о состоянии и мерах по улучшению условий и охраны труда	Постоянно	5 лет
Заявки о потребности в иностранцах	5 лет	1 год
Переписка с налоговиками, которая касается расхождений в расчетах по налогам	5 лет	6 лет
Образцы подписи материально ответственного лица	Не менее 5 лет. Конкретный срок хранения устанавливался в учетной политике учреждения.	5 лет. Срок хранения исчисляется с момента смены материально-ответственного лица в учреждении

Учитывать изменения нужно и при кадровом документообороте. Личные карточки сотрудников, трудовые договоры, документы о приёме, переводе и увольнении с работы, законченные делопроизводством до 1 января 2003 года, теперь следует хранить 75 лет. А документы, законченные делопроизводством, позднее указанного срока – 50 лет.

Отдельные кадровые документы получили индивидуальный срок хранения:

• журналы, книги учета инструктажа по охране труда — 45 лет;
• предупреждения, уведомления работников — 3 года;
• заявления сотрудников о выдаче документов, связанных с работой, и их копии — 1 год.

Внести все изменения нужно до момента сдачи итоговых записей номенклатур структурных подразделений в службу делопроизводства. То есть, до конца 2020 года.

Обозначить дату перехода должен руководитель организации. Предварительно издав соответствующий указ или распоряжение.

В конце года останется только заполнить сводную номенклатуру. Внести сведения о количестве дел временного и постоянного хранения, а также дела с отметкой «ЭПК».

В номенклатуре дел организации следует обновить только те статьи, которые ссылаются на Перечень 2010 года. Для этого нужно провести выверку номенклатуры и актуализировать её.

1. Сравните Перечень 2019 г. с перечнем 2010. Обратите внимание на новые тематические подзаголовки, категории и комплексы документов.
2. Проведите сверку заголовков, сроков хранения. Укажите новые статьи. Для учета изменений следует использовать рабочий экземпляр номенклатуры дел. Он станет основой для разработки новой номенклатуры на 2020 год (или изменений к ее первоначальному варианту) и для подготовки к утверждению номенклатуры дел на следующий 2021 год.
3. Потребуется приказ об отмене старой и введении новой номенклатуры, а также проект сводной номенклатуры дел. Его следует согласовать с начальниками структурных подразделений и экспертной комиссией организации.

Для удобства утверждённую номенклатуру дел можно поделить на разделы и передать каждый из них в соответствующее структурное подразделение организации.

АХО. Секретариат и делопроизводство

К списку статей

Таблица сроков хранения документов в организациях в 2021 году

ФЕДЕРАЛЬНОЕ АРХИВНОЕ АГЕНТСТВО

ПРИКАЗ

от 20 декабря 2019 года N 236

Об утверждении Перечня типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения

В соответствии с частью 3 статьи 6 Федерального закона от 22 октября 2004 г. N 125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» (Собрание законодательства Российской Федерации, 2004, N 43, ст.4169; 2018, N 1, ст.19), подпунктом 6 пункта 6 Положения о Федеральном архивном агентстве, утвержденном Указом Президента Российской Федерации от 22 июня 2016 г. N 293 (Собрание законодательства Российской Федерации, 2016, N 26, ст.4034; 2018, N 52, ст.8239),

приказываю:

Утвердить прилагаемый Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения.

Руководитель
А.Н.Артизов

Зарегистрировано
в Министерстве юстиции
Российской Федерации
6 февраля 2020 года,
регистрационный N 57449

Кадровая документация издается по поводу отношений работников и работодателей. Последствия этих отношений проявляются на протяжении длительного времени. Потеря или порча трудовой книжки, потеря других бумаг приводит к необходимости их восстановить. Например, важно хранение трудовых договоров по кадровому делопроизводству. С их помощью восстанавливаются сведения о средних заработках для расчета пенсий или размера пособий.

Сроки хранения документов по кадрам варьируются от 1 до 75 лет. Полный перечень сроков приведен в Приказе Минкульта № 558 от 25.08.2010. Используйте в работе памятку: таблицу сроков хранения кадровых документов.

Вид кадрового документа	Срок хранения, год	Основание для хранения
По личному составу (трудовые договоры, личные карточки сотрудников, лицевые карточки, счета работников)	50 (75, если оформлены до 2003 г.)*, **	Стр. 657, 658 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Личные дела (заявления, копии приказов и выписки из них, копии личных документов, листки по учету кадров, анкеты, аттестационные листы и др.)	На руководителей — постоянно. На сотрудников — 75** либо 50 лет (75, если оформлены до 2003 г.)*, **	Стр. 656 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Табели (графики), журналы учета рабочего времени	5 лет. При тяжелых и опасных условиях труда — 50 (75, если оформлены до 2003 г.)*	Стр. 586 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Правила трудового распорядка	1 год после замены их новыми	Стр. 773 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Графики предоставления отпусков	1	Стр. 693 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Штатные расписания и изменения к ним		Стр. 71 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
по месту разработки или утверждения	Постоянно
в других организациях	3 года после замены новыми
Подлинные личные документы сотрудников (трудовые книжки, дипломы, аттестаты, удостоверения и др.)	До востребования. Невостребованные — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*	Стр. 664 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Бумаги по командировкам (служебные задания, отчеты, переписка)	5 лет (по долгосрочным зарубежным командировкам — 10 лет)**	Стр. 669 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
Командировочные удостоверения***	5 лет после возвращения из командировки. Для командированных в районы Крайнего Севера и приравненных к ним местностям — 50; 75 — если оформлены до 2003 г.*	Стр. 668 перечня, утвержденного Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558
О несчастных случаях на производстве	45	Ч. 6 ст. 230, ч. 2 ст. 230.1 ТК

* Сроки хранения кадровых документов, которые установлены Приказом Минкультуры от 25.08.2010 № 558, требуется привести в соответствие со статьей 22.1 закона от 22.10.2004 № 125-ФЗ. То есть если документы созданы до 2003, они должны храниться 75 л. со дня создания. С 2003 — 50 л. со дня создания.

** Часть документов хранится постоянно.

*** Оформлять для сотрудника служебное задание и командировочное удостоверение не обязательно (Постановление Правительства от 29.12.2014 № 1595). Эти документы отменили с 08.01.2015.

Документация кадровой службы по окончании работы с ними подлежат хранению. Ответственность возложена на руководителя и инспектора по кадрам. Правила и требования к хранению кадровых документов в организации утверждаются специальным положением.

Архив предприятия организуется в специальном помещении.

Организации вправе передавать кадровые документы на хранение в госархивы (125-ФЗ).

На крупных предприятиях все вопросы определения сроков и отбор к уничтожению проводит специальная экспертно-проверочная комиссия (ЭПК). Создается приказом руководителя предприятия.

Правила сохранения кадровой документации должны строго соблюдаться. За нарушение предусмотрена гражданско-правовая и административная ответственность. Регламентируется она статьями 13.20, 13.25, 19.5, 19.6, 19.7 КоАП РФ.

Виды наказания ответственных лиц:

• предупреждение;
• штраф от 300 до 500 рублей (ст. 13.20 КоАП);
• дисквалификация на срок от 1 до 3 лет при грубом или повторном нарушении (ч. 2 ст. 5.27 КоАП).

Программа Упрощенка 24/7 ведет кадровый учет и готовит кадровые документы. Выгрузка документов проходит в один клик. Возьмите пробный доступ к программе на 30 дней. Для пользователей доступна консультация по всем бухгалтерским вопросам 24 часа в сутки 7 дней в неделю.

Срок хранения документов по личному составу в 2021 году изменился, так как вступил в силу Федеральный закон от 02.03.2021 №43-ФЗ. Так, личные карточки работников, трудовые договора и договора гражданско-правого характера (ГПХ), оформленные с 2003 года необходимо сохранять на протяжении 50 лет. Ранее срок составлял 75 лет.

Следует обратить внимание на возникшую в связи с этими изменениями коллизию. Согласно ст. 3 указанного выше Закона, абсолютно вся информация по личному составу относится к архивным документам, отражающим трудовые отношения работника с работодателем.

Тем не менее, в Перечень, утвержденный приказом № 558, новые изменения не попали. В связи с этим возникли разногласия. По мнению одних экспертов, срок хранения меняется с 75 до 50 только для документов по номенклатуре дел с установленным периодом хранения 75 лет.

По мнению других – новые сроки распространяются на весь архив.

Следует обратить внимание на последние изменения в федеральном законодательстве, внесенные в марте 2021 года в статью 22.1 закона 125-ФЗ, которые устанавливают новые сроки хранения номенклатуры дел в организации — в частности, для приказов по личному составу, созданных после 2003 года, вместо периода 75 лет указан новый срок — 50 лет.

Для организации оперативного доступа к файлам архива необходимо разработать номенклатуру дел. Передачу следует производить в соответствии с графиком, утвержденным приказом руководителя. В этом же приказе необходимо определить должностное лицо, которое будет отвечать за процесс передачи в архив, а также вести номенклатуру принятых дел.

2. С 2021 года бухгалтерские документы с информацией о заработной плате работников и о трудовых отношениях с организацией должны храниться 50 лет. Это распространяется на документы, составленные после 2003 года, созданные ранее хранятся 75 лет. Например, это относится к реестрам сведений о доходах физических лиц.

• Статья 15.11 КоАП. За нарушение сроков хранения учетных бумаг полагается наказание в виде административного штрафа в размере 2-3 тысяч рублей. Данный штраф вменяется должностным лицам.
• Статья 13.20 КоАП. При уничтожении бумаг раньше срока или нарушении условий их хранения полагается штраф в размере 100-300 рублей для рядовых сотрудников, 300-500 рублей – для должностных лиц.
• Статья 120 НК РФ. Отсутствие первичной документации и прочих важных бумаг – правонарушение и с точки зрения Налогового кодекса. Если нарушение закона выявлено на протяжении одного налогового периода, штраф составит 10 тысяч рублей. Если же правонарушение выявляется не в первый раз, штраф увеличивается до 30 тысяч рублей. Если в результате уничтожения документов произошло уменьшение налоговой базы, уплачивается штраф в размере 20% от размера налоговых отчислений, которые не были перечислены. Однако этот штраф не должен быть больше 40 тысяч рублей.
• Пункт 6.8 Положения о бухгалтерских документах №105. Согласно ему при утрате документов руководитель обязан организовать комиссию по расследованию причин произошедшего.

• Налоговые декларации, расчеты платежей по страховке – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате, этот срок увеличивается до 75 лет.
• Налоговые карточки, данные о доходах ФЛ – 5 лет. Если отсутствуют лицевые счета или ведомости по зарплате – 75 лет.
• Первичная документация, на основании которой ведется бухгалтерский учет (банковские бумаги, чеки), – 5 лет с условием регулярной ревизии.
• Переписка, касающаяся хозяйственных расходов предприятия, – год.
• Реестры данных о доходах ФЛ и лицевые карточки сотрудников – 75 лет.
• Свидетельства переоценки основных фондов, имущества – на протяжении всего срока деятельности организации.
• Бумаги, касающиеся продажи движимых объектов, – 10 лет.
• Акты о передаче прав на недвижимость – на протяжении всего срока работы предприятия.

Общий порядок, в соответствии с которым должны переноситься убытки, указывается в нормах статьи 283 Налогового кодекса, который указывает на возможность всех компаний, понесших определенные убытки, сократить налогооблагаемую базу прибыли за текущий налоговый период на полную сумму этих убытков. Помимо этого, предусматривается также возможность перенесения определенной части полученных убытков на будущие периоды.

Сроки хранения документов

В законе 125-ФЗ устанавливается, что архивные бумаги, которые размещаются в частной собственности, могут либо храниться самими организациями, либо же передаваться в специальные учреждения, к примеру архивы и библиотеки.

Все такие документы, приказы, планы и договора размещаются по месту исполнительного органа общества, либо в месте, которое известно его участникам.

Наиболее часто организация создает собственный архив, в отношении которого распространяются специальные нормы.

Для подавляющего количества документов бухгалтерского типа срок хранения установлен на уровне пяти лет, но есть и отличия в некоторых видах, и это следует рассмотреть подробнее.

В то же время, сроки хранения документов в организации в 2021 году, таблицу можно скачать здесь.

Вид бумаг	Срок
Финансовая отчетность	Сводная годовая и годовая — постоянно, квартальная и месячная — 5 лет и год соответственно
Бюджетные отчеты	Годовые — постоянно, квартальные и месячные — 5 лет и год
Передаточные акты и аналитические бумаги к годовым отчетам	Постоянно
Отчеты о выполнении смет	Сводные годовые и годовые — на постоянной основе, квартальные — сроком на пять лет
Документы учетной политики	5 лет
Лимиты и фонды зарплаты	По месту разработки и принятия — постоянно, в других компаниях — пока не истечет потребность
Счета-фактуры	4 года
Отчеты по драгметаллам, гарантийные письма и переписки по выдаче и возврату ссуд	На протяжении 5-ти лет
Свидетельства о налоговом учете	Постоянно
Перечень выплат, с которых не уплачиваются страховые взносы в госфонды	По месту утверждения хранятся постоянно, в других компаниях — пока не поменяются на новые

Остальные бумаги хранятся в среднем 5 лет, но лучше обратиться к специалистам в этой сфере, чтобы разобраться в нормах.

• Перечень типовых управленческих архивных документов с указанием сроков хранения (Cкачать)
• Порядок хранения кадровой и бухгалтерской документации
• Ответственность за сохранность документов организации
• Сводная таблица: «Сроки хранения документов»

В Федеральном законе от 22.10.2004 №125-ФЗ «Об архивном деле в Российской Федерации» в ст. 17 говорится:

Государственные органы, органы местного самоуправления, организации и граждане, занимающиеся предпринимательской деятельностью без образования юридического лица, обязаны обеспечивать сохранность архивных документов, в том числе документов по личному составу, в течение сроков их хранения, установленных федеральными законами, иными нормативными правовыми актами Российской Федерации, а также перечнями документов, предусмотренными частью 3 статьи 6 и частью 1 статьи 23 настоящего Федерального закона.

В список «иных нормативных правовых актов Российской Федерации» входят:

1. Перечень типовых управленческих архивных документов, образующихся в процессе деятельности государственных органов, органов местного самоуправления и организаций, с указанием сроков их хранения», утв. Приказом Минкультуры РФ от 25.08.2010 № 558;
2. Перечень типовых архивных документов, образующихся в научно-технической и производственной деятельности организаций, с указанием сроков хранения, утв. Приказом Минкультуры РФ от 31.07.2007 № 1182;
3. Перечень типовых документов, образующихся в деятельности госкомитетов, министерств, ведомств и других учреждений, организаций, предприятий, с указанием сроков хранения, утв. Главархивом СССР от 15.08.1988.

Сроки хранения документов акционерных обществ определены в Положении о порядке и сроках хранения документов акционерных обществ, утв. Постановлением ФКЦБ РФ от 16.07.2003 № 03-33/пс.

За нарушение сроков и порядка хранения документов установлена административная ответственность согласно КоАП РФ.

Ответственность за хранение бухгалтерских документов несет руководитель компании.

При этом ответственность за организацию хранения первичных учетных документов, регистров бухгалтерского учета и бухгалтерской отчетности в организации будет нести руководитель организации:

Статья 7. Организация ведения бухгалтерского учета

1. Ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета организуются руководителем экономического субъекта.

2. В случае, если индивидуальный предприниматель, лицо, занимающееся частной практикой, ведут бухгалтерский учет в соответствии с настоящим Федеральным законом, они сами организуют ведение бухгалтерского учета и хранение документов бухгалтерского учета, а также несут иные обязанности, установленные настоящим Федеральным законом для руководителя экономического субъекта.

3. Руководитель экономического субъекта, за исключением кредитной организации, обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера или иное должностное лицо этого субъекта либо заключить договор об оказании услуг по ведению бухгалтерского учета. Руководитель кредитной организации обязан возложить ведение бухгалтерского учета на главного бухгалтера. Руководитель субъекта малого и среднего предпринимательства может принять ведение бухгалтерского учета на себя.

За нарушения правил хранения кадровой документации также предусмотрена ответственность, которая регламентируется КоАП РФ. Это может быть или предупреждение, или штраф в размере 300-500 рублей:

Статья 13.20. Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов

Нарушение правил хранения, комплектования, учета или использования архивных документов, за исключением случаев, предусмотренных статьей 13.25 настоящего Кодекса, — (в ред. Федерального закона от 09.02.2009 N 9-ФЗ) влечет предупреждение или наложение административного штрафа на граждан в размере от ста до трехсот рублей; на должностных лиц — от трехсот до пятисот рублей. (в ред. Федерального закона от 22.06.2007 N 116-ФЗ).

Сроки хранения бухгалтерских документов в организации 2020

Любой список периодов сохранности официальной документации организации создается для того, чтобы лица, на которые возложена обязанность следить за сбережением формуляров, точно знали, на протяжении какого временного отрезка они должны:

• защищать вверенные им документы от внесения изменений;
• обеспечивать наличие всех формуляров, которые были использованы в работе организации;
• отвечать за то, чтобы документы сохраняли свою целостность и не были повреждены.

Соблюдение сроков, указанных в перечне, причиняет субъектам хозяйственной деятельности ряд неудобств и затрачивает время сотрудников на создание и ведение архива.

Но, если точно знать период наиболее востребованных направлений делопроизводства, организации и индивидуальные предприниматели избавляются от всех проблем, связанных с сотрудниками компании и представителями других организаций, как пользователями информации, хранящейся в документальном виде.

Самым простым примером полезности и востребованности периодов хранения документальной информации в 2021 г. является возможность личного присутствия представителей юридического лица или индивидуального предпринимателя в проверках, осуществляемых налоговой инспекцией на выезде, включая встречные проверки, охватывающих документацию за 3 предыдущих года.

Основным типовым перечнем периодов сохранности документальной информации в 2021 году, становится реестр, указанный в приказе № 236.

Российский государственный архив, выступающий в качестве органа исполнительной власти в сфере организации архивного дела и ведения делопроизводства, опубликовал перечень документов, подлежащих регулированию и периодов их хранения.

В приказе присутствует алфавитный указатель, облегчающий работу архивных сотрудников, поскольку в нем документы классифицированы по группам в зависимости от своего формуляра.

И, наконец, этот перечень сопровождается инструкцией по эксплуатации, введенной в правовое поле приказом № 237 от 20.12.2021,т и выданной Государственным архивом.

Типовой список, изданный Росархивом, регламентирует каждый используемый в бизнесе шаблон по критериям:

• разновидность формуляра или бланка;
• длительность сохранения бланка — на постоянной основе, на протяжении определенного календарного срока, до окончания периода надобности;
• примечания, разработанные для документов, исключенных из общих правил или использующиеся в применении к определенной ситуации.

Указанные в перечне Росархива сроки хранения документации в 2021 году, подразделяются на статьи с номерами, а они, в свою очередь калиброваны на другие единицы.

Например, статья 7 регламентирует сохранность документов, связанных с трудовыми отношениями. Она подразделена на такие категории, как:

• организация и трудовые условия в учреждениях;
• нормирование труда, формирование заработной платы, ведение табелей и пр.;
• охрана труда и трудовых взаимоотношений.

Наличие мелких категорий позволяет сделать перечень удобным в использовании и упростить работу с большой таблицей, в которой будут перечислены сроки сохранности разнородной кадровой документации.

Кроме приказа № 236, выданного Росархивом, регулирующего сроки хранения документации, разработаны специализированные перечни, в которых указаны периоды сбережения документов. В их числе необходимо отметить реестр формуляров, использующихся в научно-технических организациях и на производствах, подготовленный приказом .№ 1182 от 31.07.2007г. Министерства культуры РФ.

Что касается сроков хранения образцов по отраслям, с примерами их заполнения, подготовленных в 80-90 хх гг. ХХ ст., то они регулируются перечнем Главархива СССР от 15.08.1988г.

Федеральным органам власти разрешено устанавливать собственные правила, предварительно согласовав их с Росгосархивом. Так, Минфин, Таможенная и Налоговая служба, Росстат, Генпрокуратура, Минюст и пр. уже давно внедрили собственные типовые списки сроков сохранности документации.

Акционерные общества, выпускающие на рынок ценные бумаги, обязаны действовать в рамках предписания № 03-33/пс — от 16.07.2003г.

На местном уровне уточнение общегосударственных правил можно осуществить во внутреннем акте, принятым в организации или индивидуальным предпринимателем. Для этого можно использовать Положение о ведении архива, в котором заданы сроки сохранности документальных носителей в 2021 г.

Обновленные сроки сохранности документации в 2021 г

С 18.02. 2020 г. вступил в силу приказ Росархива относительно обновления периодов сохранности документации, в котором были затронуты такие документы:

• счет-фактуры;
• свидетельства о недостачах и/или хищениях;
• ведомости по заработной плате;
• Книга учета затрат и поступлений при УСН;
• амортизационные регистры материальных и нематериальных активов и пр.

В октябре 2020г. было введено понятие критической меры по Административному кодексу для компаний и ИП, нарушающих правила формирования, использования и сохранности архивной документации.

Это означает, что юридические лица, не соблюдающие срок хранения документации в 2021г., будут оштрафованы на сумму 500-10.000 рублей, индивидуальные предприниматели — в размерах 1.000-3.000 рублей, должностные лица — 3.000-6.000 рублей. Напомним, что предыдущие штрафные санкции варьировались в размере 300-500 рублей.

Общепринятым правилом является определение в качестве начальной даты 1 января года, который следует за тем, в котором было завершено рассмотрение вопроса по документу.

Кроме такого обобщения относительно времени отсчета, выведены и специальные даты, например, если в перечне написано сохранять формуляр определенный срок после внесения последней записи или после того, как долг будет направлен на принудительное взыскание.

Похожие записи:

• Можно ли уйти на больничный во время отработки 2 недель при увольнении
• Вступление в наследство частный нотариус
• Покупка автомобиля у физического лица юридическим лицом